SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN DAN PENYELEKSIAN SISWA BARU PADA SMK MUHAMMADIYAH 1 PRAMBANAN Naskah Publikasi disusun oleh Ani Tristiyaningsih 09.02.7487 Ika Ayu Darmawati 09.02.7503 JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
INFORMATION SYSTEM SELECTION OF NEW STUDENT REGISTRATION ON SMK MUHAMMADIYAH 1 PRAMBANAN SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN DAN PENYELEKSISAN SISWA BARU PADA SMK MUHAMMADIYAH 1 PRAMBANAN Ani Tristiyaningsih Ika Ayu Darmawati Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Information system selection of new student regristation on SMK Muhammadiyah 1 Prambanan especially in terms of data processing students, from entering data (input), change the data and display the data (output). The information system has facilities reporting new students still manually. SMK Muhammadiyah 1 Prambanan one of the schools that do not have this information system is considered very need a new student information system in order to provide convenience for the teachers in the process of filling in the new students. That way student data reporting process can be informed quickly. Based on the above it can be concluded that the information system is needed in education, especially concerning the student. For example, with the new student information system at SMK Muhammadiyah 1 Prambanan as a means of information for teachers regarding the reporting of student data using computerized systems were processed using Visual Basic programming language. We make new admissions program will make it easier in the schools new admissions due to the new system, the time is used more effectively and efficiently. Keywords: information systems, computerized systems, programming, effective, efficient
1. PENDAHULUAN Saat ini komputer hampir dapat dijumpai di setiap kantor pemerintah, perusahaan, sekolah, atau bahkan rumah tangga. Perkembangan teknologi komputer yang pesat, khususnya di bidang perangkat lunak, membuat komputer menjadi semakin user friendly dan telah menjadikannya suatu kebutuhan bagi kalangan tertentu, misalnya kalangan bisnis. Dalam melakukan pekerjaan, mereka sangat tergantung pada komputer. Komputer tidak lagi hanya digunakan sebagai pengganti mesin tik ataupun alat hitung, Namun kini juga banyak digunakan dalam membantu pembuatan keputusan penting. Akibatnya, informasi yang disimpan memerlukan pengamanan yang dapat melindungi terhadap akses orang yang tidak berhak. Minimnya informasi teknologi di sekolah yang terletak di pedesaan,serta sistem pendataan yang masih dilakukan secara manual, membuat sekolah -sekolah ini semakin tertinggal jauh akan teknologi yang semakin lama semakin berkembang. Bila sistem pendaftaran siswa baru masih di lakukan secara manual,maka waktu yang dibutuhkan untuk pendataan akan semakin lama, hal ini menyebabkan panitia penerimaan siswa baru tidak dapat mengelola semua data dengan baik dan merasa kerepotan menangani hal tersebut. Dikarenakan proses penyeleksian yang masih manual,sehingga dirasa masih kurang optimal dan memerlukan waktu yang cukup lama baik dalam menyusun laporan dan memutuskan calon siswa baru yang akan diterima. Padahal idealnya penyeleksian calon siswa baru tersebut harus ditentukan secepat mungkin untuk mendukung sistem yang lainnya. Untuk menyelesaikan persoalan diatas maka perlu untuk merancang sebuah aplikasi sistem pendukung keputusan untuk membantu panita penerimaan dalam penyeleksian calon siswa baru. Oleh karena itu penulis mengambil judul Sistem Informasi Pendaftaran Dan Penyeleksian Siswa Baru Pada Smk Muhammadiyah 1 Prambanan. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem 2.1.1 Definisi Sistem Secara Umum
Sistem menurut para ahli memiliki arti yang bermacam -macam tergantung dari sudut mana kita memandangnya. Raymond McLeod,Jr. (1996:13) mendefinisikan sistem sebagai sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. 1 Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 2 Sistem dapat juga diartikan sebagai sekumpulan aktivitas yang saling berhubungan yang berguna untuk mentransformasikan masukan menjadi keluaran. 3 2.2 Konsep Dasar Informa si 2.2.1 Definisi Informa si Jogiyanto Hm (2005:8) mendefinisikan informasi sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yag menerimanya. 4 2.2.2 Siklus Informa si Siklus informasi adalah gambaran secara umum mengenai proses pengolahan datadata sehingga menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna. Informasi yang dihasilkan dari pengolahan data-data sebelumnya akan digunakan kembali sebagai data untuk menghasilkan informasi berikutnya. Dapat dilihat pada gambar siklus informasi sebagai berikut : 1 Raymond McLeod,Jr. Sistem Informasi Manajemen, 1996, hal 13. 2 Jogiyanto HM. Analisis & DESAIN Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktik aplikasi bisnis, 1999, hal 2. 3 Martin, James, Database Organization, Prentice Hall Inc., Engelwood Cliffts, New Jersey, 1994, hal 6. 4 Jogiyanto Hm. Analisis & DESAIN Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktik aplikasi bisnis, 2005, hal 8.
Gambar 2. 1 Siklus Informa si 2.2.3 Kualitas Informasi Kualitas dari suatu sistem informasi tergantung dari 3 hal yaitu: 1. Akurat (accurate) Informasi harus bebas dari kesalahan, informasi harus dapat dengan jelas mencerminkan maksudnya. 2. Tepat pada waktunya (timeliness) Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Di dalam pengambilan keputusan, informasi yang sudah usang tidak lagi bernilai. Bila informasi datang terlambat sehingga pengambilan keputusan terlambat dilakukan, hal itu dapat berakibat fatal bagi perusahaan. 3. Relevan (relevance) Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut. Disamping karakteristik, nilai informasi juga ikut menentukan kualitasnya. Nilai informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkannya. 2.2.4 Nilai Informasi
Nilai informasi dapat ditentukan dari dua hal,yaitu manfaat dan biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.3.1 Definisi Sistem Informasi Menurut Wahyudi Kumoantoro dan Sebondo Agus Margono mendefinisikan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi ddata maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. 5 2.3.2 Komponen Sistem Informa si Menurut Jogiyanto HM menyebutkan bahwa, komponen-komponen itu disebut dengan blok bangunan yang dapat dijelaskan sebagai berikut : 6 1 Blok Masukan Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2 Blok Model Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan dimanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3 Blok Keluaran Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan i nformasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. 4 Blok Teknologi Teknologi terdiri dari 3 (tiga) bagian utama, yaitu teknisi, software dan hardware. 5 Blok Basis Data 5 (Wahyudi Kumontoro dam Subondo Agus Margono: Sistem Informasi Manajemen dalam organisasi-organisasi public, Gajah Mada University,1998 hal 13) 6 Jogiyanto HM,Analisis & Desain Sistem Informasi.Penerbit ANDI OFFSET Yogyakarta,2005,Hal 8.
Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainya, tersimpan di hardware dan digunakan software untuk memanipulasinya. 6 Blok Kendala Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan dapat langsung cepat diatasi. 2.4 Sistem Informa si Pengolahan Data Siswa Baru Secara umum pengolahan data siswa merupakan rangkaian kegiatan pengolahan data yang mendukung kegiatan pokok lembaga pendidikan dalam rangka menyelenggarakan proses pendidikan. Adapun kegiatan ini berkenaan dengan proses penerimaan siswa baru, pendaftaran, tes atau seleksi penerimaan. Kegiatan ini dilaksanakan tepat pada tahun ajaran baru,dalam sistem ini data diolah dan ditujukan kepada masing-masing pihak yang berkepentingan dengan proses tersebut, antara lain kepala sekolah, siswa, sekolah asal siswa. 2.5 Konsep Pemodelan Sistem 2.5.1 Sistem Flowchart Sistem Flowchart Merupakan pemetaan terhadap arus aktivitas pekerjaan secara keseluruhan dari sebuah sistem yang menjelaskan tentang urut an-urutan dari prosedurprosedur yang ada dalam sistem 2.5.2 Data Flow Diagram (DFD) Data flow diagram (DFD) adalah gambaran sistem secara logika. Gambaran ini tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data. 2.5.3 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram adalah gambar atau diagram yang menunjukan informasi yang dibuat, disimpan, digunakan dalam sistem bisnis dan terdapat entitas yang menunjukkan hubungan antar data 2.6 Microsoft Visual Basic 6.0
Visual Basic adalah bahasa pemrograman yang bekerja dalam lingkup MS -Windows. Visual Basic dapat memanfaatkan kemampuan MS-Windows secara optimal. Kemampuannya dapat merancang program aplikasi yang berpenampilan seperti program aplikasi lainnya yang berbasis MS-Windows. Kemampuan Visual Basic secara umum adalah menyediakan komponen-komponen yang memungkinkan untuk membuat program aplikasi yang sesuai dengan tampilan dan cara kerja Microsoft Windows. 2.7 My SQL Microsoft SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data relasional (RDBMS) produk Microsoft. Bahasa kueri utamanya adalah Transact-SQL yang merupakan implementasi dari SQL standar ANSI/ISO yang digunakan oleh Microsoft dan Sybase serta didesain untuk memanipulasi database besar dengan berbagai fasilitas.kemampuannya dalam memanajemen data dan kemudahan dalam pengoprasiannya membuat RDBMS ini menjadi pilihan para administrator 3. TINJAUAN UMUM 3.1 Sejarah S SMK Muhammadiyah 1 Prambanan SMK (Sekolah Menengah Kejuruan) Muhammadiyah I Prambanan Klaten berdiri pada tahun 1997 yang terletak di Jalan Perkutut no.6 Tlogo Prambanan Klaten. 3.1.2 Visi, Misi, dan Tujuan SMK MUHAMMADIYAH 1 PRAMBANAN 3.1.2.1 Visi Sekolah Terwujudnya siswa yang cerdas, trampil, mandiri, unggul dan islami 3.1.2.2 Misi Sekolah 1. Membentuk pribadi yang berakhlak mulia 2. Menghasilkan tenaga kerja yang kreatif dan inovatif sesuai perkembangan IPTEK 3. Menghasilkan lulusan yang mampu bersaing di pasar kerja era global 4. Menghasilkan alumni yang tangguh dan profesional 5.Menjadikan siswa yang berguna bagi agama, bangsa dan Negara 3.1.2.3 Tujuan Sekolah
a. Menyiapkan siswa untuk memasuki lapangan kerja serta mengembangkan sikap profesional. b. Menyiapkan siswa agar mampu memiliki karir, mampu berkompetensi dan mampu mengembangkan diri. c. Menyiapkan tenaga kerja tingkat menengah untuk mengisi kebutuhan dunia usaha dan industri pada saat ini maupun masa yang akan datang. d. Menyiapkan tamatan agar menjadi warga negara yang produktif, adaptif dan kreatif. 4 PEMBAHASAN 4.1 Rancangan Sistem yang Diusulkan Flowchart merupakan penyajian secara sistematis tentang proses dan logika dari kegiatan penanganan informasi atau penggambaran secara grafik dari langkah -langkah dan urut-urutan prosedur dari suatu program. Flowchart menolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah ke dalam segmen -segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian. Sistem flowchart adalah urutan proses dalam system dengan menunjukkan alat media input, output serta jenis media penyimpanan dalam proses pengolahan data. Program flowchart adalah suatu bagan dengan simbol -simbol tertentu yang menggambarkan urutan proses secara mendetail dan hubungan-hubungan antara suatu proses (instruksi) dengan proses lainnya dalam suatu program. Flowchart juga sering diartikan sebagai bagan alir atau diagram alir yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Flowchart yang diusulkan nantinya diharapkan dapat memperbaiki sistem yang sudah ada pada SMK Muhammadiyah 1 Prambanan 4.1.1Flowchart yang Diusulkan
4.1 Gambar Flowchart yang Diusulkan 4.1.2 DFD (Data Flowchart Diagram)
Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruk tur dan jelas. Diagram ini menunjukkan proses aliran data yang di proses dalam sistem yang kemudian menjadi data yang siap di gunakan atau diolah kembali untuk menjadi bahan pengambilan keputusan SMK Muhammadiyah 1 Prambanan. 4.1.2.1 DFD Konteks Admin Data Calon Siswa Data Karyawan Data Jurusan Data Daftar Ulang Data Logiin 0.0 Sistem Pendaftaran dan Penyeleksian Laporan Data Calon Siswa Laporan Data Karyawan Laporan Data Jurusan Laporan Data Daftar Ulang Laporan Logiin Gambar 4. 1 Contex Diagram
4.1.2.2 DFD Level 1 Admin 1.0 Proses Pendaftaran Pendaftaran 2.0 Proses Seleksi Data Seleksi Daftar Ulang 3.0 Cetak Hasil Data Seleksi Hasil 4.0 Cetak Laporan Data Seleksi Jurusan Data Seleksi Data User Data Logiin Data Logiin Karyawan Penerimaan Siswa Baru Gambar 4. 2 DFD Level 1
4.2 Sistem Perancangan Database Merancang database suatu hal yang sangat penting. Kesulitan utama dalam merancang database adalah bagaimana merancang sehingga database dapat memuaskan keperluan saat ini dan masa mendatang. Perancangan model konseptual perlu dilakukan untuk menunjukkan entity dan relasinya dibutuhkan analisis dan tentang informasi yang ada dalam spesifikasi di masa yang akan datang. Pada pendekatan model konseptual, beberapa konsep pendekatan relational digunakan, namun tidak berarti konsep ini nantinya di implementasikan ke dalam model relasional saja, tetapi dapat juga dipakai pada model Hierarchical dan Network. 4.3 ERD (Entita s Relationship Diagram)
4.2 Gambar ERD yang Diusulkan
4.4 Manual Program 4.4.1 Login Gambar 4. 1 Login Keterangan tombol: 1. Tombol Ok : Untuk masuk dalam aplikasi 2. Tombol Batal : Untuk mambatalkan masuk dalam aplikasi 4.4.1 Menu Utama Gambar 4. 2 Menu
Pada menu pendaftaran berfungsi memasukkan inputan pendaftaran. Pada menu data terdapat 3 sub menu 1. Karyawan :Memasukkan data karyawan dan pencarian data 2. Jurusan :Memasukkanjurusan 3. User :Memasukkandatauser 4. Daftar Ulang :Memasukkan daftar biaya Pada menu laporan terdapat 3 sub menu : 1. Laporan penerimaan siswa 2. Laporan bukti pendaftaran 3. Laporan daftar ulang Pada menu exit berfungsi untuk keluar dari program atau aplikasi. 5. KESIMPULAN Dari penelitian yang dapat dilihat bahwa pengolahan data menggunakan sis tem manual sangat tidak efektif dan tidak efesien untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Sedangkan penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputer khususnya dengan software Microsoft Visual Basic 6.0, diharapkan informasi yang dihasilkan lebih berkualitas dan membantu dalam proses pengambilan keputusan.
DAFTAR PUSTAKA Arif, M.Rudyanto. 2005. Pemrograman Basis Data menggunakan Transact SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : ANDI. M.Kom, Kusrini. 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : ANDI. Sunyoto, Andi. 2007, Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : ANDI.