MODUL XII MS ACCESS A. MAKSUD DAN TUJUAN 1. MAKSUD Mahasiswa mengerti menggunakan aplikasi Ms Access 2. TUJUAN!"Agar mahasiswa dapat membuat database dan table!"agar mahasiswa mengerti query dan relasi table B. TEORI Microsoft Access Microsoft Access merupakan salah satu program database. Database adalah tempat penyimpanan informasi. Daftar disusun dalam table kolom dan baris, yang disebut field dan record dalam istilah database. Seperti table dibawah ini : No. Mhs Nama Jurusan 045410062 Milda TI 045410090 Eva Pesona MI Masing-masing kolom (field) menyimpan sebuah tipe informasi mengenai seorang mahasiswa, nomor mhs, nama, dan jurusan. Setiap baris (record) berisi informasi tentang mahasiswa yang berbeda. Membuat database baru 1. Pilih File New lalu klik Blank Database di sebelah kanan halaman, atau dari toolbar klik icon Blank Database 2. Anda diminta untuk mengetikkan nama file database yang akan dibuat. Ketikkan akakom di kotak isian file namedan klik Create. 81
3. Setelah file anda simpan akan muncul tampilan form seperti dibawah ini Baris Objec Toolbar jendela database 4. Untuk membuat tabel double klik Create table in Design view. Sekarang buatlah tabel berikut Nama tabel : Jurusan Field Name Type Size Keterangan Kd_jur* text 2 Kode jurusan Nm_jur Text 30 Nama jurusan *kunci primer Untuk mengetikkan field-field tersebut, anda ketikkan nama field, type dan description di kotak isian bagian atas. Lalu pada Field Properites, masukkan field size dan caption. Untuk membuat kunci primer, Klik field kd_jur, lalu klik dan 82
pilih menu Edit, Primary Key, atau klik kanan mouse, lalu pilih primary key, atau melalui toolbar, klik ikon primary key. 5. Setelah itu, simpan tabel melalui File, Save, atau klik ikon save di toolbar. Klik OK. Tutuplah kotak dialog table.. 6. Dengan cara yang sama anda buat lagi sebuah tabel untuk menyimapn data pribadi mahasiswa berikut ini. Nama tabel : Mahasiswa Field Name Type Size Keterangan No_mhs* text 9 Nama mahasiswa Nm_mhs Text 50 Nama mahasiswa Tgl_lahir Date/time Tanggal lahir Alamat Text 50 Alamat Jen_kel Yes/no Jenis kelamin Kd_jurusan Text 2 Kode jurusan *Kunci primer 83
7. Simpan tabel dengan nama mahasiswa. Tutup kotak dialog table. 8. Pada jendela database, ditampilkan 2 buah tabel yang sudah anda buat. Memasukkan Data dalam Tabel Untuk memasukkan data dalam tabel, langkahnya sebagai berikut : 1. Klik Tables di baris objects 2. Klik ganda nama tabel yang ingin anda masukkan datanya. Misalnya untuk memasukkan data di tabel jurusan, klik ganda tabel jurusan. Lalu ketikkan data berikut : 84
3. simpan tabel sebelum anda klik close. Masukkan juga 4 record berikut untuk tabel mahasiswa. Untuk jenis kelamin, karena tipe data nya adalah yes/no, maka anda harus memberikan tanda cek pada kotak field jenis kelamin untuk menyatakan yes. (dimisalkan jika jenis kelamin adalah pria maka bei tanda cek (v) untuk jenis kelamin, dan jika jenis kelamin adalah wanita, maka kotak cek tidak diaktifkan). simpan lagi tabel anda. QUERY Database bisa menyimpan sejumlah record dalam satu tabel, atau ribuan record dalam banyak tabel yang berhubungan. Dalam sebuah database kecil anda bisa mencari informasi cukup dengan mencari langsung dalam tabel. Namun, dengan seiring tumbuhnya ukuran database dan kompleksitasnya, mencari informasi tertentu menjadi lebih sulit. Microsoft Access menyediakan berbagai tool yang bsia anda gunakan untuk mengorganisir tampilan informasi dalam database, dan mencari item-item spesifik 85
dalam informasi. Dengan menggunakan query, anda bisa menampilkan field-field spesifik dari record tertentu dari satu atau beberapa tabel. Membuat Query dalam Tampilan design Langkah-langkahnya sebagai berikut : 1. Dari jendela Database akakom, klik Queries di baris Objects. Klik Create query in Design View. 2. Pada kotak dialog Show Table, pilih tab Tables. Klik nama tabel jurusan lalu klik tombol Add. Begitu juga dengan tabel mahasiswa, klik tabel mahasiswa, lalu klik tombol Add. 3. Klik tombol Close. 4. Setiap tabel yang anda tambahkan disajikan dalam bagian teratas jendela, dengan sebuah jendela daftar field kecil dengan nama tabel dalam baris judulnya seperti tampak berikut ini 86
pada bagian atas setiap daftar adalah sebuah asteris, yang mewakili semua field dalam daftar. Field-field kunci primer dalam setiap tabel bercetak tebal. Garis kd_jur dalam tabel jurusan ke kd_jur dalam tabel mahasiswa menunjukkan bahwa kedua field dihubungkan. 5. Untuk memasukkan field ke dalam query, anda dapat klik langsung kolom di grid tabel. Pilih nama table dalam baris Table, lalu pilih nama field di baris Field. Buatlah sehingga tampilan grid menjadi berikut : 6. Klik save. Masukkan nama query, ketikkan query_mhs di kotak isian Query Name. Lalu klik OK. 7. Di jendela database akan ditampilkan nama query yang sudah anda buat. 87
8. Untuk melihat hasil dari query yang telah anda buat, klik ganda query_mhs. Hasil dari query akan ditampilkan. C. PRAKTIK 1. Praktikkanlah cara membuat database, tabel dan membuat query dengan mengikuti langkah-langkah diatas. 2. Buatlah sebuah query untuk menampilkan nomor mahasiwa, nama mahasiwa dan jurusan. 88
D. TUGAS 1. Tambahkanlah sebuah tabel berikut : Nama tabel : Jenjang Field Name Type Size Keterangan Kd_jenjang* text 2 Kode jenjang Nm_jenjang Text 8 Nama jenjang *kunci primer. Lalu isikan 2 buah record yaitu Kode jenjang Nama jenjang D3 Diploma III S1 Strata 1 2. Tambahkan field kd_jenjang pada tabel mahasiswa, serta editlah record tabel mahasiswa untuk mengisi kode jenjang setiap mahasiswa. 3. Buatlah sebuah query yang melibatkan semua tabel (jurusan, mahasiswa, Jenjang) untuk menampilan nomor mahasiwa, nama mahasiswa, jenis kelamin, jurusan dan jenjang.. 89