CARA PENGGUNAAN EMAIL ACEHPROV Satukan Tekat, Satukan Langkah IT Aceh Menuju Negeri Makmur Yang Berkeadilan dan Adil Dalam Kemakmuran DISHUBKOMINTEL ACEH 2013 36 acehprov.go.id
CARA PENGGUNAAN EMAIL ACEHPROV 1. Cara Penggunaan 1.1. Akses Akun Email Agar dapat menggunakan sebuah mail, termasuk mail AcehProv, kita membutuhkan sebuah login account (akun masuk). Tidak seperti pada mail server besar, seperti gmail dan yahoo mail yang akun anggotanya bisa kita dapatkan dengan cara mendaftar langsung, pada mail AcehProv kita harus didaftarkan oleh administrator, untuk mendapatkan akun tersebut. Untuk awal penggunaan biasanya login yang diberikan adalah nama pegawai dengan password NIP dari pegawai tersebut. Contoh : ID anggota : ahmad_bajuri@acehprov.go.id password : 197908051990051003. Setelah kita masuk untuk pertama kali, gantikan kata kunci yang diberikan admin dengan kata kunci yang kita kehendaki. ID anggota secara bersamaan menjadi alamat email anggota. Setelah memiliki akun. Akses halaman http://mail.acehprov.go.id dengan menggunakan web browser (IE, Firefox, Opera, dll) pada komputer anda. Setelah terbuka anda akan melihat halaman login sebagai berikut : gambar 1 : Halaman awal/halaman login mail AcehProv setelah kita mengakses alamat http://mail. acehprov.go.id. acehprov.go.id 37
Isi dengan akun yang anda miliki. Pada kolom User name isi dengan ID Pengguna (contoh akun di atas ahmad_bajuri@acehprov. go.id) dan pada kolom Password isi dengan kata kunci yang diberikan oleh administrator (biasanya NIP pada awal penggunaan), seperti pada gambar di samping. Centang pada check box Remember me on this computer agar komputer dapat mengingat akun kita dan mempermudah saat lngin selanjutnya. Namun untuk alasan keamanan check box jangan di centang apabila menggunakan computer bersama. Hal ini untuk mencegah digunakan nya email kita oleh orang yang tidakbertanggung jawab. Pada opsi Which version you would like to use? Terdapat 4 (empat) pilihan, yaitu : Default; (Advanced) Ajax; Standard (HTML) dan Mobile. gambar 2 : Halaman awal/halaman setelah masuk mail AcehProv beserta penjelasan singkat menu 38 acehprov.go.id
Gunakan opsi Default untuk mendapatkan akses aplikasi lengkap, namun pilih opsi Standard (HTML) jika koneksi kita lambat. Opsi tersebut hanya mengakses aplikasi ringan untuk email saja. Setelah itu klik tombol Log In. Setelah masuk, aplikasi email AcehProv akan menampilkan tampilan seperti gambar di atas. Kita harus melakukan perubahan pada akun email kita, tepat nya kata kunci. Menu selanjutnya yang akan dijelaskan adalah menu Preference untuk kustomisasi email kita. 1.2. Kostumisasi melalui menu Preference Klik tombol Preference pada bagian paling kana dari Menu Bar. Kita akan mendapatkan tampilan sebagai berikut dari aplikasi Mail AcehProv : gambar 3 : Tampilan pada aplikasi mail AcehProv setelah kita masuk ke menu Preference. Pada menu ini terdapat lagi beberapa sub menu, yaitu : General, Mail, Composing, Signature Address Book, Accounts, Mail Filters, Calendar, Instant Messaging dan Shortcuts. Masing-masing menu mempunyai fungsi pengaturan yang berbeda dna tidak akan dijelaskan secara menyeluruh. Hal ini karena pengaturan dasarnya sudah sesuai kebutuhan. Secara Default kita akan berada pada Sub Menu General setelah masuk ke menu Preference. 1.2.1 Sub Menu General Pada menu ini terdapat 3 (tiga) kotak opsi pengaturan, yaitu : 1. Login Option Pada menu ini kita dapat mengatur tipe aplikasi (Advanced atau Standard) pada opsi Login Using. Kita juga dapat mengganti tema tampilan aplikasi pada opsi Themes.Terdapat beberapa tema, dengan kombinasi tampilan warna yang berbeda-beda. Jenis bahasa yang di gunakan dapat dipilih pada opsi Language, tapi tidak terdapat acehprov.go.id 39
1.2.2 Sub Menu Mail Pada sub menu ini yang paling perlu di perhatikan adalah kotak opsi Receiving Messages. Opsi yang lainnya kita abaikan saja (biarkan pada pengaturan dasarnya saja), sebab tidak begitu penting di atur. Pengaturan dasar sudah memenuhi kebutuhan. Pada kotak opsi Receiving Messages ini yang harus diperhatikan adalah opsi Forward a copy to, Send a notification message to dan Send auto-reply message. Pada opsi Forward a copy to: kita dapat mengisikan sebuah alamat email ke mana email yang kita terima akan dikirim ulang/ 40 acehprov.go.id opsi Bahasa Indonesia. Pada opsi Default Time zone pilih opsi GMT + 07:00 Bangkok, Hanoi, Jakarta untuk menyesuaikan dengan Time zone di Aceh. Untuk mengganti kata kunci klik tombol Change Password, lalu akan muncul kotak dialog seperti pada gambar di bawah. Pada kotak teks Old Password isi dengan kata kunci lama, dan pada kotak teks New Password isi dengan kata kunci baru/pengganti. Isikan kata kunci baru pada kotak teks Confirm untuk konfirmasi dan mencegah kesalahan pengketikan. Setelah yakin tekan tombol Change password. Kotak dialog tersebut akan secara otomatis tertutup. 2. Searches Pada menu ini kita dapat mengatur metode pencarian pada mesin pencari. Apakah akan mengikut sertakan folder Junk dan folder Trash dalam pencarian. Kita tinggal menentang pada check box yang di sediakan. 3. Other Pada menu ini kita dapat memilih apakah akan menampilkan check box pada item-item di mail kita. Check box ini akan mempermudah dalam pemilihan.
forward. Hal ini dapat mempermudah operator untuk mengetahui apabila ada email yang masuk melalui email lain yang lebih sering aktif. Opsi ini akan mengirim seluruh isi email yang di terima ke alamat email yang kita masukan. Pada opsi Send a notification message to: kita dapat membuat email mengirimkan email peringatan ke email lain apabila email kita menerima surat baru. Fungsi ini hampir sama dengan fungsi forward di atas, bedanya opsi ini hanya berisikan peringatan, tidak menyertakan isi email asli. Opsi Send auto-reply message berguna untuk mengirimkan jawaban secara otomatis kepada email yang mengirimkan email ke alamat email kita. Dapat pula kita atur aktifnya jawaban otomatis ini dalam jangka waktu berapa lama. Dapat pula berfungsi selamanya sampai kita atur agar nonaktif. Tiga opsi ini biasanya digunakan pada email resmi kantor. Contoh : Sie Pemberdayaan memiliki alamat email resmi pemberdayaan@acehprov.go.id. Karena setiap operator memiliki alamat email sendiri maka setiap email yang di terima oleh email Sie Pemberdayaan akan di terus kan ke alamat email operator1@acehprov.go.id yang setiap harinya aktif, dan sebuah mail pengingat akan dikirimkan ke alamat email operator2@acehprov.go.id untuk membantu bila operator 1 berhalangan. Selain itu setiap alamat email yang mengirim surat ke email pemberdayaan@acehprov.go.id akan menerima jawaban otomatis berupa ucapan terimakasih. Fungsi jawaban otomatis ini juga bermanfaat pada saat libur panjang, seperti libur Idul Fitri. 1.2.3 Sub Menu Signatures Sub menu ini berfungsi untuk membubuhkan salam penutup untuk setiap email yang kita kirim tanpa menulis nya berulang ulang. Bisa berupa alamat kantor, No. Telepon yang bisa di hubungi dan lain sebagainya. Dapat dilihat seperti pada gambar. Untuk membuatnya masuk ke sub menu Signatures. Lalu klik tombol Add Signature. Lalu klik tombol Edit. Setelah tombol Edit kita klik maka kotak teks akan aktif (menjadi berwarna putih) dan tombol Edit di gantikan dengan tombol Done. Isi nama Signature pada opsi Signature Name dan isikan katakata salam penutup yang kita inginkan pada kotak teks di bawahnya (lihat contoh pada gambar). Setelah selesai tekan tombol Done. Setelah tombol Done di tekan maka kotak teks akan tertutup (tidak aktif). Untuk mengedit nya, tekan lagi tombol Edit dan lakukan langkah-langkah seperti di atas. Kita bisa membuat lebih dari satu format Signature, sehingga nantinya bisa diganti-ganti sehingga email kita lebih bervariasi. Di bagian bawah ada kotak opsi Using Signatures. Opsi ini untuk mengatur dimana kita mau meletakkannya. Pilih opsi Above acehprov.go.id 41
included message untuk meletakkannya di atas sebelum isi surat dan pilih opsi Below included message untuk meletakkannya setelah pesan. Setelah selesai klik tombol Save yang terletak pada bagian kiri atas aplikasi. Tombol ini akan memberi perintah kepada aplikasi untuk menyimpan semua perubahan yang telah kita lakukan. Tekan tombol Cancel untuk membatalkan semua perubahan. Sampai di sini kita telah selesai merubah kata kunci, tema Time zone, alamat email terusan dan membuat signature. Namun untuk mengaktifkan Signature tersebut kita masih harus masuk ke sub menu Accounts. Sub menu Accounts akan menjadi sub menu pada menu Preferenced terakhir yang dijelaskan di modul ini. 1.2.4 Sub Menu Accounts Pada sub menu ini kita dapat menambahkan akun lain selain aku utama kita, ataupun menambahkan persona. Namun fungsi ini belum dapat penulis jelaskan, karena masih dalam proses dipelajari. Dalam modul ini hanya akan dijelaskan cara aktivasi Signature dan nama akun. Pada opsi Account Name kita dapat mengganti tulisan Primary Account dengan nama yang kita inginkan, akun utama misalnya. Tapi ini bukan hal yang begitu penting untuk diatur, namun mempermudah jika kita menggunakan beberapa akun. Pada opsi From kita dapat mengatur nama yang dilampirkan pada email yang keluar-masuk. Contoh : bila kita tulis kan Anto, maka ketika kita mengirimkan email ke suatu alamat email, email itu akan bertuliskan From : <Anto><emailkita@acehprov.go.id>. Opsi Signature berfungsi untuk aktivasi Signature yang telah kita buat sebelumnya. Klik Combo Box yang tersedia lalu pilih nama Signature yang kita inginkan, atau pilih Do Not Attach Signature bila tidak ingin menggunakan Signature. Jika sudah selesai klik tombol Save. Kini kita sudah selesai mengatur setting pada email kita. Kini kita dapat mulai menggunakannya. 1.3. Membaca dan Mengirim Surat 1.3.1 Membaca Surat Setelah masuk ke akun email kita, kita akan melihat tampilan seperti pada gambar 2 di atas. Hal ini akan mempercepat proses kita dalam mengakses halaman kotak masuk. Kita langsung dapat melihat daftar isi dari Inbox (kotak masuk) kita dengan layar tampilan cepat (Reading Pane) di bawahnya. Untuk dapat melihat isi surat dari salah satu email pada 42 acehprov.go.id
surat masuk kita, tinggal klik di salah satu surat tersebut. Maka isi surat akan di tampilkan pada layar tampilan cepat. Jika kita ingin melihatnya dalam tampilan satu halaman penuh klik 2 (dua) kali secara beruntun pada nama surat. Untuk mengetahui perbedaan antara surat yang sudah dibaca dan belum dibaca, lihat pada format penulisannya. Jika nama/judul surat ditampilkan Bold (tebal) maka surat tersebut belum di baca. Jumlah surat masuk yang belum dibaca dapat kita lihat pada box di bagian kiri. Jumlah email akan ditulis pada label folder Inbox dan label akan ditampilkan Bold. Contoh : Inbox(24) menandakan ada 24 email baru. 1.3.2 Menulis Surat Untuk mengirimkan surat, klik tombol New Email. Terletak pada bagian kiri atas. Setelah itu kita akan ditampilkan halaman penulisan. Pada kolom To isi alamat email tujuan kita, sebagai contoh : alamat_tujuan@acehprov.go.id. Pada kolom Cc tulis kan alamat email ke mana kita mau memberikan tembusan. Pada kolom Subject tulis judul surat. Lalu tinggal ketik kan isi surat pada kotak teks di bagian bawah kolom Subject. Setelah selesai tinggal klik tombol Send untuk mengirim surat tersebut, Cancel untuk membatalkan dan Save Draft untuk menyimpannya ke dalam Folder Draft kita. acehprov.go.id 43
1.3.3 Melampirkan File pada Mail Terkadang kita harus melampirkan satu atau beberapa fi le pada mail kita. Seperti draft surat atau fi le tertentu. Dimana isi dari fi le tersebut tidak mungkin kita tulis kan pada surat kita. Hal ini dapat kita lakukan dengan batas maksimal besar total fi le 10 MB. Klik tombol Add Attachment, maka akan muncul kotak dialog seperti gambar di bawah. Klik tombol Choose File, lalu browse (cari) fi le yang ingin dilampirkan. Satu tombol untuk satu file. Klik tombol Remove untuk membatalkan file yang sudah dipilih. Setelah selesai klik tombol Attach. File akan di upload ke email kita dan langsung dilampirkan pada mail yang akan kita kirim. Secara Default, fasilitas ini hanya menyediakan 5 tempat untuk file yang ingin kita lampir kan, namun kita dapat menambah nya denganb menekan tombol Add More Attachments. Untuk mengunduh file yang di lampir kan oleh mail yang kita terima kita tinggal menekan tombol download, yang terdapat di sebelah kanan nama file pada daftar Attachments pada surat yang kita terima. 1.3.4 Organiser Mail Terkadang kita harus melakukan pengaturan fi le/surat pada email kita. Seperti penghapusan dan meneruskan email kita ke alamat yang lain. Hal itu dapat kita lakukan dengan menekan tombol pada bagian atas daftar surat kita (seperti tombol Delete) setelah sebelumnya memilih surat mana yang mau kita proses. Untuk memilihnya kita tinggal menentang pada check list yang tersedia (lihat gambar). Selain tombol Delete, terdapat tombol : 1. Move To : Untuk memindahkan surat yang dipilih ke folder yang kita inginkan. 44 acehprov.go.id
2. Print : Untuk langsung mencetak mail yang sedang kita lihat. 3. Reply/Reply to All : untuk membalas email yang kita pilih. 4. Forward : digunakan untuk meneruskan surat yang kita terima ke alamat email lain. 5. Junk : untuk memindahkan email yang dirasa membahayakan atau tidak diinginkan ke folder Junk. 1.4. Berbagi File Melalui Briefcase 1.4.1 Menambah Folder dan File pada Briefcase Padatnya pekerjaan dan waktu yang terbatas membuat kita harus saling membagi pekerjaan. Terkadang kita juga ingin/harus melakukan sharing fi le terhadap rekan kerja. Melakukan sharing file melalui folder share windows menjadi hal yang wajar dewasa ini, namun tidak semua orang menyadari sharing fi le melalui sharing folder dapat pula mempermudah penyebaran virus, malware, spyware dan fi le berbahaya lainnya. Untuk mempertahankan kemudahan dalam berbagi fi le dengan tetap mempertahankan keamanan, mail AcehProv memiliki sebuah fasilitas Briefcase. Melalui ini kita dapat melakukan share fi le dengan aman, bahkan dengan orang tertentu saja. Hal ini dapat mempermudah dalam disposisi surat dan pengonsepan. Fitur ini juga membantu penghematan dalam penggunaan kertas. Pada gambar kita lihat pada bagian kiri terlihat daftar folder pada Briefcase. Pada Default nya hanya terdapat satu folder Briefcase. Kita dapat menambahkan nya dengan menekan tombol New Briefcase. Untuk menambahkan file pada salah satu folder yang kita miliki tekan tombol Upload File. Namun sebelumnya pilih dulu folder yang kita inginkan dengan mengklik nya. Folder yang terpilih ditandai dengan latar abu-abu pada label nya. acehprov.go.id 45
Setelah kita menekan tombol Upload File, akan muncul kotak dialog untuk melakukan upload fi le. Tekan tombol Choose File, lalu pilih fi le yang ingin kita upload. Untuk menambahkan lebih dari satu file tekan tombol Add. Setelah selesai memilih fi le klik tombol OK. Tunggu hingga proses upload selesai. 1.4.2 Share File pada Briefcase Setelah selesai membuat folder dan menambahkan fi le pada Briefcase, sekarang kita akan melakukan share. Sehingga folder/file tersebut dapat di akses oleh orang yang kita pilih, atau oleh khalayak ramai (terbuka untuk umum). Caranya klik kanan pada salah satu folder yang ingin kita share. Lalu pilih opsi Share Folder atau Edit Properties. Maka akan muncul kotak dialog baru (lihat gambar). Pada opsi Share with, terdapat 3 (tiga) pilihan, yaitu : 1. Internal users or groups Opsi ini dipilih jika kita ingin melakukan share dengan orang tertentu yang termasuk dalam pengguna mail AcehProv. Masukan alamat email AcehProv orang yang ingin kita beri akses pada kotak teks Email. Kita dapat mengatur batas akses nya melalui opsi Role. 2. External guest (view only) Opsi ini dipilih jika kita ingin melakukan share dengan orang tertentu yang tidak termasuk dalam pengguna mail AcehProv/ pengguna mail server yang lain seperti yahoo. Pada opsi ini hanya memberi akses untuk melihat saja (view only). Pada opsi ini kita diharuskan untuk membuat sebuah kata kunci untuk pengaksesan. 3. Public (view only, no password required) Pada opsi ini kita dapat melakukan share ke khalayak umum (public access). Batasan akses hanya untuk melihat (read only) dan tidak membutuhkan kata kunci. Untuk mengakses nya kita harus memasukkan link yang di berikan pada bagian bawah kotak dialog pada browser yang kita gunakan. Contohnya : http://mail.acehprov.go.id:80/home/ari_hardinan/briefcase. 46 acehprov.go.id
Setelah kita selesai memilih jenis akses yang kita berikan, tekan tombol OK. Maka secara otomatis, email kita akan mengirimkan sebuah mail pemberitahuan ke alamat email yang kita beri akses. Mail ini diberi judul Share Created, dengan tombol persetujuan di dalamnya. Pada mail ini diberitahukan juga batas akses yang diberikan beserta kata kunci yang dibuat (untuk selain pengguna AcehProv). Pada bagian atas email terdapat tombol Accept Share untuk menerima, dan tombol Decline Share untuk menolaknya. Setelah kita menyetujuinya, berikan nama folder tersebut dan secara otomatis folder pada Briefcase kita akan bertambah. Pada email selain email AcehProv email yang diterima akan terlihat seperti pada gambar di bawah ini. acehprov.go.id 47
1.5. Chatting melalui Protokol Mail AcehProv Secara Default, kita akan langsung masuk ke akun Instan Messaging kita ketika kita melakukan login akun mail AcehProv kita. Daftar teman terdapat pada bagian kiri. Klik dua kali secara beruntun pad salah satu nama maka kotak dialog Instant messaging akan terbuka. Kita dapat melakukan chat dengan beberapa teman dalam waktu yang sama, namun tidak dapat melakukan conference. 1.5.1 Menambah daftar Teman Untuk mempermudah kita untuk melakukan percakapan melalui fasilitas IM di mail AcehProv kita dapat membuat daftar teman, yang akan memberikan info aktif atau tidaknya email temanteman kita tersebut. Kita dapat mengelompokkan daftar teman kita sesuai dengan kebutuhan kita. Untuk menambahkan teman tekan tombol Create New Friend yang terletak di kanan tengah, di atas daftar teman. Untuk diingat, teman yang bisa ditambahkan hanyalah teman yang menggunakan email AcehProv. Setelah kita menekan tombol tersebut maka akan muncul kotak dialog baru. Isikan alamat email AcehProv teman yang ingin kita tambahkan pada daftar teman kita pada kotak teks Friend Address. Pada kotak teks Friend Name isikan nama yang akan ditampilkan pada daftar teman, apabila tidak diisi maka di daftar teman akan di tampilkan alamat email nya. 48 acehprov.go.id
Untuk dapat mengelompokkan daftar teman tersebut dalam grup tertentu, ketik kan nama grup pada kotak teks Friend Groups. Grup yang telah ada dapat dipilih melalui tombol combo di samping kotak teks Friend Groups. Jika telah selesai, tinggal tekan tombol OK, maka kontak baru tersebut akan dimasukkan dalam daftar teman kita. 1.5.2 Status IM Teman Status IM ini mempermudah kita untuk mengetahui siapa saja yang masih aktif dan tidak. List ini juga dapat memberi informasi kepada kita, pakan teman kita tersebut sedang dalam status away atau available. Hal ini dapat membantu atasan mengawasi keberadaan stafnya. Tentu saja dengan syarat adanya koneksi jaringan sesuai kebutuhan. Adapun penjelasan status adalah sebagai berikut : 1. Jika teks nama teman berwarna abu-abu dengan label bulat abu-abu, berarti teman tersebut dalam keadaan tidak aktif (offline). 2. Label bulat hijau dengan teks nama teman berwarna hitam, mengarti kan teman dalam keadaan aktif dan sedang beraktifitas di komputer (available). 3. Label bulat hijau dengan teks nama teman berwarna hijau, mengarti kan teman dalam proses masuk login dan akan segera aktif. 4. Jika teks berwarna hitam dan label kotak berwarna merah menandakan kawan dalam keadaan aktif, namun sudah cukup lama tidak beraktifitas di komputer (away). 1.5.3 Mengatur Status IM Selain status Default, kita dapat pula mengatur status kita sesuai dengan kebutuhan kita. Pengaturan ini Terkadang diperlukan untuk menginformasikan kondisi kita kepada teman kita. Sehingga teman dapat mengetahui kondisi kita sebelum memulai percakapan dengan kita. Untuk mengatur nya klik Combo Box status yang ada di bagian kiri atas, Default nya terdapat label bulat berwarna hijau. Secara Default terdapat 6 (enam) jenis status yang dapat kita pilih, yaitu : 1. offline : jika kita memilih status ini, maka teman kita akan melihat kita seakan-akan tidak aktif. Status ini suatu waktu diperlukan apabila kita tidak ingin di sibuk kan oleh IM. 2. online : menandakan kita aktif dan sedang bekerja di acehprov.go.id 49
komputer. Ini merupakan status Default. 3. available for chat : status ini menandakan kita aktif dan memiliki waktu untuk melakukan percakapan melalui IM. 4. do not disturb : menandakan kita dalam keadaan sibuk/banyak pekerjaan, tidak ingin diganggu. 5. away : menandakan kita sedang tidak bekerja di komputer. Namundalam yang tidak begitu lama. 6. extended away : menandakan kita tidak bekerja di komputer untuk waktu yang lama. 7. New Status Message : untuk membuat status sendiri. Contoh : Lagi buat SPT 1.6 Calendar / Kalender gambar 4 : Tampilan menu kalender untuk hari kerja Untuk memilih menu kalender, klik tab Calendar (Gambar 1 poin C) pada tampilan email AcehProv. Selanjutnya Anda dapat memilih tampilan kalender berupa tampilan hari (Day), hari kerja (Work Week), bulan (Month), Jadwal (Schedule) dan hari ini (ToDay) seperti pada Gambar 4 poin B. Pada menu ini, kita bisa membuat tanda yang kita inginkan. Tanda ini nantinya juga bisa kita bagikan ke pengguna email AcehProv lainnya untuk membuat janji bersama atau sekedar memberitahukan jadwal kita. Kita juga dapat membuat kalender lebih dari satu untuk memisahkan misalnya urusan pekerjaan dengan urusan pribadi. 1.6.1 Mengisi Kalender Untuk membuat permintaan pertemuan, klik tombol New (Gambar 4 poin D). Isikan subjek 50 acehprov.go.id
dan tanggal yang ingin di tetapkan. Contoh : pada Gambar 5 dapat dilihat adanya undangan rapat oleh pengguna_pertama dengan alamat email pengguna_pertama@acehprov.go.id yang dilakukan setiap minggu pada hari jumat dengan durasi 45 menit. Penerima undangan rapat adalah user dengan alamat email pengguna_kedua@acehprov.go.id. Jika ada bahan rapat yang ingin diserahkan sebelumnya maka bisa dilampirkan dengan menambahkan pada Add Attachment. Bisa juga menambahkan pesan atau catatan pada bagian bawah. Jika sudah selesai maka klik tombol Save. Gambar 5 : Tampilan menu pengisian kalender Pengguna_kedua akan menerima informasi permintaan rapat dari pengguna_pertama melalui Inbox email nya. Jika pengguna_kedua menerima permintaan tersebut, maka ia harus klik tombol Accept pada bagian atas isi suratnya (Gambar 6). Selanjutnya jadwal rapat langsung di input ke kalender pengguna_kedua (Gambar 7). Jika kursor diarahkan ke poin A pada Gambar 7 maka akan muncul informasi seperti Gambar 8.a. Gambar 6 : Email yang diterima oleh pengguna_kedua. acehprov.go.id 51
Gambar 7 : jadwal yang langsung ditambahkan ke dalam kalender pengguna_kedua setelah menekan tombol Accept pada email yang diterima dari pengguna_pertama. (a) Gambar 8 : informasi yang muncul jika mouse cursor di arahkan pada jadwal yang telah ditambahkan. (b) Pada email pengguna_pertama, email klarifi kasi akan dikirim otomatis oleh pengguna_ kedua dengan berita seperti Gambar 9 sehingga informasi yang ditampilkan pada poin A Gambar 7 di sisi pengguna_pertama seperti pada Gambar 8.b. Gambar 9 : email persetujuan yang diterima oleh pengguna_pertama. Email ini otomatis terkirim oleh email pengguna_kedua setelah menekan tombol Accept. 52 acehprov.go.id
1.6.2 Membuat Jadwal Baru Untuk membuat kalender baru, klik tombol New Calendar (Gambar 4 poin A), maka akan muncul tampilan seperti Gambar 10.a. Kalender baru biasanya dibuat untuk memisahkan antara kalender pekerjaan dengan kalender pribadi. Hasilnya seperti Gambar 10.b. Informasi kegiatan di kalender hanya muncul jika kalender kita beri centang. (a) Gambar 10 : tampilan pembuatan kalender dan pemisahan nya menurut kebutuhan. (b) 1.6.3 Berbagi jadwal pada Calendar Kita dapat membagikan jadwal pada kalender kepada teman. Tujuan membagikan ini biasanya untuk memberitahukan teman apakah ia punya kegiatan yang sama dengan kita. Untuk membagi jadwal pada kalender, klik kanan pada kalender kita lalu pilih menu Share Calendar (Gambar 11.a). Lalu isikan email pengguna yang ingin kita bagikan jadwal pada kalender kita (Gambar 12). Setelah ia menambahkan kalender kita maka info yang didapatkan nya seperti Gambar 11.b. (a) (b) Gambar 11 : tampilan cara membagi jadwal. (a) tombol Share Calendar dan (b) Jadwal yang telah ditambahkan. acehprov.go.id 53
Gambar 12 : kotak dialog untuk melakukan Share Calendar. 1.7 Menu Documents / Dokumen Menu dokumen seperti aplikasi perkantoran yang sederhana yang dapat dikerjakan secara bersama dengan pengguna email lainnya. Pengguna lain yang ingin kita ajak mengerjakan pekerjaan ini bisa dibatasi hak penggunaannya. Bisa hanya melihat saja, atau bisa menambahkan tapi tak bisa menghapus dan lain sebagainya. Sama seperti pada Menu Calendar (Gambar 11). Sebagai contoh (Gambar 13), penguna_kedua meminta pengguna pertama menambahkan peralatan kerja yang harus ditambahkan untuk nantinya dibeli. Pertama, pengguna_kedua membuat dahulu file dengan judul peralatan kerja. Klik tombol New seperti Gambar 4 poin D namun pada Menu Documents. Isi judul fi le pada kolom Page lalu buat list barang yang harus dibeli pada lembar kerja. Setelah selesai maka simpan dan bagikan folder Notebook tersebut pada pengguna_pertama dengan cara yang sama seperti pada Gambar 11.a. dan Gambar 12. Jika nantinya ada penambahan dari pengguna_pertama, maka secara otomatis fi le pada pengguna_kedua akan mengukuti perubahan tersebut. 54 acehprov.go.id
Gambar 13 : pembuatan Page/catatan baru. 1.8 Menu Tasks menu Tasks biasanya dimanfaatkan untuk mendaftarkan pekerjaan yang sudah, sedang dan akan kita kerjakan sebagai panduan prioritas dan rutinitas kerja. Menu ini bisa menjadi pengingat sudah berapa persen pekerjaan kita, berapa lama lagi batas waktu pelaksanaan, pekerjaan mana yang harus di dahulukan dan lain sebagainya. Gambar 14 : membuat jadwal pekerjaan/tugas baru. Sebagai contoh seperti pada Gambar 14, kita menambahkan pekerjaan baru membuat konsep surat yang dijadwalkan selesai dalam dua hari. Karena pekerjaan ini belum dimulai maka progress nya kita pilih 0% dan diberi priority High. Maka setelah kita simpan akan terlihat seperti pada Gambar 15 yang menampilkan tanda seru warna merah, status, persentase dan batas waktu pekerjaan. Menu Tasks ini juga dapat kita bagikan dengan teman pengguna email AcehProv lainnya. Gambar 15 : tampilan daftar pekerjaan/tugas disertai dengan keterangan waktu dan status pelaksanaan. acehprov.go.id 55