1. TUJUAN Prosedur ini mengatur tata cara pelaksanaan Tinjauan (kaji ulang) Manajemen, untuk memastikan bahwa sistem mutu telah dijalankan dengan baik. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup pelaksanaan Tinjauan Manajemen pada seluruh Bagian/Unit Kerja di lingkungan, mulai dari menyiapkan resume data bahan Tinjauan Manajemen, membuat undangan, menganalisa dan menetapkan rencana tindakan sampai dengan membuat Minutes of Meeting dan pendistribusian ke pihak terkait. 3. DEFINISI Tinjauan Manajemen adalah kegiatan pertemuan yang dilaksanakan secara berkala yang membahas temuan masalah yang terkait dengan penerapan sistem penjaminan mutu dalam kurun waktu tertentu serta mengkaji tindak lanjut perbaikan 4. REFERENSI 4.1. Manual Mutu UNIVERSITAS NUSA CENDANA 4.2. Peraturan-peraturan dari Dikti 4.3. ISO 9001 : 2008 Klausul Management Review 5. DISTRIBUSI 5.1. Pimpinan universitas 5.2. Pimpinan fakultas 5.3. Pimpinan unit 5.4. Pimpinan prodi 5.5. Quality Assurance Center (QAC) Ketua Penjaminan Mutu Prodi (KaPMP) 5.6. Dosen 5.7. Tata Usaha (TU) fakultas 5.8. TU prodi 6. PROSEDUR 6.1. Ketentuan Umum 6.1. Agenda pertemuan Tinjauan Manajemen mencakup tentang: a. Hasil Tinjauan Manajemen sebelumnya b. Tindak lanjut Tinjauan Manajemen sebelumnya c. Hasil audit (internal dan eksternal) Halaman 1 dari 6
d. Evaluasi dosen e. Keluhan mahasiswa f. Umpan balik stekeholder g. PTPP Status h. Laporan penyimpangan PTPP i. Kinerja proses dan kesesuaian hasil kerja j. Status tindakan preventative dan tindakan corrective k. Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu l. Kemajuan pekerjaan m. Saran-saran untuk perbaikan n. Pencapaian Sasaran Mutu o. Informasi-informasi lain yang diperlukan 6.2. QAC harus mendistibusikan agenda Tinjauan Manajemen kepada seluruh peserta rapat paling lambat 5 hari sebelum pelaksanaan tinjauan manajemen 6.3. Peserta Rapat Tinjauan Manajemen terdiri atas: pimpinan universitas, pimpinan fakultas, pimpinan unit, QAC-KaPMP, dan pimpinan prodi 6.4. Inventarisasi masalah diserahkan ke QAC 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan Tinjauan Manajemen 6.5. Setiap Tinjauan Manajemen harus dibuatkan Minutes of Meeting dan didistribusikan ke semua pihak yang berkepentingan 6.2. Ketentuan Khusus Hal-hal yang bersifat spesifik yang belum diatur dalam prosedur ini akan diatur dalam dokumen mutu tersendiri. 6.3. Prosedur 6.3.1. Pada awal tahun QAC membuat jadwal Rapat Tinjauan Manajemen, yang terdiri atas: rapat bulanan dan Rapat Tinjauan Manajemen setiap 6 bulan 6.3.1.1. Jadwal tahunan didistribusikan kepada seluruh peserta rapat untuk mendapat persetujuan; jadwal tahunan ditandatangani oleh Rektor 6.3.2. Pada setiap kali akan melakukan rapat, QAC memberikan undangan dan agenda rapat kepada peserta rapat paling lambat 1 minggu sebelum rapat Halaman 2 dari 6
6.3.3. Para calon peserta rapat yang telah menerima undangan menyiapkan materi rapat yang akan dibahas dalam Rapat Tinjauan Manajemen 6.3.3.1. Peserta rapat terdiri atas: pimpinan universitas, pimpinan unit, pimpinan prodi, dan QAC selaku pengundang 6.3.4. Peserta rapat menyampaikan materi rapat yang telah disiapkan ke forum Rapat Tinjauan Manajemen, antara lain: 6.3.4.1. Rektor, menyampaikan kesesuaian Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu 6.3.4.2. QAC, menyampaikan: a. Resume singkat mengenai perkembangan dari sistem penjaminan mutu yang telah dilaksanakan dengan mengacu dari hasil audit internal, jumlah dan jenis keluhan pelanggan yang masuk, PTPP Status yang diterbitkan serta hal-hal yang dianggap relevan b. Hasil audit internal c. Tindakan koreksi atau pencegahan d. Umpan balik dari stakeholder e. Usulan dokumen baru/revisi yang diterima f. Follow up dari rencana tindakan dari Rapat Tinjauan Manajemen sebelumnya 6.3.4.3. Untuk pimpinan fakultas, unit, dan prodi menyampaikan: a. Pencapaian kinerja dan Sasaran Mutu dan alasan-alasan terhadap kinerja yang tidak tercapai b. Penyimpangan-penyimpangan yang terjadi serta dampaknya terhadap Sasaran Mutu di bagiannya c. Hasil analisa dan penetapan tindakan perbaikan maupun pencegahan yang diperlukan d. Rekomendasi peningkatan proses e. Kebutuhan sumber daya f. Kebutuhan pelatihan 6.3.4.4. Keluaran Rapat Tinjauan Manajemen dapat berupa: a. Rencana peningkatan efektifitas sistem penjaminan mutu b. Rencana peningkatan mutu jasa pelayanan yang berhubungan dengan persyaratan atau keinginan pelanggan c. Persetujuan kebutuhan sumber daya dan pelatihan Halaman 3 dari 6
6.3.5. QAC mendistribusikan notulen Rapat Tinjauan Manajemen ke peserta rapat 6.3.5.1. Notulen Rapat Tinjauan Manajemen dibuat dan ditandatangani QAC 6.3.5.2. Apabila action plan membutuhkan tindakan koreksi maka QAC dapat mengeluarkan CPAR/ Permintaan Tindakan Koreksi/Pencegahan kepada pemimpin unit terkait 6.3.6. Manajemen unit terkait melaksanakan tindakan perbaikan/pencegahan sesuai hasil Rapat Tinjauan Manajemen 6.3.7. QAC memantau pelaksanaan dan efektifitas action plan pimpinan unit terkait Halaman 4 dari 6
Pimpinan Prodi Pimpinan Fakultas Pimpinan Unit QAC Manajemen Pimp. Univ. PROSEDUR MUTU SISTEM 6.4. Alur Kerja Unit Kegiatan Waktu Dokumen QAC membuat jadwal Rapat Tinjauan Manajemen, yang terdiri atas: rapat bulanan dan Rapat Tinjauan Manajemen setiap 6 bulan Pada setiap kali akan melakukan rapat, QAC memberikan undangan dan agenda rapat kepada peserta rapat Para calon peserta rapat yang telah menerima undangan menyiapkan materi rapat yang akan dibahas dalam Rapat Tinjauan Manajemen Peserta rapat menyampaikan materi rapat yang telah disiapkan ke forum Rapat Tinjauan Manajemen QAC mendistribusikan notulen Rapat Tinjauan Manajemen ke peserta rapat 2 3 3 4 5 2 2 2 4 4 4 4 5 1 2 3 3 3 5 5 5 Awal tahun akademik Maks. 1 minggu sebelum rapat Akhir rapat Jadwal Rapat Notulen Rapat Manajemen unit terkait melaksanakan tindakan perbaikan/pencegahan sesuai hasil Rapat Tinjauan Manajemen QAC memantau pelaksanaan dan efektifitas action plan pimpinan unit terkait 6 6 6 6 6 7 7 7 7 7 7. ARSIP 7.1. Permohonan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (CPAR) 7.2. Undangan Pertemuan 7.3. Daftar Hadir 7.4. Notulen Rapat/Risalah Rapat Tinjauan Manajemen Halaman 5 dari 6
8. LAMPIRAN 8.1. Formulir Undangan Pertemuan 8.2. Formulir Daftar Hadir 8.3. Formulir Notulen Rapat 8.4. Formulir Monitoring Hasil Pelaksanaan Rapat Disahkan oleh: Diperiksa oleh: Dipersiapkan oleh: Halaman 6 dari 6
Halaman 7 dari 6