PELATIHAN AHLI TEKNIK SUPERVISI PEKERJAAN JALAN (SUPERVISION ENGINEER OF ROADS CONSTRUCTION) MODUL MODUL SE 10 PENYERAHAN PEKERJAAN SELESAI

Transkripsi

1 PELATIHAN AHLI TEKNIK SUPERVISI PEKERJAAN JALAN (SUPERVISION ENGINEER OF ROADS CONSTRUCTION) MODUL MODUL SE 10 PENYERAHAN PEKERJAAN SELESAI DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI DAN SUMBER DAYA MANUSIA PUSAT PEMBINAAN KOMPETENSI DAN PELATIHAN KONSTRUKSI (PUSBIN-KPK) 2005

2 Modul SE-10 : Penyerahan Pekerjaan Selesai Kata Pengantar KATA PENGANTAR Penyerahan pekerjaan selesai yang mencakup kegiatan serah terima pekerjaan pertama, pemeliharaan,. dan serah terima pekerjaan akhir merupakan suatu kegiatan akhir dalam pelaksanaan pekerjaan jalan terutama berkaitan dengan proses pelaksanaan pekerjaan oleh kontraktor. Modul ini disusun berdasarkan dokumen kontrak yang selama ini dipakai oleh proyek-proyek pemerintah terutama proyek di lingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga, Departemen Pekerjaan Umum. Dengan mempelajari modul ini diharapkan para pengawas pekerjaan jalan dapat memperoleh pemahaman yang lebih baik mengenai ketentuan-ketentuan dokumen kontrak sehingga dapat melakukan tugas pengawasannya secara profesional sesuai ketentuan dokumen kontrak dan mewujudkan sasaran proyek secara tepat mutu, tepat waktu, dan tepat biaya. Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) -i-

3 Modul SE-10 : Penyerahan Pekerjaan Selesai Kata Pengantar Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) -ii-

4 Modul SE-10 : Penyerahan Pekerjaan Selesai Kata Pengantar LEMBAR TUJUAN JUDUL PELATIHAN MODEL PELATIHAN : Pelatihan Ahli Teknik Supervisi Pekerjaan Jalan (Supervision Engineer of Road Construction) : Lokakarya terstruktur TUJUAN UMUM PELATIHAN : Pada akhir pelatihan ini peserta diharapkan mampu mengawasi pekerjaan jalan sesuai dengan metode, gambar dan spesifikasi teknik yang ditetapkan pada dokumen kontrak. TUJUAN KHUSUS PELATIHAN : Pada akhir pelatihan peserta mampu : 1. Mengawasi Penerapan Keselamatan Dan Kesehatan Kerja (K3). 2. Mengawasi Pelaksanaan Pengendalian Lingkungan. 3. Mengawasi Pelaksanaan Perhitungan Biaya Konstruksi Jalan. 4. Mengawasi Pelaksanaan Rekayasa Lapangan Dan Kaji Ulang Desain (Review Design). 5. Mengawasi Pelaksanaan Pekerjaan Sesuai Dengan Dokumen Kontrak. 6. Mengawasi Persiapan Pelaksanaan Pekerjaan. 7. Melakukan Pengawasan Pelaksanaan Pekerjaan Jalan. 8. Melakukan Perhitungan Hasil Pekerjaan. 9. Membuat Pelaporan. 10. Melakukan Penyerahan Pekerjaan Yang Telah Selesai. Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) -iii-

5 Modul SE-10 : Penyerahan Pekerjaan Selesai Kata Pengantar NOMOR DAN JUDUL MODUL : SE 10 PENYERAHAN PEKERJAAN SELESAI TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM (TIU) Setelah modul ini dipelajari, peserta mampu memahami dan menerapkan penyerahan pekerjaan selesai di lingkungan proyek jalan sesuai dokumen kontrak. ketentuan TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS (TIK) Pada akhir pelatihan peserta mampu : 1. Menjelaskan penyerahan pekerjaan pertama 2. Menjelaskan penyerahan pekerjaan akhir 3. Menjelaskan permasalahan yang sering timbul dalam pelaksanaan penyerahan pekerjaan Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) -iv-

6 Modul SE-10 : Penyerahan Pekerjaan Selesai Kata Pengantar DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR LEMBAR TUJUAN DAFTAR ISI DESKRIPSI SINGKAT PENGEMBANGAN MODUL PELATIHAN AHLI TEKNIK SUPERVISI PEKERJAAN JALAN (Supervision Engineer of Roads Construction) DAFTAR MODUL PANDUAN INSTRUKTUR BAB I. PENDAHULUAN 1.1. Definisi 1.2. Maksud dan Tujuan 1.3 Sasaran 1.4 Manfaat Dan Konsekuensi 1.5. Arsip Dokumen Pelaksanaan Pekerjaan BAB II PROSEDUR SERAH TERIMA PEKERJAAN 2.1 Serah Terima Pertama (PHO) 2.2 Masa Pemeliharaan 2.3 Serah Terima Akhir (FHO) 2.4. Rujukan Serah Terima Pekerjaan BAB III PERMASALAHAN 3.1. Tugas Dan Tanggung-Jawab 3.2. Pelaksanaan Serah Terima 3.3. Masa Pemeliharaan 3.4. Penyerahan Pekerjaan Akhir (FHO) 3.5. Faktor Penyebab Permasalahan 3.6. Solusi Penanganan Permasalahan i ii iv v vi vii I 1 I 1 I 1 I 1 I 2 I 2 II - 1 II - 1 II 3 II 4 II 5 III 1 III 1 III 1 III 2 III 2 III 2 III 3 RANGKUMAN DAFTAR PUSTAKA HAND OUT Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) -v-

7 Modul SE-10 : Penyerahan Pekerjaan Selesai Kata Pengantar DESKRIPSI SINGKAT PENGEMBANGAN MODUL PELATIHAN AHLI TEKNIK SUPERVISI PEKERJAAN JALAN (Supervision Engineer of Roads Construction) 1. Kompetensi kerja yang disyaratkan untuk jabatan kerja Ahli Teknik Supervisi Pekerjaan Jalan (Supervision Engineer of Roads Construction) dibakukan dalam Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) yang didalamnya telah ditetapkan unit-unit kerja sehingga dalam Pelatihan Ahli Teknik Supervisi Pekerjaan Jalan (Supervision Engineer of Roads Construction) unit-unit tersebut menjadi Tujuan Khusus Pelatihan. 2. Standar Latihan Kerja (SLK) disusun berdasarkan analisis dari masing-masing Unit Kompetensi, Elemen Kompetensi dan Kriteria Unjuk Kerja yang menghasilkan kebutuhan pengetahuan, keterampilan dan sikap perilaku dari setiap Elemen Kompetensi yang dituangkan dalam bentuk suatu susunan kurikulum dan silabus pelatihan yang diperlukan untuk memenuhi tuntutan kompetensi tersebut. 3. Untuk mendukung tercapainya tujuan khusus pelatihan tersebut, maka berdasarkan Kurikulum dan Silabus yang ditetapkan dalam SLK, disusun seperangkat modul pelatihan (seperti tercantum dalam Daftar Modul) yang harus menjadi bahan pengajaran dalam pelatihan Ahli Teknik Supervisi Pekerjaan Jalan (Supervision Engineer of Roads Construction). Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) -vi-

8 Modul SE-10 : Penyerahan Pekerjaan Selesai Kata Pengantar DAFTAR MODUL Jabatan Kerja : Supervision Engineer of Roads Construction (SE) Nomor Modul Kode Judul Modul 1 SE 01 Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) 2 SE 02 Pengendalian Lingkungan 3 SE 03 Perhitungan Biaya Konstruksi Jalan 4 SE 04 5 SE 05 Dokumen Kontrak Rekayasa Lapangan dan Kaji Ulang Desain (Review Design) 6 SE 06 Persiapan Pelaksanaan 7 SE 07 Pengawasan Pelaksanaan Pekerjaan Jalan 8 SE 08 Perhitungan Hasil Pekerjaan 9 SE 09 Pelaporan 10 SE 10 Penyerahan Pekerjaan Selesai Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) -vii-

9 Modul SE-10 : Penyerahan Pekerjaan Selesai Kata Pengantar PANDUAN INSTRUKTUR A. BATASAN NAMA PELATIHAN : AHLI TEKNIK SUPERVISI PEKERJAAN JALAN (Supervision Engineer of Roads Construction) KODE MODUL : SE 10 JUDUL MODUL : PENYERAHAN PEKERJAAN SELESAI DESKRIPSI : Modul ini membahas mengenai penyerahan pekerjaan pertama, penyerahan pekerjaan akhir, permasalahan yang sering timbul dalam pelaksanaan penyerahan pekerjaan untuk pelatihan ahli teknik supervisi pekerjaan jalan. TEMPAT KEGIATAN : Ruangan Kelas lengkap dengan fasilitasnya. WAKTU PEMBELAJARAN : 2 (dua) Jam Pelajaran (JP) (1 JP = 45 Menit) Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) -viii-

10 Modul SE-10 : Penyerahan Pekerjaan Selesai Kata Pengantar B. RENCANA PEMBELAJARAN Kegiatan Instruktur Kegiatan Peserta Pendukung 1. Ceramah : Pembukaan Menjelaskan tujuan instruksional (TIU dan TIK ) Waktu : 5 menit Mengikuti penjelasan TIU dan TIK dengan tekun dan aktif OHP. 2. Ceramah : Pendahuluan Memberikan penjelasan mengenai Maksud dan tujuan Sasaran Manfaat dan konsekuensi Arsip dokumen pelaksanaan pekerjaan Waktu : 20 menit Mengikuti penjelasan instruktur Mengajukan pertanyaan apabila kurang jelas OHP. 3. Ceramah : Prosedur Serah Terima Pekerjaan Memberikan penjelasan mengenai Serah terima pertama (PHO) Masa pemeliharaan Serah terima akhir (FHO) Rujukan serah terima pekerjaan Waktu : 45 menit Mengikuti penjelasan instruktur Mengajukan pertanyaan apabila kurang jelas OHP. 4. Ceramah : Permasalahan Memberikan penjelasan mengenai Tugas dan tanggung-jawab Pelaksanaan serah terima Masa pemeliharaan Penyerahan pekerjaan akhir (FHO) Faktor penyebab permasalahan Waktu : 20 menit Mengikuti penjelasan instruktur Mengajukan pertanyaan apabila kurang jelas OHP. 5. Ceramah : Permasalahan Pelaporan Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) -ix-

11 Modul SE-10 : Penyerahan Pekerjaan Selesai Kata Pengantar Kegiatan Instruktur Kegiatan Peserta Pendukung Memberikan penjelasan mengenai Pembuatan laporan Pengarsipan Penyebab permasalahan Solusi Penanganan Permasalahan Waktu : 10 menit Mengikuti penjelasan instruktur Mengajukan pertanyaan apabila kurang jelas OHP. Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) -x-

12 Modul SE-10 Penrerahan Pekerjaan Selesai Bab I : Pendahuluan BAB I PENDAHULUAN 1.1 DEFINISI Serah Terima Sementara Pekerjaan (Provisional Hand Over-PHO) atau Serah Terima Pertama Pekerjaan adalah suatu kegiatan serah terima dari seluruh pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh penyedia jasa kepada direksi pekerjaan. Masa Pemeliharaan adalah masa dimulainya pemeliharaan hasil pekerjaan terhitung dari tanggal pencapaian 100% pekerjaan selesai sampai dengan persetujuan berakhirnya kontrak pekerjaan. Serah Terima Akhir Pekerjaan (Final Hand Over-FHO) adalah suatu kegiatan serah terima akhir pekerjaan dari penyedia jasa kepada direksi pekerjaan setelah penyedia jasa menyelesaikan semua kewajibannya selama masa pemeliharan. 1.2 MAKSUD DAN TUJUAN Serah Terima Sementara (PHO) dimaksudkan untuk memastikan bahwa seluruh pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh penyedia jasa memenuhi persyaratan dan ketentuan kualitas, kuantitas, dan jadwal waktu seperti yang tercantum dalam Kontrak. Masa Pemeliharaan dimaksudkan untuk (i) memperbaiki dan menyempurnakan pekerjaan yang tercantum dalam daftar cacat/kerusakan dan kekurangan selama masa tenggang (grace period) yang telah ditentukan, (ii) menyelesaikan pekerjaan minor yang belum terselesaikan, dan (iii) memelihara hasil pekerjaan, supaya kondisinya dapat dipertahankan pada saat FHO. Serah Terima Akhir (FHO) dimaksudkan untuk (i) memastikan bahwa seluruh hasil pekerjaan penyedia jasa baik secara fisik maupun administrasi telah dapat diterima oleh direksi pekerjaan dan hasil tersebut sudah layak dipergunakan untuk umum, (ii) sebagai pernyataan berakhirnya kontrak, dan (iii) sebagai pernyataan berakhirnya tanggung-jawab penyedia jasa secara keseluruhan. 1.3 SASARAN Serah Terima Pekerjaan: Untuk mewujudkan akuntabilitas kinerja manajemen proyek dan hasil pelaksanaan pekerjaan, melalui proses penyelenggaraan serah terima pekerjaan (i) dari penyedia jasa kepada direksi pekerjaan, dan (ii) dari direksi pekerjaan Pelatihan Supervisión Engineer of Roads Construction (SE) I-1

13 Modul SE-10 Penrerahan Pekerjaan Selesai Bab I : Pendahuluan kepada pembina jalan; sesuai dengan persyaratan administrasi, teknis, dan finansial, serta memenuhi seluruh ketentuan yang ada dalam Dokumen Kontrak dan Peraturan yang berlaku. 1.4 MANFAAT DAN KONSEKUENSI Serah terima pekerjaan yang memenuhi persyaratan dan ketentuan dalam Dokumen Kontrak dan Peraturan yang berlaku sangat bermanfaat untuk: memenuhi persyaratan administrasi, teknis, dan finansial; memenuhi hak dan tanggungjawab dari direksi pekerjaan, penyedia jasa, direksi teknis, dan pembina jalan; memperoleh dokumen pelaksanaan pekerjaan secara lengkap yang selanjutnya dapat dipergunakan sebagai: bahan pembuktian, jika terjadi kegagalan konstruksi; catatan sejarah pelaksanaan konstruksi; bahan untuk penyusunan perencanaan, pemrograman, penganggaran, pengoperasian, dan pemeliharaan bagi pembina jalan. Sebaliknya, konsekuensi yang dapat ditimbulkan oleh: pembuatan laporan yang disusun tanpa memenuhi persyaratan ketepatan waktu, objektifitas, kelengkap, dan keakuratan; penyelenggaraan serah terima pekerjaan yang tidak memenuhi persyaratan dan ketentuan dalam Dokumen Kontrak dan Peraturan yang berlaku; adalah kebalikan dari manfaat yang dapat diperoleh seperti disebutkan diatas ARSIP DOKUMEN PELAKSANAAN PEKERJAAN Semua pihak yang terkait dengan pelaksanaan pekerjaan (direksi pekerjaan, penyedia jasa, direksi teknis, dan perencana), wajib menyimpan dan memelihara dokumen pelaksanaan pekerjaan selama umur rencana konstruksi atau maksimal 10 (sepuluh) tahun terhitung sejak penyerahan akhir pekerjaan. Hal ini diperlukan untuk dapat memenuhi ketentuan-ketentuan di bawah ini: UU No. 18/1999 tentang Jasa Konstruksi: Sehubungan dengan kegagalan bangunan, maka pertanggungjawaban pihakpihak yang terkait dalam pelaksanaan konstruksi (pemilik, perencana, elaksana, dan pengawas) masih terus berlanjut setelah penyerahan akhir pekerjaan; Pelatihan Supervisión Engineer of Roads Construction (SE) I-2

14 Modul SE-10 Penrerahan Pekerjaan Selesai Bab I : Pendahuluan Jangka waktu pertanggungjawaban atas kegagalan bangunan tersebut ditentukan sesuai dengan umur rencana konstruksi dengan paling lama 10 (sepuluh) tahun sejak penyerahan akhir pekerjaan konstruksi. PP No. 29/2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi: Kegagalan bangunan adalah merupakan keadaan dimana bangunan tidak dapat berfungsi, baik secara keseluruhan maupun sebagian ditinjau dari sisi teknis, manfaat, keselamatan dan kesehatan kerja, dan/atau keselamatan umum, sebagai kesalahan penyedia jasa dan atau pengguna jasa setelah penyerahan akhir pekerjaan konstruksi. Kegagalan bangunan dapat terjadi karena kesalahan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, ataupun pengelolaan; yang selanjutnya menjadi tanggungjawab masing-masing pihak. Jangka waktu pertanggungjawaban atas kegagalan bangunan harus dinyatakan secara tegas dalam Dokumen Kontrak. Dokumen pelaksanaan pekerjaan yang harus disimpan oleh direksi pekerjaan dan diserahkan kepada pembina jalan, antara lain terdiri dari: Dokumen kontrak, termasuk addendum/amandemen; Seluruh laporanpelaksanaan pekerjaan; Seluruh korespondensi selama pelaksanaan pekerjaan; Berita Acara pembayaran, beserta lampirannya; Berita acara dan notulen rapat; Foto dokumentasi pelaksanaan pekerjaan (sebelum, sedang, selesai dikerjakan); Gambar terlaksana (as-built drawing); Laporan akhir. Dokumen-dokumen tersebut diatas diperluan untuk kegiatan pembinaan jalan dalam halhal sebagai berikut: Catatan sejarah penanganan jalan (leger jalan); Perencanaan, pemrograman, penganggaran; Pemeliharaan; dan Pengoperasian. Pelatihan Supervisión Engineer of Roads Construction (SE) I-3

15 Modul SE-10 Penyerahan Proyek Selesai Bab II : Prosedur Serah Terima Pekerjaan BAB II PROSEDUR SERAH TERIMA PEKERJAAN 2.1 SERAH TERIMA PERTAMA (PHO) Penyedia jasa dapat mengajukan permohonan tertulis kepada direksi teknis dan direksi pekerjaan untuk dilakukan serah terima pekerjaan pertama (PHO), pada saat pekerjaan telah mencapai selesai 100% Direksi teknis memeriksa kebenaran penyelesaian pekerjaan, baik secara kuantitas maupun kualitas. Apabila masih terdapat kekurangan dan belum memenuhi persyaratan, maka penyedia jasa harus memperbaiki dan melengkapinya terlebih dahulu untuk diajukan kembali. Jika semuanya telah dapat diterima; maka direksi teknis membuat rekomendasi tertulis kepada direksi pekerjaan dengan dilengkapi pernyatan mengenai status dan tanggal penyelesaian seluruh pekerjaan (100%) untuk dilakukan pemeriksaan oleh panitia PHO. Direksi pekerjaan segera mengirim pemberitahuan tertulis kepada penyedia jasa termasuk komposisi Panitia Penerimaan Pekerjaan (Panitia PHO dan FHO). Kunjungan Pertama (First Visit): Panitia PHO dan FHO bersama pihak direksi pekerjaan, penyedia jasa dan direksi teknis mengadakan rapat dan pemeriksaan untuk keperluan: Menetapkan kesepakatan atas prosedur PHO yang akan dilaksanakan dan kesepakatan sementara atas kelayakan melaksanakan PHO; Pembentukan tim visual, pengujian kualitas, dan administrasi; Menyusun recana kerja tim; Pemeriksaan: kelengkapan administrasi; pencapaian kuantitas dan bobot seluruh pekerjaan (100%); pengujian kualitas bahan, bahan olahan, dan hasil pekerjaan. Menetapkan tanggal penyelesaian pekerjaan (yakni tanggal pada saat pekerjaan dinyatakan selesai 100% oleh direksi teknis yang dinyatakan dalam surat rekomendasinya kepada direksi pekerjaan terdahulu) sebagai tanggal tentatif PHO; dan Penyusunan laporan oleh masing-masing tim (tim pemeriksaan visual, tim pemeriksaan administrasi dan tim pengujian mutu); Selanjutnya, Panitia PHO akan melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut: Evaluasi laporan masing-masing tim; Pelatihan Supervisión Engineer of Roads Construction (SE) II-1

16 Modul SE-10 Penyerahan Proyek Selesai Bab II : Prosedur Serah Terima Pekerjaan Menyusun daftar cacat/kerusakan dan kekurangan; Menetapkan tenggang waktu (grace period) bagi penyedia jasa untuk memperbaiki cacat/kerusakan dan kekurangan tersebut. Pembuatan instruksi oleh direksi pekerjaan kepada penyedia jasa untuk menyelesaikan seluruh cacat/kerusakan dan kekurangan dalam tenggang-waktu yang telah disepakati bersama. Maksimum grace period, seyogyanya juga disesuaikan dengan masa tugas direksi teknis; dan Jika diperlukan, panitia dapat memperbaharui tanggal tentative PHO dengan mempertimbangkan hasil evaluasi dan analisa terhadap sisa pekerjaan minor yang belum dilaksanakan dan kemampuan penyedia jasa. Kunjungan Kedua (Second Visit): Pada akhir masa grace period, panitia PHO akan melakukan pemeriksaan ulang di lapangan terhadap hasil perbaikan tersebut. Apabila seluruh cacat/kerusakan dan kekurangan itu telah diperbaiki dengan sempurna, maka panitia PHO akan: Membuat Berita Acara hasil penelitian untuk penyerahan pekerjaan; Menetapkan tanggal definitif PHO: Jika semua kewajiban yang harus dilaksanakan selama grace period ditepati, maka tanggal definitif PHO adalah tanggal perkiraan penyelesaian 100% (tanggal tentatif) yang telah dinyatakan oleh direksi teknik dalam surat rekomendasinya terdahulu dan ditegaskan oleh direksi lapangan pada rapat first visit ) dan bukan tanggal berita acara PHO Jika ternyata kontraktor gagal menyelesaikan semua kewajibannya selama tenggang waktu, maka tanggal tentatif PHO tidak dapat dinyatakan sebagai tanggal definif PHO. Tanggal definitif PHO ditunda sampai benar-benar kontraktor menyelesaikan kewajibannya selama tenggang waktu dan apabila melebihi tanggal akhir masa konstruksi, maka kontraktor dapat dikenakan denda sesuai ketentuan kontrak; Tanggal definitif PHO tersebut dinyatakan dalam berita acara PHO dan merupakan tanggal dimulainya masa pemeliharaan. Menetapkan tanggal FHO sesuai dengan kontrak. Selanjutnya, dilakukan pengesahan atas berita acara PHO dan dilengkapi dengan perhitungan atas seluruh pekerjaan yang telah selesai dikerjakan sesuai Dokumen Kontrak. Dengan penerbitan berita acara PHO dan berdasarkan ketentuan dalam Keppres No. 80/2003, terdapat beberapa hal penting yang perlu diperhatikan, yaitu sebagai berikut: Pelatihan Supervisión Engineer of Roads Construction (SE) II-2

17 Modul SE-10 Penyerahan Proyek Selesai Bab II : Prosedur Serah Terima Pekerjaan Lampiran I, Bab II A.1.n.c: masa berlakunya jaminan pelaksanaan terhitung dari tanggal penandatanganan kontrak sampai dengan 14 (empat belas) hari setelah tanggal serah terima akhir (FHO); Pasal 36 ayat 4, 5, dan 6: penyedia jasa wajib melakukan pemeliharaan dan dapat memperoleh uang retensi dengan menyerahkan jaminan pemeliharaan; masa pemeliharaan minimal 6 (enam) bulan untuk pekerjaan permanen, dan 3 (tiga) bulan untuk pekerjaan semi permanen, serta dapat melampaui tanhun anggaran; jaminan pemeliharaan dikembalikan kepada penyedia jasa, setelah masa pemeliharaan berakhir. Adapun, kelengkapan dokumen yang diperlukan sebagai lampiran Berita Acara PHO, antara lain sebagai berikut: Daftar arsip dan dokumen: Dokumen kontrak, addendum kontrak, dan kontrak supervisi; Review design, CCO; Notulen rapat; Laporan-laporan; dan Surat-menyurat Risalah pemeriksaan kantor, struktur organisasi dan personil pengguna jasa, penyedia jasa, dan direksi teknis; Daftar peralatan; Daftar fasilitas direksi pekerjaan Daftar perhitungan kuantitas pekerjaan Hasil pengujian kualitas; Foto dokumentasi; Sertifikat pembayaran; Gambar terlaksana. Serifikat kepemilikan tanah (jika ada pembebasan tanah) Bagan Alir Proses Penyerahan Pekerjaan Pertama (PHO) dapat dilihat pada Gambar MASA PEMELIHARAAN Cakupan kegiatan penyedia jasa selama masa pemeliharaan terdiri dari kegiatankegiatan sebagai berikut: Pelatihan Supervisión Engineer of Roads Construction (SE) II-3

18 Modul SE-10 Penyerahan Proyek Selesai Bab II : Prosedur Serah Terima Pekerjaan Menyediakan bahan, peralatan dan tenaga untuk keperluan memelihara dan mempertahankan kondisi hasil pekerjaan; Menyelesaikan sisa pekerjaan yang belum terselesaikan (bila ada) seperti yang termuat dalam Berita Acara Serah Terima Pertama; Melaksanakan semua pekerjaan tambahan, rekonstruksi, perbaikan kerusakan, atau kesalahan seperti yang diperintahkan direksi pekerjaan. Pekerjaan ini harus dilaksanakan pada masa pemeliharaan atau selambat-lambatnya harus dapat diselesaikan 14 (empat belas) hari sejak berakhirnya masa pemeliharaan. 2.3 SERAH TERIMA AKHIR (FHO) Paling lambat 21 (dua puluh satu) hari sebelum berakhirnya masa pemeliharaan, penyedia jasa wajib mengajukan permohonan tertulis kepada direksi pekerjaan untuk keperluan penyerahan akhir pekerjaan (FHO). Direksi pekerjaan akan memeriksa hasil pelaksanaan pekerjaan pemeliharaan, jika semua pekerjaan telah dapat diterima, maka direksi pekerjaan meminta kepada panitia serah terima pekerjaan (Panitia FHO) untuk melakukan pemeriksaan dan penilaian pekerjaan akhir selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari sebelum berakhirnya masa pemeliharaan. Panitia FHO bersama pihak direksi pekerjaan, dan penyedia jasa mengadakan rapat dan kunjungan lapangan untuk memeriksa dan mengidentifikasi pekerjaan pemeliharaan. Selanjutnya, panitia FHO melakukan evaluasi terhadap hasil pemeriksaan pada kunjungan lapangan. Apabila dari hasil evaluasi tersebut, panitia FHO dapat menerima hasil akhir pekerjaan, maka panitia FHO akan: Membuat berita acara yang menyatakan bahwa penyedia jasa telah menyelesaikan pekerjaan pemeliharaan pada masa pemeliharaan dengan baik dan sesuai dengan kontrak; Menyatakan bahwa serah terima akhir pekerjaan dapat dilakukan; Menetapkan tanggal FHO; dan Membuat surat pemberitahuan tentang hasil pemeriksaan kepada direksi pekerjaan. Apabila seluruh kewajiban penyedia jasa selama masa pemeliharaan telah diselesaikan dan disetujui; maka selambat-lambatnya dalam waktu 28 (dua puluh delapan) hari setelah berakhirnya masa pemeliharaan, direksi teknis akan menerbitkan Sertifikat Berakhirnya Masa Pemeliharaan yang menyatakan tanggal penyelesaian seluruh kewajiban penyedia jasa dengan baik atas pekerjaan pemeliharaan, penyelesaian sisa pekerjaan, pekerjaan tambahan, rekonstruksi, perbaikan kerusakan atau kesalahan. Pelatihan Supervisión Engineer of Roads Construction (SE) II-4

19 Modul SE-10 Penyerahan Proyek Selesai Bab II : Prosedur Serah Terima Pekerjaan Dalam waktu maksimal 56 (lima puluh enam) hari setelah terbitnya Sertifikat Berakhirnya Masa Pemeliharaan, penyedia jasa wajib menyampaikan kepada direksi pekerjaan: konsep Perhitungan Akhir dengan dilampiri dokumen pendukung berupa (i) nilai pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai kontrak dan (ii) sejumlah pembayaran sesuai kontrak yang wajib diterima. Selanjutnya, dalam waktu 28 (dua puluh delapan) hari setelah diterimanya Perhitungan Akhir, direksi pekerjaan akan membuat Berita Acara Serah Terima Akhir Pekerjaan (Berita Acara FHO) dan menerbitkan Sertifikat Penyelesaian Pekerjaan (Certificate of Final Completion) yang mengakhiri tugas dan tanggung-jawab penyedia jasa dengan pernyataan (i) jumlah nilai kontrak akhir sesuai pendapat direksi pekerjaan, dan (ii) sisa kewajiban (bila ada) dari pengguna jasa kepada penyedia jasa atau sebaliknya. Secara garis besar, hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses FHO, antara lain sebagai berikut: Pengembalian jaminan pemeliharaan/pelaksanaan (sesuai ketentuan dalam kontrak); Hasil pemeriksaan lapangan oleh panitia PHO dan FHO; Berita Acara FHO oleh panitia PHO dan FHO; dan Penerbitan Sertifikat Penyelesaian Pekerjaan oleh direksi pekerjaan. Bagan alir Proses Penyerahan Pekerjaan Akhir (FHO) dapat dilihat pada Gambar RUJUKAN SERAH TERIMA PEKERJAAN Pada prinsipnya, serah terima pekerjaan telah diatur dan harus mengikuti ketentuanketentuan yang tercakup dalam berbagai keputusan sebagai berikut: Keppres No. 80/2003: Lampiran I, Bab II.D.2.f mengenai Serah Terima Pekerjaan; Kepmen Kimpraswil No. 257/2004 mengenai Syarat-syarat Umum Kontrak, Bab IV.A.49 mengenai Serah Terima Pekerjaan; Kepmen Kimpraswil No. 349/2004, Bab V.R.36 mengenai Serah Terima Pekerjaan; Kepmen Kimpraswil No. 247/2003; dan Syarat-Syarat Kontrak. Pelatihan Supervisión Engineer of Roads Construction (SE) II-5

20 Modul SE-10 Penyerahan Proyek Selesai Bab II : Prosedur Serah Terima Pekerjaan Gambar 2.1. DIAGRAM PROSES PHO NO Kontraktor mengajukan permohonan PHO Engineer melakukan pemeriksaan awal thd permohonan PHO Memenuhi syarat PHO? OK Engineer's Reprs. Menyampaikan : Actual Progress & prediksi tgl PHO Panitia PHO menyelenggarakan First Meeting Membentuk 3 Tim : Visual, Administrasi, dan Quantity Melakukan pemeriksaan : Visual, Administrasi, dan Quantity Membuat laporan hasil pemeriksaan : Visual, Administrasi, dan Quantity Panitia PHO mengadakan pemeriksaan ulang pada akhir grace period Membuat Berita Acara PHO Field Supervision Team memeriksa rincian akhir perhitungan seluruh pekerjaan yang dibuat oleh Panitia PHO Diagram Proses FHO Pembentukan Panitia PHO Pemberitahuan tertulis kepada kontraktor tentang pembentukan Panitia PHO Panitia PHO menyelenggarakan Second Meeting Kontraktor memperbaiki hasil pekerjaan sesuai saran Tim Visual, Administrasi, dan Quantity OK Mengesahkan Berita Acara PHO dan perhitungan seluruh pekerjaan yang telah selesai dikerjakan NO Penilaian atas hasil perbaikan? Pelatihan Supervisión Engineer of Roads Construction (SE) II-6

21 Modul SE-10 Penyerahan Proyek Selesai Bab II : Prosedur Serah Terima Pekerjaan Gambar 2.2. DIAGRAM PROSES FHO PERMOHONAN FHO 1 Program pemeliharaan pekerjaan telah dilaksanakan sesuai dokumen kontrak; Maksimal 21 hari sebelum akhir masa kontrak. PEMBERITAHUAN KEPADA PANITIA FHO 2 Akhir masa kontrak danjadwal panitia FHO. RAPAT PERTAMA 3 Pemeriksaan administrasi, teknis, dan finansial KUNJUNGAN LAPANGAN 4 Pemeriksaan sisa pekerjaan, pekerjaan tambahan, rekonstruksi; perbaikan kerusakan dan kesalahan, serta pekerjaan pemeliharaan. RAPAT KEDUA 5 Menyimpulkan hasil kunjungan lapangan; Pernyataan pemeliharaan pekerjaan telah selesaii; Menetapkan serah-terima pekerjaan dapat dilaksanakan; Membuat BA FHO. PEMBUATAN BA. PHO 6 Akhir masa kontrak; Pengembalian jaminan pemeliharaan; Maksimal 6 hari setelah akhir second visit. SERTIFIKAT PENYELESAIAN PEKERJAAN 7 Akhir tugas dan tanggung-jawab penyedia jasa. Pelatihan Supervisión Engineer of Roads Construction (SE) II-7

22 Modul SE-10 Penyerahan Pekerjaan Selesai Bab III : Permasalahan BAB III PERMASALAHAN 3.1. TUGAS DAN TANGGUNG-JAWAB Panitia PHO dan FHO o Adanya kendala dalam pemilihan anggota panitia PHO dan FHO yang memenuhi persyaratan kualifikasi, profesional, dan independen, yang disebabkan oleh keterbatasan personil, intervensi dari pimpinan, dll.; o Dana operasional/honor panitia PHO dan FHO tidak tersedia dalam dokumen anggaran. Penyedia Jasa: o Pengajuan PHO dan FHO yang mendekati akhir masa pelaksanaan pekerjaan, menimbulkan kekawatiran penyedia jasa akan terkena denda keterlambatan; o Penyedia jasa tidak memahami prosedur administrasi surat-menyurat proses PHO dan FHO; o Penyedia jasa keberatan untuk menyerahkan jaminan pemeliharaan, karena jaminan pelaksanaan masih berlaku sampai dengan FHO; Direksi Teknis: o o Tidak jelasnya tugas dan tanggung-jawab konsultan supervisi, karena tidak ada sanksi dan konsekuensi hukumnya; Tidak jelasnya tanggung-jawab konsultan perencana atas keakuratan perencanaan, karena tidak ada sanksi dan konsekuensi hukumnya PELAKSANAAN SERAH TERIMA Kurangnya disiplin, pemahaman tugas/tanggung-jawab, kapabilitas; serta tidak adanya sanksi yang tegas terhadap anggota panitia PHO dan FHO; Perbedaan persepsi antara penyedia jasa dan panitia PHO dan FHO tentang kriteria pekerjaan selesai 100%; Pada saat panitia PHO dan FHO melakukan pemeriksaan dilapangan, fisik pekerjaan belum mencapai 100%; Panitia PHO dan FHO kurang teliti dalam menentukan pekerjaan kurang/cacat, karena keahlian anggota panitia tidak sesuai dengan yang diperlukan; Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) III-1

23 Modul SE-10 Penyerahan Pekerjaan Selesai Bab III : Permasalahan Realisasi perbaikan pekerjaan kurang sempurna dan cacat tidak memenuhi persyaratan kualitas dan ketepatan waktu sesuai ketentuan dan kesepakatan bersama; Pengajuan PHO bersamaan dengan batas akhir masa pelaksanan, sehingga merupakan potensi untuk keterlambatan penyelesaian pekerjaan. (apabila perbaikan cacat dan kekurangan dalam masa tenggang tidak terselesaikan) Tanggal berita acara PHO terkadang harus diatur, karena kesalahan persepsi atas tanggal PHO (yang diasumsikan sebagai tanggal BA PHO) Pada proyek loan, batas akhir penerimaan SPP sampai dengan pembuatan Berita acara PHO dan FHO menambah beban administrasi proyek; Penyerahan dokumen PHO dan FHO dari panitia kepada direksi pekerjaan sering terlambat; 3.3. MASA PEMELIHARAAN: Penyedia jasa seringkali tidak membuat metoda kerja untuk pelaksanaan pemeliharaan; 3.4. PENYERAHAN PEKERJAAN AKHIR (FHO): Pada proses FHO, acara rapat I sering tidak dilaksanakan, rapat I seringkali digabung dengan rapat II dan hanya bersifat formalitas; Penggandaan dokumen PHO dan FHO seringkali terlambat, sehingga mengakibatkan keterlambatan proses penandatanganan Berita Acara Serah Terima Akhir FAKTOR PENYEBAB PERMASALAHAN Secara umum penyebab terjadinya permasalahan pada proses serah terima pekerjaan, dapat dikelompokkan sebagai berikut: PEMAHAMAN ATAS FUNGSI DAN MANFAAT Kelemahan pemahaman atas fungsi dan manfaat proses serah terima pekerjaan dapat mengurangi efektifitas dan akuntabilitas kinerja kegiatan ini dan menyebabkan terjadinya hal-hal sebagai berikut: Kecenderungan penyelenggaraan serah terima pekerjaan dilaksanakan hanya untuk memenuhi persyaratan administrasi saja; Pemilihan anggota panitia serah terima pekerjaan yang tidak memenuhi persyaratan kualifikasi, profesionalitas, dan independensi. Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) III-2

24 Modul SE-10 Penyerahan Pekerjaan Selesai Bab III : Permasalahan MANAJEMEN DAN KAPABILITAS KERJA Permasalahan pada proses serah terima pekerjaan dapat ditimbulkan karena adanya kelemahan dalam manajemen dan kapabilitas kerja panitia,antara lain: Kurangnya pengetahuan anggota panitia terhadap prosedur dan batasan kriteria serah terima pekerjaan; Penyusunan rencana kerja panitia yang kurang memadai dan tidak disesuaikan dengan ketentuan dalam Dokumen Kontrak dan Peraturan yang ada; Efektifitas pemeriksaan: o Kelengkapan administrasi dan finansial; o Persyaratan teknis: pencapaian kemajuan pekerjaan, pengujian kualitas; o Penyusunan daftar cacat/kerusakan dan kekurangan; o Penetapan grace period, tanggal tentative dan definitive PHO; dan Kelengkapan dokumen pendukung SOLUSI PENANGANAN PERMASALAHAN Secara garis besar, penanganan permasalahan penyelenggaraan serah terima pekerjaan dapat difokuskan pada usaha-usaha peningkatan dalam beberapa aspek sebagai berikut: PEMAHAMAN FUNGSI DAN MANFAAT Fungsi serah terima pekerjaan dimaksudkan untuk memastikan bahwa seluruh pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh penyedia jasa telah memenuhi persyaratan dan ketentuan administrasi, teknis, dan finansial seperti yang tercantum dalam Dokumen Kontrak untuk dapat dan layak diterima oleh direksi pekerjaan; Penyerahan pekerjaan selesai dari direksi pekerjaan kepada pembina jalan dimaksudkan sebagai perwujudan pertanggungjawaban direksi pekerjaan kepada pembina jalan agar dapat dipergunakan dan dimanfaatkan oleh umum. Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) III-3

25 Modul SE-10 Penyerahan Pekerjaan Selesai Bab III : Permasalahan MANAJEMEN KERJA Penanganan permasalahan pada proses serah terima pekerjaan dapat dilakukan antara lain dengan: Peningkatan pengetahuan anggota panitia terhadap prosedur dan batasan kriteria serah terima pekerjaan; Penyusunan rencana kerja panitia secara memadai dan disesuaikan dengan ketentuan dalam Dokumen Kontrak dan Peraturan yang ada; Penyediaan dokumen pendukung secara lengkap. Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) III-4

26 Modul SE-10 Penrerahan Pekerjaan Selesai Rangkuman RANGKUMAN Serah Terima Sementara Pekerjaan (Provisional Hand Over-PHO) atau Serah Terima Pertama Pekerjaan adalah suatu kegiatan serah terima dari seluruh pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh penyedia jasa kepada direksi pekerjaan. Masa Pemeliharaan adalah masa dimulainya pemeliharaan hasil pekerjaan terhitung dari tanggal pencapaian 100% pekerjaan selesai sampai dengan persetujuan berakhirnya kontrak pekerjaan. Serah Terima Akhir Pekerjaan (Final Hand Over-FHO) adalah suatu kegiatan serah terima akhir pekerjaan dari penyedia jasa kepada direksi pekerjaan setelah penyedia jasa menyelesaikan semua kewajibannya selama masa pemeliharan. Serah Terima Sementara (PHO) dimaksudkan untuk memastikan bahwa seluruh pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh penyedia jasa memenuhi persyaratan dan ketentuan kualitas, kuantitas, dan jadwal waktu seperti yang tercantum dalam Kontrak. Masa Pemeliharaan dimaksudkan untuk (i) memperbaiki dan menyempurnakan pekerjaan yang tercantum dalam daftar cacat/kerusakan dan kekurangan selama masa tenggang (grace period) yang telah ditentukan, (ii) menyelesaikan pekerjaan minor yang belum terselesaikan, dan (iii) memelihara hasil pekerjaan, supaya kondisinya dapat dipertahankan pada saat FHO. Serah Terima Akhir (FHO) dimaksudkan untuk (i) memastikan bahwa seluruh hasil pekerjaan penyedia jasa baik secara fisik maupun administrasi telah dapat diterima oleh direksi pekerjaan dan hasil tersebut sudah layak dipergunakan untuk umum, (ii) sebagai pernyataan berakhirnya kontrak, dan (iii) sebagai pernyataan berakhirnya tanggung-jawab penyedia jasa secara keseluruhan. Serah Terima Pekerjaan: Untuk mewujudkan akuntabilitas kinerja manajemen proyek dan hasil pelaksanaan pekerjaan, melalui proses penyelenggaraan serah terima pekerjaan (i) dari penyedia jasa kepada direksi pekerjaan, dan (ii) dari direksi pekerjaan kepada pembina jalan; sesuai dengan persyaratan administrasi, teknis, dan finansial, serta memenuhi seluruh ketentuan yang ada dalam Dokumen Kontrak dan Peraturan yang berlaku. Serah terima pekerjaan yang memenuhi persyaratan dan ketentuan dalam Dokumen Kontrak dan Peraturan yang berlaku sangat bermanfaat untuk: Pelatihan Supervisión Engineer of Roads Construction (SE) R-1

27 Modul SE-10 Penrerahan Pekerjaan Selesai Rangkuman memenuhi persyaratan administrasi, teknis, dan finansial; memenuhi hak dan tanggungjawab dari direksi pekerjaan, penyedia jasa, direksi teknis, dan pembina jalan; memperoleh dokumen pelaksanaan pekerjaan secara lengkap yang selanjutnya dapat dipergunakan sebagai: bahan pembuktian, jika terjadi kegagalan konstruksi; catatan sejarah pelaksanaan konstruksi; bahan untuk penyusunan perencanaan, pemrograman, penganggaran, pengoperasian, dan pemeliharaan bagi pembina jalan. Sebaliknya, konsekuensi yang dapat ditimbulkan oleh: pembuatan laporan yang disusun tanpa memenuhi persyaratan ketepatan waktu, objektifitas, kelengkap, dan keakuratan; penyelenggaraan serah terima pekerjaan yang tidak memenuhi persyaratan dan ketentuan dalam Dokumen Kontrak dan Peraturan yang berlaku; adalah kebalikan dari manfaat yang dapat diperoleh seperti disebutkan diatas. Semua pihak yang terkait dengan pelaksanaan pekerjaan (direksi pekerjaan, penyedia jasa, direksi teknis, dan perencana), wajib menyimpan dan memelihara dokumen pelaksanaan pekerjaan selama umur rencana konstruksi atau maksimal 10 (sepuluh) tahun terhitung sejak penyerahan akhir pekerjaan. Pelatihan Supervisión Engineer of Roads Construction (SE) R-2

28 Modul SE-10 Penrerahan Pekerjaan Selesai Daftar Pustaka DAFTAR PUSTAKA 1. Badan Perencanaan Pembangunan nasional (Bappenas), 2003, Keputusan Presiden Republik Indonesia nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/jasa Pemerintah. 2. Departemen Permukiman dan Prasarana Wilayah, Keputusan Menteri permukiman dan Prasarana Wilayah Nomor : 257/KPTS/M/2004 tentang Standar dan Pedoman Pengadaan Jasa Konstruksi. 3. Departemen Permukiman dan Prasarana Wilayah, Keputusan Menteri permukiman dan Prasarana Wilayah Nomor : 349/KPTS/M/2004 tentang Pedoman Penyeleggaraan Kontrak Jasa Pelaksanaan Konstruksi (Pemborongan). Pelatihan Supervisión Engineer of Roads Construction (SE) DP-1