MANUAL BOOK APLIKASI COMPLETE MEDICAL SOFTWARE MANAGEMENT (CMSM) MODUL APOTEK 2014 www.sistemrumahsakit.com
DAFTAR ISI A. SUB MODUL TRANSAKSI...5 1. Menu Transaksi...5 a. Sub-menu Transaksi...6 b. Sub-menu Setting... 10 2. Menu Retur Apotek... 12 3. Menu Penyerahan Obat... 15 4. Menu History Pemberian Obat... 17 5. Menu Piutang Pasien... 20 6. Menu Stock Apotek... 21 7. Menu Cari Pasien... 22 B. SUB-MODUL DEPO / GUDANG... 25 1. Menu Penerimaan... 25 a. Sub-menu Faktur Baru... 25 b. Sub-menu Koreksi Faktur... 26 2. Menu Stock... 26 a. Sub-menu General... 26 b. Sub-menu Expired Tracer... 28 c. Sub-menu Koreksi Expired Date... 29 d. Sub-menu Set Limit Stock... 30 e. Sub-menu Hitung Stock Opname... 31 3. Menu History Penerimaan... 32 4. Menu Daftar Supplier... 33 a. Sub-menu Daftar Supplier... 33 b. Sub-menu Daftar Principal... 36 5. Menu Kartu Stock... 37 6. Menu Laporan Apotek... 40 a. Sub-menu Laporan Penjualan Apotek... 40 b. Sub-menu Laporan Embalase Apotik... 42 c. Sub-menu Laporan Pengeluaran Barang... 43 d. Sub-menu Rekap Penjualan Barang... 45 e. Sub-menu Rekap Keluar-Masuk Barang... 46 f. Sub-menu Retur Pasien... 48 g. Sub-menu Hutang Pasien... 49 h. Sub-menu Laporan By Dokter... 50 i. Sub-menu Grafik & Lain-lain... 52 7. Menu Jatuh Tempo... 54 a. Sub-menu Pelunasan Faktur... 54 b. Sub-menu History Pelunasan... 55 8. Menu Retur Supplier... 56 a. Sub-menu Retur Suplier... 57 b. Sub-menu Koreksi Retur... 58 9. Menu Mutasi dan Penyesuaian... 59 a. Sub-menu Mutasi & Penyesuaian... 59 b. Sub-menu Reset Stock... 61 c. Sub-menu History Mutasi & Penyesuaian... 61 10. Menu Form Gudang... 62 a. Sub-menu Form Permintaan ke Gudang... 62 Page 2
b. Sub-menu Daftar Permintaan... 65 c. Sub-menu History Permintaan... 66 d. Sub-menu Cari Barang... 67 11. Menu Form Purchasing... 68 a. Sub-menu Form Request ke Purchasing... 68 b. Sub-menu Request di Bag. Pembelian: Apotek Pelayanan... 69 c. Sub-menu Cari Barang... 70 C. SUB-MODUL SETTING ITEM & HARGA... 71 1. Menu Harga Jual... 71 2. Menu Margin Penjamin (perusahaan) & DPHO... 72 3. Menu Master Barang/Item... 72 4. Menu Komposisi & Sinonim... 72 5. Menu Setting Sistem... 73 6. Menu Alur Harga Apotek... 74 Page 3
MANUAL BOOK APLIKASI COMPLETE MEDICAL SOFTWARE MANAGEMENT (CMSM) MODUL APOTEK Modul Apotek di bagi 2 Depo: 1. Depo Rawat Inap 2. Depo Rawat Jalan Pilih Modul Apotek, maka akan tampil 2 Depo, pilih salah satu untuk meneruskan transaksi sesuai dengan Depo masing-masing. Lihat gambar di bawah ini: Masukkan User ID dan password, pilihlah Depo yang dikehendaki Jika sudah ditentukan Depo, maka akan tampil 3 (tiga) Sub-modul yang akan ditampilkan setelah user login. Ketiga Sub-modul tersebut adalah : 1. Transaksi, digunakan untuk transaksi pelayanan obat kepada pasien 2. Depo/Gudang digunakan untuk pengelolaan barang medis di Gudang Medis 3. Setting Item/Harga digunakan untuk pengaturan harga barang obat Page 4
Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar di bawah ini : A. SUB MODUL TRANSAKSI Ada 11 (sebelas) Menu di dalam Sub-modul Transaksi, diantaranya yaitu : 1. Menu Transaksi 2. Menu Retur Obat 3. Menu Histori Pemberian Obat 4. Menu Laporan Shift 5. Menu Hutang & Histori 6. Menu Stock Apotek 7. Menu Resep Turunan & Setup Printer 8. Menu Cari Pasien 9. Menu Form Gudang 10. Menu Form Purchasing 11. SQL Script (Admin Only) 1. Menu Transaksi Page 5
a. Sub-menu Transaksi 1) Jika pasien mendapatkan resep elektronik maka ketikkan nama pasien pada kolom Cari Pasien kemudian tekan tombol Refresh, untuk menampilkan pasien yang sudah mendapatkan resep 2) Pilih data pasien yang dimaksud kemudian tekan tombol Load R/ untuk memasukkan data resep ke dalam form transaksi. Page 6
3) Maka tampilan akan seperti di bawah ini : 4) Jika resep pasien tidak ditransaksikan secara elektronik (menggunakan kertas resep) atau pasien ingin membeli obat di tanpa resep, inputkan nama barang klik combo button Barang. Page 7
5) Inputkan jumlah satuan yang diminta/dibeli pasien ke dalam kolom Qty. Masukkan kategori diskon klik combo button yang bergaris merah di bawah ini, inputkan jumlah diskon ke dalam kolom diskon. Klik tombol Tambah untuk menambahkan obat. 6) Untuk menghapus data obat yang sudah terinput/tertera di kolom transaksi klik tombol Hapus. Page 8
7) Jika semua data sudah benar, klik tombol Simpan untuk menyimpan data transaksi, secara otomatis akan mencetak faktur transaksi. 8) Klik tombol Batal untuk membatalkan transaksi. Page 9
9) Untuk melihat data barang dan harga klik tombol Harga. 10) Maka akan muncul tampilan Data Harga dan Barang seperti gambar di bawah ini : b. Sub-menu Setting Fitur ini digunakan untuk setting transaksi pelayanan farmasi dengan resep. Aktifkan fitur ini dengan memberikan tanda centang seperti pada gambar, maka fitur yang tersedia akan tampil seperti gambar berikut Page 10
1) Untuk mengaktifkan fitur-fitur yang ada, beri tanda centang pada fitur yang hendak diaktifkan: a) Tambahkan Pajak PPN 10% pada harga Fitur ini secara otomatis akan menambahkan Pajak Penjualan Obat untuk transaksi penjualan resep Rawat Jalan b) Laba untuk Resep/Beli Bebas Otomatis Fitur ini digunakan untuk menyamakan laba/profit penjualan obat sebagaimana transaksi penjualan resep pasien RS, apabila tidak diaktifkan maka penjualan resep/obat bebas perlu dientry secara manual pada Submenu Transaksi c) Barang Nol/kurang tidak bisa transaksi Apabila fitur ini diaktifkan, maka apabila jumlah obat yang akan ditransaksikan secara sistem habis (jumlah nol atau minus) tidak dapat ditransaksikan (walaupun secara fisik obat tersebut tersedia) d) Px Bayar langsung (Tanpa Buffer Billing) Fitur ini digunakan apabila Apotek/Farmasi langsung mencetak Nota Penjualan Obat dan menerima pembayaran, tanpa melalui Kasir/Billing e) Embalase ditampilkan Fitur Embalase digunakan untuk menambahkan nominal uang tertentu untuk setiap R/ yang ditransaksikan, apabila fitur ini diaktifkan maka akan ditampilkan nilai embalase pada Nota Penjualan Obat f) Pembulatan Fitur ini digunakan untuk membulatkan total nilai transaksi penjualan obat agar mempermudah pengembalian uang pembayaran Page 11
g) Cetak Kuitansi Fitur ini digunakan apabila Apotek/Depo Farmasi langsung mencetak Kuitansi h) Cetak Struk (Nota) Fitur ini digunakan apabila Apotek/Depo Farmasi langsung mencetak Nota Penjualan Obat i) Setting Nota (Struk) Fitur ini untuk mengatur ukuran kertas Nota Penjualan Obat, meliputi Ukuran Nota, Ukuran Title/Judul (Nama Apotek), Ukuran Header & Footer, Ukuran Detail/Header table, Ukuran Margin Kiri, Koreksi Lebar (manual) dan Koreksi Tinggi (manual). j) Layout Resep Fitur ini untuk mengatur ukuran kertas dan tampilan resep yang hendak dicetak, meliputi Print style/font huruf yang digunakan, Ukuran huruf (font) tulisan nama obat, Ukuran huruf (font) aturan pakai. 2) Klik Simpan untuk menggunakan setting yang telah dipilih. 2. Menu Retur Apotek Jika terjadi sesuatu hal, sehingga mengakibatkan pasien/customer mengembalikan obat. Maka user dapat menggunakan form retur obat. Berikut tampilan utama dari form retur obat. Page 12
Langkah langkah meretur obat adalah sebagai berikut : a. Masukkan No. RM ke dalam kolom No. RM, kemudian klik OK, maka akan muncul Daftar Pembelian Pasien. b. Double klik pada pembelian pasien yang hendak diretur untuk menampilkan data transaksi yang akan diretur. Page 13
c. Pilih barang/item yang berada di daftar transaksi Barang yang dibeli, klik barang/item yang akan di retur. d. Klik Tambah Item, maka akan muncul tampilan seperti gambar di bawah: e. Tekan tombol Hapus untuk menghapus daftar barang yang akan diretur. Page 14
f. Klik Simpan Retur, maka akan muncul pesan berikut: g. Jangan lupa memasukkan uraian kenapa barang tersebut diretur ke dalam kolom Uraian. 3. Menu Penyerahan Obat Menu ini digunakan untuk penyerahkan obat, diharapkan petugas yang menyerahkan obat senantiasa menggunakan Menu ini untuk mengetahui obat apa saja yang akan diserahkan kepada pasien sebagai mekanisme kontrol serta untuk mengetahui obat apa saja yang sudah atau belum diserahkan kepada pasien. Page 15
a. Cari pasien yang akan mendapatkan penyerahan obat dengan mengisi pada kolom Cari No Kwitansi/Invoice/Nama Pasien, kemudian klik Cari/Refresh; atau klik Refresh untuk menampilkan semua pasien yang telah mendapatkan transaksi penjualan resep, maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini: b. Double klik pada baris pasien yang dipilih, maka akan muncul obat yang hendak diserahkan Page 16
c. Klik Serahkan Obat, maka akan muncul pesan berikut, klik OK. Klik Batal untuk membatalkan transaksi penyerahan obat. 4. Menu History Pemberian Obat Form ini berfungsi untuk mencari data transaksi pembelian obat yang telah dibayar melalui Kasir. Bentuk form history pemberian obat lihat gambar di bawah ini : Page 17
a. Untuk mencari data pasien inputkan nama pasien ke dalam kolom Cari Nama/No RM. b. Klik Cari, maka akan muncul tampilan seperti di bawah: Page 18
c. Apabila pasien hendak mengembalikan obat, maka double klik pada baris yang dikehendaki d. Secara otomatis akan langsung menampilkan form transaksi retur. Proses selanjutnya untuk pengembalian obat dapat dilihat pada Menu Retur Obat. e. Untuk kembali ke Menu Transaksi tekan tombol Esc pada keyboard. Page 19
5. Menu Piutang Pasien Menu ini digunakan untuk melihat data hutang dari pasien dan melihat data transaksi hutang. Tampilan form hutang dan history lihat gambar di bawah ini: a. Masukkan Nama Pasien/No RM pada kolom Cari Nama/No., kemudian klik Cari/Refresh, maka akan muncul tampilan berikut: Page 20
b. Double klik atau klik View untuk menampilkan transaksi obat 6. Menu Stock Apotek Menu ini digunakan untuk menampilkan data stock yang berada di apotek. Berikut adalah bentuk form stock apotek : Page 21