BAHARU PENGAJIAN Halaman: 1/17 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara pembentukan program baharu pengajian siswazah. 2.0 SKOP Prosedur ini meliputi aktiviti mengenal pasti keperluan pembentukan program baharu pengajian siswazah, penyediaan kertas konsep dan kertas cadangan, kelulusan di peringkat fakulti, universiti dan KPT serta penawaran, akreditasi dan pendaftaran program. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Minit Senat Ke-529.02 Tajuk Dokumen Laporan Ketetapan Kementerian Pengajian Tinggi Mengenai Keperluan untuk Pengecualian Hasil Pembelajaran bagi Program Pasca Siswazah Terutama bagi Program Dengan Tesis (Tajuk Minit) - Panduan Penyediaan Program Baharu dan Penstrukturan Semula/Semakan Semula Kurikulum. (Edisi 20 Mei 2008) JPT(A)1000/013/ 013/07 (45) 6 Oktober 2009 Surat Pengarah Jabatan Pendidikan Tinggi kepada semua Timbalan Naib Canselor/Timbalan Rektor (Akademik dan Antarabangsa) Institusi Pengajian Tinggi Awam mengenai Makluman berkenaan Pemakaian Kerangka Kelayakan Malaysia untuk semua Tahap Program Pengajian di Institusi Pengajian Tinggi - Code of Practice for Programme Accreditation, penerbitan oleh Agensi Kelayakan Malaysia - Pekeliling MQA Bil. 1/2009 Pemakaian Standard Program
BAHARU PENGAJIAN Halaman: 2/17 - Pelan Strategik 2011-2013 Universiti Putra Malaysia Bahagian 1 dan Bahagian 2 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN BP : Badan Profesional BPK : Bahagian Perancang Korporat Dekan : Dekan Fakulti/Sekolah Pengajian Siswazah i-gims : Internet Graduate Information Management System JKKKPSU : Jawatankuasa Kecil Kurikulum Pengajian Siswazah Univesiti JKPP : Jawatankuasa Pengajian Program JKPPB : Jawatankuasa Pembentukan Program Baharu JKPSF : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Fakulti JKPSU : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti JKPT : Jawatankuasa Pendidikan Tinggi Jawatankuasa Bersama (Conjoint Commitee) : Jawatankuasa Bersama dianggotai oleh pakar dari Kementerian Kesihatan Malaysia dan Institusi Pengajian Tinggi Awam : Ketua Jabatan KPSPS : Ketua Pentadbiran Sekolah Pengajian Siswazah KPT : Kementerian Pengajian Tinggi LPU : Lembaga Pengarah Universiti MQR : Malaysian Qualification Registry Pengiktirafan : Program yang mendapat pengiktirafan dari MQR Program : Merangkumi program baharu peringkat siswazah PS : Pengajian Siswazah PT PPT : Pegawai Tadbir Penolong Pegawai Tadbir PTJ : Pusat Tanggungjawab PT(PO) : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) SPS : Sekolah Pengajian Siswazah TD : Timbalan Dekan TNC (A&A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) WP : Wakil Pengurusan UPM : Universiti Putra Malaysia
BAHARU PENGAJIAN Halaman: 3/17 5.0 TANGGUNGJAWAB 5.1 TNC (A&A),, dan KPSPS bertanggungjawab memastikan prosedur pembentukan program baharu pengajian siswazah ini dilaksanakan. 5.2 Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini.
BAHARU PENGAJIAN Halaman: 4/17 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Kenal Pasti Keperluan Sediakan Kertas Konsep Lulus Mesyuarat Jabatan? Lulus JKPSF? 7.2 7.3 7.4 7.5 Lulus Mesyuarat Fakulti? Lulus JKPSU? Lulus Senat? Sediakan Kertas Cadangan Lulus Mesyuarat Jabatan? 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10 Dapatkan Maklum Balas JKPP 7.11 Lulus JKPSF? 7.12 Lulus Mesyuarat Fakulti? Semak Format Kertas Cadangan 7.13 7.14 Semakan JKKKPSU Lulus JKPSU? 7.15 7.16 Laksana Akreditasi Sementara 7.17 Lulus Akreditasi Sementara? 7.18 Lulus Senat? 7.19 Lulus LPU? 7.20 Lulus JKPT? 7.21 Tawar Program 7.22 Laksana Akreditasi/Akreditasi BP Mohon Perakuan Senat Daftar MQR 7.23 7.24 7.25 Tamat 7.26
BAHARU PENGAJIAN Halaman: 5/17 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Kenal Pasti Keperluan 7.2.1 Kenalpasti keperluan pembentukan program baharu berdasarkan kepada: 7.2.1.1 Perubahan dalam dasar pendidikan KPT 7.2.1.2 Pelan Strategik 2011 hingga 2013 UPM 7.2.1.3 Keperluan Tenaga Kerja 7.2.1.4 Keperluan semakan kurikulum/program (Rujuk Minit Senat 492) 7.2.1.5 Kajian Pasaran (Alumni Survey, Employer Survey dan dokumen sokongan lain) 7.2.1.6 Laporan Penilai/Pemeriksa Luar 7.3 Sediakan Kertas Konsep 7.3.1 Sediakan kertas konsep bagi program pengajian baharu. [Kertas konsep dikecualikan untuk Program profesional, misalnya program perubatan dari Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan dan program Kedoktoran Profesional] 7.4 Lulus Mesyuarat Jabatan? 7.4.1 Bentang kertas konsep program pengajian baharu untuk kelulusan Mesyuarat Jabatan. 7.4.2 Jika, ikut Langkah 7.5. 7.4.3 Jika, buat pindaan terhadap kertas konsep.
BAHARU PENGAJIAN Halaman: 6/17 7.5 Lulus JKPSF? 7.5.1 Bentang kertas konsep program pengajian baharu untuk kelulusan JKPSF. 7.5.2 Jika, ikut Langkah 7.6. 7.5.3 Jika, buat pindaan terhadap kertas konsep. 7.6 Lulus Mesyuarat Fakulti? 7.6.1 Bentang kertas konsep program pengajian baharu untuk kelulusan Mesyuarat Fakulti. 7.6.2 Jika, ikut Langkah 7.7. 7.6.3 Jika, buat pindaan terhadap kertas konsep. 7.7 Lulus JKPSU? 7.7.1 Bentang kertas konsep program pengajian baharu untuk kelulusan Mesyuarat JKPSU. 7.7.2 Jika, ikut Langkah 7.8. 7.7.3 Jika, buat pindaan terhadap kertas konsep. 7.8 Lulus Senat? 7.8.1 Bentang kertas konsep program pengajian baharu untuk kelulusan Mesyuarat Senat. 7.8.2 Jika, ikut Langkah 7.9. 7.8.3 Jika, buat pindaan terhadap kertas konsep atau proses tamat sebagaimana cadangan mesyuarat Senat.
BAHARU PENGAJIAN Halaman: 7/17 7.9 Sediakan Kertas Cadangan 7.9.1 Lantik ahli JKPPB. 7.9.2 Sediakan kertas cadangan program pengajian baharu selewat-lewatnya satu sesi lebih awal daripada tarikh cadangan penawaran program. (Rujuk: Panduan Penyediaan Program Baharu Dan Penstrukturan Semula/Semakan Semula Kurikulum, Edisi 1, 20 Mei 2008). JKPPB 7.10 Lulus Mesyuarat Jabatan? 7.10.1 Bentangkan kertas cadangan program pengajian baharu untuk kelulusan Mesyuarat Jabatan. JKPPB 7.10.2 Jika, ikut Langkah 7.11. 7.10.3 Jika, buat pindaan terhadap kertas cadangan program pengajian baharu. JKPPB 7.11 Dapatkan Maklum Balas JKPP 7.11.1 Buat penamaan ahli JKPP untuk menilai kertas cadangan program pengajian baharu. 7.11.2 Dapatkan kelulusan Senat bagi pelantikan keahlian JKPP dan hantar surat pelantikan. 7.11.3 Bentangkan kertas cadangan program pengajian baharu di Mesyuarat JKPP untuk mendapat maklum balas. 7.11.4 Buat penambahbaikan ke atas kertas cadangan program pengajian baharu (jika perlu). /JKPPB 7.12 Lulus JKPSF? 7.12.1 Bentangkan kertas cadangan program pengajian baharu untuk kelulusan Mesyuarat JKPSF.
BAHARU PENGAJIAN Halaman: 8/17 7.12.2 Jika, ikut Langkah 7.13. 7.12.3 Jika, buat pindaan terhadap kertas cadangan program pengajian baharu. /JKPPB 7.13 Lulus Mesyuarat Fakulti? 7.13.1 Bentangkan kertas cadangan program pengajian baharu untuk kelulusan Mesyuarat Fakulti. 7.13.2 Jika, ikut Langkah 7.14. 7.13.3 Jika, buat pindaan terhadap kertas cadangan program pengajian baharu. /JKPPB 7.14 Semak Format Kertas Cadangan 7.14.1 Kemukakan satu salinan kertas cadangan program pengajian baharu kepada Urus setia Sekolah Pengajian Siswazah. 7.14.2 Semak format kertas cadangan program pengajian baharu. [Rujuk: Panduan Penyediaan Program Baharu dan Penstrukturan Semula/Semakan Semula Kurikulum. (Edisi 20 Mei 2008)] 7.14.3 Beri maklumbalas penambahbaikan format kertas cadangan program pengajian baharu (jika perlu). [Lengkapkan Senarai Semak SPS Berkaitan Format Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Semula (PU/S/SS-03)] 7.14.4 Buat penambahbaikan format kertas cadangan program pengajian baharu (jika perlu). KPSPS/PPT KPSPS 7.15 Semakan JKKKPSU 7.15.1 Bentangkan kertas cadangan program pengajian baharu untuk semakan JKKKPSU.
BAHARU PENGAJIAN Halaman: 9/17 [Rujuk: Panduan Penyediaan Program Baharu dan Penstrukturan Semula/Semakan Semula Kurikulum. (Edisi 20 Mei 2008)] 7.15.2 Buat pindaan terhadap kertas cadangan program pengajian baharu (jika perlu). 7.16 Lulus JKPSU? 7.16.1 Bentangkan kertas cadangan program pengajian baharu untuk kelulusan JKPSU. 7.16.2 Jika, ikut Langkah 7.17. 7.16.3 Jika, buat pindaan terhadap kertas cadangan program pengajian baharu [lengkapkan borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Program Sedia Ada (Hasil Maklum Balas Mesyuarat JKKKPSU/JKPSU/ SENAT/ LPU) (PU/S/BR08/GS-KUR01)]. 7.17 Laksana Akreditasi Sementara 7.17.1 Sediakan dokumen berikut:- Bahagian A: Maklumat Am Fakulti Bahagian B: Cadangan program baharu Bahagian C: Standard program (maklumat penilaian dan standard dalam 9 bidang) 7.17.2 Laksana Akreditasi sementara untuk program pengajian baharu kecuali program profesional. [Rujuk: Prosedur SWA Akreditasi Sementara Program Pengajian (UPM/OPR/PNC-BPK/P003)] 7.18 Lulus Akreditasi Sementara? 7.18.1 Terima keputusan akreditasi sementara dari BPK.
BAHARU PENGAJIAN Halaman: 10/17 7.18.2 Jika, ikut Langkah 7.19. 7.18.3 Jika, buat pindaan terhadap kertas cadangan program pengajian baharu. 7.19 Lulus Senat? 7.19.1 Bentangkan kertas cadangan program pengajian baharu untuk kelulusan mesyuarat Senat selewat-lewatnya satu (1) bulan dari tarikh terima surat kelulusan Akreditasi Sementara atau pada Senat yang akan datang. 7.19.2 Jika, ikut Langkah 7.20. 7.19.3 Jika, buat pindaan terhadap kertas cadangan program pengajian baharu [lengkapkan borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Program Sedia Ada (Hasil Maklum Balas Mesyuarat JKKKPSU/JKPSU/SENAT/LPU) (PU/S/BR08/GS- KUR01)]. 7.20 Lulus LPU? 7.20.1 Kemukakan kertas cadangan program pengajian baharu untuk kelulusan LPU melalui SPS. dan Dekan SPS 7.20.2 Jika, ikut Langkah 7.21. 7.20.3 Jika, buat pindaan terhadap kertas cadangan program pengajian baharu dan dapatkan kelulusan Senat [lengkapkan borang borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Program Sedia Ada (Hasil Maklum Balas Mesyuarat JKKKPSU/JKPSU/SENAT/ LPU) (PU/S/BR08/GS-KUR01)].
BAHARU PENGAJIAN Halaman: 11/17 7.21 Lulus JKPT? 7.21.1 Kemukakan kertas cadangan program pengajian baharu untuk kelulusan JKPT melalui SPS. 7.21.2 Bentang kertas cadangan program pengajian baharu untuk kelulusan JKPT. dan Dekan SPS TNC (A&A)/Ketua PTJ 7.21.3 Jika, ikut Langkah 7.22. 7.21.4 Jika, buat pindaan [lengkapkan borang borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Program Sedia Ada (Hasil Maklum Balas Mesyuarat JKPT) (PU/S/BR08/GS-KUR02)] atau proses tamat. 7.22 Tawar Program 7.22.1 Maklumkan kepada fakulti untuk melaksanakan program pengajian baharu mengikut sesi pengajian yang diluluskan. 7.22.2 Kemaskini Log Kelulusan Kurikulum dan Akreditasi Program (PU/S/LG01/GS-KUR). 7.22.3 Lengkapkan Borang Pendaftaran Baharu/ Perubahan Maklumat Program/Bidang Pengajian Siswazah Dalam i-gims (PU/S/BR08/GS-KUR03) serta Borang Permohonan Pendaftaran / Perubahan Maklumat Kursus Dalam i-gims (PU/S/BR08/GS-KUR04) dan majukan ke SPS. 7.22.4 Kemaskini program dan kursus yang telah diluluskan dalam bank kursus i-gims, laman sesawang dan brosur. TNC (A&A) PPT SPS PT Fakulti PT SPS 7.22.5 Tawar program.
BAHARU PENGAJIAN Halaman: 12/17 7.23 Laksana Akreditasi/Akreditasi BP 7.23.1 Laksana Akreditasi Penuh untuk program pengajian baharu. [Rujuk: Prosedur SWA Akreditasi Penuh Program Pengajian (UPM/OPR/PNC-BPK/P004) serta lengkapkan Log Kelulusan Kurikulum dan Akreditasi Program (PU/S/LG01/KUR) ]. Atau 7.23.2 Laksana permohonan Akreditasi BP untuk program profesional baharu. [Rujuk: Arahan Kerja Permohonan Akreditasi dan Akreditasi Semula BP (UPM/PU/PS/AK034)]. 7.24 Mohon Perakuan Senat 7.24.1 Mohon perakuan akreditasi/akreditasi BP program daripada Senat. 7.24.2 Maklumkan keputusan perakuan akreditasi/ akreditasi BP program kepada PTJ melalui minit Senat. 7.24.3 Kemaskini rekod perakuan akreditasi/akreditasi BP program daripada Senat. [Rujuk: Log Kelulusan Kurikulum dan Akreditasi Program (PU/S/LG01/KUR)]. Setiausaha Senat PPT/PTPO SPS 7.25 Daftar MQR 7.25.1 Sediakan dan kemukakan dokumen permohonan daftar MQR program pengajian baharu selepas mendapat akreditasi/akreditasi BP program pengajian melalui SPS. [Rujuk: Arahan Kerja Pendaftaran MQR (UPM/PU/PS/AK033)]. 7.25.2 Maklumkan keputusan daftar MQR kepada fakulti. dan Dekan SPS Dekan SPS
BAHARU PENGAJIAN 7.25.3 Kemaskini rekod pendaftaran MQR [Rujuk: Log Pendaftaran MQR Program Pengajian Siswazah (PU/S/LG02/GS-KUR)] dan [Rujuk: Log Kelulusan Kurikulum dan Akreditasi Program (PU/S/LG01/KUR)] Halaman: 13/17 KPSPS/PPT SPS 7.26 Tamat 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1. UPM/600-1/2/1/(NAMA PROGRAM) PT(O) SPS/ PPT SPS/ PPT SPS Bilik Fail Ketua Pentadbiran PEMBENTUKAN PROGRAM BAHARU PENGAJIAN (NAMA PROGRAM) Kekal Kertas Konsep Kertas Konsep program baharu Minit kelulusan Mesyuarat JKPSU mengenai kertas konsep. Minit kelulusan Mesyuarat Senat mengenai kertas konsep. Kertas Cadangan Kertas cadangan program baharu. Petikan Minit Mesyuarat JKKKPSU. Petikan Minit Mesyuarat JKPSU. Petikan Minit Mesyuarat Senat. Petikan Minit Mesyuarat LPU. Surat Kelulusan JKPT. Surat akuan akreditasi sementara. Surat Pendaftaran dan Kelulusan MQR serta dokumen berkaitan. Senarai Semak SPS Berkaitan
BAHARU PENGAJIAN Halaman: 14/17 Format Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Semula (PU/S/SS-03). Minit Senat mengenai pengesahan akreditasi/ akreditasi BP program. Borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Permbentukan Program Baharu/Semakan Program Sedia Ada (Hasil Maklum Balas Mesyuarat JKKKPSU/JKPSU/SENAT/ LPU) (PU/S/BR08/GS-KUR01). Borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Permbentukan Program Baharu/Semakan Program Sedia Ada (Hasil Maklum Balas Mesyuarat JKPT) (PU/S/BR08/GS-KUR02). Borang Pendaftaran Baharu/ Perubahan Maklumat Program/Bidang Pengajian Siswazah Dalam i-gims (PU/S/BR08/GS-KUR03). Borang Permohonan Pendaftaran / Perubahan Maklumat Kursus Dalam i-gims (PU/S/BR08/GS-KUR04)] Laporan akreditasi sementara. Minit Senat Perakuan Akreditasi Sementara Laporan Akreditasi Penuh Minit Senat Perakuan Akreditasi Penuh 2. UPM/(Kod PTJ)/600-1/2/1/(NAMA PROGRAM) PEMBENTUKAN PROGRAM BAHARU PENGAJIAN (NAMA PROGRAM) Kertas Konsep Minit kelulusan Mesyuarat. Jabatan mengenai kertas konsep PT Fakulti PT Fakulti Pejabat Timbalan Dekan Fakulti Kekal
BAHARU PENGAJIAN Halaman: 15/17 Minit kelulusan Mesyuarat JKPSF mengenai kertas konsep. Minit kelulusan Mesyuarat JKPSU mengenai kertas konsep. Minit kelulusan Mesyuarat Senat mengenai kertas konsep. Kertas Cadangan Petikan Minit Mesyuarat Jabatan. Maklum Balas JKPP. Petikan Minit Mesyuarat JKPSF. Petikan Minit Mesyuarat Fakulti. Petikan Minit Mesyuarat JKKKPSU. Petikan Minit Mesyuarat JKPSU. Petikan Minit Mesyuarat Senat. Petikan Minit Mesyuarat LPU. Surat Kelulusan JKPT. Surat akuan akreditasi sementara. Surat Pendaftaran dan Kelulusan MQR serta dokumen berkaitan. Senarai Semak SPS Berkaitan Format Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Semula (PU/S/SS-03). Borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Permbentukan Program Baharu/Semakan Program Sedia Ada (Hasil Maklum Balas Mesyuarat JKKKPSU/JKPSU/SENAT/ LPU) (PU/S/BR08/GS-KUR01). Borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Permbentukan Program Baharu/Semakan Program Sedia Ada (Hasil Maklum Balas Mesyuarat JKPT) (PU/S/BR08/GS-KUR02). Borang Pendaftaran Baharu/ Perubahan Maklumat
BAHARU PENGAJIAN Halaman: 16/17 Program/Bidang Pengajian Siswazah Dalam i-gims (PU/S/BR08/GS-KUR03) Borang Permohonan Pendaftaran / Perubahan Maklumat Kursus Dalam i-gims (PU/S/BR08/GS-KUR04)] Laporan akreditasi sementara. Minit Senat Perakuan Akreditasi Sementara Laporan Akreditasi Penuh. Minit Senat Perakuan Akreditasi Penuh. 3. UPM/600-1/2/6 LOG PEMBENTUKAN PROGRAM BAHARU/SEMAKAN KURIKULUM PENGAJIAN PT(O) SPS/ PPT SPS/ PPT SPS Bilik Fail Ketua Pentadbiran Kekal Kelulusan Kurikulum Dan Akreditasi Program (PU/S/LG01/KUR). Log Pendaftaran MQR Program Pengajian Siswazah (PU/S/LG02/GS-KUR). 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00 - Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama untuk satu persijilan TNC (A&A) WP 03/01/2011 02 01 11/2011 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-173 TNC (A&A) WP 06/05/2011 02 02 PU:S- 33/2011 Mesyuarat Khas Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-179 TNC (A&A) WP 22/08/2011
BAHARU PENGAJIAN Halaman: 17/17 No. Isu No. Semakan 02 03 No. CPD PU:S- 01/2013 Kelulusan Mesyuarat Mesyuarat Khas Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-198 Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa TNC (A&A) WP 30/04/2013