STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR: PELAKSANAAN KEGIATAN KELEMBAGAAN MAHASISWA DI LUAR KAMPUS Universitas Haluoleo 2014
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR: PELAKSANAAN KEGIATAN KELEMBAGAAN MAHASISWA DI LUAR KAMPUS Dikeluarkan : 01 Agustus 2014 Edisi : 1 Revisi : Dikaji ulang oleh : Disetujui Oleh : UNIVERSITAS HALUOLEO 2014
Nomor Dokumen: LKPP PELAKSANAAN KEGIATAN KELEMBAGAAN MAHASISWA DI LUAR KAMPUS Dikeluarkan : 1 Agst 2014 Edisi : 1 Revisi : 1. Definisi : 1.1. Kegiatan Kemahasiswaan merupakan kegiatan penalaran, minat-bakat, dan kesejahteraan mahasiswa yang sebagai panitia pelaksananya adalah mahasiswa atau sekelompok mahasiswa ditingkat Universitas, Fakultas, dan Program Studi. 1.2. Ijin Pelaksanaan Kegiatan merupakan prosedur administrasi berupa pemberian persetujuan tentang pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan oleh pimpinan Universitas, Fakultas, atau program studi 1.3. Kegiatan di Luar Universitas Halu Oleomerupakan kegiatan kemahasiswaan yang pelaksanaannya dilaksanakan di luar Universitas yang meliputi wilayah lokal Kendari, wilayah propinsi Sulawesi Tenggara, wilayah Nasional, Regional Asean, Asia Pasifik dan Internasional. 1.4. Permohonan Ijin Pelaksanaan Kegiatan merupakan prosedur kegiatan yang harus dilaksanakan oleh seluruh mahasiswa yang akan melaksanakan seluruh kegiatan kemahasiswaan. 2. Tujuan : 2.1. Mengatur seluruh proses periiinan kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan diluar Universitas Halu Oleo. 2.2. Mempercepat dan mengefisienkan proses perijinan kegiatan kemahasiswaan yang diselenggarakan diluar kampus. 2.3. Memberikan kepastian hukum tentang seluruh lingkungan Universitas Halu Oleo dan khususnya tentang pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan diluar Universitas Halu Oleo. 3. Ruang Lingkup :
Mulai dari prosedur pengajuan ijin, penyusunan rencana kegiatan, jumlah peserta kegiatan, lama pelaksanaan kegiatan, ijin tempat, ijin orang tua, jaminan keamanan dan wajib dilengkapi oleh seluruh unit kemahasiswaan yang akan menyelenggarakan kegiatan di luar Universitas Halu Oleo. 4. Garis Besar Prosedur : 4.1. Pengajuan ijin luar Universitas Halu Oleo sudahharus disampaikan kepada PR III melalui pembina lembaga kemahasiswaan paling lambat tiga minggu sebelum dilaksanakannyakegiatan tersebut. 4.2. PR III mempelajari dan melakukan verifikasi Pengajuan ijin tersebut dan memberi disposisi kepada Kepala Biro Administrasi Kemahasiswaan. 4.3. Surat Permohonan pengajuan ijin tersebut beserta disposisi di distribusikan oleh Staff PR III ke staff Kepala Biro Administrasi Akademik Kemahasiswaan (BAAK). 4.4. Surat Permohonan pengajuan ijin tersebut diterima Kepala Biro AdministrasiKemahasiswaan, untuk selanjut dilakukan pengklasifikasi perijinan kegiatan kedalam bidang penalaran, minat dan bakat, dan kesejahteraan mahasiswa yang selanjutnyadisampaikan kepada kepala biro kemahasiswaan.kepala biro administrasi kemahasiswa mempelajari permohonan surat ijin kegiatankemahasiswaan di luar UHO dan melakukan disposisi kepada kepala bagian yang sesuaiuntuk dilakukan verivikasi. 4.5. Kepala bagian yang sesuai melakukan verifikasi terhadap kelengkapan persyaratanpengajuan perijinan kegiatan kemahasiswaan ke luar Universitas Halu Oleo meliputi :rencana kegiatan, jumlah peserta kegiatan, lama pelaksanaan kegiatan, ijin tempat, ijinorang tua, dan jaminan keamanan. 4.6. Hasil verifikasi dari kepala bagian disampaikan kepada kepala Biro Kemahasiswaan untukmemperoleh rekomendasi pemberian ijin luaruniversitas Halu Oleo. 4.7. Hasil verifikasi oleh Kepala Biro administrasi kemahasiswaan selanjutnya dikembalikan kepr III untuk dibuatkan surat ijinnya. 4.8. Surat ijin Luar UHO sebelum ditanda tangani olehpr III harus mendapatkan paraf dari staf ahli PR III yang sesuai dengan bidang kegiatan. 4.9. Pembantu Rektor III menandantangani surat ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan diluar universitas brawijaya
4.10. Sekretaris PR III menyampaikan Surat Ijin Pelaksanaan Kegiatan Kemahasiswaan di LuarUniversitas Halu Oleo kepada mahasiswa 5. Bagan Alir Bagan Alir Ijin Pelaksanaan Kegiatan Kemahasiswaan di Luar Universitas Halu Oleo Mulai PR III Menerima Surat Ijin Pelaksanaan Kegiatan Kemahasiswaan di Luar UHO mempelajari dan melakukan verifikasi Pengajuan ijin tersebut dan memberi disposisi kepada Kepala Biro Administrasi Kemahasiswaan Staff PR III Mendistribusikan hasil disposisi dari PR III ke Kepala Biro Administrasi Kemahasiswaan Ka BAAK melakukan pengklasifikasian perijinan kegiatan kedalam bidang penalaran, minat dan bakat, dan kesejahteraan mahasiswa Ka BAAK mempelajari permohonan surat ijin kegiatan kemahasiswaan di luar UHO dan melakukan disposisi kepada kepala bagian yang sesuai Kabag Kemahasiswaan Melakukan verifikasi terhadap kelengkapan persyaratan pengajuan perijinan kegiatan kemahasiswaan ke luar Universitas Brawijaya Ka BAAK Merekomendasikan pemberian Ijin luar Universitas Halu Oleo Ka B Meneruskan rekomendasi pemberian Ijin luar Universitas Halu Oleo kepada PR III
Staff PR III Membuat draft surat Ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di luar Universitas Halu Oleo Staff Ahli PR III Memberikan paraf draft surat Ijin luar Universitas Halu Oleo PR III Menandatangani dan memberikan surat Ijin luar Universitas Halu Oleo Staff PR III Menyampaikan surat Ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di luar Universitas Halu Oleo kepada mahasiswa Selesai