PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER

Transkripsi

1 PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER PEMBUATAN MODEL PROSES MENGGUNAKAN ALGORITMA HEURISTIC MINER UNTUK ANALISIS INTERAKSI PROSES BISNIS PERENCANAAN PRODUKSI DAN PENGADAAN MATERIAL DI PT. XYZ Nama : Noval Arsad NRP : Dosen Pembimbing I : Mahendrawathi Er. S.T., M.Sc., Ph.D. Dosen Pembimbing II : Renny P. Kusumawardani, S.T., M.T. Laboratorium Bidang : Sistem Pendukung Keputusan (SPK)

2 Outline Pembahasan Latar Belakang Perumusan Masalah Batasan Tugas Akhir Tujuan dan Manfaat Tugas Akhir Pemodelan Proses Evaluasi Model Proses Analisis Model Proses Kesimpulan & Saran

3 Latar Belakang Studi kasus: PT. XYZ Saat melakukan proses perencanaan produksi, PT. XYZ Indonesia sudah menentukan waktu rencana sebuah aktivitas produksi mulai dilaksanakan. Dengan adanya penentuan ini, diharapkan perusahaan memenuhi semua target permintaan dari PT. XYZ Internasional tepat waktu. Tetapi pada kenyataannya, sering ditemukan aktivitas produksi yang terlambat dimulai. Lama keterlambatan sendiri bisa mencapai 79 hari dari waktu yang telah direncanakan. Terjadinya keterlambatan ini diduga karena komponen material yang akan digunakan pada proses produksi, juga mengalami keterlambatan pasokan. Karena keterlambatan pasokan material ini membuat aktivitas produksi harus menunggu hingga material tersebut lengkap, dan dirilis dari warehouse ke bagian produksi. Proses yang berhubungan dengan material untuk kebutuhan produksi adalah proses pengadaan.

4 Perumusan Masalah Tugas akhir ini menitikberatkan permasalahan berikut: Bagaimana membentuk data catatan kejadian terkait dengan proses pengadaan material dan proses perencanaan produksi dari aplikasi SAP? Bagaimana model proses bisnis yang dihasilkan oleh algoritma Heuristic miner? Bagaimana kesesuaian antara model proses yang dihasilkan oleh algoritma Heuristic miner dengan proses bisnis yang telah ditetapkan oleh PT. XYZ Indonesia? Apa faktor yang menyebabkan keterlambatan dimulainya proses produksi, dan bagaimana faktor tersebut bisa mempengaruhi?

5 Batasan Tugas Akhir Batasan pembahasan dari tugas akhir ini meliputi: Sumber data catatan kejadian yang dipakai berasal dari aplikasi SAP dengan melakukan proses ekstraksi melalui pendekatan dokumen perantara atau ekstraksi langsung dari basis data SAP Proses bisnis yang dianalisis adalah interaksi proses perencanaan produksi dengan proses pengadaan material Algoritma yang dipakai adalah algoritma Heuristic miner Dimensi evaluasi yang dipakai adalah dimensi fitness, dimensi struktur, dan dimensi presisi.

6 Tujuan dan Manfaat Tujuan Memodelkan alur kerja proses pengadaan material yang berinteraksi dengan proses perencanaan produksi di PT. XYZ Indonesia ke dalam bentuk Petri Net dengan menggunakan teknik penggalian proses. Hasil pemodelan akan dibandingkan dengan proses bisnis yang telah didefinisikan oleh perusahaan, untuk mengetahui faktor yang mempengaruhi keterlambatan proses produksi. Manfaat 1. Bagi perusahaan, dapat mengetahui proses bisnis yang berjalan pada sistem informasi mereka, dan apakah ada perbedaan dengan proses bisnis yang telah ditetapkan sebelumnya. 2. Bagi akademisi dan peneliti, dapat mengetahui kinerja algoritma Heuristic miner yang digunakan di dalam teknik penggalian proses ini

7 Metode Pengerjaan Tugas Akhir

8 Pemodelan Proses Bisnis Alur Pemodelan Proses Bisnis Pemahaman Proses Bisnis Identifikasi Aktivitas Proses Bisnis Wawancara Penentuan Aktivitas Relevan Pra-Proses Data Pengumpulan Data Persiapan Pemetaan Aktivitas dengan tabel SAP Data Ekstraksi Pemetaan Atribut

9 Pemodelan Proses Bisnis Alur Pemodelan Proses Bisnis Data Pemilihan Atribut Pengumpulan Data Ekstraksi Penentuan Skenario Pra-Proses Data Strukturisasi Atribut catatan kejadian Proses Ekstraksi Strukturisasi & Konversi Data Konversi File.mxml

10 Pemodelan Proses Bisnis Alur Pemodelan Proses Bisnis Input Data Catatan Kejadian Tujuan Model Proses Model Proses Ideal Model Proses Non-Ideal Parameter dependency threshold Penggalian Proses Proses Algoritma heuristic miner Tool ProM Model Proses Ideal Hasil Model Proses non-ideal Skenario

11 Pemodelan Proses Bisnis Alur Pemodelan Proses Bisnis Dimensi Fitness Evaluasi Model Dimensi Struktur Input: Model proses ideal Model Proses non-ideal Perbandingan Hasil Evaluasi Dimensi Presisi

12 Analisis Model Analisis difokuskan pada proses pengadaan material dan perencanaan produksi Dengan pemahaman terhadap proses yang sedang berjalan, bisa diketahui apa yang menyebabkan keterlambatan proses produksi

13 Analisis Model : Analisis Perbandingan Hasil Pemodelan dengan Proses Bisnis Ideal Alur Kerja Proses Perencanaan Produksi dan Pengadaan Material pada Proses Bisnis Ideal Aktivitas Urutan Aktivitas pada pada Proses Proses Bisnis Bisnis Ideal Ideal

14 Analisis Model : Analisis Perbandingan Hasil Pemodelan dengan Proses Bisnis Ideal v Alur Kerja Proses Perencanaan Produksi dan Pengadaan Material dari Model Proses Aktivitas pada Model Proses Urutan Aktivitas pada Model Proses

15 Analisis Model : Analisis Perbandingan Hasil Pemodelan dengan Proses Bisnis Ideal v Alur Kerja Proses Perencanaan Produksi dan Pengadaan Material dari Model Proses Skenario Model Proses

16 Analisis Model : Analisis Perbandingan Hasil Pemodelan dengan Proses Bisnis Ideal v Alur Kerja Proses Perencanaan Produksi dan Pengadaan Material dari Model Proses Skenario Model Proses - 1 Rata-rata waktu tunggu : 41 hari Penyebab waktu tunggu karena komponen material harus menunggu komponen lainnya lengkap terlebih dahulu

17 Analisis Model : Analisis Perbandingan Hasil Pemodelan dengan Proses Bisnis Ideal v Alur Kerja Proses Perencanaan Produksi dan Pengadaan Material dari Model Proses Skenario Model Proses - 2 Rata-rata waktu tunggu : 40 hari Urutan aktivitas status material L langsung diikuti oleh aktivitas Materials Issued

18 Analisis Model : Analisis Perbandingan Hasil Pemodelan dengan Proses Bisnis Ideal v Alur Kerja Proses Perencanaan Produksi dan Pengadaan Material dari Model Proses Skenario Model Proses - 3 Waktu tunggu : 37 hari Terjadi perulangan aktivitas Material Status L Perulangan terjadi karena keadaan material masih sama seperti minggu sebelumnya

19 Analisis Model : Analisis Perbandingan Hasil Pemodelan dengan Proses Bisnis Ideal v Alur Kerja Proses Perencanaan Produksi dan Pengadaan Material dari Model Proses Skenario Model Proses - 4 Waktu tunggu : 30 hari Merupakan skenario normal dan paling mendekati dengan ketetapan dari PT. XYZ terkait dengan alur kerja pengelolaan material dan perencanaan produksi

20 Analisis Model : Analisis Perbandingan Hasil Pemodelan dengan Proses Bisnis Ideal v Alur Kerja Proses Perencanaan Produksi dan Pengadaan Material dari Model Proses Skenario Model Proses - 5 Waktu tunggu : 41 hari Terjadi perulangan aktivitas material status L sebanyak 2 kali

21 Analisis Model : Analisis Perbandingan Hasil Pemodelan dengan Proses Bisnis Ideal v Alur Kerja Proses Perencanaan Produksi dan Pengadaan Material dari Model Proses Skenario Model Proses - 6 Waktu tunggu : 34 hari Terjadinya perulangan aktivitas C Bagian perencanaan produksi masih ingin memantau perubahan yang mungkin terjadi

22 Analisis Model : Analisis Perbandingan Hasil Pemodelan dengan Proses Bisnis Ideal v Alur Kerja Proses Perencanaan Produksi dan Pengadaan Material dari Model Proses Skenario Model Proses - 7 Waktu tunggu : 51 hari Urutan pada aktivitas status material di skenario ini berbeda dengan ketetapan perusahaan Terjadi perubahan pada waktu produksi planned order Perubahan menyebabkan planned order lain mengambil jatah komponen material planned order pertama tadi

23 Analisis Model : Analisis Perbandingan Hasil Pemodelan dengan Proses Bisnis Ideal v Alur Kerja Proses Perencanaan Produksi dan Pengadaan Material dari Model Proses Skenario Model Proses - 8 Waktu penyelesaian : 41 hari Juga ditemukan urutan perubahan aktivitas dari status material L ke status material B

24 Analisis Model : Analisis Perbandingan Hasil Pemodelan dengan Proses Bisnis Ideal v Hasil Perbandingan Jumlah Aktivitas Tidak ada perbedaan jumlah aktivitas antara proses bisnis ideal dan aktivitas pada model proses yang dihasilkan. Terdapat 8 aktivitas, yang terdiri dari: 1.Run MRP 2.Planned Order 3.Material status A 4.Material status B 5.Material status L 6.Material status C 7.Materials Issued 8.Start Production

25 Analisis Model : Analisis Faktor yang Mempengaruhi Keterlambatan Produksi v Hasil Perbandingan Urutan Aktivitas 1. Aktivitas Run MRP aktivitas planned order OR aktivitas material status A OR aktivitas material status B OR aktivitas material status L OR aktivitas material status C OR aktivitas materials issued Pada proses bisnis ideal, aktivitas Run MRP aktivitas planned order 2. Aktivitas status material L aktivitas materials issued Pada proses bisnis ideal, aktivitas status material C aktivitas materials issued 3. Perulangan aktivitas yang sama 4. Urutan perubahan status material

26 Analisis Model : Analisis Faktor yang Mempengaruhi Keterlambatan Produksi v Planned order dikatakan terlambat, apabila : memiliki tanggal aktual produksi lebih lama dibandingkan dengan tanggal rencana mulai produksi Dari hasil pengolahan data ATP, ditemukan: Jumlah planned order yang terlambat : 113 kasus Rata-rata waktu keterlambatan : 18 hari Maksimal keterlambatan : 79 hari Berdasarkan hasil perbandingan model penggalian proses dengan proses bisnis ideal, keterlambatan planned order disebabkan oleh: Faktor Ketepatan Waktu Rilis Material Faktor Perubahan Rencana Produksi

27 Analisis Model : Analisis Faktor yang Mempengaruhi Keterlambatan Produksi v Faktor Ketepatan Waktu Rilis Material Waktu rilis material (Materials Issued) adalah waktu sebuah material dirilis dari warehouse ke bagian produksi Saat dipesan, komponen material langsung ditentukan tanggal rencana rilisnya Waktu rilis sebuah komponen material bisa melewati waktu rencana yang telah ditetapkan Keterlambatan waktu rilis membuat proses produksi ikut terlambat, karena tidak mungkin proses produksi bisa dimulai jika ada material yang tidak lengkap

28 Analisis Model : Analisis Faktor yang Mempengaruhi Keterlambatan Produksi v Faktor Ketepatan Waktu Rilis Material Contoh komponen material dengan kode Pengaruh terhadap proses produksi

29 Analisis Model : Analisis Faktor yang Mempengaruhi Keterlambatan Produksi v Faktor Perubahan Rencana Produksi Planned order masih mengalami perubahan Jenis perubahan yang dilakukan adalah perubahan tanggal rencana produksi atau pengurangan dan penambahan jumlah produksi Perubahan tanggal rencana produksi, akan diikuti dengan perubahan prioritas planned order untuk mendapatkan alokasi material Perubahan alokasi membuat bagian pengadaan untuk memesan lagi komponen material untuk mengganti material yang telah dialihkan Mayoritas komponen material yang digunakan di PT. XYZ Indonesia dibeli dari pemasok yang berada di luar negeri

30 Analisis Model : Analisis Faktor yang Mempengaruhi Keterlambatan Produksi v Faktor Perubahan Rencana Produksi Tabel di bawah menunjukkan contoh urutan aktivitas sebuah komponen material yang mengalami perubahan rencana produksi Pengaruh terhadap proses produksi Perubahan waktu rencana produksi Keterlambatan rilis material

31 Kesimpulan, Rekomendasi, v dan Saran Kesimpulan Pembentukan data catatan kejadian dilakukan dengan: Menentukan aktivitas Memetakan aktivitas dengan tabel SAP dan memilih atribut Mengekstrak dari SAP dengan transaksi SE16 Melakukan strukturisasi data ke dalam format catatan kejadian Melakukan konversi data ke dalam format MXML Hasil evaluasi Dimensi fitness : 0,934 Dimensi presisi : 0,833 Dimensi struktur : 1 Model proses mampu menangkap kasus yang terdapat pada catatan kejadian Tidak terdapat aktivitas ganda atau aktivitas bayangan

32 Kesimpulan, Rekomendasi, v dan Saran Kesimpulan Perbedaan antara model proses dengan proses bisnis ideal dari PT. XYZ Indonesia: Perbedaan pada urutan antar aktivitas Perbedaan pada urutan perubahan status material Ada aktivitas yang terjadi berulang-ulang 2 faktor yang penyebab keterlambatan proses produksi: Faktor ketepatan waktu rilis material (kelengkapan dan kesiapan komponen material) Faktor perubahan rencana produksi (pengaruh secara kausal) PT. XYZ Indonesia terus melakukan perubahan rencana produksinya untuk mengimbangi perubahan prognosis dari PT. XYZ International Sistem pemesanan material dilakukan secara batch atau gabungan dari beberapa planned order yang memiliki kebutuhan material yang sama

33 Kesimpulan, Rekomendasi, v dan Saran Rekomendasi PT. XYZ Indonesia sebaiknya memberikan batasan pada waktu perubahan yang bisa dilakukan pada sebuah planned order PT. XYZ Indonesia sebaiknya memetakan ulang proses bisnis yang berjalan pada proses pengadaan material dan proses perencanaan produksi PT. XYZ Indonesia sebaiknya menjalankan fungsi traceability atau kemampuan pelacakan terhadap kondisi material yang terkini PT. XYZ Indonesia sebaiknya tetap mengalokasikan satu jenis material yang telah dipesan hanya untuk satu planned order saja

34 Kesimpulan, Rekomendasi, v dan Saran Saran Lakukan identifikasi terlebih dahulu pada jenis data catatan kejadian yang diperoleh Cari Sistem Informasi yang telah menyediakan fitur perekam data catatan kejadian pada sistem basis data yang digunakan Tambahkan data catatan kejadian dari studi kasus perusahaan lain, yang juga fokus pada proses pengadaan material dan perencanaan produksi Untuk mengetahui bagaimana sebenarnya proses interaksi antara pengadaan material dan perencanaan produksi pada industri manufaktur secara umum

35 PENJELASAN TAMBAHAN

36 Pemodelan Proses Bisnis Hasil Identifikasi Aktivitas Diagram proses bisnis perencanaan produksi dan pengadaan material

37 Pemodelan Proses Bisnis Penentuan Aktivitas Relevan Berdasarkan hasil wawancara dan identifikasi, aktivitas yang relevan dan terdapat pada proses perencanaan produksi dan pengadaan material antara lain: Run MRP Planned Order Material Status A, B, L, atau C Materials Issued Start Production

38 Pemodelan Proses Bisnis Pemetaan Aktivitas dengan Tabel SAP Pemetaan Aktivitas dengan atribut Aktivitas Planned Order Material Status Start Production Materials Issued Tabel SAP PLAF PLAF AFKO AUFM

39 Pemodelan Proses Bisnis Pemilihan Atribut Penentuan Skenario

40 Pemodelan Proses Bisnis Proses Ekstraksi

41 Pemodelan Proses Bisnis Strukturisasi Data/Atribut

42 Pemodelan Proses Bisnis Konversi ke format MXML

43 Pemodelan Proses Bisnis Parameter dependency threshold

44 Pemodelan Proses Bisnis Model Proses Ideal Heuristic Petri net net model model proses proses ideal ideal

45 Pemodelan Proses Bisnis Model Proses Non-Ideal Heuristic Petri net model net model proses proses non-ideal non-ideal

46 Pemodelan Proses Bisnis Skenario

47 Pemodelan Proses Bisnis Hasil Evaluasi Model Fitness Presisi Struktur Model Proses Ideal 0, , Model Proses Non-ideal 0, , ,8 Penyebab nilai evaluasi ketiga dimensi untuk model proses non-ideal rendah dibandingkan hasil model ideal, karena pada model non-ideal terdapat aktivitas bayangan. Hal ini membuat semakin sedikit kasus pada catatan kejadian yang bisa di-replay pada model, semakin besar kemungkinan muncul kasus baru jika berdasarkan model, dan banyaknya aktivitas yang sebenarnya tidak ada pada data diikutkan pada model.

48 Pemodelan Proses Bisnis Hasil Identifikasi Aktivitas Pada proses perencanaan produksi sendiri terdapat beberapa aktivitas yang dilakukan oleh seorang main planner dalam kesehariannya, yaitu: Run MRP Planned Order Merupakan aktivitas yang dilakukan pada perangkat lunak SAP untuk menghitung kebutuhan berdasarkan struktur produk Merupakan rencana produksi yang dihasilkan dari aktivitas Run MRP Sebuah planned order bisa dimaknai sebagai proposal dari sistem bahwa dibutuhkan sejumlah perencanaan untuk memenuhi kebutuhan produk atau material yang berada di tingkat lebih atas Pada planned order, ditentukan produk yang diproduksi, material apa yang digunakan, kapan produksi dimulai, kapan selesai, dan sebagainya. Material Status Status A jumlah ketersediaan < kebutuhan. Dilakukan rekuisisi pembelian Status B jumlah ketersediaan < kebutuhan. Sudah dipesan, tetapi belum ada konfirmasi Status L jumlah ketersediaan < kebutuhan. Sudah dikonfirmasi, dalam pengiriman Status C jumlah ketersediaan cukup memenuhi kebutuhan

49 Pemodelan Proses Bisnis Hasil Identifikasi Aktivitas Pada proses perencanaan produksi sendiri terdapat beberapa aktivitas yang dilakukan oleh seorang main planner dalam kesehariannya, yaitu: Materials Issued Merupakan aktivitas yang hanya bisa dilakukan apabila status sebuah material adalah C Di dalam aktivitas ini pihak warehouse mulai mengeluarkan komponen material sesuai dengan kebutuhan yang diminta Tidak ada sebuah pengikat atau jaminan yang menunjukkan bahwa sebuah komponen material akan dikunci khusus pada satu planned order saja. Sebuah komponen material bisa saja menjadi komponen untuk planned order lainnya, sehingga ada kemungkinan alokasi komponen material yang awalnya diberikan untuk planned order A bisa diambil alih oleh planned order B Start Production Proses produksi baru bisa berjalan, apabila semua komponen material untuk produk utama telah lengkap dan telah dirilis oleh bagian warehouse ke lantai produksi

50 Pemodelan Proses Bisnis Model Proses Ideal Model proses ideal, artinya model yang mendekati dengan ketentuan perusahaan, tanpa mempertimbangkan kasus - kasus dengan frekuensi yang kecil. Hal ini agar bisa dilakukan perbandingan dengan ketetapan dari PT. XYZ Indonesia. Model Proses Non-Ideal Model proses non-ideal, artinya model yang mendeteksi semua jenis kasus yang terdapat pada data catatan kejadian, termasuk kasus dengan frekuensi kejadian kecil. Berbeda dengan model pertama, model kedua ini akan digunakan untuk melihat variasi kasus atau skenario-skenario yang muncul pada proses perencanaan di PT. XYZ Indonesia.

51 Analisis Model - Analisis Perbandingan Hasil Pemodelan dengan Proses v Bisnis Ideal Alur Kerja Proses Perencanaan Produksi dan Pengadaan Material dari Model Proses Urutan Aktivitas pada Model Proses Urutan aktivitas pada model proses antara lain: Proses bisnis perencanaan produksi dan pengadaan material selalu diawali dengan aktivitas Run MRP, kemudian ada kemungkinan diikuti dengan salah satu dari 6 aktivitas lainnya, yaitu planned order, material status A, material status B, material status L, material status C, dan materials issued. Perubahan status material yang tidak mengikuti ketetapan perusahaan. Pada model, perubahan status material bisa dari status L ke status B, atau status material sama, yang terus mengalami perulangan selama beberapa minggu. Untuk lebih jelas mengenai urutan aktivitas pada model proses, akan ditampilkan pada skenario-skenario yang muncul dari hasil penggalian proses.