HRMIS SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA (HUMAN RESOURCE MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM) MANUAL HRMIS 2.0 PENGURUSAN REKOD PERIBADI *Submodul Rekod Peribadi (Maklumat Keluarga) SEKSYEN PERJAWATAN & PENGGAJIAN BAHAGIAN SUMBER MANUSIA ARAS 6, BANGUNAN CANSELERI UNIVERSITI MALAYA TEL: 03-79677867 FAKS: 79677094 1
ISI KANDUNGAN BIL. PERKARA MUKA SURAT 1 Pengenalan HRMIS 2 Objektif 3 Kaedah Pelaksanaan HRMIS 3 4 Glosari 5 Langkah-langkah untuk memasuki laman web HRMIS 2.0 4-6 6 Menu utama HRMIS 2.0 7 7 Proses Pengemaskinian Data (Carta Alir) 8 8 Panduan Pengguna Mengemaskini Maklumat Keluarga 9-13 9 Rujukan 14 10 Helpdesk Pentadbir HRMIS 15 2
1. PENGENALAN HRMIS Apa itu HRMIS? - Adalah sistem pengurusan sumber manusia yang bersepadu dimudahcarakan oleh teknologi yang menggabungkan amalan terbaik pengurusan sumber manusia global. - Ia adalah projek perintis yang dibangunkan di bawah inisiatif Kerajaan Elektronik. 2. OBJEKTIF - Membantu pengurusan Universiti dan Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) mendapatkan data yang berkualiti dan terkini. - Perancangan tenaga kerja perkhidmatan awam yang berkesan. - Mengemaskini rekod peribadi secara langkah demi langkah melalui konsep mesra pengguna. 3. KAEDAH PELAKSANAAN - Maklumat kendiri dimasukkan oleh pemilik kompentensi sendiri dan bertanggungjawab ke atas sebarang perubahan dan pengemaskinian data dalam HRMIS. - Sebahagian maklumat pemilik kompetensi dikemaskini oleh pentadbir HRMIS berdasarkan Sistem Maklumat Bersepadu dan salinan dokumen yang telah disahkan. 4. GLOSARI KP Pemilik Kompetensi Waran Perjawatan : Kad Pengenalan : Rekod Peribadi yang mengandungi semua maklumat asas berkaitan dengan peribadi penjawat awam. : Dokumen yang mengandungi maklumat perjawatan Universiti yang diluluskan oleh Kementerian Kewangan (MOF) melalui JPA. 3
5. LANGKAH-LANGKAH UNTUK MEMASUKI LAMAN WEB HRMIS 2.0 5.1 Sila layari Portal Rasmi HRMIS di alamat url : http://www.eghrmis.gov.my/ seperti rajah dibawah 5.2 Untuk mengakses aplikasi HRMIS 2, Sila klik pada Aplikasi HRMIS 2.0 Klik pada HRMIS 2.0 4
5.3 Masukkan maklumat id pengguna dan kata laluan. Mengikut butiran dibawah dan Tekan butang HANTAR. ID PENGGUNA KATA LALUAN : No. Kad Pengenalan : No. Kad Pengenalan (Bagi yang pertama kali masuk sahaja) 5.3.1 Skrin setelah selesai log in 5
5.3.2 Sekiranya pengguna bertaraf lantikan kontrak di bawah peruntukan tabung fakulti atau kolej, mesej berikut akan terpapar seperti rajah dibawah. Makluman Mesej akan terpapar seperti berikut 5.3.3 Sekiranya kata laluan tidak sah sebanyak 3 kali, sila hubungi pentadbir HRMIS UM untuk reset Kata Laluan. Sila login semula seperti pengguna baru. Makluman Mesej akan terpapar seperti berikut 6
6. MENU UTAMA HRMIS Segala MAKLUMAN status kemaskini maklumat akan diberitahu pada peti simpanan 1. 2. 3. 5. 4. Modul yang digunakan di UM 6.1 Peti Simpanan Kegunaan Peti Simpanan adalah untuk menerima makluman status pengemaskinian maklumat yang memerlukan pengesahan daripada pentadbir HRMIS. 6.2 Modul-Modul HRMIS yang digunapakai masa kini di Universiti Malaya. 1. Pentadbiran Sistem 2. Pengurusan Komunikasi dan Tatatertib 3. Data Perjawatan 4. Penamatan Perkhidmatan 5. Pengurusan Rekod Peribadi 7
7. PROSES PENGEMASKINI DATA - (CARTA ALIR) MULA STAF SEMAK MAKLUMAT DI PORTAL UM STAF SEMAK DAN/ATAU KEMASKINI MAKLUMAT DI HRMIS STAF HANTAR SALINAN DOKUMEN YANG DISAHKAN HRMIS ihris @ Data tiada dalam ihris SEMAKAN DATA BSM INPUT DATA DI ihris ihris = HRMIS BSM SAHKAN DATA DI HRMIS STAF TERIMA MAKLUMAN PENGESAHAN MELALUI PETI SIMPANAN HRMIS TAMAT * Sebarang pengemaskinian maklumat perlu mendapatkan pengesahan daripada Pentadbir HRMIS UM 8
8. PANDUAN PENGGUNA MENGEMASKINI MAKLUMAT KELUARGA 8.1 Skrin Utama Langkah 1 Klik pada menu Rekod Peribadi 8.1.2 Skrin Left Menu. Langkah 2 Gerakan mouse ke left menu Fungsi 9
8.1.3 Sila pilih Kemaskini Rekod Peribadi. Langkah 3 Klik pada menu Kemaskini Rekod Peribadi 8.1.4 Skrin Kemaskini Rekod Peribadi akan terpapar seperti rajah dibawah. Langkah 4 Klik pada tab menu Keluarga 10
8.2 Sub-Menu Maklumat Keluarga - Keterangan berikut terbahagi kepada 2 bahagian: 8.2.1 Tambah Maklumat Keluarga 8.2.2 Senarai KP/Kad Pengenalan 8.2.1 Maklumat Keluarga Langkah 5 Klik pada butang Tambah Langkah 6 Sila pilih hubungan keluarga yang hendak dikemaskini 11
Contoh: Bahagian Tambah Maklumat Keluarga Langkah 7 Sila kemaskini maklumat dan pastikan semua maklumat bertanda * wajib diisi 8.2.2 Kemaskini Kad Pengenalan Ahli Keluarga Langkah 8 Klik pada butang Tambah 12
Keterangan Langkah 9 Kemaskini semua jenis maklumat berdasarkan keterangan dibawah dan Klik butang Teruskan - Pilih Jenis KP BARU - Sila masukkan No. KP (contoh: 920101146363) dan pastikan kad pengenalan adalah 12 digit. - Pilih Kategori semasa dan klik butang Teruskan. 8.2.3 Tambah Dokumen Sokongan Langkah 10 Klik butang Muat Naik Langkah 11 Pilih Jenis Dokumen yang hendak dimuat naik dan Klik Teruskan. Langkah 12 Klik butang Hantar *Setiap maklumat yang telah dikemaskini akan disemak dan disahkan oleh Pentadbir HRMIS UM. 13
9. RUJUKAN Buku panduan manual HRMIS 2.0 Portal Rasmi HRMIS Buku panduan manual HRMIS Universiti Sarawak (UNIMAS) Buku panduan manual HRMIS Universiti Sultan Idris Shah (UPSI) Buku panduan manual HRMIS Universiti Utara Malaysia (UUM) 14
10. HELPDESK PENTADBIR HRMIS UNIVERSITI MALAYA KETUA HRMIS PEGAWAI HRMIS PENTADBIR HRMIS : PUAN SITI AZLINA BINTI MAKMOR : CIK ZUNNAJAH BINTI KAMARUDDIN : ENCIK MOHAMAD ASRAF BIN AHMAD : CIK NURZIYANA BINTI MOHD YUSOF : PUAN NOR AZLINA BINTI ISMAIL NO. TELEFON : 03-79677867/3524 NO. FAKS : 03-79677094 EMEL : hrisadmin@um.edu.my 15