SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT DAYA ANUGRAH MANDIRI CABANG MEDAN DELI TUGAS AKHIR Ditulis untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Diajukan Oleh LUSIA CHRISTINE WULANDARI SINAGA NIM 1105082157 PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2014
ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui tentang sistem akuntansi penggajian yang diterapkan pada PT Daya Anugrah Mandiri cabang Medan Deli, dengan menggunakan teknik pengumpulan data wawancara dan studi dokumentasi. Data-data yang berhasil dikumpulkan selanjutnya diolah dengan menggunakan metode deskriptif. Berdasarkan hasil penelitian, sistem akuntansi penggajian pada PT Daya Anugrah Mandiri cabang Medan Deli, seperti dokumen yang digunakan pada penggajian, catatan akuntansi yang digunakan pada penggajian, fungsi-fungsi dalam penggajian, prosedur penggajian, unsurunsur gaji, pengendalian intern pada penggajian telah sesuai dengan teori yang telah dipelajari dan telah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Kata kunci : Sistem, Akuntansi, Penggajian, Sistem Akuntansi Penggajian
ABSTRACT The purpose of this research is to find out about the system of payroll accounting which applied at PT Daya Anugerah Mandiri branch on Medan Deli, with the interview and documentation are used in collecting the data. Furthermore, the data is analyzed by descriptive method. Based on the result, the system of payroll accounting at PT Daya Anugerah Mandiri branch on Medan Deli, such as the documents and accounting records are used in payroll, the function in payroll, procedure of payroll, the elements of payroll, and the internal control of payroll has been in accordance with the theories and has been adjusted by the needs of the company. Keywords : Systems, Accounting, Payroll, Payroll Accounting Systems
KATA PENGANTAR Puji dan syukur Penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa karena berkat dan rahmat-nya semata, Penulis mampu menyelesaikan penulisan Tugas Akhir yang berjudul : Sistem Akuntansi Penggajian pada PT Daya Anugrah Mandiri. Penulisan Tugas Akhir ini merupakan salah syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma 3 jurusan Akuntansi program studi Akuntansi dan guna memperoleh gelar Ahli Madya di Politeknik Negeri Medan. Penulis telah banyak menerima bimbingan, saran, motivasi, dan doa dari berbagai pihak selama penulisan tugas akhir ini. Untuk itu, pada kesempatan ini Penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak M. Syahruddin, ST., M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Bapak Darwin S.H. Damanik, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 3. Bapak Parjuangan Pardosi, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 4. Bapak Sastra Karo-Karo, S.E., Ak., M.Si., Kepala Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 5. Bapak Sihar Simamora, S.E., Ak., Dosen Pembimbing Utama. 6. Bapak Adhi Surya Harahap, S.E., Ak., M.Si., Dosen Pembimbing Pendamping. 7. Ibu Jojor Lisbet Sibarani, S.E., M.Si, Dosen Wali AK 6H Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 8. Bapak Munir Azis selaku Kepala Cabang PT Daya Anugrah Mandiri Medan. 9. Bapak Cyrus Sinaga selaku Kepala Bengkel. 10. Bapak M. Riky, SE selaku Kepala Administrasi. 11. Seluruh Staf Karyawan PT Daya Anugrah Mandiri. 12. Teristimewa kepada orangtua saya A.M. Sinaga dan S. Parhusip, serta orang terdekat saya Daniel Silaban, yang selalu memberikan dorongan, kasih sayang, doa, serta materi kepada saya yang tiada terbalas.
13. Teman-teman seperjuangan AK-6H, serta semua teman-teman yang berada di dalam dan diluar Politeknik Negeri Medan yang tidak dapat saya sebutkan satu per satu yang telah memberikan doa, motivasi, dan bantuan secara tidak langsung maupun langsung kepada Penulis. 14. Dan kepada semua pihak-pihak yang telah membantu Penulis dalam penyusunan Tugas Akhir ini. Penulis menyadari bahwa tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan, dikarenakan keterbatasan pengetahuan, pengalaman, dan kemampuan Penulis. Oleh karena itu, Penulis mohon kritik dan saran yang bersifat membangun dalam kesempurnaan penulisan tugas akhir ini. Penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang membacanya. Medan, Agustus 2014 Lusia Christine Wulandari Sinaga NIM 1105082157
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PERNYATAAN ABSTRAK ABSTRACT KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI.. DAFTAR TABEL.... DAFTAR GAMBAR... DAFTAR LAMPIRAN. i ii vi vii viii BAB 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul..... 1 1.2 Perumusan Masalah 2 1.3 Tujuan Penelitian... 2 1.4 Manfaat Penelitian.. 3 1.5 Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data.. 3 1.6 Jadwal Kegiatan dan Penulisan Tugas Akhir... 5 BAB 2. TINJAUAN UMUM MENGENAI PERUSAHAAN 2.1 Sejarah Singkat Perusahaan... 6 2.2 Ruang Lingkup Perusahaan 7
2.3 Struktur Organisasi Perusahaan... 10 BAB 3. TINJAUAN KEPUSTAKAAN 3.1 Pengertian Sistem 17 3.2 Pengertian Akuntansi.. 17 3.3 Pengertian Sistem Akuntansi.. 18 3.4 Pengertian Gaji... 18 3.5 Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penggajian 20 3.6 Catatan Akuntansi yang Digunakan... 21 3.7 Fungsi-Fungsi yang Terkait 22 3.8 Prosedur yang Membentuk Sistem. 23 3.9 Unsur-Unsur Gaji... 24 3.10 Unsur Pengendalian Intern... 25 3.11 Bagan Alir 27 BAB 4. HASIL PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1 Hasil Pengumpulan Data 36 4.2 Pengolahan Data. 37 BAB 5. PEMBAHASAN 5.1 Dokumen-Dokumen yang Digunakan 45 5.2 Catatan Akuntansi yang Digunakan... 46 5.3 Fungsi-fungsi yang Terkait. 46 5.4 Prosedur Penggajian 47 5.5 Unsur-Unsur Gaji 48
5.6 Sistem Pengendalian Intern Penggajian 48 BAB 6. SIMPULAN DAN SARAN 6.1 Simpulan. 50 6.2 Saran... 51 DAFTAR PUSTAKA 52 LAMPIRAN
DAFTAR TABEL No. Tabel Judul Hal 1.1 Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan Tugas Akhir 5 4.1 Jurnal Umum PT Daya Anugrah Mandiri cabang Medan Deli 36 4.2 Tabel Pengolahan Data 44 5.1 Dokumen yang Digunakan... 45 5.2 Catatan Akuntansi yang Digunakan. 46 5.3 Fungsi-fungsi yang Terkait.. 46 5.4 Prosedur Penggajian. 47 55 Unsur-unsur Gaji.. 48 5.6 Sistem Pengendalian Intern. 49
DAFTAR GAMBAR No. Gambar Judul Hal 2.1 Logo PT Daya Anugrah Mandiri cabang Medan Deli 8 2.2 Struktur Organisasi PT Daya Anugrah Mandiri. 10 3.1 Diagram (flowchart) Bagian Pencatat Waktu. 28 3.2 Diagram (flowchart) Bagian Gaji 29 3.3 Diagram (flowchart) Bagian Utang. 30 3.4 Diagram (flowchart) Bagian Kassa. 31 3.5 Diagram (flowchart)bagian Jurnal dan Kartu Biaya.. 32 4.1 Diagram (flowchart) Sistem Akuntansi Penggajian 43
DAFTAR LAMPIRAN No. Judul Hal Lampiran 1 : Daftar Pertanyaan Wawancara 53 Lampiran 2 : DaftarLemburKaryawan 54 Lampiran 3 : Slip Gaji Karyawan. 55 Lampiran 4 : Struktur Organisasi. 56 Lampiran 5 : Daftar Nama Karyawan.. 57 Lampiran 6 : Biodata Mahasiswa. 58
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pemilihan Judul Perkembangan zaman sekarang menuntut setiap perusahaan untuk dapat melihat peluang ke depan dan berusaha untuk dapat berkompetisi dan memenangkan persaingan yang begitu pesat dengan cara merumuskannya ke dalam perencanaan. Setiap perusahaan pun juga memiliki tujuan-tujuan untuk dapat mempertahankan kondisi perusahaan yang telah dicapai dan mempertahankan image perusahaan yang telah baik. Untuk itu, perusahaan membutuhkan berbagai sumber daya, baik berupa sumber daya alam, modal, maupun tenaga kerja. Apabila membicarakan tenaga kerja, maka hal itu tidak lepas dari masalah gaji karyawan. Gaji adalah balas jasa yang dibayarkan secara periodik kepada karyawan sehubungan dengan tenaga yang telah diberikannya kepada perusahaan. Pada umumnya ada unsur lain yang mempengaruhi jumlah gaji, yakni tunjangan, premi, lembur, bonus, pajak penghasilan dan lainnya. Gaji biasanya dibayar berdasarkan golongan karyawan, lamanya bekerja, jabatan, dan tingkat pendidikan karyawan. Pemberian gaji merupakan kegiatan rutin yang dilakukan perusahaan, sehingga hal itu merupakan pengeluaran yang relatif besar bagi suatu perusahaan. Oleh karena itu, suatu perusahaan membutuhkan sistem akuntansi penggajian yang baik. Sistem akuntansi penggajian diperlukan untuk mengatasi kesalahan dan penyimpanan dalam perhitungan dan pembayaran gaji. Sistem akuntansi penggajian dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji karyawan sehingga mudah dipahami dan digunakan. PT Daya Anugrah Mandiri adalah perusahaan yang bergerak pada bidang bisnis penjualan sepeda motor merk Honda. PT Daya Anugrah Mandiri memiliki karyawan tetap dan honorer. Dimana setiap karyawan memiliki tugas dan
wewenang masing-masing. Dengan adanya pemisahan fungsi antar bagian maka memudahkan manajemen dalam menetukan besarnya gaji yang diperoleh karyawan. Besarnya gaji yang diberikan kepada karyawan tetap didasarkan pada jabatan dan lama bekerjanya. Sedangkan karyawan honorer diberikan gaji berdasarkan banyaknya sepeda motor yang terjual. Semakin banyak sepeda motor terjual maka semakin banyak pendapatan yang diperoleh. Dimana setiap terjadi penjualan akan diberikan insentif dan bonus-bonus yang dapat diterima oleh karyawan diluar gaji pokok. Sehingga untuk mencegah adanya ketidakadilan, kecurangan dalam pemberian gaji, maka PT Daya Anugrah Mandiri cabang Medan Deli menerapkan sistem akuntansi penggajian. Sistem akuntansi penggajian yang diterapkan PT Daya Anugrah Mandiri cabang Medan Deli hampir sesuai dengan teori kepustakaan. Dimana sistem penggajian harus menggunakan prosedur yang baik dan dilaksanakan dengan jujur. Melihat arti penting suatu sistem penggajian dalam perusahaan. Penulis tertarik untuk ingin mengetahui sistem akuntansi penggajian pada perusahaan ini, sehingga penulis memilih judul Sistem Akuntansi Penggajian pada PT Daya Anugrah Mandiri cabang Medan Deli. 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang di atas, maka Penulis merumuskan masalah sebagai berikut : Bagaimanakah Sistem Akuntansi Penggajian pada PT Daya Anugrah Mandiri cabang Medan Deli? 1.3 Tujuan Penelitian Berdasarkan permasalahan tersebut, maka tujuan penelitian Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui bagaimanakah penerapan sistem akuntansi penggajian pada PT Daya Anugrah Mandiri cabang Medan Deli.
1.4 Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat dalam hal : 1. Bagi Peneliti Penelitian ini merupakan syarat untuk memperoleh gelar ahli madya dari Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan dan untuk menambah wawasan Peneliti mengenai sistem akuntansi penggajian pada PT Daya Anugrah Mandiri cabang Medan Deli. 2. Bagi Perusahaan Memberikan informasi sebagai bahan masukan dan pertimbangan dalam menentukan kebijaksanaan besarnya gaji, jam kerja normal, bonus dan fasilitas lainnya untuk meningkatkan prestasi kerja karyawan supaya perusahaan dapat berkembang dengan baik. 3. Bagi Politeknik Negeri Medan Sebagai referensi dan panduan dalam penelitian-penelitian di masa yang akan datang dan sebagai bahan perbandingan antara teori yang terdapat dalam bukubuku ilmiah dengan kenyataan yang terjadi pada PT Daya Anugrah Mandiri. 1.5 Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data 1.5.1 Teknik Pengumpulan Data 1.5.1.1 Jenis Data Menurut Umar (2003:49) jenis data penelitian dibagi menjadi dua, yaitu : 1. Data Primer Data yang didapat dari sumber pertama baik dari individu atau perorangan seperti hasil wawancara atau hasil pengisian kuesioner yang biasa dilakukan oleh peneliti. 2. Data Sekunder Data primer yang teah diolah lebih lanjut dan disajikan baik oleh pihak pengumpul data primer atau pihak lain. Penelitian ini menggunakan data primer yang bersumber langsung dari Kepala Cabang, Kepala Bengkel, dan Karyawan bagian kepegawaian PT Daya Anugrah
Mandiri cabang Medan Deli dengan menanyakan beberapa pertanyaan tentang bagaimana prosedur penggajian di perusahaan, jumlah karyawan, tunjangan apa saja yang diberikan dan lain sebagainya. Disamping data primer, data sekunder juga digunakan yang merupakan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan Penggajian seperti bukti kas keluar, slip gaji, dan lain sebagainya. 1. Wawancara Wawancara (interview) atau kuesioner lisan adalah sebuah dialog yang dilakukan oleh pewawancara (interviewer) untuk memperoleh informasi dari yang diwawancarai (Wiratha, 2005:227). Wawancara adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab, sambil bertatap muka antara si penanya atau pewawancara dengan si penjawab arau responden dengan menggunakan alat yang dinamakan interview guide (panduan wawancara). Dalam penelitian ini penulis melakukan wawancara secara langsung dengan Kepala Cabang dan karyawan bagian kepegawaian, bagian pembuat daftar gaji, bagian pencatatan daftar hadir karyawan, dan bagian keuangan. 2. Metode Dokumentasi Metode dokumentasi dilakukan secara langsung oleh penulis dengan cara mempelajari benda-benda tertulis, seperti buku-buku, majalah, dokumen, peraturan-peraturan, notulen rapat, catatan harian dan sebagainya (Wiratha, 2005:230). Dokumen adalah catatan tertulis tentang berbagai kegiatan atau peristiwa masa lalu (Gulo, 2000:123). Dalam hal ini dokumen yang digunakan berkaitan dengan sistem akuntansi penggajian pada PT Daya Anugrah Mandiri cabang Medan Deli seperti, slip gaji, bukti kas keluar, struktur organisasi. 1.5.2 Teknik Pengolahan Data Teknik pengolahan data yang digunakan dalam penelitian adalah metode deskriptif. Metode deskriptif adalah suatu metode dalam meneliti status sekelompok manusia, suatu objek, suatu set kondisi, suatu sistem pemikiran, ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang. Tujuan dari penelitian
deskriptif ini adalah untuk membuat deskripsi, gambaran atau lukisan secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan antarfenomena yang diselidiki (Nazir, 2003:54). 1.6 Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan Uraian proses kegiatan persiapan, pelaksanaan, dan penulisan laporan Tugas Akhir yang dilaksanakan oleh penulis dapat digambarkan pada tabel berikut ini Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan Tugas Akhir No Kegiatan 1 Persiapan 2 Pengumpulan Data 3 Tabulasi dan Analisa Data 4 Menyusun Konsep Laporan 5 Konsultasi pada Pembimbing 6 Sidang Tugas Akhir 7 Perbaikan Laporan Tugas Akhir 8 Penggandaan Laporan Waktu Kegiatan Penulisan Tugas Akhir April Mei Juni Juli Agustus 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Sumber : Pedoman Tugas Akhir