BAB I PENDAHULUAN. dapat diterapkan berbagai kebijakan yang menguntungkan perusahaan. Untuk

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Di era globalisasi ini, semakin banyak perusahaan-perusahaan yang didirikan, baik perusahaan dagang, jasa, maupun manufaktur. Persaingan bisnis pun terasa semakin ketat dan menantang perusahaan-perusahaan untuk mempertahankan eksistensinya. Seperti telah kita ketahui, salah satu tujuan perusahaan adalah untuk mendapatkan keuntungan. Untuk mendapatkan keuntungan yang optimal dalam persaingan yang semakin ketat ini, maka dibutuhkan manajemen yang handal yang mampu bekerja secara efektif dan efesien. Dalam melaksanakan tugasnya, manajemen membutuhkan alat bantu yang dapat memperlancar dan mempermudah tindakannya, sehingga diharapkan dapat diterapkan berbagai kebijakan yang menguntungkan perusahaan. Untuk dapat mencapai tujuan tersebut selain dibutuhkan manajemen yang terampil (profesional), juga diperlukan adanya pengendalian internal yang memadai. Pengendalian internal membantu manajemen dalam pengawasan seluruh aktivitas yang dilakukan perusahaan, salah satunya yaitu kegiatan pembelian yang merupakan aktivitas awal yang menunjang proses produksi, penjualan dan mempengaruhi laba yang diinginkan perusahaan. Kegiatan pembelian merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk membeli barang atau jasa dalam rangka memenuhi pengadaan barang. Jenis transaksi pembelian ada 2 yaitu pembelian tunai dan pembelian kredit. Pembelian tunai adalah pembelian barang 1

2 2 pembayarannya secara tunai, sedangkan pembelian kredit adalah pembelian barang yang pembayarannya dilakukan dalam jangka waktu yang telah ditentukan dan disepakati oleh kedua belah pihak. Kegiatan pembelian yang dilakukan perusahaan dapat berupa pembelian barang dagang, bahan baku, suku cadang, perlengkapan, aktiva tetap, dan lain-lain. Divisi Industri Makanan dan Minuman (BMC) PT. AGRONESIA adalah badan usaha milik daerah yang bergerak di bidang industri pengolahan makanan dan minuman dengan merek dagang BMC. Divisi Industri Makanan dan Minuman (BMC) PT. AGRONESIA memiliki beberapa Departemen yaitu Departemen Milk Processing, Departemen Outlet, dan Departemen Catering, Pastery & Bakery. Dalam hal ini, bahan baku merupakan salah satu faktor penting dalam menjamin kelangsungan produksi. Bahan baku harus tersedia sesuai dengan kebutuhan dan dijaga baik kualitas maupun kuantitasnya, agar dapat menghasilkan produk yang berkualitas baik dimana Divisi Industri Makanan dan Minuman (BMC) PT. AGRONESIA membeli bahan baku tersebut secara kredit dan dalam jumlah yang cukup besar. Susu merupakan bahan baku utama yang dibeli untuk menunjang proses produksi yogurt dan kefir di Departemen Milk Processing. Departemen Milk Processing melakukan permintaan pembelian susu ke bagian logistik pada satu hari menjelang proses produksi dilakukan dikarenakan susu merupakan bahan baku yang cepat rusak. Selama ini proses pembelian susu tersebut tidak selalu berjalan mulus. Dalam kurun waktu Januari-Februari 2012, susu yang dikirim oleh supplier terkadang tidak sesuai dengan standar keberterimaan bahan baku

3 3 yang ditetapkan oleh perusahaan. Karena keterbatasan waktu dan proses produksi harus tetap berlangsung, maka perusahaan tetap menggunakan susu yang tidak memenuhi standar keberterimaan bahan baku tersebut. Hal ini akan berpengaruh terhadap produk yang dihasilkan, yaitu produk tidak memenuhi kualitas yang diinginkan dan akan berdampak pula pada kuantitas produk yang dihasilkan serta penjualan yang dilakukan oleh perusahaan. Hasil produksi susu milkcup menurun pada Januari 2012 ke Februari 2012 yaitu dari cup menjadi cup. Hasil penjualan pun menurun pada Januari 2012 ke Februari 2012 yaitu dari cup menjadi cup. Selain itu, selisih perhitungan fisik persediaan dengan catatan persediaan kadangkala terjadi di Departemen Catering, Pastery & Bakery dikarenakan kehilangan persediaan. Akibatnya, jika bahan baku yang hilang tersebut tidak ditemukan penggunaannya maka karyawan gudang yang bersangkutan harus mengganti rugi dengan bahan baku yang sama pada saat perhitungan fisik dilakukan. Kehabisan persediaan ketika ada pesanan di outlet BMC kadangkala terjadi dimana akibat paling buruknya adalah hilangnya penjualan akibat tidak terpenuhinya pesanan konsumen. Omset penjualan pada outlet BMC menurun pada Januari 2012 ke Februari 2012 yaitu dari Rp menjadi Rp Perusahaan juga tidak memisahkan fungsi penerimaan barang dengan fungsi penyimpanan barang. Hal tersebut dapat mengurangi internal check terhadap bahan baku yang diterima sehingga mengurangi ketelitian dan keandalan data yang dihasilkan. Dengan kata lain, halhal tersebut akan mengancam kelangsungan hidup perusahaan. Oleh karena itu,

4 4 untuk menghindari kegagalan-kegagalan yang mungkin terjadi dalam pengadaan bahan baku diperlukan pengendalian internal yang memadai. Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul ANALISIS PENGENDALIAN INTERNAL SISTEM PEMBELIAN KREDIT BAHAN BAKU PADA DIVISI INDUSTRI MAKANAN DAN MINUMAN (BMC) PT. AGRONESIA. 1.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, maka penulis mengidentifikasikan masalah sebagai berikut : 1. Bagaimana penerapan pengendalian internal sistem pembelian kredit bahan baku pada Divisi Industri Makanan Dan Minuman (BMC) PT. AGRONESIA. 2. Apakah pengendalian internal sistem pembelian kredit bahan baku menurut COSO pada Divisi Industri Makanan Dan Minuman (BMC) PT. AGRONESIA sudah memadai. 1.3 Batasan Masalah Penulis membatasi beberapa hal untuk memfokuskan penelitian ini. Batasan ini dilakukan agar penelitian tidak menyimpang dari arah dan tujuan serta dapat diketahui sejauh mana hasil penelitian dapat dimanfaatkan. Oleh karena itu, penulis memberikan batasan masalah sebagai berikut : 1. Penelitian hanya memfokuskan pada pengendalian internal sistem pembelian kredit bahan baku saja, tidak mencakup pengendalian internal sistem

5 5 pembelian tunai bahan baku, retur pembelian, pembayaran hutang, dan aktivitas penanganan persediaan. 2. Bahan baku pada penelitian ini yaitu susu sebagai bahan baku di Departemen Milk Processing dan sayuran beserta ikan sebagai bahan baku di Departemen Departemen Catering, Pastery & Bakery. 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian Berdasarkan uraian di atas, maka terdapat beberapa tujuan dan manfaat yang ingin dicapai dari hasil penelitian yang dilaksanakan Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian yang penulis lakukan adalah: 1. Untuk mengetahui bagaimana penerapan pengendalian internal sistem pembelian kredit bahan baku pada Divisi Industri Makanan Dan Minuman (BMC) PT. AGRONESIA. 2. Untuk mengetahui apakah pengendalian internal sistem pembelian kredit bahan baku pada Divisi Industri Makanan Dan Minuman (BMC) PT. AGRONESIA sudah memadai atau belum Manfaat Penelitian Penelitian yang dilakukan oleh penulis, diharapkan akan memberikan manfaat bagi: 1. Perusahaan Dapat menghasilkan informasi yang berguna dan kontribusi berarti bagi perusahaan yang dapat dijadikan sebagai masukan untuk meningkatkan

6 6 efisiensi dan efektifitas pengendalian internal pembelian kredit bahan baku yang diterapkan oleh perusahaan. 2. Ilmu Pengetahuan Diharapkan dapat menambah perbendaharaan kepustakaan untuk dijadikan pemikiran atau salah satu alat untuk mengembangkan ilmu pengetahuan terutama yang berkenaan dengan pengendalian internal pembelian kredit bahan baku. 3. Peneliti Selanjutnya Dapat dijadikan sebagai referensi atau menjadi bahan perbandingan maupun pengkajian lebih lanjut dalam melakukan penelitian sejenis, terutama yang berhubungan dengan pengendalian internal pembelian kredit bahan baku. 4. Penulis Dapat menambah wawasan pengetahuan penulis tentang masalah yang diteliti dan diperoleh gambaran yang jelas mengenai penerapan teori di lapangan dengan teori yang sudah diperoleh pada waktu perkuliahan. 1.5 Pendekatan Masalah Perusahaan yang berkembang semakin luas dan kompleks menuntut adanya manajemen yang mampu bekerja secara efektif dan efisien, dimana dalam melaksanakan tugasnya manajemen membutuhkan alat bantu dalam memantau aktivitas secara menyeluruh berupa pengendalian internal. Mulyadi (2008:163) mengatakan bahwa, sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikordinasikan untuk menjaga kekayaan

7 7 organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efesiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Adapun Krismiaji (2010:222) mengutip definisi pengendalian intern yang dikeluarkan oleh Committe of Sponsoring Organization (COSO) mengatakan bahwa Pengendalian intern adalah proses yang diterapkan oleh dewan direktur dan manajemen untuk memberikan jaminan yang cukup bahwa tujuan pengendalian berikut dapat dicapai, yaitu: 1. Efektivitas dan efisiensi operasi 2. Daya andal pelaporan keuangan 3. Kesesuaian dengan hukum dan peraturan yang berlaku. Dari beberapa pengertian di atas, dapat diketahui bahwa pengendalian internal merupakan struktur organisasi, prosedur, kebijakan, dan metode-metode yang dijalankan oleh seluruh pihak perusahaan untuk menjamin efektivitas dan efisiensi operasi, keandalan pelaporan keuangan, melindungi kekayaan dan catatan organisasi, dan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku. Pembelian merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk membeli barang atau jasa dalam rangka memenuhi pengadaan barang dimana pembelian dapat dilakukan secara tunai maupun kredit. Bodnar dan Hopwood (2003:417) mengatakan bahwa pengadaan (procurement) adalah proses bisnis memilih sumber, pemesanan, dan memperoleh barang atau jasa. Adapun Romney dan Steinbart (2005:74) menjelaskan bahwa pembelian barang berupa pembelian bahan baku, peralatan, dan perlengkapan yang berkaitan dengan kegiatan penjualan. Apabila transaksi pembelian tersebut dilakukan secara kredit, maka transaksi tersebut termasuk kedalam utang dagang.

8 8 Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa sistem pembelian adalah struktur interaksi antara orang orang, peralatan, metode metode dan pengendalian untuk tujuan memenuhi kebutuhan barang dan jasa dalam kegiatan operasional perusahaan dimana pembelian tersebut dapat berupa bahan baku, peralatan, dan perlengkapan yang dapat dilakukan secara tunai maupun kredit. Untuk menghindari kegagalan dan hal-hal yang dapat merugikan perusahaan dalam kegiatan pembelian ini dibutuhkan alat bantu berupa pengendalian internal yang memadai, salah satunya yaitu pemisahan fungsi yang tepat antara penerimaan dan penyimpanan barang. Mulyadi (2008:313) mengatakan bahwa fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang. Fungsi penyimpanan barang merupakan fungsi yang bertanggung jawab atas penyimpanan barang yang telah dinyatakan diterima oleh fungsi penerimaan. Fungsi penerimaan barang memerlukan keahlian mengenai barang dan pengetahuan mengenai syarat-syarat pembelian, dan kegiatan penyimpanan barang memerlukan keahlian dalam pengolahan penyimpanan barang dan pelayanan pengambilan barang bagi pemakai. Pemisahan kedua fungsi tersebut akan mengakibatkan penyerahan masing-masing kegiatan tersebut ke tangan fungsi yang ahli dalam bidangnya, sehingga informasi penerimaan barang dan persediaan barang yang disimpan di gudang dijamin ketelitian dan keandalannya. Selain itu sistem pengendalian yang akurat, pemilihan pemasok bereputasi baik, dan lead time pun harus diterapkan untuk menghindari kehabisan persediaan. Adapun Romney dan Steinbart (2006:97) mengatakan bahwa kehabisan persediaan akan mengakibatkan hilangnya penjualan; kelebihan persediaan akan menimbulkan biaya penyimpanan yang lebih besar dari seharusnya. Guna menghindari ancaman-ancaman ini, perusahaan perlu membuat sistem pengendalian persediaan yang akurat. Metode persediaan perpetual harus digunakan untuk memastikan bahwa informasi mengenai persediaan selalu baru. Perusahaan harus memilih pemasok-pemasok yang bereputasi baik dalam memenuhi komitmen pengirimannya.

9 9 Perusahaan tidak hanya harus menghindari kehabisan atau kelebihan persediaan saja, namun perusahaan juga harus menjaga persediaan dari kehilangan sehingga selisih perhitungan fisik persediaan dengan catatan persediaan pun dapat dihindari. Adapun Romney dan Steinbart (2006:104) mengemukakan bahwa beberapa prosedur pengendalian dapat digunakan untuk menjaga persediaan dari kehilangan. Pertama, persediaan harus disimpan dalam lokasi aman dengan akses terbatas. Kedua, semua transfer persediaan di dalam perusahaan harus didokumentasikan. Terakhir, merupakan hal yang penting untuk secara periodik menghitung persediaan di gudang dan untuk merekonsiliasi penghitungan tersebut dengan catatatan persediaan. Perusahaan tidak boleh melakukan pembelian bahan baku yang berkualitas rendah agar mampu menghasilkan produk yang berkualitas baik sesuai dengan keinginan perusahaan. Midjan dan Susanto (2001:128) menjelaskan bahwa apabila kualitas bahan baku menyimpang atau kurang, akan mempengaruhi kualitas atas hasil produksi yang menggunakan bahan baku tersebut. Dari uraian di atas, dapat dilihat bahwa pengendalian internal yang memadai perlu diterapkan dalam pembelian yang dilakukan oleh perusahaan agar aktivitas pembelian dapat berjalan secara efektif dan efisien dan dapat mencegah serta meminimalisir hal hal yang akan merugikan perusahaan. Sebagai contoh, dalam pengendalian internal yang memadai itu terdapat pemisahan fungsi antara fungsi penerimaan dengan fungsi penyimpanan. Pemisahan kedua fungsi tersebut akan mengakibatkan penyerahan masing-masing kegiatan tersebut ke tangan fungsi yang ahli dalam bidangnya, sehingga informasi penerimaan barang dan persediaan barang yang disimpan di gudang dijamin ketelitian dan keandalannya.

10 Metodologi Penelitian Metode penelitian Metode penelitian yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah metode penelitian deskriptif komparatif yaitu suatu metode penelitian dengan cara melakukan perbandingan antara karakteristik pengendalian internal pembelian kredit secara teori dengan pengendalian internal pembelian kredit berupa data-data dan informasi yang dihasilkan selama penelitian pada perusahaan Data Penelitian a. Jenis Data Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Data Subyek Data subyek adalah jenis data penelitian yang berupa opini, sikap, pengalaman dari seseorang atau sekelompok orang yang menjadi subyek penelitian. Pada penelitian ini, data subyek diperoleh melalui kegiatan wawancara dengan bagian-bagian terkait, yaitu bagian gudang, bagian logistik dan bagian anggaran dan verifikasi. 2. Data Dokumenter Data dokumenter adalah jenis data penelitian yang di dalamnya memuat apa dan kapan kejadian atau transaksi, serta siapa yang terlibat dalam suatu kejadian. Data ini berupa sejarah perusahaan, struktur organisasi perusahaan, Job Description masing-masing bagian di perusahaan serta dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sistem pembelian kredit bahan baku diantaranya, surat

11 11 pesanan barang, daftar kebutuhan barang, faktur pembelian dan dokumen lainnya. b. Sumber Data Menurut sumbernya, data yang diperoleh dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Data Primer Data primer merupakan sumber data penelitian yang diperoleh secara langsung dari sumber asli tidak melalui perantara. Pada penelitian ini, data primer yang diperoleh penulis berupa opini dan jawaban dari hasil wawancara dengan bagian gudang, bagian pembelian dan bagian terkait lainnya. 2. Data Sekunder Data yang diperoleh dengan cara mempelajari dan menelaah teori-teori dari buku-buku literatur mengenai pengendalian internal, sistem pembelian kredit dan sejarah berdirinya PT. AGRONESIA. c. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : a. Wawancara, yaitu teknik pengumpulan data dengan cara mengadakan dialog secara langsung dengan responden, dalam hal ini yaitu wawancara dengan karyawan bagian logistik, bagian gudang, dan bagian anggaran dan verifikasi. b. Observasi, yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan pengamatan secara langsung pada bagian-bagian yang terlibat dalam pengendalian internal

12 12 sistem pembelian kredit bahan baku pada Divisi Industri Makanan Dan Minuman (BMC) PT. AGRONESIA. c. Dokumentasi, yaitu pengumpulan data dengan cara membaca berbagai dokumen dan referensi yang ada, baik data di perusahaan maupun di perpustakaan. Dalam hal ini yaitu dokumen dan referensi yang berhubungan dengan pengendalian internal sistem pembelian kredit bahan baku Divisi Industri Makanan Dan Minuman (BMC) PT. AGRONESIA Alat Analisis Data Analisis data yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah control matrix. Control matrix adalah suatu alat untuk menganalisis keberadaan (kuat-lemahnya) pengendalian pada suatu sistem atau prosedur yang digambarkan dalam dokumen bagan arus sistem (system flowchart) dan uraian naratifnya. Control matrix digunakan untuk mengetahui apakah pengendalian internal sistem pembelian kredit bahan baku yang diterapkan oleh Divisi Industri Makanan Dan Minuman (BMC) PT. AGRONESIA dapat mencapai tujuan dari pengendalian internal. 1.7 Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilakukan di Divisi Industri Makanan Dan Minuman (BMC) PT. AGRONESIA yang berlokasi di Jl. Aceh no. 40 Bandung. Penelitian ini dilaksanakan dari bulan Mei hingga bulan Juni 2012.