AD.PK A6 BAHAGIAN AUDIT DALAM JABATAN PERDANA MENTERI SELF ASSESSMENT PENGURUSAN KEWANGAN TEMPOH PENILAIAN : 1 JULAI 2014 HINGGA 30 JUN 2015 Nama Pejabat : Perkara yang dinilai : Pengurusan Aset Dan Stor Objektif : Untuk Menentukan Aset dan Inventori Diurus Dengan Cekap dan Mengikut Peraturan Berikut adalah penilaian terhadap perkara mengenai pengurusan aset dan inventori bagi tempoh pengurusan kewangan yang dinyatakan untuk diberikan makluman/ulasan/tindakan: Bil 1 Unit Pengurusan Aset (UPA) Unit Pengurusan Aset ditubuhkan di semua Kementerian, Jabatan dan Pusat Tanggungjawab. KP 1.1/2013 dan Surat Edaran JPA JPA(S)(BPO)215/65 bertarikh 29.10.2009 Adakah Unit Pengurusan Aset ditubuhkan?
2 Pegawai Aset Pegawai Aset dilantik bagi menguruskan aset alih Kerajaan KP 1.1/2013 dan Surat Kementerian Kewangan KK/BPKS(S)/10/800-8/1/1 Jld. 2 (49) bertarikh 7.2.2013 Pegawai Aset dilantik bagi menguruskan aset alih Kerajaan KP 1.1/2013 ii. i. Adakah Pegawai Aset dilantik oleh Ketua Setiausaha/Ketua Pengarah/Pengerusi JKPAK Peringkat Kementerian/Ibu Pejabat Jabatan? Adakah tugas Pegawai Aset dinyatakan dalam senarai tugas? 3 Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) JKPAK telah ditubuhkan bagi merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih Kerajaan KP 1.1/2013 i. Adakah JKPAK telah ditubuhkan oleh Jabatan? ii. Adakah Mesyuarat JKPAK telah diadakan setiap 3 bulan sekali selepas tamat tempoh sesuatu suku tahun? iii. Adakan Mesyuarat JKPAK membincangkan semua agenda yang ditetapkan? iv. Adakah Minit Mesyuarat JKPAK disediakan dan difailkan? v. Adakah hasil Mesyuarat JKPAK dilaporkan dalam Mesyuarat JPKA?
4 Pegawai Penerima (PP) 5 Urusan Pendaftaran Aset Memastikan tatacara penerimaan dilaksanakan dengan betul. KP 2.2/2013 KP 6.2/2013 Memastikan tatacara pendaftaran dilakukan sepertimana dinyatakan di dalam pekeliling KP 2.3/2013 i. Adakah Pegawai Penerima dilantik oleh Ketua Jabatan? ii. Adakah tugas dan tanggungjawab PP dinyatakan dalam senarai tugas? i. Adakah aset didaftarkan dalam tempoh 2 minggu dari tarikh pengesahan penerimaan di Pesanan Kerajaan/invois/nota penghantaran?
ii. Adakah semua Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Daftar Inventori (KEW.PA-3) diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini? iii. Adakah semua Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Senarai Daftar Inventori (KEW.PA- 5) diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini? iv. Adakah Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (Kew. PA-6) diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini? v. Adakah semua Senarai Aset di Lokasi (KEW.PA-7) diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini? 6 Urusan Pendaftaran Stor Memastikan tatacara pendaftaran dilakukan sepertimana dinyatakan di dalam pekeliling i. Adakah penerimaan barang dari pembekal menggunakan Borang Terimaan Barang-Barang (BTB) KEW.PS-1? KEW.PS-1 disediakan oleh Pegawai Penerima dan diperakukan oleh Pegawai Pengesah KP 6.3/2013 ii. Adakah terimaan bekalan pejabat direkodkan pada Kad Kawalan Stok (KEW. PS-3) di Stor Utama/Pusat dan Kad Petak (KEW. PS-4) di Stor Utama/Pusat/Unit? 7 Urusan Pelabelan Daftar Harta Modal diselenggarakan dengan lengkap dan teratur KP 2.3/2013 i. Adakah semua harta modal yang dimiliki telah dilabel HAK KERAJAAN MALAYSIA dan Nama Kementerian /Jabatan/Agensi? ii. Adakah semua aset di tanda
dengan Nombor Siri Pendaftaran? 8 Kerosakan Aset Borang Aduan Kerosakan Aset diselenggarakan dengan kemas kini. KP 2.4/2013 Adakah semua Borang Aduan Kerosakan Harta Modal (KEW.PA- 9) dan Borang Laporan Kerosakan Aset Alih bernilai Rendah KEW.PA-9 (A) diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini? 9 Pemeriksaan Aset Pemeriksaan aset dilakukan seperti kehendak peraturan. KP 2.4/2013 i. Adakah sekurang-kurangnya 2 Pegawai Pemeriksa aset dilantik secara bertulis oleh Ketua Setiausaha/Ketua Pengarah/Pengerusi JKPAK? Pemeriksaan aset dilakukan seperti kehendak peraturan. KP 2.4/2013 ii. Adakah pemeriksaan dilaksanakan sekurang-kurangnya 1 kali setahun terhadap semua aset/inventori? iii. Adakah KEW.PA-10, KEW.PA-11 dan KEW.PA-12 disediakan dan dihantar ke Ibu Pejabat/Perbendaharaan? 10 Pemeriksaan Stok Pemeriksaan Stok dilaksanakan seperti kehendak peraturan. i. Adakah pemeriksaan stok dilaksanakan mulai 1 Oktober tahun semasa?
KP 6.6/2013 ii. Adakah pemeriksaan stok dilaksanakan sekali setahun? Pemeriksaan stok dilaksanakan seperti kehendak peraturan. (Stor Utama/Pusat) KP 6.6/2013 iii. Adakah sekurang-kurangnya 2 Pegawai Pemeriksa stok dilantik secara bertulis oleh Ketua Jabatan? iv. Adakah satu garisan merah dibuat pada akhir transaksi di Kad Kawalan Stok dan ditandatangani serta ditarikhkan oleh pegawai pemeriksa? 11 Verifikasi Stor Verifikasi stor dilakukan seperti kehendak peraturan. (Stor Utama/Pusat) KP 6.6/2013 i. Adakah sekurang-kurangnya 2 Pegawai Verifikasi Stor dilantik secara bertulis oleh Ketua Setiausaha/ Ketua Pengarah/Pengerusi JKPAK? ii. Adakah verifikasi stor dilaksanakan selepas pemeriksaan stor dilaksanakan. 12 Peraturan Penyenggaraan Peraturan penyenggaraan dilakukan sepertimana kehendak pekeliling. iii. Adakah verifikasi stor dilaksanakan sekurang-kurangnya 1 kali setahun iaitu selepas pemeriksaan stok dan sebelum berakhir pada 31 Disember? iv. Adakah verifikasi stor direkodkan di dalam KEW.PS-14? i. Adakah KEW.PA-13 disediakan dengan lengkap dan kemas kini bagi semua aset yang memerlukan penyenggaraan berkala?
KP 2.5/2013 ii. Adakah penyenggaraan direkodkan dengan lengkap dan kemas kini di dalam (KEW.PA-14)? 13 Pegawai Kenderaan Pegawai Kenderaan dilantik oleh Ketua Jabatan. WP 4.1/2013 Adakah Pegawai Kenderaan telah dilantik oleh Ketua Jabatan secara bertulis? 14 Buku Log Kenderaan Setiap kenderaan Kerajaan dibekalkan dengan Buku Log bagi tujuan mengawal dan memantau kenderaan. WP 4.1/2013 i. Adakah Buku Log Kenderaan disediakan bagi setiap kenderaan? Buku Log diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. WP 4.1/2013 ii. Adakah Buku Log diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini? iii. Adakah Buku Log diperiksa dan pengesahan pengiraan Kadar Penggunaan Bahan Api Bulanan dibuat selewat-lewatnya sebelum 10hb berikutnya? iv. Adakah keratan helaian asal Buku Log diceraikan dan difailkan dengan teratur serta disahkan oleh Pegawai Kenderaan pada hari akhir setiap
v. Adakah Ketua jabatan membuat Ada bukti Buku Log pemeriksaan mengejut ke atas diperiksa sekurangpenggunaan Buku Log sekurangkurangnya sekali setahun? kurangnya sekali setahun dan ditandatangan ringkas serta dicatatkan tarikh pemeriksaan oleh Ketua Jabatan.
15 Kad Inden Kad Inden disimpan dan digunakan dengan teratur WP 4.1/2013 i. Adakah kad inden minyak disimpan oleh Pegawai Kenderaan? ii. Adakah resit pembelian bahan api disimpan dengan teratur? iii. Adakah buku rekod pergerakan Kad Inden kenderaan di selenggara dengan lengkap dan kemas kini? iv. Adakah pemandu/pemegang kad individu menyemak dan mengesahkan penyata pembelian berdasarkan resit-resit pembelian? Pegawai Kenderaan hendaklah menyimpan kad ini melainkan sekiranya ada keperluan mengisi bahan api Pengesahan hendaklah dibuat oleh pemandu/pemegang kad individu bagi mengesahkan pembayaran yang telah dibuat melalui Sistem Pukal. 16 Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit disimpan dan digunakan dengan teratur WP 4.1/2013 i. Adakah Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit disimpan oleh Pegawai Kenderaan? ii. Adakah Buku Rekod Pergerakan dan Penggunaan Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini? Pegawai Kenderaan hendaklah menyimpan kad ini melainkan sekiranya ada keperluan untuk menggunakannya. sewajarnya
iii. Adakah Pegawai Kenderaan mencetak/menerima penyata bulanan dari syarikat pembekal bagi tujuan penyemakan? Cetakan boleh dibuat melalui sistem yang disediakan oleh pembekal Touch N Go/ Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit 17 Pelupusan Pelantikan dan tugas Lembaga Pemeriksa Pelupusan dilakukan sepertimana kehendak pekeliling. KP 2.6/2013 i. Adakah Lembaga Pemeriksa Pelupusan dilantik oleh Ketua Setiausaha/Ketua Pengarah/Pengerusi JKPAK peringkat Kementerian atau Ibu Pejabat Jabatan? Salah seorang Lembaga Pemeriksa terdiri sekurangkurangnya dari kalangan pegawai Kumpulan Pengurusan & Profesional dan seorang pegawai sokongan. ii. Adakah Lembaga Pemeriksa Pelupusan menyediakan jadual pemeriksaan kepada Urus Setia Pelupusan (Unit Pengurusan Aset)? Pelupusan dilakukan sepertimana kehendak pekeliling. KP 2.6/2013 dan P.U.(B) 485 bertarikh 27 Oktober 2014 iii. iv. Adakah kelulusan pelupusan diperolehi daripada Pihak Kuasa Melulus? Adakah Perakuan Pelupusan (KEW.PA-16) telah diperolehi bagi pelupusan aset METE dan perkakasan komputer? METE ( Mekanikal, Elektrikal, Teknikal dan Elektronik) v. Adakah tindakan pelupusan dijalankan dalam tempoh 6 bulan selepas kelulusan? vi. Adakah Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-18) disediakan bagi pelupusan secara musnah? vii. Adakah Sijil Pelupusan (KEW.PA- 19) disediakan?
viii. Adakah daftar aset yang dilupuskan dikemas kini? Ruangan Pelupusan/hapus kira pada KEW.PA- 2/KEW.PA-3 dikemas kini