Halaman: 1/8 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini menerangkan tatacara untuk melaksanakan Mesyuarat kajian semula pengurusan pada tempoh yang dirancang. Prosedur ini merangkumi semua perancangan, pelaksanaan, pelaporan dan tindakan susulan Mesyuarat kajian semula pengurusan yang diadakan 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen UPM/PGR/MK Manual Kualiti - Laporan Audit 4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN - Tajuk Dokumen Laporan SPK Proses Pengurusan, Proses Utama, Proses Sokongan dan Proses Operasi Perkhidmatan Sokongan : Ketua Bahagian Jaminan Kualiti KS : Ketua, Seksyen Perkhidmatan Sokongan, Seksyen Audit Kualiti dan Seksyen Dokumentasi MKSP : Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Peneraju Proses : Pemilik proses mengikut skop iaitu Pengurusan, Perkhidmatan Utama, Sokongan dan Operasi Perkhidmatan Sokongan PKD : Pegawai Kawalan Dokumen PKPU : Penyelaras Kepuasan Pelanggan Universiti PTJ : Pusat TNC (P&I) : Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) TNC (A&A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TNC (HEPA) : Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) TNC (JINM) : Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat)
Halaman: 2/8 TWP PP : Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses TWP PTJ : Timbalan Wakil Pengurusan Pusat WP : Wakil Pengurusan 5.0 TANGGUNGJAWAB Naib Canselor, WP dan ahli MKSP bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan bagi memenuhi keperluan Sistem Pengurusan Kualiti. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.
Halaman: 3/8 6.0 CARTA ALIR Hantar Notis Peringatan 7.6 Tidak Mula Rancang Mesyuarat Keluar Notis Mesyuarat Kumpul Laporan Tepati Keperluan? Ya Laksana Mesyuarat Edar Minit Mesyuarat Pantau Pelaksanaan Berkesan? 7.1 7.10 7.5 7.2 7.3 7.4 7.7 7.8 7.9 Tidak Ya Lapor Pelaksanaan 7.11 Tamat 7.12
Halaman: 4/8 7.0 PROSES TERPERINCI 7.1 Mula 7.2 Rancang Mesyuarat 7.2.1 Lantik / lantik semula (jika perlu) setiausaha dan ahli Naib Canselor MKSP. Ahli MKSP terdiri daripada Naib Canselor, TNC (A&A), TNC (P&I), TNC (HEPA), TNC (JINM), WP, Ketua PTJ, TWP PP dan TWP PTJ. 7.2.2 Rancang perlaksanaan MKSP sekurang-kurangnya sekali WP / dalam tempoh dua belas (12) bulan 7.2.3 Rujuk Minit MKSP yang terdahulu untuk menetapkan tarikh mesyuarat tersebut, jika berkaitan. Pastikan MKSP dilaksanakan selepas audit dalaman dan kajian kepuasan pelanggan dijalankan. WP / 7.3 Keluarkan Notis Mesyuarat 7.3.1 Keluarkan surat makluman beserta agenda mesyuarat kepada semua ahli MKSP, selewat-lewatnya tiga puluh (30) hari bekerja sebelum tarikh mesyuarat. 7.3.2 Keluarkan surat permohonan penyediaan laporan kepada Peneraju Proses, PKPU dan KS selewat-lewatnya tiga puluh (30) hari bekerja sebelum tarikh mesyuarat 7.4 Kumpul Laporan 7.4.1 Pastikan laporan lengkap, dihantar menepati keperluan empat belas (14) hari bekerja sebelum mesyuarat dilaksanakan 7.4.2 Sedia dan selaras laporan untuk edaran kepada ahli mesyuarat selewat-lewatnya dua (2) hari bekerja sebelum tarikh mesyuarat / TWP PP / KS
Halaman: 5/8 7.5 Tepati Keperluan? 7.5.1 Jika ya, ikut langkah 7.7 7.5.2 Jika laporan tidak lengkap / tidak diterima sembilan (9) hari bekerja sebelum mesyuarat, ikut langkah 7.6 7.6 Hantar Notis Peringatan Hantar Notis peringatan dan dapatkan laporan / maklumat lengkap dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja sebelum tarikh mesyuarat. Ikut langkah 7.5. 7.7 Laksana Mesyuarat 7.7.1 Laksanakan mesyuarat jika satu per tiga dari bilangan ahli dan Naib Canselor hadir. 7.7.2 Naib Canselor adalah Pengerusi, sekiranya Pengerusi tidak dapat hadir, beliau boleh mewakilkan pada manamana TNC untuk mempengerusikan mesyuarat. 7.7.3 Setiausaha Mesyuarat adalah Ketua Bahagian Jaminan Kualiti UPM. Sekiranya Setiausaha tidak hadir, Pengerusi mempunyai kuasa untuk melantik pegawai / ahli mesyuarat lain sebagai pengganti. 7.7.4 Laksanakan mesyuarat mengikut agenda tetap seperti berikut: (a) Kata alu-aluan Pengerusi (b) Pengesahan minit mesyuarat sebelumnya (jika berkenaan) (c) Perkara berbangkit (jika berkenaan) (d) Keputusan Audit (Audit Dalaman dan Audit Badan Pensijilan) (e) Maklum balas pelanggan(aduan dan Kajian Kepuasan Pelanggan) (f) Semakan kesesuaian, kecukupan dan keberkesanan (g) Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti (h) Prestasi proses dan kepatuhan produk Naib Canselor Naib Canselor Naib Canselor Naib Canselor
Halaman: 6/8 (i) Status tindakan pencegahan dan tindakan pembetulan (j) Perubahan yang boleh memberi kesan terhadap (k) Sistem Pengurusan Kualiti (l) Cadangan untuk penambahbaikan (m) Hal-hal lain 7.7.5 Pastikan minit mesyuarat mengandungi keputusan dan tindakan yang berkaitan dengan: (a) Peningkatan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti dan prosesnya (b) Peningkatan kualiti Produk / Perkhidmatan yang berkaitan dengan keperluan pelanggan (c) Keperluan sumber keseluruhan 7.8 Edar Minit Mesyuarat Sedia dan edar Minit MKSP dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh mesyuarat. 7.9 Pantau Pelaksanaan 7.9.1 Laksana tindakan yang perlu diambil hasil daripada mesyuarat, dalam tempoh yang ditentukan oleh MKSP Setiausaha Setiausaha Ketua PTJ// TWP PP / TWP PTJ / PKPU / KS 7.9.2 Pantau pelaksanaan dan keberkesanan tindakan Ketua PTJ/ / TWP PP / TWP PTJ /PKPU/KS 7.10 Berkesan? WP / TWP PP / TWP PTJ / PKPU 7.10.1 Jika ya, ikut langkah 7.11 / KS 7.10.2 Jika tidak, ikut langkah 7.9.1
Halaman: 7/8 7.11 Lapor Pelaksanaan 7.12 Tamat 7.11.1 Sedia dan hantar laporan keberkesanan tindakan kepada Wakil Pengurusan, TNC (P&I), TNC (A&A), TNC (HEPA), TNC (JINM) dan Ketua PTJ 7.11.2 Bentang laporan untuk makluman JPU / JKJK / Mesyuarat Pengurusan PTJ / Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses / TWP PP / TWP PTJ / PKPU / KS WP / TWP PP / TWP PTJ
Halaman: 8/8 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/ 100/4/8 Mesyuarat kajian semula pengurusan Surat Lantikan Surat panggilan mesyuarat Laporan SPK Notis peringatan, jika berkenaan Surat edaran minit Minit Mesyuarat kajian semula pengurusan Laporan Pemantauan Petikan Minit Mesyuarat JPU/JKJK/Mesyuarat Pengurusan PTJ, jika berkenaan 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00 - Tempat dan Mengumpul Tempoh Menyelenggara dan Memfail Simpanan PT (P/O) Setiausaha BDR Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan 02 01 PGR: 2/2011 Mesyuarat JKJK UPM Kali ke-2 Disedia dan Disemak 3 Tahun Dilulus/ diluluskan semula Kuasa dan Cara Melupus 02 02 PGR: 1/2012 Mesyuarat JKJK UPM Kali ke-7 Pendaftar Tarikh Kuatkuasa KBBMPK WP 03/01/2011 UPM UPM WP 23/05/2011 WP 30/01/2012