Halaman: 1/9 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan cara melaksana perkhidmatan sokongan ICT di Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi untuk semua PTJ UPM. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi aktiviti penerimaan permohonan, pengenalpastian permohonan, perlaksanaan perkhidmatan dan penilaian keberkesanan perkhidmatan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen OPR/iDEC/AK06/Sidang Video OPR/iDEC/AK07/Grid Computing OPR/iDEC/AK08/Virtual Server OPR/iDEC/AK09/Audio OPR/iDEC/AK10/Video OPR/iDEC/AK11/Motion Capture OPR/iDEC/AK12/OMR OPR/iDEC/AK13/Jwp OMR Tajuk Dokumen Arahan Kerja Perkhidmatan Sidang Video Arahan Kerja Perkhidmatan Biruni Grid Computing Arahan Kerja Perkhidmatan Virtual Server Arahan Kerja Rakaman Audio Arahan Kerja Rakaman Video Arahan Kerja Perkhidmatan Motion Capture Arahan Kerja Pemprosesan Kertas Jawapan OMR Peperiksaan Pelajar Arahan Kerja Permohonan Kertas Jawapan OMR OPR/iDEC/AK14/Makmal Komputer OPR/iDEC/AK15/Perisian Berlesen OPR/iDEC/AK16/Perundingan ICT OPR/iDEC/AK23/Khidmat Sistem Aplikasi OPR/iDEC/AK24/Khidmat Pangkalan Data OPR/iDEC/AK25/Khidmat Infrastruktur Rangkaian Arahan Kerja Tempahan Makmal Komputer Arahan Kerja Permohonan Perisian Berlesen UPM Arahan Kerja Perundingan ICT Arahan Kerja Perkhidmatan Sistem Aplikasi Arahan Kerja Perkhidmatan Pangkalan Data ICT Arahan Kerja Perkhidmatan Infrastruktur Rangkaian
Halaman: 2/9 Kod Dokumen OPR/iDEC/AK28/Live Streaming Tajuk Dokumen Arahan Kerja Perkhidmatan Live Streaming OPR/iDEC/AK29/Khidmat Arahan Kerja Perkhidmatan Multimedia Multimedia UPM/OPR/iDEC/AK05/Pangkalan Data Arahan Kerja Pembangunan Sistem Pangkalan Data OPR/iDEC/SU04/Khidmat Senarai Utama Perkhidmatan Sokongan OPR/iDEC/SS01/Rakaman Video Senarai Semak Peralatan Rakaman Video OPR/iDEC/SS02/Jwp OMR Senarai Semak Proses Kertas Jawapan OMR OPR/iDEC/SS03/Bilik Audio Senarai Semak Bilik Audio OPR/iDEC/SS04/Bilik MOCAP Senarai Semak Bilik MOCAP OPR/iDEC/SU02/Staf Perisian OPR/iDEC/BP01/Virtual Server Senarai Staf IT PTJ (bertanggungjawab dalam menguruskan perisian) Buku Panduan Admin Pendaftaran Virtual Server OPR/iDEC/BP02/Proses OMR Buku Panduan Proses OMR OPR/iDEC/BP03/Data OMR SMP Buku Panduan Pindah Data OMR Ke SMP OPR/iDEC/SU01/Perunding ICT Profil Perunding ICT - Sistem WINSCORE - Laman Web Permohonan Sijil (certificate) Pengguna ASGCCA - Laman Web BIRUNI Grid Computing
Halaman: 3/9 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN ICT : Teknologi Maklumat dan Komunikasi idec : Pusat Pembangunan Maklumat Dan Komunikasi : Ketua Pusat Tanggungjawab Pemohon Perunding Perkhidmatan : : Pihak yang memohon perkhidmatan Staf IT idec yang dikenalpasti berdasarkan kepada kepakaran : Perkhidmatan yang di beri oleh idec di antaranya adalah Sidang Video, Grid Computing, Virtualization, Rakaman Audio, Rakaman Video, Motion Capture, Proses Kertas OMR Peperiksaan Pelajar, Kertas Jawapan OMR, Tempahan Makmal Komputer, Permohonan Perisian Berlesen UPM, Perundingan ICT, Sistem Aplikasi, Pangkalan Data dan Infrastruktur Rangkaian. Penyelia : Penyelia kepada Staf IT Staf IT PTJ : Pegawai Teknologi Maklumat/Penolong Pegawai Teknologi Maklumat/Juruteknik Komputer/staf lain yang dilantik untuk mengurus ICT TWP : Timbalan Wakil Pengurusan UPM : Universiti Putra Malaysia 5.0 TANGGUNGJAWAB 5.1 adalah bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan. 5.2 Sesiapa yang terlibat dalam pelaksanaan perkhidmatan sokongan ICT perlu mematuhi prosedur ini.
Halaman: 4/9 6.0 CARTA ALIR MULA 7.1 Terima permohonan perkhidmatan Kenalpasti jenis perkhidmatan Kaji keperluan Boleh dilaksana? YA Laksanakan perkhidmatan 7.2 7.3 7.4 7.5 7.7 TIDAK Maklumkan kepada pemohon 7.6 Sahkan Perkhidmatan 7.8 Buat analisis 7.9 TAMAT 8.0
Halaman: 5/9 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Terima Permohonan Perkhidmatan 7.2.1 Terima permohonan perkhidmatan ICT daripada Pemohon melalui Borang Permohonan Perkhidmatan (OPR/iDEC/BR03/). 7.2.2 Daftar dan janakan nombor rujukan permohonan kedalam Log Permohonan Perkhidmatan Sokongan ICT(OPR/iDEC/BL05/Perkhidmatan Sokongan). 7.3 Kenalpasti Jenis Perkhidmatan 7.3.1 Kenalpasti Jenis Perkhidmatan melalui Senarai Utama Perkhidmatan (OPR/iDEC/SU04/Khidmat Sokongan). 7.3.2 Arahkan Staf IT untuk membuat kajian keperluan (melalui Surat Arahan/Minit Mesyuarat/Memo Arahan/Catatan Perbincangan/e-mel jika berkaitan). Staf IT PTJ Staf IT PTJ 7.4 Kajian Kebolehlaksanaan 7.4.1 Buat kajian kebolehlaksanaan untuk Perkhidmatan. Penyelia / Staf IT PTJ 7.4.2 Sahkan status permohonan. 7.5 Boleh Dilaksana? 7.5.1 Jika TIDAK, laksanakan langkah 7.6 Penyelia Penyelia 7.5.2 Jika YA, laksanakan langkah 7.7
Halaman: 6/9 7.6 Maklumkan kepada Pemohon Maklumkan keputusan penolakan kepada pemohon dan laksanakan Langkah 8.0. Penyelia 7.7 Laksanakan Perkhidmatan 7.7.1 Daftar permohonan kedalam Log Perlaksanaan Perkhidmatan (OPR/iDEC/BL20/Perlaksanaan Perkhidmatan) 7.7.2 Laksanakan perkhidmatan merujuk kepada Arahan Kerja/Prosedur yang berkaitan. 7.8 Sahkan Perkhidmatan 7.8.1 Serahkan hasil perkhidmatan (jika ada). 7.8.2 Tandatangan pengesahan penerimaan perkhidmatan pada Borang Permohonan Perkhidmatan Sokongan ICT(OPR/iDEC/BR03/). 7.9 Analisis dan Laporan 7.9.1 Buat analisis dan sediakan laporan analisis perkhidmatan sokongan ICT pada akhir bulan Mac, Jun, September dan Disember (4 kali setahun). Penyelia/ Staf IT PTJ Staf IT PTJ Pemohon Staf IT PTJ 7.9.2 Bentang laporan di Mesyuarat Pengurusan PTJ dan Mesyuarat Semakan Pengurusan Universiti untuk tindakan penambahbaikan. TWP/WP 8.0 Tamat
Halaman: 7/9 8.0 REKOD KUALITI Bil. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1 UPM/(Kod PTJ)/100-43/4/12 Analisis Perkhidmatan Staf IT PTJ Penyelia Bilik Fail ISO Minimum 5 Tahun Laporan Analisis Perkhidmatan (OPR/iDEC/LP04/Perkhidmatan SOK ICT) 2 UPM/(Kod PTJ)/100-43/4/18 Permohonan Perkhidmatan Sokongan ICT Log Permohonan Perkhidmatan (OPR/iDEC/BL05/Perkhidmatan Sokongan) Senarai Utama Perkhidmatan (OPR/iDEC/SU04/Khidmat Sokongan) Profil Perunding ICT (OPR/iDEC/SU01/Perunding ICT) 3 UPM/(Kod PTJ)/ 100-43/4/19 Staf IT PTJ Penyelia Rak Fail Minimum 5 Tahun Staf IT PTJ Penyelia Rak Fail Pengurusan Perkhidmatan Borang Permohonan Perkhidmatan (OPR/iDEC/BR03/) Log Perlaksanaan Perkhidmatan (OPR/iDEC/BL20/Perlaksanaan Perkhidmatan) Minimum 5 Tahun Log (Jika berkaitan) Log Penggunaan Perkhidmatan Sidang Video (OPR/iDEC/BL03/Sidang Video) Log Penggunaan Perkhidmatan
Halaman: 8/9 Biruni Grid Computing (OPR/iDEC/BL04/ BIRUNI) Log Pendaftaran DNS Server Virtualization (OPR/iDEC/BL06/ DNS Server) Senarai Semak Peralatan Rakaman Video (OPR/iDEC/SS01/Rakaman Video) Log Penggunaan Bilik MOCAP (OPR/iDEC/BL07/MOCAP) Senarai Semak Bilik MOCAP (OPR/iDEC/SS04/Bilik MOCAP) Log Penggunaan Bilik Rakaman Audio (OPR/iDEC/BL08/Audio) Senarai Semak Bilik Audio (OPR/iDEC/SS03/Bilik Audio) Log Proses Kertas Jawapan OMR Peperiksaan Pelajar (OPR/iDEC/BL15/Proses OMR) Senarai Semak Proses Kertas OMR Peperiksaan Pelajar (OPR/iDEC/SS02/Jwp OMR) Log Kertas Jawapan OMR (OPR/iDEC/BL10/Jawapan OMR) Log Tempahan Makmal Komputer (OPR/iDEC/BL11/ Makmal Komputer) Log Pengambilan Salinan Perisian (OPR/iDEC/BL09/Salinan Perisian) Perjanjian Penggunaan Perisian Log Perkhidmatan Perundingan ICT (OPR/iDEC/BL12/Perundingan ICT) Laporan Perundingan ICT (OPR/iDEC/LP01/Perundingan ICT) Log Perkhidmatan Infrastruktur Rangkaian (OPR/IDEC/BL19/Khidmat Infrastruktur Rangkaian) Log Perkhidmatan Sistem Aplikasi (OPR/IDEC/BL16/Khidmat Sistem Aplikasi) Log Perkhidmatan Pangkalan Data (OPR/IDEC/BL17/Khidmat Pangkalan Data)
Halaman: 9/9 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00-02 01 34/2011 02 02 02 03 OPR(iDEC)- 57/2011 OPR(iDEC)- 2/2012 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Khas Bil 2/2011 Mesyuarat Semakan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti Perkhidmatan Sokongan dan Operasi Perkhidmatan Sokongan Bil 1/2011 Mesyuarat Semakan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti Perkhidmatan Sokongan dan Operasi Perkhidmatan Sokongan Bil 3/2012 Disedia dan Disemak Pengarah idec Pengarah idec Pengarah idec Pengarah idec Diluluskan/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011 WP 04/04/2011 WP 22/08/2011 WP 09/03/2012