B. KAWALAN DALAMAN 1.0 Tafsiran 1.1 Kawalan Dalaman adalah : 1.1.1 Kaedah dan peraturan sesuatu proses kerja untuk menjaga dan mengawal aset dan sumber kewangan serta rekod-rekod kewangan dan perakaunan bagi memastikan objektif sesuatu pengurusan boleh dicapai. 1.1.2 Proses untuk merancang dan memantau aktiviti kewangan supaya dapat memastikan pencapaian output yang disasarkan serta mengkaji sebarang selisihan dalam kuantiti dan kualiti output. 1.1.3 Elemen kawalan dalaman adalah kawalan pencegahan, kawalan pengesanan dan kawalan pembetulan. 2.0 Objektif Kawalan Dalaman 2.1 Mematuhi mana-mana undang-undang, peraturan dan arahan pengurusan; 2.2 Membantu pelaksanaan operasi secara teratur, ekonomi, cekap dan berkesan dan mencapai matlamat yang dirancang; 2.3 Menjaga keselamatan sumber Universiti daripada penipuan, kecuaian, pembaziran, salah guna dan salah urus; 2.4 Menyediakan bekalan dan perkhidmatan yang berkualiti dan bersesuaian dengan misi Universiti; 2.5 Menyedia dan menyelenggarakan maklumat pengurusan dan kewangan yang boleh dipercayai dan mendedahkan maklumat secara saksama melalui pelaporan yang tepat pada masanya; dan 2.6 Memastikan pembaziran tidak berlaku. 3.0 Elemen Kawalan Dalaman 1
3.1 Kawalan Pencegahan (Preventive Controls) 3.1.1 Kaedah kawalan yang diwujudkan untuk mengelak kejadian yang tidak diingini sebelum ia berlaku. 3.1.2 Kawalan pencegahan lebih kos efektif berbanding kawalan pengesanan dan dirancang untuk menghalang kesilapan serta berlakunya kaedah yang tidak menurut peraturan dan mengelakkan kos pembetulan. 3.2 Kawalan Pengesanan (Detective Controls) 3.2.1 Kaedah kawalan yang diwujudkan untuk mengenal pasti kejadian tidak diingini yang telah berlaku. 3.2.2 Kawalan pengesanan lebih tinggi kos berbanding kawalan pencegahan namun masih diperlukan dan dirancang untuk mengenal pasti kesilapan atau penyelewengan selepas berlaku. 3.2.3 Kawalan pengesanan dapat mengukur keberkesanan kawalan pencegahan. Terdapat kesilapan yang tidak dapat dikawal secara efektif melalui sistem pencegahan ; ia mesti dikesan setelah ia berlaku. 3.3 Kawalan Pembetulan (Corrective Controls) 3.3.1 Kaedah kawalan yang diwujudkan untuk memastikan tindakan pembetulan diambil untuk mendapatkan keputusan yang diingini atau memastikan kesilapan tidak berulang. 3.3.2 Kawalan pembetulan boleh memainkan peranan apabila hasil yang tidak diingini berlaku dikesan. 3.3.3 Kawalan pembetulan seperti laporan dan dokumen permasalahan sistem terletak di bawah pengawasan pengurusan sehingga ia diselesaikan atau diperbetulkan. 4.0 Komponen Kawalan Dalaman 2
4.1 Merujuk kepada Committee of Sponsoring Organisations of The Tradeway Commission (COSO) komponen kawalan dalaman terbahagi kepada lima iaitu kawalan persekitaran, pengurusan risiko, aktiviti kawalan, maklumat dan komunikasi dan pemantauan. 4.2 Kawalan persekitaran 4.2.1 Merupakan asas bagi semua komponen kawalan dalaman yang lain, yang menyediakan disiplin dan struktur. 4.2.2 Faktor-faktor persekitaran kawalan termasuk i. Integriti dan Nilai Etika, ii. Komitmen Terhadap Kompetensi iii. Dasar Pengurusan iv. Struktur Organisasi v. Penurunan Kuasa vi. Penggiliran Tugas vii. Pengasingan Tugas viii. Penjagaan Aset ix. Polisi, Peraturan dan Prosedur 4.3 Pengurusan Risiko 4.3.1 Universiti perlu mengenal pasti dan membuat analisa berkaitan risiko yang berkaitan dengan setiap aktiviti bagi mencapai objektif yang telah ditetapkan. 4.3.2 Universiti juga perlu menetapkan penilaian risiko bagi setiap risiko yang telah dikenal pasti. 4.4 Aktiviti Kawalan 4.4.1 Aktiviti kawalan adalah dasar dan prosedur yang membantu memastikan arahan pengurusan dilaksanakan. 3
4.4.2 Aktiviti kawalan membantu memastikan tindakan yang diperlukan diambil untuk menangani risiko yang mungkin menghalang pencapaian objektif. 4.4.3 Aktiviti kawalan berlaku di semua peringkat dan dalam semua fungsi seperti kelulusan pembayaran, pengesahan, penyesuaian penyata bank, keselamatan aset dan pengasingan tugas 4.5 Maklumat dan Komunikasi 4.5.1 Sistem maklumat memainkan peranan utama dalam sistem kawalan dalaman kerana menghasilkan laporan, termasuk maklumat operasi, kewangan dan pematuhan, yang boleh membantu Universiti dalam proses perancangan membuat sesuatu keputusan. 4.5.2 Komunikasi yang berkesan memastikan maklumat dapat dicapai dengan mudah dan segera bagi membantu di dalam setiap urusan di Universiti. 4.5.3 Komunikasi diperlukan untuk memastikan setiap lapisan pegawai memahami kepentingan kawalan dalaman dan peranan mereka dalam melaksanakan sistem kawalan dalaman tersebut supaya objektifnya boleh dicapai. 4.5.4 Medium atau saluran yang digunakan untuk menyampaikan maklumat hendaklah efektif 4.6 Pemantauan 4.6.1 Pemantauan merupakan proses yang menilai mutu prestasi sistem kawalan dalaman dari masa ke masa. Ini dicapai melalui aktiviti pengawasan berterusan atau penilaian berasingan. 4.6.2 Kekurangan kawalan dalaman yang dikesan melalui aktiviti pemantauan ini harus dilaporkan dan tindakan pembetulan harus diambil untuk memastikan penambahbaikan yang berterusan. 4
4.6.3 Aktiviti pemantauan meliputi pemeriksaan mengejut, penilaian pihak ketiga dan pelaporan kekurangan kawalan. 5