Untuk mendukung visi-visi tersebut, himpunan menyelenggarakan kegiatankegiatan positif diselenggarakan baik yang berhubungan dengan civitas akademik

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang Salah satu universitas swasta yang terletak di Bandung adalah Universitas Telkom. Universitas tersebut mempunyai visi mengembangkan ilmu pengetahuan dan seni berbasis teknologi informasi dengan aktif agar menjadi perguruan tinggi berkelas dunia (A World Class University) (University, Telkom, 2013). Di bawahnya terdapat beberapa fakultas, salah satunya Fakultas Rekayasa Industri (FRI) yang mempunyai dua program studi (prodi). Pada masing-masing prodi terdapat Himpunan Mahasiswa (HM) yang bertugas untuk menangani kegiatan-kegiatan kemahasiswaannya yaitu Himpunan Mahasiswa Teknik Industri (HMTI) untuk prodi Teknik Industri (TI) dan Himpunan Mahasiswa Sistem Informasi (HMSI) untuk prodi Sistem Informasi (SI). Visi dari HMTI adalah agar menjadi himpunan yang solid dan profesional, HMTI berupaya untuk mengoptimalkan potensi yang ada pada mahasiswa dengan cara melatih mahasiswa TI Universitas Telkom yang berakhlak mulia dan mempunyai kredibilitas yang tinggi (Telkom, HMTI Universitas, 2015). Sedangkan visi dari HMSI adalah untuk mencetak mahasiswa SI yang mempunyai pengetahuan yang luas dan akhlak yang mulia serta ahli di bidangnya, HMSI hadir sebagai tempat berkumpulnya mahasiswa SI seluruh Indonesia (Telkom, HMSI Universitas, 2015). Dalam (Nasional, Departemen Pendidikan, 2010), himpunan itu sendiri berasal dari kata dasar himpun yang berarti kumpul,berkumpul, apabila diberikan imbuhan -an, maka menjadi kumpulan atau perkumpulan. Maka dari itu himpunan bermakna beberapa orang yang membentuk perkumpulan organisasi mahasiswa di tingkat jurusan pada suatu perguruan tinggi. Jadi, Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ) merupakan kumpulan dari beberapa mahasiswa yang membentuk organisasi sebagai sarana penyalur/media bagi anggotanya untuk bertukar pola pikir dan mengembangkan kreativitas serta bakat yang dimiliki mahasiswa di tingkat fakultas (Manalu, 2014). Untuk mendukung visi-visi tersebut, himpunan menyelenggarakan kegiatankegiatan positif diselenggarakan baik yang berhubungan dengan civitas akademik 1

2 maupun masyarakat. Di setiap kegiatan kemahasiswaan yang diselenggarakan terdapat dua kategori yaitu internal dan eksternal. Proses pengajuan proposal kegiatan berawal dari pengurus himpunan harus membuat dan mengajukan proposal kegiatan kepada Kepala Urusan (KaUr) Kemahasiswaan yang akan diserahkan kepada fakultas untuk ditinjau lebih lanjut. Setelah itu, terdapat proses verifikasi tentang anggaran yang dibutuhkan dan persetujuan pelaksanaan kegiatan tersebut. Jika sudah mencapai kata mufakat, proses selanjutnya adalah proses persetujuan (approval) dan harus dilaporkan kepada KaUr Kemahasiswaan prodi tersebut, serta ada laporan pencapaian akhir yang akan ditampilkan per triwulan ataupun per semester untuk mengevaluasi dan membandingkan antara ekspektasi yang diharapkan dan realisasi kegiatan yang telah diselenggarakan seperti apa. Pada pengelolaan kegiatan dengan himpunan ini masih menggunakan cara manual dalam sistem pengajuannya. Hal ini sering menimbulkan terjadinya human error bahkan bisa terjadi redundancy data jika tidak dikelola dengan baik (Dwi Pratama, wawancara, 12 November 2015). Kendala yang sering dihadapi antara lain pengajuan proposal yang masih manual biasanya masih menggunakan kertas sehingga menyebabkan biaya operasional menjadi lebih mahal. Itu dikarenakan untuk membeli Alat Tulis Kantor (ATK) dan mencetak laporan berulang-ulang. Waktu yang dihabiskan oleh pengurus himpunan untuk melakukan pengajuan proposal menjadi lebih lama karena harus mengurus ke beberapa pihak yang terkait agar dapat terlaksananya kegiatan yang diajukan. Kedua hal tersebut yang menyebabkan ketidakefektifan proses pengajuan proposal kegiatan oleh pengurus himpunan. Selain itu, arsip-arsip data belum ter-backup dengan baik karena biasanya masih disimpan di Google Drive atau KaUr Kemahasiswaan. Sehingga apabila akan mencari data yang lama terkadang masih kesusahan dan tidak menutup kemungkinan data bisa hilang karena lupa menaruh data yang disimpan di mana atau memang data telah terhapus secara tidak sengaja. Perekapan data yang harus dilakukan dua kali oleh KaUr Kemahasiswaan yang menyebabkan ketidakefisienan dalam melakukan pekerjaannya (Taufik N. Adi, wawancara, 15 Oktober 2015). Berdasarkan wawancara tersebut, pada saat pengurus himpunan melakukan pengajuan proposal kegiatan belum ada standardisasi penulisan proposal yang 2

3 mempersulit KaUr Kemahasiswaan dalam mengetahui poin-poin apa saja yang terdapat dalam proposal yang diajukan. Pendataan yang masih manual dapat mengakibatkan ketidakefektifan dan ketidakefisienan dalam proses pengajuan proposal oleh pengurus himpunan. Maka sebaiknya sistem dibuat secara online agar memudahkan pengurus himpunan dan KaUr Kemahasiswaan untuk menyelesaikan tugasnya. Data tidak terpusat pada suatu database menyebabkan data tidak konsisten dan integritas data di dalamnya menjadi berkurang. Sebagai contoh apabila data ada yang di-update, maka data yang lain tidak secara otomatis terupdate. Selain itu, harus diberikan privillege user untuk membedakan hak akses antara orang yang berkepentingan saja yang bisa melakukan Create, Read, Update, dan Delete (CRUD) pada aplikasi Kemahasiswaan ini. Serta sulitnya menemukan data kegiatan-kegiatan yang sudah dilakukan oleh himpunan dan aliran dana yang dikeluarkan untuk kegiatan yang sudah disetujui. Kemudian pelaporan pencapaian suatu kegiatan yang dilaksanakan diperlukan untuk mengetahui bagaimana pencapaian targetnya apakah sudah sesuai atau belum. Pelaporan tersebut berisi tentang realisasi, laporan pertanggung jawaban, dan dokumentasi yang masih rawan sekali kehilangan data. Pelaporan berguna untuk melakukan kontrol kinerja himpunan dan juga komparasi pencapaian setiap kegiatan yang telah dilaksanakan serta rincian dana yang telah dikeluarkan oleh fakultas. Oleh karena itu diperlukan suatu aplikasi berbasis web untuk membantu dan mempermudah pengurus dari himpunan dalam melakukan pengajuan proposal kegiatan internal ataupun eksternal agar lebih terstruktur serta dapat mempermudah KaUr Kemahasiswaan untuk melakukan pendataan data karena data sudah terpusat di suatu database. Selain itu aplikasi tersebut dapat mempermudah pengurus himpunan dan urusan Kemahasiswaan dengan adanya visualisasi data. Visualisasi tersebut disajikan berdasarkan periode, prodi, kategori, penyelenggara, dan jumlah anggaran yang dikeluarkan. Selain itu data yang ditampilkan juga tidak hanya satu. Hal tersebut dapat mempermudah KaUr Kemahasiswaan dan pengurus himpunan dalam proses komparasi kinerja HM itu sendiri. 3

4 I.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang tersebut, maka permasalahan dalam tugas akhir ini dapat dirumuskan sebagai berikut: 1. Bagaimana proses pengajuan proposal kegiatan himpunan di FRI dapat dirangkum menjadi satu dalam aplikasi berbasis web? 2. Bagaimana aplikasi ini dapat membantu memecahkan masalah yang dihadapi oleh pengurus himpunan dalam melakukan pengajuan proposal suatu kegiatan di FRI? 3. Fitur apa saja yang disediakan dalam aplikasi ini untuk mempermudah pengurus himpunan dalam melakukan pengajuan proposal kegiatan di FRI? I.3 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah: 1. Menghasilkan rancangan konseptual dan fisikal aplikasi kemahasiswaan berbasis web untuk membantu pengurus himpunan untuk melakukan proses pengajuan kegiatan himpunan di FRI. 2. Membangun aplikasi kemahasiswaan berbasis web yang dapat digunakan untuk mempermudah pengurus himpunan dalam melakukan proses pengajuan proposal kegiatan yang akan diadakan di FRI dari yang sebelumnya masih menggunakan kertas (manual), sekarang pengurus himpunan dapat melakukan unggah dokumen proposal tanpa harus mencetak terlebih dahulu dan langsung dapat mengisi template yang sudah disediakan. 3. Aplikasi ini menyediakan fitur untuk unggah dokumen, template proposal yang sudah disediakan, notifikasi status proposal yang diterima atau tidak, cetak otomatis sertifikat kegiatan dari daftar hadir yang disediakan, dan unggah laporan kegiatan sebagai bukti pelaksanaan acara. I.4 Batasan Penelitian Dalam penelitian tugas akhir ini akan dilakukan beberapa batasan, di antaranya adalah sebagai berikut: 1. Objek penelitian dan implementasi berfokus di FRI, Universitas Telkom. 4

5 2. Aplikasi yang dibangun berupa aplikasi berbasis web menggunakan CodeIgniter PHP Framework. 3. Aplikasi hanya mengakomodir urusan Kemahasiswaan pada FRI, terutama pada kegiatan himpunan. 4. Pengelolaan kegiatan himpunan menggunakan siklus hidup POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controlling). 5. Pada pengelolaan acara himpunan mengakomodir untuk peserta hanya bisa mendaftar dan untuk himpunan hanya bisa melihat daftar peserta yang mendaftar siapa saja dan mencetak sertifikat tiap acara. 6. Aplikasi hanya mengakomodir pendaftaran/registrasi peserta pada kegiatan himpunan yang gratis (free). I.5 Manfaat Penelitian Terdapat beberapa manfaat yang akan dihasilkan pada penelitian ini seperti berikut: 1. Bagi Urusan Kemahasiswaan Universitas Telkom: a. Dapat membantu dalam menyeleksi proposal kegiatan yang diajukan himpunan. b. Dapat membantu dalam proses memonitoring kegiatan yang telah diajukan oleh himpunan dan sudah mendapat persetujuan dari fakultas. 2. Bagi pengurus himpunan FRI Universitas Telkom: a. Dapat membantu memberikan data proposal kegiatan yang akan diajukan. b. Dapat membantu dalam proses publikasi acara dari pengajuan yang telah disetujui. I.6 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan laporan tugas akhir ini terdiri dari beberapa bab yang meliputi: BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini berisi uraian tentang latar belakang penelitian berdasarkan permasalahan yang ada di FRI Urusan Kemahasiswaan. Selanjutnya, masalah yang telah diuraikan tersebut disusun secara 5

6 BAB II BAB III BAB IV BAB V BAB VI terstruktur di dalam identifikasi masalah. Selain itu, pada bab ini terdapat tujuan penelitian, batasan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan pada tugas akhir. TINJAUAN PUSTAKA Pada bab ini membahas tentang teori yang relevan dengan judul penelitian, seperti dan penelitian sebelumnya. Beberapa hal tersebut digunakan sebagai referensi pengerjaan tugas akhir. Teori yang terdapat dalam bab ini adalah Software Engineering, Website, CodeIgniter PHP Framework, pengelolaan, metodologi Iterative and Incremental dan pengujian perangkat lunak. METODOLOGI PENELITIAN Pada bab ini berisi tentang uraian mengenai model konseptual dari penelitian dan merancang sistematika pemecahan masalah berdasarkan metodologi pengembangan sistem (SDLC) yang telah ditentukan yakni Iterative and Incremental. ANALISIS DAN PERANCANGAN Pada bab ini dibahas mengenai model bisnis yang akan dilakukan, proses bisnis utama, melakukan identifikasi aktor serta membuat rancangan sistem untuk kebutuhan- kebutuhan yang diperlukan untuk dapat mendukung pengembangan perangkat lunak yang dilakukan. Dalam perancangan sistem dimulai dari usecase diagram, activity diagram, class diagram, sequence diagram, dan design interface. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Pada bab ini dijelaskan bagaimana implementasi dari hasil analisis dan desain yang sudah dilakukan serta bagaimana proses deployment dan pengujian untuk memastikan aplikasi layak untuk dipakai, maka dilakukan pengujian menggunakan metode Black Box Testing. KESIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini akan disimpulkan mengenai hasil dari penelitian dan saran yang dapat dipertimbangkan untuk penelitan berikutnya. 6