Halaman: 1/12 1.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua aktiviti pembangunan daripada permohonan pengguna, penerimaan permohonan, semakan permohonan, kelulusan, kajian keperluan, penyediaan cadangan pembangunan, pelaksanaan pembangunan dan penyerahan hasil pembangunan yang meliputi pembangunan secara dalaman atau luaran. 2.0 TANGGUNGJAWAB Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab perlu memastikan prosedur ini dilaksanakan. Pihak yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen OPR/iDEC/AK04/Infrastruktur OPR/iDEC/AK33/Kajian OPR/iDEC/AK34/ Aplikasi Dalaman OPR/iDEC/AK35/ Aplikasi Luaran Tajuk Dokumen Arahan Kerja Infrastruktur Arahan Kerja Kajian Arahan Kerja Aplikasi Secara Dalaman Arahan Kerja Aplikasi Secara Luaran
Halaman: 2/12 4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN Ahli Projek : Pekerja yang terlibat dalam projek pembangunan : Teknologi Maklumat dan Komunikasi idec : Pusat Maklumat Dan Komunikasi Infrastruktur : Merangkumi rangkaian, pusat data, server, keselamatan, telekomunikasi dan peranti komputer JK : Jawatankuasa Kerja Ketua Seksyen : Seksyen di bawah Bahagian Aplikasi dan Sekysen di bawah Bahagian Infrastruktur Pekerja : Pegawai Teknologi Maklumat/Jurutera/Penolong Pegawai Teknologi Maklumat/Penolong Jurutera/Juruteknik Komputer/Pekerja lain yang dilantik untuk mengurus : Merangkumi pembangunan baharu dan penaiktarafan : Pekerja UPM/Pihak yang menandatangani Borang Permohonan atau Pelanggan Peneraju Proses : Peneraju Proses Pengarah : Pengarah Pusat Maklumat Dan Komunikasi Pengguna : Pekerja yang bakal menggunakan aplikasi universiti, infrastruktur dan perisian/tools : Pekerja yang dipertanggungjawabkan untuk mengetuai dan mengurus projek pembangunan Pihak Luar : Syarikat atau individu selain daripada pekerja UPM yang dilantik untuk melaksanakan pembangunan : Pegawai yang bertanggungjawab TPPI : Timbalan Pengarah Perkhidmatan TWP : Timbalan Wakil Pengurusan UAT : User Acceptance Test UPM : Universiti Putra Malaysia WP : Wakil Pengurusan
Halaman: 3/12 5.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/Dokumen Rujukan 6.1 Mula Pengarah/TPPI 5.1 Mula 5.2 Terima permohonan pembangunan daripada pemohon melalui borang Permohonan (OPR/iDEC/BR01/). Borang Permohonan (OPR/iDEC/BR01/ 5.2 terima Permohonan Kenalpasti sama ada pelaksanaan pembangunan secara dalaman atau luaran. Daftar dan janakan nombor rujukan permohonan ke dalam Log Permohonan (OPR/IDEC/BL01/). Log Permohonan (OPR/IDEC/BL01/ ) Peneraju Proses (c) Failkan semua dokumen yang berkaitan dengan permohonan ke dalam Fail Permohonan (UPM/(Kod PTJ)/100-43/1/1). (d) Maklumkan kepada pemohon mengenai status penerimaan borang permohonan beserta nombor rujukan yang didaftarkan. (e) Khusus bagi permohonan Aplikasi Secara Dalaman dan Aplikasi Secara Luaran sahaja, pemohon perlu lengkapkan dan menyertakan Dokumen Pra-Keperluan Sistem Aplikasi (OPR/IDEC/DF05/Dokumen Pra- Keperluan Aplikasi). (f) Pemantauan pengesahan Log Permohonan (OPR/iDEC/BL01/PEMBANGUNAN) secara bulanan oleh Peneraju Proses. Fail Permohonan (UPM/(Kod PTJ)/100-43/1/1). Dokumen Pra-Keperluan Sistem Aplikasi (OPR/IDEC/DF05/Dokumen Pra- Keperluan Aplikasi) Pekerja 5.3 Semak dan Laksana Kajian kebolehlaksanaan 5.3 Buat semakan pada borang permohonan dalam tempoh 30 hari bekerja serta melaksanakan langkah-langkah berikut: Pekerja Pekerja A Laksanakan Kajian berdasarkan kepada Arahan Kerja Kajian (OPR/IDEC/AK33/Kajian ) Mengeluarkan Laporan Kajian (OPR/IDEC/LP06/Kajian ) Arahan Kerja Kajian (OPR/IDEC/AK33/Kajian ) Laporan Kajian (OPR/IDEC/LP06/Kajian )
Halaman: 4/12 Tanggungjawab Carta Alir Perincian Rekod/Dokumen Rujukan Pekerja A 5.4 Lulus? TIDAK 5.4 Kelulusan permohonan secara Dalaman atau Luaran adalah berdasarkan Laporan Kajian yang dihasilkan: Jika YA, ikut langkah 5.6. Jika TIDAK, ikut langkah 5.5. Pekerja / YA 5.5 Maklumkan hasil keputusan semakan dalam tempoh 10 hari bekerja dengan laksanakan tindakan berikut: Pekerja / 5.5 Maklumkan kepada pemohon B Memajukan surat Makluman Status Permohonan bersama hasil Laporan Kajian - (OPR/IDEC/LP06/ Kajian ) kepada pemohon. Laporan Kajian (OPR/IDEC/LP06/Kajian ) 5.6 Status? PENAIKTARAFAN DALAMAN Kemaskini Log Permohonan (OPR/iDEC/BL01 /) dan seterusnya ikut langkah 5.21. (Tamat) Pekerja 5.6 Pengesahan status pembangunan yang telah diluluskan: Log Permohonan (OPR/IDEC/BL01/ Jika PENAIKTARAFAN SECARA DALAMAN, ikut langkah 5.7. Jika PEMBANGUNAN BAHARU SECARA DALAMAN ATAU PENAIKTARAFAN SECARA LUARAN ikut langkah 5.8. BAHARU/ PENAIKTARAFAN LUARAN C D
Halaman: 5/12 Tanggungjawab Carta Alir Perincian Rekod/Dokumen Rujukan Pekerja / Pekerja / C D 5.7 Makluman Status F 5.7 Penaiktarafan Secara Dalaman. Maklumkan status permohonan pembangunan penaiktarafan aplikasi dalam tempoh 10 hari bekerja selepas semakan dengan laksanakan tindakan berikut: Memajukan surat Makluman Status Permohonan bersama hasil Laporan Kajian kepada dan Pengurus Projek yang dilantik. Kemaskini Log Permohonan (OPR/IDEC/BL01/) Laporan Kajian (OPR/IDEC/LP06/ Kajian ) Log Permohonan (OPR/IDEC/BL01/ ) Fail Log Pemantauan Secara Dalaman (Microsoft Project atau perisian lain yang bersesuaian Carta Gantt) (c) Daftar projek pembangunan Penaiktarafan ke dalam Fail Log Pemantauan Secara Dalaman (Carta Gantt) menggunakan perisian Microsoft Project atau perisian lain yang bersesuaian dan seterusnya ikut langkat 5.13. Pekerja / 5.8 Makluman Status 5.8 Baharu Secara Dalaman atau Baharu/Penaiktarafan Secara Luaran. Maklumkan status permohonan pembangunan baharu dalam tempoh 10 hari bekerja selepas semakan dengan laksanakan tindakan berikut: Pekerja / / Pekerja Memajukan surat Makluman Status Permohonan bersama hasil Laporan Kajian -(OPR/IDEC/LP06/Kajian ) kepada dan Pengurus Projek/Pekerja yang dilantik. Kemaskini Log Permohonan (OPR/IDEC/BL01/) (c) Daftar projek pembangunan baharu ke dalam Fail Log Pemantauan Secara Luaran (Carta Gantt) menggunakan perisian Microsoft Project atau perisian lain yang bersesuaian dan seterusnya ikut langkah 5.12. Laporan Kajian (OPR/IDEC/LP06/Kajian ) Log Permohonan (OPR/IDEC/BL01/) Fail Log Pemantauan Secara Dalaman (Microsoft Project Carta Gantt) Fail Log Pemantauan Secara Luaran (Microsoft Project atau perisian lain yang bersesuaian Carta Gantt) E
Halaman: 6/12 Tanggungjawab Carta Alir Perincian Rekod/Dokumen Rujukan E 5.9 Setelah pemohon menerima maklum balas kelulusan, pemohon perlu laksanakan tindakan berikut: 5.9 Memohon Kelulusan JK Melengkapkan Borang Permohonan Kelulusan Jawatankuasa Kerja UPM (SOK//BR05/PKP). Borang Permohonan Kelulusan Jawatankuasa Kerja UPM (SOK//BR05/PKP) Memajukan Borang Permohonan Kelulusan Jawatankuasa Kerja UPM (SOK//BR05/PKP) bersama dengan Laporan Kajian (OPR/IDEC/LP06/Laporan Kajian ) kepada pihak urusetia JK untuk proses kelulusan. Laporan Kajian - (OPR/IDEC/LP06/Laporan Kajian ) JK 5.10 Lulus JK? TIDAK 5.10 Kelulusan permohonan JK. Jika YA, ikut langkah 5.12. Jika TIDAK, ikut langkah 5.11. YA 5.11 5.11 memaklumkan keputusan tidak memaklumkan lulus kepada pihak idec. Seterusnya ikut keputusan langkah 5.21. Petikan minit kelulusan mesyuarat JK 5.12 memaklumkan keputusan J 5.12 memaklumkan keputusan lulus kepada pihak idec dengan memajukan petikan minit kelulusan mesyuarat JK. Petikan minit kelulusan Mesyuarat JK. / Ahli Projek 5.13 Kajian Keperluan F 5.13 Laksanakan kajian keperluan dengan melaksanakan langkah-langkah berikut : Secara Dalaman. Buat kajian keperluan pengguna berdasarkan Dokumen Pra- Keperluan Sistem Aplikasi (OPR/IDEC/DF05/Dokumen Pra-Keperluan Aplikasi). Dokumen Pra-Keperluan Aplikasi (OPR/IDEC/DF05/Dokumen Pra- Keperluan Aplikasi). Arahan Kerja Aplikasi Secara Luaran (OPR/iDEC/AK35/ Aplikasi Luaran). G Secara Luaran. Buat kajian keperluan dengan mengikut Arahan Kerja Aplikasi Secara Luaran (OPR/iDEC/AK35/ Aplikasi Luaran) bagi permohonan aplikasi dan Arahan Kerja Infrastruktur (OPR /idec/ak04/infrastruktur) bagi permohonan infrastruktur. Arahan Kerja Infrastruktur (OPR/iDEC/AK04/Infrastruktur).
Halaman: 7/12 Tanggungjawab Carta Alir Perincian Rekod/Dokumen Rujukan G 5.14 Sediakan Dokumen Cadangan 5.14 Sediakan Dokumen Cadangan. Bagi pembangunan aplikasi secara dalaman, dokumen tersebut perlu mengikut format seperti yang berikut: Rujuk Dokumen Cadangan Aplikasi (OPR/IDEC/DF06/Cadangan ). Arahan Kerja Aplikasi Secara Dalaman (OPR/iDEC/AK34/ Aplikasi Dalaman) Bagi pembangunan aplikasi secara luaran, rujuk Arahan Kerja Aplikasi Secara Luaran (OPR/iDEC/AK35/ Aplikasi Luaran). Arahan Kerja Aplikasi Secara Luaran (OPR/iDEC/AK35/ Aplikasi Luaran) (c) Bagi pembangunan infrastruktur secara luaran, rujuk Arahan Kerja Infrastruktur (OPR/iDEC/AK04/Infrastruktur). Arahan Kerja Infrastruktur (OPR/iDEC/AK04/Infrastruktur) 5.15 Bentangkan dokumen cadangan yang 5.15 Bentangkan telah lengkap kepada pemohon bagi Dokumen Cadangan mendapatkan persetujuan dan memuktamadkan kajian keperluan pengguna yang telah dipohon. F Dokumen Cadangan Aplikasi (OPR/IDEC/DF06/Cadangan ) Dokumen Cadangan oleh Pihak Luar. YA 5.16 Setuju? TIDAK 5.16 Persetujuan ke atas dokumen cadangan yang dibentangkan. Jika Ya, lengkapkan Borang Pengesahan penerimaan Cadangan (OPR/IDEC/BR10/Pengesahan Penerimaan Cadangan) dan ikut langkah 5.17. Tarikh bermulanya projek adalah apabila borang pengesahan ini ditandatangani. Borang Pengesahan Penerimaan Cadangan (OPR/IDEC/BR10/Pengesahan Penerimaan Cadangan) Jika TIDAK, buat pindaan dengan mengikut langkah 5.13. dan Ahli Projek 5.17 Laksana 5.17 Laksana cadangan pembangunan. Proses kerja pembangunan hendaklah merujuk kepada Arahan Kerja yang berkaitan: H (i) Arahan Kerja Aplikasi Secara Dalaman Arahan Kerja Aplikasi Secara Dalaman
Halaman: 8/12 Tanggungjawab Carta Alir Perincian Rekod/Dokumen Rujukan H (OPR/iDEC/AK34/ Aplikasi Dalaman) (ii) Arahan Kerja Aplikasi Secara Luaran (OPR/iDEC/AK35/ Aplikasi Luaran) (OPR/iDEC/AK34/ Aplikasi Dalaman) Arahan Kerja Aplikasi Secara Luaran (OPR/iDEC/AK35/ Aplikasi Luaran) dan Ahli Projek (iii) Arahan Kerja Infrastruktur (OPR/iDEC/AK04/Infrastruktur) Jika berlaku perubahan kepada skop pembangunan yang telah dipersetujui oleh pemohon kemukakan permohonan perubahan spesifikasi pembangunan. (i) (ii) Jika tidak diluluskan, teruskan pembangunan mengikut skop pembangunan yang telah dipersetujui sebelum ini. Jika diluluskan, buat pindaan kepada skop. (c) Sekiranya berlaku penangguhan atau pembatalan pembangunan. (i) Lengkapkan Borang Penangguhan/Pembatalan. (OPR/IDEC/BR02/Penangguhan- Pembatalan). (ii) Penangguhan atas sebab-sebab tertentu yang melebihi tempoh ENAM (6) bulan boleh dibatalkan dengan persetujuan pemohon. Arahan Kerja Infrastruktur (OPR/iDEC/AK04/ Infrastruktur) Permohonan Perubahan Spesifikasi Borang Penangguhan/Pembatalan (OPR/IDEC/BR02/ Penangguhan-Pembatalan). 5.18 Pemantauan Projek 5.18 Kemaskini log-log berikut ke dalam perisian Microsoft Project atau perisian lain yang bersesuaian dan laporkan kepada penyelia bagi tujuan pemantauan projek pada setiap akhir bulan: Fail Log Pemantauan Secara Dalaman (Format Microsoft Project (Carta Gantt) atau perisian lain yang bersesuaian Fail Log Pemantauan Secara Luaran (Format Microsoft Project (Carta Gantt) atau perisian lain yang bersesuaian Fail Log Pemantauan Secara Dalaman Fail Log Pemantauan Secara Luaran 5.19 Serah Hasil 5.19 Serah Hasil I Serah hasil pembangunan kepada pemohon dengan menyediakan Borang Akuan Serahan Borang Akuan Serahan Hasil
Halaman: 9/12 Tanggungjawab Carta Alir Perincian Rekod/Dokumen Rujukan I Peneraju Proses 5.20 5.20 Analisis dan Lapor Hasil (OPR/IDEC/BR11/Serahan ) dan borang Penilaian (OPR/IDEC/BR12/Penilaian ). Lengkapkan Borang Akuan Serahan Hasil (OPR/IDEC/BR11/Serahan ) dan kembalikan kepada Pengarah idec. Lapor dan Analisis Sediakan Laporan Analisis KPI mengikut format yang dikeluarkan daripada perisian Microsoft Project pada awal Julai dan akhir Disember setiap tahun. (OPR/IDEC/BR11/ Serahan ) Borang Penilaian (OPR/IDEC/BR12/Penilaian ). Laporan Analisis KPI (Format Microsoft Project) B J Buat analisis ke atas hasil penilaian dari Borang Penilaian (OPR/iDEC/BR12/Penilaian ) ke dalam Laporan Analisis Penilaian (OPR/iDEC/LP03/Analisis ) pada awal Julai dan akhir Disember setiap tahun. Laporan Analisis Penilaian (OPR/IDEC/LP03/Analisis ) 5.21 Tamat (c) (d) Bentangkan Laporan Analisis KPI (Format Microsoft Project) dan Laporan Analisis Penilaian (OPR/iDEC/LP03/Analisis ) di Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan ISO (JKPISO) untuk tindakan penambahbahbaikan. Sahkan kedua-dua laporan tersebut di Mesyuarat Pengurusan idec.
Halaman: 10/12 6.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1. UPM/(Kod PTJ)/100-43/1/1 Permohonan Senarai Semak Fail Permohonan (OPR/IDEC/SS08/ Fail Permohonan ) Log Permohonan (OPR/iDEC/BL01/) Borang Permohonan (OPR/iDEC/BR01/) Salinan Petikan Minit Kelulusan Mesyuarat JK Laporan Kajian (OPR/IDEC/LP06/ Kajian ) Dokumen Pra-Keperluan Sistem Aplikasi (OPR/IDEC/DF05/Pra-Keperluan Aplikasi) Pejabat Pengarah idec Minimum 5 Tahun Pengarah/ TPPI 2. UPM/(Kod PTJ)/100-43/1/2 Pengurusan Projek Pengurus Projek Pengurus Projek Bilik Dokumen Pengarah Senarai Semak Fail Pengurusan Projek Sistem Aplikasi (OPR/IDEC/SS09/Senarai Semak Fail Aplikasi) (Hanya untuk projek pembangunan sistem aplikasi sahaja) Minimum 5 Tahun Salinan Borang Permohonan (OPR/iDEC/BR01/) Salinan Laporan Kajian (OPR/IDEC/LP06/Kajian ) Salinan Petikan Minit Kelulusan Mesyuarat JK
Halaman: 11/12 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus Salinan Dokumen Pra-Keperluan Aplikasi (OPR/IDEC/ DF05/ Pra-Keperluan Aplikasi) Borang Pengesahan Penerimaan Cadangan (OPR/iDEC/BR10/Pengesahan Penerimaan Cadangan) Dokumentasi Projek (mengikut arahan kerja berkaitan) Borang Akuan Serahan Hasil (OPR/iDEC/BR11/Serahan ) Borang Akuan Serahan Hasil Secara Berperingkat (OPR/iDEC/BR13/Serahan Berperingkat) (jika berkaitan) Borang Penilaian (OPR/iDEC/BR12/Penilaian ) Borang Penangguhan/Pembatalan (OPR/IDEC/BR02/Penangguhan- Pembatalan) (jika berkaitan) Borang Permohonan Perubahan Spesifikasi (OPR/IDEC/BR06/Perubahan Spesifikasi) 3. UPM/(Kod PTJ)/100-43/1/3 Laporan Analisis Projek Laporan Analisis Penilaian (OPR/iDEC/LP03/Analisis ) Laporan Analisis KPI (Format Microsoft Project) Ketua BPG Ketua BPG Bilik Dokumen Minimum 5 Tahun Pengarah
Halaman: 12/12 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 4. UPM/(Kod PTJ)/100-43/1/4 Pemantauan Pemantauan Secara Dalaman Log Pemantauan Secara Dalaman Salinan Borang Penangguhan/Pembatalan (OPR/IDEC/BR02/Penangguhan- Pembatalan) (jika berkaitan) Salinan Borang Akuan Serahan Hasil (OPR/iDEC/BR11/Serahan ) Salinan Borang Akuan Serahan Hasil Secara Berperingkat (OPR/iDEC/BR13/Serahan Berperingkat) (jika berkaitan) Pemantauan Secara Luaran Log Pemantauan Secara Luaran Salinan bukti penyerahan pembangunan oleh pihak luar Pekerja Pekerja Bilik Dokumen Minimum 5 Tahun Pengarah