PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PADA SIKLUS PENDAPATAN DAN PENGELUARAN PERSEWAAN KENDARAAN TWO RENT CAR SALATIGA

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PADA SIKLUS PENDAPATAN DAN PENGELUARAN PERSEWAAN KENDARAAN TWO RENT CAR SALATIGA Oleh: SEKARWANGI SAWITRI NIM : KERTAS KERJA Diajukan kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis Guna Memenuhi Sebagian dari Persyaratan persyaratan untuk Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi FAKULTAS PROGRAM STUDI : EKONOMIKA DAN BISNIS : AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA 2012 i

2 FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA Jalan Diponegoro :(0298) , Telex ukswsa ia Salatiga Indonesia Fax. (0298) PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS KERTAS KERJA Saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama :SEKARWANGI SAWITRI NIM : Program Studi :AKUNTANSI Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga menyatakan dengan sesungguhnya bahwa kertas kerja: Judul :PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PADA SIKLUS PENDAPATAN DAN PENGELUARAN PERSEWAAN KENDARAAN TWO RENT CAR SALATIGA. Pembimbing :Elisabeth Penti Kurniawati, SE, MAk. Tanggal di uji :10 Agustus 2012 adalah benar benar hasil karya saya. Di dalam kertas kerja ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan atau gagasan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang saya akui seolah olah sebagai tulisan saya sendiri tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga, termasuk pencabutan gelar kesarjanaan yang saya peroleh. Salatiga, 25 Juli 2012 Yang memberi pernyataan Sekarwangi Sawitri ii

3 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PADA SIKLUS PENDAPATAN DAN PENGELUARAN PERSEWAAN KENDARAAN TWO RENT CAR SALATIGA Oleh: SEKARWANGI SAWITRI NIM : KERTAS KERJA Diajukan kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis Guna Memenuhi Sebagian dari Persyaratan persyaratan untuk Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi FAKULTAS : EKONOMIKA DAN BISNIS PROGRAM STUDI : AKUNTANSI Disetujui oleh: ELISABETH PENTI KURNIAWATI, SE., M.Ak Pembimbing FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA 2012 iii

4 Takut akan TUHAN adalah permulaan pengetahuan. ( Amsal 1: 7a) Karena masa depan sungguh ada, dan pengharapanmu tidak akan hilang. ( Amsal 23: 18 ) Pengharapan itu adalah sauh yang kuat dan aman bagi jiwa kita. ( Ibrani 6: 19 ) Segala hal dapat kutanggung di dalam Dia yang memberi kekuatan kepadaku. ( Filipi 4: 13 ) iv

5 ABSTRACT The role of a good information system is one of the facilities needed by a company to produce quality information to carry out its business activities. An information system can be implemented in two ways: manually and computerized-based. In a manual information system, all activities from data recording, transaction recording, data processing, until producing information in the form of reports can be done by people. In this system, a risk of error occurs, whether intentionally or unintentionally, in the form of high misdeeds. In a computerized-based system, mistakes in business activities can be minimized. A data-based computerized system needs to be designed to change over from a manual system. The goal of this research is to design a revenue and expenditure cycle computerized information system in renting Two Rent Car. The data gathering method used is through interviewing the owner and employees, get company records, and observe how business activities are carried out at Two Rent Car. In designing the database, it consists of 13 tables like vehicle, packet, employee, driver, customer, dealer, rent, reversion, operational activity, driver payment, cash expenditure, other cash receiving, and other cash expenditure. Two queries are found to gather information from various tables. The queries are a rent query and a cash receiving query. 13 forms are found to facilitate employees in inputting information related with the master data like vehicle data, packet data, customer data, employee data, driver data, dealer data, and information related with transaction data like rent transactions, reversion transactions, operational activity transactions, driver payment transactions, expenditure transactions, other cash receiving transactions, and other expenditure transactions. 14 reports are used to detail all information related with the activities of Two Rent Car that consist of a vehicle report, packet report, customer report, employee report, driver report, dealer report, rent report, reversion report, operational activity report, driver payment report, expenditure report, other cash receiving report, other expenditure report, and cash report. To facilitate users in operating the Microsoft Access 2007 program, a switchboard is needed to bring up all applications interactively, whether as a form or report. Keywords: information system, revenue cycle, expenditure cycle v

6 SARIPATI Peran sistem informasi yang baik menjadi salah satu fasilitas yang diperlukan perusahaan untuk menghasilkan informasi yang berkualitas dalam menjalankan aktivitas bisnisnya. Sistem informasi dapat dilakukan dengan dua cara yaitu secara manual dan berbasis komputerisasi. Pada sistem informasi manual, semua aktivitas dari pencatatan data, perekaman transaksi, pemrosesan data, sampai menghasilkan informasi berupa laporan, dilakukan oleh manusia. Dalam sistem ini, resiko terjadinya kesalahan baik yang tidak disengaja maupun disengaja yaitu berupa kecurangan sangat tinggi. Dengan basis komputerisasi, kesalahan dalam aktivitas bisnis lebih diminimalisir. Untuk mengubah sistem manual menjadi sistem berbasis komputerisasi dibutuhkan perancangan basis data. Tujuan penelitian ini adalah merancangkan sistem informasi terkomputerisasi siklus pendapatan dan pengeluaran pada persewaan kendaraan Two Rent Car. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara terhadap pemilik dan pegawai, mengumpulkan data dan catatan yang dimiliki serta observasi untuk mengamati jalannya aktivitas bisnis Two Rent Car. Dalam perancangan database terdiri dari 13 tabel yaitu tabel kendaraan, tabel paket, tabel karyawan, tabel sopir, tabel pelanggan, tabel dealer, tabel penyewaan, tabel pengembalian, tabel kegiatan operasional, tabel pengupahan sopir, tabel pengeluaran kas, tabel penerimaan kas lain-lain, dan tabel pengeluaran kas lain-lain. Terdapat 2 buah query untuk mengumpulkan informasi dari beberapa tabel. Query tersebut adalah query penyewaan dan query penerimaan kas. Terdapat 13 form untuk memudahkan karyawan dalam menginput informasi terkait dengan data master yaitu data kendaraan, paket, pelanggan, karyawan, sopir, dealer, dan informasi terkait dengan data transaksi yaitu transaksi penyewaan, pengembalian, kegiatan operasional, penggajian sopir, pengeluaran, penerimaan kas lain-lain, serta pengeluaran kas lain-lain. Terdapat 14 report untuk melaporkan semua informasi terkait dengan aktivitas Two Rent Car, yang terdiri dari report kendaraan, report paket, report pelanggan, report karyawan, report sopir, report dealer, report penyewaan, report pengembalian, report kegiatan operasional, report pengupahan sopir, report pengeluaran, report penerimaan kas lain-lain, report pengeluaran kas lain-lain, dan report kas. Untuk memudahkan pengguna dalam menjalankan program Microsoft Access 2007 maka dibuatlah switchboard untuk memanggil seluruh aplikasi, baik form atau report secara interaktif. Kata kunci : sistem informasi, siklus pendapatan, siklus pengeluaran. vi

7 KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yesus Kristus karena berkat rahmat dan bimbingannya penulis dapat menyelesaikan penyusunan kertas kerja yang berjudul PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PADA SIKLUS PENDAPATAN DAN PENGELUARAN PERSEWAAN KENDARAAN TWO RENT CAR SALATIGA dengan baik. Kertas kerja ini disusun guna memenuhi persyaratan akademis dalam mencapai gelar Sarjana Ekonomi di Universitas Kristen Satya Wacana. Penelitian ini terdiri dari lima bagian pokok yaitu pendahuluan, kajian literatur, metode penelitian, analisis data, dan penutup. Pendahuluan terdiri dari latar belakang penelitian, masalah penelitian, persoalan penelitian, tujuan penelitian, dan manfaat penelitian. Kajian literatur terdiri dari sistem informasi, siklus pendapatan, siklus pengeluaran, database manajemen sistem, dan diagram hubungan entitas. Metode penelitian terdiri dari objek penelitian, metode pengumpulan data, jenis data, dan teknik dan langkah analisis. Analisis data terdiri dari gambaran singkat objek penelitian, rangkaian aktivitas siklus pendapatan, rangkaian aktivitas siklus pengeluaran, mengidentifikasi entitas dan menganalisis kardinalitas, dan perancangan sistem informasi. Penutup terdiri dari kesimpulan dan saran. Segala upaya maksimal telah penulis berikan untuk mendapatkan hasil yang terbaik dalam penyusunan kertas kerja ini. Namun penulis menyadari bahwa kertas kerja ini masih memiliki kelemahan dan keterbatasan. Oleh karena itu saran dan kritik membangun sangat diharapkan oleh penulis untuk memperkaya kertas kerja ini. Akhir kata, penulis berharap penelitian ini dapat memberi manfaat bagi dunia akademis di bidang perancangan sistem informasi dan mohon maaf apabila terdapat kekurangan dalam penyusunan kertas kerja ini. Salatiga, 25 Juli 2012 vii

8 UCAPAN TERIMA KASIH Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yesus Kristus, karena berkat kasih, anugerah dan tuntunannya penulis dapat menyelesaikan kertas kerja ini dengan baik. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa di dalam penyusunan kertas kerja ini banyak pihak yang telah membantu. Untuk itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. Bapak Hari Sunarto, SE, MBA, Phd, selaku Dekan Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana. 2. Bapak Usil Sis Sucahyo, SE, MBA, selaku Ketua Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana. 3. Ibu Elisabeth Penti Kurniawati, SE, MSi, selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan bimbingan, pengarahan, bantuan, dan semangat dalam penyusunan kertas kerja ini. 4. Ibu Theresia Woro Damayanti, SE, MSi, Akt, selaku wali studi yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan selama penulis menempuh studi di Universitas Kristen Satya Wacana. 5. Para staff dan para dosen Fakultas Ekonomika dan Bisnis yang telah membekali penulis dengan segala ilmu dan pengetahuan selama perkuliahan. 6. Bapak dan Ibu yang tercinta, terima kasih atas semua kasih sayang, bimbingan, perhatian dan doa yang selalu diberikan selama ini. 7. Gendis adikku tersayang, terima kasih karena menemaniku ketika mengerjakan skripsi hingga larut malam. 8. Yustisian Indraswara Sam Pradana, terima kasih untuk semua kasih sayang, perhatian, dukungan, semangat yang selalu diberikan. 9. Keluarga besar Hari Budiman, terima kasih untuk perhatian dan doa yang diberikan. 10. Bulik Lisa dan Om Wahyu, terima kasih untuk perhatian dan doa yang diberikan. viii

9 11. Sahabat sahabat terdekatku, Hayu, Monik, Sendy, Ade, terima kasih untuk masa masa perkuliahan ini, banyak suka dan duka, tawa dan tangis kita lewati bersama, terima kasih untuk semua semangat, dukungan dan doanya. 12. Sahabat SMA yang selalu setia, Anta, Patris, Mitha, terima kasih atas semangat, dukungan dan doanya. 13. Teman seperjuanganku, Jeje, terima kasih untuk dukungan, semangat dan doanya, akhirnya kita bisa menyelesaikan ini. 14. Teman teman akuntansi angkatan 2008, terima kasih untuk masa perkuliahan yang indah selama ini. 15. Staff perpustakaan Universitas Kristen Satya Wacana, terima kasih atas keramahan yang diberikan sehingga penulis bersemangat ketika mengerjakan kertas kerja ini di perpustakaan. 16. Two Rent Car, Mas Herman dan Mas Yoni, terima kasih atas kerjasama selama ini, sehingga kertas kerja ini dapat terselesaikan dengan baik. 17. Mas Tri, terima kasih karena telah membantu dan memberikan pengetahuan yang membantu penyelesaian kertas kerja ini. 18. Akhirnya, untuk semua pihak yang belum disebutkan, yang telah membantu penulis, terima kasih atas semua bantuannya dalam menyelesaikan kertas kerja ini. ix

10 DAFTAR ISI Halaman Depan.. i Pernyataan Keaslian Karya Tulis Kertas Kerja. ii Halaman Persetujuan / Pengesahan.. iii Motto.. iv Abstract.. v Saripati vi Kata Pengantar vii Ucapan Terima Kasih. viii Daftar Isi. x Daftar Tabel.. xii Daftar Gambar xiii Daftar Lampiran. xvi PENDAHULUAN 1 Latar Belakang Penelitian.. 1 Masalah Penelitian. 2 Persoalan Penelitian... 3 Tujuan Penelitian... 3 Manfaat Penelitian.. 3 KAJIAN LITERATUR Sistem Informasi Siklus Pendapatan... 5 Siklus Pengeluaran.. 5 Database Manajemen Sistem.. 5 Diagram Hubungan Entitas.. 6 METODE PENELITIAN. 8 Objek Penelitian 8 Metode Pengumpulan Data 8 Jenis Data... 8 Teknik Dan Langkah Analisis x

11 ANALISIS DAN PEMBAHASAN.. 9 Gambaran Singkat Objek Penelitian... 9 Rangkaian Aktivitas Siklus Pendapatan Rangkaian Aktivitas Siklus Pengeluaran Mengidentifikasi Entitas dan Menganalisis Kardinalitas.. 17 Perancangan Sistem Informasi PENUTUP Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA DAFTAR RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN LAMPIRAN xi

12 DAFTAR TABEL Tabel 1. Tabel Kendaraan 28 Tabel 2. Tabel Paket Sewa Tabel 3. Tabel Penyewaan 31 Tabel 4. Tabel Pengembalian. 32 Tabel 5. Tabel Kegiatan Operasional 32 Tabel 6. Tabel Pengupahan Sopir 33 Tabel 7. Tabel Pengeluaran Kas 34 Tabel 8. Tabel Penerimaan Kas Lain-lain 35 Tabel 9. Tabel Pengeluaran Kas Lain-lain 36 Tabel 10. Tabel Pelanggan. 36 Tabel 11. Tabel Karyawan.. 37 Tabel 12. Tabel Dealer/Bengkel.. 38 Tabel 13. Tabel Sopir. 39 Tabel 14. Query Penyewaan.. 40 Tabel 15. Query Penerimaan Kas.. 40 xii

13 DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Struktur Organisasi Two Rent Car 10 Gambar 2. Flowchart Siklus Pendapatan Two Rent Car 13 Gambar 3. Rekomendasi Flowchart Siklus Pendapatan Two Rent Car 14 Gambar 4. Rekomendasi Flowchart Siklus Pendapatan Two Rent Car (lanjutan) Gambar 5. Flowchart Siklus Pengeluaran.. 16 Gambar 6. Rekomendasi Flowchart Siklus Pengeluaran.. 17 Gambar 7. ERD Siklus Pendapatan Two Rent Car 19 Gambar 8. ERD Siklus Pendapatan Two Rent Car dengan Atribut 21 Gambar 9. Rancangan ERD Siklus Pendapatan Two Rent Car Full Atribut.. 22 Gambar 10. ERD Siklus Pengeluaran Two Rent Car.. 24 Gambar 11. ERD Siklus Pengeluaran Two Rent Car dengan Atribut.. 25 Gambar 12. Rancangan ERD Siklus Pengeluaran Two Rent Car Full Atribut 26 Gambar 13. Gabungan ERD Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Two Rent Car 27 Gambar 14. Desain Tabel Kendaraan 28 Gambar 15. Desain Tabel Paket Sewa 29 Gambar 16. Desain Tabel Penyewaan 30 Gambar 17. Desain Tabel Penerimaan Kas 31 Gambar 18. Desain Tabel Kegiatan Operasional 32 Gambar 19. Desain Tabel Pengupahan Sopir 33 Gambar 20. Desain Tabel Pengeluaran Kas 34 Gambar 21. Desain Tabel Penerimaan Kas Lain-lain. 35 Gambar 22. Desain Tabel Pengeluaran Kas Lain-lain 35 Gambar 23. Desain Tabel Pelanggan.. 36 Gambar 24. Desain Tabel Karyawan.. 37 Gambar 25. Desain Tabel Dealer/Bengkel 38 xiii

14 Gambar 26. Desain Tabel Sopir. 39 Gambar 27. Form Kendaraan.. 41 Gambar 28. Form Paket Sewa 41 Gambar 29. Form Pelanggan. 42 Gambar 30. Form Karyawan. 42 Gambar 31. Form Sopir. 43 Gambar 32. Form Dealer/Bengkel. 43 Gambar 33. Form Penyewaan 44 Gambar 34. Form Penerimaan Kas. 45 Gambar 35. Form Kegiatan Operasional 46 Gambar 36. Form Pengupahan Sopir. 46 Gambar 37. Form Pengeluaran 47 Gambar 38. Form Penerimaan Kas Lain-lain.. 48 Gambar 39. Form Pengeluaran Kas Lain-lain 48 Gambar 40. Report Kendaraan 49 Gambar 41. Report Paket Sewa.. 50 Gambar 42. Report Karyawan 50 Gambar 43. Report Sopir 50 Gambar 44. Report Pelanggan 51 Gambar 45. Report Dealer/Bengkel 51 Gambar 46. Report Penyewaan.. 52 Gambar 47. Report Pengembalian.. 52 Gambar 48. Report Kegiatan Operasional.. 53 Gambar 49. Report Pengupahan Sopir 53 Gambar 50. Report Pengeluaran Kas.. 53 Gambar 51. Report Penerimaan Kas Lain-lain 54 Gambar 52. Report Pengeluaran Kas Lain-lain Gambar 53. Report Kas 54 Gambar 54. Tampilan Switchboard Menu Utama.. 57 Gambar 55. Tampilan Switchboard Menu Master.. 57 Gambar 56. Tampilan Switchboard Menu Form Master 58 xiv

15 Gambar 57. Tampilan Switchboard Menu Report Master. 58 Gambar 58. Tampilan Switchboard Menu Transaksi Penerimaan Kas. 59 Gambar 59. Tampilan Switchboard Menu Transaksi Pengeluaran Kas Gambar 60. Tampilan Switchboard Menu Laporan Penerimaan Kas.. 60 Gambar 61. Tampilan Switchboard Menu Laporan Pengeluaran Kas xv

16 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. Kwitansi Two Rent Car Lampiran 2. Catatan Transaksi Penyewaan.. 66 Lampiran 3. Contoh Tampilan Form Penyewaan. 67 xvi