MANUAL BOOK PERPUSTAKAAN STMIK JAKARTA STI&K

Transkripsi

1 MANUAL BOOK PERPUSTAKAAN STMIK JAKARTA STI&K Oleh: Mohamad Saefudin, SKom, MMSI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER JAKARTA STI&K 2017

2 DAFTAR ISI Kata Pengantar... Daftar Isi... Daftar Menu Sistem Perpustakaan... Catatan Penting... BAB I. Halaman Katalog... BAB II. Halaman Administrator... Lampiran...

3 DAFTAR MENU SISTEM PERPUSTAKAAN: NO. 1 MENU OPAC 2 BIBLIOGRAPHY 3 CIRCULATION 4 MEMBERSHIP KETERANGAN Katalog Koleksi Perpustakaan Menu yang berhubungan dengan koleksi perpustakaan seperti: 1. Daftat katalog Buku Cetak, Buku Jilid, Majalah, KKP/PI, Skripsi, CD, E-BOOK, Video, Koran Dll. 2. Tambah, Edit, Hapus, Cetak Katalog 3. Cetak Label 4. Cetak Barcode 5. Import / Upload Data Koleksi 6. Export / Download Data Koleksi Menu Transaksi Peminjaman Koleksi Perpustakaan seperti: 1. Peminjaman oleh anggota 2. Pengembalian 3. Perpanjangan peminjaman 4. Keterlambatan 5. Denda 6. Aturan Peminjaman 7. Daftar peminjaman seluruh anggota 8. Daftar Keterlambatan 9. Reservasi Menu Yang mengolah Data Anggota Perpustakaan seperti: 1. Daftar Seluruh Anggota 2. Hapus Data Anggota 3. Update Data Anggota 4. Tipe Anggota 5. Kartu Anggota 6. IMPORT/EXPORT Menu yang mengolah data identitas detail koleksi perpustakaan seperti: 5 MASTER FILE 6 STOKE TAKE Menu yang berhubungan dengan Inventarisasi SYSTEM Menu yang berhubungan dengan sistem perpustakaan seperti: 1. Konfigurasi sistem OPAC 2. Konfigurasi Menu di OPAC 3. Modul Sistem yang tersedia 4. Daftar pengguna aplikasi (Admin sistem) 5. Kelompok pengguna sistem 6. Pengaturan hari libur 7 Jenis, Penerbit, Pengarang, Agen, Topik, Lokasi, Tempat, status, bahasa dll.

4 7. Pembuatan barcode 8. Backup Data 8 REPORT MENU yang behunugan dengan pencetak data sistem perpustakaan 1. Statistik koleksi 2. Laporan Peminjaman 3. Laporan Anggota 4. Laporan rekap 5. Laporan judul koleksi catalog 6. Laporan Sejarah Peminjaman 7. Laporan keterlambatan peminjaman 8. Aktifitas staff (pengguna aplikasi) DAFTAR ISTILAH PENTING NO KATA KETERANGAN Daftar Koleksi Perpustakaan bisa berupa Buku Cetak, Buku Jilid, Majalah, 1 KATALOG KKP/PI, Skripsi, CD, E-BOOK, Video, Koran Dll. Daftar Katalog yang sudah ada di perpustakaan, yang sudah mempunyai 2 KOLEKSI Kode BARCODE KOLEKSI 3 Koleksi yang sedang di pinjam anggota KELUAR 1. Label yang akan digunakan/ditempel pada koleksi. 4 LABEL 2. Data yang tercetak adalah KODE PANGGIL (Kode JAKSTIK), Inisial Pengarang, Copy Kode Sesuai dengan format yang dibutuhkan. Misalnya sesuai kode buku 5 KODE perpustakaan KODE JAKSTIK 6 NO. PANGGIL Kode sesuai dengan kode BARCODE 7 KODE KOLEKSI Kode Sesuai dengan kode BARCODE 8 BARCODE 1. Kode Barcode yang kita buat sendiri.

5 2. Bentuk Bisa disesuaikan dengan kebutuhan. 3. Bisa Menggunakan KODE JAKSTIK. 4. Bentuk barcode adalah kombinasi antara Huruf Dan Angka. 5. Sebaiknya format kode ini dibuat dengan kode kombinasi yang mudah dibaca, karena untuk transaksi sirkulasi mudah di gunakan KODE 9 Kode Ini Mengikuti kode BARCODE/INVENTARIS INVENTARIS 10 LOKASI Lokasi Perpustakaan jika lokasi perpustakaan di banyak tempat 11 PENEMPATAN Lokasi RAK Buku perpustakaan 1. Menu untuk memasukan/upload data ke dalam sistem secara cepat atau sekaligus banyak. 2. Data dalam format file. CSV 12 IMPORT DATA 3. Maximal upload data ada ketentuan ukuran file 4. Format data.csv harus memperhatikan STRUKTUR TABEL data pada sistem 1. Menu untuk mengambil/download data ke komputer Lokal 13 EXPORT DATA 2. Data dalam format file. CSV Pengembalian koleksi perpustakaan yang di pinjam anggota, tanpa PENGEMBALIAN melihat data anggota. Fokus kepada item data koleksi yang dipinjam. CEPAT Pengembalian dengan melihat kode barcode Pemesanan buku yang akan dipinjam oleh anggota. Dimungkinkan RESERVASI koleksi sedang dipinjam anggota lain Bentuk koleksi perpustakaan yang dikalasifikasikan sebelumnya oleh kita BENTUK MEDIA di sistem perpustakaan. Bentuk bisa berupa Textbox, KKP/PI, Skripsi dll. KLASIFIKASI Di sesuaikan dengan kebuatuhan sistem. Untuk memudahkan

6 pengelompokan data koleksi perpustakaan KOLASI Nomor Standar buku Nasional. Jika koleksi dalam bentuk lain tidak perlu ISBN/ISSN menggunakan kode ini. Sesuai dengan klassifikasi bahasa yang kita buat untuk koleksi BAHASA perpustakaan Anggota Perpustakaan (Mahasiswa, Dosen, Staff) yang terdaftar sebagai ANGGOTA anggota perpustakaan NO. ANGGOTA Kode Anggota perpustakaan (Bisa menggunakan NPM, NIP, NIDN) MEMBER ID Sama dengan No. ANGGOTA Aturan ini dibuat untuk membedakan tipe-tipe anggota bertansaksi di ATURAN perpustakan. Aturan ini bisa dibuat dan disesuaikan kebutuhan. Aturan PEMINJAMAN ini berhubungan dengan peminjaman koleksi, Denda, dll Misalnya anggota di kelompokan dengan MAHASISWA, DOSEN DETAP, TIPE ANGGOTA DOSEN LUAR, STAFF dll. INSTITUSI Tentunya STMIK Jakarta STI&K NO. ID Bisa menggunakan No. KTP, SIM, PASSPORT dll PERSONAL GMD Jenis Koleksi Perpustakaan (Skripsi, KKP/PI, Buku dll..) TOPIK Sesuai Kebutuhan, Topik berisi tema-tema buku STATUS KOLEKSI Sesuai kebutuhan, missal: sedang dipinjam, Dalam Perbaikan dll KONTEN Menu yang muncul di halaman OPAC

7 1. MENU yang muncul di halaman ADMINISTRATOR. MODUL 2. Modul bisa ditambahkan, tidak ditampilkan atau di kurangi 3. Modul ini dalam system terdapat pada folde ADMIN>MODUL Para pengguna aplikasi perpustakaan. Setiap pengguna bisa di beri hak PENGGUNA akses MODUL(Menu di halaman Administrator) berbeda dengan yang APLIKASI lain disesuaikan kebutuhan. KELOMPOK Kelompok HAK AKSES MODUL anggota sesuai kebutuhan PENGGUNA

8 BAB I HALAMAN KATALOG Pendahuluan Perpustakaan STMIK Jakarta STI&K dibangun secara online menggunakan CMS Senayan Library. Menggunakan Bahasa Pemrograman PHP dan Database MySql. Perpustakaan STMIK Jakarta Mempunyai koleksi Buku Sebanyak 5000 Buku eksemplar, 5000 Majalah, 5000 Skripsi dan KKP/PI mahasiswa. Anggota perpustakaan ini terdiri dari Mahasiswa, Dosen, dan Staff Kampus STMIK Jakarta STI&K. Untuk menjadi anggota perpustakaan harus meregistrasi dan dicatat sebagai anggota perpustakaan. Setiap anggota perpustakaan dapat meminjam koleksi perpustakaan secara langsung datang ke perpustakaan dengan memperlihatkan kartu anggota perpustakaan. Anggota juga dapat melihat catalog perpustakaan secara online di alamat web: Bagi anggota perpustakaan yang berkunjung dan hanya membaca koleksi perpustakaan maka dapat membaca ditempat. Jika hanya membaca ditempat anggota tidak perlu melakukan registrasi dan transaksi peminjaman. Setiap Anggota perpustakaan hanya bisa meminjam koleksi buku perpustakaan dan dibawa sebanyak 2 buah. Setiap anggota perpustakaan yang melakukan peminjaman dan membawa pulang koleksi perpustakan harap memperhatikan ketentuan peminjaman. Jika anggota perpustakaan melanggar ketentuan peraturan perpustakaan makan akan dikenakan sangsi. Sebelum Menggunakan Aplikasi Perpustakaan Online ada beberapa hal yang perlu di perhatikan: 1. Untuk mengakses aplikasi ini menggunakan aplikasi Browser (Mozilla, Crome, IE) 2. Sebaiknya aplikasi browser yang versi ter Uptodate, sehingga semua system perpustakaan dapat diakses dengan baik. 3. Koneksi Internet dalam keadaan baik. 4. Untuk percetakaan, printer dalam keadaan sudah terinstall 5. Gunakan aplikasi CutePDF atau Install Aplikasi Do PDF atau Foxix PDF Reader untuk mencetak ke PDF

9 Halaman Utama Katalog

10 Halaman Tampilan detail buku.

11 Halaman Kontak Informasi Bantuan Pencarian

12 BAB II HALAMAN ADMINISTRATOR Halaman administrator ini digunakan oleh pengguna aplikasi perpustakaan (administrator). Pengguna aplikasi ini memiliki USER dan PASSWORD. Berikut adalah daftar menu yang dapat digunakan oleh pengguna aplikasi. Halaman Login Administrator Link Administrator:

13 MENU BIBLIOGRAPHY A. KATALOG 1. Menambah Koleksi Katalog baru 2. Menghapus katalog yang sudah tidak digunakan 3. Mengupdate data katalog yang perlu di perbaiiki datanya a. Merubah Judul b. Merubah Edisi c. MEMASUKAN DATA ITEM (Termasuk BARCODE, Barcode penting untuk data transaksi PEMINJAMAN, PENGEMBALIAN) d. Merubah Pengarang e. Bentuk Media (Cetak, KKP/PI, Skripsi) f. Nomor ISSBN, ISSN g. Memilih Klasifikasi h. Tahun terbit i. Tempat terbit j. Kolasi k. Judul Seri l. Nomor Panggil (KODE BUKU JAKSTIK) m. Topik/Subjek (Key Word) n. Bahasa o. Catatan p. Gambar Sampul (File Gambar, Max 500kb) q. Lampiran (bisa Berupa File :PDF) r. Tampilkan ke OPAC (Ya/Tidak) s. Promosaikan Beranda (Ya/Tidak)

14 MASTER FILE->Pengarang MASTER FILE->GMD MASTER FILE->Penerbit MASTER FILE->Tempat MASTER FILE->Topik Kode Buku JAKSTIK MASTER FILE->Bahasa

15 Pencarian Seuai Judul Edit Data Katalog Tampil di OPAC

16 B. KOLEKSI 1. Daftar Koleksi (menampilkan seluruh data catalog, bisa di urutkan, di filter) 2. Menghapus secara per record atau banyak record (Tanda Ceklist) 3. Menampilkan data koleksi buku keluar (Dipinjam) C. PERALATAN 1. Percetakan Label (bisa per item atau banyak item:maximal 50) 2. Cetak Barcode Koleksi (bisa per item atau banyak item:maximal 50) 3. IMPORT DATA (TAMBAH koleksi data catalog dengan banyak data, dari file CSV, Perhatikan urutan field. Cara bisa Lihat panduan. Max file CSV: KB 4. EXPORT DATA (DOWNLOAD koleksi data catalog)

17 Data Tercetak: 1. Kode Panggil (Kode JAKSTIK) 2. Kode Pengarang 3. Copy

18

19

20 MENU CIRCULATION A. MULAI TRANSAKSI 1. Memasukan Nomor anggota yang akan melakukan peminjaman 2. Jika Nomor anggota tidak sedang di pending maka transaksi bisa dilakukan 3. Jika Massa keanggotaan habis maka transaksi tidak bisa dilakukan 4. Jika Ternyata anggota terlambat mengembalikan transaksi tidak bisa dilakukan 5. Jika Nomor Anggota valid maka transaksi bisa dilakukan Kode Anggota Kode Barcode

21 Perpanjang Waktu Pinjam Buku Yang sedang dipinjam Pengembalian Buku Denda Terlambat Daftar Buku Pernah Dipinjam B. PENGEMBALIAN CEPAT 1. Mengembalikan data peminjaman buku,tanpa MELIHAT DATA ANGGOTA 2. Pilih KODE BARCODE BUKU yang akan dikembalikan 3. Pencarian Kode Barcode berhasil jika ada peminjaman buku dengan kode tersebut 4. Data buku otomatis dalam posisi sudah dikembalikan

22 C. ATURAN PEMINJAMAN 1. Tambah Aturan Peminjaman 2. Lihat Daftar Aturan Peminjan 3. Isi Aturan Peminjaman berhubungan dengan a. Jenis Anggota (setiap jenis anggota bisa dibuat aturan berbeda) b. Jenis koleksi (Jenis anggota hanya bisa meminjam KOLEKSI tertentu) c. GMD (Jenis Anggota hanya bisa meminjam jenis KATALOG/Bentuk Koleksi tertentu) d. Batas Peminjaman (Jumlah Angka : Buku) e. Batas Peminjaman kembali (Jumlah Angka: per Hari) f. Denda Harian (Angka Rupiah) g. Toleransi keterlambatan (Jumlah Angka: per Hari) D. SEJARAH PEMINJAMAN 1. Daftar Besar Peminjaman buku oleh Semua Anggota 2. Cetak Daftar Besar Peminjaman Buku, filter per Anggota

23 E. KETERLAMBATAN 1. Daftar Keterlambatan peminjaman buku oleh anggota 2. Cetak Daftar Keterlambatan Peminjaman, Filter per Anggota F. RESERVASI (PANDING) 1. Data Pemesanan Peminjaman Buku Oleh Anggota

24 MENU MEMBERSHIP A. LIHAT DAFTAR ANGGOTA 1. Menampilkan Seluruh Data Anggota 2. Melihat data anggota yang expired/kadaluarsa 3. Mengupdate Data Per Anggota 4. Menghapus Data Anggota Per Record Atau banyak Record 5. Menampilkan Data Anggota Expired 6. Mencari Anggota Berdasarkan ID Atau Nama B. TAMBAH ANGGOTA 1. Menambah Data Anggota 2. Memberi ID, Nama, Tanggal Expire 3. Memberi Data Foto Anggota

25 C. TYPE ANGGOTA 1. Menampilkan Type Keanggotaan 2. Hapus Type Data Keanggotaan 3. Tambah Type Keanggotaan 4. Type Keanggotaan bisa digunakan mengklasifiksi anggota dengan Aturan: a. Nama Type Anggota b. Jumlah Pinjaman c. Lama Peminjaman (dalam hari) d. Reservasi (Dimungkinkan atau Tidak mungkin)

26 e. Jumlah Reservasi f. Masa Keanggotaan (dalam Hari) g. Perpanjangan h. Denda Perhari i. Toleransi Keterlambatan D. KARTU ANGGOTA 1. Menampilkan seluruh data anggota 2. Menampilkan data anggota berdasarkan pencarian ID atau NAMA 3. Mencetak data Keanggotaan per record atau banyak record

27 E. IMPOR DATA 1. Memasukan/UPLOAD data anggota ke system, data format.csv, max:20480kb 2. Urutan field/kolom berdasarkan struktur data tabel anggota F. EKSPORT DATA 1. Mengambil/DOWNLOAD data anggota dengan file format.scsv

28 MENU MASTERFILE A. GMD (JENIS KOLEKSI KATALOG) 1. Menampilkan seluruh jenis katalog 2. Menampilkan jenis catalog berdasarkan ID atau NAMA 3. Menghapus jenis catalog per record atau banyak record 4. Update Jenis Katalog 5. Menambah Jenis Katalog baru (Kode, Nama, Icon) B. PENERBIT 1. Menampilkan seluruh data penerbit 2. Menampilkan data penerbit berdasarakan NAMA 3. Menghapus data penerbit per record atau banyak record 4. Update Data Penerbit 5. Tambah Data penerbit (Nama Penerbit)

29 C. PENYUPLAI/AGEN 1. Menampilkan seuruh data agen 2. Menampilkan data penyuplai/agen berdasarkan Nomor atau NAMA 3. Menghapus data penyuplai/agen per record atau banyak record 4. Update data penyuplai/agen 5. Menambah data penyuplai/agen (Nama,Alamat,Kontak,telepon,faks,Akun)

30 D. PENGARANG 1. Menampilkan seuruh data pengarang 2. Menampilkan data pengarang berdasarkan NAMA 3. Menghapus data pengarang per record atau banyak record 4. Update data pengarang 5. Menambah data pengaran (Nama,Jenis:Person,Organisasi)

31 E. TOPIK 1. Menampilkan seuruh data Topik 2. Menampilkan data topic berdasarkan TOPIK 3. Menghapus data topik per record atau banyak record 4. Menambah data topic (Nama Topik) F. LOKASI (Jika memiliki banyak perpustakaan) 1. Menampilkan seuruh data Lokasi 2. Menampilkan data lokasi berdasarkan Nama Lokasi 3. Menghapus data lokasi per record atau banyak record 4. Menambah data lokasi (Kode Lokasi, Nama Lokasi)

32 G. TEMPAT (lokasi Tempat penerbit) 1. Menampilkan seuruh data Tempat 2. Menampilkan data tempat berdasarkan Nama Tempat 3. Menghapus data tempat per record atau banyak record 4. Menambah data Tempat (Nama tempat) H. STATUS KOLEKSI (Contoh:NL=No Loan atau R=Repair) 1. Menampilkan seluruh jenis status koleksi 2. Menampilkan jenis Koleksi berdasarkan Kode atau Nama Status 3. Menghapus jenis status per record atau banyak record 4. Update Jenis Status 5. Menambah Jenis Status baru (Kode, Nama Status)

33 I. TIPE KOLEKSI (jenis buku, contoh: fiksi, teksbook, referensi) 1. Menampilkan seluruh jenis type koleksi buku 2. Menampilkan jenis Koleksi berdasarkan type koleksi 3. Menghapus jenis koleksi per record atau banyak record 4. Update Jenis Koleksi 5. Menambah Jenis Koleksi baru (type Koleksi)

34 J. BAHASA DOK. (Jenis Bahasa) 1. Menampilkan seluruh jenis bahasa padakoleksi buku 2. Menampilkan jenis bahasa berdasarkan BAHASA 3. Menghapus jenis bahasa per record atau banyak record 4. Update Jenis bahasa 5. Menambah Jenis bahasa (Bahasa)

35 MENU STOCK TAKE A. REKAMAN INVENTARISASI 1. Menampilkan data Inventarisasi B. INVENTARISASI AKTIF 1. Rekaman Inventarisasi C. LAPORAN INVENTARISASI 1. Laporan D. INISIALISASI/MULAI 1. Inisialisasi sekarang

36

37 MENU SYSTEM A. KONFIGURASI SISTEM 1. Nama Perpustakaan 2. Template Publik :OPAC(Pilihan disediakan sistem) 3. Template Administrasi:ADMIISTRATOR(Pilihan Disediakan Sistem) 4. Bahasa pengantar Sesuai Settingan 5. Jumlah Record tampil OPAC 6. Tampilkan Judul terpilih di halaman depan (Yes/No) 7. Pengambalian Kilat (Dimungkinkan/Tidak Mungkin) 8. Pengembalian Batas Pinjam (Dimungkinkan/Tidak Mungkin) 9. Detail OPAC XML (Dimungkinkan/Tidak Mungkin) 10. Hasil OPAC dalam XML (Dimungkinkan/Tidak Mungkin) 11. Unduh hasil pencarian OPAC (Diijinkan/Tidak Diijinkan) 12. Timeout Login (detik) B. KONTEN (Menu Di Area OPAC) 1. Menampilkan Seluruh Modul/Menu OPAC 2. Menampilkan konten seuai Nama Konten

38 3. Menghapus Konten pe record atau banyak recod 4. Mengupdate Konten 5. Menambah Konten Baru (Judul, Path, Deskripsi) C. MODUL (Menu Di Area ADMINISTRATOR) 1. Menampilkan Seluruh Menu ADMINISTRATOR 2. Menampilkan Menu sesuai Nama Modul tau Deksripsi 3. Menghapus Modul pe record atau banyak recod 4. Mengupdate Modul 5. Menambah Modul Baru (Nama, Path, Deskripsi)

39 D. PENGGUNA APLIKASI 1. Menampilkan Seluruh Data Pengguna Aplikasi 2. Menampilkan Data Pengguna sesuai Nama atau Username 3. Menghapus Data Pengguna per Record atau Banyak record 4. Mengupdate Data Pengguna 5. Menambah Data Pengguna (Username, Nama, Kelompok=dibuat, password)

40 E. KELOMPOK PENGGUNA (Kelompok sibuat untuk menentukan MODUL yang dapat diakses) 1. Menampilkan Seluruh Data Kelompok 2. Menampilkan Data Kelompok sesuai Nama 3. Menghapus Data Kelompok per Record atau Banyak record 4. Mengupdate Data Kelompok (Nama, Modul yang bisa diakses[ya/tidak]) 5. Menambah Data Kelompok baru (Nama, MODUL yang bisa diakses)

41 F. HARI LIBUR 1. Menentukan hari lubur perpustakaan (Senin Minggu) 2. Membuat Daftar Baru Hari libur khusus Per TANGGAL 3. Membuat Hari Libur Per RANGE TANGGAL 4. Menghapus Daftar Libur Khusus 5. Mengedit Daftar Libur Khusus G. PEMBUAT BARCODE 1. Kode Barcode sesuai data yang sudah di input sebelumnya di MENU BLIBIOGRAPHY

42 H. LOGIN SISTEM (Merekam Data Aktifitas Login user) 1. Rekam Data Login Pengguna I. SALINAN PANGKALAN DATA 1. Back Up Database Mysql 2. /home/jakstik/library/files/backup/

43 MENU REPORT A. STATISTIK KOLEKSI 1. Menampilkan Statistik seluruh koleksi B. LAPORAN PEMINJAMAN 1. Menampilkan seluruh data Laporan Peminjaman

44 C. LAPORAN ANGGOTA 1. Menampilkan Rekap Aktifitas data Anggota D. CLASS REKAP 1. Menampilkan Rekap

45 E. TITLES 1. Menampilkan Seluruh Data Koleksi Berdasarkan JUDUL F. ITEM TITLES LIST 1. Menampilan Seluruh Data Berdasarkan KODE BARCODE

46 G. MEMBER LIST 1. Menampilkan Seluruh Data H. SEJARAH PEMINJAMAN 1. Menampilkan Seluruh Data Peminjaman

47 I. KETERLAMBATAN 1. Menampilkan seluruh data keterlambatan J. STAFF ACTIVITY 1. Menampilkan Rekam Jejak Aktifitas Pengguna