PEMBUATAN PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI DENGAN METODE ANALISA SWOT DAN BSC UNTUK MENINGKATKAN DAYA SAING DI PT. XYZ UNTUK TAHUN 2010-2015 Regina A. Koilam 9108.205.304
Latar Belakang Peningkatan Konsumsi Pelumas di Indonesia Tahun 2007 : 760 juta liter; Tahun 2008 : 800 juta liter (Aspelindo, 2009) PT. XYZ Segmen Pasar Utama: Daerah Sulawesi Utara, Ambon dan Ternate (Perusahaan Minyak, Pengalengan Ikan, Tambang) Peningkatan Jumlah Distributor Pelumas di Indonesia Tahun 2009 Eceran : 744 dan Industri : 762 (Yellow Pages, 2009) PT. XYZ Pembuatan keputusan untuk investasi Sistem Informasi bersifat Insidentil Penerapan Sistem Informasi yang pernah dilakukan tidak memberikan kontribusi dalam bisnisnya
PT. XYZ Jumlah Karyawan >100 karyawan Total Transaksi : 30ribu L/minggu dengan total transaksi ratusan Foto 1 Gudang dari PT. XYZ Pengadaan Barang (Inventory), Penjualan yang terdiri dari (Pengadaan Kerja Sama, serta melalui Salesman, Pemasaran), Manajemen Inventory, Sistem Warehousing, Sistem Pendistribusian, Sistem Akuntansi dan Keuangan, serta Sumber Daya Manusia
Perumusan Masalah 1. Bagaimana Strategi Sistem Informasi untuk PT. XYZ? 2. Bagaimana Strategi Teknologi Informasi untuk PT. XYZ? 3. Bagaimana Strategi Manajemen Sistem Informasi / Teknologi Informasi untuk PT. XYZ?
Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan : Explanatory dengan pendekatan Kualitatif Meningkatkan Daya Saing Usaha dengan membuat Perencanaan Strategis Sistem Informasi Manfaat : Applied Research Membantu pihak manajemen dalam melakukan pendefinisian arah pengembangan usaha dari PT. XYZ Membantu pihak PT. XYZ dalam melakukan rencana pengimplementasian Sistem Informasi Membantu pihak manajemen PT. XYZ dalam pengembangan usaha dan menghadapi persaingan bisnis yang terjadi melalui penerapan Sistem Informasi
Teori Perencanaan Sistem Informasi Organisasi / Perusahaan Strategi Manajemen SI / TI Kondisi Internal Kondisi Eksternal (PEST) Strategi TI SWOT Analysis Arsitektur Sistem Informasi BSC Analysis Matriks Mc Farlan Daftar Aplikasi
Metodologi Penelitian Tahap 0 Penentuan Lingkup dan Konteks 1.1 Studi Literatur Tahap 1 Penentuan Strategi Bisnis Perusahaan 1.2 Informasi Kondisi Internal Perusahaan 1.3 Informasi Kondisi Eksternal Perusahaan 1.4 Informasi terkait dengan Tekanan Golongan Perusahaan Tahap 2 Penentuan Arahan Masa Datang Perusahaan 2.1 2.2 Identifikasi Strategi Perusahaan Identifikasi Inisiatif Perusahaan 2.3 Identifikasi Program dan Aktivitas Perusahaan Tahap 3 Penentuan Aplikasi Potensial Perusahaan 3.1 Identifikasi Kebutuhan Data / Informasi 3.2 Identifikasi Sistem Informasi yang ada di Perusahaan saat ini Tahap 4 Penentuan Perencanaan Sistem Informasi Perusahaan 4.1 Pengelompokkan Potensi Aplikasi 4.2 Identifikasi Integrasi Antar Potensi Aplikasi Tahap 5 Penentuan Strategi Teknologi Informasi Perusahaan 5.1 Analisis Portfolio Aplikasi 5.2 Analisis Organisasi SI 5.3 Analisis Sumber Daya Informasi 5.4 Pengaturan Aplikasi dan Teknologi Tahap 6 Penentuan Manajemen Strategi Sistem Informasi Perusahaan 6.1 Analisis Investasi SI 6.2 6.3 6.4 Analisis Vendor Policy Analisis SDM (Edukasi) Analisis Sistem Informasi Akuntansi Aktivitas Perencanaan Bisnis Analisa SWOT Analisa BSC Daftar Aplikasi Potensial Matriks Mc Farlan Arsitektur Aplikasi Strategi TI Strategi Manajemen SI Perencanaan Sistem Informasi Strategis PT. XYZ
Matriks SWOT
Strategy Map Perusahaan
Cascading Strategy Map Departemen (Penjualan dan Pemasaran)
Cascading Strategy Map Individu (Salesman)
Identifikasi Data & Informasi (Aplikasi Potensial) Lampiran D dan Tabel 5.4 Ref Aktivitas Data Informasi Aplikasi 2.1.1 Melakukan penawaran kepada pelanggan 3.1.1 Melakukan seleksi terhadap urgensi dari aktivitas yang harus dibiayai Pelanggan, Kaeyawan, Barang, Harga, Daerah Pemasaran, Pesanan Penjualan Biaya, Aktivitas, Akun 3.2.17 Mengikuti pelatihan Karyawan, Training, Kompetensi, Kinerja 4.1.4 Melakukan evaluasi terhadap permintaan kebutuhan pembelian yang diajukan oleh departemen lain Pesanan Pelanggan Biaya per Aktivitas, Urutan Prioritas Aktivitas Kebutuhan Kompetensi, Jenis Trainning, Capaian, Tujuan, Pelaksanaan Trainning Penjualan Akuntansi Training Departemen, Karyawan Permintaan Pembelian Pembelian
Aplikasi Potensial dan Fitur (1) Aplikasi Fitur Akuntansi Penggajian Karyawan Kerja sama Pembuatan Jurnal Pengakuan Pendapatan dan Beban Perhitungan Biaya Pencatatan Transaksi Pembuatan Laporan Keuangan Alokasi Biaya Penentuan Prioritas Aktivitas Biaya Pendefinisian Pos pada Laporan Keuangan Analisis Laporan Temuan Perhitungan Gaji Perhitungan Bonus Pengalokasian Beban Pajak Penghasilan Perhitungan Jam Kerja Aktual Data Karyawan Evaluasi Karyawan Kompetensi Karyawan Perhitungan Bonus Manage Kerja sama Identifikasi Kerja sama Potensi Kerja sama Evaluasi Kerja sama
Aplikasi Potensial dan Fitur (2) Aplikasi Fitur Keuangan Knowledge Management Layanan Konsumen Manajemen Infrastruktur Aging Schedule Jatuh Tempo Utang Jatuh Tempo Piutang Pelunasan Utang Pelunasan Piutang Pembayaran Laporan Kas Posisi Kas Proyeksi Keuangan Tren Keuangan Pengolahan dan Analisis Standar Akuntansi dan Keuangan Pendekatan Kerja sama Pengalokasian Biaya Layanan Identifikasi Layanan Kepuasan Konsumen Penggunaan Layanan Kapasitas Alokasi Penggunaan Perawatan Layout Jadwal Penggunaan Kondisi Infrastruktur Rencana Pemakaian
Aplikasi Potensial dan Fitur (3) Aplikasi Fitur Manajemen Sediaan Mapping Pembelian Penjualan Penerimaan Barang Pengeluaran Barang Penyimpanan Barang Posisi Stok Safety Stok Kualitas Barang Kualifikasi Barang Jalur Distribusi Jalur Penjualan Daerah Pemasaran Potensial Permintaan Pembelian Pesanan Pembelian Pembelian Pembayaran Retur Evaluasi Pembelian Pesanan Penjualan Penjualan Pelunasan Retur Evaluasi Penjualan
Aplikasi Potensial dan Fitur (4) Aplikasi Fitur Positioning Scheduling Training Identifikasi Pesaing Analisis Data Historis Tren Evaluasi Positioning Jadwal Kunjungan Salesman Jadwal Distribusi Kompetensi Training Kebutuhan Training Jadwal Training Alokasi Karyawan (Training) Evaluasi Training
Aplikasi Potensial (Matriks Mc Farlan) Strategic Knowledge Management Mapping Positioning High Potential Layanan Konsumen Pembelian Penjualan Key Operational Akuntansi Penggajian Karyawan Keuangan Kerja sama Manajemen Infrastruktur Manajemen Sediaan Scheduling Training Support
Arsitektur Aplikasi SISTEM INFORMASI DISTRIBUTOR PT. XYZ Strategis Knowledge Management Positioning Middle Layanan Konsumen Scheduling Karyawan Kerja Sama Trainning Manajemen Infrastruktur Mapping Manajemen Sediaan Microsoft Office; Email Fungsional Akuntansi Fs. Akuntansi Keuangan Fs. Keuangan Penggajian Fs. SDM Pembelian Fs. Pembelian Penjualan Fs. Penjualan Sistem Operasi; Windows Server
Organisasi Sistem Informasi Visi: Menjadikan Sistem Informasi yang andal, akurat dan tepat terkait dengan pengelolaan perusahaan, dan menjadikannya sebagai satu kesatuan dengan perusahaan Misi: Mengintegrasikan teknologi informasi untuk menggerakkan dan mendorong percepatan dan implementasi layanan operasional Memperbaiki kinerja orang yang ada di dalam Perusahaan dengan pemanfaatan teknologi informasi Penambahan satu bagian baru yaitu Staff Maintenance IT
Road Map (2010-2015) Lampiran F Transactional Focus Penjualan Pembelian Layanan Konsumen Akuntansi Keuangan Penggajian Company Controlling Manajemen Sediaan Manajemen Infrastruktur Scheduling Karyawan Trainning Company Improvement Kerja sama Mapping Knowledge Management Positioning
Pengaturan Aplikasi Daftar Aplikasi Pengguna Akuntansi Karyawan Kerja sama Keuangan Knowledge Management Layanan Konsumen Manajemen Infrastruktur Manajemen Sediaan Mapping Pembelian Penjualan Penggajian Positioning Scheduling Trainning Direktur Utama Manajer Penjualan dan Pemasaran Manajer Akuntansi dan Keuangan Manajer Pembelian Manajer Sumber Daya Manusia Staff Penjualan dan Pemasaran (Salesman ) R R U R R - R U - - - R R R R U - - - - U - U U R U R R - - R - - R R U R R - U R - - - U U U U U U U U U U U R U R R R U - - - - - R U R U R - - - - - U R U R U R - - - - - U R U R U U U - - - - - R R R U R - - - U - - R U R R R U - - - - - R R R R U - - - - U - U U U U U - - - - - - R U R R R U - - - - - R R R R U - - - - R - Staff Keuangan Staff Akuntansi Staff Pembelian Staff Penggajian Staff Gudang dan Pengiriman
Pengaturan Teknologi
Manajemen SI/TI Investasi Sistem Informasi PemilihanVendor SDM (Edukasi) Implementasi Roadmap Penggunaan Aplikasi Sistem Akuntansi
Sekian dan Terima Kasih