6.4-1 6. 4.1. Daftar Piutang Customer Pada proses penjualan informasi tentang transaksi piutang, baik mutasi ataupun sisa piutang adalah penting untuk menjadikan bahan pertimbangan bagian penagihan untuk dapat menagih sisa piutang kepada pelanggan kita. Pertama yang harus dilihat adalah laporan sisa piutang atau tagihan kepada pelanggan, laporan ini dapat anda klik melalui menu Reports->Customers->004. Kartu Piutang Customer Summary. Dari laporan diatas anda tidak melihat satupun data piutang customer yang ditampilkan. ~Penjelasannya ~ adalah anda tidak melakukan proses bulanan piutang untuk pelanggan untuk periode yang bersangkutan (misal: 08-06 adalah tahun 2008 dan bulan 6). Jadi laporan ini dasarnya adalah proses bulanan piutang. Asumsi sekarang anda sekarang berada di tahun 2008 bulan Juni. Proses Bulanan Piutang adalah proses yang ada di SIMAK Accounting untuk mengarsipkan seluruh transaksi penjualan dan pembayaran juga retur dan kredit memo yang dilakukan oleh seorang pelanggan dalam satu periode ~bulanan~ yang pada akhirnya didata dan diarsipkan oleh SIMAK Accounting sebagai bahan acuan untuk saldo awal sisa piutang untuk periode selanjutnya. Bagaimana cara kerja proses bulanan piutang ini? Baiklah mari kita kerjakan proses bulanan ini, pertama yang harus diingat adalah mengarsipkan transaksi saldo awal piutang sebelum memproses sampai bulan sekarang. Perlu diingat bahwa di SIMAK Accounting yang namanya saldo awal piutang adalah transaksi faktur penjualan yang bertanggal 31-Desember-2008. 1. Untuk memunculkan proses bulanan ini anda harus memilih menu Penjualan->Proses Bulanan Piutang 2. Setelah muncul kotak untuk proses bulanan Tombol ini dipakai untuk memproses bulanan piutang dan apabila sukses periode yang diproses akan di daftar kan di kotak sebelah kirinya. Tombol ini dipakai untuk melihat daftar arsip saldo awal, mutasi dan saldo akhir piutang pelanggan dalam periode yang disorot dalam kotak daftar arsip sebelah.
6.4-2 Tombol ini dipakai untuk menghapus periode arsip yang telah dibuat untuk periode yang dipilih di kotak arsip Tombol ini dipakai untuk mencetak daftar arsip piutang pelanggan dalam periode yang dipilih. Tombol ini adalah sama dengan memilih laporan customer yang nomor 004. Tombol ini dipakai untuk mengupdata saldo piutang yang tertera di master data customer, penggunaan tombol ini sebaiknya dilakukan untuk periode arsip yang terakhir kali dilakukan. Jadi anda hanya boleh menekan tombol ini untuk periode 2008-06 yang ada di kotak arsip sebelahnya. 3. Click tombol Tambah kemudian isi periode 2007-12 kemudian klik tombol OK dan tunggu. 4. Click tombol Tambah lagi untuk periode 2008-01 sampai periode 2008-06 5. Terakhir untuk mengupdate sisa piutang akhir di data master customer, anda tinggal sorot periode 2008-06 kemudian tekan tombol Update Master 6. Kemudian tekan tombol Cetak atau diulangi lagi laporan yang nomor 004. Diatas. 7. Juga periksa sisa piutang di data master customer lewat menu Penjualan-> Customers/Prospects. Laporan nomor 004. Kartu Piutang Customer Summary yang sudah benar. Sisa saldo piutang customer di master data.
6.4-3 Laporan Kartu Piutang Customer. Menu Reports->Customers ->005. Kartu Piutang Customer - Detail PROBLEM TRANSAKSI PEMBAYARAN YANG BELUM DIINPUT Problemnya adalah apabila dicetak untuk periode 2008-04 setelah dicek di bukti fisik pembayaran ternyata ada pembayaran piutang yang belum dilakukan untuk tanggal 30-april-2008 untuk faktur nomor PJL-03-00195 sebesar Rp. 500,000 dengan cash. Solusinya adalah anda menghapus terlebih dahulu di daftar arsip untuk periode 2008-06 sampai 2008-04 atau sampai periode yang akan dikoreksi lagi. Kemudian anda lakukan proses pembayaran piutang seperti biasanya lewat menu Penjualan -> Bayar Piutang Setelah di ulangi cetak kartu piutang maka data pembayaran akan tampil di baris terakhir kartu piutang untuk pelanggan ANUGRAH (HANS) seperti tampak berikut ini.
6.4-4 Terakhir anda harus melakukan arsip lagi untuk periode 2008-04 sampai 2008-06 agar daftar saldo piutang sama dengan data saldo piutang di data master customer. Ah untung sama. PROBLEM SALAH INPUT UNTUK PEMBAYARAN, BAGAIMANA MENGUBAH ATAU MENGHAPUS DARI KARTU PIUTANG CUSTOMER. Dari kartu piutang customer periode 2008-04 ternyata pembayaran tanggal 8-april-2008 adalah salah input karena tadinya bermaksud untuk test saja, bagaimana menghapusnya? Solusi: Memang kesalahan manusia / human error bisa saja terjadi ketika bekerja (asal jangan keseringan. Untuk menghapus data pembayaran tersebut ikut langkah-langkah berikut: Perhatikan baris kedua KM.KAS.0001->PJL-02-00193 informasi ini menunjukan nomor bukti pembayaran dan nomor bukti faktur penjualan kredit. 1. Klik menu Penjualan->Faktur Penjualan Kredit 2. Setelah tampil carilah nomor faktur PJL-02-00193 lewat tombol Cari atau Daftar 3. Klik tab Pembayaran kemudian sorot baris yang berisi nomor bukti KM.KAS.0001 4. Setelah disorot tekan tombol DEL Setelah selesai cetak perhatikan lagi kartu piutang customer, terlihat baris yang dimaksud sudah hilang (ajaib kan)
6.4-5 Hati-hati proses ini tidak secara otomatis menghapus data pembayaran di transaksi kas masuk, silahkan lakukan penghapusan lagi secara manual di menu Banking ->Transaksi Kas Masuk Kemudian cari nomor voucher KM.KAS.0001 kemudian tekan tombol Hapus Namun jangan dilakukan hal ini kalau bukti kas masuk ini untuk pembayaran banyak faktur penjualan. PR: Terakhir silahkan periksa di data master customer untuk saldo piuntangya