BAB II LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Definisi Peramalan Peramalan adalah proses untuk memperkirakan berapa banyak kebutuhan dimasa mendatang yang meliputi kebutuhan dalam ukuran kuantitas, kualitas, waktu dan lokasi yang dibutuhkan dalam rangka memenuhi permintaan barang ataupun jasa. Peramalan mungkin tidak selalu dibutuhkan dalam kondisi pasar yang stabil, karena perubahan kebutuhan relatif kecil. Akan tetapi peramalan akan sangat dibutuhkan bila kondisi keadaan pasar bersifat kompleks dan dinamis. Dalam kondisi pasar bebas, permintaan pasar lebih banyak bersifat kompleks dan dinamis karena permintaan tersebut akan bergantungkepada keadaan social, politik, aspek teknologi, persaingan produk dan sibstitusi produk. Oleh karena itu, peramalan yang akurat sangat mentukan, karena merupakan penyedia informasi yang sangat dibutuhkan oleh suatu organisasi dalam mengambil keputusan manajemen. 8

2 Kegunaan Peramalan Jika peramalan diterapkan, suatu manfaat dan tujuan harus dapat diperoleh dan dipersiapkan, sehingga dapat memenuhi sifat ramalan. Agar menentukan seberapa besar persediaan produk yang dimiliki untuk memenuhi permintaan Jenis-jenis Peramalan Pada umumnya kegunaan peramalan dibedakan pada sifat dan sudut pandang kegunaan peramalan. Jenis-jenis peramalan dapat dibedakan dari berbagai segi, tergantung dari cara melihatnya Peramalan Berdasarkan Penyusunannya a) Peramalan Subjektif Peramalan berdasarkan perasaan atau intuisi dari orang-orang yang menyusunnya, dalam hal ini pandangan judgment orang yang menyusun sangat menentukan baik atau tidaknya hasil peramalan. b) Peramalan Objektif Peramalan yang berdasarkan data relevan pada kejadian masa lalu dengan menggunakan teknik-teknik dan metode-metode dalam menganalisa suatu data Peramalan Berdasarkan Jangka Waktu a) Peramalan jangka panjang (Long Term Forecast) Peramalan ini dibutuhkan untuk merencanakan hal-hal umum mengenai suatu organisasi untuk jangka waktu panjang. Peramalan dilakukan untuk penyusunan hasil ramalan dengan jangka waktu tiga tahun atau lebih. Hal ini merupakan factor utama bagi manajemen puncak untuk mengambil keputusan mengenai perencanaan kapasitas, penelitian

3 10 dan pengembangan produk dan pasar serta membuat studi kelayakan untuk perluasan bisnis. yakni: Metode-metode yang digunakan untuk peramalan jangka panjang, Metode Deret Waktu (Time Series) Metode Regresi b) Peramalan Jangka Menengah (Middle Time Forecast) Peramalan ini digunakan untuk merecanakan strategi oleh manajemen menengah dan manajemen tingkat pertama untuk memenuhi kebutuhan dimasa mendatang dan membuat keputusan untuk perencanaan produksi, anggaran produksi serta menganalisa berbagai macam rencana operasi. Peramalan dilakukan untuk menyusun hasil ramalan dalam jangka waktu tiga bulan hingga tiga tahun. c) Peramalan Jangka Pendek (Short-Term Forecast) Peramalan ini digunakan untuk merencanakan pembelian, menentukan persediaan. Peramalan dilakukann untuk menyusun hasil ramalan dalam jangka waktu kurang satu hingga satu tahun. Metode-metode yang digunakan pada ramalan jangka pendek, yakni: 1) Metode Perataan (Average) 2) Metode Pemulusan (Smoothing)

4 Peramalan berdasarkan sifat peramalan 1. Peramalan Teknik Kualitatif Peramalan teknik kualitatif digunakan terutama jika data masa lalu tidak tersedia atau tidak diandalkan untuk memperkirakan permintaan mendatang seperti ketika perusahaan akan memperkenalkan produk baru ke pasar dan peramalan tidak memerlukan data yang serupa seperti pada peramalan teknik kuantitatif. Peramalan ini terutama digunakan untuk peramalan jangka panjang dan dilakukan dengan menggunakan judgment, pengetahuan, pendapat pribadi, pendapat ahli, penelitian pasar dan pengalaman dari orang yang melakukannya. 2. Peramalan Teknik Kuantitatif Peramalan teknik kuantitatif adalah peramalan yang didasarkan atas data kuantitatif masa lalu. Hasil peramalan ini tergantung pada metode yang digunakan dalam peramalannya, karena metode yang berbeda akan menghasilkan hasil yang berbeda. Peramalan teknik kuantitatif dapat diterapkan bila terhadap tiga kondisi berikut: a) Tersedia informasi masa lalu dan mengenai kondisi yang lain. b) Informasi tersebut dapat dikuantitatifkan dalam data numerik. c) Dapat diasumsikan bahwa aspek pola masa lalu akan terus berlanjut dimasa mendatang atau dengan pola masa mendatang merupakan kelanjutan pola masa lalu.

5 Pola Data Peramalan Pola dalam peramalan digunakan untuk mendukung pemilihan metode peramalan yang akan dipakai agar menghasilkan peramalan yang baik. Pola data dapat dikategorikan sebagai berikut: 1. Pola Horizontal (H), terjadi bilamana nilai data berfluktuasi disekitar nilai rata-rata yang konstan (Deret seperti itu stasioner terhadap nilai rataratanya). Suatu produk yang tidak meningkat atau menurun selama waktu tertentu termasuk dalam jenis ini. 2. Pola Musiman (S), terjadi bilamana suatu deret dipengaruhi oleh factor musiman (misalnya kuartal tahun tertentu, bulanan, atau hari-hari pada minggu tertentu). 3. Pola Siklus (C), terjadi bilamana datanya dipengaruhi oleh fluktuasi ekonomi jangka panjang yang berhubungan dengan siklus bisnis. 4. Pola Tren (T), terjadi bilamana terdapat kenaikan atau penurunan sekuler jangka panjang dalam data. Gambar 2.1 Pola Data Peramalan

6 Faktor Yang Mempengaruhi Permintaan Permintaan produk pada suatu perusahaan merupakan hasil dari berbagai factor yang saling berinteraksi dalam pasar. Faktor-faktor tersebut hampir selalu merupakan kekuatan yang berada di luar kendali perusahaan. Berbagai faktor tersebut antara lain: Siklus Bisnis Penjualan produk akan dipengaruhi oleh permintaan akan produk tersebut, dan permintaan akan suatu produk akan dipengaruhi oleh kondisi ekonomi yang membentuk siklus bisnis dengan fase-fase inflasi, resesi, depresi, dan masa pemulihan Siklus Hidup Produk Siklus hidup suatu produk biasanya mengikuti pola yang biasa disebut kurva S. Kurva S menggambarkan besarnya permintaan terhadap waktu, dimana siklus hidup suatu produk akan dibagi menjadi fase pengenalan, fase pertumbuhan, fase kematangan, dan akhirnya fase penurunan. Untuk menjaga kelangsungan usaha, maka perlu dilakukan inovasi produk pada saat yang tepat Faktor-faktor lain Beberapa faktor lain yang mempengaruhi permintaan adalah reaksi balik dari pesaing, perilaku konsumen yang berubah, dan usaha-usaha yang dilakukan sendiri oleh perusahaan seperti peningkatan kualitas, pelayanan, anggaran periklanan, dan kebijaksanaan pembayaran kredit.

7 Karakteristik Peramalan Yang Baik Akurasi Akurasi dari suatu hasil peramalan diukur dengan kebiasaan dan konsistensi peramalan tersebut. Hasil Peramalan dikatakan bias bila peramalan tersebut terlalu tinggi atau terlalu rendah dibandingkan dengan kenyataan yang sebenarnya terjadi. Hasil peramalan dikatakan konsisten bila besarnya kesalahan peramalan relatif kecil. Peramalan terlalu rendah, akan mengakibatkan kekurangan persediaan, sehingga permintaan konsumen tidak dapat dipenuhi segera, akibatnya adalah perusahaan dimungkinkan kehilangan pelanggan dan kehilangan keuntungan penjulan. Peramalan yang terlalu tinggi akan mengakibatkan terjadinya penumpukan persediaan, sehingga banyak modal yang terserap sia-sia. Keakuratan dari hasil peramalan ini berperan penting adalam menyeimbangkan persediaan dan memaksimasi tingkat pelayanan Biaya Biaya diperlukan dalam pembuatan suatu peramalan bergantung kepada jumlah item yang diramalkan, lamanya periode peramalan, dan metode peramalan yang dipakai. Ketiga factor pemicu biaya tersebut akan mempengaruhi berapa banyak data yang dibuthkan, bagaimana pengolahan datanya, yaitu secara manual atau komputerisasi, bagaimana penyimpanan datanya, dan siapa tenaga ahli yang diperbantukan. Pemilihan metode peramalan harus disesuikan dengan dana yang tersedia dan tingkat akurasi yang ingin didapat, misalnya item-item yang kurang penting bisa diramalkan

8 15 dengan metode yang sederhana dan murah. Prinsip ini merupakan adopsi dari Hukum Pareto (Analisis ABC) Kemudahan Penggunaan metode peramalan yang sederhana, mudah dibuat, dan mudah diaplikasikan, akan memberikan keuntungan bagi perusahaan. Adalah percuma menggunakan metode yang canggih, tapi tidak dapat diaplikasikan pada sistem perusahaan karena keterbatasan dana, sumberdaya manusia, maupun peralatan teknologi Proses Peramalan o o o o o Plot data permintaan dan waktu. Pilih beberapa metode peramalan. Evaluasi kesalahan peramalan. Pilih metode peramalan dengan kesalahan peramalan terkecil. Menilai hasil peramalan.

9 Metode Peramalan Metode Regresi Peramalan Time Rata-rata Metode Kuantitatif Smoothing Moving Average Kausal Exponential Smoothing Gambar 2.2 Metode Peramalan Untuk penulisan laporan ini, penulis membatasi peramalan yang terjadi pada masa akan datang secara kuantitatif. Jadi untuk selanjutnya penulis hanya menekankan pada metode peramalan kuantitatif mengingat sifat peramalan yang penulis lakukan akan membutuhkan datadari masa lalu. Pengelompokkan metode berdasarkan teknik kuantitatif dibagiu menjadi 2, yaitu: 1) Metode Time Series. 2) Metode Klausal. Dalam metode time series penulis menggunakan metode rata-rata bererak (Moving Averages), metode rata-rata bererak terbobot (Weighted Moving Averages), metode pemulusan eksponensial (exponential smoothing). Berdasarkan data dan grafik permintaan, metode yang penulis gunakan berdasarkan Kecendrungan Musiman (seaseonal), karena pada data kebutuhan yang penulis

10 17 dapatkan tidak menunjukkan pola data yang cenderung baik (trend) dari waktu kewaktu melainkan data kebutuhan yang bersifat konstan Metode Linear Menghitung metode linear dilakukan dengan persamaan : Y' = a + b.t Nilai a dan b diperoleh dari : b n. t. Y ( t) 2 2 n. t Y ( t). t t Y ( t) b. a n n t Dimana : Y'(t) = Permintaan periode ke- t = Waktu n = Jumlah periode Rata-rata bergerak (Moving Average) Untuk metode Moving Average penulis tidak menggunakan pembobotan pada setiap periode. Jadi untuk metode Moving Average penulis menggunakan metode Moving Average sederhana (linear). Untuk lebih jelasnya mengenai pengertian dan rumus Moving Average sederhana dapat dulihat seperti berikut:

11 18 berikut ini: Menghitung metode Moving Average dilakukan dengan persamaan HP(i + 1) = Al (i) = x(i) + x(i 1) + + x(i n + 1) n Dimana, HP(i+1) = harga peramalan untuk waktu (i+1) Al (i) = moving average dari waktu (i) x(i) n = harga aktual pada waktu (i) = jumlah periode yang dilibatkan Rata-rata bergerak terbobot (Weighted Moving Average) Metode rata-rata bergerak menggunakan sejumlah data aktual permintaan yang baru untuk membangkitkan nilai ramalan untuk permintaan dimasa yang akan datang. Metode ini akan efektif diterapkan apabila kita mengasumsikan bahwa permintaan pasar terhadap produk akan tetap stabil sepanjang waktu. Metode rata-rata bergerak n-periode menggunakan persamaan sebagai berikut: per min taan dalamn periodeterdahulu Rata rata Bergerak n Periode n Dimana n adalah banyaknya periode dalam rata-rata bergerak.

12 Pemulusan Exponensial (Exponential Smoothing) Metode pemulusan ekponensial (Exponential Smoothing) mencoba untuk mengurangi ketidakaturan musiman dari data yang ada dengan memberikan bobot/timbangan kepada data yang ada dengan secara eksponensial. Perlu diperhatikan dalam penggunakan metode ini bahwa periode pertama dari peramalan ini bila tidak tersedia atau tidak terdapat hasil atau nilai ramalan sebelumnya, pemecahan masalah ini dapat dilakukan dengan menggunakan nilai data yang pertama sebagai ramalan yang pertama. Meskipun metode pemulusan ini eksponensial ini sederhana, namun metode ini pun mempunyai masalah. Salah satunya adalah dalam menemukan nilai bobot yang optimal. Optimasi tersebut harus meminimalkan kesalahan, tetapi masalahnya tidak semudah mencari rata-rata, karena rata-rata menghasilkan minimalisasi pada setiap kali dilakukan perhitungan rata-rata dari sekelompok angka. Menghitung metode Exponential Smoothing dilakukan dengan persamaan berikut ini: F t 1 D t 1 F t F = Forecast D = actual demand Α = Smooting constant

13 Analisa Kesalahan Peramalan Pada umumnya setiap metode peramalan hanya merupakan sebuah alat yang digunakan untuk meramalkan keadaan yang akan datang memiliki penyimpangan atau kesalahn dari keadaan aslinya. Oleh karena itu ada baiknya bila penulis menggunakan lebih dari satu metode peramalan dalam meramalkan permintaan dimasa yang akan datang, sehingga kita bisa membandingkan hasil yang diperoleh oleh setiap metode peramalan. Metode peramalan yang memiliki penyimpangan yang paling kecil yang kita pilih, karena semakin kecil penyimpangan yang diberikan metode peramalan tersebut akan memberikan hasil yang mendekati keadaan yang sebenarnya. Berikut adalah analisa keasalahan peramalan dengan menggunakan beberapa ukuran statistik, antara lain: a. Rata-rata Deviasi Mutlak (Mean Absolute Deviation = MAD) MAD d d n ' Dimana : d =Y = Permintaan Aktual pada perioda t d'=y' = Peramalan permintaan pada perioda t n = Jumlah perioda peramalan yang terlibat b. Rata-rata Kuadrat Kesalahan (Mean Square Error = MSE) d d MSE n ' 2

14 21 c. Rata-rata Kesalahan Peramalan (Mean Forecast Error = MFE) d d MFE n ' d. Standard Error of Estimate (SEE) SEE d d n f ' 2 e. Rata-rata Persentase Kesalahan Absolute (Mean Absolute Percentage Error = MAPE) MAPE d d d ' 100 x n Verifikasi dan Pengendalian Peramalan Langkah penting setelah peramalan adalah verifikasi peramalan sedemikian rupa sehingga dapat mencerminkan data masa lalu dan sistem sebabakibat yang mendasari permintaan itu. Sepanjang representasi peramalan tersebut dapat dipercaya dan sistem sebab-akibat belum berubah, hasil peramalan akan terus digunakan. Jika selama proses verifikasi ditemukan keraguan atas validitas peramalan maka harus dicari metode yang lebih cocok. Validitas harus ditentukan dengan uji statistika yang sesuai. Setelah suatu peramalan dibuat maka akan timbul pertanyaan kapankah suatu metode peramalan baru harus digunakan. Peramalan harus selalu dibandingkan dengan peramalan aktual secara teratur. Pada suatu saat harus diambil tindaka revisi terhadap peramalan tersebut apabila ditemukan bukti yang meyakinkan akan adanya perubahan pola permintaan. Selain itu penyebab perubahan pola permintaan pun

15 22 harus diketahui. Penyesuaian metode peramalan dilakukan segera setelah perubahan pola permintaan diketahui. Terdapat banyak perkakas yang dapat digunakan untuk memverifikasi peramalan dan mengamati suatu perubahan dalam sistem sebab-akibat yang melatarbelakangi perubahan pola permintaan. Tapi bentuk yang termudah dari cara pengendali adalah peta kendali secara statistik yang digunakan dalam pengendalian kualitas. Salah satu peta yang dapat digunakan dimana terdapat suatu jumlah data yang minimum adalah pada rentang bergerak (Moving Range). Selama periode dasar (periode pada saat menghitung peramalan), peta Moving Range digunakan untuk melakukan verifikasi teknik dan parameter peramalan. Setelah metode peramalan ditentukan, peta Moving Range digunakan untuk pengujian kestabilan sistem sebab-akibat yang mempegaruhi permintaan. Moving Range didefinisikan sebagai: MR ' d t d d d t t1 t1 Rata-rata Moving Range didefinisikan sebagai: MR MR n 1 Garis tengah peta Moving Range adalah pada titik nol. Batas kendali atas dan bawah pada peta Moving Range adalah: BKA 2.66MR BKB 2.66MR

16 23 Perubahan atau perbedaan yang digambarkan pada Moving Range adalah: d ' 1 d t d1 Jika ditemukan satu titik yang berada diluar batas kendali pada saat peramalan diverifikasi maka harus ditentukan apakah data harus diabaikan atau mencari peramala baru. Jika ditemukan sebuah titik berada diluar batas kendali maka harus diselidiki penyebabnya. Jika semua titik berada di dalam batas kendali, diasumsikan bahwa peramalan permintaan yang dihasilkan telah cukup baik. Jika terdapat titik yang berada di luar batas kendali, jelas bahwa peramalan yang didapat kurang baik dan harus direvisi. Dua tindakan yang dapat dilakukan bila terjadi kondisi di luar kendali ialah sebagai berikut: 1. Merevisi peramalan dengan memasukkan data dan system sebab akibat baru. 2. Menunggu bukti lebih lengkap Bahan Baku Bahan baku atau yang lebih dikenal dengan sebutan raw material merupakan bahan mentah yang akan diolah menjadi barang jadi sebagai hasil utama dari perusahaan yang bersangkutan (Indrajit dan Djokopranoto, 2003). Bahan baku merupakan bahan yang harus diperhitungkan dalam kelangsungan proses produksi. Banyaknya bahan baku yang tersedia akan menentukan besarnya penggunaan sumber-sumber didalam perusahaan dan kelancarannya (Assauri,

17 ). Hal ini menunjukkan bahwa bahan baku merupakan faktor yang penting dalam suatu proses produksi karena bila terjadi kekurangan bahan baku maka kegiatan perusahaan tidak dapat berjalan lancar. Menurut Indrajit dan Djokopranoto (2003), bahan baku dapat digolongkan berdasarkan beberapa hal diantaranya yaitu berdasarkan harga dan frekuensi penggunaan. Klasifikasi bahan baku berdasarkan harga dibagi menjadi tiga bagian yaitu : Bahan Baku Berharga Tinggi (High Value Items) Bahan baku yang biasanya berjumlah 10% dari jumlah jenis persediaan, namun jumlah nilainya mewakili sekitar 70% dari seluruh nilai persediaan, oleh karena itu memerlukan tingkat pengawasan yang sangat tinggi. Bahan Baku Berharga Menengah (Medium Value Items) Bahan baku yang biasanya berjumlah 20% dari jumlah jenis persediaan, dan jumlah nilainya juga sekitar 20% dari jumlah nilai persediaan, sehingga memerlukan tingkat pengawasan yang cukup. Bahan Baku Berharga Rendah (Low Value Items) Jenis bahan baku ini biasanya berjumlah 70% dari seluruh jenis persediaan, tetapi memiliki nilai atau harga sekitar 10% dari seluruh nilai atau harga persediaan, sehingga tidak memerlukan pengawasan yang tinggi Persediaan Persediaan adalah sejumlah bahan-bahan, bagian-bagian yang disediakan dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam persuhaan untuk proses

18 25 produksi, serta barang-barang jadi/produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau langganan setiap waktu (Rangkuti, 2002). Menurut Handoko (2000), persediaan merupakan segala sesuatu atau sumber daya- sumberdaya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan. Keberadaan persediaan berkaitan dengan faktor waktu, faktor ketidakpastian, faktor diskontinuitas, dan faktor ekonomi. Persediaan memiliki fungsi penting yang dapat menigkatkan efisiensi operasional suatu perusahaan. Dengan adanya persediaan maka proses produksi tidak terhambat oleh kekurangan bahan baku. Selain itu, prosedur untuk memperoleh dan menyimpan bahan baku yang dibutuhkan dapat dilaksanakan dengan biaya minimum (Bedworth dan Bailey, 1982). Pada pengendalian persediaan ada dua keputusan yang perlu diambil, yaitu jumlah setiap kali pemesanan dan kapan pemesanan itu harus dilakukan. Prinsip dari persediaan yaitu mempermudah dan memperlancar jalannya operasi perusahaan pabrik, yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi barang-barang, serta selanjutnya menyampaikan kepada pelanggan atau konsumen. Persediaan memungkinkan produk-produk dihasilkan pada tempat yang jauh dari pelanggan dan atau sumber bahan mentah (Rangkuti, 2002). Dari segi teori, persediaan digunakan untuk menentukan prosedur optimal dalam jumlah optimal produksi atau bahan yang disimpan untuk memenuhi permintaan pasar di masa depan (Bedworth dan Bailey, 1982). Pengendalian persediaan merupakan kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan penentuan kebutuhan material sedemikian rupa sehingga disatu pihak kebutuhan operasi dapat dipenuhi pada

19 26 waktunya dan dilain pihak investasi persediaan material dapat ditekan secara optimal (Indrajit dan Djokopranoto, 2003). Persediaan merupakan suatu hal yang tak terhindarkan. Menurut Baroto (2002) penyebab timbulnya persediaan adalah sebagai berikut : Mekanisme pemenuhan atas permintaan. Permintaan terhadap suatu barang tidak dapat dipenuhi seketika bila barang tersebut tidak tersedia sebelumnya. Untuk menyiapkan barang ini diperlukan waktu untuk pembuatan dan pengiriman, maka adanya persediaan merupakan hal yang sulit dihindarkan. Keinginan untuk meredam ketidakpastian. Ketidakpastian terjadi akibat, diantaranya yaitu permintaan yang bervariasi yang tidak pasti dalam jumlah maupun waktu kedatangan, waktu pembuatan yang cenderung tidak konstan antara satu produk dengan produk berikutnya, waktu tenggang (lead time) yang cenderung tidak pasti karena banyak faktor yang tak dapat dikendalikan. Ketidakpastian ini dapat diredam dengan mengadakan persediaan. Keinginan melakukan spekulasi yang bertujuan mendapatkan keuntungan besar dari kenaikan harga dimasa mendatang Tujuan Persediaan Menurut Indrajit dan Djokopranoto (2003) tujuan dari persediaan adalah untuk mencapai efisiensi dan efektivitas optimal dalam penyimpanan material. Persediaan yang diadakan mulai dari bahan baku sampai barang jadi antara lain bertujuan untuk (Rangkuti, 2002) : Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya barang.

20 27 Menghilangkan resiko barang yang rusak. Mempertahankan stabilitas operasi perusahaan. Mencapai penggunaan mesin yang optimal. Memberi pelayanan yang sebaik-baiknya bagi konsumen. Menurut Johns dan Harding (1996), tujuan pengendalian persediaan adalah meminimalkan investasi dalam sediaan, namun tetap konsisten dengan penyediaan tingkat pelayanan yang diminta, sedangkan fungsi utama dari persediaan menurut Starr dan Miller (1986) yaitu menjamin bahwa fungsi produksi tidak dihambat oleh kekurangan bahan baku yang diperlukan dan untuk menjamin bahwa pengembangan prosedur untuk mendapatkan dan menyimpan bahan persediaan yang diperlukan telah dilaksanakan dengan biaya minimum Fungsi Persediaan Menurut Assauri (1993), fungsi persediaan yang diadakan mulai dari persediaan yang berbentuk bahan mentah sampai dengan barang jadi antara lain sebagai berikut: Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya barang atau bahan-bahan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Menghilangkan resiko dari material yang dipesan tidak memenuhi kualifikasi, sehingga harus dikembalikan. Menumpuk bahan-bahan yang dihasilkan secara musiman sehingga dapat digunakan bila bahan itu tidak ada dipasaran. Mempertahankan stabilitas operasi perusahaan atau menjamin kelancaran arus produksi.

21 28 Mencapai penggunaan mesin yang optimal. Memberikan pelayanan kepada pelanggan, dimana kebutuhan pelanggan dapat dipenuhi setiap saat Jenis Jenis Persediaan Menurut Rangkuti (2002), Setiap jenis persediaan memiliki karakteristik tersendiri dan cara pengolahan yang berbeda. Persediaan dapat dibedakan menjadi beberapa jenis diantaranya sebagai berikut : Persediaan bahan mentah (raw material) yaitu persediaan barang-barang berwujud, seperti besi, kayu, serta komponen-komponen lain yang digunakan dalam proses prouksi. Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased parts/components) yaitu persediaan barang-barang yang tediri dari komponenkomponen yang diperoleh dari perusahaan lain yang secara langsung dapat dirakit menjadi suatu produk. Persediaan bahan pembantu atau penolong (supplies) yaitu persediaan barang- barang yang diperlukan dalam proses produksi, tetapi bukan merupakan bagian atau komponen barang jadi. Persediaan barang dalam proses (work in process) yaitu persediaan barang- barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi. Persediaan barang jadi (finished goods), persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap dijual atau dikirim kepada pelanggan.

22 MRP (Material Requirement Planning) Definisi MRP Perencanaan kebutuhan material (MRP) dapat didefinisikan sebagai suatu teknik atau set prosedur yang sistematis untuk penentuan kuantitas serta waktu dalam proses perencanaan dan pengendalian item barang (komponen) yang tergantung pada item item tingkat (level) yang lebih tinggi (dependent demand). Ada 4 kemampuan yang menjadi ciri utama dari sistem MRP yaitu : Mampu menetukan kebutuhan pada saat yang tepat Membentuk kebutuhan minimal untuk setiap item Menentukan pelaksanaan rencana pemesanan Menentukan penjadwalan ulang atau pembatalan atas suatu jadwal yang sudah direncanakan Input MRP Input yang dibutuhkan dalam konsep MRP, yaitu sebagai berikut : Jadwal Induk Produksi (Master Production Schedule), merupakan ringkasan skedul produksi produk jadi untuk periode mendatang yang dirancang berdasarkan pesanan pelanggan atau peramalan permintaan. JIP berisi perencanaan secara mendetail mengenai jumlah produksi yang dibutuhkan untuk setiap produk akhir beserta periode waktunya untuk suatu jangka perencanaan dengan memperhatikan kapasitas yang tersedia. Sistem MRP mengasumsikan bahwa pesanan yang dicatat dalam JIP adalah pasti, kendatipun hanya merupakan peramalan.

23 30 Status Persediaan (Inventory Master File atau Inventory Status Record), merupakan catatan keadaan persediaan yang menggambarkan status semua item yang ada dalam persediaan yang berkaitan dengan: Jumlah persediaan yang dimiliki pada setiap periode (on hand inventory). Jumlah barang yang sedang dipesan dan kapan pesanan tersebut akan datang (on order inventory). Lead time dari setiap bahan. Struktur Produk (Bill Of Material), merupakan kaitan antara produk dengan komponen penyusunnya yang memberikan informasi mengenai daftar komponen, campuran bahan dan bahan baku yang diperlukan untuk membuat produk. BOM juga memberikan deskripsi, penjelasan dan kuantitas dari setiap bahan baku yang diperlukan untuk membuat satu unit produk Proses MRP Langkah langkah dasar dalam penyusunan MRP, yaitu antara lain: 1. Netting, yaitu proses perhitungan jumlah kebutuhan bersih untuk setiap periode selama horison perencanaan yang besarnya merupakan selisih antara kebutuhan kotor dengan jadwal penerimaan persediaan dan persediaan awal yang tersedia. Lotting, yaitu penentuan besarnya ukuran jumlah pesanan (lot size) yang optimal untuk sebuah item berdasarkan kebutuhan bersih yang dihasilkan. Offsetting, yaitu proses yang bertujuan untuk menentukan saat yang tepat melaksanakan rencana pemesanan dalam pemenuhan kebutuhan bersih. Penentuan rencana saat pemesanan ini diperoleh dengan cara

24 31 mengurangkan kebutuhan bersih yang harus tersedia dengan waktu ancang-ancang (lead time). Exploding, merupakan proses perhitungan dari ketiga langkah sebelumnya yaitu netting, lotting dan offsetting yang dilakukan untuk komponen atau item yang berada pada level dibawahnya berdasarkan atas rencana pemesanan Output MRP Output MRP sekaligus juga mencerminkan kemampuan dan ciri dari MRP, yaitu : Planned Order Schedule (Jadwal Pesanan Terencana) adalah penentuan jumlah kebutuhan material serta waktu pemesanannya untuk masa yang akan datang. Order Release Report (Laporan Pengeluaran Pesanan) berguna bagi pembeli yang akan digunakan untuk bernegoisasi dengan pemasok dan berguna juga bagi manajer manufaktur yang akan digunakan untuk mengontrol proses produksi. Changes to Planning Orders (Perubahan terhadap pesanan yang telah direncanakan) yang merefleksikan pembatalan pesanan, pengurangan pesanan dan pengubahan jumlah pesanan. Performance Report (Laporan Penampilan), suatu tampilan yang menunjukkan sejauh mana sistem bekerja, kaitannya dengan kekosongan stok dan ukuran yang lain.

25 Model Pengendalian Persediaan Material Requirement Planning I Material Requirement Planning I (MRP I) adalah suatu sistem perencanaan dan penjadwalan kebutuhan material untuk produksi yang memerlukan beberapa tahapan proses/fase atau dengan kata lain adalah suatu rencana produksi untuk sejumlah produk jadi yang diterjemahkan ke bahan mentah (komponen) yang dibutuhkan dengan menggunakan waktu tenggang sehingga dapat ditentukan kapan dan berapa banyak yang dipesan untuk masingmasing komponen suatu produk yang akan dibuat (Rangkuti, 2004). Sistem MRP I merencanakan ukuran lot sehingga barang-barang tersebut tersedia pada saat dibutuhkan. Ukuran lot adalah kuantitas yang akan dipesan untuk memenuhi kebutuhan bahan baku perusahaan dengan kuantitas yang dapat meminimalkan biaya persediaan sehingga perusahaan akan memperoleh keuntungan. Sistem pengendalian dengan menggunakan metode MRP I memang lebih kompleks pengelolaannya, namun mempunyai banyak kelebihan dibandingkan dengan sistem ukuran pesanan tetap untuk pengendalian barang-barang produksi. Menurut Heizer dan Render (1993) bahwa kelebihan MRP I dalam menangani barang-barang diantaranya : Meningkatkan Pelayanan Dan Kepuasan Pelanggan Sistem MRP I merencanakan produk yang akan dihasilkan dan kapan produk tersebut akan diproduksi sehingga produk akan tersedia sesuai dengan permintaan atau pesanan konsumen yang pada akhirnya akan meningkatkan kepercayaan dan kepuasan konsumen terhadap perusahaan.

26 33 Meningkatkan Penggunaan Fasilitas Dan Tenaga Kerja Untuk menghasilkan produk sesuai dengan permintaan konsumen, pada sistem MRP I dibuat Master Production Schedulling yang berisi jadwal produksi dan komponen-komponen yang diperlukan dalam proses produksinya, sehingga akan meningkatkan penggunaan fasilias dan tenaga kerja agar proses produksi dapat sesuai dengan jadwal produksinya. Perencanaan Dan Penjadwalan Yang Lebih Baik Dalam sistem MRP I terdapat penjadwalan produksi yang memuat komponen yang diperlukan dalam proses produksi, sehingga dengan sistem ini bahan-bahan yang diperlukan akan tersedia pada saat proses produksi berjalan. Respon Lebih Cepat Terhadap Permintaan Pasar Jadwal produksi pada sistem MRP I I masih memungkinkan adanya perubahan permintaan pasar, sehingga dengan sistem ini akan lebih cepat merespon permintaan pasar. Mengurangi Tingkat Persediaan Tanpa Mengurangi Pelayanan Kepada Pelanggan Adanya jadwal produksi memungkinkan perusahaan untuk menyimpan persediaan dalam jumlah yang cukup dan tidak terlalu besar sesuai dengan kebutuhannya sehingga tidak mengganggu kelancaran produksi perusahaan.

27 34 Menurut Rangkuti (2002), Sasaran MRP I (Material Requirement Planning) meliputi : Pengurangan Jumlah Persediaan MRP I menentukan berapa banyak komponen yang dibutuhkan dan kapan dibutukannya sehingga MRP I membantu manager menyediakan komponen saat dibutuhkan sehingga biaya kelebihan persediaan dapat dihindari. Pengurangan Produksi Dan Tenggang Waktu Pengiriman MRP I mengidentifikasi jumlah material yang dibutuhkan, waktu, ketersediaan, perolehan dan produksinya untuk menyelesaikan pada waktu yang dibutuhkan untuk dikirim. Komitmen Yang Realistis Janji untuk memenuhi pengiriman barang dapat memberi kepuasan lebih kepada konsumen. Meningkatkan Efisiensi MRP I menyediakan koordinasi yang dekat antara bermacam divisi kerja (work center) yang terlibat dalam proses produksi. Akibatnya, produksi dapat berjalan lebih efisien karena keterlibatan secara tidak langsung dengan karyawan dapat dikurangi dan kegiatan interupsi produksi tanpa rencana dapat dikurangi. Akhirnya MRP I dapat diatur dengan rapi sehingga meningkatkan efisiensi.

28 35 Menurut Rangkuti (2002), Komponen sistem MRP I terdiri dari : Data Persediaan (Inventory Record File) Data ini menjadi landasan untuk pembuatan MRP I karena memberikan informasi tentang jumlah persediaan bahan pembantu dan barang jadi yang aman (minimum) serta keterangan lainnya, seperti : kapan kita mendapat kiriman barang, berapa jangka waktu pengiriman barang (lead time), berapa besar kelipatan jumlah pemesanan barang (lot size). Jadwal Produksi (Master Production Schedule - MPS) Untuk mengetahui jadwal masing-masing barang yang akan diproduksi, kapan barang tersebut akan dibutuhkan, berapa banyak dibutuhkan sehingga dapat digunakan sebagai landasan dalam penyusunan MRP I. Bill Of Material (BOM) Untuk mengetahui susunan barang yang akan diproduksi menggunakan bahan apa saja, apakah bahan tersebut langsung beli atau dibuat dengan bahan dasar lain sehingga jelas dalam menentukan pemesanan bahan-bahan baku agar produksi tetap berjalan lancar. Menurut Gaspersz (1998), Bill Of Material (BOM) merupakan daftar dari semua material disertai keterangan mengenai kuantitas yang dibutuhkan untuk memproduksi suatu unit produk. Informasi tersebut akan bermanfaat untuk mengetahui jenis bahan baku apa saja yang akan digunakan. Tenggat Waktu (Lead Time)

29 36 Jangka waktu yang dibutuhkan sejak MRP I menyarankan suatu pesanan sampai item yang dipesan itu siap untuk digunakan, atau waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan berbagai komponen. Format yang digunakan pada sistem MRP seperti pada Tabel 1 berikut. Tabel 2.1 Format Material Requirement Planning (MRP) Keterangan : 1. Gross Requirements adalah total dari semua kebutuhan, termasuk kebutuhan yang diantisipasi yang telah ditentukan sebelumnya pada saat penjadwalan produksi. 2. Projected On-Hand adalah perkiraan persediaan yang ada ditangan pada suatu periode. Apabila tidak terdapat net requirements dan planned order receipts pada periode tersebut, maka besarnya projected on-hand pada suatu periode tersebut adalah projected on-hand periode sebelumnya dikurangi gross requirements periode tersebut. Sedangkan apabila terdapat net requirements dan planned order receipts pada periode tersebut, maka projected on-hand untuk suatu periode adalah sebesar planened order receipts periode tersebut ditambah pojected on-hand periode sebelumnya dikurangi gross requirement periode tersebut. 3. Net Requirements adalah kebutuhan bahan baku yang tidak dapat lagi dipenuhi oleh persediaan perusahaan. Apabila projected on-hand lebih besar dari gross requiremnt, maka tidak terdapat net requirement untuk

30 37 periode tersebut. Tetapi, jika projected on-hand lebih kecil dari gross requirement, maka net requirements adalah gross requirements dikurangi dengan jumlah projected on-hand ditambah safety stock. 4. Planned Order Receipts adalah besar pesanan yang direncanakan akan diterima untuk suatu periode tertentu. Besarnya planned order receipts ditentukan berdasarkan teknik penentuan lot yang digunakan, atau lot sizing. 5. Planned Order Release adalah besar pesanan yang direncanakan akan dipesan pada suatu periode dengan harapan akan diterima oleh perusahaan pada saat yang tepat. Pesanan diasumsikan akan diterima ketika barang terakhir meninggalkan persediaan dan tingkat persediaan diisi dengan barang yang dipesan. Planned order release besarnya sama dengan planned order receipts, hanya saja periode pelaksanaannya adalah sebesar waktu sebelum rencana penerimaan pesanan, ditentukan berdasarkan lead time, (Gaszper, 2002). Pada dasarnya kebijakan pengendalian persediaan meliputi dua aspek yaitu (1) pada saat kapan atau pada tingkat persediaan berapa harus dilakukan pemesanan atau pengadaan persediaan dan (2) berapa banyak yang harus dipesan, diadakan atau diproduksikonsekuensi dari kedua aspek tersebut akan menentukan tingkat persediaan pada waktu tertentu dan rata-rata tingkat persediaan (Machfud, 1999). Pembagian model atau kebijaksanaan pengendalian persediaan ini ditentukan oleh karakteristik dari permintaan atau kebutuhan terhadap persediaan selang waktu sejak dilakukan pemesanan hingga persediaan tersedia (waktu tunggu atau lead time), serta parameter-parameter biaya persediaan. Menurut

31 38 Assauri (1993), Kebijaksanaan persediaan berkaitan dengan penentuan pemesanan dan tingkat persediaan yang optimum, berapa jumlah yang dipesan agar pemesanan tersebut ekonomis dan kapan pemesanan itu dilakukan. Berdasarkan sifat permintaan dan waktu tunggu, model persediaan dapat bersifat deterministik (diketahui dengan pasti) atau probabilistik (dijabarkan dengan sebuah fungsi probabilitas dan dikenal pula dengan istilah stokastik) Ukuran Lot (Lot Sizing) Teknik lot sizing adalah teknik yang seringkali digunakan untuk menentukan jumlah item yang harus diorder atau diproduksi, dengan kala lain teknik lot sizing ini seringkali digunakan dalam membangun MRP. Beberapa teknik lot sizing yang dapat digunakan dalam menentukan ukuran lot pada sistem MRP adalah : Lot For Lot (LFL) Teknik Lot for Lot (LFL) merupakan teknik pengukuran lot diskrit dimana perusahaan mencoba untuk memenuhi permintaan sesuai dengan yang telah direncanakan dalam suatu periode tertentu. Melalui penerapan ukuran lot yang bersifat diskrit, perusahaan tidak akan menghasilkan sisa jumlah komponen karena teknik LFL ini hanya memenuhi permintaan sesuai dengan yang direncanakan. Teknik LFL merupakan teknik yang paling sederhana bila dibandingkan dengan kedua teknik yang akan diterapkan oleh Penulis. Penggunaan teknik ini ditujukan untuk meminimumkan ongkos simpan. Penerapan teknik ini sangat cocok untuk tipe permintaan yang bersifat

32 39 diskontinu atau tidak teratur. Disamping itu teknik ini sering digunakan pada sistem manufaktur yang mempunyai sifat set-up permanen pada proses produksinya (Teguh B. 2002). Berikut contoh perhitungannya. Tabel 2.2 Penetapan Ukuran Lot dengan Metode Lot for Lot Periode Nett Req Order Persediaan Fixed Period Requirement (FPR) Teknik Fixed Period Requirement (FPR) juga merupakan teknik pengukuran lot diskrit (Teguh B. 2002). Dalam penerapan teknik FPR penentuan ukuran lot didasarkan pada periode waktu tertentu saja. Besarnya jumlah pemesanan didasarkan dengan cara menjumlahkan kebutuhan bersih pada beberapa periode mendatang. Di dalam penerapan teknik FPR ini, selang waktu antar pemesanan dibuat secara tetap dengan penyesuaian pada ukuran lot pemesanan sesuai dengan kebutuhan bersihnya. Misalnya ditentukan periode pemesanan adalah setiap dua periode (ditentukan secara intuitif) maka hasil perhitungannya adalah sebagai berikut. Tabel 2.3 Penetapan Ukuran Lot dengan Metode FOQ Periode Nett Req Order Persediaan Teknik Fixed Period Requirement (FPR) juga merupakan teknik pengukuran lot diskrit (Teguh B. 2002). Dalam penerapan teknik FPR penentuan ukuran lot didasarkan pada periode waktu tertentu saja. Besarnya

33 40 jumlah pemesanan didasarkan dengan cara menjumlahkan kebutuhan bersih pada beberapa periode mendatang. Di dalam penerapan teknik FPR ini, selang waktu antar pemesanan dibuat secara tetap dengan penyesuaian pada ukuran lot pemesanan sesuai dengan kebutuhan bersihnya Fixed Order Quantity (FOQ) Di dalam metode FOQ ukuran lot ditentukan secara subjektif menurut intuisi pengguna atau asumsi yang telah ditentukan. Tidak ada teknik pasti yang dikemukakan dalam penentuan ukuran lot yang akan dipakai. Kapasitas produksi selama lead time produksi dalam al ini dapat dipergunakan sebagai dasar untuk menentukan besarnya lot. Sekali ukuran lot telah ditetapkan maka lot ini akan digunakan untuk seluruh periode selanjutnya dalam perencanaan. Apabila teknik ini diterapkan dalam sistem MRP I maka besarnya jumlah pesanan dapat menjadi sama atau lebih besar dari kebutuhan bersih yang terkadang diperlukan bila terjadi lonjakan permintaan. Sebagai contoh ukuran lot produksi intuitif telah ditetapkan sebesar 500 unit, kemudian dilakukan pemesanan apabila jumlah kebutuhan bersih untuk beberapa periode diketahui sebagai berikut. Salah satu ciri FOQ adalah bahwa ukuran lotnya selalu sama tetapi periode pemesanannya tidak tetap. Tabel 2.4 Penetapan Ukuran Lot dengan Metode Fixed Order Quantity Periode Nett Req Order Persediaan

34 Economic Order Quantity (EOQ) Pendekatan menggunakan konsep minimasi ongkos simpan dan ongkos pesan. Ukuran lot tetap berdasarkan hitungan minimasi tersebut. Contoh : Rata-rata demand per minggu= 27 unit, maka EOQ: Tabel 2.5 Penetapan Ukuran Lot dengan Metode EOQ