Manual Prosedur Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKNP) Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Brawijaya Malang 2012
Manual Prosedur Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKNP) Kode Dokumen : 00203 06011 Revisi : 4 Tanggal : 30 Agustus 2012 Diajukan oleh : Staf Akademik Jurusan Akuntansi Ttd. Lutfi Haris, M.Ak, Ak. Dikendalikan oleh : Unit Jaminan Mutu Ttd. Dr. Rosidi, MM, Ak. Disetujui oleh : Ketua Jurusan Akuntansi Ttd. Prof. Dr. Unti Ludigdo, Ak i
Daftar Isi Tujuan... 1 Ruang Lingkup... 1 Definisi... 3 Rujukan... 5 Garis Besar Prosedur... 5 Bagan Alir... 13 1. Prosedur Pendaftaran... 13 2. Prosedur Pengendalian Pelaksanaan... 14 3. Prosedur Evaluasi dan Penilaian... 15 Lampiran... 16 1. Dokumen Tata Tertib KKNP(00203 06011 01)... 16 2. Lembar Kegiatan Harian KKNP(00203 06011 02)... 17 3. Buku Pendaftaran KKNP (00203 06011 03... 19 4. Daftar Pengusul KKNP (00203 06011 04)... 20 5. Pedoman Akademik KKNP (00203 06011 05)... 21 6. Formulir Identitas Institusi Tempat KKNP (00203 06011 06)... 25 7. Lembar Evaluasi Pembimbing KKNP/ LEPK-1 (00203 06011 07)... 26 8. Lembar Evaluasi Pembimbing KKNP/ LEPK-2 (00203 06011 08)... 27 9. Daftar Kegiatan yang Disetarakan Dengan KKNP (00203 06011 09)... 28 i
1
Tujuan Manual prosedur KKNP (Kuliah Kerja Nyata Profesi) diharapkan akan dapat memberikan panduan atas pelaksanaan KKNP dan turut mendukung tercapainya arah serta tujuan KKNP. Ruang Lingkup Manual Prosedur KKNP ini ditujukan kepada seluruh pihak yang terkait dengan kegiatan, baik itu mahasiswa peserta KKNP, Dosen Pembimbing KKNP, dan Petugas Administrasi Akademik KKNP di Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya (JAFEB UB). Manual prosedur KKNP meliputi keseluruhan tata cara dan prosedur pelaksanaan KKNP, mulai dari persyaratan mahasiswa peserta KKNP, prosedur pendaftaran KKNP, prosedur pelaksanaan KKNP, prosedur evaluasi dan penilaian KKNP, hingga prosedur pengonversian kegiatan lain mahasiswa sebagai pengganti kegiatan KKNP. Adapun beberapa ketentuan umum terkait dengan KKNP adalah sebagai berikut: 1. Peserta KKNP adalah mahasiswa yang memenuhi syarat sebagai berikut ini: 1
- Telah memprogram KKNP dalam KRSnya (Kartu Rencana Studi). - Telah menempuh 129 SKS (tersisa 6 sks di luar skripsi dan 6 sks skripsi). - Lulus mata kuliah Metodologi Penelitian. - Memenuhi kewajiban administrasi dan pembayaran. 2. Tempat praktek kerja ditentukan oleh jurusan atau mahasiswa dapat mencari sendiri sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan telah mendapat persetujuan dari Dosen Pembimbing KKNP. 3. Mahasiswa yang akan menempuh KKNP diwajibkan mengikuti pembekalan untuk memperoleh pengetahuan seputar tata cara dan wawasan pelaksanaan KKNP. Selain itu, dalam pembekalan akan diberikan beberapa dokumen dan berkas yang diperlukan untuk pelaksanaan dan penilaian KKNP. 4. Pelaksanaan kegiatan KKNP dikendalikan oleh dokumen Lembar Kegiatan Harian KKNP (LKHK) yang formatnya disediakan oleh jurusan. Apabila institusi tempat KKNP menyediakan dokumen sejenis, maka diperkenankan untuk 2
menggunakan dokumen yang berasal dari institusi tersebut. 5. Penilaian praktek kerja dilakukan oleh pembimbing lapangan (dari tempat praktek) dan dosen pembimbing. Penilaian dilakukan dalam Lembar Evaluasi Pembimbing KKNP (LEPK) yang terdiri dari LEPK-1 (untuk dosen pembimbing) dan LEPK-2 untuk (untuk pembimbing lapangan). 6. Mahasiswa dapat melakukan konversi kegiatan lain seperti pengalaman kerja, keaktifan dalam kegiatan kemahasiswaan serta beberapa jenis kegiatan lainnya menjadi KKNP. Ketentuan dan standar konversi ditentukan tersendiri oleh Jurusan. Definisi 1. Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKNP) merupakan salah satu mata kuliah yang memberikan kesempatan bagi mahasiswa untuk dapat mengamati dan merasakan secara langsung aktivitas pekerjaan yang relevan dengan bidang ilmunya. KKNP secara spesifik terdiri dari kegiatan observasi lapangan, magang kerja, penulisan laporan, dan ujian. 3
2. Tempat KKNP adalah: - Tempat/ perusahaan/ institusi yang bersedia untuk dijadikan sebagai tempat KKNP mahasiswa JAFEB UB. Kesediaan tersebut dibuktikan dengan ijin tertulis baik dari segi tempat praktek, spesifikasi praktek kerja, dan lama KKNP. - Tempat praktek kerja yang relevan dengan bidang ilmu akuntansi. 3. Staf Jurusan Pengelola KKNP (SJPK) adalah Staf Jurusan yang ditunjuk oleh Ketua Jurusan untuk mengkoordinasikan pelaksanaan KKNP yang dilakukan setiap 1 (satu) semester sekali. 4. Pembimbing Lapangan (PLP) adalah pembimbing/supervisor yang disediakan oleh institusi tempat KKNP untuk membimbing mahasiswa di tempat KKNP. 5. Dosen Pembimbing adalah dosen yang diberi tugas untuk membimbing mahasiswa melaksanakan KKNP berdasarkan SK Dekan. 6. Pelaksana administrasi KKNP (PAK) adalah staf administrasi akademik JAFEB UB yang 4
diberi tugas melaksanakan prosedur pengelolaan administrasi KKNP. Rujukan 1. Buku Pedoman Akademik Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya Garis Besar Prosedur a. Prosedur Pendaftaran 1. Mahasiswa mendaftar KKNP di PAK dengan membawa persyaratan sebagai berikut: - Transkrip nilai terakhir yang minimal memuat 129 SKS dan telah ada nilai metodologi penelitian - KRS - Bukti pembayaran biaya administrasi KKNP yang dilakukan di Bank BNI 46. 2. PAK memeriksa langsung kelengkapan persyaratan administrasi. Apabila memenuhi, PAK mempersilahkan mahasiswa mengisi Buku Pendaftaran KKNP (BPK) yang telah disediakan (Pemeriksaan langsung dilakukan dan diselesaikan oleh PAK pada hari yang sama saat mahasiswa mendaftar). 5
3. PAK membuat Daftar Pengusul KKNP (DPK) melalui dengan cara merekap BPK dan kemudian menyerahkan DPK ke SJPK. 4. Setelah menerima DPK, SJPK melaksanakan serangkaian aktivitas sebagai berikut: - mengatur penempatan KKNP. SJPK menghubungi beberapa institusi potensial untuk dijadikan sebagai tempat KKNP mahasiswa (berdasarkan MOU/ file kerjasama jurusan) atau memverifikasi usulan tempat magang yang diajukan sendiri oleh mahasiswa - Melakukan ploting dosen pembimbing KKNP. Serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh SJPK terkait dengan penempatan KKNP dan ploting dosen pembimbing KKNP harus terselesaikan sebelum proses pembekalan KKNP berlangsung. - SJPK meminta pengesahan DPK yang telah dilengkapi dengan ploting dosen pembimbing ke Ketua Jurusan. Apabila ketua jurusan setuju, SJPK menyerahkan DPK ke PAK agar selanjutnya PAK dapat 6
mengumumkan DPK yang telah disahkan oleh Ketua Jurusan di papan pengumuman jurusan. Pengumuman ini harus sudah dilakukan pada saat proses pembekalan berlangsung. - Dengan dibantu oleh PAK, SJPK membuat Surat Tugas bagi Dosen Pembimbing KKNP dan mendistribusikannya ke Dosen Pembimbing KKNP. b. Prosedur Pelaksanaan 1. SJPK bersama PAK mengkoordinasikan acara Pembekalan KKNP. Adapun serangkaian persiapan aktivitas pembekalan adalah sebagai berikut: - mengumumkan jadwal pembekalan - menyiapkan pembicara dalam pembekalan - menyiapkan materi dan Buku Pedoman dan berkas-berkas KKNP yang akan diserahkan ke mahasiswa peserta pembekalan. - mengundang beberapa institusi tempat KKNP (jika memungkinkan). 7
- menyiapkan tempat dan peralatan yang diperlukan dalam pembekalan. 2. Setelah aktivitas pembekalan, mahasiswa menghubungi PAK untuk mengambil formulir permohonan surat pengantar KKNP (FPSK). 3. Mahasiswa mengisi FPSK dan disetujui oleh Dosen Pembimbing KKNP. 4. FPSK yang telah terisi lengkap diterima PAK dan kemudian PAK membuat surat pengantar bagi mahasiswa KKNP (SPK) yang ditandatangani oleh Ketua Jurusan (Surat Pengantar diberikan pada hari yang sama saat mahasiswa menyerahkan FPSK yang telah diisi lengkap). 5. Mahasiswa melaksanakan KKNP dengan prosedur sebagai berikut: - menuju tempat KKNP dengan membawa SPK. - membuat Rencana Kerja KKNP (RKK) melalui konsultasi dengan dosen pembimbing dan pembimbing lapangan - menyerahkan RKK ke masing-masing pembimbing sebagai alat pantau dengan 8
disertai LEPK-1 (dosen pembimbing) dan LEPK-2 (pembimbing lapangan). - melaksanakan KKNP sesuai dengan rencana dan selalu aktif berkonsultasi dengan pembimbing lapangan dan dosen pembimbing. - membuat laporan KKNP (LP-KKNP) dan mengonsultasikannya kepada dosen pembimbing serta pembimbing lapangan. Laporan KKNP diserahkan ke jurusan paling lambat sampai ujian akhir semester pada semester yang bersangkutan. 2. Dosen pembimbing melakukan pemantauan dan pembimbingan dengan cara sebagai berikut: - menerima surat tugas sebagai dosen pembimbing KKNP. - menerima dan mengarsip RKK dari mahasiswa bimbingannya. - melakukan koordinasi dengan pembimbing lapangan melalui kunjungan atau media komunikasi yang lain. 9
- membimbing mahasiswa dalam penulisan Laporan KKNP. c. Prosedur Evaluasi dan Penilaian 1. Mahasiswa meminta pengisian LEPK-2 kepada pembimbing lapangan apabila KKNP telah selesai. 2. Mahasiswa menginformasikan kepada dosen pembimbing bahwa KKNP telah selesai. 3. Dosen pembimbing menentukan Jadwal Ujian KKNP setelah mahasiswa menyelesaikan KKNP dengan didukung syarat berikut ini: - Surat Pernyataan dari Instansi bahwa mahasiswa telah melaksanakan KKNP. - Lembar Kegiatan Harian KKNP (LKHK) yang telah ditandatangani Pembimbing Lapangan. - Lembar Evaluasi Pembimbing KKNP dari Pembimbing Lapangan (ELPK-2) yang sudah diisi lengkap dan ditandatangani oleh Pembimbing Lapangan. - Draft laporan KKNP (tidak perlu dijilid terlebih dahulu). 10
4. Dosen pembimbing melakukan pengujian KKNP berdasar Laporan KKNP dan mengisi nilai KKNP di LEPK-1. Komponen penilaian KKNP diatur dalam peraturan tersendiri. 5. Dosen pembimbing menyerahkan LEPK-1 & LEPK-2 ke PAK dan meminta tanda terima nilai KKNP sebagai bukti bahwa KKNP telah selesai. 6. PAK mengcopy LEPK-1 & LEPK-2 sebanyak 1 (satu) rangkap. LEPK-1 & 2 asli diserahkan ke recording untuk dimasukkan ke SISKA. Copy LEPK-1 & 2 diarsip oleh PAK. 7. Mahasiswa meminta pengesahan laporan KKNP kepada dosen pembimbing dan ketua jurusan sebanyak 4 (empat) eksemplar. Masing-masing eksemplar diserahkan kepada Pembimbing Lapangan, Dosen Pembimbing, Jurusan, dan arsip mahasiswa yang bersangkutan. 8. PAK membuat Surat Ucapan Terima Kasih yang dikirimkan ke institusi tempat KKNP. 11
d. Prosedur Konversi Selain melaksanakan KKNP, mahasiswa bisa menggunakan altertanif lainnya untuk mendapatkan nilai KKNP. Alternatif tersebut adalah dengan jalan konversi serangkaian aktivitas keorganisasian ataupun kegiatan-kegiatan lain yang disetujui oleh Jurusan. Daftar kegiatan tersebut ada dalam Daftar Kegiatan yang Disetarakan Dengan KKNP dan Poin Penilaiannya yang diserahkan pada saat mahasiswa mengikuti acara pembekalan KKNP. Untuk jalur konversi, laporan KKNP yang disusun adalah laporan yang berisi kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh mahasiswa yang akan dikonversikan sebagai pengganti KKNP. Laporan tersebut berisi tentang uraian kegiatan yang dilakukan, waktu dan tempat kegiatan berlangsung, manfaat dan capaian yang diperoleh setelah mengikuti kegiatan, hingga bukti dokumentasi (foto) dari kegiatan yang dilakukan. Laporan konversi tersebut kemudian dikonsultasikan kepada Dosen Pembimbing yang ditunjuk oleh JAFEB UB dan kemudian dilakukan proses konversi nilai sesuai dengan ketentuan dari Jurusan. 12
Bagan Alir Prosedur Pendaftaran MULAI Mahasiswa Mendaftar Transkrip Nilai Bukti Pembayaran KRS Periksa Kelengkapan Oleh PAK Mahasiswa Mengisi BPK BPK PAK Membuat DPK & Menyerahkan Ke SPJK DPK Ploting Dosen Pembimbing Oleh SPJK DPK & Dosen Pembimbing Disahkan kajur Diumumkan Oleh PAK DPK & Dosen Pembimbing SPJK & PAK Membuat Surat Tugas Dosen Pembimbing Surat Tugas Dosen Pembimbing 13
Prosedur Pengendalian Pelaksanaan MULAI SJPK dan PAK Koordinasi Acara Pembekalan PAK Menyerahkan Dokumen KKNP ke Mahasiswa LKK Form Identitas Institusi Tenpat Pedoman KKNP Akademik KKNP Ketentuan Konversi LEPK I & 2 Mahasiswa Mengisi FPSK FPSK PAK Membuat Surat Pengantar KKNP Surat Pengantar ke Institusi Tempat KKNP Pelaksanaan KKNP & Monitoring Dosen Pembimbing 14
Prosedur Evaluasi dan Penilaian MULAI Masa KKNP Mahasiswa Berakhir Pembimbing Lapangan Mengisi LEPK-2 LEPK-2 Dosen Pembimbing Menentukan Jadwal Ujian Ujian KKNP Mahasiswa Draft Laporan KKNP LEPK-2 yang Telah Terisi LEPK-1 Dosen Pembimbing Mengisi LEPK-1 Dosen Pembimbing Menyerahkan LEPK-1&2 ke PAK LEPK-1 LEPK-2 PAK Menggandakan LEPK 2 rangkap LEPK 1 &2 Rangkap Ke 1 LEPK 1 &2 Rangkap Ke 2 Diserahkan Ke Recording Diarsip Oleh PAK 15
Lampiran 1: 16
Lampiran 2: 17
18
Lampiran 3: 19
Lampiran 4: 20
Lampiran 5: 21
22
23
24
Lampiran 6: 25
Lampiran 7: 26
Lampiran 8: 27
Lampiran 9: 28
29