PELATIHAN DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI DAN SUMBER DAYA MANUSIA PUSAT PEMBINAAN KOMPETENSI DAN PELATIHAN KONSTRUKSI

Transkripsi

1 LS-12 = Administrasi Lapangan dan Pelaporan PELATIHAN SUPERVISOR PEKERJAAN LANSEKAP/PERTAMANAN (LANDSCAPE SUPERVISOR) 2005 DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI DAN SUMBER DAYA MANUSIA PUSAT PEMBINAAN KOMPETENSI DAN PELATIHAN KONSTRUKSI

2 Modul LS-12 : Administrasi Lapangan dan Pelaporan KATA PENGANTAR Pelaporan yang mencakup kegiatan penyusunan dan penyampaian laporan kepada pihak-pihak yang berkepentingan terhadap pelaksanaan pekerjaan merupakan salah unsur dalam pelaksanaan manajemen proyek. Laporan merupakan unsur yang penting untuk mengetahui informasi tingkat kemajuan pelaksanaan yang diperlukan baik oleh pengelola proyek maupun atasannya dalam rangka pengendalian proyek. Modul ini disusun berdasarkan dokumen kontrak yang selama ini dipakai oleh proyek-proyek pemerintah terutama proyek di lingkungan Departemen Pekerjaan Umum. Dengan mempelajari modul ini diharapkan para pengawas pekerjaan Lansekap/ Pertamanan dapat memperoleh pemahaman yang lebih baik mengenai ketentuanketentuan dokumen kontrak sehingga dapat melakukan tugas pengawasannya secara profesional sesuai ketentuan dokumen kontrak dan mewujudkan sasaran proyek secara tepat mutu, tepat waktu, dan tepat biaya. Saran dan masukan yang positif untuk penyempurnaan modul sangat diharapkan dan dihargai. Jakarta, Desember 2005 Penyusun -i-

3 Modul LS-12 : Administrasi Lapangan dan Pelaporan LEMBAR TUJUAN MODUL PELATIHAN : Pelatihan Supervisor Pekerjaan Lansekap / Pertamanan (Site Supervisor Landscape) MODEL PELATIHAN : Lokakarya Terstruktur TUJUAN UMUM PELATIHAN : Mampu menterjemahkan rencana dan rancangan lansekap/pertamanan menjadi benda nyata terbangun lansekap atau taman. TUJUAN KHUSUS PELATIHAN : Pada akhir pelatihan peserta mampu : 1. Melaksanakan keselamatan dan kesehatan kerja 2. Menerapkan pelaksanaan pekerjaan sesuai spesifikasi pekerjaan bangunan taman. 3. Menerapkan pelaksanaan pekerjaan sesuai spesifikasi pekerjaan penanaman. 4. Menerapkan pelaksanaan pekerjaan sesuai spesifikasi pekerjaan pemeliharaan taman/lansekap. 5. Menerapkan tata laksana pekerjaan pertamanan/lansekap. 6. Melakukan perhitungan rancangan anggaran biaya. 7. Mengawasi pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan dokumen kontrak. 8. Menerapkan teknik gambar arsitektur lansekap. 9. Melaksanakan pengenalan bangunan taman. 10. Melaksanakan pengenalan tanaman lansekap. 11. Melaksanakan pemeliharaan taman. 12. Melaksanakan administrasi lapangan dan pelaporan. 13. Menerapkan pranata pembangunan dalam pelaksanaan pekerjaan. NO. DAN JUDUL MODUL : LS 12 ADMINISTRASI LAPANGAN DAN PELAPORAN TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM (TIU) Setelah mempelajari modul peserta mampu melakukan sistem administrasi lapangan dan pelaporan di lingkungan proyek sesuai ketentuan dokumen kontrak sebagai acuan dalam pelaksanaan pekerjaan lansekap/pertamanan. TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS (TIK) Pada akhir pelatihan peserta mampu : 1. Melakukan sistem administrasi yang baik dalam pelaksanaan pekerjaan 2. Melaksanakan pembuatan daftar usulan dan perubahan pekerjaan 3. Melaksanakan pembuatan laporan kemajuan pekerjaan (harian, mingguan, bulanan). -ii-

4 Modul LS-12 : Administrasi Lapangan dan Pelaporan DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... LEMBAR TUJUAN... DAFTAR ISI... DESKRIPSI SINGKAT PENGEMBANGAN MODUL PELATIHAN SUPERVISOR PEKERJAAN LANSEKAP / PERTAMANAN (Landscape Supervisor)... DAFTAR MODUL... PANDUAN INSTRUKTUR... i ii iii vi vii viii BAB I PENDAHULUAN 1.1 Pengertian... I Maksud dan Tujuan... I Syarat Penyusunan Laporan... I Manfaat dan Konsekuensi... I Fungsi dan Syarat Laporan... I Fungsi Laporan... I Syarat Laporan... I-4 BAB II PENYUSUNAN ADMINISTRASI PEKERJAAN 2.1 Pembuatan Laporan... II Pengarsipan... II Arsip Dokumen Pelaksanaan Pekerjaan... II-1 BAB III PEMBUATAN DAFTAR USULAN PERUBAHAN PEKERJAAN 3.1 Pembuatan Daftar Usulan Untuk Perubahan Pekerjaan... III Pekerjaan Tambah Kurang... III Klaim dan Perselisihan... III Akibat Kondisi Cuaca atau Bencana Alam... III Usulan Untuk Perubahan Pekerjaan... III Revisi Program Kerja... III-6 -iii-

5 Modul LS-12 : Administrasi Lapangan dan Pelaporan Perpanjangan Waktu Pelaksanaan... III Perpanjangan Waktu Kontrak... III Prosedur Permintaan Perpanjangan Waktu Kontrak... III Revisi Jadwal Pelaksanaan... III-9 BAB IV PEMBUATAN LAPORAN KEMAJUAN PEKERJAAN 4.1 Laporan Harian... IV Laporan Mingguan... IV Laporan Bulanan... IV Tugas dan Tanggung Jawab Pembuat Laporan... IV Laporan Direksi Teknis... IV Laporan Akhir Proyek... IV Rujukan Laporan... IV-6 RANGKUMAN DAFTAR PUSTAKA HAND OUT -iv-

6 Modul LS-12 : Administrasi Lapangan dan Pelaporan DESKRIPSI SINGKAT PENGEMBANGAN MODUL PELATIHAN SUPERVISOR PEKERJAAN LANSEKAP/PERTAMANAN (Landscape Supervisor) 1. Kompetensi kerja yang disyaratkan untuk jabatan kerja Supervisor Pekerjaan Lansekap/Pertamanan (Landscape Supervisor) dibakukan dalam Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) yang didalamnya telah ditetapkan unit-unit kerja sehingga dalam Pelatihan Supervisor Pekerjaan Lansekap/Pertamanan (Landscape Supervisor) unit-unit tersebut menjadi Tujuan Khusus Pelatihan. 2. Standar Latihan Kerja (SLK) disusun berdasarkan analisis dari masing-masing Unit Kompetensi, Elemen Kompetensi dan Kriteria Unjuk Kerja yang menghasilkan kebutuhan pengetahuan, keterampilan dan sikap perilaku dari setiap Elemen Kompetensi yang dituangkan dalam bentuk suatu susunan kurikulum dan silabus pelatihan yang diperlukan untuk memenuhi tuntutan kompetensi tersebut. 3. Untuk mendukung tercapainya tujuan khusus pelatihan tersebut, maka berdasarkan Kurikulum dan Silabus yang ditetapkan dalam SLK, disusun seperangkat modul pelatihan (seperti tercantum dalam Daftar Modul) yang harus menjadi bahan pengajaran dalam pelatihan Supervisor Pekerjaan Lansekap/Pertamanan (Landscape Supervisor). -v-

7 Modul LS-12 : Administrasi Lapangan dan Pelaporan DAFTAR MODUL Jabatan Kerja : Supervisor Pekerjaan Pertamanan/Lansekap (Landscape Supervisor/LS) Nomor Modul Kode Judul Modul 1 LS 01 Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) 2 LS 02 Spesifikasi Pekerjaan Bangunan 3 LS 03 Spesifikasi Pekerjaan Penanaman 4 LS 04 Spesifikasi Pemeliharaan Taman/Lansekap 5 LS 05 Tata Laksana Pekerjaan Pertamanan/ Lansekap 6 LS 06 Perhitungan Rancangan Anggaran Biaya 7 LS 07 Dokumen Kontrak 8 LS 08 Teknik Gambar Arsitektur Lansekap 9 LS 09 Pengenalan Bangunan Taman 10 LS 10 Pengenalan Tanaman Lansekap 11 LS 11 Pemeliharaan Taman 12 LS 12 Administrasi Lapangan dan Pelaporan 13 LS 13 Pranata Pembangunan -vi-

8 Modul LS-12 : Administrasi Lapangan dan Pelaporan PANDUAN INSTRUKTUR A. BATASAN NAMA PELATIHAN : PELATIHAN SUPERVISOR PEKERJAAN LANSEKAP/PERTAMANAN (LANDSCAPE SUPERVISION) KODE MODUL : LS - 12 JUDUL MODUL : ADMINISTRASI LAPANGAN DAN PELAPORAN DESKRIPSI. TEMPAT KEGIATAN : Materi ini membahas pengetahuan penyusunan administrasi pekerjaan, pembuatan daftar usulan dan perubahan pekerjaan, pembuatan laporan kemajuan pekerjaan (harian, mingguan, bulanan) untuk pelatihan Supervisor Pekerjaan Lansekap / Pertamanan (Landscape supervision) : Ruangan Kelas lengkap dengan fasilitasnya. WAKTU PEMBELAJARAN : 2 (Dua) Jam Pelajaran (JP) (1 JP = 45 Menit) -vii-

9 Modul LS-12 : Administrasi Lapangan dan Pelaporan B. RENCANA PEMBELAJARAN KEGIATAN INSTRUKTUR KEGIATAN PESERTA PENDUKUNG 1. Ceramah : Pembukaan/ Bab I, Pendahuluan Menjelaskan tujuan instruksional umum(tiu) dan Tujuan instruksional khusus (TIK) Menjelaskan maksud dan tujuan administrasi lapangan dan pelaporan. Menjelaskan pengertian administrasi lapangan dan pelaporan. Waktu : 5 menit 2. Ceramah : Bab II, Penyusunan Administrasi Pekerjaan Memberikan penjelasan, uraian atau-pun bahasan mengenai : Penyusunan administrasi pekerjaan. Waktu : 30 menit 3. Ceramah : Bab III, Pembuatan Daftar Usulan dan Perubahan Pekerjaan Memberikan penjelasan, uraian atau-pun bahasan mengenai : Pembuatan daftar usulan dan perubahan pekerjaan. Waktu : 30 menit 4. Ceramah : Bab IV, Pembuatan Laporan Kemajuan Pekerjaan (Harian, Mingguan, Bulanan) Memberikan penjelasan, uraian atau-pun bahasan mengenai : Pembuatan laporan kemajuan pekerjaan (Harian, Mingguan, Bulanan) Waktu : 25 menit Mengikuti penjelasan TIU dan TIK dengan tekun dan aktif Mengikuti penjelasan maksud dan tujuan administrasi lapangan dan pelaporan. Mengikuti penjelasan pengertian administrasi lapangan dan pelaporan. Mengajukan pertanyaan apabila ada yang kurang jelas. Mengikuti penjelasan, uraian atau bahasan instruktur dengan tekun dan aktif. Mengajukan pertanyaan apabila ada yang kurang jelas. Mengikuti penjelasan, uraian atau bahasan instruktur dengan tekun dan aktif. Mengajukan pertanyaan apabila ada yang kurang jelas. Mengikuti penjelasan, uraian atau bahasan instruktur dengan tekun dan aktif. Mengajukan pertanyaan apabila ada yang kurang jelas. OHT OHT OHT OHT -viii-

10 Modul LS-12 : Administrasi Lapangan dan Pelaporan Bab I : Pendahuluan BAB I PENDAHULUAN 1.1 PENGERTIAN Laporan merupakan kumpulan informasi mengenai setiap aktivitas dan pencapaian hasil pelaksanaan pekerjaan yang disusun pada periode-periode tertentu selama masa pelaksanaan pekerjaan secara obyektif dan akuntabel. Laporan yang menyajikan hal-hal berkaitan dengan pelaksanaan proyek pada dasarnya merupakan pertanggungjawaban tugas yang diberikan pemberi tugas kepada pihak yang diberi tugas. 1.2 MAKSUD DAN TUJUAN Laporan dimaksudkan untuk mendukung pelaksanaan aktivitas pengendalian, pengawasan, pemantauan, dan pengambilan keputusan. Selain itu, laporan ini juga dapat dipergunakan dan bermanfaat sebagai bahan evaluasi dan pemeriksaan terhadap akuntabilitas kinerja baik dari sisi manajemen proyek maupun hasil pekerjaan tersebut. Selanjutnya, laporan-laporan tersebut akan menjadi suatu catatan sejarah pelaksanaan konstruksi. Menurut tujuannya, laporan disusun untuk memberi keterangan, memulai suatu tindakan, mengkoordinasi proyek, menyarankan sesuatu langkah dan tindakan, dan merekam kegiatan. Laporan untuk memberi keterangan terdiri dari laporan berkala dan laporan khusus. Laporan berkala memuat keterangan yang bersifat rutin dan bentuk serta susunannya biasanya telah ditentukan. Namun jika belum ditentukan, terlebih dahulu diidentifikasi pokok-pokok masalah yang perlu dimasukkan, seperti tentang personalia, peralatan, bahan, keuangan, kelancaran pekerjaan, volume pekerjaan, waktu pelaksanaan dan permasalahan lainnya. Laporan khusus dibuat untuk menyampaikan suatu kejadian atau keadaan yang khusus, seperti kejadian keterlambatan pelaksanaan proyek, kejadian kegagalan pekerjaan konstruksi, bencana alam dan permasalahan khusus lain di luar hal yang bersifat rutin. Laporan untuk memulai suatu tindakan, memusatkan perhatian kepada suatu tindakan termasuk alasannya. Laporan ini harus bersifat tegas, terperinci, dan jelas. Penekanan I-1

11 Modul LS-12 : Administrasi Lapangan dan Pelaporan Bab I : Pendahuluan diberikan pada apa, bagaimana, siapa, kapan, dan di mana termasuk perincian kegiatannya. Laporan untuk mengkoordinasi proyek, hanya mengemukakan pokok yang berhubungan dengan semua hal yang harus dikoordinasi. Untuk maksud koordinasi tersebut, maka laporan ini memuat hal-hal yang mutakhir dan yang bersifat pokok-pokok yang berkaitan dengan tindakan yang harus dikoordinasikan saja, sedangkan selebihnya tidak perlu dimuat. Dalam hal jenis laporan ini, unsur waktu sangat penting. Keterlambatan penyampaian data mutakhir dapat menyebabkan kekeliruan dalam penafsiran dan dapat berakibat merugikan kepentingan proyek. Laporan untuk menyarankan suatu langkah atau tindakan berisi langkah atau tinadakan yang harus diperbuat penerima laporan termasuk alsannya, manfaat yang akan diperoleh, serta hal-hal lain yang terkait misalnya waktu, uang, alat, tenaga dan alat. Dalam laporan jenis ini juga perlu dimuat resiko yang harus dihadapi apbila saran tersebut ditolak atau diterima. Laporan untuk merekam kegiatan terbagi dalam laporan kemajuan dan laporan akhir.laporan kemajuan dapat berupa laporan berkala maupun setiap waktu. Sesuai jangka waktu yang ditetukan seperti bulanan, triwulanan, atau tahunan, laporan ini menyajikan semua kegiatan selama masa laporan termasuk rincian yang perlu disampaikan berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan. Laporan akhir merangkum semua aspek pekerjaan setelah semua pelaksanaan pekerjaan selesai. Rangkuman tersebut bersifat menyeluruh terhadap hal-hal yang telah lewat. Laporan ini tidak terlepas dari laporan kemajuan dan pembuatannya mengacu pada laporan kemajuan sebelumnya. 1.3 SYARAT PENYUSUNAN LAPORAN Untuk dapat mendukung maksud dan tujuan pembuatan laporan seperti disebutkan di atas, maka setiap jenis laporan yang telah ditentukan dalam kontrak, perlu disusun secara tepat waktu, obyektif, lengkap, akurat, dan akuntabel dalam menggambarkan keseluruhan informasi mengenai realisasi aktivitas dan pencapaian hasil pelaksanaan pekerjaan, termasuk di dalamnya semua permasalahan dan penanganan yang diambil. 1.4 MANFAAT DAN KONSEKUENSI Laporan yang disusun secara tepat waktu, objektif, lengkap, dan akurat sangat bermanfaat untuk: memenuhi persyaratan dan ketentuan dokumen kontrak; mempermudah penyusunan laporan selanjutnya; dan I-2

12 Modul LS-12 : Administrasi Lapangan dan Pelaporan Bab I : Pendahuluan dapat dipergunakan sebagai: o bahan pemantauan, evaluasi, dan pemeriksaan pelaksanaan pekerjaan; dan o dokumen pendukung pada proses serah terima pekerjaan. 1.5 FUNGSI DAN SYARAT LAPORAN Ditinjau dari siklus pengendalian, laporan merupakan salah satu unsur penting dalam pengawasan dan merupakan umpan balik bagi perencanaan. Dengan sistem laporan yang baik, pimpinan akan mampu membandingkan hasil-hasil nyata dengan hasil-hasil yang seharusnya dicapai dan berarti pula pi,pinan mampu bertanggung jawab secara sempurna atas pelaksanaan tugas-tugas yang dibebankan padanya. Sebagai salah satu alat mekanisme pengawasan, maka laporan bertujuan agar kepada pimpinan dapat disajikan informasi yang memuat fakta-fakta yang mencakup 3 pokok dasar, yakni: 1) Mencerminkan kemajuan-kemajuan hasil yang dicapai dan menggambarkan keadaan secara nyata dari proyek. 2) Mengetengahkan pelbagai masalah, kesulitan, dan hambatan yang dihadapai proyek termasuk penyebabnya. 3) Memuat pemikiran, pertimbangan, dan pandangan serta saran-saran pemecahan masalah secara tepat FUNGSI LAPORAN Laporan sebagai salah satu alat manjemen yang mempunyai fungsi-fungsi sebagai berikut: Pertanggungjawaban (Accountability) Laporan yang disampaiak oleh pemimpin proyek kepada atasannya merupakan suatu pertanggungjawaban sesuai dengantugas yang dibebankan kepadanya. Di samping itu laporana merupakan salah satu alat penilaian bagi pimpinan, oleh karenannya laporan harus berisi informasi yang benar, tepat dan lengkap serta dapat dipertanggungjawabkan Pengawasan (Control) Laporan yang disampaikan secara teratur dan berkala akan memungkinkan pimpinan mampu mengadakan evaluasi atas hasil nyata yang dicapai terhadap hasil yang direncanakan. Sewaktu-waktu pimpinan dapat melakukan pengecekan secara langsung ke lapangan atau melakukan penelitian yang mendalam atas kebenaran isi laporan. I-3

13 Modul LS-12 : Administrasi Lapangan dan Pelaporan Bab I : Pendahuluan Penyampaian informasi Bagi pimpinan, laporan merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan tugasnya. Setiap kegatan mempunyai hubunggan dengan unit-unit lain, oleh karenanya laporan selain disampaikan secara vertikal, perlu juga disampaikan secara horisontal Alat/bahan pengambil keputusan Setiap saat pemimpin proyek harus mengambil keputusan yang diperlukan. Untuk itu dibutuhkan data dan informasi yang relevan. Dengan demikian laporan harus memuat data yang lengkap, benar dan terkini, sehingga pengembilan keputusan yang diperlukan dapat segera dilakukan dan tindakan yang tepat dapat diambil untuk pelaksanaan pekerjaan lebih lanjut SYARAT LAPORAN Agar laporan memberikan daya guna yang optimal, maka laporan harus memenuhi syarat-syarat dan berisi informasi yang baik, sesuai kebutuhan bagi pimpinan atau pihak yang berkepentingan untuk pengambil keputusan atau tindakan. Syarat-syarat tersebut sebagai berikut: Laporan harus benar dan obyektif Laporan yang benar-benar obyektif akan mampu menggali dan menyajikan kondisikondisi nyata, kemampuan pelaksanaan, kekurangan/hambatan yang terjadi dan lain-lain. Apapun obyeknya, faktor laporan harus dapat dimengerti oleh si penerima. Data yang dimasukkan harus erat hubungannya atau relevan dengan masalah yang akan dikemukakan, sehingga keputusan yang akan diambil pimpinan banyak tergantung pada kualitas laporan tersebut Laporan harus jelas dan cermat Laporan harus memuat data yang diseleksi dari sekian banyak dan ragam data agar permasalahan yang disampaikan cukup jelas dan tidak kabur. Informasi yang bebas dari kesalahan dan tepat atu akurat akan lebih berguna bagi penerima laporan dalam menilai permasalahan dan mengambil keputusan tindak lanjutnya. Penyusun laporan harus menempatkan dirinya pada penerima/pembaca laporan sehingga susunan kalimat, materi serta istilah yang digunakan harus dapat benar-benar dimengerti. I-4

14 Modul LS-12 : Administrasi Lapangan dan Pelaporan Bab I : Pendahuluan Laporan harus lengkap Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam menghimpun, mengolah dan menyajikan masalah yang diperluakan, di samping cara mengemukakannya yang komprehensif. Penyusunan laporan dalam bentuk uraian yang komprehensif berdasarkan data yang selektif akan lebih lengakap jika disukung oleh data pendukung seperti: data statistik, skema, foto, dan sebagainya. Oleh karenanya laporan yang lengkap harus: Mencakup segala segi dari masalah yang dikemukakan. Uraiannya tidak memberikan kesempatan untuk menimbulkan masalah-masalah atau pertanyaan baru. Disertai data penunjang Laporan harus tepat mengenai sasaran Dalam rangka efisiensi waktu pembacaan laporan oleh pimpinan sebagai penerima laporan, maka laporan haruslah tidak terlalu panjang yang sekedar meberikan kesan tebal. Laporan hendaklah bersifat singkat dan padat serta langsung mengenai persoalan Laporan harus tepat pada waktunya Sebagai bahan bagi pimpinan untuk menentukan kebijakan dan pengambilan keputusan atas suatu masalah, maka ketepatan dan kecepatan waktu penyampaian menjadi hal sangat penting, agar tindakan korektif atas suatu penyimpangan yang terjadi dapat diberikan oleh pimpinan secara tepat waktu. Keterlambatan pengambilan keputusan sering berakibat terkatung-katungnya penyelesaian masalah bahkan mendapatmenimbulkan masalah baru yang lebih parah Laporan harus tepat penerimaanya Pada dasarnya laporan mengandung pengertian komunikasi timbal balik antara yang meminta laporan dan yang memberi laporan. Sebagai atasan imgin mengetahui sampai di mana pelaksanaan tugas yang diberikan, sebaliknya bawahan ingin mendapatkan tanggapan atas laporan yang disampaikan. Untuk menjamin pengertian tersebut maka laporan harus diyakini telah sampai pada pihak yang seharusnya menerima laporan. Laporan yang tidak tepat sampai pada penerima laporan akan da[pat menimbulkan halhal negatif seperti: kebocoran rahasia, keterlambatan penyelesaian masalah, atau penilaian negatif atasan. I-5

15 Modul LS-12 : Administrasi Lapangan dan Pelaporan Bab I : Pendahuluan BAB I 1 PENDAHULUAN PENGERTIAN Maksud dan Tujuan SYARAT PENYUSUNAN LAPORAN MANFAAT DAN KONSEKUENSI fungsi dan syarat laporan FUNGSI LAPORAN SYARAT LAPORAN 4 I-6

16 Bab II: Penyusunan Administrasi Pekerjaan BAB II PENYUSUNAN ADMINISTRASI PEKERJAAN 2.1 PEMBUATAN LAPORAN Secara umum pada pelaksanaan proyek-proyek di bidang jalan ditemui beberapa permasalahan dalam pembuatan laporan seperti: tidak disiplin dan tepat waktu; laporan kurang lengkap; laporan kurang akurat; dan manfaat laporan kurang dipahami. Akibat hal-hal tersebut maka dapat berakibat antara lain: Pengambilan keputusan dan tindakan turun tangan oleh pengendali proyek tidak tepat dan terlambat; dan Keterlambatan pelaksanaan proyek menjadi berlarut-larut tanpa keputusan yang pasti; 2.2 PENGARSIPAN Secara umum dalam administrasi proyek-proyek bidang jalan, berkaitan dengan pengarsipan laporan terdapat permasalahan seperti: tidak tertib; kurang tempat; dan kapabilitas dan ketersediaan personil terbatas. 2.3 ARSIP DOKUMEN PELAKSANAAN PEKERJAAN Semua pihak yang terkait dengan pelaksanaan pekerjaan (direksi pekerjaan, penyedia jasa, direksi teknis, dan perencana), wajib menyimpan dan memelihara dokumen pelaksanaan pekerjaan selama umur rencana konstruksi atau maksimal 10 (sepuluh) tahun terhitung sejak penyerahan akhir pekerjaan. Hal ini diperlukan untuk dapat memenuhi ketentuan-ketentuan dibawah ini: UU No. 18/1999 tentang Jasa Konstruksi: Sehubungan dengan kegagalan bangunan, maka pertanggungjawaban pihakpihak yang terkait dalam pelaksanaan konstruksi (pemilik, perencana, pelaksana, dan pengawas) masih terus berlanjut setelah penyerahan akhir pekerjaan; II-1

17 Bab II: Penyusunan Administrasi Pekerjaan Jangka waktu pertanggungjawaban atas kegagalan bangunan tersebut ditentukan sesuai dengan umur rencana konstruksi dengan paling lama 10 (sepuluh) tahun sejak penyerahan akhir pekerjaan konstruksi. PP No. 29/2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi: Kegagalan bangunan adalah merupakan keadaan dimana bangunan tidak dapat berfungsi, baik secara keseluruhan maupun sebagian ditinjau dari sisi teknis, manfaat, keselamatan dan kesehatan kerja, dan/atau keselamatan umum, sebagai kesalahan penyedia jasa dan atau pengguna jasa setelah penyerahan akhir pekerjaan konstruksi. Kegagalan bangunan dapat terjadi karena kesalahan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, ataupun pengelolaan; yang selanjutnya menjadi tanggungjawab masing-masing pihak. Jangka waktu pertanggungjawaban atas kegagalan bangunan harus dinyatakan secara tegas dalam Dokumen Kontrak. Dokumen pelaksanaan pekerjaan yang harus disimpan oleh direksi pekerjaan dan diserahkan kepada penyelenggara jalan, antara lain terdiri dari: Dokumen kontrak, termasuk addendum/amandemen; Seluruh laporanpelaksanaan pekerjaan; Seluruh korespondensi selama pelaksanaan pekerjaan; Berita Acara pembayaran, beserta lampirannya; Berita acara dan notulen rapat; Foto dokumentasi pelaksanaan pekerjaan (sebelum, sedang, selesai dikerjakan); Gambar terlaksana (as-built drawing); Laporan akhir. Dokumen-dokumen tersebut di atas diperluan untuk kegiatan penyelenggaraan jalan dalam hal-hal sebagai berikut: Catatan sejarah penanganan jalan (leger jalan); Perencanaan, pemrograman, penganggaran; Pemeliharaan; dan Pengoperasian. II-2

18 Bab II: Penyusunan Administrasi Pekerjaan BAB II 1 PENYUSUNAN ADMINISTRASI PEKERJAAN PEMBUATAN LAPORAN PENGARSIPAN ARSIP DOKUMEN PELAKSANAAN PEKERJAAN 1 II-3

19 Bab III :Pembuatan Daftar Usulan dan Perubahan Pekerjaan BAB III PEMBUATAN DAFTAR USULAN DAN PERUBAHAN PEKERJAAN 3.1 PEMBUATAN DAFTAR USULAN UNTUK PERUBAHAN PEKERJAAN Daftar usulan untuk perubahan pekerjaan, harus disusun berupa daftar yang menunjukkan pekerjaan berubah akibat adanya pekerjaan yang disebabkan oleh pekerjaan tambah kurang, klaim dan perselisihan serta akibat kondisi cuaca atau bencana alam PEKERJAAN TAMBAH KURANG Walaupun pekerjaan tambah kurang tidak diinginkan oleh karena akan mengakibatkan perubahan biaya dan memperbolehkan perpanjangan waktu, Konsultan harus menyiapkan kemungkinan timbulnya perintah perubahan yang tidak diharapkan yang mungkin timbul selama pembangunan tersebut. Sebelum membuat keputusan untuk mengubah beberapa jenis mata pembayaran, Konsultan akan memberikan catatan kepada Pemimpin Proyek dan memasukkan data penunjang yang disiapkan seperti rencana pendahuluan/ sketsa, perkiraan kuantitas pekerjaan, waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, perkiraan biaya dan pengaruh apa yang akan ditimbulkan secara keseluruhan yang akan mempengaruhi proyek. Pekerjaan yang diperlukan perintah perubahan akan dinilai pada harga dan biaya sesuai Dokumen Kontrak. Bagaimanapun, dalam kontrak tidak memuat pembayaran yang dapat digunakan untuk kerja tambahan yang diperlukan atau harga satuan yang ditetapkan dalam jadual penawaran, Konsultan akan merekomendasikan harga baru akan membantu Pemimpin Proyek dalam negosiasi dengan Kontraktor. Konsultan akan tetap memberitahu Pemimpin Proyek pada aspek utama dari perintah perubahan, khususnya kemajuan pekerjaan yang dibuat KLAIM DAN PERSELISIHAN Proses Klaim Jika terjadi klaim oleh Kontraktor, Konsultan akan memberikan evaluasi yang bijaksana dan mengikuti prosedur untuk klaim yang ada dalam ketentuan dokumen III-1

20 Bab III :Pembuatan Daftar Usulan dan Perubahan Pekerjaan perjanjian kontrak. Evaluasi akan dimulai dengan menelaah klaim secara hati-hati, dengan berdasar data pendukung yang diajukan. Konsultan juga akan melihat acuan dari data yang digunakan seperti surat menyurat, data laporan, hasil tes laboratorium, catatan survei, catatan harian, jadual, dokumen kontrak, catatan cuaca, sertifikat pembayaran, foto-foto dan sebagainya. Setelah data yang diperlukan untuk klaim sudah didapatkan, selanjutnya akan dibuat studi pendekatan dari setiap kejadian yang berkaitan dengan klaim. Dengan demikian dapat ditetapkan validasi yang mendasari klaim. Konsultan kemudian akan menyiapkan laporan detail seluruh aspek klaim termasuk data pendukungnya, biaya/ jadual, dan temuan-temuan serta rekomendasi. Setelah lengkap laporan akan diserahkan kepada Pemimpin Proyek. Keputusan akan diambil sesuai kondisi apakah klaim akan diterima sebagian/seluruhnya atau ditolak. Konsultan akan memberikan kepada Kontraktor semua detail tentang keputusan klaim. Penyelesaian Perselisihan Jika perselisihan timbul, sama dengan garis besar proses klaim di atas, Konsultan akan menerima penyerahan alasan-alasan perselisihan secara tertulis dari Kontraktor, termasuk data pendukung penyebab perselisihan itu. Konsultan akan membantu Pemimpin Proyek menyelidiki permasalahannya untuk menyelesaikan perselisihan tersebut. Guna pengendalian biaya pelaksanaan proyek, hal-hal pokok yang perlu diperhatikan antara lain sebagai berikut : Pengukuran hasil pekerjaan, perlu dilakukan dengan akurat dan benar-benar sehingga kuantitas yang dibayar sesuai dengan gambar rencana. Dengan demikian volume dalam kontrak tidak dilampaui yang pada akhirnya biaya yang dikeluarkan sudah sesuai dengan yang dianggarkan. Pekerjaan yang bisa dibayar adalah pekerjaan yang sudah diterima dari segi pengukuran/ kuantitas dan kualitas, sehingga biaya yang dikeluarkan adalah benar-benar untuk pekerjaan yang sudah memenuhi spesifikasi. Pekerjaan yang bisa dibayar adalah pekerjaan yang tercantum dalam kontrak dan harga satuan pekerjaan yang sudah ada dalam kontrak pelaksanaan, sehingga biaya proyek dibayarkan sesuai dengan item pekerjaan yang ada dalam kontrak. III-2

21 Bab III :Pembuatan Daftar Usulan dan Perubahan Pekerjaan AKIBAT KONDISI CUACA ATAU BENCANA ALAM Pekerjaan dapat terlambat atau bermasalah akibat kondisi cuaca atau bencana alam misalnya banjir dan gempa bumi. Untuk itu perlu diajukan usulan yang memenuhi proses seperti berikut ini : Pengumpulan Dan Review Data / Dokumen Kontrak Pengumpulan Data dan Dokumen Kontrak Kontraktor akan dilakukan dalam jangka waktu 1 (satu) minggu. Konsultan akan melakukan pengecekan secara detail terhadap seluruh kelengkapan data yang ada dan akan dipergunakan sebagai acuan pelaksanaan konstruksi, antara lain : - Persyaratan Kontrak; - Spesifikasi Teknis; dan - Gambar Rencana. Dalam hal ini Konsultan memberikan catatan tambahan yang mungkin masih diperlukan sebagai penjelasan detail yang dibutuhkan dalam pelaksanaan konstruksi. Pemeriksaan Rencana Kerja Kontraktor Pemeriksaan Rencana Kerja dari Kontraktor akan dilakukan dalam jangka waktu 1 (satu) minggu. Pemeriksaan Rencana Kerja Kontraktor perlu dilakukan agar pekerjaan konstruksi dapat dilaksanakan secara efektif, selesai tepat waktu dengan biaya seperti tercantum dalam kontrak. Pada tahap ini, Konsultan akan memeriksa jadwal kerja yang diajukan oleh Kontraktor dan akan meninjau jadwal kerja dari berbagai aspek, antara lain: - Waktu Pelaksanaan; - Metode Konstruksi / Pelaksanaan; - Pengadaan dan penyiapan dan pengujian bahan / material; Mobilisasi dan penggunaan peralatan; - Organisasi kerja: - Sub Kontraktor (apabila ada); - Sumber daya manusia; - Sistem dokumentasi; - Dan lain-lain. III-3

22 Bab III :Pembuatan Daftar Usulan dan Perubahan Pekerjaan Setelah mengevaluasi Rencana Kerja Kontraktor, Konsultan akan memberikan kesempatan kepada Kontraktor untuk melakukan perbaikan dari rencana kerjanya. Pemeriksaan Program Mobilisasi Kontraktor Pemeriksaan Program Mobilisasi Kontraktor akan dilakukan dalam jangka waktu 1 (satu) minggu. A) Kantor Lapangan Dan Fasilitasnya a. Lokasi untuk Base Camp dan Pelaksanaan Aktivitas Lainnya. Tim Supervisi Lapangan akan memeriksa apakah lokasi/ lokasi yang diperlukan Kontraktor untuk Kantor, Base Camp, Gudang, Tempat Pabrikasi dan pelaksanaan aktivitas lainnya cukup memadai dan memenuhi persyaratan di dalam spesifikasi umum, dan Konsultan akan memeriksa apakah lokasi/kawasan yang diperlukan benar-benar tersedia dan Kontraktor telah merundingkannya dengan pemiliknya yang syah. Hal lainnya yang akan diperiksa adalah mengenai ketersediaan air dan instalasi yang diperlukan. Lokasi yang diusulkan akan diperiksa apakah lokasi /kawasan tersebut mencukupi untuk pengoperasian peralatan, penyimpanan material, serta manuver kendaraan yang memuat dan membongkar. Usulan lay out dari plant ini harus secepatnya disediakan oleh Kontraktor sebelum pemeriksaan lapangan di atas dapat dilaksanakan. b. Kantor Kontraktor dan Fasilitasnya Semua bangunan dan fasilitasnya di Base Camp Kontraktor harus cukup mernenuhi syarat-syarat kesehatan, memiliki sistem drainase yang baik, sistem penerangan dan pengamanan yang balk pula. Tempat-tempat penyimpanan harus sesuai dengan material dan peralatan yang akan disimpan dengan berpedoman pada ketentuan-ketentuan di dalam Spesifikasi Umum. Tempat penyimpanan asapal dan minyak harus aman terhadap bahaya kebakaran, dan peralatan pemadam api yang cukup haruslah tersedia. III-4

23 Bab III :Pembuatan Daftar Usulan dan Perubahan Pekerjaan c. Kantor Direksi Teknik dan Staffnya Akan diperiksa tentang kelengkapan Kantor Direksi Teknik dan Staffnya, jika di dalam kontrak tercantum. d. Bengkel Di lapangan Kontraktor harus memiliki bengkel yang diperlengkapi dengan peralatan perbengkelan secukupnya, serta gudang untuk penyimpanan suku cadang peralatan. e. Pelayanan Pengujian Laboratorium Pada hakekatnya pekerjaan pengujian dilaksanakan oleh Kontraktor di bawah pengawasan Konsultan. Tetapi beberapa pengujian tertentu sesuai kebutuhan akan dilaksanakan atas persetujuan Konsultan dan Pemberi Tugas. f. Perubahan Pekerjaan (Contract Change Order) Apabila ternyata perlu dilakukan penyesuaian kuantitas pekerjaan, Konsultan bersama-sama Kontraktor akan berkonsultasi kepada Pemberi Tugas yang dalam hal ini diwakili oleh Pemimpin Proyek perihal tersebut Konsultan akan meneliti usulan Kontraktor termasuk mengkaji harga satuan baru yang mungkin perlu diberlakukan sehubungan tidak dapat dicover dengan pay item yang ada. B) Sistem Pencatatan Pencatatan yang baik digunakan untuk keperluan : 1. Menunjang sistim pelaporan 2. Sebagai dasar perhitungan kualitas 3. Sebagai dasar untuk menyelesaikan ketidaksepakatan 4. Sebagai dasar perhitungan pembayaran Jenis-jenis pencatatan yang diperlukan antara lain adalah : - Buku Harian - Catatan Pengujian - Catatan Pengukuran - Korespondensi - Notulen Rapat-Rapat Koordinasi - Perhitungan Pembayaran dan Sertifikat Pembayaran III-5

24 Bab III :Pembuatan Daftar Usulan dan Perubahan Pekerjaan - Data Teknis Lapangan - (Contractor's Request) Permohonan Kerja Kontraktor - (Shop drawings) Gambar Kerja - (Construction Schedule) Jadual Pelaksanaan Konstruksi - Daftar Peralatan Kontraktor - Data Perhitungan Kuantitas - Pengukuran materials on-site - Daftar Pekerjaan Tambah - Progres Kemajuan Pekerjaan Bulanan - (MC Back-up Data) Data Penunjang Sertifikat Bulanan - (Change Orders) Perintah Perubahan - Addenda - Perpanjangan Waktu Yang Disetujui - Klairn - Catatan Keterlambatan - Catatan Kecelakaan Kerja - Kondisi Cuaca - Foto - Dan lain-lain 3.2 USULAN UNTUK PERUBAHAN PEKERJAAN Secara umum penyebab terjadinya perubahan dalam suatu kontrak dapat diakibatkan berbagai hal antara lain : REVISI PROGRAM KERJA Sesuai ketentuan kontrak, kontraktor dalam waktu 15 hari setelah terbitnya SPMK harus menyampaikan program kerja berupa jadual pelaksanaan kepada Direksi Pekerjaan. Jadual pelaksanaan tersebut secara rinci harus memuat rencana pelaksanaan pekerjaan termasuk semua informasi uraian mengenai pengaturan dan metode kerja untuk pelaksanaan pekerjaan. Apabila program kerja tersebut tidak sesuai lagi dengan pelaksanaan pekerjaan, kontraktor dengan seizin Direksi Pekerjaan dapat merevisi program kerjanya untuk menyesuaikan dengan kondisi pelaksanaan pekerjaan agar dapat menjamin penyelesaian pekerjaan dapat diselesaikan dalam waktu penyelesaian sesuai kontrak. III-6

25 Bab III :Pembuatan Daftar Usulan dan Perubahan Pekerjaan Persetujuan Direksi Pekerjaan atas program kerja dan penyesuaiannya tidak melepaskan tanggung jawab dan kewajiban kontraktor sesuai kontrak PERPANJANGAN WAKTU PELAKSANAAN Peristiwa yang dapat menjadi bahan pertimbangan perpanjangan waktu pelaksanaan adalah: 1) Jumlah atau jenis pekerjaan tambah; atau 2) Penyebab keterlambatan berkaitan dengan pekerjaan tambah; atau 3) Kondisi cuaca yang ekstrim di luar kebiasaan dan merugikan sangat merugikan pelaksanaan pekerjaan; atau 4) Keterlambatan, kesukaran atau hambatan karena pengguna jasa, atau 5) Perubahan desain; atau 6) Keadaan khusus lainnya di luar kesalahan kontraktor. 7) Keadaan kahar Kontraktor mengajukan usulan secara tertulis kepada pengguna jasa dilengkapi dengan alasan dan data pendukung. Pengguna jasa menugaskan panitia peneliti pelaksanaan kontrak dan direksi teknis untuk mengadakan penelitian dan evaluasi usulan tersebut. Berdasarkan hasil penelitian dan evaluasi tersebut, panitia peneliti pelaksanaan kontrak dan direksi teknis memberikan rekomendasi atas kelayakan pemberian perpanjangan waktu. Keterlambatan pekerjaan karena alasan cuaca normal tidak dapat dibenarkan untuk alasan perpanjangna waktu pelaksanaan, kecuali hujan luar biasa yang didukung dengan data curah hujan pada saat pelaksanaan dibandingkan dengan data hujan pada periode yang sama di tahun-tahun sebelumnya. Prosedur permintaan perpanjangan waktu pelaksanaan: Kontraktor mengajukan usulan secara tertulis kepada Direksi Pekerjaan dengan menyebutkan alasan dan melampirkan data pendukung. Direksi Pekerjaan melakukan penelitian dan evaluasi terhadap usulan kontraktor. Hasil evaluasi berupa persetujuan atau penolakan harus segera disampaikan kepada kontraktor secara tertulis. Persetujuan Direksi Pekerjaan harus segera ditindak lanjuti dengan penerbitan adendum kontrak. III-7

26 Bab III :Pembuatan Daftar Usulan dan Perubahan Pekerjaan Adendum kontrak segera diikuti dengan perpanjangan waktu semua jaminan yang diperlukan (jaminan pelaksanaan, jaminan uang muka, jaminan pemeliharaan). Sebagai konsekwensi adanya perpanjangan waktu pelaksanaan, maka jadual pelaksanaan (Kurva S) juga perlu direvisi yang harus dilakukan paling lambat dalam waktu 1 minggu setelah persetujuan perpanjanangan waktu pelaksanaan. Revisi Kurva-S harus dibuat sejajar dengan Kurva S sebelumnya, dimulai dari titik rencana kemajuan pekerjaan rencana yang seharusnya dicapai akibat dari persetujuan perpanjangan waktu. Posisi titik rencana kemajuan pekerjaan ini akan lebih tinggi dari kemajuan yang sebenarnya telah dicapai oleh kontraktor, sehingga dengan demikian kontraktor harus tetap melakukan upaya-upaya khusus untuk mencapai kemajuan pekerjaan yang dikehendaki dalam revisi jadual pelaksanaan PERPANJANGAN WAKTU KONTRAK Pada prinsipnya waktu yang disepakati dalam Surat Perjanjian Kontrak adalah tetap. Namun demikian apabila dalam pelaksanaan pekerjaan tersebut ada hal-hal yang dinilai layak untuk menjadi penyebab perlunya perpanjangan waktu pelaksanaan, maka menjadi tugas Pinpro/Pinbagpro untuk segera mempelajari permasalahannya dan kemudian memperhitungkan jumlah hari yang layak disepakati untuk perpanjangan waktu pelaksanaan. Penetapan perpanjangan waktu pelaksanaan tersebut tidak boleh menunggu sampai PHO (Provisional Hand Over). Adapun yang dimaksud dengan hal-hal yang dinilai layak untuk pengusulan perpanjangan waktu pelaksanaan adalah sebagai berikut : a. Pekerjaan tambah. b. Perubahan disain c. Keterlambatan pekerjaan yang disebabkan oleh Pihak Pinpro/Pinbagpro. d. Masalah yang timbul di luar kendali kontraktor. e. Keadaan kahar Keterlambatan pekerjaan karena alasan cuaca / hujan tidak dapat dibenarkan untuk alasan perpanjangan waktu kontrak, kecuali hujan yang luar biasa dan hal ini harus didukung dengan data curah hujan pada saat pelaksanaan kontrak dibandingkan dengan data curah hujan pada tahun-tahun sebelumnya. III-8

27 Bab III :Pembuatan Daftar Usulan dan Perubahan Pekerjaan PROSEDUR PERMINTAAN PERPANJANGAN WAKTU KONTRAK Secara tertulis kontraktor mengajukan usulan perpanjangan waktu pelaksanaan kepada Pinpro/Pinbagpro dengan menyebutkan alasan-alasannya dan dilampiri datadata pendukung. Pinpro/Pinbagpro segera melakukan penelitian dan evaluasi terhadap usulan yang diajukan oleh kontraktor. Hasil evaluasi baik berupa persetujuan maupun penolakan harus segera disampaikan kepada kontraktor secara tertulis. Dalam hal Pinpro/Pinbagpro dapat menyetujui usulan yang diajukan oleh kontraktor, maka proses amandemen kontrak harus segera dilakukan. Proses amandemen kontrak karena perpanjangan waktu tersebut harus diikuti dengan perpanjangan waktu semua jaminan (jaminan pelaksanaan, jaminan uang muka, jaminan pemeliharaan) REVISI JADWAL PELAKSANAAN Sebagai konsekwensi dari persetujuan perpanjangan waktu pelaksanaan, maka Financial Progress Schedule - S Curve juga perlu direvisi. Pada umumnya secara normatif revisi jadual pelaksanaan disiapkan tidak lebih dari 1 (satu) minggu sejak persetujuan perpanjangan waktu diterbitkan. Revisi Financial Progress Schedule - S Curve harus dibuat sejajar dengan original S Curve yang telah disepakati di dalam kontrak, dimulai dari titik rencana progress yang seharusnya dapat dicapai akibat dari persetujuan perpanjangan waktu. Posisi titik rencana progress ini akan lebih tinggi dari actual progress yang telah dicapai oleh kontraktor, sehingga dengan demikian kotraktor tetap harus melakukan upaya-upaya khusus untuk mencapai progress yang dikehendaki dalam revisi jadual pelaksanaan. Revised Schedule S Curve SCM berkaitan dengan keterlambatan pelaksanaan proyek, berarti Financial Progress Schedule S Curve perlu direvisi. Berikut ini adalah contoh Revised Schedule sebagai akibat dari perpanjangan waktu kontrak : III-9

28 Bab III :Pembuatan Daftar Usulan dan Perubahan Pekerjaan Revised Schedule Akibat Perpanjangan Waktu bulan 80 Prosen Bulan Catatan Original Actual Revised Construction period = 9 bulan, pada 6 bulan pertama terjadi keterlambatan yang cukup berat. SCM terlambat, namun hasil SCM merekomendasikan perpanjangan waktu 3 bulan. Pada bulan ke 6, schedule bergeser kekanan dengan prosen schedule = prosen schedule rencana pada bulan 6-3 = bulan ke 3. Selebihnya bulan ke 7, 8, 9, 10, 11, dan 12 berturutturut sama dengan bulan ke 4, 5, 6, 7, 8 dan 9 original schedule. III-10

29 Bab III :Pembuatan Daftar Usulan dan Perubahan Pekerjaan BAB III 1 PEMBUATAN DAFTAR USULAN DAN PERUBAHAN PEKERJAAN PEMBUATAN DAFTAR USULAN UNTUK PERUBAHAN PEKERJAAN PEKErjaan Tambah Kurang Klaim dan perselisihan AKIBAT KONDISI CUACA ATAU BENCANA ALAM USULAN UNTUK PERUBAHAN PEKERJAAN REVISI PROGRAM KERJA PERPANJANGAN WAKTU PELAKSANAAN PERPANJANGAN WAKTU KONTRAK PROSEDUR PERMINTAAN PERPANJANGAN WAKTU KONTRAK REVISI JADWAL PELAKSANAAN 9 III-11

30 Bab IV : Pembuatan Pelaksanaan Kemajuan Pekerjaan BAB IV PEMBUATAN LAPORAN KEMAJUAN PEKERJAAN Untuk keperluan pengendalian dan pengawasan pelaksanaan pekerjaan di lapangan, maka sesuai ketentuan kontrak perlu dibuat laporan hasil pekerjaan berupa Laporan harian, Laporan Mingguan, Laporan Bulanan, Laporan Triwulanan, dan Laporan Akhir. Untuk dapat memberikan informasi yang lengkap, maka ruang lingkup laporan harus meliputi aspek-aspek teknis, finansial, dan manajemen proyek agar dapat digunakan sebagai masukan bagi pengendali dan pengawas proyek dalam pengambilan keputusan dan tindak turun tangan. 4.1 LAPORAN HARIAN Pelaksana proyek harus membuat buku harian yang mencacat seluruh rencana dan realisasi kegiatan pekerjaan yang selanjutnya akan dipakai sebagai bahan penyusunan lapran harian. Laporan harian ini mencakup informasi harian mengenai semua kelengkapan yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan, realisasi kemajuan pekerjaan, perbandingan antara realisasi pekerjaan terhadap rencana kerja, dan permasalahan yang ada, yang antara lain terdiri dari: Tenaga kerja: tugas, penempatan, dan jumlah; Bahan: jenis dan jumlah; Peralatan: jenis, kapasitas, jumlah, dan kondisi; Perubahan desain, gambar rencana; Perintah dan persetujuan untuk melaksanakan pekerjaan; Realisasi pekerjaan, termasuk perbandingan dengan rencana terhadap jenis dan kuantitas pekerjaan terlaksana; Cuaca dan kondisi alam yang mempengaruhi pelaksanaan; Dokumentasi foto hasil pelaksanaan pekerjaan, yang diambil dari satu titik tetap untuk satu obyek yang sama; Permasalahan yang mempengaruhi produksi pekerjaan. Dari laporan harian harus dapat diperoleh informasi sebab-sebab terjadinya keterlambatan pekerjaan. IV-1

31 Bab IV : Pembuatan Pelaksanaan Kemajuan Pekerjaan Sebagai tambahan, laporan harian ini merupakan dasar bagi penyusunan pelaporan lainnya. Oleh karena itu, suatu laporan harian yang lengkap dan akurat akan sangat bermanfaat untuk keperluan penyusunan laporan mingguan. 4.2 LAPORAN MINGGUAN Laporan mingguan berupa tabel perhitungan pencapaian kemajuan fisik pekerjaan (volume dan bobot) setiap mata pembayaran selama satu minggu dengan memperbandingkan hasil tersebut terhadap Dokumen Kontrak, rencana kerja dan deviasi, hasil minggu yang lalu, dan kumulatif pencapaian kemajuan fisik terakhir. Selain hal tersebut di atas, perlu dicantumkan juga mengenai hasil analisa atas identifikasi permasalahan yang telah dilakukan, dengan mengelompokkan permasalahan: personil, material, peralatan, dan metoda kerja, beserta upaya pemecahan permasalahan yang berupa tindakan nyata sesuai action plan yang telah ditetapkan dalam rapat mingguan. Penyusunan laporan mingguan ini sangat dipengaruhi oleh kelengkapan dan akurasi laporan harian yang bersangkutan serta laporan mingguan sebelumnya. 4.3 LAPORAN BULANAN Laporan bulanan secara umum merupakan rangkuman laporan mingguan yang berisi hasil kemajuan pekerjaan bulanan. Penyusunan laporan bulanan ini juga sangat dipengaruhi oleh kelengkapan dan keakurasian laporan mingguan yang telah disusun sebelumnya. Secara garis besar, laporan bulanan merupakan rangkuman informasi mengenai kemajuan pelaksanaan pekerjaan bulanan secara teknis, finansial, dan manajemen, yang antara lain terdiri dari: Ringkasan kemajuan pelaksanaan pekerjaan; Sketsa kemajuan pelaksanaan pekerjaan; Perbandingan realisasi dan rencana kemajuan pelaksanaan pekerjaan (kurva-s), serta deviasi yang terjadi; Sertifikat dan perincian pembayaran bulanan; Foto dokumentasi, rangkuman kondisi cuaca harian, Review design, CCO, dan perubahan Kontrak (bila ada); Rangkuman tentang berbagai permasalahan yang timbul beserta upaya pemecahannya sesuai dengan hasil penetapan dalam rapat bulanan. Seyogyanya, hal ini dibuat dalam suatu format yang berisi, antara lain: IV-2

32 Bab IV : Pembuatan Pelaksanaan Kemajuan Pekerjaan o Rencana kerja, realisasi kemajuan pekerjaan, dan deviasi yang terjadi; o Permasalahan yang timbul, beserta cara dan tingkat penyelesaiannya; o Tindak lanjut penyelesaian permasalahan, yang mencakup penunjukan penanggung jawab dan batas waktu penyelesaian permasalahan. 4.4 TUGAS DAN TANGGUNG-JAWAB PEMBUAT LAPORAN Setiap jenis laporan seperti tersebut di atas, kecuali laporan direksi teknis dan laporan akhir direksi pekerjaan, dibuat dengan melalui 3 (tiga) tahapan proses sebagai berikut: dibuat oleh penyedia jasa, diperiksa oleh direksi teknis, dan disetujui oleh direksi pekerjaan. Proses pembuatan laporan direksi teknis lebih sederhana, yaitu: dibuat langsung oleh direksi teknis, dan diperiksa untuk mendapat persetujuan direksi pekerjaan. Untuk keperluan distribusi laporan, maka setiap laporan dibuat dalam jumlah rangkap tertentu, yaitu sebagai berikut: LAPORAN URAIAN DIREKSI HARIAN MINGGUAN BULANAN TEKNIS AKHIR Direksi Pekerjaan (Pengguna Jasa) Asli Asli Asli Asli Copy-3 Atasan Pengguna Jasa - - Copy-1 Copy-1 Asli Atasan Langsung Pengguna Jasa - - Copy-2 Copy-2 Copy-1 Penyedia Jasa (Kontraktor) Copy-1 Copy-1 Copy-3 - Copy-2 Direksi Teknis (Konsultan Supervisi) Copy-2 Copy-2 Copy Jumlah IV-3

33 Bab IV : Pembuatan Pelaksanaan Kemajuan Pekerjaan 4.5 LAPORAN DIREKSI TEKNIS Laporan ini disusun oleh direksi teknis dan terdiri dari: Laporan Harian Direksi Teknis (Engineer Daily Report) dibuat oleh personil inti (key personel), mulai dari inspector, Engineer (highway, material, bridge, dan structure), site engineer (Engineer Representative), Pemimpin Proyek/Bagian Proyek. Dalam laporan ini dicatat: 1) Hari dan tanggal 2) Keadaan cuaca 3) Aktivitas kegiatan di hari itu, termasuk instruksi-instruksi dan tindakan turun tangan kepada Kontraktor. 4) Kegiatan pekerjaan kontraktor di lapangan 5) Masalah-masalah yang terjadi di lapangan dan penyelesaiannya 6) Diskusi-diskusi dengan Kontraktor yang dianggap penting. 7) Tamu-tamu resmi yang diinspeksi ke proyek. 8) Pekerjaan atau material yang ditolak dan alasannya 9) Jam mulai dan selesainya operasi hari itu dari personil dan peralatan. 10) Kedatangan dan pemindahan peralatan. 11) Kemajuan survei (staking out) dan pekerjaan. Laporan tugas inspektur lebih detail dari lingkup tugas yang menjadi tanggung jawabnya laporan pemimpin proyek atau site Engineer merupakan kondisi secara umum. Semua laporan harian tersebut merupakan arsip permanen pada penyelesaian proyek. Laporan Bulanan diperlukan sebagai dasar pembayaran, terdiri dari rangkuman data berupa: Kemajuan fisik di lapangan, termasuk perbandingan bobot realisasi dan rencana, serta deviasi yang terjadi; Hasil pengawasan pelaksanaan pekerjaan; Hasil pengujian kualitas pekerjaan; Hasil perhitungan kuantitas pekerjaan; Permasalahan yang terjadi di lapangan dan penanganan yang telah dilakukan sesuai hasil penetapan dalam rapat bulanan; Kelengkapan dokumen berupa foto dokumentasi, kondisi cuaca, perubahan Kontrak (bila ada). IV-4

34 Bab IV : Pembuatan Pelaksanaan Kemajuan Pekerjaan Laporan Triwulan merupakan rangkuman laporan bulanan yang berisi hasil kemajuan pekerjaan triwulan. Penyusunan laporan triwulan ini sangat dipengaruhi oleh kelengkapan dan akurasi laporan bulanan yang telah disusun sebelumnya. Ringkasan kemajuan pelaksanaan pekerjaan; Sketsa kemajuan pelaksanaan pekerjaan; Perbandingan realisasi - rencana pelaksanaan (kurva-s); Rekapitulasi sertifikat pembayaran bulanan; Ringkasan pengendalian mutu pekerjaan; Ringkasan perhitungan kuantitas dan pembayaran pekerjaan; dan Permasalahan yang terjadi selama triwulan yang bersangkutan dan penanganan yang telah dilakukan sesuai hasil penetapan dalam rapat bulanan; Laporan Akhir merupakan rangkuman seluruh kegiatan pelaksanaan pekerjaan yang telah dicapai sampai dengan serah terima pekerjaan sementara (PHO). Secara teknis laporan ini terdiri dari: Justifikasi teknik/review Design; Rekapitulasi kemajuan pekerjaan; Monitoring penggunaan peralatan; Kegiatan mata pembayaran utama; Rangkuman sertifikat pembayaran bulanan; Ringkasan pengendalian mutu; Ringkasan kuantitas akhir, yang harus sesuai dengan kuantitas dalam Kontrak; Petunjuk pemeliharaan, pengoperasian, dan pemanfaatan; Hal-hal khusus tentang pekerjaan perlu penanganan yang berkaitan dengan kondisi tanah, drainase, dan perkerasan; Status perintah perubahan (Change Order) dan adendum kontrak; Program masa pemeliharaan; Hal ikhwal tentang AMDAL; dan Lampiran - lampiran, yang terdiri dari: o Jadwal pelaksanaan; o Berita Acara PHO; o Gambar tipikal; o Gambar kerja (Shop drawing); o Gambar terlaksana (As-built drawing); o Rekapitulasi pekerjaan; o Daftar lokasi pekerjaan perlu penanganan; IV-5

35 Bab IV : Pembuatan Pelaksanaan Kemajuan Pekerjaan o Dokumentasi photo pada kondisi awal, selama masa pelaksanaan, dan akhir pekerjaan. Laporan Khusus dibuat oleh konsultan dan diserahkan kepada Pemimpin Proyek atas kejadian-kejadian yang tidak terduga seperti: Persoalan-persoalan penting mengenai kondisi tanah antara lain, longsoran, erosi karena banjir. Perpanjangan waktu pelaksanaan Penyimpangan terhadap spesifikasi Hal-hal lain yang dianggap perlu. 4.6 LAPORAN AKHIR PROYEK Laporan Akhir Proyek disusun oleh direksi pekerjaan berdasarkan Laporan Akhir direksi teknis, dilengkapi dengan informasi kegiatan yang dilakukan selama masa pemeliharaan sampai dengan serah terima pekerjaan akhir (FHO). Tambahan informasi ini antara lain terdiri dari: Hasil pemeriksaan terhadap pekerjaan pemeliharaan, dan penyelesaian sisa pekerjaan; Ringkasan dan perincian perhitungan akhir; dan Lampiran tambahan, yang terdiri dari: o Sertifikat Berakhirnya Masa Pemeliharaan; o Berita Acara Penyerahan Akhir (FHO); o Gambar terlaksana (as-built drawing); dan o Dokumentasi photo pada kondisi awal, selama masa pelaksanaan, dan akhir pekerjaan. 4.7 RUJUKAN LAPORAN Pada prinsipnya, pembuatan laporan telah diatur dan harus mengikuti ketentuanketentuan yang tercakup dalam berbagai keputusan sebagai berikut: Keppres No. 80/2003: Lampiran I, Bab II.D.2.c mengenai Laporan hasil Pekerjaan; Kepmen Kimpraswil No. 257/2004 mengenai Syarat-syarat Umum Kontrak, Bab IV.A.26 mengenai Laporan Hasil Pekerjaan; Kepmen Kimpraswil No. 349/2004 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kontrak Jasa Pelaksanaan Konstruksi (Pemborongan), Bab VI Huruf R angka 12 mengenai Laporan Hasil Pekerjaan IV-6