BAB III DESKRIPSI LEMBAGA/INSTANSI

Transkripsi

1 BAB III DESKRIPSI LEMBAGA/INSTANSI A. Sejarah Berdirinya PT Nasmoco Abadi Motor Karanganyar Tepat pada tanggal 29 Oktober 2014 yang lalu telah lahir Dealer yang memperkuat jajaran di area solo raya, yaitu PT Nasmoco Abadi Motor atau juga dikenal dengan sebutan Nasmoco Ring Road Solo, tepat di jalan Ring Road Utara Mojosongo KM.9 Sroyo Jaten Karanganyar. Dealer yang baru berusia 3 bulan ini di nahkodai oleh Bapak M.Afi Prabowo, selaku kepala cabang beliau adalah pemimpin yang enerjik dan selalu bersahaja dalam kesehariannya. PT Nasmoco Abadi Motor ini sebenarnya telah berdiri sejak 06 Desember 2010 namun pada waktu itu hanya ada satu Divisi yaitu Body and Paint Service, dibawah naungan PT. Nasmoco Bengawan Motor Slamet Riyadi. Dalam perkembangannya PT Nasmoco Abadi Motor Karanganyar atau Nasmoco Ring Road Solo mampu memberikan pelayanan dan performa yang tidak dapat dipandang sebelah mata terbukti dengan tampilnya PT Nasmoco Abadi Motor Karanganyar di berbagai kontes khususnya di area Body and Paint Service. Dengan dikomandani oleh Bapak M. Heru Susanto yang pada waktu itu menjabat Kepala Bengkel yang merangkap dua dealer sekaligus dan dibantu oleh Bapak Aris Yusuf Setyawan selaku Assitant Kepala Bengkel, PT Nasmoco Abadi Motor Karanganyar sudah beberapa kali menelurkan prestasi terkait dengan Body and Paint Service diantaranya : juara ke-1 RKM Body Repair tahun 2012 dan 2013, Juara 2 Regional Skill kontes 2012, juara 1 SGA Kontes 2013, juara ke-1 NKM Body Repair 2014 semua itu dapat tercapai dikarenakan PT Nasmoco Abadi Motor Karanganyar mermiliki team yang solid dan juga didukung oleh teman- teman teknisi BP yang juga mumpuni di bidang Body and Paint Repair dengan ditunjukannya prestasi prestasi di tingkat training yang diselenggarakan oleh PT.Toyota Astra Motor Jakarta. 1

2 2 Saat ini tantangan yang dihadapi Nasmoco Ring Road Solo lebih berat lagi dengan target yang harus dicapai di tahun 2015 ini, namun kami punggawa -punggawa PT Nasmoco Abadi Motor Karanganyar atau Nasmoco Ring Road Solo yang solid ini tetap optimis untuk bisa menatap hari esok lebih baik lagi. Dengan adanya penambahan dua Divisi yaitu Divisi marketing dan Divisi Service General Repair, bahkan team marketing semakin lengkap lagi dengan adanya team Dyna dan pelayanan Dyna Centernya yang dapat mengcover area Solo raya dan sekitarnya dan didukung pula oleh team Administrasi yang juga tidak boleh ditinggalkan karena kepiawaiannya di dalam mensupport semua team yang ada, akan semakin memperkuat posisi kami untuk bisa bersaing dengan dealer dealer lainnya. Tidak berhenti hanya optimis saja dengan ditambah juga melalui serangkaian kaizen yang dilakukan selama ini akan terus meningkatkan kualitas yang ada untuk mampu memberikan kepuasan kepada pelanggan lebih baik lagi. Didukung dengan sarana dan prasarana yang lengkap dan modern, diatas lahan M2 dan bangunan yang megah, juga dengan pelayanan satu atap akan semakin memberikan kemudahan bagi pelanggan untuk memilih pelayanan sesuai dengan yang dibutuhkan karena didealer kami semua kebutuhan pelanggan yang terkait dengan kebutuhan mobil Toyota ada di sini mulai dari Penjualan Mobil, Pelayanan Servis, Body & Paint dan Penjualan suku cadang atau spare part dapat kami layani. Melihat dari sejarah yang ada serta ditambah kemampuan SDM yang baik dan team work yang professional ditunjang pula dengan adanya pelaksanaan Small group Activity ( SGA ) yang berkesinambungan, dan tidak lupa kami tetap bersandar pada Sang Pencipta agar slogan Bersama kita bisa senantiasa mendorong segala usaha dan upaya kami serta berharap semoga PT Nasmoco Abadi Motor Karanganyar atau Nasmoco Ring Road Solo akan semakin mampu melebarkan sayapnya di area Solo Raya dan dapat meraih prestasi yang gemilang ditahun 2015 ini dan di tahun tahun mendatang.

3 3 Kegiatan dealer yang ada di PT Nasmoco Abadi Motor Karanganyar meliputi, Penjualan Mobil, Pelayanan Servis, Body & Paint dan Penjualan suku cadang atau spare part. Mobil yang ditawarkan PT Nasmoco Abadi Motor Karanganyar, sebagai berikut antara lain: a. New Limo f. Kijang Innova b. Yaris g. Fortuner c. Vios h. Alphard d. Altis i. Rush e. Dyna j. Land Cruiser Pelayanan Servis terdiri dari Servis berkala dan servis perbaikan (general repair). Servis berkala terbagi menjadi dua yaitu : SBI ( servis yang dilakukan pada skala km) dan SBE ( servis yang dilakukan pada skala sampai km). Servis perbaikan adalah servis yang dilakukan untuk perbaikan mesin dan pergantian spare part lainnya. Body & Paint adalah layanan servis yang diperuntukkan perbaikan bodi mobil dan pengecatan warna mobil. PT Nasmoco Abadi Motor juga melayani Penjualan suku cadang mobil dengan kualitas original dari Toyota. VISI Menjadi pelaku bisnis dibidang otomotif yang profesional, berkualitas dan sebagai pemimpin pasar di era global. MISI Meningkatkan profesionalisme karyawan dengan berbasiskan tehnologi modern untuk memberikan totalitas kepuasan pelanggan dan menghasilkan keuntungan yang optimal bagi pemegang saham. Terus berusaha meningkatkan kesejahteraan karyawan, serta ikut berperan dalam kepedulian lingkungan dan sosial.

4 MARS Perusahaan Perusahaan ku adalah sawah ladangku Pembaharuan harus aku lakukan Hari ini harus lebih baik dari hari kemarin Kemajuan perusahaan adalah kemakmuran bagi karyawan B. Lokasi Perusahaan Keputusan menempatkan suatu perusahaan pada tempat tertentu mempunyai tujuan yang sangat penting, yaitu demi keberhasilan suatu perusahaan dimasa mendatang. Lokasi yang strategis adalah dekat dengan jalan umum dan pemukiman penduduk sehingga dapat memudahkan bagi customer untuk melakukan servis. Oleh karena itu, penentuan lokasi perusahaan dapat menjadi persoalan tersendiri untuk jangka waktu yang cukup panjang. Penentuan lokasi harus dipertimbangkan dengan matang dan harus disesuaikan dengan lingkungan, situasi, dan kondisi alam serta masyarakat sekitar. 4

5 5 Gambar 3.1 Denah Lokasi PT Nasmoco Abadi Motor Karanganyar Sumber : data diolah sendiri PT Nasmoco Abadi Motor Karanganyar berlokasi di Jl. Ring Road Utara Mojosongo KM.9 Desa Sroyo, Kecamatan Jaten, Kabupaten Karanganyar. Posisi tepatnya berada di Pertigaan Kebakkramat dari arah Solo menuju ke Sragen belok kiri setelah pos polisi sroyo. PT Nasmoco Abadi Motor Karanganyar menempati lokasi yang mobilitas kendaraan sangat ramai pasalnya Jl. Solo-Sragen dan Jl. Ring Road merupakan jalur utama dari arah solo menuju ke Sragen. PT Nasmoco Abadi Motor Karanganyar menempati kawasan wilayah industry, karena kawasan itu terdapat banyak pabrik salah satunya adalah PT Sari Warna Tekstil Unit 1 yang berada di sebelah kanan PT Nasmoco Abadi Motor Karanganyar. Posisi yang sedemikian ini dapat memberi keuntungan tersendiri bagi PT Nasmoco Abadi Motor Karanganyar, misalnya :

6 6 1. Transportasi barang masuk dan keluar dealer dapat berjalan dengan lancar karena dekat dengan jalan raya. 2. Letak dealer yang strategis memudahkan customer untuk mencari jika mereka belum mengetahui letak pastinya dealer. PT Nasmoco Abadi Motor Karanganyar berdiri di atas lahan seluas 1,2 hektar dengan luas bangunan ± Area tersebut berupa bangunan dan lahan parkir. Bangunan terbagi atas wilayah showroom mobil, area servis, area body & paint dan kantin. Lahan parkir yang tersedia berada di depan gedung yang diperuntukkan bagi customer, sedangkan lahan parkir dalam diperuntukkan bagi antrian mobil yang masuk untuk melakukan servis ataupun body & paint. Mengingat luas bangunan yang hanya setengah dari luas lahan ini berarti lahan parkir yang disediakan luas, sehingga customer nyaman jika datang ke PT Nasmoco Abadi Motor Karanganyar. C. Struktur Organisasi Perusahaan Manajemen perusahaan merupakan hal penting dalam memajukan suatu perusahaan. Salah satu fungsi manajemen adalah pengorganisasian, untuk menjalankan fungsi tersebut, maka disusunlah kerangka pembagian kerja, sehingga dapat mempermudah pembagian dan pengaturan dalam perusahaan. Pengorganisasian bertujuan untuk menciptakan suasana kerja yang harmonis, efektif dan efisien. Sesuai dengan fungsi tersebut semua kegiatan akan berjalan sesuai dengan wewenang dab tanggung jawab masing-masing. PT Nasmoco Abadi Motor Karanganyar dalam melaksanakan kegiatan perusahaan, memerlukan kerjasama antar pegawai yang menyangkut beberapa bidang, oleh sebab itu dibentuk susunan organisasi guna mencapai spesifikasi kerja yang baik serta meningkatkan disiplin kerja yang tinggi. Berikut Struktur Organisasi PT Abadi Motor Nasmoco Karanganyar:

7 7 Gambar 3.2 STRUKTUR ORGANISASI PT NASMOCO ABADI MOTOR KARANGANYAR Sumber : PT Nasmoco Abadi Motor Karanganyar

8 8 D. Deskripsi Pekerjaan Tugas dari beberapa jabatan di PT Nasmoco Abadi Motor Karanganyar, sebagai berikut : 1. Branch Manager a) Melakukan pembatalan SPK(surat pemesanan kendaraan) b) Menetapkan kebijakan tata tertib dealer sesuai dengan kondisi dealer c) Menegur, mengarahkan, dan memberikan reward-punishment kepada karyawan bawahannya d) Memberikan disposisi pengeluaran berdasarkan ketentuan yang berlaku 2. CRC (Customer Relation Coordinator) a) Mengkoordinasi aktivitas customer retentation di dealer dengan tujuan menjaga dan meningkatkan hubungan baik kepada customer b) Secara aktif mengumpulkan dan mengelola suara customer c) Menangani inquiry customer secara responsive dan tuntas sesuai dengan tahapan yang ditentukan 3. Kepala Bengkel a) Otorisasi pengajuan part warranty claim b) Memutuskan pemberian / penolakan diskon untuk customer / perjanjian kerjasama c) Menentukan penggunaan kendaraan operasional servis dealer (service car) d) Menegur, mengarahkan dan memberi reward-punishment kepada karyawan. 4. Service Advisor / SA a) Melakukan estimasi biaya perbaikan dan waktu perbaikan b) Menentukan harga dan diskon pada customer sesuai dengan standar yang ditetapkan c) Memutuskan kendaraan boleh keluar atau tidak setelah diperbaiki 5. MRS (Maintance Reminder System) a) Melakukan aktivitas retention ke customer dengan estimasi waktu servis yang telah dihitung b) Menyusun laporan-laporan aktivitas MRS c) Menyimpan /mengelola data base customer

9 9 d) Mengelola program reminding ke customer 6. Chasier a) Melakukan Kegiatan Administrasi Penerimaan Kas/setara kas. Rincian aktivitas : (1) Menerima kas dan membuat bukti penerimaan kas disertai dengan dokumen pendukung (2) Menerima dan mencatat Cek/BG serta menyerahkan ke Finance (3) Melakukan pencatatan penerimaan kas berdasar bukti penerimaan kas di program kas (4) Proses input transaksi bank masuk b) Melakukan Kegiatan Administrasi Menyimpan Kas. Rincian aktivitas: (1) Menyimpan uang kas untuk kegiatan operasional harian di cash box (2) Menyerahkan uang kas ke ADH untuk disimpan di brankas c) Melakukan Kegiatan Pengeluaran Kas. Rincian aktivitas : (1) Melakukan pembayaran kas berdasarkan bukti kas keluar dengan bukti pendukung yang telah di-otorisasi pihak yang berwenang (2) Melakukan pencatatan pengeluaran kas berdasar bukti pengeluaran kas (3) Melakukan inputing bank keluar ke system d) Melakukan Kegiatan Pembuatan Laporan Kas. Rincian aktivitas : (1) Membuat laporan kas harian (2) Membuat laporan kas opname (3) Membuat laporan kas bon sementara (4) Membuat tanda terima sementara dan laporan penggunaannya 7. HRD atau GA a) Mengelola Aktivitas Administrasi Kepersonaliaan. Rincian aktivitas : (1) Melakukan pengelolaan data & informasi SDM (2) Melakukan pengelolaan Compensation & Benefit Administrasi (3) Melakukan koordinasi dengan depnaker setempat terkait aktivitas (4) Membantu aktivitas HRD HO b) Mengelola Aktivitas General Affair. Rincian aktivitas :

10 10 (1) Melakukan perencanaan dan pelaksanaan maintenance gedung, kendaraan inventaris dan fasilitas perusahaan (2) Melakukan pengelolaan pengadaan logistik kantor (3) Melakukan aktivitas administrasi general affair c) Melakukan Koordinasi dan Supervisi terhadap bawahan. Rincian aktivitas: (1) Menyusun rencana tugas dan memonitoring pelaksanaan tugas bawahan (OB) (2) Melakukan evaluasi kinerja bawahan (3) Melakukan pembinaan terhadap bawahan 8. Admin Bahan a) Melakukan Kegiatan Administrasi Penerimaan/ Pembelian material bahan (1) Menerima/meminta bukti pembelian part melalui foreman (2) Melakukan pencatatan berdasar bukti pembelian part yang ada ke computer (3) Melakukan pengarsipan sementara terhadap bukti-bukti pembelian dan penagihan kemudian menyerahkan ke Staff Finance (4) Menerima dan memproses penagihan dari supplier b) Melakukan Kegiatan Administrasi Penjualan Part. Rincian aktivitas : (1) Menerima WO order sheet dari SA (2) Mencatat pengeluaran material bahan dan membuat tanda terimanya (3) Membuat invoice penjualan material bahan via bengkel BP (4) Menyerahkan invoice ke Administrasi Service 9. Accounting a) Melaksanakan Proses Pembukuan/Accounting di dealer. Rincian : (1) Menarik data-data transaksi keuangan : transaksi kas & bank, pembelian dan penjualan. (2) Memeriksa kebenaran posting transaksi dari bagian-bagian terkait (3) Membuat & meng-input jurnal memorial b) Membuat laporan-laporan. Rincian aktivitas : (1) Menyusun laporan keuangan (neraca, laba rugi, & perubahan modal) (2) Menyusun rincian laporan keuangan : hutang, piutang, asset, biaya, penyusutan, persediaan, penjualan, dll

11 11 (3) Menyusun laporan pajak (Ppn, Pph ps 21, ps 25, Pph 22 & 23), dan transaksi antar dealer (4) Memberikan laporan keuangan yang telah disusun kepada ADH c) Melakukan Administrasi Penyimpanan. Rincian aktivitas : (1) Arsip bukti transaksi harian kas & bank (2) Arsip bukti transaksi pembelian & penjualan (3) Arsip-arsip laporan keuangan & RAPB 10. Finance a) Melakukan Kegiatan Administrasi Bengkel. Rincian aktivitas : (1) Menerima WO dari SA dan menerima invoice part dari Administrasi Part (2) Mengecek pembelian (sublet) dan memproses pembayaran via Finance/Kasir serta memasukkan dalam proses pembuatan invoice (3) Membuat invoice serta dokumen-dokumen pendukung (kwitansi dan faktur pajak) (4) Menyerahkan invoice penjualan tunai ke Kasir & kredit ke Finance b) Melakukan Kegiatan Pembuatan Laporan Bengkel (1) Membuat laporan internal penjualan bengkel secara berkala (harian dan bulanan) & menyerahkan pada ADH & Kepala Bengkel. 11. Security a. Menjaga keamanan dan ketertiban di lingkungan perusahaan selama 24 jam b. Memberi rasa aman dan nyaman bagi seluruh karyawan c. Menjaga dan bertanggung jawab atas keamanan asset perusahaan d. Mengatur parkir kendaraan bagi customer, dan mengatur keluar masuknya kendaraan customer sampai keluar jalan raya e. Mencatat kendaraan yang masuk maupun yang keluar serta kendaraan service f. Menjaga kebersihan tempat penjagaan dan selalu rapi dalam berpakaian. g. Melakukan pemeriksaan dan monitoring serta penyelidikan apabila dianggap perlu h. Memberikan pelayanan yang terbaik bagi setiap pelanggan yang datang, kemudian mengarahkan/mengantar ke area yang ditujukan

12 12 i. Mencatat surat masuk dan keluar, kunjungan tamu serta laporan harian kegiatan security E. Sistem Kepegawaian 1. Jumlah Pegawai PT Nasmoco Abadi Motor Karanganyar memiliki pegawai sebanyak 191 orang, 151 orang dipekerjakan dari PT New Ratna sedangkan 40 berasal dari outsoursing. 2. Jam Kerja Dalam menjalankan kegiatan dealer berikut peraturan mengenai jam kerja : a. Senin-Kamis Waktu kerja : 8,5 jam/hari Jam kerja : WIB Istirahat : WIB b. Jumat Waktu kerja : 8,5 jam/hari Jam kerja : WIB Istirahat : WIB c. Sabtu Waktu kerja : 5 jam Jam kerja : WIB Istirhat : Tidak ada 3. System penggajian Gaji diberikan kepada karyawan dalam kurun waktu 1 (satu) bulan tepatnya pada tanggal 25. Jumlah gaji yang diberikan berdasarkan jabatan yang dimiliki tiap pegawai yang diakumulasi dengan total pinjaman, total reward jika mencapai point serta tujangan dan sebagainya.

13 13 4. Fasilitas Perusahaan PT Nasmoco Abadi Motor Karanganyar menurut peraturan pemerintah memberikan jaminan BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan. Program BPJS ketenagakerjaan yang diikuti meliputi jaminan hari tua dan jaminan pensiun, masa pensiun PT Nasmoco Abadi Motor Karanganyar adalah usia 55 tahun. Biaya untuk jaminan ketenagakerjaan dipotong 5% dari gaji kotor, pegawai menanggung 2% dari 5% sisanya ditanggung oleh perusahaan. Sedangkan jaminan kesehatan, biaya yang ditanggung pegawai sebanyak 1% dan 4% di tanggung oleh perusahaan.