Halaman: 1/10 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP PENGAJIAN Prosedur ini menerangkan tatacara perkhidmatan serah urus daripada jawatankuasa peperiksaan tesis dan pensyarah sambilan pengajian siswazah. Prosedur ini menerangkan tatacara perkhidmatan serah urus daripada jawatankuasa peperiksaan tesis dan pensyarah sambilan pengajian siswazah. Ia merangkumi kawalan ke atas proses pelantikan, pemantauan pelaksanaan dan penilaian terhadap perkhidmatan yang diberi oleh ahli Jawatankuasa Peperiksaan Tesis yang terdiri daripada Pengerusi, Pemeriksa Dalam dan Pemeriksa Luar, dan pensyarah sambilan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 (Revision 2009-10) UPM/PU/S/P005 UPM/PU/S/P014 Prosedur Pengendalian Pengajaran Kursus Pengajian Siswazah Prosedur Penilaian Tesis Pelajar Siswazah UPM/PU/S/GP01 Garis Panduan Pelantikan Ahli Jawatankuasa Peperiksaan Tesis UPM/PU/S/GP02 UPM/PU/S/GP03 Guidelines for Viva voce Guidelines for the Preparation of a Thesis Examination Report
Halaman: 2/10 PENGAJIAN - Peraturan Kewangan dan Perakaunan, UPM Minit 6/1/(2009) Cadangan Kajian Semula Kadar Honorarium Pemeriksaan Tesis [Kertas JKTK Bil. 5/1/09] Minit 7/2/(2009) 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN Admin System CADe CV JKPPT PS PT PTJ PTO SPS TNCAA WP Cadangan Kadar Bayaran Honorarium Pemeriksaan Tesis Ulangan (Resubmission) [Kertas JKTK Bil. 5/2/09] : Pegawai yang dilantik di setiap PTJ oleh CADe untuk mengendalikan PutraLMS : Pusat Pembangunan Akademik : Curriculum Vitae : Jawatankuasa Peperiksaan Tesis : Dekan/Timbalan Dekan Fakulti; Pengarah/Timbalan Pengarah Institut; Pegawai yang dilantik sebagai Pengajian Siswazah Fakulti/Institut : Pengajian Siswazah : Pegawai Tadbir : Pusat Tanggungjawab : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) : Sekolah Pengajian Siswazah : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) : Wakil Pengurusan
Halaman: 3/10 5.0 TANGGUNGJAWAB PENGAJIAN 5.1 Fakulti/Institut dan PT SPS bertanggungjawab memastikan prosedur perkhidmatan serah urus daripada jawatankuasa peperiksaan tesis dan pensyarah sambilan pengajian siswazah ini dilaksanakan. 5.2 Sesiapa yang terlibat dalam pengendalian prosedur perkhidmatan serah urus daripada jawatankuasa peperiksaan tesis dan pensyarah sambilan pengajian siswazah juga perlu mematuhi prosedur ini.
Halaman: 4/10 6.0 CARTA ALIR PENGAJIAN Mula Kenal Pasti Keperluan Perkhidmatan Kenal Pasti dan Lantik Calon yang Sesuai Keluar Surat Pelantikan Pantau Pelaksanaan Perkhidmatan Analisis Prestasi Perkhidmatan 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 Memuaskan? 7.7 Tidak Tindakan Susulan 7.8 Ya Tamat 7.9
Halaman: 5/10 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula PENGAJIAN 7.2 Kenal Pasti Keperluan Perkhidmatan 7.2.1 Kenal pasti keperluan pelantikan Jawatankuasa Peperiksaan Tesis setelah menerima borang Notis Penyerahan Tesis (PU/S/BR03/GS-14a). Rujuk: Prosedur Penilaian Tesis Pelajar Siswazah (UPM/PU/S/P014) Garis Panduan Pelantikan Ahli Jawatankuasa Peperiksaan Tesis (PU/S/GP01) 7.2.2 Kenal pasti keperluan pelantikan Pensyarah Sambilan melalui kursus yang perlu dikendalikan oleh Pensyarah berkenaan berdasarkan kepada perancangan Fakulti. Tanggungjawab 7.3 Kenal Pasti dan Lantik Calon yang Sesuai 7.3.1 Bagi pencalonan ahli JKPPT, sila rujuk Prosedur Penilaian Tesis Pelajar Siswazah (UPM/PU/S/P014).
Halaman: 6/10 PENGAJIAN 7.3.2 Kenal pasti calon Pensyarah Sambilan yang sesuai berdasarkan borang permohonan dan dapatkan persetujuan Fakulti untuk pelantikan. 7.4 Keluar Surat Pelantikan 7.4.1 Rujuk Prosedur Penilaian Tesis Pelajar Siswazah (UPM/PU/S/P014) untuk proses penawaran pelantikan JKPPT. 7.4.2 Keluarkan surat pelantikan pensyarah sambilan bersama terma rujukan. 7.5 Pantau Pelaksanaan Perkhidmatan 7.5.1 Pastikan JKPPT melaksanakan perkhidmatan mengikut terma rujukan seperti dalam surat penyerahan tesis untuk peperiksaan. Nota: Bayar honororium peperiksaan tesis kepada ahli JKPPT mengikut kadar yang telah ditetapkan oleh Jawatankuasa Tetap Kewangan Universiti (Minit 6/1/(2009): Cadangan Kajian Semula Kadar Honorarium Pemeriksaan Tesis [Kertas JKTK Bil. 5/1/09] dan Minit 7/2/(2009): Cadangan Kadar Bayaran Honorarium Pemeriksaan Tesis Ulangan (Resubmission) [Kertas JKTK Bil. 5/2/09] ) TD SPS Dekan/Timbalan Dekan/Ketua Jabatan Fakulti TD SPS
Halaman: 7/10 PENGAJIAN 7.5.2 Pastikan Pensyarah Sambilan melaksanakan tugas pengajaran kursus siswazah mengikut terma rujukan yang diberikan. Nota: Bayar elaun pensyarah sambilan mengikut kadar yang telah ditetapkan berdasarkan kepada Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2005. 7.5.3 Laksanakan proses penilaian pengajaran sekurang-kurangnya sekali dalam satu (1) semester dengan mengisi borang Penilaian Pengajaran secara on-line di Putra Learning Management System (PutraLMS) yang dikendalikan oleh CADe. Rujuk: Prosedur Pengendalian Pengajaran Kursus Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/P005) 7.5.4 Jalankan penggredan nilai skor penilaian pengajaran dan sediakan laporan penilaian. Terima keputusan analisis pemprosesan mengikut kriteria di bawah: Dekan Fakulti /CADe Admin System/ CADe a) Memuaskan - Nilai skor 4 b) Tidak memuaskan - Nilai skor < 4
Halaman: 8/10 PENGAJIAN 7.6 Analisis Prestasi Perkhidmatan 7.6.1 Majukan borang Penilaian Prestasi Ahli Jawatankuasa Peperiksaan Tesis (PU/S/BR03/GS-26a) ke Fakulti/Institut. 7.6.2 Jalankan penilaian prestasi Jawatankuasa Peperiksaan Tesis dengan melengkapkan borang Maklum Balas Penilaian Prestasi Ahli Jawatankuasa Peperiksaan Tesis (PU/S/BR03/GS-26b) dan majukan ke SPS. Rujuk: Arahan Kerja Penilaian Prestasi Pemeriksa Tesis (UPM/PU/S/AK03/06) PT/PTO SPS 7.6.3 Majukan laporan penilaian kepada. Admin System/ CADe 7.6.4 Serahkan salinan laporan penilaian kepada Pengajar. 7.7 Memuaskan? 7.7.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.9. 7.7.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.8. 7.8 Tindakan Susulan 7.8.1 Beri peringatan kepada ahli JKPPT.
Halaman: 9/10 PENGAJIAN 7.8.2 Bagi Pensyarah Sambilan, bincang dengan Pensyarah Sambilan dan tentukan tindakan yang bersesuaian. 7.9 Tamat 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/SPS/100-48/2 Perkhidmatan Serah Urus Pemeriksa Tesis Borang Penilaian Prestasi Ahli Jawatankuasa Peperiksaan Tesis (PU/S/BR03/GS-26a) Borang Maklum Balas Penilaian Prestasi Ahli Jawatankuasa Peperiksaan Tesis (PU/S/BR03/GS- 26b) 2. UPM/(Kod PTJ)/100-48/2 Perkhidmatan Serah Urus Pemeriksa Tesis Tanggungjawab Tempat dan Tanggungjawab Mengumpul dan Tempoh Menyelenggara Memfail Simpanan PT/PTO SPS PT/PTO SPS Pejabat Am Dekan, SPS 3 tahun Kuasa Melupus Dekan SPS Borang Penilaian Prestasi Ahli Jawatankuasa Peperiksaan Tesis (PU/S/BR03/GS-26a) Borang Maklum Balas Penilaian Prestasi Ahli Jawatankuasa Peperiksaan Tesis (PU/S/BR03/GS- 26b) PT/PTO PTJ PT/PTO PTJ Bilik Fail, PTJ 3 tahun Dekan Fakulti/ Pengarah Institut
Halaman: 10/10 3. UPM/(Kod PTJ)/100-48/1 Perkhidmatan Serah Urus Pensyarah Sambilan Salinan borang Permohonan untuk Pensyarah Sambilan yang telah dilengkapkan. Salinan surat lantikan Pensyarah Sambilan. Salinan laporan analisis Penilaian Pengajaran Pensyarah Sambilan. 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. Seksyen 02 00-02 01 - PENGAJIAN PT/PTO PTJ PT/PTO PTJ Bilik Fail, PTJ 3 tahun Dekan Fakulti Huraian Pindaan Disemak Disahkan Tarikh Oleh Oleh Kuatkuasa Keluaran Pertama untuk satu persijilan TNC (A&A) WP 03/01/2011 Pindaan pada singkatan JKPT yang ditukar kepada JKPPT kerana JKPT telah merujuk kepada Jawatankuasa Pendidikan Tinggi dan cadangan penambahbaikan daripada Audit Pra Pemantauan SPK Pengajian Siswazah. TNC (A&A) WP 03/05/2011