U s e r M a n u a l e-bpom UNTUK IMPORTIR VERSI 2.1 COPYRIGHT @2015
Daftar Isi Pendahuluan... 3 Registrasi Perusahaan... 4 Memulai Proses Pendaftaran Perusahaan... 4 Isian Data Perusahaan... 5 Isian Data Penanggung Jawab... 8 Isian Data Login... 8 Upload Dokumen Persyaratan... 9 Kirim Registrasi... 10 Pengajuan Surat Keterangan... 11 Memulai Proses Pengajuan Surat Keterangan... 11 Isian Data Header... 13 Isian Data Detil Barang... 16 Isian Data Dokumen Pelengkap... 19 Upload Detil Barang... 20 Preview Pengajuan... 21 Kirim Pengajuan... 22 Manajemen Pengajuan Surat Keterangan... 23 Menu Daftar Pengajuan... 23 Mengubah & Menghapus Data Pengajuan... 25 Print SPB... 27 Preview Data Pengajuan... 28 Lihat Data Pengajuan... 29 Kirim Ulang Pengajuan Ditolak... 31 Print SPB... 32 Pencarian Data Pengajuan... 33 Fasilitas Lainnya... 34 Preview Data Profil Perusahaan... 34 Mengubah Data Profil Perusahaan... 35 Menambah Data Komoditas... 36 Menu Daftar Produk... 37 Menambah Data Penanggung Jawab... 38 Daftar Isi i
Mengubah dan Menghapus Data Penanggung Jawab... 40 Edit Profil... 42 Ubah Password... 43 Sejarah Versi... 44 Daftar Isi ii
Pendahuluan 1 A plikasi e-bpom adalah aplikasi untuk memfasilitasi layanan publik dalam proses perizinan Importasi Obat Jadi, Bahan Baku Obat, Bahan Baku dan Produk Obat Tradisional, Kosmetika, Produk Komplemen, Bahan Baku Pangan, Bahan Tambahan Pangan dan Produk Pangan di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia. Pendahuluan 3
Registrasi Perusahaan 2 Memulai Proses Pendaftaran Perusahaan Untuk dapat memulai proses pendaftaran perusahaan, user harus memilih menu Registrasi Baru yang tersedia pada halaman utama aplikasi e-bpom. Selanjutnya user akan dihadapkan dengan form isian registrasi. Adapun cara pengisiannya akan dijelaskan pada sub-bab di bawah ini. Registrasi Perusahaan - Memulai Proses Pendaftaran Perusahaan 4
Isian Data Perusahaan Setelah Registrasi Baru di-klik, user akan dihadapkan dengan halaman yang menampilkan isian data registrasi. Pada isian data registrasi tersebut terdapat isian data perusahaan. Berikut contoh isian lengkap dengan aturan penulisan beserta syarat-syarat lainnya. Catatan: Data Perusahaan 1. Kolom Nama Perusahaan diisi dengan nama perusahaan yang sesuai dengan akta/izin usaha atau NPWP atau dokumen legal lainnya. Pilih jenis perusahaan pada daftar pilihan yang telah disediakan. 2. Kolom NPWP diisi dengan Nomor Pokok Wajib Pajak yang dimiliki oleh perusahaan. NPWP diisi dengan 15 angka tanpa ada karakter pemisah seperti titik (.) atau strip (-). NPWP ini bersifat unik, jadi apabila NPWP yang dimasukkan sudah pernah didaftarkan sebelumnya maka proses pendaftaran perusahaannya tidak akan dapat dilanjutkan. 3. Kolom No. API/APIU diisi dengan Nomor Angka Pengenal Importir yang dimiliki oleh perusahaan. Registrasi Perusahaan - Isian Data Perusahaan 5
4. Kolom Jenis Usaha dipilih salah satu dari daftar yang ada sesuai dengan jenis usaha perusahaan. 4.1. Untuk jenis usaha PBF/PBF Penyalur Bahan Obat, selanjutnya akan menampilkan isian nomor dan tanggal ijin PBF. 4.2. Untuk jenis usaha Industri Farmasi, selanjutnya akan menampilkan isian nomor dan tanggal ijin IF. 4.3 Jika jenis usaha perusahaan bukan PBF atau IF, maka pilih jenis usaha Usaha Lainnya. Untuk jenis Usaha Lainnya, selanjutnya akan menampilkan isian nama jenis usaha. 5. Kolom No. Ijin Usaha diisi dengan nomor ijin usaha perusahaan sesuai dengan dokumen legal yang dimiliki. 6. Kolom Tgl. Ijin Usaha diisi dengan tangal ijin usaha perusahaan sesuai dengan dokumen legal yang dimiliki. 7. Kolom Alamat Perusahaan diisi dengan alamat perusahaan yang sesuai dengan akta/izin usaha atau NPWP atau surat legal lainnya. Alamat yang dimasukkan tidak boleh berisi kabupaten/kota, propinsi dan kode pos. 8. Kolom Propinsi dipilih salah satu dari daftar yang ada. 9. Kolom Kabupaten/Kota dipilih dari daftar yang ada. Daftar kabupaten/kota akan otomatis terisi data kabupaten/kota dari provinsi yang dipilih sebelumnya. 10. Kolom Kode Pos diisi dengan kode pos sesuai dengan alamat kantornya. 11. Kolom Email diisi dengan email (aktif) perusahaan. 12. Kolom No. Telepon diisi dengan nomor telepon perusahaan yang aktif. 13. Kolom No. Fax diisi dengan nomor faksimili perusahaan yang aktif. 14. Kolom Alamat Gudang diisi dengan alamat lengkap gudang yang dimiliki perusahaan yang sesuai dengan surat legal yang dimilki. 15. Kolom No. Telepon Gudang diisi dengan nomor telepon gudang yang aktif. Registrasi Perusahaan - Isian Data Perusahaan 6
16. Pada pilihan Apakah Anda Perusahaan QQ?: 16.1. Pilih Ya jika perusahaan Anda adalah perusahaan QQ. User akan dihadapkan dengan isian data berikut: 16.2. Pilih Tidak jika perusahaan Anda bukan perusahaan QQ. Registrasi Perusahaan - Isian Data Perusahaan 7
Isian Data Penanggung Jawab Selain isian data perusahaan, pada form registrasi juga terdapat isian data untuk penanggung jawab. Berikut contoh isian lengkap dengan aturan penulisan beserta syarat-syarat lainnya. Catatan: Data Penanggung Jawab 17. Kolom Nama Lengkap diisi dengan nama lengkap penanggung jawab yang ditunjuk oleh perusahaan untuk mengawasi dan atau mengajukan proses pendaftaran. 18. Kolom Jabatan diisi dengan jabatan yang disandang oleh penanggung jawab. 19. Kolom No. SIK diisi dengan nomor surat ijin kerja yang dimiliki oleh penanggung jawab. 20. Kolom Alamat diisi dengan alamat lengkap dari penanggung jawab. 21. Kolom Email diisi dengan email (aktif) yang dimiliki oleh penanggung jawab. 22. Kolom Nomor Telepon/HP diisi dengan nomor telepon atau ponsel (aktif) yang dimiliki oleh penanggung jawab. Isian Data Login Pada form registrasi juga terdapat isian untuk data login. Catatan: Data Login 23. Kolom Username diisi dengan user ID atau username yang akan digunakan untuk login ke aplikasi e- BPOM. Jumlah karakter untuk User ID terbatas 6 karakter tanpa spasi. User ID yang dipilih hendaknya singkat, jelas, bermakna, dan mudah untuk diingat. User ID ini bersifat unik, jadi apabila user ID yang dimasukkan sudah pernah didaftarkan sebelumnya maka proses pendaftaran perusahaannya tidak akan dapat dilanjutkan. 24. Untuk password user akan dikirimkan ke email perusahaan yang didaftarkan. 25. Pilih kantor BPOM tujuan registrasi. Registrasi Perusahaan - Isian Data Penanggung Jawab 8
Upload Dokumen Persyaratan Dalam proses registrasi, perusahaan diharuskan melampirkan beberapa dokumen yang telah disyaratkan. Daftar dokumen yang disyaratkan ditampilkan pada bagian Dokumen Persyaratan yang terdapat pada form registrasi. Catatan: 1. Siapkan file-file yang dipersyaratkan, ubah nama (rename) file untuk memudahkan user untuk melihatnya (misalkan: NPWP.jpg, SIUP.pdf, dll.). Ukuran file yang diperbolehkan adalah maksimal 1 MB per file dengan format.pdf atau.jpg. 2. Untuk melakukan proses Upload File untuk masing-masing dokumen yang dipersyaratkan, klik tombol Pilih File. 3. Pilih file yang akan di-upload. Kemudan klik tombol Open. Tunggu hingga proses upload selesai. Registrasi Perusahaan - Upload Dokumen Persyaratan 9
Kirim Registrasi Setelah seluruh isian di setiap kolom dirasa telah sesuai, sebelum mengirimkan data registrasi, perusahaan selaku pendaftar diwajibkan untuk membaca User Agreement dengan seksama dan teliti. Jika pendaftar telah setuju dengan persyaratan yang diberikan, centang pada bagian "Saya sudah membaca dan menyetujui". Kemudian masukkan kode captcha yang ditampilkan. Klik Submit untuk mengirimkan data registrasi. Registrasi Perusahaan - Kirim Registrasi 10
Pengajuan Surat Keterangan 3 Memulai Proses Pengajuan Surat Keterangan Untuk dapat memulai proses pengajuan surat keterangan, user harus Login ke dalam aplikasi e-bpom terlebih dahulu. 1. Buka aplikasi e-bpom melalui web browser. 2. Jika aplikasi berhasil diakses, akan menampilkan halaman beranda aplikasi sebagai berikut: 3. Kemudian klik Login Aplikasi. User akan diarahkan pada form login. 4. Masukkan username dan password login di masingmasing kolom sesuai dengan data yang diterima melalui e-mail. 5. Kemudian ketikkan security code sesuai dengan kode yang ditampilkan. 6. Klik tombol Login. Pengajuan Surat Keterangan - Memulai Proses Pengajuan Surat Keterangan 11
7. Setelah proses login berhasil, user akan dihadapkan dengan tampilan awal aplikasi e-bpom. Menu Aplikasi Pada halaman utama, terdapat empat menu aplikasi yang tersedia, yaitu: Menu Utama, menampilkan side bar menu-menu utama aplikasi. Bantuan, digunakan apabila user mengalami kendala atau memiliki pertanyaan seputar penggunaan aplikasi. Di dalam menu ini juga tersedia link untuk mengunduh (download) petunjuk penggunaan aplikasi. Website BPOM, menampilkan halaman utama website BPOM. Portal INSW, menampilkan halaman aplikasi INSW. Pengajuan Surat Keterangan - Memulai Proses Pengajuan Surat Keterangan 12
Isian Data Header Setelah halaman utama aplikasi e-bpom ditampilkan, pilih Menu Utama» Pengajuan Baru untuk dapat mengisi data pengajuan surat keterangan. Catatan: Data Pemberitahuan 1. Kolom Jenis Komoditi dipilih dari daftar yang ada sesuai dengan jenis komoditi yang didistribusikan. 2. Kolom Jenis Dokumen dipilih dari daftar yang ada sesuai dengan jenis dokumen (Ekspor atau Impor). 3. Kolom Jenis SK dipilih salah satu dari daftar yang ada sesuai dengan jenis SK ekspor. Kolom ini hanya akan ditampilkan jika jenis dokumen yang dipilih adalah Ekspor. Pengajuan Surat Keterangan - Isian Data Header 13
4. Kolom Kantor BPOM dipilih salah satu dari daftar yang ada sesuai dengan kantor BPOM tujuan pengajuan. Klik untuk menampilkan daftar data kantor BPOM. - Untuk memilih data kantor BPOM, cukup klik pada data kantor BPOM yang akan digunakan. 5. Kolom Tujuan Penggunaan diisi dengan tujuan penggunaan komoditi. 6. Kolom Tujuan Pendistribusian diisi dengan tujuan dari pendistribusian komoditi. Data Importir Data isian dari form Importir secara default akan terisi dengan data user yang sedang login. Data Eksportir 7. Kolom Nama Eksportir diisi dengan nama eksportir. User juga dapat memilih data ekportir dari daftar eksportir apabila sebelumnya user telah menyimpan data eksportir. 8. Kolom Alamat Eksportir diisi dengan alamat lengkap eksportir. 9. Kolom Negara dipilih salah satu dari daftar negara yang ada sesuai dengan negara asal eksportir. Klik untuk menampilkan daftar negara. - Untuk memilih negara asal eksportir, cukup klik pada negara yang akan dipilih. Pengajuan Surat Keterangan - Isian Data Header 14
Data Pelabuhan dan Alat Angkut 10. Kolom Pelabuhan Muat dipilih salah satu dari daftar pelabuhan yang ada sesuai dengan pelabuhan tempat muat barang. Klik untuk menampilkan daftar pelabuhan. - Untuk memilih pelabuhan muat, cukup klik pada data pelabuhan yang akan digunakan. 11. Kolom Pelabuhan Transit dipilih salah satu dari daftar pelabuhan yang ada sesuai dengan pelabuhan yang digunakan untuk transit. Kolom ini harus diisi apabila dalam pengiriman komoditi menggunakan pelabuhan transit. Klik untuk memilih pelabuhan transit dari daftar pelabuhan. 12. Kolom Pelabuhan Bongkar diisi dengan pelabuhan yang tempat bongkar barang. Klik untuk memilih pelabuhan bongkar dari daftar pelabuhan. 13. Kolom Nama Alat Angkut diisi dengan nama sarana angkutan yang digunakan untuk mengangkut barang. 14. Kolom No. Alat Angkut diisi dengan nomor dari angkutan yang digunakan. Penanggung Jawab Data isian dari form penanggung jawab secara default akan terisi dengan data user yang sedang login. 15. Setelah seluruh isian di setiap kolom dirasa telah sesuai, klik tombol Halaman Selanjutnya untuk dapat melanjutkan ke proses berikutnya. 16. Klik Ya pada pesan konfirmasi yang ditampilkan untuk melanjutkan proses pengajuan. Pengajuan Surat Keterangan - Isian Data Header 15
Isian Data Detil Barang Setelah data header berhasil diproses, user akan dihadapkan dengan halaman yang menampilkan isian berupa data detil barang. NOTE : Kolom isian detil barang yang ditampilkan akan berbeda-beda, disesuaikan dengan jenis komoditi yang dipilih pada form data header. Pengajuan Surat Keterangan - Isian Data Detil Barang 16
Catatan: Detil Barang 1. Kolom Nama Produk dipilih dari daftar yang ada sesuai dengan nama produk yang diekspor/impor. Klik untuk memilih nama produk dari daftar nama produk. 2. Kolom No. Tambahan diisi dengan nama tambahan produk (optional). 3. Kolom No. CAS otomatis terisi dengan nomor CAS dari nama produk yang dipilih. 4. Kolom No. ATC otomatis terisi dengan nomor ATC dari nama produk yang dipilih. 5. Kolom No. HS otomatis akan terisi dengan nomor HS dari produk yang telah dipilih. 6. Kolom Kemasan diisi dengan nama kemasan produk. Klik untuk memilih jenis kemasan produk dari daftar data kemasan. 7. Kolom Satuan diisi dengan nama satuan produk. Klik untuk memilih satuan produk dari daftar data satuan. Data Produsen 8. Kolom Nama Produsen diisi dengan nama perusahaan yang memproduksi barang. Atau user dapat memilih data produsen dari daftar produsen dengan klik. 9. Kolom Alamat Produsen diisi dengan alamat lengkap dari produsen. 10. Kolom Negara Asal diisi dengan negara asal produsen. Detil Batch 11. Pilih jenis kurs yang digunakan. Kurs ini digunakan untuk menghitung jumlah harga barang. 12. Kolom No Batch diisi dengan nomor batch produk. 13. Kolom Jumlah Kemasan diisi dengan jumlah kemasan produk. 14. Kolom Jumlah Satuan diisi dengan jumlah satuan produk per kemasan. 15. Kolom Jumlah Total otomatis akan terisi dengan hasil perkalian dari jumlah kemasan dan jumlah satuan. 16. Kolom Harga Satuan diisi dengan harga produk per satuan dalam kurs rupiah. 17. Kolom Jumlah Harga otomatis akan terisi dengan hasil perkalian dari jumlah total, harga satuan, dan kurs yang dipilih. 18. Jika user ingin memasukkan data detil batch lebih dari 1, klik tombol Tambah Batch untuk menambah kolom detil batch. 19. User dapat menghapus data batch terakhir yang tidak sesuai dengan klik tombol Hapus Batch Terakhir. Dokumen Barang 20. Masukkan Nomor Dokumen, Tanggal Dokumen pada masing-masing kolom sesuai dengan jenis dokumen barang. 21. Lampirkan (upload) file dokumen barang dengan klik Pilih File. 22. Jika user ingin melampirkan jenis dokumen lainnya selain MSDS dan COA, klik tombol Tambah Dokumen untuk menambah kolom dokumen barang. Pengajuan Surat Keterangan - Isian Data Detil Barang 17
23. User dapat menghapus dokumen barang terakhir yang tidak sesuai dengan klik tombol Hapus Dokumen Terakhir. 24. Setelah seluruh isian di setiap kolom dirasa telah sesuai, klik tombol Simpan Detil Barang untuk menyimpan data detil barang. 25. Klik Ya pada pesan konfirmasi yang ditampilkan untuk melanjutkan proses simpan detil barang. 26. Data detil barang yang berhasil disimpan akan ditampilkan pada daftar detil barang. 27. User dapat melakukan perubahan detil barang yang telah disimpan, dengan terlebih dahulu memilih data yang akan diubah, kemudian klik Edit Data. 28. User juga dapat menghapus detil barang yang tidak sesuai, dengan terlebih dahulu memilih data yang akan diubah, kemudian klik Hapus Data. Pengajuan Surat Keterangan - Isian Data Detil Barang 18
Isian Data Dokumen Pelengkap Setelah data detil barang berhasil diproses, selanjutnya user mengisi data dokumen pelengkap. Catatan: 1. Pilih jenis dokumen pelengkap yang akan dilampirkan pada kolom Jenis Dokumen. 2. Masukkan nomor dokumen dan tanggal dokumen di masing-masing kolom. 3. Lampirkan file dokumen sesuai dengan jenis dokumen yang dipilih. Klik tombol Pilih File untuk memilih file dokumen yang akan di-upload. 4. Jika user ingin melampirkan dokumen pelengkap lebih dari 1, klik tombol Tambah Dokumen untuk menambah kolom dokumen pelengkap. 5. User dapat menghapus data dokumen pelengkap terakhir yang tidak sesuai dengan klik tombol Hapus Dokumen Terakhir. 6. Setelah seluruh isian di setiap kolom dirasa telah sesuai, klik tombol Simpan Dokumen Pelengkap untuk menyimpan data dokumen pelengkap. 7. Klik Ya pada pesan konfirmasi yang ditampilkan untuk melanjutkan proses simpan detil barang. 8. Data dokumen pelengkap yang berhasil disimpan akan ditampilkan pada daftar dokumen pelengkap. 29. User dapat melakukan perubahan dokumen pelengkap yang telah disimpan, dengan terlebih dahulu memilih data yang akan diubah, kemudian klik Edit Data. 30. User juga dapat menghapus dokumen pelengkap yang tidak sesuai, dengan terlebih dahulu memilih data yang akan diubah, kemudian klik Hapus Data. Pengajuan Surat Keterangan - Isian Data Dokumen Pelengkap 19
Upload Detil Barang Fasilitas upload detil barang merupakan alternatif yang dapat digunakan oleh user untuk input detil barang dengan jumlah minimal data sebanyak 20. Namun user tetap diwajibkan untuk melampirkan (upload) softcopy dokumen barang. Catatan: Untuk mengupload detil barang, sebelumnya terlebih dahulu user harus mengunduh (download) format file upload excel dengan klik pada download contoh format file di sini. Sesuaikan file excel detil barang yang akan diupload dengan format file upload. Jika telah sesuai, untuk mengupload file excel tersebut, klik tombol Pilih File. Pilih file yang akan diupload, kemudian klik tombol Open. Lalu klik tombol Upload untuk mengupload file detil barang. Pengajuan Surat Keterangan - Upload Detil Barang 20
Preview Pengajuan Setelah data header dan data pelengkap telah sesuai, klik tombol Preview Pengajuan untuk melihat datadata yang telah diinputkan sebelumnya. Pada tahap ini, user diminta untuk memeriksa kembali seluruh isian data pengajuan. Jika user ingin melakukan perubahan data, klik tombol Perbaiki Data. Pengajuan Surat Keterangan - Preview Pengajuan 21
Kirim Pengajuan Jika setelah diperiksa, seluruh isian data dirasa telah sesuai, maka data pengajuan siap dikirimkan. Sebelum mengirimkan pengajuan, perlu diketahui bahwa terdapat dua jenis pengajuan, yaitu Pengajuan Prioritas dan Pengajuan Non Prioritas. - Pengajuan Prioritas : tergolong pengajuan prioritas apabila produk yang diajukan adalah produk prioritas. - Pengajuan Non Prioritas : tergolong pengajuan non prioritas apabila dalam produk yang diajukan terdapat produk non prioritas. Apabila pengajuan tersebut tergolong pengajuan non prioritas, pada saat preview pengajuan akan terdapat notifikasi seperti berikut: Untuk mengirimkan data pengajuan, klik tombol Kirim Data. Klik Ya pada pesan konfirmasi yang ditampilkan untuk melanjutkan pengiriman pengajuan. User akan mendapatkan Billing ID seperti berikut: Silakukan lakukan pembayaran sejumlah yang tertera pada SPB dengan batas waktu maksimal 3 hari kerja sejak pembuatan nomor SPB. User dapat melihat SPB untuk pengajuan yang telah dikirim pada menu SPB yang dapat diakses dengan memilih Menu Utama» Daftar Pengajuan» SPB. Pengajuan Surat Keterangan - Kirim Pengajuan 22
Manajemen Pengajuan Surat Keterangan 4 Menu Daftar Pengajuan User dapat melakukan beberapa proses yang berkaitan dengan manajemen data pengajuan surat keterangan, dengan mengakses menu-menu sebagai berikut: 1. Menu Utama» Daftar Pengajuan» Draft untuk menampilkan data pengajuan surat keterangan yang telah disimpan, namun belum dikirimkan ke verifikator/petugas. Data pengajuan yang ditampilkan adalah draft pengajuan yang usianya tidak lebih dari 2 minggu sejak pembuatan dokumen. Daftar proses yang tersedia antara lain: 1.1. Pengajuan Baru, untuk membuat pengajuan surat keterangan baru. 1.2. Edit, untuk mengubah data pengajuan surat keterangan. 1.3. Hapus, untuk menghapus data pengajuan surat keterangan. 2. Menu Utama» Daftar Pengajuan» SPB untuk menampilkan data SPB (Surat Perintah Bayar) atas pengajuan yang dikirimkan. Daftar proses yang tersedia antara lain: 2.1. Cetak SPB, untuk mencetak SPB. Manajemen Pengajuan Surat Keterangan - Menu Daftar Pengajuan 23
3. Menu Utama» Daftar Pengajuan» Terkirim untuk menampilkan data pengajuan surat keterangan non prioritas yang telah dibayar, namun belum divalidasi oleh petugas. Daftar proses yang tersedia antara lain: 3.1. Pengajuan Baru, untuk membuat pengajuan surat keterangan baru. 3.2. Preview, untuk melihat detil pengajuan surat keterangan. 4. Menu Utama» Daftar Pengajuan» Ditolak untuk menampilkan data pengajuan surat keterangan yang ditolak. Daftar proses yang tersedia antara lain: 4.1. Lihat Data, untuk melihat detil pengajuan surat keterangan dan juga memperbaiki data pengajuan. 4.2. Hapus, untuk menghapus pengajuan surat keterangan. 5. Menu Utama» Daftar Pengajuan» Rekomendasi untuk menampilkan data pengajuan surat rekomendasi prioritas yang telah dibayar dan non prioritas (telah dibayar dan telah divalidasi petugas). Daftar proses yang tersedia antara lain: 5.1. Cetak Surat Keterangan, untuk cetak surat keterangan. 5.2. Preview, untuk melihat detil pengajuan surat keterangan. Manajemen Pengajuan Surat Keterangan - Menu Daftar Pengajuan 24
Mengubah & Menghapus Data Pengajuan Setelah data pengajuan surat keterangan berhasil disimpan, user dapat melakukan perubahan data pengajuan dan juga menghapus data pengajuan yang tidak sesuai selama dokumen pengajuan belum dikirimkan ke verifikator. 1. Pilih menu Menu Utama» Daftar Pengajuan» Draft. 2. Untuk mengubah data pengajuan, sebelumnya user harus memilih 1 (satu) data pengajuan yang akan diubah dari tabel daftar draft pengajuan. Kemudian klik tombol Edit. 3. Sesuaikan isian pada masing-masing kolom header. Klik tombol Halaman Berikutnya untuk melanjutkan ke proses berikutnya. Manajemen Pengajuan Surat Keterangan - Mengubah & Menghapus Data Pengajuan 25
4. User akan dihadapkan dengan tampilan detil pengajuan surat keterangan. 5. Sesuaikan juga data pada detil barang dan dokumen pelengkap. Jika seluruh data telah sesuai, selalu simpan perubahan dengan klik tombol Simpan Detil Barang (untuk menyimpan perubahan data detil barang); klik tombol Simpan Dokumen Pelengkap (untuk menyimpan perubahan data dokumen pelengkap). 6. Untuk menghapus data pengajuan, sebelumnya user harus memilih 1 (satu) data pengajuan yang akan dihapus dari tabel daftar draft pengajuan. Kemudian klik tombol Hapus. 7. Klik Ya untuk melanjutkan proses hapus data draft pengajuan. Manajemen Pengajuan Surat Keterangan - Mengubah & Menghapus Data Pengajuan 26
Print SPB Langkah-langkah untuk menampilkan print-out lembar Surat Perintah Bayar (SPB) sebagai berikut: 1. Pilih menu Menu Utama» Daftar Pengajuan» SPB. 2. Untuk mencetak Surat Perintah Bayar (SPB), pilih 1 (satu) data SPB yang akan dicetak. 3. User akan dihadapkan dengan preview SPB seperti berikut: Catatan: : berfungsi untuk mencetak SPB. : berfungsi untuk menyimpan dokumen SPB ke dalam komputer. INFO : Pada daftar SPB terdapat 3 jenis status dokumen, yaitu: - SENT : status yang untuk SPB dari pengajuan yang baru saja dikirim. - PAID : status untuk SPB pengajuan yang telah dibayarkan. - EXPIRED : status untuk SPB yang belum terbayar dan telah melewati batas waktu yang sudah ditetepkan (3 hari kerja sejak nomor SPB dibuat). Manajemen Pengajuan Surat Keterangan - Print SPB 27
Preview Data Pengajuan User dapat melihat detil data pengajuan surat keterangan produk yang telah dikirim maupun pengajuan yang telah keluar surat keterangannya (rekomendasi). 1. Pilih menu Menu Utama» Daftar Pengajuan» dan submenunya sesuai dengan status dokumen pengajuannya. 2. Untuk menampilkan detil data pengajuan surat keterangan, sebelumnya user harus memilih 1 (satu) data pengajuan yang akan diproses dari tabel daftar pengajuan. 3. Kemudian klik tombol Preview. 4. Selanjutnya akan menampilkan detil data pengajuan surat keterangan yang telah dipilih. sebelumnya. Manajemen Pengajuan Surat Keterangan - Preview Data Pengajuan 28
Lihat Data Pengajuan Fasilitas lihat data pengajuan ini hanya dapat dilakukan pada pengajuan surat keterangan yang ditolak. Fasilitas lihat data ini berbeda dengan fasilitas preview. Pada fasilitas ini, user juga dapat melakukan perubahan data pengajuan (hanya pada pengajuan tertentu). 1. Pilih menu Menu Utama» Daftar Pengajuan» Ditolak. 2. Untuk melihat detil data pengajuan surat keterangan, sebelumnya user harus memilih 1 (satu) data pengajuan yang akan diproses dari tabel daftar pengajuan ditolak. 3. Kemudian klik tombol Lihat Data. 4. Selanjutnya akan menampilkan detil data pengajuan surat keterangan yang telah dipilih sebelumnya. Manajemen Pengajuan Surat Keterangan - Lihat Data Pengajuan 29
5. Untuk pengajuan yang tidak dapat diubah, akan terdapat notifikasi yang terletak di bawah preview detil pengajuan seperti berikut: NOTE : Jika pengajuan tidak dapat diubah, maka user diharuskan mengajukan permohonan ulang. Manajemen Pengajuan Surat Keterangan - Lihat Data Pengajuan 30
Kirim Ulang Pengajuan Ditolak Setelah data pengajuan surat keterangan produk dikirim dan mendapat respon ditolak dari petugas, selanjutnya user selaku pendaftar melakukan proses kelengkapan data yang diminta oleh petugas. 1. Pilih menu Menu Utama» Daftar Pengajuan» Ditolak. Kemudian lihat data dokumen pengajuan yang akan dikirim ulang dengan pilih data terlebih dahulu kemudian klik tombol Lihat Data. 2. Setelah halaman preview detil dokumen pengajuan ditampilkan, lihat pada bagian Keterangan untuk mengetahui alasan data pengajuan ditolak. 3. Untuk melakukan perbaikan data, klik tombol Perbaiki Data. User akan dihadapkan dengan form perbaikan data pengajuan. Silakan perbaiki pengajuan sesuai dengan catatan dari petugas evaluator. 4. Jika perbaikan data pengajuan telah selesai dan seluruh data dirasa telah sesuai, klik tombol Kirim data untuk mengirim kembali dokumen pengajuan. Manajemen Pengajuan Surat Keterangan - Kirim Ulang Pengajuan Ditolak 31
Print SPB Pengajuan surat keterangan yang telah dibayar dan disetujui oleh petugas akan mendapatkan surat keterangan dan dapat dicetak. 1. Pilih menu Menu Utama» Daftar Pengajuan» Rekomendasi. 2. Untuk mencetak Surat Keterangan, pilih 1 (satu) data pengajuan rekomendasi yang akan diproses. 3. User akan dihadapkan dengan preview surat keterangan seperti berikut: Catatan: : berfungsi untuk mencetak surat keterangan. : berfungsi untuk menyimpan surat keterangan ke dalam komputer. INFO : Surat keterangan pengajuan diterbitkan secara elektronik melalui sistem INSW e-bpom sehingga tidak memerlukan cap dan tanda tangan basah. Manajemen Pengajuan Surat Keterangan - Print SPB 32
Pencarian Data Pengajuan User dapat menggunakan fasilitas filter data yang telah disediakan pada setiab sub menu di menu Daftar Pengajuan untuk memudahkan dalam pencarian data pengajuan surat keterangan tertentu. Untuk mencari data pengajuan surat keterangan tertentu, terlebih dahulu pilih kriteria pencarian data. Kemudian masukkan kata kunci pencarian, lalu klik tombol Cari untuk menampilkan hasil pencarian data master HS. Pilih kategori pencarian Masukkan kata kunci pencarian di sini Manajemen Pengajuan Surat Keterangan - Pencarian Data Pengajuan 33
Fasilitas Lainnya 5 Preview Data Profil Perusahaan User dapat melihat preview data profil perusahaan dengan memilih Menu Utama» User Management» Profil Data Perusahaan. Selanjutnya user akan dihadapkan dengan data lengkap profil perusahaannya. Fasilitas Lainnya - Preview Data Profil Perusahaan 34
Mengubah Data Profil Perusahaan User dapat melakukan perubahan data terkait data perusahaan dengan mengakses Menu Utama» User Management» Edit Data Perusahaan. Sesuaikan seluruh isian kolom serta persyaratan dokumen dengan berkas resmi yang dimiliki. Jika seluruh data telah sesuai, klik tombol Simpan Data untuk menyimpan perubahan data profil perusahaan. Fasilitas Lainnya - Mengubah Data Profil Perusahaan 35
Menambah Data Komoditas Untuk menambah data komoditas, dapat dilakukan dengan langkah berikut: 1. Pilih menu Menu Utama» User Management» Daftar Komoditas. 2. Klik tombol Tambah Komoditas. 3. Selanjutnya akan menampilkan form tambah data komoditas. Catatan: - Kolom Komoditas dipilih salah satu dari daftar yang ada sesuai dengan jenis komoditas yang akan ditambahkan. - Kolom Diajukan Ke dipilih salah satu dari daftar yang ada sesuai dengan kantor bpom tempat pengajuan permohonan ditujukan. - Lampirkan (upload) hasil scan dokumen API atau APU. Klik tombol Pilih File untuk memilih dokumen yang akan diunggah (uplaod). - Lampirkan pula hasil scan surat permohonan penambahan komoditas yang telah dibuat dan ditandatangani. User dapat mengunggah (download) format surat permohonan penambahan komoditas dengan klik Download. 4. Bila seluruh data pada form tambah komoditas telah sesuai, klik tombol Simpan untuk menyimpan data komoditas; atau klik tombol Batal untuk membatalkan proses tambah data komoditas. Fasilitas Lainnya - Menambah Data Komoditas 36
Menu Daftar Produk Saat perusahaan mengajukan surat rekomendasi, secara otomatis produk yang diajukan akan ditampilkan pada daftar produk. Untuk melihat daftar produk, pilih Menu Utama» User Management» Daftar Produk. Catatan: - Produk yang statusnya berwarna biru, menandakan bahwa produk tersebut adalah produk prioritas. - Produk yang statusnya berwarna kuning, menandakan bahwa produk tersebut adalah produk non prioritas. - Apabila perusahaan melakukan pengajuan rekomendasi dengan menggunakan produk prioritas, maka pengajuan tersebut akan masuk dalam kategori pengajuan prioritas dan tidak perlu melalui proses validasi petugas. Fasilitas Lainnya - Menu Daftar Produk 37
Menambah Data Penanggung Jawab User dapat menambah data penanggung jawab dengan ketentuan maksimal jumlah data penanggung jawab tidak lebih dari 5 pengguna. 1. Pilih menu Menu Utama» User Management» Penanggung Jawab. 2. Untuk menambah data penanggung jawab, klik tombol Tambah. 3. Selanjutnya akan menampilkan form tambah data penanggung jawab. Catatan: - Kolom Nama Lengkap diisi dengan nama lengkap dari penanggung jawab yang akan ditambahkan. - Kolom Jabatan diisi dengan jabatan yang dimiliki oleh penanggung jawab. - Kolom No. SIK diisi dengan nomor surat izin kerja milik penanggung jawab (optional). - Kolom Alamat diisi dengan alamat lengkap dari penanggung jawab. - Kolom Email diisi dengan email aktif yang dimiliki oleh penanggung jawab. - Kolom No. Telepon / HP diisi dengan nomor telepon atau ponsel (aktif) yang dimiliki oleh penanggung jawab. Fasilitas Lainnya - Menambah Data Penanggung Jawab 38
- Lampirkan foto dari penanggung jawab (optional). Klik Pilih File untuk memilih foto yang akan diupload. - Kolom Username diisi dengan diisi dengan user ID atau username yang akan digunakan penanggung jawab untuk login ke aplikasi e-bpom. Username yang dipilih hendaknya singkat, jelas, bermakna, dan mudah untuk diingat. User ID ini bersifat unik, jadi apabila user ID yang dimasukkan sudah pernah didaftarkan sebelumnya maka proses pendaftaran perusahaannya tidak akan dapat dilanjutkan. - Kolom Status dilipih salah satu dari daftar yang ada sesuai dengan status penanggung jawab (Aktif atau Tidak Aktif). 4. Bila seluruh isian data pada form tambah penanggung jawab telah sesuai, klik tombol Simpan untuk menyimpan data penanggung jawab; atau klik tombol Batal untuk membatalkan proses tambah data penanggung jawab. Fasilitas Lainnya - Menambah Data Penanggung Jawab 39
Mengubah dan Menghapus Data Penanggung Jawab User dapat melakukan perubahan data penanggung jawab yang telah tersimpan dan juga dapat menghapus data penanggung jawab yang tidak sesuai. 1. Pilih menu Menu Utama» User Management» Penanggung Jawab. 2. Untuk mengubah data penanggung jawab, user terlebih dahulu harus memilih satu data penanggung jawab yang akan diubah. Kemudian klik tombol Edit. 3. Sesuaikan isian pada masing-masing kolom, klik tombol Simpan untuk mengubah data penanggung jawab sebelumnya. 4. Klik Ya untuk melanjutkan proses ubah data penanggung jawab. Fasilitas Lainnya - Mengubah dan Menghapus Data Penanggung Jawab 40
5. Untuk menghapus data penanggung jawab, user terlebih dahulu harus memilih satu data penananggung jawab yang akan dihapus. Kemudian klik tombol Hapus. 6. Pada pesan konfirmasi yang muncul, klik Ya untuk melanjutkan proses hapus data penananggung jawab; atau klik tidak untuk membatalkan prosess hapus data penananggung jawab. Fasilitas Lainnya - Mengubah dan Menghapus Data Penanggung Jawab 41
Edit Profil User dapat melakukan proses ubah profil setelah user login ke aplikasi e-bpom. 1. Pilih Menu Utama» Pengaturan» Edit Profile. 2. Lakukan perubahan pada data user sesuai dengan kebutuhan. 3. Bila seluruh data telah lengkap dan benar, klik tombol Simpan untuk mengubah data profil. NOTE : Tanda bintang (*) yang berada di akhir nama kolom menandakan bahwa kolom tersebut wajib diisi. Dengan kata lain apabila kolom tersebut tidak diisi, maka data tidak dapat diproses Fasilitas Lainnya - Edit Profil 42
Ubah Password User dapat melakukan proses perubahan password setelah user berhasil login ke aplikasi e-bpom. 1. Pilih menu Menu Utama» Pengaturan» Edit Password. 2. Kolom Password Lama diisi dengan password yang digunakan sekarang. 3. Kolom Password Baru diisi dengan password baru yang diinginkan. 4. Kolom Ulangi Password Baru diisi juga dengan password baru yang diinginkan. 5. Setelah seluruh data telah lengkap dan benar, klik tombol Submit untuk mengubah password atau klik tombol Batal untuk membatalkan proses ubah password. Fasilitas Lainnya - Ubah Password 43
Sejarah Versi Sejarah Versi Wida, April 2014. ebpom Redesign (Importir) Versi 1.0. Manda, Oktober 2014. e-bpom (Importir) Versi 2.0. Sylvia, Oktober 2015. e-bpom (Importir) Versi 2.1. Penambahan fitur prioritas dan e-payment. Sejarah Versi 44