Halaman: 1/6 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan cara perlaksanaan penyelenggaraan berkala peralatan ICT dan pangkalan data. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi aktiviti mengenalpasti samada perlu untuk penyelenggaraan, perlaksanaan penyelenggaraan dan penilaian keberkesanan perkhidmatan penyelenggaraan berkala ICT yang melibatkan peralatan ICT dan juga pangkalan data. 3.0 TANGGUNGJAWAB Ketua PTJ bertanggungjawab sepenuhnya dalam memastikan Prosedur Berkala ICT dilaksanakan dan semua Staf IT PTJ bertanggungjawab untuk mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen OPR/ICT/GP01/ Garis Panduan ICT UPM/SOK/KEW-AST/P012 SOK/ICT/SU01/Aset ICT Prosedur Pengurusan Aset Senarai Utama Aset ICT UPM
Halaman: 2/6 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN Pemohon Dalaman ICT Luaran : Pusat Pembangunan Maklumat & Komunikasi : Pihak yang memohon perkhidmatan : berkala yang dilakukan oleh Staf IT di UPM : Merangkumi penyelenggaraan berkala ICT dalaman dan luaran (peralatan ICT dan pangkalan data) : berkala yang dilakukan oleh pihak luar yang dilantik oleh UPM : Pegawai Teknologi Maklumat/Penolong Pegawai Teknologi Maklumat/Juruteknik Komputer/Staf lain yang dilantik untuk mengurus ICT UPM : Universiti Putra Malaysia
Halaman: 3/6 6.0 PROSES TERPERINCI Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula 6.2 Kenal pasti penyelenggaraan 6.2 Kenal pasti penyelenggaraan ICT pada setiap awal tahun atau pada permulaan penerimaan Aset ICT Garis Panduan ICT (OPR/IDEC/GP01/ ) 6.3 Sediakan log kekerapan penyelenggaraan 6.3 Sediakan Log Kekerapan Berkala ICT dengan menggunakan: (a) Log Berkala Harian (OPR/ IDEC /BL02/ Harian) untuk penyelenggaraan harian;atau (b) Log Berkala Tahunan (OPR/ IDEC /BL03/ Tahunan) untuk penyelenggaraan bulanan atau tahunan Log Berkala Harian Log Berkala Tahunan 6.4 Selenggara dalaman Ya Tidak 6.5 Ada kontrak? Ya Tidak 6.6 Dapatkan khidmat selenggaraan 6.4 6.5 6.6 Selenggara Dalaman Berkala? (a) Jika YA, ikut langkah 6.7 (a) (b) Jika TIDAK, ikut langkah 6.5 Ada Kontrak Perjanjian? (a) Jika YA, ikut langkah 6.7 (b) (b) Jika TIDAK, ikut langkah 6.6 Dapatkan khidmat selenggaraan baharu pihak luar, rujuk Prosedur Pengurusan Aset (UPM/SOK/KEW- AST/P012). Ikut langkah 6.7. Prosedur Pengurusan Aset (UPM/SOK/KEW- AST/P012) 6.7 Laksana Selenggaraan Tidak 6.7 (a) Untuk penyelenggaraan Berkala dalaman: Laksana penyelenggaraan Berkala di bawah Perkara 8.0 : ICT Secara Berkala Dalaman.penyelenggaraan Berkala (b) Untuk penyelenggaraan Berkala luaran: Laksana penyelenggaraan di bawah Perkara 7.0: Pelaksanaan Berkala ICT Secara Luaran). 6.8 memuaskan? Ya 6.8 memuaskan (a) Jika YA, ikut langkah 6.9 (b) Jika Tidak, (i) Bagi selenggaraan dalaman, ikut langkah 6.7 (a) (ii) Bagi selenggaraan luaran, ikut langkah 6.7 (b) 6.9 Analisa & Lapor 6.10 Tamat 6.9 (a) Lakukan analisa penyelenggaraan dengan kekerapan 2 kali setahun. (b) Sediakan Laporan Analisis ICT (OPR/IDEC/LP01/Analisis ) untuk tindakan penambahbaikan dan hantar kepada selewat-lewatnya pada bulan Julai dan Januari setiap tahun. (c) Sedia dan bentangkan Laporan Keberkesanan ICT (OPR/ IDEC/LP04/Keberkesanan ) di mesyuarat berkaitan untuk tindakan penambahbaikan. Laporan Analisis ICT Laporan Keberkesanan ICT
Halaman: 4/6 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/(Kod PTJ)/300-2/4/2 Berkala Luaran ICT Butiran Aset ICT Kontrak Dokumen Minit Keputusan JKKICT Universiti Laporan ICT (OPR /IDEC/LP02/ ) Senarai Semak Komputer (OPR / IDEC /SS01/ Komputer) atau lain-lain senarai semak (service sheet) Log Berkala Harian (OPR / IDEC /BL02/ Harian) Log BerkalaTahunan (OPR / IDEC /BL03/ Tahunan) Borang Penyerahan Aset Untuk Khidmat Luar (OPR/ IDEC /BR03/Baikpulih Khidmat Luar) 2. UPM/(Kod PTJ)/300-2/4/2 Berkala Dalaman ICT Butiran Aset ICT Laporan ICT (OPR / IDEC /LP02/ ) Senarai Semak Komputer (OPR / IDEC /SS01/ Komputer) atau lain-lain senarai semak (service sheet) Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Staf IT PTJ Penyelia PTJ Bilik Fail/Rak Fail Staf IT PTJ Penyelia PTJ Bilik Fail/Rak Fail Kuasa Melupus Ketua PTJ Ketua PTJ
Halaman: 5/6 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus Log Berkala Harian (OPR / IDEC /BL02/ Harian) Log Berkala Tahunan (OPR / IDEC /BL03/ Tahunan) 3. UPM//300-2/4/2 Laporan Keberkesanan ICT Urus Setia SPK TWP PP Bilik Fail ISO di Laporan Keberkesanan Berkala ICT (OPR/ IDEC /LP04/ Keberkesanan ) Laporan Analisis Berkala ICT (OPR/ IDEC /LP01/Analisis ) 4. UPM/(KOD PTJ)/300-2/3/2 Senarai Utama Aset ICT Senarai Utama Aset ICT (OPR/ IDEC /SU01/Aset ICT) Staf IT PTJ Penyelia PTJ Bilik Fail/Rak Fail Ketua PTJ
Halaman: 6/6 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan WP 03/01/2011 02 01 1/2011 Mesyuarat Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Khas Bil 2/2011 WP 04/04/2011 02 02 SOK:ICT- 51/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti Perkhidmatan Sokongan dan Operasi Perkhidmatan Sokongan Bil 1/2011 WP 22/08/2011 02 03 SOK/ICT1/ 2012 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti Perkhidmatan Sokongan dan Operasi Perkhidmatan Sokongan Bil 3/2012 WP 14/08/2012 02 04 SOK (ICT) 3/2014 Mesyuarat Pengurusan Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi ke-66 [5/2014], Minit 66.09(b) WP 18/07/2014 02 05 OPR()- 03/2015 Mesyuarat Pengurusan ke-78 (10/2015), 26 November 2015 WP 18/12/2015 02 06 OPR()- 1/2017 Mesyuarat Pengurusan ke-90 (12/2016), 8 Disember 2015 TPKD PP TWP PP 13/01/2017