Halaman: 1/7 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini bertujuan menerangkan tatacara proses pelaksanaan dan pengurusan penyelenggaraan berkala. Prosedur ini merangkumi semua jenis penyelenggaraan yang dilaksanakan secara berkala sama ada berkontrak atau kendiri (tidak termasuk tentukuran). 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Tajuk Dokumen - Prosedur Perolehan Universiti - Manual Peralatan/Jentera/Kenderaan SOK/PYG/GP02 Garis Panduan Berkala 4.0 SINGKATAN DAN TERMINOLOGI UPM : Universiti Putra Malaysia PPPA : Pejabat Dan Pengurusan Aset JKSHU : Jawatankuasa Sebut Harga Universiti PTJ : Pusat Tanggungjawab : Pegawai ng Bertanggungjawab FAMS : Fixed Asset Management System 5.0 TANGGUNGJAWAB Ketua PTJ bertanggungjawab memastikan prosedur ini dipatuhi. Sesiapa yang terlibat di dalam proses Berkala adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan prosedur ini.
Halaman: 2/7 6.0 CARTA ALIR Sedia Dokumen Tawaran Perolehan MULA Kenal pasti Sedia Jadual Kekerapan Ada Kontrak? Pelaksanaan 7.1 Perolehan Alat Ganti 7.13 7.14 7.17 7.4 Perlu Khidmat Luar? Perlu Kontrak Perlu Penambahan Kos? 7.6 7.12 7.16 7.2 7.3 7.15 Lengkapkan Borang Dapatkan Khidmat Selenggara Luar 7.7 7.8 Selenggara Dalaman Laksana Selenggara Sahkan Rekod 7.5 7.9 7.10 7.11 Penilaian 7.18 Tamat 7.19
Halaman: 3/7 7.0 PROSES TERPERINCI Bil. Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Kenal Pasti Keperluan 7.2.1 Kenal pasti jenis infrastruktur yang perlu diselenggara secara berkala dengan merujuk Garis Panduan Berkala (SOK/PYG/GP02) di dalam bab 3.0 Kenal pasti Peralatan/Infrastruktur. Bagi kekerapan penyelenggaraan kenderaan dan jentera, rujuk Garis Panduan Pengendalian dan Penggunaan Kenderaan dan Jentera Universiti. 7.3 Sedia Jadual Kekerapan 7.3.1 Sediakan Jadual Kekerapan dan buka Fail Individu dengan merujuk Garis Panduan Berkala (SOK/PYG/GP02) di dalam bab 4.0 Penyediaan Jadual Kekerapan dan bab 5.0 Fail 7.4 Perlu Khidmat Luar? 7.4.1 Jika, ikut langkah 7.6 7.4.2 Jika, ikut langkah 7.5 7.5 Selenggara Kendiri 7.5.1 Laksana penyelenggaraan kendiri dan tentukan staf yang melaksanakan 7.6 Perlu Kontrak? 7.6.1 Jika, ikut langkah 7.12 7.6.2 Jika, ikut langkah 7.7 7.7 Lengkapkan Borang 7.7.1 Lengkapkan Borang (SOK/PYG/BR17) 7.7.2 Kemukakan Borang (SOK/PYG/BR17)
Halaman: 4/7 kepada penyelia 7.8 Dapatkan Khidmat Selenggara Luar 7.8.1 Dapatkan sebut harga khidmat selenggara luar dengan merujuk Prosedur Perolehan Universiti 7.9 Laksana Selenggara 7.9.1 Laksanakan penyelenggaraan mengikut Jadual Berkala 7.9.2 Pantau perlaksanaan penyelenggaraan yang telah dilaksanakan 7.10 Sahkan 7.10.1 Sahkan penyelenggaraan luaran yang telah dilaksanakan pada Borang (SOK/PYG/BR17) di bahagian 3(b) 7.10.2 Sahkan penyelenggaraan kendiri di Format Senarai Semak (Service Sheet) SOK/PYG/DF12 7.11 Rekod 7.11.1 Rekod penyelenggaraan yang telah dilakukan ke dalam FAMS 7.11.2 Rekod butir penyelenggaraan ke dalam Buku Log Peralatan/Kenderaan/Jentera/ (jika berkaitan) 7.12 Ada Kontrak? 7.12.1 Jika, ikut langkah 7.15 7.12.2 Jika, ikut langkah 7.13 7.13 Sedia Dokumen Tawaran 7.13.1 Sediakan dokumen tawaran perkhidmatan dengan merujuk Garis Panduan Berkala (SOK/PYG/GP02) di dalam bab 6.1 Penyediaan Dokumen
Halaman: 5/7 7.14 Perolehan 7.14.1 Lantik Kontaktor dengan merujuk Garis Panduan Bekala (SOK/PYG/GP02) di dalam bab 6.2 Perolehan 7.15 Pelaksanaan 7.15.1 Laksana perkhidmatan dengan merujuk Garis Panduan Berkala (SOK/PYG/GP02) di bawah bab 6.3 Pelaksanaan 7.16 Perlu Penambahan Kos? 7.16.1 Jika, ikut langkah 7.17 7.16.2 Jika, ikut langkah 7.18 7.17 Perolehan Alat Ganti 7.17.1 Laksana proses perolehan alat ganti/peralatan dengan merujuk kepada Prosedur Perolehan Universiti, Pejabat Bendahari 7.18 Penilaian 7.18.1 Laksanakan penilaian prestasi pembekal/kontraktor/perunding dengan menginput maklumat ke dalam sistem penilaian prestasi syarikat melalui laman web Pejabat Bendahari 7.19 Tamat
Halaman: 6/7 8.0 REKOD KUALITI Bil. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/(Kod PTJ)/300-3/3/1 Berkontrak Butiran aset/infrastruktur Jadual Perancangan dan Pemantauan Berkala (SOK/PYG/DF09) Spesifikasi Salinan Surat Setuju Terima ( > RM50,000.00) Format Senarai Semak (Service Sheet) (SOK/PYG/DF12) Borang Kebenaran Pelepasan Peralatan (SOK/PYG/BR15)(jika berkaitan) Salinan Surat Sah Laku Harga Kontrak (SOK/PYG/DF07) (Jika Berkaitan) Minit Keputusan JKSHU (Jika Berkaitan) Surat Endorsemen (SOK/PYG/DF08) (Jika Berkaitan) Minit Mesyuarat Serah Tapak (Jika Berkaitan) Kertas Permohonan Melanjutkan Tempoh Kontrak (SOK/PYG/DF10) (Jika Berkaitan) Borang Keluar Masuk Barang (SOK/PYG/BR16) (Jika Berkaitan) Surat-surat berkaitan Tanggungjawab Tempat dan Tangungjawab Mengumpul & Tempoh Menyelenggara Memfail Simpanan PTJ PTJ PTJ 3 tahun Kuasa Melupus Ketua PTJ 2. UPM/(Kod PTJ)/300-3/3/2 Kendiri Butiran aset/infrastruktur Jadual Perancangan dan Pemantauan Berkala PTJ PTJ PTJ 3 tahun Ketua PTJ
Halaman: 7/7 Bil. No. Isu Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod (SOK/PYG/DF09) Format Senarai Semak (Service Sheet) (SOK/PYG/DF12) Borang Permohonan Pembelian Stok/Alatan Kerja Staf Teknikal (SOK/PYG/BR03) (jika berkaitan) Surat dan dokumen berkaitan 3. UPM/(Kod PTJ)/300-3/3/3 Tanpa Kontrak Borang (SOK/PYG/BR017) Butiran Aset Jadual Perancangan & Pemantauan Berkala (SOK/PYG/DF09) Surat dan dokumen berkaitan 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Semakan No. CPD 02 00 - Kelulusan Mesyuarat Tanggungjawab Mengumpul & Memfail Tangungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PTJ PTJ PTJ Disedia dan Disemak Oleh 3 tahun Diluluskan / Diluluskan Semula 02 01 02/2011 Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Pengurusan PPPA Bil. 7/2011 Kuasa Melupus Ketua PTJ Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011 WP 10/05/2011 02 02 18/2011 Mesyuarat Pengurusan PPPA Bil. 11/2011 WP 08/08/2011 02 03 01/2012 Mesyuarat Pengurusan PPPA Bil. 04/2012 WP 09/05/2012