MODUL 5 TRANSAKSI PEMBELI AN (PURCHASES) Tujuan Mencatat transaksi pembelian dengan berbagai kondisi, mulai dari pemesanan, pembelian tunai dan kredit, pembayaran hutang, pertukaran barang yang telah dijual. Enter Purchases Enter Purchases berfungsi untuk mencatat transaksi pembelian. Jenis Faktur Ada 3 jenis faktur pada Enter Purchases, yaitu : 1. Quote (Faktur pemberian jatah barang yang biasa diberikan pemasok) 2. Order (Faktur pesanan Pembelian) 3. Bill (Faktur Pembelian) Bentuk Faktur Ada 5 bentuk faktur pada Enter Sales, yaitu : 1. Service (digunakan untuk transaksi pembelian jasa atau barang yang tidak terdapat di Items List) 2. Item (digunakan untuk transaksi pembelian barang yang terdapat di Item s List) 3. Professional (sama dengan Service, tapi dapat memasukkan tanggal per jasa yang dibeli dalam satu faktur) 4. Miscellaneous (digunakan mencatat transaksi pembelian yang cepat yang tidak berhubungan dengan Items List) Pencatatan Transaksi Pembelian (Bill) Transaksi pembelian terbagi 2 (dua) yaitu tunai dan kr edit. Adapun langkah pencatatannya sebagai berikut : Klik Enter Purchases dari jendela Command Centre Pilih jenis faktur Bill Catat data transaksi penjualan yang diperlukan, yaitu : - Supplier : nama pemasok (dipilih dari daftar pemasok) - Purchase # : nomor faktur pembelian - Date : tanggal transaksi Catat data barang yang dibeli pada tabel data barang, yaitu : - Received : jumlah barang - Item Number : kode barang (dipilih dari daftar barang) - Price : harga barang 35 STMIK TRIGUNA DHARMA

- Disc% : isi dengan persentase potongan pembeli an (jika ada) - Tax : isi dengan kode pajak yang digunakan (N-T atau PPN) Catat ongkos angkut penjualan pada isian Freight (jika ada) Catat Pembayaran pembelian pada isian Paid Today - jika tunai diisi sesuai dengan nilai yang tertera pada isian Total Amount - jika kredit diisi sesuai dengan uang muka yang diberikan Catat keterangan transaksi pada Journal Memo Setelah selesai seluruh pencatatan, klik tombol Record. Gambar 5.1 : Pencatatan transaksi pembelian (Bill) Pencatatan transaksi Quote (quota) dan Order (pesanan) pada dasarnya sama dengan pencatatan transaksi Bill (pembelian). Perbedaannya yaitu : - Pada transaksi Quote, tidak terdapat isian Backorder dan Paid Today - Pada transaksi Order, tidak terdapat isian Backorder 36 STMIK TRIGUNA DHARMA

Gambar 5.2 : Pencatatan transaksi pembelian (Quote) Gambar 5.3 : Pencatatan transaksi pembelian (Order) 37 STMIK TRIGUNA DHARMA

Purchases Register Purchases Register berfungsi untuk melihat seluruh transaksi pembelian yang telah diproses atau dicatat. Selain itu Purchases Register juga berfungsi untuk mengubah transaksi Quote menjadi Order atau Invoice, mengubah transaksi Order menjadi Invoice, mencatat pertukaran barang yang tidak sejenis. Gambar 5.4 : Purchases Register Merubah Transaksi Order (Pesanan) Menjadi Bill (Pembelian) Transaksi pembelian dapat didahului dengan transaksi pemesanan. Dan pada akhirnya transaksi pesanan (Order) tersebut akan diubah menjadi transaksi pembelian (Bill). Langkah untuk mengubah transaksi Order menjadi Bill sebagai berikut : Buka Purchases Register klik tab Order Pilih transaksi Order yang akan diubah menjadi Bill Klik tombol Change to Bill Gambar 5.5 : Change to Bill 38 STMIK TRIGUNA DHARMA

atau Klik 2x transaksi Order yang akan diubah menjadi Bill (akan tampil faktur Order) Setelah tampil faktur Order, klik tombol Bill Gambar 5.6 : Proses mengubah Order menjadi Bill Selanjutnya faktur Order tersebut akan merubah menjadi faktur Bill Klik tombol Payment untuk mencatat sisa pembayaran dari pesanan Gambar 5.7 : Faktur Bill dari Order Kemudian akan tampil form Pay Bills (Pembayaran Tagihan) dan catat data berikut : - Amount : nilai pembayaran yang diterima pemasok (sesuaikan dengan nilai pada kolom Total Owed dengan status transaksi Order yang tertera pada tabel) 39 STMIK TRIGUNA DHARMA

- Memo : keterangan pembayaran - Amount Applied : nilai pembayaran yang dikeluarkan perusahaan (cukup diklik) Selanjutnya klik Record Gambar 5.8 : Pelunasan sisa pembayaran pesanan 40 STMIK TRIGUNA DHARMA

Contoh Studi kasus perusahaan yang bergerak dibidang penjualan komputer buildup dan rakitan serta penjualan komponen komputer. Instruksi : Bukalah file MYOB dengan nama file : Kasus1-XtraCom Catatlah transaksi pembelian berikut : 1. 02-08-2009 Dibeli secara tunai dari PT. Intercom produk berikut : - Flashdisk 1 GB 10 unit @ Rp. 50.000,- - Flashdisk 2 GB 25 unit @ Rp. 80.000,- - Flashdisk 4 GB 25 unit @ Rp. 120.000,- Nomor Purchase : P08090001 Penyelesaian : Gambar 5.9 : Penyelesaian contoh 1 41 STMIK TRIGUNA DHARMA

Jurnal untuk transaksi tersebut sbb: a. Jurnal Purchase b. Jurnal Disbursements 2. 03-08-2009 Dibeli secara kredit dari PT. Win Pertiwi produk berikut : - Monitor 14 Inchi 10 unit @ Rp. 225.000,- - Monitor 15 Inchi 10 unit @ Rp. 275.000,- - Monitor 17 Inchi 10 unit @ Rp. 325.000,- Uang muka Rp. 3.000.000,- Nomor Purchase : P08090002 42 STMIK TRIGUNA DHARMA

Penyelesaian : Gambar 5.10 : Penyelesaian contoh 2 Jurnal untuk transaksi tersebut sbb: a. Jurnal Purchase b. Jurnal Disbursements 43 STMIK TRIGUNA DHARMA

Latihan Studi kasus perusahaan yang bergerak dibidang penjualan komputer buildup dan rakitan serta penjualan komponen komputer. Instruksi : Bukalah file MYOB dengan nama file : Kasus1-XtraCom Catatlah transaksi pembelian berikut : 1. 10-08-2009 Dibeli secara tunai 5 unit DVD Room @ Rp. 115.000, - dari PT. Intercom. No. Faktur : P0809004 2. 11-08-2009 Dibeli secara kredit dari PT. Intercom produk berikut : - Harddisk 120 GB 10 unit @ Rp. 650.000,- - Harddisk 80 GB 5 unit @ Rp. 400.000,- Uang muka Rp. 4.000.000,- Nomor Purchase : P08090005 3. 12-08-2009 Dipesan 25 unit Processor P3 800 @ Rp. 75.000,- dari PT. Sparecom dengan uang muka Rp. 1.000.000,- No. Order : PO-002 4. 15-08-2009 Diterima pesanan 25 unit Processor P3 800 dari PT. Sparecom dan perusahaan melunasi sisa pembayarannya. No. Faktur : P0809006 44 STMIK TRIGUNA DHARMA