MODUL SEBC 06 : ADMINISTRASI KONTRAK

Transkripsi

1 PELATIHAN AHLI PENGAWASAN PEKERJAAN JEMBATAN PEKERJAAN (SUPERVISION ENGINEER OF BRIDGE CONSTRUCTION) MODUL SEBC 06 : ADMINISTRASI KONTRAK 2007 DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI DAN SUMBER DAYA MANUSIA PUSAT PEMBINAAN KOMPETENSI DAN PELATIHAN KONSTRUKSI (PUSBIN-KPK) MyDoc/Pusbin-KPK/Draft1

2 Modul SEBC-06: Administrasi Kontrak KATA PENGANTAR Modul ini disusun berdasarkan dokumen kontrak yang selama ini dipakai oleh proyekproyek pemerintah terutama proyek di lingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga, Departemen Pekerjaan Umum. Administrasi kontrak merupakan bagian penting dari kegiatan proyek untuk kepentingan bagi tenaga dengan kualifikasi tenaga ahli maupun teknisi bidang konstruksi jalan dan jembatan. Dalam rangka pengendalian proyek, maka diperlukan standar prosedur adminstrasi yang sama dan dapat diikuti oleh semua lini jabatan terkait, baik dalam jajaran lingkungan penyedian jasa maupun pengguna jasa. Penyamaan persepsi dan standar prosedur dalam administrasi suatu organisasi proyek diperlukan untuk mengendalikan proyek agar sesuai dengan yang direncanakan baik dalam hal waktu, biaya dan mutu. Oleh karena itu diperlukan adanya Modul Administrasi Kontrak, sebagai materi pelajaran dan pedoman yang dapat digunakan bagi kepentingan manajemen suatu proyek konstruksi jalan dan jembatan. Dengan mempelajari modul ini diharapkan seorang pengawas pekerjaan jembatan dapat memperoleh pemahaman yang lebih baik mengenai pelaksanaan pengawasan terhadap pekerjaan jembatan yang dilakukan oleh kontraktor secara berkeahlian sesuai ketentuan dokumen kontrak dan mewujudkan sasaran proyek secara tepat mutu, tepat waktu, dan tepat biaya serta tertib administrasi Demikian modul ini dipersiapkan untuk membekali seorang Ahli Pengawasan Pekerjaan Jembatan (Supervision Engineer of Bridge Construction) dengan pengetahuan yang berkaitan dengan pekerjaan pengawasan pekerjaan jembatan. Jakarta, Desember 2006 Penyusun -i-

3 Modul SEBC-06: Administrasi Kontrak LEMBAR TUJUAN JUDUL PELATIHAN : Pelatihan Ahli Pengawasan Pekerjaan Jembatan (Supervision Engineer of Bridge Construction) MODEL PELATIHAN : Lokakarya terstruktur TUJUAN UMUM PELATIHAN : Setelah modul ini dipelajari, peserta mampu mengawasi pelaksanaan pekerjaan jembatan sesuai dengan spesifikasi teknik, gambar, metode kerja dan dokumen kontrak lainnya. TUJUAN KHUSUS PELATIHAN : Pada akhir pelatihan ini peserta diharapkan mampu: 1. Menerapkan ketentuan UUJK, mengawasi penerapan K3 dan memantau lingkungan selama pelaksanaan pekerjaan jembatan 2. Menerapkan spesifikasi teknik, gambar, metode kerja dan ketentuan dokumen kontrak yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan jembatan 3. Menyiapkan dan memeriksa bahan untuk rapat pra-pelaksanaan (pre construction meeting/pcm), rapat-rapat pembahasan (berkala dan khusus), dan rapat pembuktian (show cause meeting/scm) 4. Melakukan pengawasan pelaksanaan metode kerja setiap kegiatan pekerjaan jembatan 5. Melakukan pengawasan mutu, dimensi, kuantitas dan waktu pelaksanaan pekerjaan jembatan 6. Membantu pengguna jasa dalam menyelenggarakan administrasi pelaksanaan kontrak 7. Memeriksa laporan pelaksanaan dan membuat laporan pengawasan 8. Membantu proses serah terima hasil pekerjaan pertama (provisional hand over/pho), mengawasi pelaksanaan pemeliharaan (warranty period) dan membantu proses serah terima hasil pekerjaan akhir (final hand over/fho). -ii-

4 Modul SEBC-06: Administrasi Kontrak NOMOR : SEBC 06 JUDUL MODUL : ADMINISTRASI KONTRAK TUJUAN PELATIHAN : TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM (TIU) Setelah modul ini dipelajari, peserta mampu membantu pengguna jasa dalam menyelenggarakan administrasi pelaksanaan kontrak. TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS (TIK) Pada akhir pelatihan peserta mampu : 1. Menyiapkan dokumen dministrasi kegitan pengawasan pelaksanaan pekerjaan jembatan; 2. Menyiapkan dan memeriksa usulan perubahan kontrak; 3. Memeriksa klaim-klaim kontrktor dan pihak lain -iii-

5 Modul SEBC-06: Administrasi Kontrak DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR... LEMBAR TUJUAN... DAFTAR ISI... i ii iv DESKRIPSI SINGKAT PENGEMBANGAN MODUL PELATIHAN AHLI PENGAWASAN PEKERJAAN JEMBATAN (Supervision Engineer of Bridge Construction)... DAFTAR MODUL... PANDUAN INSTRUKTUR... vi vii viii BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang... I Maksud dan Tujuan... I Penyelenggaraan Administrasi Kontrak... I-2 BAB II PENYIAPAN DOKUMEN ADMINISTRASI 2.1 Rangkuman Kegiatan Pengawasan... II Tugas Pengawas Sesuai Acuan Kerja Kontrak Pengawasan II Tugas Pengawas Sesuai Dengan Syarat-Syarat Kontrak Pelaksanaan... II Arsip Kegiatan Pengawasan... II-4 BAB III USULAN PERUBAHAN KONTRAK 3.1 Umum... III Rekomendasi Usulan Perubahan Biaya... III Usulan Percepatan Waktu Pelaksanaan... III Usulan Perpanjangan Waktu Pelaksanaan... III Rekomendasi Usulan Perubahan Biaya... III Penyiapan Justifikasi Teknis... III Review Desain... III Justifikasi Teknis... III Prosedur Perubahan Pekerjaan... III Adendum/Amandemen Kontrak... III Contract Change Order (CCO)... III-14 BAB IV KLAIM-KLAIM KONTRAKTOR DAN PIHAK LAIN 4.1 Umum... IV Kompensasi dan Ganti Rugi Kepada Kontraktor... IV Syarat-Syarat Prosedur Klaim... IV-2 -iv-

6 Modul SEBC-06: Administrasi Kontrak 4.4 Pemeriksaan Materi Klaim... IV Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan Klaim... IV Klaim Asuransi... IV-5 RANGKUMAN DAFTAR PUSTAKA HAND OUT -v-

7 Modul SEBC-06: Administrasi Kontrak DESKRIPSI SINGKAT PENGEMBANGAN MODUL PELATIHAN AHLI PENGAWASAN PEKERJAAN JEMBATAN (Supervision Engineer of Bridge Construction) 1. Kompetensi kerja yang disyaratkan untuk jabatan kerja Ahli Pengawasan Pekerjaan Jembatan (Supervision Engineer of Bridge Construction) dibakukan dalam Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) yang didalamnya telah ditetapkan unit-unit kerja sehingga dalam Pelatihan Ahli Pengawasan Pekerjaan Jembatan (Supervision Engineer of Bridge Construction) unit-unit tersebut menjadi Tujuan Khusus Pelatihan. 2. Standar Latih Kerja (SLK) disusun berdasarkan analisis dari masing-masing Unit Kompetensi, Elemen Kompetensi dan Kriteria Unjuk Kerja yang menghasilkan kebutuhan pengetahuan, keterampilan dan sikap perilaku dari setiap Elemen Kompetensi yang dituangkan dalam bentuk suatu susunan kurikulum dan silabus pelatihan yang diperlukan untuk memenuhi tuntutan kompetensi tersebut. 3. Untuk mendukung tercapainya tujuan khusus pelatihan tersebut, maka berdasarkan Kurikulum dan Silabus yang ditetapkan dalam SLK, disusun seperangkat modul pelatihan (seperti tercantum dalam Daftar Modul) yang harus menjadi bahan pengajaran dalam pelatihan Ahli Pengawasan Pekerjaan Jembatan (Supervision Engineer of Bridge Construction). -vi-

8 Modul SEBC-06: Administrasi Kontrak Nomor Modul Jabatan Kerja : Kode DAFTAR MODUL Ahli Pengawasan Pekerjaan Jembatan (Supervision Engineer of Bridge Construction/SEBC) Judul Modul 1 SEBC 01 UUJK, K3 dan Pemantauan Lingkungan 2 SEBC 02 Dokumen Kontrak 3 SEBC 03 Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan 4 SEBC 04 Pengawasan Pekerjaan Jembatan 5 SEBC 05 Pengawasan Mutu, Kuantitas dan Waktu 6 SEBC 06 Administrasi Kontrak 7 SEBC 07 Pelaporan 8 SEBC 08 Serah Terima Pekerjaan -vii-

9 Modul SEBC-06: Administrasi Kontrak PANDUAN INSTRUKTUR A. BATASAN NAMA PELATIHAN : AHLI PENGAWASAN PEKERJAAN JEMBATAN (Supervision Engineer of Bridge Construction ) KODE MODUL : SEBC - 06 JUDUL MODUL : ADMINISTRASI KONTRAK DESKRIPSI : Materi ini berisi tentang administrasi kontrak yang memang penting untuk diajarkan pada suatu pelatihan bidang jasa konstruksi sehingga perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan pekerjaan konstruksi betul-betul dapat dikerjakan dengan penuh tanggung jawab yang berazaskan efektif dan efisien, nilai manfaatnya dapat menyejahteraan bangsa dan negara. TEMPAT KEGIATAN : Ruangan Kelas lengkap dengan fasilitasnya. WAKTU PEMBELAJARAN : 6 (Enam) Jam Pelajaran (JP) (1 JP = 45 Menit) -viii-

10 Modul SEBC-06: Administrasi Kontrak B. KEGIATAN PEMBELAJARAN Kegiatan Instruktur Kegiatan Peserta Pendukung 1. Ceramah Pembelajaran Pengantar Menjelaskan TIU dan TIK serta pokok pembahasan Merangsang motivasi peserta untuk mengerti/memahami dan membandingkan pengalamannya Waktu = 15 menit Mengikuti penjelasan, pengantar, TIU,TIK, dan pokok bahasan. Mengajukan pertanyaan apabila kurang jelas atau sangat berbeda dengan pengalaman OHT 2. Ceramah Bab I Pendahuluan Latar Belakang Maksud dan Tujuan Penyelenggaraan Administrasi Kontrak Waktu = 45 menit Mengikuti ceramah dengan tekun dan memperhatikan hal-hal penting yang perlu di catat Mengajukan pertanyaan apabila kurang jelas atau sangat berbeda dengan fakta yang ada di lapangan dan atau pengalaman OHT 3. Ceramah Bab II Penyiapan Dokumen Administrasi Rangkuman Kegiatan Pengawasan Arsip Kegiatan Pengawasan Waktu = 90 menit Mengikuti ceramah dengan tekun dan memperhatikan hal-hal penting yang perlu di catat Mengajukan pertanyaan apabila kurang jelas atau sangat berbeda dengan fakta dilapangan dan atau pengalaman OHT 4. Ceramah Bab III Usulan Perubahan Kontrak Umum Rekomendasi Usulan Perubahan Waktu Rekomendasi Usulan Perubahan Biaya Penyiapan Justifikasi Teknis Waktu = 90 menit Mengikuti ceramah dengan tekun dan memperhatikan hal-hal penting yang perlu di catat Mengajukan pertanyaan apabila kurang jelas atau sangat berbeda dengan fakta dilapangan dan atau pengalaman OHT 5. Ceramah Bab IV Klaim-Klaim Kontraktor dan Pihak Lain Umum Kompensasi dan Ganti Rugi Kepada Kontraktor Syaraty Prosedur Klaim Tindak Lanjut hasil Pemeriksaan Klaim Asuransi Waktu = 30 menit Mengikuti ceramah dengan tekun dan memperhatikan hal-hal penting yang perlu di catat Mengajukan pertanyaan apabila kurang jelas atau sangat berbeda dengan fakta dilapangan dan atau pengalaman OHT -ix-

11 Bab I : Pendahuluan BAB I PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG Keberhasilan penyelesaian proyek tidak saja hanya keberhasilan pencapaian sasaran proyek secara fisik sesuai dengan waktu, mutu dan biaya yang telah direncanakan, namun juga bagaimana penyelesaian proyek tersebut diselenggarakan secara tertib administrasi. Ketentuan mengenai penyelenggaraan administrasi kontrak secara tertib tersebut menjadi penting manakala para pihak yang terlibat dalam penyelenggaraan proyek harus menghadapi permasalahan yang harus didukung dengan ketentuan-ketentuan kontrak seperti; adanya usulan-usulan atau klaim dari kontraktor terkait dengan waktu dan biaya, pembayaran hasil pekerjaan, penyelesaian keterlambatan waktu penyelesaian pekerjaan, ataupun malah penyelesaian perselisihan yang mungkin timbul. Administrasi kontrak secara tertib semakin dirasakan pentingnya sehubungan dengan adanya ketentuan mengenai kegagalan bangunan sebagaimana diatur dalam UU No.18/1999 tentang Jasa Konstruksi, yang mengharuskan semua pihak dalam penyelenggaraan proyek tetap masih mempunyai tanggung jawab atas hasil pelaksanaan pekerjaan proyek setelah serah tarima akhir pekerjaan selesai. Secara umum hubungan dan pelaksanaan peran masing-masing pihak terkait dengan penyelenggaraan proyek telah diatur dalam dokumen kontrak terutama dokumen syaratsyarat kontrak yang mengatur hubungan tersebut secara hukum. Sebagian besar pelaksanaan ketentuan syarat-syarat kontrak harus didukung dokumen administrasi yang harus disiapkan masing-masing pihak. Dukungan administrasi tersebut diperlukan oleh pengawas dalam menjalankan tugastugas pengawasannya. Persyaratan penyelenggaraan administrasi kontrak tersebut tidak terbatas dalam rangka penyusunan laporan pengawasan, tetapi juga dalam hamoir seluruh aspek pengawasan seperti: pengawasan mutu, biaya dan waktu. Penyelenggaraan administrasi kontrak yang tertib menjadi persyaratan mutlak bagi seorang pengawas dalam menyelesaikan permasalahan yang timbul dalam pelaksanaan pengawasan pekerjaan. Pelatihan Supervisison Engineer of Bridge Construction (SEBC) I-1

12 Bab I : Pendahuluan 1.2 MAKSUD DAN TUJUAN Maksud dari pelatihan mengenai administrasi kontrak ini adalah agar peserta pelatihan yang akan melakukan tugas pengawasan pekerjaan jembatan memperoleh pemahaman yang tepat dan mampu menerapkan semua ketentuan administrasi kontrak sebagaimana diatur dalam ketentuan dokumen kontrak. Dengan penguasaan atas administrasi kontrak tersebut, pengawas akan mampu menyiapkan semua dukungan yang dibutuhkan dalam menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang timbul dalam penyelenggaraan kontrak terutama terkait dengan pengarsipan dokumen kegiatan pengawasan, usulan perubahan kontrak dari kontraktor serta klaim-klaim kontraktor dan pihak lain. Tujuan dari pelatihan modul ini adalah agar sasaran proyek yakni penyelesaian proyek secara tepat waktu, mutu, biaya serta tertib administrasi yang menjadi persyaratan hasil pelaksanaan tugas pengawas proyek dapat dicapai. 1.3 PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI KONTRAK Secara umum penyelenggaraan proyek pekerjaan jembatan yang dilakukan secara kontrak melibatkan para pihak yakni: pemilik/pengguna jasa, direksi pekerjaan, direksi teknis/konsultan pengawas dan kontraktor. Direksi pekerjaan sebagai wakil pemilik/pengguna jasa menyelenggarakan pengendalian pelaksanaan proyek, kontraktor sebagai pelaksana proyek, dan direksi teknis sebagai konsultan pengawas meyelenggarakan pengawasan atas pelaksanaan pekerjaan terutama terkait dengan mutu, waktu dan biaya proyek. Administrasi kontrak yang harus diselenggarakan oleh pengawas pelaksanaan pekerjaan jembatan merupakan kegiatan-kegiatan pengumpulan, penyusunan,penataan, pengelolaan dan penyimpanan dokumen pengawasan dalam rangka mendukung tugastugas pengawasannya. Administrasi kontrak dalam rangka penyelenggaraan pengawasan pekerjaan konstruksi pada dasarnya adalah bagian dari penyelenggaraan administrasi proyek yang dilakukan oleh pihak proyek. Pengawas sebagai wakil dari direksi pekerjaan yang secara langsung mengawasi pekerjaan kontraktor di samping harus melaksanakan administrasi dalam rangaka pelaksanaan pengawasan juga harus mengawasi pelaksanaan penyelenggaraan administrasi pelaksanaan yeng diselenggarakan oleh kontraktor yang terkait dengan peneyelnggaraan administrasi sesuai dengan ketentuan dokumen kontrak. Pelatihan Supervisison Engineer of Bridge Construction (SEBC) I-2

13 Bab I : Pendahuluan Penyelenggaraan administrasi kontrak tersebut dimulai saat diselenggarakannya persiapan rapat persiapan pelaksanaan (pre-construction meeting), selama pelaksanaan konstruksi, dan samapai dengan penyerahan akhir pekerjaan (kalau kontrak menentukan demikian). Ketentuan kontrak mengatur persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh kontraktor dalam hal yang bersangkutan mengajukan usulan (waktu dan biaya) dan klaimklaim yang harus diperiksa oleh pengawas dalam membantu direksi pekerjaan untuk mengambil keputusan atas usulan maupun klaim-klaim tersebut. Agar pengawas mampu melakukan tugas memeriksa atau mengevaluasi atas usulan dan klaim kontraktor, dukungan administrasi dokumen pelaksanaan pengawasan mutlak dibutuhkan, terlebih lagi apabila hal-hal tersebut terkait dengan aspek hukum termasuk bukti-bukti dokumen yang dibutuhkan. Sering terjadi dalam pelaksanaan pengajuan klaim-klaim kontraktor tidak dapat dipertimbangkan akibat tidak dipenuhinya persyaratan sahnya klaim seperti tidak dilampirkannya dokumen pendukung yang disyaratkan sementara pihak pengawas sendiri juga tidak mempunyai dokumen pendukung dimaksud. Dukungan dokumen pengawasan sebagai dokumen acuan dalam memeriksa dan mengevaluasi usulan kontraktor serta sebagai bahan pemberian rekomendasi kepada direksi pekerjaan akan sangat membantu dalam pemberian rekomendasi secara tepat dan dapat dipertanggungjawabkan. Selain berguna dalam memeriksa, mengevaluasi dan merokemdasikan usulan dan klaim kontraktor, administrasi pengawasan tersebut juag berguna dalam penyusunan pelaporan, terutam terkait dengan pelaporan pengawasan yang harus disampaikan kepada direksi pekerjaan. Administrasi yang tertib akan memudahkan para pihak dalam menyusuri perjalanan dari suatu permasalahan, sehingga memberikan suatu pemahaman yang sama terhadap suatu permasalahan dengan adanya kesamaan dokumen pendukungnya. Pelatihan Supervisison Engineer of Bridge Construction (SEBC) I-3

14 Bab II : Penyiapan Dokumen Administrasi BAB II PENYIAPAN DOKUMEN ADMINISTRASI 2.1 RANGKUMAN KEGIATAN PENGAWASAN Sesuai ketentuan syarat-syarat kontrak, konsultan pengawas atau disebut direksi teknis sebagai wakil dari direksi pekerjaan di lapangan melakukan tugas mengawasi dan memeriksa pelaksanaan pekerjaan kontraktor. Tugas-tugas konsultan pengawas secara rinci diatur dalam dokumen kontrak dan kerangka acuan kerja kontrak antara konsultan pengawas dengan pengguna jasa. Secara khusus terkait dengan tugas mengawasi pekerjaan kontraktor, uraian tugas tersebut termuat dalam ketentuan syarat-syarat kontrak dan spesifikasi teknis pekerjaan jembatan TUGAS PENGAWAS SESUAI DENGAN KERANGKA ACUAN KERJA KONTRAK PENGAWASAN Secara umum tugas konsultan pengawas sebagaimana tercantum dalam kerangka acuan kerja (KAK) kontrak pengawasan adalah menjalankan sebagian tugas direksi pekerjaan yakni: Mengawasi mutu hasil pekerjaan; Mengawasi kuantitas pekerjaan; dan Mengawasi metode pelaksanaan pekerjaan. Pelaksanaan tugas pengawasan tersebut dilakukan dengan rincian sebagai berikut: Meneliti dan membuat penjelasan (jika diperlukan) dari syarat-syarat teknik dan gambar rencana; Menyediakan informasi proyek yang dibutuhkan kontraktor; Memeriksa semua bahan dan pekerjaan; Mengawasi pengujian bahan; Mengawasi penyediaan bahan sesuai jadwal yang ditetapkan; Memeriksa pelaksanaan pengukuran dan pematokan; Mengawasi penerapan gambar rencana dan spesifikasi teknis; II-1

15 Bab II : Penyiapan Dokumen Administrasi Melakukan pengukuran kuantiítas dalam rangka penyiapan dokumen pembayaran kepada kontraktor; Menyiapkan bahan-bahan dalam rangka pelaksanaan rapat-rapat pelaksanaan; Menyiapkan bahan-bahan dalam rangka proses serah terima hasil pekerjaan Membuat dan menyimpan semua catatan dan dokumen pelaksanaan yang perlu; Menyelenggarakan administrasi pelaksanaan pengawasan pekerjaan; dan Membuat dan menyampaikan laporan pengawasan dan laporan pelaksanaan pekerjaan kepada direksi pekerjaan TUGAS PENGAWAS SESUAI DENGAN SYARAT-SYARAT KONTRAK PELAKSANAAN Sesuai ketentuan syarat-syarat kontrak pelaksanaan pekerjaan konstruksi, tugas konsultan pengawas/engineer s representative/direksi teknis adalah mewakili pengguna jasa/direksi pekerjaan/engineer dalam mengawasi pelaksanaan pekerjaan kontraktor. Pendelegasian tugas dan kewenangan direksi pekerjaan/engineer kepada konsultan pengawas/engineer s representative tersebut dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut: Pendelegasian kewenangan dan tugas dapat dicabut setiap saat; Pemberian dan pencabutan delegasi kewenangan dan tugas tersebut harus dilakukan secara tertulis dan harus juga disampaiakan kepada pemilik dan kontraktor; Semua komunikasi atau keputusan konsultan pengawas/engineer s representative mempunyai kekuatan hukum yang sama dengan komunikasi atau keputusan yang diberikan oleh direksi pekerjaan/engineer dengan ketentuan: o Kegagalan konsultan pengawas/engineer s representative untuk menolak hasil pekerjaan, material dan atau peralatan tidak menghalangi kewenangan direksi pekerjaan/engineer untuk menolak hasil pekerjaan, material dan atau peralatan tersebut dan untuk memberikan instruksi pemecahannya; o Apabila kontraktor tidak puas terhadap keputusan konsultan pengawas/engineer s representative, kontraktor berhak menanyakan atau naik banding atas keputusan konsultan pengawas/engineer s representative tersebut kepada direksi pekerjaan/engineer yang kemudian harus mengukuhkan, mengubah atau memutuskan sebaliknya. Rincian tugas-tugas konsultan pengawas sebagaimana termuat dalam ketentuan syaratsyarat kontrak seperti: Ikut berperan serta dalam rapat persiapan pelaksanaan yang dilakukan oleh pengguna jasa/direksi pekerjaan; II-2

16 Bab II : Penyiapan Dokumen Administrasi Bersama-sama dengan kontraktor melakukan pemeriksaan lapangan bersama pada awal pelaksanaan kontrak dengan melakukan pengukuran dan pemeriksaan detail kondisi lapangan untuk setiap rencana mata pembayaran/jenis pekerjaan guna menetapkan kuantitas awal; Bersama-sama dengan kontraktor melakukan pemeriksaan lapangan bersama selama masa pelaksanaan kontrak untuk menetapkan kuantitas pekerjaan yang telah dilaksanakan guna pembayaran hasil pekerjaan; Menyetujui program mutu yang disusun oleh kontraktor; Menyetujui usulan gambar kerja yang diajukan kontraktor; Menerima, meneliti dan menetapkan sertifikat bulanan yang diajukan oleh kontraktor; Memberikan persetujuan kemajuan hasil pekerjaan untuk pengajuan pembayarannya kepada pengguna jasa; Bersama-sama direksi pekerjaan, memberikan persetujuan tagihan untuk pembayaran hasil pekerjaan; Melakukan penilaian terhadap usulan biaya dari kontraktor sebagai akibat pelaksanaan perintah perubahan; Memeriksa pekerjaan kontraktor dan memberitahukan kepada kontraktor apabila terdapat cacat mutu dalam pekerjaan dan dapat memerintahkan kontraktor untuk menguji hasil pekerjaan yang dianggap terdapat cacat mutu; Meneliti dan mengevaluasi dan memberikan rekomendasi atas usulan perpanjangan waktu pelaksanaan yang diajukan kontraktor; Menerima pemberitahuan kerja di luar jam kerja normal dari kontraktor; Menerima peringatan dini dari kontraktor atas klaim kontraktor sebagai akibat terjadinya peristiwa atau keadaan yang akan menimbulkan akibat buruk kepada pekerjaan, kenaikan harga kontrak atau keterlambatan penyelesaian pekerjaan, termasuk meminta kepada kontraktor untuk membuat perkiraan/perhitungannya; Bersama-sama direksi pekerjaan dan kontraktor membahas upaya-upaya untuk menghindari atau mengurangi akibat dari kejadian atau keadaan atau peristiwa tersebut di atas; Bersama-sama kontraktor ikut serta dalam rapat pelaksanaan yang diselenggarakan oleh direksi pekerjaan yang membahas pelaksanaan pekerjaan dan pemecahan masalah yang timbul sebagai akibat adanya peringatan dini dari kontraktor dan membuat risalah rapatnya; Memeriksa laporan-laporan harian, mingguan dan bulanan yang dibuat oleh kontraktor untuk disetujui direksi pekerjaan; Membuat foto-foto pelaksanaan untuk digunakan sebagai kelengkapan laporan; II-3

17 Bab II : Penyiapan Dokumen Administrasi Membuat laporan bulanan yang akan digunakan sebagai dasar pembayaran; Berperan serta dalam proses serah terima pekerjaan; Tugas-tugas lain yang secara spesifik didelegasikan oleh direksi pekerjaan/enginer. Sekalipun konsultan pengawas/direksi teknis menerima kewenangan dari direksi pekerjaan secara luas, namun dalam menjalankan pendelegasian kewenangan tersebut, direksi teknik/konsultanm pengawas tidak diperbolehkan melakukan hal-hal sebagai berikut: Tindakan yang berakibat membebaskan kontraktor dari tugas dan kewajibannya berdasarkan kontrak; Memerintahkan pelaksanaan pekerjaan yang mengakibatkan kel;ambatan penyelesaian proyek atau pembayaran tambahan oleh pemilik/pengguna jasa; Membuat perubahan pekerjaan, kecuali ada wewenang yang jelas dan tegas yang diberikan oleh direksi pekerjaan dan tercantum dalam syarat-syarat khusus kontrak. 2.2 ARSIP KEGIATAN PENGAWASAN Sesuai tugas-tugas pengawasan sebagaimana diuraikan dii atas, konsultan pengawas menyelenggarakan pengarsipan kegiatannya sebagai berikut: 1. Rapat persiapan pelaksanaan. Sesuai ketentuan syarat-syarat kontrak, rapat persiapan pelaksanaan harus diikuti oleh: direksi pekerjaan, direksi teknis, unsur perncanaan dan kontraktor. Materi pokok yang dibahas dalam rapat tersebut adalah: a. Pasal-pasal penting dalam dokumen kontrak: 1) Asuransi pekerjaan; 2) Pekerjaan tambah kurang; 3) Penyelesaian perselisihan; 4) Pemeliharaan pekerjaan; 5) Kompensasi; 6) Denda dan ganti rugi; 7) Pemutusan kontrak; 8) Lain-lain yang dinilai dinilai perlu. b. Tata cara penyelenggaraan pekerjaan: 1) Organisasi kerja; 2) Tata cara pengaturan pekerjaan; 3) Jadual pelaksanaan pekerjaan; 4) Jadual pengadaan bahan, mobilisasi peralatan dan personil; II-4

18 Bab II : Penyiapan Dokumen Administrasi 5) Penyusunan rencana pemeriksaan lapangan; 6) Sosialisasi kepada masyarakat dan pemerintah daerah setempat mengenai rencana kerja; 7) Penyusunan progarm mutu; 8) Lain-lain yang dianggap perlu. Hasil dari pembahasan tersebut dituangkan dalam berita acara. 2. Pemeriksaan lapangan bersama. Pada tahap awal pelaksanaan kontrak, setelah penerbitan SPMK, direksi teknis bersama-sama dengan panitia peneliti pelaksanaan kontrak dan kontraktor melaksanakan pemeriksaan lapangan bersama dengan melakukan pengukuran dan pemeriksaan detail kondisi lapangan untuk setiap rencana mata pembayaran guna menetapkan kuantitas awal. Hasil pemeriksaan lapangan bersama dituangkan dalam berita acara. Apabila dalam pemeriksaan bersama mengakibatkan perubahan isi kontrak maka harus dituangkan dalam bentuk adendum kontrak. Selanjutnya pemeriksaan lapangan bersama terhadap setiap mata pembayaran harus dilakukan oleh direksi teknis dan penyedia jasa selama periode pelaksanaan kontrak untuk menetapkan kuantitas pekerjaan yang telah dilaksanakan guna pembayaran hasil pekerjaan. 3. Persetujuan usulan program mutu. Program mutu harus disusun oleh penyedia jasa dan disepakati oleh pengguna jasa dan dapat direvisi sesuai kebutuhan. Program mutu minimal berisi: a. Informasi pengadaan; b. Organisasi proyek pengguna jasa dan penyedia jasa; c. Jadual pelaksanaan pekerjaan; d. Prosedur pelaksanaan pekerjaan; e. Prosedur instruksi kerja; f. Pelaksana kerja. 4. Persetujuan usulan gambar kerja Dalam pelaksanaan pekerjaan jembatan, sebelum pelaksanan setiap pekerjaan komponen jembatan dimulai, kontraktor wajib menyampaikan kepada direksi pekerjaan/direksi teknis usulan gambar kerja untuk disetujui direksi pekerjaan untuk pekerjaan-pekerjan: II-5

19 Bab II : Penyiapan Dokumen Administrasi a. Pondasi; 1) Beton 2) Beton pratekan 3) Tiang 4) Sumuran b. Bangunan Bawah 1) Kepala jembatan 2) Pilar c. Bangunan Atas; 1) Beton bertulang 2) Beton pratekan 3) Rangka baja 4) Landasan d. Bangunan pelengkap dan pengaman jembatan 1) Rambu 2) Sandaran 3) Papan nama jembatan 4) Turap 5) Parapet 6) Bronjong 7) Fender 8) Krib 9) Pengaman tebing dinding beton 10) Pengaman dinding pasangan batu kali 11) Dinding penan tanah 12) Bangunan pengatur dasar sungai e. Jalan dan Jembatan sementara/darurat Pemeriksaan usulan gambar verja dilakukn dengan mengacu pada gambar rencana dan spesifikasi teknis.penyampaian usulan gambar kerja untuk pekerjaan struktur termasuk: a. Gambar detail dan perhitungan terinci perancah; b. Gambar detail prosedur penegangan kabel sesuai jenis sistem penegangan beton pratekan yang dipilih; c. Gambar rancangan pekerjaan sementara untuk pemasangan baja struktur; d. Gambar fabrikasi baja struktur yang difabrikasi kontraktor; e. Gambar perakitan komponen baja struktur; f. Gambar pemasangan baja struktur. II-6

20 Bab II : Penyiapan Dokumen Administrasi 5. Persetujuan kemajuan hasil pekerjaan Pengguna jasa harus melakukan penilaian atas hasil pekerjaan dalam masa pelaksanaan pekerjaan. Penilaian atas hasil pekerjaan dilakukan terhadap mutu dan kemajuan fisik pekerjaan. Kontraktor harus melaksanakan pekerjaan sesuai dengan detil yang diberikan dalam gambar, dan sebagaimana yang diperitahkan oleh direksi pekerjaan, dimana sebagian besar pekerjaan tersebut akan dibayar menurut sistem harga satuan. Pembayaran kepada kontraktor harus dilakukan berdasarkan kuantitas aktual yang diukur pada masing-masing mata pembayaran dalam kontrak yang telah dilaksanakan sesuai dengan seksi yang berkaitan dari spesifikasi, baik cara pengukuran maupun pembayarannya. Pembayaran juga akan dilakukan berdasarkan pengukuran dan pembayaran lump sum untuk mata pembayaran mobilisasi dan demobilisasi, dan pekerjaan pemeliharaan rutin, serta pengukuran dan pembayaran untuk pekerjaan yang diperintahkan atas dasar pekerjaan harian. 6. Penetapan sertifikat bulanan dan persetujuan tagihan untuk pembayaran hasil pekerjaan; Usulan sertifikat bulanan harus diserahkan pada setiap bulan dari periode pelaksanaan. Kontraktor harus bertanggungjawab penuh untuk penyiapan dan pengajuan setiap usulan sertifikat bulanan, dan harus mengikuti ketentuan berikut : o Usulan sertifikat Bulanan harus disiapkan menurut formulir yang ditetapkan oleh direksi pekerjaan. o Usulan sertifikat bulanan harus dilengkapi dengan dokumen pendukung yang cukup pengajuan tersebut lengkap dan dapat dipertanggungjawabkan, agar supaya direksi pekerjaan dapat mengesahkan pelaksanaan pembayaran dalam batas waktu sesuai syarat-syarat kontrak dan spesifikasi ini. o Usulan sertifikat bulanan yang sudah dilengkapi dengan dokumen pendukung harus diserahkan kepada direksi pekerjaan sesuai dengan waktu yang disyaratkan di bawah ini. o Bilamana kontraktor gagal menyiapkan data pendukung yang dapat diterima direksi pekerjaan, atau dengan perkataan lain terlambat menyerahkan, maka tanggal pelaksanaan pembayaran dapat diundurkan dan pengguna jasa tidak bertanggungjawab atas keterlambatan ini. Setiap usulan sertifikat bulanan harus diberi tanggal menurut tanggal terakhir dari bulan kalender, tetapi jumlah tuntutan penagihan (claim) harus didasarkan atas nilai yang sudah diselesaikan sampai hari kedua puluh lima pada periode bulan II-7

21 Bab II : Penyiapan Dokumen Administrasi yang bersangkutan. Usulan Sertifikat Bulanan yang telah disiapkan itu harus dikirimkan kepada Direksi Pekerjaan paling lambat pada hari terakhir dari setiap bulan kalender. Usulan sertifikat bulanan harus merangkum ringkasan nilai semua jenis peker-jaan yang telah diselesaikan menurut masing-masing divisi dari spesifikasi terhitung sejak tanggal awal kontrak, dan juga harus menunjukkan persentase pekerjaan yang telah diselesaikan dari setiap divisi sebagai nilai pekerjaan yang telah diselesaikan dibandingkan terhadap jumlah harga kontrak dari masing-masing divisi yang bersangkutan. Jumlah kotor usulan sertifikat bulanan yang diperoleh harus dihitung dari jumlah nilai pekerjaan yang telah diselesaikan dari masingmasing divisi, termasuk nilai material on site yang telah disetujui untuk dibayar dan juga setiap pekerjaan tambahan yang telah disahkan melalui variasi. Nilai pekerjaan yang telah diselesaikan dari setiap divisi sebagaimana tercantum pada usulan sertifikat bulanan harus didukung penuh dengan lampiran doku-mentasi yang menunjukkan bagaimana setiap nilai itu dihitung. Perhitungan yang demikian akan mencakup hal-hal berikut ini tetapi tidak terbatas pada : o Berita acara pengukuran kuantitas dan harga satuan mata pembayaran menurut kontrak yang dimasukkan dalam daftar kuantitas dan harga. o Berita acara pengukuran kuantitas dan dimana ketentuan dalam spesifikasi mensyaratkan penyesuaian harga satuan mata pembayaran sebagaimana diperlukan untuk pelaksanaan pelapisan ulang (overlay) yang disetujui dengan tebal atau kadar aspal kurang dari yang disyaratkan. o Pencantuman setiap pekerjaan yang dilaksanakan menurut suatu variasi yang sah, dimana harga satuan baru atau alternatif jumlah pembayaran yang telah ditetapkan untuk pekerjaan yang dimaksud dalam divisi yang bersangkutan. Selembar atau lebih ringkasan yang terpisah dan menunjukkan status berikut ini harus dilampirkan dalam usulan sertifikat bulanan : o Uang muka dan pengembalian uang muka. o Uang yang ditahan (retention money). o Variasi yang diminta dan usulan cara pembayaran (jika ada). o Variasi. o Tuntutan penagihan (claim, jika ada). o PPN (pajak pertambahan nilai) Bilamana kontraktor telah mengajukan usulan pembayaran terpisah pada suatu seksi atau bagian pekerjaan yang telah diselesaikan, maka baik Usulan sertifikat bulanan II-8

22 Bab II : Penyiapan Dokumen Administrasi maupun dokumen pendukungnya harus memuat perhitungan yang menunjukkan nilai pekerjaan yang telah diselesaikan. Kontraktor harus memelihara semua arsip pengukuran yang sudah disetujui beserta data pendukung lainnya dan harus mengupayakan semua arsip ini tersedia setiap saat jika diperlukan oleh direksi pekerjaan dan wakil direksi pekerjaan/direksi teknis untuk memeriksa ulang perhitungan kuantitas kontraktor dalam usulan sertifikat bulanan. Cara perhitungan yang digunakan untuk menentukan kuantitas untuk pembayaran harus benar-benar sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berhubungan dengan pengukuran dan pembayaran untuk tiap seksi dari spesifikasi. Direksi pekerjaan dan/atau wakilnya/direksi teknis akan memeriksa detil dan perhitungan setiap usulan sertifikat bulanan, kemudian kontraktor harus diberitahu akan persetujuan atau penolakannya dalam waktu 7 (tujuh) hari setelah tanggal penyerahan usulan sertifikat bulanan tersebut. Tanpa memandang apakah diadakan koreksi atau tidak terhadap usulan sertifikat Bulanan, sebagaimana yang ditetapkan oleh Direksi Pekerjaan selama pemeriksaannya, setiap sertifikat bulanan harus dilengkapi dengan tandatangan dari semua pihak, dan harus siap untuk disampaikan kepada pemilik paling lambat hari kesepuluh bulan berikutnya. Bilamana direksi pekerjaan menetapkan bahwa diperlukan koreksi atau koreksikoreksi terhadap usulan sertifikat bulanan sebagaimana yang diusulkan oleh kontraktor, maka ia dapat melaksanakan salah satu dari tindakan berikut : o Mengembalikan usulan sertifikat bulanan tersebut kepada kontraktor untuk disetujui, disesuaikan dan diajukan kembali oleh Kontraktor, atau o Membuat usulan perubahan sebagaimana yang diperlukan untuk memperbaiki usulan sertifikat bulanan tersebut dan segera memberitahu kontraktor secara tertulis tentang detil dan alasan usulan perubahan tersebut. Bilamana kuantitas tertentu yang ditagihkan telah dimasukkan ke dalam usulan sertifikat bulanan oleh kontraktor atau cara pengukuran yang diajukan belum dapat disetujui oleh direksi pekerjaan sebelum tanggal terakhir (closing date) penyerahan sertifikat bulanan kepada pemilik, maka mata pembayaran tersebut tidak boleh dimasukkan dan disahkan dalam sertifikat bulanan ini, tetapi dapat dimasukkan ke dalam usulan sertifikat bulanan bulan berikutnya setelah diperoleh persetujuan. Persetujuan tersebut harus didasarkan atas hasil pengukuran ulang yang dilakukan bersama, atau melalui suatu pembuktian yang diajukan oleh kontraktor dan dapat diterima oleh direksi pekerjaan. Dalam batas waktu seperti ditetapkan di atas, direksi pekerjaan harus menghitung jumlah neto sertifikat bulanan dengan cara pemotongan dari jumlah total (gross II-9

23 Bab II : Penyiapan Dokumen Administrasi sum) yang diusulkan oleh kontraktor atau jumlah yang disetujui lain atau jumlah yang telah diubah sebagaimana ditetapkan oleh direksi pekerjaan dengan sejumlah yang disyaratkan dalam syarat-syarat kontrak (Bab 3 dari dokumen kontrak). Usulan sertifikat bulanan yang telah lengkap akan disahkan untuk pembayaran oleh direksi pekerjaan, dan diteruskan kepada pemilik untuk pelaksanaan proses pembayaran, dan satu salinannya harus disampaikan kepada kontraktor. Pembayaran prestasi hasil pekerjaan yang disepakati dilakukan oleh pengguna jasa, apabila kontraktor telah mengajukan tagihan disertai laporan kemajuan hasil pekerjaan; Pembayaran prestasi hasil pekerjaan hanya dapat dilakukan senilai pekerjaan yang telah terpasang, tidak termasuk bahan-bahan, alat-alat yang ada di lapangan (apabila ditentukan demikian); Bila terdapat ketidaksesuaian dalam perhitungan angsuran, tidak akan menjadi alasan untuk menunda pembayaran. Pengguna jasa dapat meminta kontraktor untuk menyampaikan perhitungan prestasi sementara dengan mengesampingkan hal-hal yang sedang menjadi perselisihan dan besarnya tagihan yang dapat disetujui untuk dibayar setinggi-tingginya sebesar sesuai ketentuan dalam syaratsyarat khusus kontrak Setiap pembayaran harus dipotong jaminan pemeliharaan, angsuran uang muka, denda (bila ada), dan pajak; Untuk kontrak yang mempunyai subkontrak, permintaan pembayaran kepada pengguna jasa harus dilengkapi bukti pembayaran kepada seluruh subkontraktor sesuai dengan kemajuan pekerjaan; Pembayaran terakhir hanya dilakukan setelah pekerjaan selesai 100% (seratus persen) dan berita acara penyerahan pertama pekerjaan diterbitkan. Hasil perhitungan penyesuaian harga dituangkan dalam amandemen kontrak yang dibuat secara berkala selambat-lambatnya setiap 6 (enam) bulan; Pembayaran penyesuaian harga dilakukan oleh pengguna jasa, apabila kontraktor telah mengajukan tagihan disertai perhitungan dan data-data; Pengguna jasa dalam kurun waktu 7 (tujuh) hari harus sudah mengajukan surat permintaan pembayaran. Ganti rugi dan kompensasi kepada kontraktor dituangkan dalam amandemen kontrak; Pembayaran ganti rugi dan kompensasi dilakukan oleh pengguna jasa, apabila kontraktor telah mengajukan tagihan disertai perhitungan dan data-data; II-10

24 Bab II : Penyiapan Dokumen Administrasi Pengguna jasa dalam kurun waktu 7 (tujuh) hari harus sudah mengajukan surat permintaan pembayaran. Pengguna jasa harus sudah membayar kepada penyedia jasa selambatlambatnya dalam kurun waktu 14 (empat belas) hari sejak penyedia jasa telah mengajukan tagihan yang telah disetujui oleh direksi teknis dan direksi pekerjaan. 7. Penilaian terhadap usulan biaya dan perpanjangan waktu pelaksanaan dari kontraktor Harga satuan dalam daftar kuantitas dan harga digunakan untuk membayar prestasi pekerjaan. Apabila kuantitas mata pembayaran utama yang akan dilaksanakan berubah lebih dari 10% (sepuluh persen) dari kuantitas awal, maka harga satuan pembayaran utama tersebut disesuaikan dengan negosiasi. Apabila diperlukan mata pembayaran baru, maka penyedia jasa harus menyerahkan analisa harga satuannya kepada pengguna jasa. Penentuan harga satuan mata pembayaran baru dilakukan dengan negosiasi berdasarkan analisa harga satuan tersebut dan harga satuan dasar penawaran. Amandemen kontrak harus dibuat bila terjadi perubahan kontrak. o Perubahan pekerjaan disebabkan oleh sesuatu hal yang dilakukan oleh para pihak dalam kontrak sehingga mengubah lingkup pekerjaan dalam kontrak; o Perubahan jadual pelaksanaan pekerjaan akibat adanya perubahan pekerjaan; o Perubahan harga kontrak akibat adanya perubahan pekerjaan dan perubahan pelaksanaan pekerjaan. o Amandemen bisa dibuat apabila disetujui oleh para pihak yang membuat kontrak tersebut. o Prosedur amandemen kontrak dilakukan sebagai berikut: Pengguna jasa memberikan perintah tertulis kepada penyedia jasa untuk melaksanakan perubahan kontrak, atau penyedia jasa mengusulkan perubahan kontrak; Penyedia jasa harus memberikan tanggapan atas perintah perubahan dari pengguna jasa dan mengusulkan perubahan harga (bila ada) selambatlambatnya dalam waktu 7 (tujuh) hari; Atas usulan perubahan harga dilakukan negosiasi dan dibuat berita acara hasil negosiasi; Berdasarkan berita acara hasil negosiasi dibuat amandemen kontrak. II-11

25 Bab II : Penyiapan Dokumen Administrasi 8. Pemeriksaan pekerjaan kontraktor Pengguna jasa harus melakukan penilaian atas hasil pekerjaan dalam masa pelaksanaan pekerjaan. Penilaian atas hasil pekerjaan dilakukan terhadap mutu dan kemajuan fisik pekerjaan. Kontraktor harus menyediakan pelayanan pengujian dan/atau fasilitas laboratorium sebagaimana disyaratkan untuk memenuhi seluruh ketentuan pengendalian mutu dari spesifikasi. Bilamana secara khusus dimasukkan dalam lingkup kontrak, maka Kontraktor harus menyediakan dan memelihara sebuah laboratorium lengkap dengan peralatannya di lapangan, sesuai dengan ketentuan. Formulir yang dapat digunakan untuk pengujian yang sebenarnya dan pelaporan hasil pengujian hanyalah formulir telah disetujui terlebih dahulu oleh direksi pekerjaan Kontraktor harus memberitahu direksi pekerjaan rencana waktu pelaksanaan pengujian, paling sedikit satu jam sebelum pengujian dilaksanakan sehingga memungkinkan direksi pekerjaan atau wakilnya/direksi teknis/konsultn pengawas untuk menyaksikan setiap pengujian bukan rutin yang mereka inginkan. Laporan pengujian harus segera dikerjakan dan didistribusikan sehingga memungkinkan untuk melakukan pengujian ulang, penggantian bahan atau pemadatan ulang sedemikian hingga dapat mengurangi keterlambatan dalam pelaksanaan pekerjaan. Dalam pengadaan seluruh jenis bahan yang digunakan dalam pekerjaan ini, kontraktor harus bertanggungjawab untuk memeriksa dengan detil ketentuanketentuan yang terda-pat dalam peraturan dan standar yang disebutkan, dan memeriksa bahwa bahan-bahan yang digunakan dalam pekerjaan ini telah memenuhi atau melebihi ketentuan yang disyaratkan Setiap akhir setiap bulan kontraktor harus melengkapi jadwal pelaksanaan untuk menggambarkan secara akurat kemajuan pekerjaan (progress) aktual sampai tanggal 25 pada bulan tersebut. Setiap interval mingguan kontraktor harus menyerahkan pada setiap hari Senin pagi, jadwal kegiatan mingguan yang menunjukkan lokasi seluruh operasi dan kegiatan yang akan dilaksanakan selama minggu tersebut. Kontraktor harus membuat jadwal kemajuan keuangan dalam bentuk diagram balok horisontal dan dilengkapi kurva yang menggambarkan seluruh kemajuan pekerjaan dengan karakteristik berikut : II-12

26 Bab II : Penyiapan Dokumen Administrasi o o o Setiap jenis mata pembayaran atau kegiatan dari kelompok mata pembayaran yang berkaitan harus digambarkan dalam diagram balok yang terpisah, dan harus dibentuk sesuai dengan urutan dari masing-masing kegiatan pekerjaan. Skala waktu dalam arah horisontal harus dinyatakan berdasarkan satuan bulan. Setiap diagram balok horisontal harus mempunyai ruangan untuk mencatat kemajuan aktual dari setiap pekerjaan dibandingkan dengan kemajuan rencana. o Kurva seluruh kemajuan pekerjaan (overall progress) harus dapat memberikan gambaran tentang kemajuan keuangan rencana pada setiap akhir bulan terhadap kemajuan keuangan aktual. o Skala dan format dari jadwal kemajuan keuangan harus sedemikian rupa hingga tersedia ruangan untuk pencatatan, revisi dan pemutakhiran mendatang. Ukuran lembar kertas minimum adalah A3. Jika diperlukan oleh direksi pekerjaan, kontraktor harus menyediakan analisa jaringan yang menunjukkan awal dan akhir setiap tanggal mulainya suatu kegiatan sehingga dapat diperoleh suatu jadwal jalur kritis (critical path schedule) dan dapat diperoleh jadwal untuk menentukan jenis-jenis pekerjaan yang kritis dalam seluruh jadwal pelaksanaan. Kontraktor harus menyediakan jadwal pelaksanaan setiap jembatan dengan skala balok horisontal untuk setiap jenis pekerjaan dan pelengkapnya untuk pencatatan kemajuan pekerjaan (progress) aktual terhadap program untuk setiap mata pembayaran. 9. Penerimaan pemberitahuan kerja di luar jam kerja normal dari kontraktor; Sesuai ketentuan syarat-syarat kontrak, kontraktor tidak boleh melaksanakan pekerjaan di luar jam kerja normal, termasuk pada malm hari dan hri libur resmi tanpa ijin direksi pekerjaan. Dikecualikan dari ketentuan tersebut adalah dalam hal: a. dalam keadaan darurat untuk menyelamatkan jiwa, harta benda, atau pekerjaan; dan b. untuk setiap pekerjaan yang biasanya dilaksanakan secara bergilir. Apabila kontraktor bermaksud bekerja di luar jam kerja normal, kontraktor harus memberitahukan kepada direksi teknis sebelum bekerja di luar jam kerja untuk mendapatkan ijin dari direksi pekerjaan/direksi teknis dan untuk keperluan pengawasan pekerjaan, kontraktor harus membayar biaya lembur staf direksi pekerjaan/direksi teknis. II-13

27 Bab II : Penyiapan Dokumen Administrasi 10. Penerimaan peringatan dini dari kontraktor Kontraktor wajib menyampaikan peringatan dini kepada direksi pekerjaan melalui direksi teknik selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari sejak terjadinya peristiwaperistiwa tertentu atau keadaan-keadaan yang dapat berakibat buruk terhadap pekerjaan, kenaikan harga kontrak atau keterlambatan tanggal penyelesaian pekerjaan. Direksi pekerjaan melalui direksi teknik dapat meminta penyedia jasa untuk membuat perkiraan akibat yang akan timbul terhadap pekerjaan, harga kontrak dan tanggal penyelesaian pekerjaan. Perkiraan tersebut wajib diserahkan penyedia jasa sesegera mungkin. 11. Pembahasan upaya-upaya untuk menghindari atau mengurangi akibat dari kejadian atau keadaan atau peristiwa dalam peringatan dini; Kontraktor wajib bekerja sama dengan direksi pekerjaan melalui direksi teknik dalam menyusun dan membahas upaya-upaya untuk menghindari atau mengurangi akibat dari kejadian atau keadaan yang disampaiak dalam peringatan dini. Kontraktor tidak berhak menerima pembayaran tambahan untuk biaya-biaya yang sesungguhnya dapat dihindari melalui peringatan dini. 12. Pembahasan dalam rapat pelaksanaan pekerjaan Direksi pekerjaan, direksi teknik dan kontraktor dapat meminta dilakukan rapat pelaksanaan yang dihadiri semua pihak, untuk membahas pelaksanaan pekerjaan dan memecahkan masalah yang timbul sehubungan dengan peringatan dini. Direksi teknik wajib membuat risalah rapat pelaksanaan di atas. Tanggung jawab masing-masing pihak atas tindakan yang harus diambil ditetapkan oleh direksi pekerjaan secara tertulis. 13. Pemeriksaan laporan-laporan harian, mingguan dan bulanan kontraktor Buku harian diisi oleh kontraktor dan diketahui oleh direksi teknis, mencatat seluruh rencana dan realisasi aktivitas pekerjaan sebagai bahan laporan harian. Laporan harian dibuat oleh kontraktor, diperiksa oleh direksi teknis, dan disetujui oleh direksi pekerjaan. Laporan harian berisi: o Tugas, penempatan dan jumlah tenaga kerja di lapangan; o Jenis dan kuantitas bahan di lapangan; o Jenis, jumlah dan kondisi peralatan di lapangan; o Jenis dan kuantitas pekerjaan yang dilaksanakan; II-14

28 Bab II : Penyiapan Dokumen Administrasi o Cuaca dan peristiwa alam lainnya yang mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan; o Catatan lain yang dianggap perlu. Laporan mingguan dibuat oleh kontraktor, terdiri dari rangkuman laporan harian dan berisi hasil kemajuan fisik pekerjaan mingguan serta catatan yang dianggap perlu. Laporan bulanan dibuat oleh kontraktor, terdiri dari rangkuman laporan mingguan dan berisi hasil kemajuan fisik pekerjaan bulanan serta catatan yang dianggap perlu. Untuk kelengkapan laporan, penyedia jasa dan direksi teknis wajib membuat fotofoto dokumentasi pelaksanaan pekerjaan. 14. Pembuatan laporan bulanan pengawasan; Konsultan pengawas/direksi teknis wajib membuat laporan bulanan yang akan digunakan sebagai dasar pembayaran, meliputi; o Hasil pengawasan pelaksanaan pekerjaan; o Hasil kualitas pekerjaan; o Hasil perhitungan kuantitas pekerjaan; o Foto-foto hasil pelaksanaan pekerjaan; o Laporan lain yang dianggap perlu Laporan direksi teknis dibuat sekurang-kurangnya dalam 4 rangkap untuk didistribusikan kepada: o Asli untuk pengguna jasa; o Tindasan pertama untuk direksi teknis; o Tindasan kedua untuk atasan pengguna jasa; o Tindasan ketiga untuk atasan langsung pengguna jasa. 15. Pemeriksaan penyesuaian harga Penyesuaian harga dilakukan sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam syarat-syarat khusus kontrak. Penyesuaian harga diberlakukan terhadap kontrak jangka panjang lebih dari 12 (dua belas) bulan. Penyesuaian harga satuan berlaku bagi seluruh mata pembayaran kecuali komponen keuntungan dan biaya umum (overhead) sebagaimana tercantum dalam daftar kuantitas dan harga. Penyesuaian harga satuan diberlakukan sesuai dengan jadwal pelaksanaan pekerjaan yang telah disetujui oleh direksi pekerjaan. Jenis pekerjaan yang II-15

29 Bab II : Penyiapan Dokumen Administrasi terlambat dilaksanakan karena kesalahan kontraktor, penyesuaian harga satuan menggunakan indeks harga sesuai jadwal pelaksanaan pekerjaan. Penyesuaian harga satuan bagi kompensasi pekerjaan berasal dari luar negeri dan dibayar dengan valuta asing menggunakan indeks harga dari negra asal barang tersebut. 16. Pelaksanaan serah terima pekerjaan. Pengguna jasa membentuk panitia penerima pekerjaan yang terdiri dari unsur atasan langsung, proyek dan direksi teknis. Setelah pekerjaan selesai 100% (seratus persen), kontraktor mengajukan permintaan secara tertulis kepada pengguna jasa untuk penyerahan pertama pekerjaan. Pengguna jasa memerintahkan panitia penerima pekerjaan untuk melakukan penilaian terhadap hasil pekerjaan yang telah diselesaikan oleh kontraktor selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari setelah diterimanya surat permintaan dari kontraktor. Apabila terdapat kekurangan dan/atau cacat hasil pekerjaan, kontraktor wajib menyelesaikan/memperbaiki, kemudian panitia penerima pekerjaan melakukan pemeriksaan kembali dan apabila sudah sesuai dengan ketentuan kontrak, maka dibuat berita acara penyerahan pertama pekerjaan. Setelah penyerahan pertama pekerjaan pengguna jasa membayar sebesar 100% (seratus persen) dari nilai kontrak dan kontraktor harus menyerahkan jaminan pemeliharaan sebesar 5% (lima persen) dari nilai kontrak. Penyedia jasa wajib memelihara hasil pekerjaan selama masa pemeliharaan sehingga kondisi tetap berada seperti pada saat penyerahan pertama pekerjaan. Setelah masa pemeliharaan berakhir kontraktor mengajukan permintaan secara tertulis kepada pengguna jasa untuk penyerahan akhir pekerjaan. Pengguna jasa menerima penyerahan akhir pekerjaan setelah penyedia jasa melaksanakan semua kewajibannya selama masa pemeliharaan dengan baik, setelah diperiksa oleh panitia penyerahan pekerjaan dan telah dibuat berita acara penyerahan akhir pekerjaan. Setelah penyerahan akhir pekerjaan pengguna jasa wajib mengembalikan jaminan pemeliharaan dan jaminan pelaksanaan. Apabila penyedia jasa tidak melaksanakan kewajiban pemeliharaan sesuai kontrak, maka pengguna jasa berhak mencairkan jaminan pemeliharaan untuk membiayai pemeliharaan pekerjaan dan mencairkan jaminan pelaksanaan dan II-16

30 Bab II : Penyiapan Dokumen Administrasi disetor ke kas negara, kontraktor dikenakan sanksi masuk daftar hitam selama 2 (dua) tahun. 17. Pemeriksaan gambar pelaksanaan Kontraktor harus menyerahkan kepada direksi pekerjaan gambar pelaksanaan (as built drawing) paling lambat 14 (empat belas) hari sebelum penyerahan akhir pekerjaan. Apabila kontraktor terlambat menyerahkan gambar pelaksanaan, maka pengguna jasa dapat menahan sejumlah uang sesuai ketentuan dalam syarat-syarat khusus kontrak. Apabila kontraktor tidak menyerahkan gambar pelaksanaan, maka pengguna jasa dapat memperhitungkan pembayaran kepada kontraktor sesuai dengan ketentuan dalam syarat-syarat khusus kontrak. II-17

31 Bab III : Usulan Perubahan Kontrak BAB III USULAN PERUBAHAN KONTRAK 3.1 UMUM Pada pelaksanaan kontrak pekerjaan jalan dan jembatan hampir selalu terjadi perubahan kontrak atau lebih dikenal adendum. Adendum kontrak bisa disebabkan adanya perpanjangan waktu atau bisa juga disebabkan oleh adanya pengurangan nilai kontrak atau karena penambahan nilai kontrak sebagai akibat adanya revisi disain. Faktor-faktor yang penting dalam mengajukan suatu proses perubahan kontrak adalah: a. Apa yang menjadi alasan utama sehingga Addendum perlu diadakan b. Apa uraian pekerjaan atau subyek apa yang akan dijadikan (pokok) persoalan sehingga terjadi suatu perubahan pada kontrak yang sedang berjalan c. Apa kajian terhadap usulan perubahan tersebut dapat memenuhi kelayakan teknis maupun biaya Ketiga pertanyaan tersebut di atas merupakan suatu keharusan yang perlu dibahas dan dikembangkan untuk dapat dipertanggungjawabkan dalam kelayakan teknis maupun biaya. Yang perlu diperhatikan dalam proses pengajuan perubahan (adendum) adalah prosedur pembuktian. Apabila terdapat perbedaan antara kondisi lapangan pada saat pelaksanaan pekerjaan dengan spesifikasi teknis dan gambar yang ditetapkan dalam dokumen kontrak, maka pengguna jasa bersama penyedia jasa dapat melakukan perubahan kontrak yang meliputi antara lain : a. Menambah atau mengurangi kuantitas pekerjaan yang tercantum dalam dokumen kontrak b. Menambah atau mengurangi jenis pekerjaan/mata pembayaran c. Mengubah spesifikasi teknis dan gambar pekerjaan sesuai dengan kebutuhan lapangan Apabila kuantitas mata pembayaran utama yang akan dilaksanakan berubah (bertambah atau berkurang) lebih dari suatu nilai tertentu sesuai ketentuan syarat-syarat kontrak (FIDIC menentuka 25%) dari kuantitas kontrak awal, maka harga satuan perubahan mata pembayaran utama tersebut disesuaikan dengan negosiasi harga Pelatihan Supervisison Engineer of Bridge Construction (SEBC) III-1