Manajemen Proyek Sistem Informasi. Menulis dan Menampilkan Proposal Sistem

Transkripsi

1 Manajemen Proyek Sistem Informasi Menulis dan Menampilkan Proposal Sistem

2 Metode yang tersedia Proposal tertulis bertindak sebagai rangkuman hasil karya penganalisis sistem didalam perusahaan sampai titik ini, dan sebagai hasil karya yang penting maka perlu berhati-hati dalam menuliskan dan menampilkannya. Metode yang tersedia yaitu : 1. Mengorganisir isi dari proposal 2. Tulisan dalam gaya profesional 3. Menampilkan proposal semenarik mungkin

3 Proposal Sistem (Mengorganisir proposal sistem) Begitu anda mengumpulkan materi untuk dimasukkan kedalam proposal sistem anda, anda perlu membagi-baginya bersama-sama menurut cara yang efektif secara visual dan logis. Anda perlu memasukkan 10 bagian fungsional utama, menggunakan gaya penulisan efektif, menggunakan gambar-gambar untuk melengkapi tulisan anda, serta menyertakan detail-detail visual dari proposal tertulis.

4 Proposal Sistem (Mengorganisir proposal sistem) Sepuluh bagian utama terdiri dari proposal sistem tertulis. Masingmasing bagian memiliki fungsi khusus, dan proposal yang sebenarnya harus disusun menurut urutan sebagai berikut : 1. Tulisan sampul 2. Halaman judul proyek 3. Daftar isi 4. Rangkuman eksekutif (termasuk rekomendasi-rekomendasi) 5. Garis besar studi sistem dengan dokumentasi yang sesuai 6. Hasil-hasil mendetail mengenai studi sistem tersebut 7. Alternatif-alternatif sistem (tiga atau empat solusi yang memungkinkan) 8. Rekomendasi penganalisis sistem 9. Ringkasan proposal 10. Lampiran-lampiran (aneka macam dokumentasi, ringkasan fase-fase, koresponden, dan sebagainya).

5 Proposal Sistem (Mengorganisir proposal sistem)- 1. Tulisan Sampul Tulisan sampul untuk manajemen dan urusan TI harus menyertai proposal sistem. Memuat daftar orang-orang yang melakukan studi tersebut dan merangkum tujuan-tujuan studi. Tulisan sampul juga mencakup informasi mengenai waktu dan tempat yang sudah ditetapkan sebelumnya untuk pelaksanaan presentasi proposal sistem tersebut secara lisan. Buatlah tulisan sampul seringkas mungkin(maksimum satu halaman) dan ramah.

6 Proposal Sistem (Mengorganisir proposal sistem)- 2. Halaman judul proyek Mencakup halaman judul nama proyek, nama-nama anggota tim penganalisis sistem, serta tanggal pengesahan proposal tersebut. Buatlah penampilan judul halaman tidak terlalu membingungkan. Judul proposal harus mencerminkan isi proposal secara akurat tetapi sekaligus juga melampirkan beberapa gambaran. Maksud utamanya ialah judul halaman sangat penting untuk menarik perhatian pembaca agar membuka proposal tersebut, dan tidak boleh dilakukan sebagai pemikiran yang timbul kemudian.

7 Proposal Sistem (Mengorganisir proposal sistem)- 3. Daftar isi Daftar isi bisa sangat berguna bagi pembaca proposal yang isinya sangat panjang. Jika proposal tersebut kurang dari sepuluh halaman, abaikan daftar isi, karena tidak penting sebagai dokumen singkat.

8 Proposal Sistem (Mengorganisir proposal sistem)- 4. Ringkasan eksekutif Ringkasan eksekutif, dalam 250 sampai 375 kata, menampilkan siapa, apa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana proposal tersebut, seperti paragraf pertama dalam suatu cerita baru. Yang menuju ke inti proyek sistem sehingga siapapun yang membacanya akan mendapatkan konsep yang akurat mengenai apa yang terjadi. Selain itu juga mencakup rekomendasirekomendasi penganalisis sistem yang dan tindakantindakan yang diharapkan dari pihak manajemen, karena sebagian orang hanya memiliki sedikit waktu untuk membaca ringkasan tersebut. Harus ditulis terakhir, setelah bagian akhir dari proposal tersebut selesai.

9 Proposal Sistem (Mengorganisir proposal sistem)- 5. Garis besar studi sistem Garis besar studi sistem menampilkan informasi mengenai semua metode yang digunakan dalam studi tersebut serta siapa dan apa yang dipelajari. Apapun kuesioner, wawancara, sampling datadata arsip, observasi, atau prototyping yang digunakan dalam studi sistem harus diuraikan dalam bagian ini.

10 Proposal Sistem (Mengorganisir proposal sistem)- 6. Hasil-hasil mendetail studi sistem Bagian ini merinci apa yang ditemukan penganalisis sistem mengenai sistem tersebut melalui semua metode yang digambarkan dalam metode sebelumnya. Kesimpulan mengenai problem-problem sistem yang muncul dan selama studi, termasuk jensi dan tingkat kesalahan, banyaknya kerja saat itu dan yang diproyeksikan, serta bagaimana pekerjaan tersebut ditangani oleh sistem yang ada, harus dituliskan disini. Disini bahan-bahan tersebut harus mengungkapkan problem-problem tersebut serta menyarankan peluangpeluang yang membangkitkan alternatif-alternatif yang ditampilkan pada bagian berikutnya.

11 Proposal Sistem (Mengorganisir proposal sistem)- 7. Alternatif-alternatif sistem Dibagian alternatif-alternatif sistem, penganalisis menampilkan dua atau tiga solusi alternatif yang secara langsung mengarahkan problem yang dikemukakan diatas. Alternatif-alternatif yang anda tampilkan disini harus mencakup satu alternatif yang merekomendasikan untuk menjaga sistem yang lama. Masing-masing alternatif bisa diuraikan secara terpisah. Gambarkan biaya dan keuntungan dari setiap situasi yang ada. Karena biasanya terdapat satu kekurangan dalam setiap solusi, pastikan untuk memasukkan keuntungan dan kerugiannya dari masing-masing alternatif tersebut.

12 Proposal Sistem (Mengorganisir proposal sistem)- 7. Alternatif-alternatif sistem Masing-masing alternatif harus menunjukkan dengan jelas apa yang harus dilakukan pihak manajemen untuk mengimplementasikannya. Kata-katanya harus sejelas mungkin, misalnya seperti belilah komputer notebook untuk semua manajer tingkat menengah, belilah paket perangkat lunak untuk mengatur inventaris, dan modifikasikan sistem yang ada dengan mendanai upaya-upaya pemrograman ditempat.

13 Proposal Sistem (Mengorganisir proposal sistem)- 8. Rekomendasirekomendasi penganalisis sistem. Setelah tim penganalisis sistem mempetimbangkan alternatif-alternatif tersebut, mereka akhirnya memiliki pendapat profesional yang pasti mengenai solusi mana yang paling bisa dijalankan. Bagian rekomendasirekomendasi penganalisis mencerminkan solusi yang disarankan. Termasuk-termasuk alasanalasan yang mendukung rekomendasi tim sehingga mudah dipahami mengapa dibuat. Rekomendasi tersebut harus mengalir secara logis dari analisis solusi alternatif sebelumnya.

14 Proposal Sistem (Mengorganisir proposal sistem)- 9. Ringkasan proposal. Ringkasan proposal adalah pernyataan singkat yang mencerminkan isi ringkasan eksekutif. Menampilkan tujuan-tujuan studi dan solusi yang disarankan. Juga memungkinkan penganalisis sekali lagi menekankan pentingnya proyek dan kelayakannya bersama-sama dengan nilai rekomendasi tersebut. Simpulkan proposal tersebut dengan kata-kata positif.

15 Proposal Sistem (Mengorganisir proposal sistem)- 10. Lampiran. Lampiran adalah bagian terakhir dari proposal sistem, dan dapat mencakup informasi-informasi mengenai apa yang dirasa penganalisis sistem akan diperhatikan oleh orang-orang tertentu tetapi tidak perlu memahami studi sistem tersebut dan apa yang sedang diusulkan. Lampiran bisa memuat koresponden yang berhubungan, ringkasan fase-fase yang dilengkapi dalam studi tersebut, detail-detail grafik untuk tujuan-tujuan analisis, atau bahkan studistudi sistem yang sudah dilakukan sebelumnya.

16 Proposal Sistem (Mengorganisir proposal sistem) Sangat sulit menampilkan heuristik yang berguna mengenai panjang proposal sistem yang baik. Perlu diingat, panjang proposal sistem secara langsung berhubungan dengan ukuran modifikasi atau ukuran sistem yang sedang diajukan. Misalnya, web strategy pro 4.0, hanya menyarankan kira-kira sekitar 50 halaman untuk rencana bisnis e-commerce secara keseluruhan.

17 Proposal Sistem (Memilih gaya penulisan) Meskipun gaya penulisan bisnis paling sesuai untuk menulis suatu proposal sistem, pilihan anda dalam hal gaya penulisan ini utamanya ditentukan oleh apa yang sudah anda saksikan dalam publikasi organisasi tersebut. Jika orang-orang yang terdiri dari pendengar tujuan anda menyukai suatu gaya tertentu, maka gunakan gaya tersebut untuk menuliskan proposal anda. Menampilkan informasi menurut suatu cara tertentu mudah dipahami oleh mereka tanpa rendah diri. Harus ada perincian secukupnya untuk pihak manajemen sehingga mereka bisa membuat keputusan-keputusan yang secukupnya tanpa terlalu berlebih-lebihan. Lampirkan referensi-referensi sesedikit mungkin dan jangan gunakan catatan kaki.

18 Proposal Sistem (Memilih gaya penulisan)-menggunakan gambar untuk komunikasi yang efektif Tabel dan grafik serta kata-kata sangat penting untuk menangkap dan mengkomunikasikan dasar sistem yang diajukan. Mengintegrasikan gambar-gambar kedalam proposal anda membantu menunjukkan bahwa anda sangat responsif terhadap beragam cara yang dilakukan orang-orang dalam menyerap informasi. Gambar gambar didalam laporan melengkapi informasi tertulis dan harus selalu diterjemahkan dalam kata-kata, tidak boleh berdiri sendiri.

19 Proposal Sistem (Memilih gaya penulisan)-menggunakan tabel yang efektif Meskipun secara teknis tabel-tabel bukanlah alat bantu visual, namun mampu untuk menampilkan suatu cara lain dalam mengelompokkan dan menampilkan data-data hasil analisis yang ingin dikomunikasikan penganalisis sistem ke pembaca proposal. Tabel-tabel menggunakan kolom-kolom dan baris berlabel untuk menampilkan data-data statistik dan alfabetis dalam suatu cara yang terorganisir. Masingmasing tabel harus diberi nomor sesuai urutan kemunculannya didalam proposal dan harus diberi judul.

20 Proposal Sistem (Memilih gaya penulisan)-menggunakan tabel yang efektif Berikut beberapa petunjuk untuk tabel-tabel tersebut. 1. Cetaklah satu tabel perhalaman, daripada memindahkannya kebagian akhir proposal, integrasikan kedalam batang tubuh proposal. 2. Sesuaikan keseluruhan tabel secara vertikal pada satu halaman tunggal jika memungkinkan. 3. Letakkan nomor dan judul tabel tersebut dibagian atas halaman. Buatlah judulnya sejelas dan sedekriptif mungkin. 4. Beri label setiap barisnya dan kolomnya. Gunakan lebih dari satu baris untuk judulnya bila perlu.

21 Proposal Sistem (Memilih gaya penulisan)-menggunakan tabel yang efektif 5. Gunakan tabel dalam bentuk kotak jika ada cukup ruang. Kolom-kolom yang diatur secara vertikal akan memudahkan untuk dibaca. 6. Gunakan tanda bintang bila perlu untuk menjelaskan informasi mendetail yang dimuat dalam tabel tersebut.

22 Proposal Sistem (Memilih gaya penulisan)-menggunakan tabel yang efektif Tabel 4 Jumlah rangkaian barbells yang terjual menurut bobot dan Warna untuk tahun 1995 sampai tahun 2000 Jenis rangkaian Kg abu-abu Kg abu-abu Kg abu-abu Kg abu-abu Kg abu-abu Kg m, p, b * Kg m, p, b * m, p, b maksudnya adalah merah putih biru

23 Proposal Sistem (Memilih gaya penulisan)-menggunakan grafik yang efektif Bagian ini menguraikan jenis-jenis grafik yang beraneka ragam, diantaranya : 1. Grafik garis 2. Bagan kolom 3. Bagan balok 4. Bagan pastel

24 Proposal Sistem (Memilih gaya penulisan)-menggunakan grafik yang efektif Petunjuk untuk memasukkan grafik-grafik efektif dalam suatu proposal adalah sebagai berikut : 1. Gambarkan satu grafik saja untuk sebuah halaman, kecuali jika anda ingin membuat perbandingan kritis terhadap grafik-grafik tersebut. 2. Integrasikan grafik-grafik tersebut kedalam batang tubuh proposal 3. Tambahkan pada grafik tersebut judul yang bermakna dan nomor gambar yang berurutan 4. Beri label setiap sumbu dan garis yang ada, kolom-kolom, balok, atau potongan pastel pada grafik tersebut. 5. Masukkan sebuah kunci untuk menunjukkan perbedaan garis-garis berwarna,arsiran balok-balok atau area-area yang saling-silang.

25 Proposal Sistem (Memilih gaya penulisan)-menggunakan grafik yang efektif (grafik garis) Peralatan milik Annie Biaya Unit-unit yang terjual Biaya sistem yang diusulkan biaya sistem yang sudah ada Gambar 5 Sistem yang diajukan diharapkan mampu mencapai Titik impas pada 600 buah unit terjual

26 Proposal Sistem (Memilih gaya penulisan)- menggunakan grafik yang efektif (bagan kolom)

27 Proposal Sistem (Memilih gaya penulisan)- menggunakan grafik yang efektif (bagan pastel(pie))

28 Proposal Sistem (Memilih gaya penulisan)- petunjuk menggunakan gambar-gambar didalam proposal sistem Gambar (tabel/grafik) bisa berkomunikasi dalam suatu cara yang tidak mungkin bisa dilakukan lewat kata-kata. Saat menyiapkan proposal sistem, jangan lupa untuk memanfaatkan kelebihan yang dimiliki grafik dan tabel-tabel yang sudah anda gunakan untuk merencanakan sesuatu.

29 Proposal Sistem (Memilih gaya penulisan)- petunjuk menggunakan gambar-gambar didalam proposal sistem Berikut ini petunjuk-petunjuk untuk membantu meningkatkan proposal sistem melalui penggunaan gambar-gambar. 1. Kapanpun bila mungkin, integrasikan gambar-gambar kedalam batang tubuh proposal itu sendiri. Gambar bisa ditempatkan pada halaman yang mengikuti referensi yang pertama. Jika maksud anda adalah ingin meletakkan gambar tersebut pada lampiran, maka tidak perlu memasukkan semuanya. 2. Selalu ungkapkan gambar-gambar tersebut didalam teks terlebih dahulu sebelum benar-benar dimunculkan. 3. Selalu terjemahkan gambar-gambar tersebut dalam kata-kata, jangan pernah membiarkannya berdiri sendiri tanpa penjelasan. 4. Beri judul setiap gambar yang ada, beri label setiap sumbu, dan sediakan keterangan ditempat-tempat yang memerlukan penjelasan. 5. Gunakan lebih dari satu gambar bila perlu sehingga poin yang ada buat bisa jelas dan gambar-gambar tersebut tidak kacau.