PENGELOLAAN ARSIP PADA BIDANG PENGEMBANGAN USAHA DAN SUMBER DAYA MANUSIA DINAS KOPERASI DAN USAHA MIKRO KECIL DAN MENENGAH KABUPATEN SUKOHARJO TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam bidang Manajemen Administrasi Disusun Oleh : NOVITA NICKEN ANGGRAINI D1510058 PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2014 i
MOTTO Segala tercapai kalau kamu yakin, keyakinanlah yang membuat semua tercapai. ( Frans Hoyd Zuright ikuti kata hatimu ) Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan, maka apabila kamu telah selesai dari suatu urusan, maka kerjakan dengan sungguh-sungguh pula urusan yang lain. ( Qs. Al Insyirah : 6 7 ) Hargai sebuah kegagalan dan kesuksesan bukan nilai akhir dari hasil akhir tetapi dari proses perjuangan ( Anonim )
PERSEMBAHAN Karya yang sederhana ini saya persembahkan untuk : 1. Allah SWT yang telah member kemudahan dan kelancaran dalam penyusunan Tugas Akhir ini. 2. Papa yang senantiasa memberikan doa, motivasi, dan limpahan kasih sayang yang teramat besar untuk saya serta selalu memenuhi kebutuhan saya selama ini. 3. Mama yang berada di Surga semoga beliau bisa bahagia di alam sana. 4. Seseorang yang menjadi inspirasi juga yang selalu memberi semangat dan motivasi. 5. Sahabat-sahabatku tersayang SMP, SMA dan angkatan 2010 Manajemen Administrasi 6. Dinas Koperasi dan Usaha Mikro, Kecil dan Menengah terutama Kepala Dinas, Kepala Bidang Pengembangan beserta Seksi dan Staf nya. Bapak Drs. Supangat, MM, Bapak Soeratman, SE Ibu Maryani, SH, Bapak Muhammad Taufiq, BA, Bapak Sarwoko, SE, MM, Bapak Heru Setyanto, SH dan Bapak Suhardi, SH yang telah membimbing saya selama program KKM berlangsung. 7. Almamaterku tercinta
PERNYATAAN Nama : Novita Nicken Anggraini NIM : D1510058 Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul ; PENGELOLAAN ARSIP PADA BIDANG PENGEMBANGAN USAHA DAN SUMBER DAYA MANUSIA DINAS KOPERASI DAN USAHA MIKRO KECIL DAN MENENGAH KABUPATEN SUKOHARJO adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka. Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut. Surakarta, 01 Januari 2014 Yang Membuat Pernyataan, Novita Nicken Anggraini
KATA PENGANTAR Assalamualaikum Wr. Wb Syukur Alhamdulillah senantiasa penulis mengucapkan Puji dan syukur kepada Allah SWT, yang telah memberikan hidup dan melengkapi dengan berkat rahmat, kehendak dan taufi-nya, serta melimpahkan anugerah dan pertolongan pada penulis untuk menyelesaikan hidup ini sehingga dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini, dengan judul PENGELOLAAN ARSIP PADA BIDANG PENGEMBANGAN USAHA DAN SUMBER DAYA MANUSIA DINAS KOPERASI DAN USAHA MIKRO KECIL DAN MENENGAH KABUPATEN SUKOHARJO guna memenuhi salah satu syarat dalam memperoleh gelar Ahli Madya di Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Karena keterbatasan kemampuan, tugas akhir ini disusun dengan berbagai kekurangannya, sehingga guna kesempurnaannya untuk sekedar dijadikan referensi atau sumber informasi, sangat diharapkan usulan atau saran perbaikan dari berbagai pihak, dan atas budi baik tersebut. Dalam melaksanakan penyusunan Tugas Akhir ini tidak lepas bantuan dari berbagai pihak, baik secara moril maupun materil, oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat : 1. Bapak Prof Dr. Ravik Karsidi, MS selaku Rektor Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2. Bapak Prof Drs. Pawito Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta; 3. Bapak Drs. Sudarto, Msi selaku Ketua Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberi izin terlaksananya Praktik Lapangan;
4. Bapak Drs. Suryatmojo Msi selaku Dosen pembimbing dalam penyusunan Tugas Akhir ini yang selalu meluangkan waktu untuk memberi motivasi, bimbingan dan juga arahan sampai Tugas Akhir ini selesai serta selaku penguji II dalam Tugas Akhir ini. 5. Bapak Drs. Sudarto Msi selaku penguji I Tugas Akhir 6. Bapak Drs. Supangat MM selaku Kepala Dinas Koperasi dan Usaha Mikro, Kecil dan Menengah Kabupaten Sukoharjo beserta Kepala Bidang, Seksi dan Stafnya yang telah memberikan ilmu, arahan, nasehat, izin dan bimbingan kepada penulis untuk melaksanakan Kuliah Kerja Lapangan. 7. Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Ilmu Sosial dan Politik yang telah mengajarkan ilmu yang bermanfaat; 8. Segenap staf dan karyawan serta keluarga besar Fakultas Ilmu Sosial dan Politik; 9. Papa yang senantiasa memberikan doa, motivasi, dorongan moril maupun materiil, dan limpahan kasih sayang yang teramat-besar yang diberikan dengan segala jerih payah tanpa mengenal lelah dan waktu untuk memberikan kesenangan dan kebahagiaan padaku; 10. Seseorang yang menjadi inspirasi juga yang selalu memberi semangat dan motivasi; 11. Kakak dan adikku tercinta (Alfian & Bayu) serta sahabatku tersayang yang selalu mengingatkan dan memberi dukungan;
12. Teman teman seangkatan dan seperjuangan Diploma III Program Studi Manajemen Administrasi angkatan 2010 yang telah menemani selama kuliah; 13. Serta semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu; Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, penulis menerima semua saran, kritik dan masukan yang bersifat mambangun, Semoga Laporan Praktek Lapangan ini bermanfaat bagi penulis pada khususnya dan pembaca pada umumnya; Surakarta, 01 Januari 2014 Novita Nicken Anggrai
DAFTAR ISI JUDUL... i PERSETUJUAN... i PENGESAHAN... Error! Bookmark not defined. MOTTO... ii PERSEMBAHAN... v PERNYATAAN... vi KATA PENGANTAR... vii DAFTAR ISI... viii ABSTRAK... x BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Rumusan Masalah... 3 C. Tujuan Pengamatan... 3 D. Manfaat Pengamatan... 4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Arsip... 5 B. Jenis Arsip... 7 C. Fungsi Serta Peran Arsip... 9 D. Tujuan Arsip... 10 E. Pengertian Pengelolaan... 10 F. Sarana Penataan Arsip... 11 G. Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan... 14 H. Sistem Menata Arsip... 15 I. Penemuan Kembali Arsip... 18 J. Penyusutan Arsip... 19 K. Pemusnahan Arsip... 19 L. Masalah-masalah Dalam Pengelolaan Arsip... 21
BAB III METODE PENGAMATAN A. Lokasi Pengamatan... 22 B. Jenis pengamatan... 22 C. Sumber data... 22 D. Teknik Pengumpulan data... 23 E. Teknik analisi data... 24 BAB IV DESKRIPSI LEMBAGA DAN HASIL PENGAMATAN A. Deskripsi Lembaga... 25 B. Data Pegawai Berdasarkan Pendidikan, Golongan/Ruang Gender Pada Bidang Pengembangan Usaha dan Sumber Daya Manusia Koperasi dan Usaha Mikro kecil dan menengah Kabupaten Sukoharjo... 37 C. Hasil Pengamatan dan Pembahasan... 38 BAB V PENUTUP A. Kesimpulan... 46 B. Saran... 47 DAFTAR PUSTAKA... 48 LAMPIRAN
ABSTRAK Novita Nicken Anggraini D1510058. PENGELOLAAN ARSIP PADA BIDANG PENGEMBANGANUSAHA DAN SUMBER DAYA MANUSIA DINAS KOPERASI DAN USAHA MIKRO KECIL DAN MENENGAH KABUPATEN SUKOHARJO. Tugas Akhir Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret. 2012. 48 halaman. Pengelolaan arsip merupakan kegiatan yang sangat penting bagi setiap organisasi atau instansi, karena dengan pengelolaan arsip yang baik dan benar akan memudahkan dalam menemukan kembali arsip bila sewaktu-waktu dibutuhkan, demikian pula pada bidang pengembangan usaha dan sumber daya manusia koperasi dan usaha mikro, kecil dan menengah dinas kabupaten sukoharjo bahwa pengelolaan arsip juga merupakan kegiatan yang sangat penting guna menunjang jalannya kegiatan pengelolaan arsip di Kantor tersebut. Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui gambaran tentang pengelolaan arsip pada bidang pengembangan usaha dan sumber daya manusia koperasi dan usaha mikro, kecil dan menengah dinas kabupaten sukoharjo. Jenis pengamatan yang digunakan yaitu deskriptif yaitu metode yang dapat memberikan gambaran, deskripsi dan memaparkan suatu peristiwa serta beberapa data yang berada pada bidang pengembangan usaha dan sumber daya manusia koperasi dan usaha mikro, kecil dan menengah dinas kabupaten sukoharjo. Dari hasil pengamatan dapat diketahui bahwa pengelolaan arsip pula pada bidang pengembangan usaha dan sumber daya manusia koperasi dan usaha mikro, kecil dan menengah dinas kabupaten sukoharjo sudah sesuai prosedur dan dilakukan dengan tahapan-tahapan yaitu penataan arsip, fasilitas dalam penataan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Dengan demikian saran yang dapat diberikan perlu adanya penambahan tempat atau ruang untuk pengelolaan maupun tempat penyimpanan arsip agar tidak terjadi penumpukan arsip yang belum dikelola karena terbatasnya tempat.
GAMBAR GAMBAR KANTOR DAN ARSIP Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kabupaten Sukoharjo Ruang Bidang Pengembangan Usaha dan SDM Penataan Arsip di Bidang Pengembangan Usaha dan SDM
Tempat Penyimpanan Arsip dan Perabot Mobil Dinas Koperasi dan UMKM Ruangan Kepala Dinas Koperasi dan UMKM Foto Bersama Kabid, Kasi Permodalan dan Kasi Simpan Pinjam Bidang Pengembangan
Foto Bersama Sebagian Pegawai Dinas Koperasi dan UMKM
LAMPIRAN