Halaman: 1/5 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan cara perlaksanaan penyelenggaraan berkala peralatan dan pangkalan data. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi aktiviti mengenalpasti samada perlu untuk penyelenggaraan, perlaksanaan penyelenggaraan dan penilaian keberkesanan perkhidmatan penyelenggaraan berkala yang melibatkan peralatan dan juga pangkalan data. 3.0 TANGGUNGJAWAB Ketua PTJ bertanggungjawab sepenuhnya dalam memastikan Prosedur Berkala dilaksanakan dan semua serta Pegawai Aset PTJ bertanggungjawab untuk mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen OPR/IDEC/GP01/ Garis Panduan UPM/SOK/KEW-AST/P012 Prosedur Pengurusan Aset Alih 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN Pemohon Dalaman Luaran UPM : Pusat Pembangunan Maklumat & Komunikasi : Pegawai Teknologi Maklumat/ Jurutera/ Penolong Pegawai Teknologi Maklumat/ Penolong Jurutera/ Juruteknik Komputer/ pekerja lain yang dilantik untuk mengurus : Pihak yang memohon perkhidmatan : berkala yang dilakukan oleh pekerja di UPM : Merangkumi penyelenggaraan berkala dalaman dan luaran (peralatan dan pangkalan data) : berkala yang dilakukan oleh pihak luar yang dilantik oleh UPM : Universiti Putra Malaysia
Halaman: 2/5 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula 6.2 Kenal pasti penyelenggaraan 6.2 Kenal pasti penyelenggaraan pada setiap awal tahun atau pada permulaan penerimaan Aset. Garis Panduan (OPR/IDEC/GP01/ ) 6.3 Sediakan Log Kekerapan Berkala 6.3 Sediakan log kekerapan dengan menggunakan: penyelenggaraan (a) Log Berkala Harian (OPR/ IDEC/BL02/ Harian) untuk penyelenggaraan harian; atau (b) Log Berkala Tahunan (OPR/ IDEC/BL03/ Tahunan) untuk penyelenggaraan bulanan atau tahunan. Log Berkala Harian Log Berkala Tahunan 6.4 Selenggara dalaman Tidak 6.5 Ada kontrak? 6.7 Laksana Selenggaraan Tidak 6.4 Selenggara Dalaman Berkala? (a) Jika YA, ikut langkah 6.7 (a). (b) Jika TIDAK, ikut langkah 6.5. 6.6 Dapatkan khidmat selenggaraan 6.7 (a) Untuk penyelenggaraan Berkala dalaman: 6.5 6.6 Ada Kontrak Perjanjian? (a) Jika YA, ikut langkah 6.7 (b). (b) Jika TIDAK, ikut langkah 6.6. Dapatkan khidmat selenggaraan baharu pihak luar, rujuk Prosedur Pengurusan Aset Alih (UPM/SOK/KEW- AST/P012). Ikut langkah 6.7. (b) Laksana penyelenggaraan Berkala di bawah Perkara 7.0 : Secara Berkala Dalaman. Untuk penyelenggaraan Berkala luaran: Laksana penyelenggaraan di bawah Perkara 6.0: Pelaksanaan Berkala Secara Luaran). Prosedur Pengurusan Aset Alih (UPM/SOK/ KEW- AST/P012) 6.8 memuaskan? Tidak 6.8 memuaskan (a) Jika YA, ikut langkah 6.9. (b) Jika Tidak, (i) Bagi selenggaraan dalaman, ikut langkah 6.7 (a). (ii) Bagi selenggaraan luaran, ikut langkah 6.7 (b). 6.9 (a) Lakukan analisa penyelenggaraan dengan kekerapan 2 kali setahun. (b) Sediakan Laporan Analisis 6.9 Analisa & Lapor (OPR/IDEC/LP01/Analisis ) untuk tindakan penambahbaikan dan hantar kepada selewat-lewatnya pada bulan Julai dan Januari setiap tahun. (c) Sedia dan bentangkan Laporan Keberkesanan (OPR/IDEC/LP04/Keberkesanan ) di mesyuarat berkaitan untuk tindakan penambahbaikan. Laporan Analisis Laporan Keberkesanan 6.10 Tamat
Halaman: 3/5 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1. UPM/(Kod PTJ)/300-2/4/2 Berkala Luaran / Pegawai Aset PTJ / Pegawai Aset PTJ Bilik fail/ Ketua PTJ Butiran Aset Kontrak Dokumen Minit Keputusan JKK Universiti Laporan (OPR /IDEC/LP02/ ) Senarai Semak Komputer (OPR / IDEC /SS01/ Komputer) atau lain-lain senarai semak (service sheet) Log Berkala Harian (OPR / IDEC /BL02/ Harian) Log BerkalaTahunan (OPR / IDEC /BL03/ Tahunan) Borang Penyerahan Aset Untuk Khidmat Luar (OPR/ IDEC /BR03/Baikpulih Khidmat Luar) 2. UPM/(Kod PTJ)/300-2/4/2 Berkala Dalaman / Pegawai Aset PTJ / Pegawai Aset PTJ Bilik Fail/ Ketua PTJ Butiran Aset Laporan (OPR / IDEC /LP02/ ) Senarai Semak Komputer (OPR / IDEC /SS01/ Komputer), arahan kerja yang telah dibangunkan atau lain-lain
Halaman: 4/5 senarai semak (service sheet) Log Berkala Harian (OPR / IDEC /BL02/ Harian) Log Berkala Tahunan (OPR / IDEC /BL03/ Tahunan) 3. UPM//300-2/4/2 Laporan Keberkesanan Laporan Keberkesanan (OPR/ IDEC /LP04/ Keberkesanan ) Laporan Analisis (OPR/ IDEC /LP01/Analisis ) Urus Setia SPK TWP PP Bilik Fail/
Halaman: 5/5 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan WP 03/01/2011 02 01 1/2011 Mesyuarat Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Khas Bil 2/2011 WP 04/04/2011 02 02 SOK:- 51/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti Perkhidmatan Sokongan dan Operasi Perkhidmatan Sokongan Bil 1/2011 WP 22/08/2011 02 03 SOK/1/ 2012 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti Perkhidmatan Sokongan dan Operasi Perkhidmatan Sokongan Bil 3/2012 WP 14/08/2012 02 04 SOK () 3/2014 Mesyuarat Pengurusan Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi ke-66 [5/2014], Minit 66.09(b) WP 18/07/2014 02 05 OPR()- 03/2015 Mesyuarat Pengurusan ke-78 (10/2015), 26 November 2015 WP 18/12/2015 02 06 OPR()- 1/2017 Mesyuarat Pengurusan ke-90 (12/2016), 8 Disember 2015 TPKD PP TWP PP 13/01/2017 02 07 OPR()- 1/2018 Mesyuarat Pengurusan ke-96 (2/2018), 15 Februari 2018 TPKD PP TWP PP 16/03/2018 02 08 QMS(OPR): IDEC- 2/2018 Mesyuarat Pengurusan ke- 100 (6/2018), 5 Julai 2018 TPKD PP TWP PP 17/08/2018 02 09 QMS(OPR): IDEC- 1/2019 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan ke- 104 (Bil. 2/2019), 1 Februari 2019 TPKD PP TWP PP 22/02/2019