PENINGKATAN PELAYANAN PENGUJIAN MUTU BENIH TPH MELALUI WEBSITE PADA BALAI BESAR PPMB-TPH Penyelenggaraan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV bertujuan membentuk kompetensi kepemimpinan operasional pada pejabat struktural Eselon IV yang akan berperan dalam melaksanakan tugas dan fungsi keperintahan di instansi masing-masing. Kompetensi kepemimpinan operasional adalah kemampuan membuat perencanaan kegiatan instansi dan memimpin keberhasilan implementasi pelaksanaan kegiatan yang diidentifikasikan dengan : 1. Kemampuan membangun karakter dan sikap perilaku integritas sesuai dengan peraturan perundangan dan kemampuan untuk menjunjung tinggi etika publik, taat pada nilai-nilai, norma, moralitas dan bertanggung jawab dalam memimpin unit instansinya; 2. Mampu membuat perencanaan pelaksanaan kegiatan instansinya; 3. Mampu melakukan kolaborasi secara internal dan eksternal dalam mengelola program-program instansi kearah efektifitas dan efisiensi pelaksanaan program; 4. Mampu mengoptimalkan seluruh potensi sumberdaya internal dan eksternal organisasi dalam implementasi program unit instansinya. Berdasarkan Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 22 tahun 2014 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV Bab II mengenai struktur kurikulum, bahwa salah satu materi diklat dalam merancang perubahan dan membangun Tim, telah dilakukan Benchmarking ke Best Practice : Dinas Kominfo, BKD dan Balai LPSE Provinsi Jawa Barat. Secara umum Benchmarking adalah proses membandingkan dan mengukur suatu kegiatan organisasi terhadap proses operasional yang terbaik di kelasnya sebagai inspirasi dalam meningkatkan kinerja organisasi. Benchmarking bertujuan untuk menentukan kunci atau rahasia sukses dari organisasi pesaing yg paling unggul/best practice. Benchmarking diperlukan untuk memungkinkan organisasi dapat membandingkan dengan organisasi kompetitor dan selanjutnya menjadi alat strategi bagi manajemen untuk meningkatkan kinerjanya. Tujuan lain Benchmarking adalah sumber adopsi dan mengadaptasi best practice untuk keperluan pemantapan proyek perubahan. Beberapa keuntungan yang diperoleh melalui 1
Benchmarking adalah untuk mengurangi biaya karena kesalahan, menurunkan pencegahan sebelum kesalahan terjadi, serta penyederhanaan proses. Area proyek perubahan adalah pada Seksi Informasi dan Dokumentasi Bidang Informasi dan Jaringan Laboratorium. Fokus proyek perubahan adalah peningkatan kepuasan pelanggan/konsumen pengujian mutu benih khususnya pada penerimaan sampel pengujian mutu benih tanaman pangan dan hortikultura, selain pelanggan/konsumen membawa sendiri benih yang akan diuji dapat juga mengirim benih melalui jasa pengiriman barang. Sesuai Peraturan Menteri Pertanian Nomor 46/Permentan/OT.140/6/2012 tentang Rincian Tugas Pekerjaan Unit Kerja Eselon IV Pada Balai Besar Pengembangan Pengujian Mutu Benih Tanaman Pangan dan Hortikultura, Bidang Informasi dan Jaringan Laboratorium, Seksi Informasi dan Dokumentasi antara lain : a).melakukan pengumpulan, penyusunan dan penyebaran bahan informasi dan dokumentasi hasil pengembangan pengujian mutu benih, serta pengelolaan sampel dan koleksi varietas, isolate pathogen tular benih dan benih hasil uji tanaman pangan dan hortikultura dalam bentuk leaflet, brosur banner, booklet, buku, buletin, pameran teknologi, publikasi informasi pada mass media, informasi melalui internet, b).melalukan pengelolaan sampel pengujian benih tanaman pangan dan hortikultura yang kegiatannya meliputi : melakukan penerimaan dan pengkodean sampel, melakukan proses administrasi pengajuan pengujian sampel, melakukan pembuatan dan penyampaian laporan hasil pengujian sampel, melakukan penyimpanan, pemeliharaan dan pemusnahan sampel. Tujuan dari judul proyek perubahan adalah melakukan perubahan terhadap proses penerimaan sampel pengujian mutu benih tanaman pangan dan hortikultura. Untuk melakukan pengujian, sampel benih selain dibawa sendiri oleh pelanggan/konsumen ke laboratorium Balai Besar PPMB-TPH dapat juga dikirim melalui jasa pengiriman barang dengan dilengkapi Formulir Pengajuan Pengujian dan bukti pembayaran biaya pengujian. Manfaat dari proyek perubahan yang dilakukan antara lain : 1. Penyediaan data/informasi yang lebih lengkap melalui website kepada pelanggan/konsumen tentang pengajuan pengujian mutu benih TPH. 2
2. Proses pengujian mutu benih tanaman pangan dan hortikultura dapat berjalan lancar sesuai dengan jadwal yang sudah ditetapkan karena alur pengujian sudah dipahami oleh pelanggan/konsumen. 3. Efisiensi waktu dan biaya pada saat pelanggan/konsumen yang akan mengujikan benih tidak harus datang sendiri ke Balai Besar PPMB-TPH. Target yang ingin dicapat dalam proyek perubahan Peningkatan Pelayanan Pengujian Mutu Benih Tanaman Pangan dan Hortikultura melalui Website Pada Balai Besar PPMB-TPH antara lain : 1. Input data/informasi layanan pengujian pada website Balai Besar PPMB-TPH antara lain alur pengujian mutu benih, Formulir Pengajuan Pengujian, Formulir Pembayaran Biaya Pengujian, PP No. 48 tahun 2012 tentang tarif pengujian mutu benih TPH dan tata cara pembayaran PNBP. 2. Pembuatan E-mail khusus untuk pengajuan pengujian mutu benih TPH. 3. Pelanggan/konsumen mengajukan pengujian mutu benih tanaman pangan dan hortikultura melalui website/e-mail Balai Besar PPMB-TPH. Sesuai dengan rencana pentahapan proyek perubahan dengan judul Peningkatan Pelayanan Pengujian Mutu Benih Tanaman Pangan dan Hortikultura melalui Website Pada Balai Besar PPMB-TPH dilaksanakan penerapan sebagai berikut : 1. Pembuatan E-mail Khusus untuk Proses Pengujian Mutu Benih TPH. Pembuatan alamat E-mail khusus untuk proses pengajuan pengujian mutu benih Tanaman Pangan dan Hortikultura yaitu : pengujianbbppmbtph@yahoo.co.id dapat memperlancar aliran informasi baik yang diterima dari pelanggan/konsumen maupun dari Balai Besar PPMB-TPH kepada pelanggan/konsumen. Proses informasi yang cepat dapat memperlancar proses pengujian. 2. Pembentukan Tim Efektif Pembentukan Tim Efektif sesuai dengan Keputusan Kepala Balai Besar Pengembangan Pengujian Mutu Benih Tanaman Pangan dan Hortikultura Nomor : 510d.KP.430/C.3.BBMB/10/2015 tanggal 8 Oktober 2015 tentang PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF PROYEK PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN PENGUJIAN MUTU BENIH TANAMAN PANGAN DAN HORTIKULTURA MELALUI WEBSITE PADA BALAI BESAR PENGEMBANGAN PENGUJIAN 3
MUTU BENIH TANAMAN PANGAN DAN HORTIKULTURA (BALAI BESAR PPMB-TPH). 3. Sosialisasi Website dan E-mail Balai Besar PPMB-TPH Sosialisasi Website : bbppmbtph.tanamanpangan.pertanian.go.id dan E-mail : pengujianbbppmbtph@yahoo.co.id dilakukan dengan cara mencantumkan pada cover belakang majalah/buletin Vigor yang diterbitkan oleh Balai Besar PPMB-TPH. Selain itu sosialisasi juga dilaksanakan pada saat Pameran Pembangunan Pertanian KTNA EXPO di Wisma Haji Donohudan Boyolali Jawa Tengah. 4. Melengkapi data Website Balai Besar PPMB-TPH pada kolom layanan pengujian antara lain dengan Alur Pengujian Mutu Benih, Formulir Pengajuan Pengujian, PP Tarif No. 48, Pembayaran Biaya Pengujian dengan Sistem Billing. 5. Permohonan Pengujian melalui E-mail : pengujianbbppmbtph@yahoo.co.id Permohonan Pengujian oleh UPT PSBTPH Provinsi Jawa Timur. Permohonan Pengujian oleh BPSB Provinsi Sumatera Selatan. Permohonan Pengujian oleh UPTD BPSBP Provinsi DI. Yogyakarta. 6. Evaluasi kepuasan pelanggan dilakukan dengan mengirim Formulir Survey Kepuasan Pelanggan melalui E-mail ke BPSB diseluruh Provinsi di Indonesia dan produsen benih swasta. Sampai saat ini data yang sudah diisi oleh pelanggan/konsumen sebanyak 4 Instansi yaitu UPT PSBTPH Jawa Timur, BPSB Nusa Tenggara Barat, BPSB Kalimantan Tengah dan BPSB Jawa Barat. Setelah dievaluasi antara data tahun 2014 dan 2015 terjadi peningkatan kepuasan pelanggan dari 66,34 % menjadi 85,09 %. Proyek Perubahan dengan judul PENINGKATAN PELAYANAN PENGUJIAN MUTU BENIH TANAMAN PANGAN DAN HORTIKULTURA MELALUI WEBSITE PADA BALAI BESAR PPMB-TPH diharapkan dapat mempercepat proses pengujian mutu benih dan efisiensi biaya karena pelanggan/konsumen tidak perlu datang sendiri ke Balai Besar PPMB-TPH. 4
5