Key : employee target performance, information system A. Pendahuluan

Transkripsi

1 Untari Haryanti Teknik Informatika Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Ilmu Komputer El Rahma Yogyakarta Jl. Sisingamangaraja No. 76 Yogyakarta untari_ta@yahoo.co.id This system was build to help manage SMK Ma arif 3 Wates Employee Target Performance s data easily and more efficient. This system build using PHP and MySQL for databases. Research data method that using for this paper are observation and interviewing employees in SMK Ma arif 3 Wates. The management of electronic officer target performance is very helpful for employees in creating their employee performance target plans and help headmaster to manage and rewards the employee, proofing by all the employees data, employees performance and employee targets performance will be saved in a databases that can be accessed in anytime easily. Key : employee target performance, information system A. Pendahuluan Teknologi Informasi berkembang dengan begitu pesat pada tahun-tahun terakhir ini, dan akan terus berlangsung untuk tahun-tahun mendatang. Perkembangan yang sangat pesat ini perlu diimbangi dengan penyiapan sumber daya manusia yang handal, serta membutuhkan suatu formalisasi yang lebih baik dan sesuai terhadap suatu pekerjaan. Salah satu ciri khusus dari bidang ilmu Teknologi Informasi adalah lebih bersifat aplikatif. Bidang ilmu Teknologi Informasi lebih mengarah pada pengelolaan data dan informasi dalam sebuah perusahaan atau organisasi kerja lainnya dengan pemanfaatan Teknologi komputer, serta lebih menekankan pada teknik pemanfaatan perangkat-perangkat yang ada untuk meningkatkan produktifitas kerja secara efektif dan efisien. SMK Ma arif 3 Wates, hadir dengan mencanangkan visi dan misi ke depan untuk menjadi salah satu institusi pendidikan yang mengedepankan pemanfaatan teknologi dalam menjalankan tugas dan fungsinya. Pada tahun 2015 SMK Ma arif 3 Wates telah memulai dengan

2 mengembangkan sebuah sistem, dimana pada tahun tersebut dimulai dengan menyimpan data pegawai dan capaian kinerja pegawai dalam sebuah database sederhana, hal ini dilakukan untuk memudahkan pengelola data pegawai. Seiring perjalanan waktu ternyata sistem sederhana tersebut tidak dapat mewakili semua kebutuhan administrasi SMK Ma arif 3 Wates. Penggabungan database dan bahasa pemrograman yang User Friendly tentunya akan sangat membantu memenuhi kebutuhan tersebut. B. Sasaran Kerja Pegawai (SKP) SKP adalah Sasaran Kerja Pegawai yang ada dalam salah satu unsur di dalam Penilaian Prestasi Kerja PNS yang diatur dalam Peraturan Pemerintah No. 46 Tahun SKP adalah rencana kerja dan target yang akan dicapai oleh seorang pegawai, yang disusun dan disepakati bersama antara pegawai dengan atasan pegawai. 1. Tata Cara Penyusunan SKP Dalam sistem penilaian prestasi kerja, setiap Pegawai Negeri Sipil wajib menyusun Sasaran Kerja Pegawai (SKP) sebagai rancangan pelaksanaan Kegiatan Tugas Jabatan, sesuai dengan rincian tugas, tanggungjawab dan wewenangnya yang secara umum telah ditetapkan dalam struktur dan tata kerja organisasi. SKP disusun dan ditetapkan sebagai rencana operasional pelaksanaan Kegiatan Tugas Jabatan, dengan mengacu pada Rencana Strategis (Renstra) dan Rencana Kerja (Renja) tahunan organisasi yang berisikan tentang apa kegiatan yang akan dilakukan, apa hasil yang akan dicapai, berapa yang akan dihasilkan dan kapan harus selesai. Setiap Kegiatan Tugas Jabatan yang akan dilaksanakan, target sebagai hasil kerja yang harus diwujudkan dengan mempertimbangkan aspek kuantitas / output, kualitas, waktu dan dapat disertai dengan biaya. 2. Unsur-unsur SKP a. Kegiatan Tugas Jabatan

3 Setiap Kegiatan Tugas Jabatan yang akan dilakukan harus berdasarkan pada rincian tugas, tanggungjawab dan wewenang jabatan, yang secara umum telah ditetapkan dalam struktur dan tata kerja organisasi. Kegiatan Tugas Jabatan yang akan dilakukan harus mengacu pada rencana kerja tahunan organisasi, sebagai implementasi kebijakan dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran organisasi yang telah ditetapkan dan harus berorientasi pada hasil secara nyata dan terukur. b. Angka Kredit Angka kredit adalah satuan nilai dari tiap butir kegiatan dan/atau akumulasi nilai-nilai pada butir kegiatan yang harus dicapai oleh seorang PNS dalam rangka pembinaan karier dan jabatannya. Setiap PNS yang mempunyai jabatan fungsional tertentu diharuskan untuk mengisi angka kredit setiap tahun sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. c. Target Setiap pelaksanaan Kegiatan Tugas Jabatan harus ditetapkan target yang akan diwujuddkan secara jelas, sebagai ukuran penilaian prestasi kerja. Target merupakan jumlah beban kerja yang akan dicapai oleh setiap PNS dalam kurun waktu tertentu. Target bukan merupakan standar prestasi kerja yang ideal, bukan merupakan ukuran minimal atau maksimal, tetapi merupakan ukuran atau tolok ukur prestasi kerja yang realistis. Dalam menetapkan target prestasi kerja haus mempertimbangkan 4 aspek yaitu : 1). Aspek Kuantitas (target output) Dalam menentukan target kuantitas/output (TO) dapat berupa dokumen konsep, naskah, surat keputusan, laporan dan sebagainya. 2). Aspek Kualitas (target kualitas) Dalam menentukan target kualitas (TK) harus memprediksi pada mutu hasil kerja yang terbaik, dalam hal ini nilai yang diberikan adalah 100 dengan sebutan Sangat Baik. 3). Aspek Waktu (target waktu)

4 Dalam menentukan target waktu (TW) harus memperhitungkan banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, misalnya satu bulan, triwulan, semester dan sebagainya. 4). Aspek Biaya (target biaya) Dalam menetukan target biaya (TB) harus memperhitungkan biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam 1 tahun, misalnya jutaan, ratusan juta, milyaran dan sebagainya d. Perilaku Kerja Selain dengan SKP, prestasi kerja pegawai juga diukur dengan indikator perilaku kerja. Parameter yang digunakan untuk mengukur perilaku kerja adalah orientasi pelayanan, integritas, komitmen, disiplin, kerjasama, dan khusus bagi pejabat structural ditambah satu dimensi yaitu kepemimpinan. Definisi operasional dari indikator-indikator tersebut adalah sebagaimana dijelaskan dalam PP no. 46 tahun Orientasi Pelayanan Yang dimaksud dengan orientasi pelayanan adalah sikap dan perilaku kerja PNS dalam memberikan pelayanan terbaik kepada yang dilayani antara lain meliputi masyarakat, atasan, rekan sekerja, unit kerja terkait dan instansi lain. Orientasi pelayanan berfokus pada penyelarasan antara kapabilitas unit organisasi dan kebutuhan untuk mencapai tujuan kerja. 2. Integritas Integritas didefinisikan sebagai kemampuan untuk bertindak sesuai dengan nilai, norma, dan etika dalam organisasi. 3. Komitmen Komitmen merupakan kemauan dan kemampuan untuk menyelaraskan sikap dan tindakan PNS untuk mewujudkan tujuan organisasi dengan mengutamakan kepentingan dinas daripada kepentingan pribadi atau golongan. 4. Disiplin Disiplin adalah kesanggupan PNS untuk mentaati kewajiban dan menghindari larangan yang ditentukan dalam peraturan perundang-

5 undangan dan/atau peraturan kedinasan yang apabila tidak ditaati atau dilanggar akan dikenai hukuman disiplin. 5. Kerjasama Kerjasama diartikan sebagai kemauan dan kemampuan PNS untuk bekerja sama dengan rekan sekerja, atasan, bawahan dalam unit kerjanya serta instansi lain dalam menyelesaikan suatu tugas dan tanggung jawab yang ditentukan, sehingga mencapai daya guna dan hasil guna yang sebesarbesarnya. 6. Kepemimpinan Aspek kepemimpinan yang ditujukan kepada pejabat structural didefinisikan sebagai kemampuan dan kemauan PNS untuk memotivasi dan mempengaruhi bawahan atau orang lain yang berkaitan dengan bidang tugasnya demi tercapainya tujuan organisasi. e. Prestasi Kerja Penilaian prestasi kerja dilakukan dengan menggabungkan penilaian SKP dengan penilaian perilaku kerja. Penilaian prestasi kerja PNS sebagaiman dimaksud dalam pasal 4 PP No.46 tahun 2011 dilaksanakan oleh pejabat penilai yaitu pejabat Pembina kepegawaian sebagai pejabat penilai dan/atau atasan pejabat penilai yang tertinggi di lingkungan unit kerja masing-masing. Nilai prestasi kerja PNS sebagaimana dimaksud dalam pasal 15 dinyatakan dalam angka dan sebutan sebagai berikut : 91 ke atas : sangat baik : baik : cukup : kurang 50 ke bawah : buruk 3. Tujuan dan Manfaat Penilain Kinerja Pegawai Tujuan dari penilaian kinerja pegawai adalah untuk memperbaiki dan meningkatkan kinerja organisasi melalui peningkatan kinerja pegawai. Berdasarkan PP No. 46 tahun 2011, penilaian prestasi kerja PNS bertujuan untuk

6 menjamin objektivitas pembinaan PNS yang dilakukan berdasarkan sistem prestasi kerja dan sistem karier yang dititikberatkan pada sistem prestasi kerja. Adapun manfaat penilaian kinerja pegawai adalah sebagai berikut : a. Untuk memperbaiki pelaksanaan pekerjaan yang keliru oleh para pegawai dan sebagai masukan bagi para pimpinan dalam membantu dan mengarahkan pegawai dalam memperbaiki pelaksanaan pekerjaannya di masa depan b. Membantu pengambilan keputusan yang bersangkutan dengan pegawai, seperti promosi, transfer dan pemberhentian c. Mengelola operasi organisasi secara efektif dan efisien melalui pemotivasian pegawai secara maksimum d. Berguna untuk melaksankan perbaikan dan penyempurnaan kegiatan manajemen SDM lainnya seperti : menyiapkan gaji atau insentif lainnya bagi pegawai terutama yang berprestasi, memperbaiki kegiatan penempatan, promosi, pindah dan demosi jabatan sesuai dengan prestasi atau kegagalan pegawai yang dinilai, memperbaiki kegiatan pelatihan, baik dalam menyusun kurikulum maupun memilih pegawai yang akan diikutsertakan dalam pelatihan, dan memberikan informasi bagi pegawai dalam menyusun perencanaan karier. c. Perancangan System Flowchart sistem dan flowchart program dari Sistem Pengukuran Capaian Sasaran Kerja Pegawai Negri Sipil SMK Ma arif 3 Wates.

7 Desain Tampilan Sistem Pengukuran Capaian Kinerja Pegawai Negeri Sipil SMK Ma arif 3 Wates a. Desain Tampilan Halaman User 1. Desain tampilan halaman input data diri pegawai 2. Desain tampilan halaman input data SKP

8 b. Desain Tampilan Halaman Penilai (Kepala Sekolah) 1. Desain tampilan halaman penilaian perilaku pegawai 2. Desain laporan data pegawai

9 3. Desain laporan data penilaian SKP 4. Desain laporan perilaku pegawai

10 5. Desain laporan prestasi pegawai c. Desain Tampilan Halaman Administrator 1. Desain tampilan beranda halaman admin

11 2. Desain tampilan input data akun pegawai 3. Desain tampilan input status SKP

12 4. Desain tampilan halaman input unit kerja d. Implementasi 1. Halaman administrator Ketik pada address bar maka akan muncul halaman beranda sistem Pengukuran Capaian Kinerja Pengawai Negeri Sipil SMK Ma arif 3 Wates seperti tampilan berikut:

13 Klik tombol Login dan login sebagai admin Admin mempunyai hak untuk menginput data akun pegawai

14 Dalam menu Status SKP, admin menentukan status pegawai sebagai pegawai yang dinilai, penilai dan atasan pejabat penilai

15 Admin juga dapat mengupdate data unit kerja. Karena sistem ini digunakan di SMK Ma arif 3 Wates, maka unit kerja dibuat default menjadi SMK Ma arif 3 Wates. Kategori Jenis kegiatan yang akan dimasukkan dalam SKP oleh masing-masing pegawai ditentukan oleh admin.

16 2. Halaman penilai (Kasek) Kepala Sekolah sebagai pejabat penilai dapat login menggunkan login sebagai kepala sekolah. Kepala Sekolah dapat melihat detail dari data SKP melalui menu Data Sasaran kerja Pegawai Hasil Penilaian SKP yang dimasukkan oleh pegawai dapat dilihat oleh Kepala Sekolah melalui menu Pengukuran Capaian SKP

17 Detail simulasi penghitungan nilai SKP ditunjukkan dalam gambar 5.12 berikut.

18 Kepala Sekolah sebagai penilai memberikan penilaian perilaku PNS melalui menu Penilaian Perilaku PNS. Kepala Sekolah dapat melihat laporan catatan prestasi pegawai melalui menu Penilaian Prestasi Kerja.

19

20 3. Halaman user (pegawai) Pegawai Negeri Sipil sebagai user dapat melakukan login pada halaman login sistem dengan akun user yang telah diberikan oleh admin. Pegawai memasukkan data diri pegawai melalui menu Data Diri.

21 Pegawai juga dapat melihat laporan hasil penilaian prestasi dari kepala sekolah melalui menu data prestasi.

22 e. Kesimpulan Dari semua uraian dan pembahasan materi pada bab-bab sebelumnya dalam skripsi yang berjudul Sistem Pengukuran Capaian Kinerja Pengawai Negeri Sipil SMK Ma arif 3 Wates dapat diambil kesimpulan-kesimpulan pokok berikut : 1. Sistem Pengukuran Capaian Kinerja Pengawai Negeri Sipil SMK Ma arif 3 Wates dapat meningkatkan efisiensi dalam mengelola data sasaran kerja pegawai negeri sipil, hal ini terbukti ketika pengelola membutuhkan laporan yang terdiri dari data-data penilaian kinerja PNS maka dengan

23 mudah dan cepat dapat diakses karena semua sudah tersimpan dalam database. 2. Dengan adanya sistem ini, para pengambil kebijakan dapat dengan cepat dan mudah memperoleh hasil evaluasi terhadap kinerja pegawai di instansi terkait. SARAN Dalam penyusunan penelitian / skripsi ini peneliti menyadari masih banyak kekurangan dan kelemahan yang ada dalam sistem ini, oleh karena itu penulis menyarankan : a. Sistem ini masih sangat terbatas, sehingga masih perlu pengembangan terhadap pengelolaan data yang lain untuk mendukung efisiensi pemanfaatan TIK dalam administrasi di instansi pemerintah. b. Sistem ini semakin lengkap apabila ditambah fitur-fitur pendukung keputusan sehingga hal ini dapat dimasukkan dalam pengembangan lebih lanjut.