PELAJAR Halaman: 1/17 1.0 Prosedur ini menerangkan tatacara penilaian tesis bagi pelajar siswazah dalam program pengajian dengan tesis. 2.0 SKOP Prosedur ini menerangkan tatacara penilaian tesis pelajar siswazah yang mengikuti program Master Dengan Tesis dan PhD. Ia merangkumi pelantikan J/K Peperiksaan Tesis dan pelaksanaan peperiksaan akhir (Viva voce). 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 (Revision 2009-10) UPM/PU/S/P017 Prosedur Pengesahan dan Pengurniaan Ijazah Pelajar Siswazah UPM/PU/S/AK03/01 Arahan Kerja Penghantaran Tesis kepada Ahli Jawatankuasa Peperiksaan Tesis UPM/PU/S/AK03/02 Arahan Kerja Menjalankan Peperiksaan Akhir (Viva voce) UPM/PU/S/AK03/03 Arahan Kerja Penyediaan Lampiran Senarai Pelajar bagi Kertas Mesyuarat Cadangan Pengurniaan Ijazah Lanjutan UPM/SGS/BP02 PU/S/GP01 PU/S/GP02 PU/S/GP03 PU/S/M01 Guide to Thesis Preparation Garis Panduan Pelantikan Ahli Jawatankuasa Peperiksaan Tesis Guidelines for Viva voce Guidelines for the Preparation of a Thesis Examination Report i-gims Manual
PELAJAR Halaman: 2/17 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN GB : Gagal dan Diberhentikan i-gims : Internet Graduate Information Management System JKKPPPTP : Jawatankuasa Kecil Pelantikan Penyelia dan Pemeriksa Tesis Pelajar JKKSTT : Jawatankuasa Kecil Semakan Tajuk Tesis JKPSU : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti JKP : Jawatankuasa Penyeliaan JKPPT : Jawatankuasa Peperiksaan Tesis J/K : Jawatankuasa Penyelaras : Dekan/Timbalan Dekan Fakulti; Pengarah/Timbalan Pengarah ; Pegawai yang dilantik sebagai Penyelaras Pengajian Siswazah PhD : Doktor Falsafah PS : Pengajian Siswazah PT : Pegawai Tadbir PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) SPS : Sekolah Pengajian Siswazah TD : Timbalan Dekan TNCAA : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TWP : Timbalan Wakil Pengurusan WP : Wakil Pengurusan 5.0 TANGGUNGJAWAB 5.1 Penyelaras dan PT Unit Tesis dan Viva voce bertanggungjawab memastikan prosedur penilaian tesis pelajar siswazah ini dilaksanakan. 5.2 Sesiapa yang terlibat dalam pengendalian prosedur penilaian tesis pelajar siswazah juga perlu mematuhi prosedur ini.
PELAJAR Halaman: 3/17 6.0 CARTA ALIR 7.5 7.10 Minta Lengkapkan Borang atau Kemukakan Penamaan Baharu Tidak Tidak Mula Terima Borang Notis Penyerahan Tesis Terima dan Semak Cadangan Pelantikan Ahli JKPPT daripada Lengkap dan Sesuai? Mesyuarat JKKPPPTP Penamaan Wajar? Ya 7.8 Minta Kemukakan Penamaan Mesyuarat JKPSU Baharu Ya 7.4 7.7 7.1 7.2 7.3 7.6 Tidak Lulus? 7.9 Ya A
PELAJAR Halaman: 4/17 B Hantar Surat Pelantikan kepada Ahli JKPPT Hantar Tesis kepada Ahli JKPPT Setelah Menerima Tesis daripada Pelajar untuk Peperiksaan Terima Laporan Pemeriksaan Tesis? Ya Jalankan Peperiksaan Akhir (Viva voce) 7.11 7.12 7.13 7.15 Hantar Peringatan kepada Pemeriksa Tidak 7.14 Terima Tesis Selepas Peperiksaan Akhir (Viva voce) 7.16 Tamat 7.17
PELAJAR Halaman: 5/17 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Terima Borang Notis Penyerahan Tesis 7.2.1 Terima borang Notis Penyerahan Tesis (PU/S/BR03/GS-14a) yang lengkap daripada pelajar, sahkan maklumat yang diterima dan majukan borang berkenaan ke SPS. Nota: boleh memulakan proses mendapatkan cadangan penamaan ahli JKPPT sebaik sahaja menerima borang di atas daripada pelajar. 7.2.2 Terima borang PU/S/BR03/GS-14a yang lengkap daripada dan sahkan maklumat yang diterima. 7.2.3 Minta Penyelaras kemukakan cadangan nama ahli JKPPT dalam tempoh 60 hari selepas penerimaan borang PU/S/BR03/GS- 14a. Tanggungjawab Penyelaras/PT/PTO PTO SPS Muatkan maklumat cadangan penamaan ahli JKPPT ke dalam i-gims dan cetak borang Penamaan Jawatankuasa Peperiksaan Tesis (PU/S/BR03/GS-14b). PT/PTO 7.2.4 Hantar peringatan kepada Penyelaras selagi cadangan penamaan ahli JKPPT tidak diterima.
PELAJAR Halaman: 6/17 7.3 Terima dan Semak Cadangan Pelantikan Ahli JKPPT daripada 7.3.1 Semak cadangan pelantikan ahli JKPPT dan pastikan mengikut kriteria yang ditetapkan dalam Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 (Revision 2009-10). 7.4 Lengkap dan Sesuai? 7.4.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.6. 7.4.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.5. 7.5 Minta Lengkapkan Borang atau Kemukakan Penamaan Baharu 7.5.1 Minta lengkapkan maklumat yang diperlukan atau membuat perubahan seperti yang dicadangkan dan/atau kemukakan cadangan baharu dalam tempoh 30 hari selepas daripada tarikh notis yang dihantar oleh pihak SPS dan ikut Langkah 7.3. 7.6 Mesyuarat JKKPPPTP 7.6.1 Sediakan kertas mesyuarat Cadangan Pelantikan Ahli JKPPT sama ada yang dicetak daripada i- GIMS atau yang dibuat secara manual untuk semakan JKKPPPTP mengikut format yang telah ditetapkan. PT SPS
PELAJAR Halaman: 7/17 7.7 Penamaan Wajar? 7.7.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.8. 7.7.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.5. 7.8 Mesyuarat JKPSU 7.8.1 Sediakan kertas mesyuarat Cadangan Pelantikan Ahli JKPPT yang telah disemak kesesuaiannya oleh JKKPPPTP, sama ada yang dicetak daripada i-gims atau yang dibuat secara manual, untuk pertimbangan dan kelulusan JKPSU mengikut format yang telah ditetapkan. Nota: 7.9 Lulus? Bagi kes-kes yang tertentu, cadangan penamaan ahli JKPPT boleh terus dibawa ke JKPSU untuk kelulusan tanpa perlu disemak oleh JKKPPPTP dengan kebenaran Dekan. 7.9.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.11. 7.9.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.10. 7.10 Minta Kemukakan Penamaan Baharu 7.10.1 Minta membuat perubahan seperti yang dicadangkan dan/atau kemukakan cadangan baharu dalam tempoh 30 hari selepas daripada tarikh notis yang dihantar. 7.10.2 Pastikan cadangan tersebut dipertimbangkan semula oleh JKPSU untuk kelulusan.
PELAJAR Halaman: 8/17 7.11 Hantar Surat Pelantikan kepada Ahli JKPPT 7.11.1 Muatkan keputusan JKPSU dalam i-gims. PT/PTO SPS 7.11.2 Maklumkan keputusan JKPSU dengan menghantar surat pelantikan kepada ahli JKPPT dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas diluluskan oleh JKPSU. 7.11.3 Jika Pengerusi dan/atau mana-mana pemeriksa yang telah dilantik menolak pelantikan rujuk Langkah 7.5. 7.12 Hantar Tesis kepada Ahli JKPPT Setelah Menerima Tesis daripada Pelajar untuk Peperiksaan 7.12.1 Terima borang Penyerahan Tesis Untuk Peperiksaan (PU/S/BR03/GS-15a) yang lengkap dan sahkan maklumat di Bahagian B. 7.12.2 Minta pelajar majukan borang PU/S/BR03/GS- 15a yang telah dilengkapkan beserta lima (5) naskhah tesis ke SPS. 7.12.3 Terima borang PU/S/BR03/GS-15a yang lengkap beserta lima (5) naskhah tesis dan sahkan maklumat Bahagian C. 7.12.4 Muatkan maklumat penerimaan ke dalam i- GIMS. TD/PTO SPS Penyelaras/PT/PTO Penyelaras/PT/PTO PT/PTO SPS PT/PTO SPS 7.12.5 Hantar salinan tesis kepada ahli JKPPT yang telah dilantik dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas menerima tesis dari pelajar.
PELAJAR Halaman: 9/17 Rujuk: Arahan Kerja Penghantaran Tesis kepada Ahli Jawatankuasa Peperiksaan Tesis (UPM/PU/S/AK03/01) 7.12.6 Jika mana-mana pemeriksa yang telah dilantik menolak pemeriksaan tesis rujuk Langkah 7.5. 7.13 Terima Laporan Pemeriksaan Tesis? 7.13.1 Jika Ya, muatkan maklumat ke dalam i-gims dan ikut Langkah 7.15. 7.13.2 Jika Tidak diterima dalam tempoh 50 hari, ikut langkah 7.14. 7.14 Hantar Peringatan kepada Pemeriksa 7.14.1 Hantar peringatan kepada pemeriksa selewatlewatnya 10 hari sebelum tamat tempoh penghantaran laporan pemeriksaan tesis. 7.14.2 Hantar peringatan kepada pemeriksa yang masih tidak mengemukakan laporan dalam tempoh 60 hari dan pemeriksa diberi tempoh 10 hari untuk mengemukakannya ke SPS. 7.15 Jalankan Peperiksaan Akhir (Viva voce) 7.15.1 Hantar notis panggilan Viva voce kepada pelajar, ahli JKPPT dan ahli JKP selepas mendapat persetujuan daripada ahli JKPPT. PT/PTO SPS 7.15.2 Jalankan Peperiksaan Akhir (Viva voce). JKPPT 7.15.3 Maklum kepada pelajar Keputusan Peperiksaan Akhir (Viva voce) mengikut mana-mana salah satu yang berikut: JKPPT
PELAJAR Halaman: 10/17 a) Tesis diterima tanpa pindaan. Ikut Langkah 7.16. b) Tesis diterima dengan pindaan (Minor atau Major). Pelajar diberi tempoh 60 hari untuk membuat pembetulan kepada tesis sepertimana yang dicadangkan oleh JKPPT. Kemudian, ikut Langkah 7.16. Nota: Pelajar boleh memohon pelanjutan tempoh penghantaran tesis dengan sokongan Penyelia kepada Dekan SPS. c) Tesis diterima tetapi pelajar perlu menjalani semula peperiksaan akhir (re-viva voce). Jalankan peperiksaan tersebut dalam tempoh 60 hari selepas peperiksaan pertama. Jika lulus, ikut Langkah 7.16. Jika tidak, pelajar diberi gred GB. d) Penyerahan Semula Tesis (Resubmission). Pelajar diberi tempoh maksimum 2 semester atau setahun untuk membuat segala pembetulan dan menyerahkan semula tesis untuk peperiksaan. Pelajar perlu melengkapkan borang Penyerahan Semula Tesis untuk Peperiksaan (PU/S/BR03/GS-15b). Kemudian ikut Langkah 7.12.
PELAJAR Halaman: 11/17 Nota: Pelajar boleh memohon pelanjutan tempoh penghantaran tesis dengan sokongan Penyelia kepada Dekan SPS. e) Penyerahan semula tesis PhD sebagai tesis Master. Pelajar diberi tempoh 60 hari untuk menyerahkan semula tesis untuk peperiksaan. Pelajar perlu melengkapkan borang Penyerahan Semula Tesis untuk Peperiksaan (PU/S/BR03/GS-15b). Kemudian ikut Langkah 7.12. Nota: Pelajar boleh memohon pelanjutan tempoh penghantaran tesis dengan sokongan Penyelia kepada Dekan SPS. f) Tesis ditolak. Pelajar diberi gred GB. 7.15.4 Berikan salinan laporan pemeriksa kepada pelajar selepas Viva voce bagi tujuan membuat pembetulan ke atas tesis. 7.15.5 Dapatkan laporan Pengerusi JKPPT dalam tempoh 14 hari bekerja selepas Viva voce. PT/PTO SPS PT/PTO SPS
PELAJAR Halaman: 12/17 7.15.6 Muatkan maklumat keputusan Viva voce ke dalam i-gims. 7.15.7 Berikan salinan laporan Pengerusi JKPPT kepada pelajar, Pengerusi JKP, ahli JKPPT (kecuali Pemeriksa Luar) dan Penyelaras dalam tempoh 14 hari bekerja selepas mendapat laporan tersebut. Rujuk: Arahan Kerja Menjalankan Peperiksaan Akhir (Viva voce) (UPM/PU/S/AK03/02) 7.16 Terima Tesis Selepas Peperiksaan Akhir (Viva voce) 7.16.1 Terima borang Penyerahan Tesis Selepas Peperiksaan Akhir (Viva voce) (PU/S/BR03/GS- 16a) yang telah disahkan oleh Pengerusi JKPPT, Pemeriksa Dalam dan Pengerusi JKP pelajar dan sahkan dengan melengkapkan Bahagian B pada borang berkenaan. 7.16.2 Minta pelajar majukan borang PU/S/BR03/GS- 16a yang telah dilengkapkan beserta satu naskhah tesis dan dokumen lain yang berkaitan ke SPS. 7.16.3 Terima borang PU/S/BR03/GS-16a yang lengkap beserta satu naskhah tesis dan dokumen lain yang berkaitan dan sahkan maklumat yang diterima dengan melengkapkan Bahagian C pada borang berkenaan. PT/PTO SPS PT/PTO SPS Penyelaras/PT/PTO Penyelaras/PT/PTO PT/PTO SPS 7.16.4 Muatkan maklumat ke dalam i-gims. PT/PTO SPS 7.16.5 Sediakan senarai pelajar bagi kertas mesyuarat Cadangan Pengurniaan Ijazah Lanjutan kepada JKKSTT untuk semakan, kepada JKPSU untuk
PELAJAR Halaman: 13/17 Rujuk: 7.17 Tamat pertimbangan dan kelulusan dan seterusnya kepada Senat Universiti untuk pengesahan, mengikut format yang telah ditetapkan. Arahan Kerja Penyediaan Lampiran Senarai Pelajar bagi Kertas Mesyuarat Cadangan Pengurniaan Ijazah Lanjutan (UPM/PU/S/AK03/03) Prosedur Pengesahan dan Pengurniaan Ijazah Pelajar Siswazah (UPM/PU/S/P017)
PELAJAR Halaman: 14/17 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/SPS/(No. Matrik) Fail Pelajar Borang Notis Penyerahan Tesis (PU/S/BR03/GS-14a), Jadual Kandungan dan Ringkasan Penyelidikan. Surat penamaan JKPPT kepada, borang Penamaan Jawatankuasa Peperiksaan Tesis (PU/S/BR03/GS-14b) dan salinan Curriculum Vitae Pemeriksa Luar. Surat pelantikan ahli JKPPT. Borang Penyerahan Tesis untuk Peperiksaan (PU/S/BR03/GS- 15a) atau Borang Penyerahan Semula Tesis untuk Peperiksaan (PU/S/BR03/GS-15b). Surat penghantaran tesis kepada ahli JKPPT. Notis peringatan kepada pemeriksa (jika berkaitan). Laporan Pemeriksa. Surat Jemputan Peperiksaan Akhir (Viva voce) kepada yang berkenaan. Surat pengedaran laporan Peperiksaan Akhir (Viva voce). Notis peringatan menghantar laporan peperiksaan akhir (Viva voce) kepada Pengerusi JKPPT (jika berkaitan). Borang Penyerahan Tesis Selepas Peperiksaan Akhir (Viva voce) (PU/S/BR03/GS-16a) dan Tanggungjawab Tempat dan Tanggungjawab Mengumpul dan Tempoh Menyelenggara Memfail Simpanan PT/PTO SPS PT/PTO SPS Bilik Fail Pelajar, SPS Kekal Kuasa Melupus TNCAA/ Dekan SPS
PELAJAR Halaman: 15/17 senarai pembetulan tesis. 2. UPM/(Kod PTJ)/(No. Matrik) Fail Pelajar Salinan borang Notis Penyerahan Tesis (PU/S/BR03/GS-14a), Jadual Kandungan dan Ringkasan Penyelidikan. Salinan surat penamaan JKPPT kepada, salinan borang Penamaan Jawatankuasa Peperiksaan Tesis (PU/S/BR03/GS-14b) dan salinan Curriculum Vitae Pemeriksa Luar. Salinan laporan Pemeriksa. Salinan surat pengedaran laporan Peperiksaan Akhir (Viva voce). 3. UPM/600-10/2/5 Petikan Minit JKPSU untuk Pelantikan Ahli Jawatankuasa Peperiksaan Tesis 4. UPM/600-3/2/7 Laporan Prestasi Tahunan Unit Tesis PT/PTO PT/PTO Bilik Fail Fakulti/ Sekurangkurangnya 2 tahun selepas pelajar bergraduat PT/PTO SPS PT/PTO SPS Pejabat Am Unit Tesis dan Viva voce Kekal PT/PTO SPS PT/PTO SPS Pejabat Am Unit Tesis dan Viva voce Kekal Dekan Fakulti/ Pengarah Dekan SPS Dekan SPS 5. UPM/600-3/2/6 Senarai Salinan Cakera Padat (CD) yang Mengandungi Manuskrip Tesis PTO SPS PTO SPS Bilik Sumber di SPS Kekal Dekan SPS 6. UPM/600-3/2/8 Rekod Edaran Tesis/CD ke Perpustakaan dan PTO SPS PT/PTO SPS Pejabat Am Unit Tesis dan Viva voce Kekal Dekan SPS
PELAJAR Halaman: 16/17 Surat Edaran Tesis/CD Senarai Nama Pelajar Borang Pengesahan Penerimaan Tesis (PU/S/BR03/GS-16c) 7. UPM/(Kod PTJ)/600-3/2/5 Senarai Naskhah Tesis Surat Edaran Tesis/CD Senarai Nama Pelajar 8. UPM/(Kod PTJ)/600-4/2/9 Pelantikan Pemeriksa Rekod/Catatan Persetujuan Pelantikan Pemeriksa Luar. CV Pemeriksa Luar. 9. UPM/600-9/26 Minit Mesyuarat JKKPPPTP Minit Mesyuarat JKKPPPTP. Kertas Kerja yang berkaitan. PTO Fakulti/ PTO Fakulti/ PTO Fakulti/ PTO Fakulti/ Fakulti/ Kekal Fakulti/ 3 tahun PT/PTO SPS PT/PTO SPS Pejabat Am Unit Tesis dan Viva voce 3 Tahun Dekan Fakulti/ Pengarah Dekan Fakulti/ Pengarah Dekan SPS
PELAJAR Halaman: 17/17 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00-02 01 09/2011 02 02 02 03 PU:S- 31/2011 PU:S- 22/2012 Kelulusan Mesyuarat Disedia Dilulus/ Tarikh dan Diluluskan Kuatkuasa Disemak Semula Keluaran Pertama untuk satu persijilan TNC (A&A) WP 03/01/2011 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-173 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-178 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-186 TNC (A&A) WP 06/05/2011 TNC (A&A) WP 08/08/2011 TNC (A&A) WP 09/05/2012