DAFTAR ISI DAFTAR ISI... 1 DAFTAR GAMBAR... 3 Persyaratan Penggunaan Website... 4 1.1. Kebutuhan Sistem... 4 1.2. Hak Akses... 4 1.3. Front End... 5 1.4. Back End /CMS (Content Management System)... 5 1
Berikut gambaran umum Website (E-Arsip) Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat yang sedang dibangun: Gambar 1.1. Gambaran Umum Pembangunan Website (E-Arsip) Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (PUPR) Untuk flow data sendiri secara umum adalah sebagai berikut: Gambar 1.2. Desain Gambaran Flow Data Website Website (E-Arsip) Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (PUPR) 2
DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1. Gambaran Umum Pembangunan Website (E-Arsip) Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (PUPR)... 2 Gambar 1.2. Desain Gambaran Flow Data Website Website (E-Arsip) Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (PUPR)... 2 Gambar 1.3. Tampilan Halaman Utama... 5 3
Persyaratan Penggunaan Website 1.1. Kebutuhan Sistem Website E-Arsip Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat dapat diakses dengan menggunakan komputer (laptop) spesifikasi standar yang dilengkapi dengan fasilitas akses ke jaringan internet. Terdapat beberapa jenis aplikasi browser yang dapat digunakan untuk mengakses internet seperti Internet Explorer, Firefox, Opera, dan sebagainya. Jika pada komputer/laptop belum terdapat salah satu browser tersebut, aplikasi browser dapat diunduh (download) pada: https://www.google.com/chrome/browser/desktop/ 1.2. Hak Akses Salah satu syarat dalam mengakses administrator website E-Arsip Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat adalah admin website terlebih dahulu memperoleh hak akses berupa ID pengguna (username) dan kode akses (password) dari pengelola pada Biro Umum Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. Untuk Publik apabila ingin mengakses halaman website ini dapat dilakukan dengan mengunjungi alamat http://tebakkata.com/earsip (alamat sementara, masih di server konsultan) Berikut adalah tampilan dari portal website E-Arsip Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat yang dapat diakses oleh pengunjung website: 4
1.3. Front End Website ini dirancang untuk menjawab tuntutan kemajuan dibidang teknologi informasi, yaitu informasi yang cepat dan akurat. Website ini berfungsi untuk mempermudah dalam memberikan informasi dokumen arsip pada Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. A. Halaman Utama Gambar 1.3. Tampilan Halaman Utama Saat user pertamakali mengunjungi website Arsip PU Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat terdapat halaman login seperti pada gambar di atas. Untuk masuk ke halaman login administrator website, tambahkan tulisan / backend/login (hal ini bertujuan agar tidak semua orang bisa masuk ke halaman login, selain admin) di akhir alamat. Setelah itu alamat akan menjadi http://tebakkata.com/earsip/login, kemudian klik Enter ada keyboard lalu akan ditampilkan form login administrator website berikut ini: 1.4. Back End /CMS (Content Management System) a. Login 5
Pada form login ini dilakukan pengisian nama pengguna (Username) pada kolom isian username, kata sandi (Password) kolom isian Password dan Captcha pada kolom isian Captcha. Klik pada tombol Masuk atau dapat dengan menekan Enter pada keyboard untuk masuk ke halaman selanjutnya. b. Dashboard Setelah proses autentifikasi login berhasil, maka akan ditampilkan halaman Beranda administrator website, seperti ditampilkan pada gambar berikut ini : 6
3 2 1 Keterangan: 1. Berfungsi sebagai menu-menu website 2. Berfungsi untuk info box 3. Berfungsi untuk nama inisial user, ubah password dan icon manual book c. Manajemen Frontend Manajemen Frontend disini berfungsi sebagai manjemen konten yang terdiri dari administrasi website, data master dan pengelolaan arsip seperti pada gambar berikut ini : 7
1. Administrasi Website a. Kelola Role Pada kelola role, user dapat melakukan tambah role dengan cara klik tombol makan akan akan tampil form tambah role seperti berikut ini, Form isian kelola tautan ini harus di isi sesuai kolom isian yang ada yaitu - Kolom role Setelah pengisian data sesuai maka klik untuk menyimpan data, sedangkan apa bila data yang di isi tidak jadi disimpan maka klik untuk membatalkan penyimpanan. Pada kelola role juga dapat melakukan edit data dan hapus data dengan cara klik icon edit untuk mengedit hak akses pada role dan klik icon untuk menghapus. 8
Lakukan klik icon akan tampil form edit seperti gambar berikit ini, untuk mengedit hak akses pada role dan User melakukan tanda centang pada role yang di pilih sebagai hak akses pada penggunaan website. untuk menghapus data dan akan tampil pesan hapus seperti berikut ini, 9
Bila user yakin untuk melakukan hapus data maka klik OK dan bila user ingin membatalkan klik Cancel. b. Kelola User Pada kelola user, user dapat melakukan tambah kelola user dengan cara klik tombol seperti berikut ini, makan akan akan tampil form tambah kelola user Form isian kelola tautan ini harus di isi sesuai kolom isian yang ada yaitu - Pilih role (Super admin, operator, verifikator dan biro) - Kolom username 10
- Kolom nama - Kolom password - Kolom ulangi password - Kolom email Setelah pengisian data sesuai maka klik untuk menyimpan data, sedangkan apa bila data yang di isi tidak jadi disimpan maka klik untuk membatalkan penyimpanan. Pada kelola user juga dapat melakukan edit data dan hapus data dengan cara klik icon edit untuk mengedit hak akses pada role dan klik icon untuk menghapus. Lakukan klik icon edit seperti gambar berikit ini, untuk mengedit hak akses pada role dan akan tampil form User melakukan pergantian data pada kolom edit kelola user dan dan klik untuk menyimpan data, sedangkan apa bila data yang di isi tidak jadi disimpan maka klik untuk membatalkan penyimpanan. untuk menghapus data dan akan tampil pesan hapus seperti berikut ini, 11
Bila user yakin untuk melakukan hapus data maka klik OK dan bila user ingin membatalkan klik Cancel. 2. Data Master a. Klasifikasi Pada menu Data Master terdapat submenu klasifikasi pada submenu ini user dapat melakukan tambah, edit dan hapus dengan cara klik tombol makan akan akan tampil form tambah data seperti berikut ini, 12
Form isian tambah data ini harus di isi sesuai kolom isian yang ada yaitu - Kolom Klasifikasi Setelah pengisian data sesuai maka klik untuk menyimpan data, sedangkan apa bila data yang di isi tidak jadi disimpan maka klik untuk membatalkan penyimpanan. Pada submenu Klasifikasi juga dapat melakukan edit dan hapus data dengan cara pilih baris data yang akan diedit selanjutnya klik icon tampil form edit Kecamatan seperti berikut ini, maka akan Pada halaman form ini user dapat mengedit klasifikasi sesuai dengan klasifikasinya. untuk menghapus klik icon berikut ini, dan akan tampil pesan hapus seperti 13
Bila user yakin untuk melakukan hapus data maka klik OK dan bila user ingin membatalkan klik Cancel. b. Klasifikasi Arsip Pada menu Data Master terdapat submenu Klasifikasi Arsip pada submenu ini user dapat melakukan tambah, edit dan hapus dengan cara klik tombol makan akan akan tampil form tambah data seperti berikut ini, Form isian tambah data ini harus di isi sesuai kolom isian yang ada yaitu - Pilih Kolom Jenis Klasifikasi - Kolom Kode Klasifikasi - Kolom Klasifikasi Arsip 14
Setelah pengisian data sesuai maka klik untuk menyimpan data, sedangkan apa bila data yang di isi tidak jadi disimpan maka klik untuk membatalkan penyimpanan. Pada submenu Klasifikasi Arsip juga dapat melakukan edit dan hapus data dengan cara pilih baris data yang akan diedit selanjutnya klik icon maka akan tampil form edit Klasifikasi Arsip seperti berikut ini, Pada halaman form ini user dapat mengedit Klasifikasi Arsip sesuai dengan pilih jenis klasifikasi, isi kode klasifikasi dan isi klasifikasi arsip. untuk menghapus klik icon berikut ini, dan akan tampil pesan hapus seperti Bila user yakin untuk melakukan hapus data maka klik OK dan bila user ingin membatalkan klik Cancel. 15
c. Bagian Masalah Pada menu Data Master terdapat submenu Klasifikasi Arsip pada submenu ini user dapat melakukan tambah, edit dan hapus dengan cara klik tombol makan akan akan tampil form tambah data seperti berikut ini, Form isian tambah data ini harus di isi sesuai kolom isian yang ada yaitu - Pilih Kolom Jenis Klasifikasi - Kolom Klasifikasi Arsip - Kolom Bagian Masalah - Kolom Kode Bagian masalah 16
Setelah pengisian data sesuai maka klik untuk menyimpan data, sedangkan apa bila data yang di isi tidak jadi disimpan maka klik untuk membatalkan penyimpanan. Pada submenu Bagian Masalah juga dapat melakukan edit dan hapus data dengan cara pilih baris data yang akan diedit selanjutnya klik icon seperti berikut ini, maka akan tampil form edit Bagaian Masalah Pada halaman form ini user dapat mengedit Bagian Masalah sesuai dengan pilih jenis klasifikasi, klasifikasi arsip, bagian masalah, dan kode bagian masalah. untuk menghapus klik icon berikut ini, dan akan tampil pesan hapus seperti 17
Bila user yakin untuk melakukan hapus data maka klik OK dan bila user ingin membatalkan klik Cancel. d. Suku masalah Pada menu Data Master terdapat submenu Suku Masalah pada submenu ini user dapat melakukan tambah, edit dan hapus dengan cara klik tombol makan akan akan tampil form tambah data seperti berikut ini, Form isian tambah data ini harus di isi sesuai kolom isian yang ada yaitu - Pilih Kolom Jenis Klasifikasi - Pilih Kolom Klasifikasi Arsip - Pilih Kolom Bagian Masalah 18
- Kolom Suku masalah - Kolom Kode Suku Masalah Setelah pengisian data sesuai maka klik untuk menyimpan data, sedangkan apa bila data yang di isi tidak jadi disimpan maka klik untuk membatalkan penyimpanan. Pada submenu Suku Masalah juga dapat melakukan edit dan hapus data dengan cara pilih baris data yang akan diedit selanjutnya klik icon seperti berikut ini, maka akan tampil form edit Suku Masalah Pada halaman form ini user dapat mengedit SukuMasalah sesuai dengan pilih jenis klasifikasi, klasifikasi arsip, bagian masalah, suku masalah dan kode suku masalah. untuk menghapus klik icon berikut ini, dan akan tampil pesan hapus seperti 19
Bila user yakin untuk melakukan hapus data maka klik OK dan bila user ingin membatalkan klik Cancel. e. Jenis Arsip Pada menu Data Master terdapat submenu Jenis Arsip pada submenu ini user dapat melakukan tambah, edit dan hapus dengan cara klik tombol makan akan akan tampil form tambah data seperti berikut ini, Form isian tambah data ini harus di isi sesuai kolom isian yang ada yaitu - Kolom Jenis Arsip 20
- Kolom Retensi Setelah pengisian data sesuai maka klik untuk menyimpan data, sedangkan apa bila data yang di isi tidak jadi disimpan maka klik untuk membatalkan penyimpanan. Pada submenu Jenis Arsip juga dapat melakukan edit dan hapus data dengan cara pilih baris data yang akan diedit selanjutnya klik icon berikut ini, maka akan tampil form edit Jenis Arsip seperti Pada halaman form ini user dapat mengedit Jenis Arsip sesuai dengan input jenis arsip dan retensi. untuk menghapus klik icon berikut ini, dan akan tampil pesan hapus seperti 21
Bila user yakin untuk melakukan hapus data maka klik OK dan bila user ingin membatalkan klik Cancel. f. Status Verifikasi Pada menu Data Master terdapat submenu Status Verifikais pada submenu ini user dapat melakukan tambah, edit dan hapus dengan cara klik tombol makan akan akan tampil form tambah data seperti berikut ini, Form isian tambah data ini harus di isi sesuai kolom isian yang ada yaitu - Kolom Status Verifikasi Setelah pengisian data sesuai maka klik untuk menyimpan data, sedangkan apa bila data yang di isi tidak jadi disimpan maka klik untuk membatalkan penyimpanan. Pada submenu Status Verifikais juga dapat melakukan edit dan hapus data dengan cara pilih baris data yang akan diedit 22
selanjutnya klik icon seperti berikut ini, maka akan tampil form edit Status Verifikasi Pada halaman form ini user dapat mengedit Status Verifikasi sesuai dengan input status verifikasinya. untuk menghapus klik icon berikut ini, dan akan tampil pesan hapus seperti Bila user yakin untuk melakukan hapus data maka klik OK dan bila user ingin membatalkan klik Cancel. 3. Pengelolaan Arsip 23
a. Input Arsip Pada menu Pengelolaan Arsip terdapat submenu Input Arsip pada submenu ini user dapat melakukan tambah, edit, Preview dan hapus data dengan cara klik tombol berikut ini, makan akan akan tampil form tambah data seperti 24
Form isian tambah data ini harus di isi sesuai kolom isian yang ada yaitu : - Pilih Jenis Arsip - Pilih Jenis Klasifikasi - Pilih Sub Masalah - Pilih Klasifikasi Arsip - Pilih Sub-Sub Masalah - Isi Nomor Berkas - Isi No Item Arsip - Kurun Waktu (tgl Arsip) - Jumlah - Urayan Arsip - Pilih Keterangan - Index/Pekerjaan* 25
- Lokasi Penyimpanan* - No Lemari/Tingkat - No Box - Upload Lampiran, beri label dan ada fasilitas hapus Setelah pengisian data sesuai maka klik untuk menyimpan data, sedangkan apa bila data yang di isi tidak jadi disimpan maka klik untuk membatalkan penyimpanan. Pada submenu Input Arsip juga dapat melakukan edit dan hapus data dengan cara pilih baris data yang akan diedit selanjutnya klik icon berikut ini, maka akan tampil form edit Input Arsip seperti 26
Pada halaman form ini user dapat mengedit Input Arsip sesuai dengan yang di revisi. Sedangkan untuk melihat Preview Data user tinggal melakukan klik icon maka akan tampil seperti tampilan preview berikut ini, 27
Pada preview diatas terdapat fasilitas lihat dokumen dan cetak, bila ingin melihat dokumen klik icon maka akan tampil seperti gambar berikut ini dengan format PDF, untuk menghapus klik icon berikut ini, dan akan tampil pesan hapus seperti 28
Bila user yakin untuk melakukan hapus data maka klik OK dan bila user ingin membatalkan klik Cancel. b. List Arsip Pada menu Pengelolaan Arsip terdapat submenu List Arsip pada submenu ini user dapat melakukan pilih jenis arsip dan Preview Data. Untuk melakukan Preview Data dengan cara pilih baris data yang akan diedit 29
selanjutnya klik icon Arsip seperti berikut ini, maka akan tampil form Preview data List Pada preview diatas terdapat fasilitas lihat dokumen dan cetak, bila ingin melihat dokumen klik icon maka akan tampil seperti gambar berikut ini dengan format PDF, 30
4. Change Password Klik icon change password untuk melakukan perubahan username dan password, bila icon change password di klik maka akan tampil seperti pada gambar berikut ini Untuk merubah password tinggal inputkan password lama, password baru dan ulangi password baru setelah itu klik save. 5. Bantuan icon ini berfungsi sebagai fasilitas buku manual aplikasi. 31
6. Log Out Klik logout untuk keluar dari aplikasi. 32