Ringkasan Cepat Slide Presentasi Bisnis Efektif dan Powerful

Transkripsi

1 Ringkasan Cepat Slide Presentasi Bisnis Efektif dan Powerful Berikut adalah rangkuman yang berfungsi sebagai ringkasan slide bisnis buat Anda. Setiap kali Anda membuat slide bisnis, Anda bisa melihat kembali rangkuman di bawah ini untuk mencari ide bagaimana cara terbaik mengkomunikasikan ide yang hendak Anda tuangkan ke dalam sebuah slide. Setelah Anda menemukan cara yang tepat, silakan merujuk ke presentasi yang membahas before dan after dari kasus tersebut. Anda bisa menggunakan slide after dan melakukan perubahan yang diperlukan untuk membuat slide baru dengan cepat. Semoga bermanfaat buat Anda semua. Muhammad Noer dan tim Presentasi.net Alternatif Bullet Point Bullet point adalah bentuk slide paling membosankan yang membuat audiens mengantuk. Sayangnya bentuk ini paling standar dan paling sering dipakai orang. Agar Anda bisa menghindari bullet point, berikut beberapa alternatif untuk menampilkan data Anda lebih menarik tanpa bullet point. 1. Mengganti bullet point dengan gambar dan kata kunci Cara termudah dan tercepat membuat slide Anda lebih indah adalah mengganti bullet point dengan gambar yang bisa mewakili masing-masing poin ditambah dengan kata kuncinya. Untuk itu, tugas Anda adalah menemukan gambar yang mewakili ide yang Anda sampaikan dan kata kunci yang relevan. 2. Menampilkan About Us dengan menarik Slide About Us seringkali berbentuk bullet point yang panjang. Tidak hanya itu, isinya juga terlalu dominan dari sudut pandang perusahaan yang dibahas. Padahal audiens butuh apa manfaat kehadiran perusahaan/jasa/produk Anda buat mereka. Untuk itu ganti isinya dengan sesuatu yang relevan dan tampilkan dalam bentuk yang lebih segar misalnya dengan model alur sederhana seperti contoh ini. Slide Bisnis yang Efektif dan Powerful - 1

2 3. Menjelaskan definisi dengan menarik Ketika menjelaskan definisi, banyak orang terjebak untuk copy-paste teks definisi secara langsung. Ini membuat teks sangat panjang dan susah dipahami. Cara terbaik menampilkan definisi adalah membuat visualisasi sederhana. Pikirkan bagaimana definisi tersebut bisa dijelaskan dengan gambar atau diagram sederhana. Jika Anda masih kesulitan, cara berikutnya yang bisa ditempuh adalah fokus pada kata kunci definisi tersebut. 4. Menggunakan analogi Dalam berbagai kasus bisnis, Anda bisa memanfaatkan analogi yang sudah dikenal orang untuk menjelaskan sebuah konsep. Karena memakai analogi, maka Anda bisa memanfaatkan gambar dengan visual yang relevan untuk menjelaskan analogi. Dengan cara ini orang akan mudah menghubungkan analogi yang Anda pakai dengan kasus/ide yang sedang dijelaskan. 5. Menjelaskan Pasal-Pasal atau Peraturan secara visual Buat Anda yang berkecimpung di dunia hukum atau pendidikan terkadang perlu menjelaskan sebuah pasal atau peraturan tertentu. Untuk membantu audiens Anda memahami pasal tersebut, coba ringkas buat mereka dengan fokus pada kata kuncinya. Sebab inti sebuah pasal bukanlah untuk menghafal kata demi kata, melainkan memahami maksudnya terlebih dahulu. Setelah itu akan lebih mudah menjelaskan pasal tersebut dalam kalimat aslinya seperti yang kita baca di berbagai peraturan. Slide Bisnis yang Efektif dan Powerful - 2

3 Slide Yang Visual Slide adalah alat bantu visual. Karena itu, pastikan slide Anda menarik secara visual sehingga membantu penjelasan yang Anda sampaikan dalam sebuah presentasi. Berikut adalah beberapa contoh dari berbagai kasus untuk menampilkan slide secara menarik dan visual. 1. Menampilkan kutipan secara visual Dalam sebuah presentasi kadang Anda perlu mengutip pernyataan tertentu dari seorang tokoh. Cara sederhana membuat slide seperti itu tentu dengan menuliskan apa yang diucapkan sang tokoh. Namun jika Anda ingin lebih baik lagi, usahakan untuk menggunakan gambar sang tokoh dan posisikan wajahnya menghadap teks yang diucapkan. Dengan cara ini seolah-olah tokoh tersebut berbicara langsung di hadapan audiens. 2. Menampilkan waktu secara visual Sesekali Anda mungkin perlu menampilkan informasi waktu buat audiens. Untuk membuat waktu tampil secara visual, buatlah slide yang familiar dengan bagaimana audiens mengingat waktu yakni menggunakan kalender. Anda bisa menggunakan kalender mingguan, bulanan, atau tahunan yang relevan dengan tanggal yang sedang dibahas. 3. Menampilkan jadwal sebuah proyek Buat Anda yang menjadi project manager atau memimpin sebuah aktivitas tentu sering berhadapan dengan situasi menjelaskan jadwal. Agar audiens Anda bisa memahami secara visual dengan cepat, jelaskan jadwal dalam tampilan Gantt Chart. Ingat, Anda tidak perlu membuat Gantt Chart rumit menggunakan software project management. Cukup gunakan shape sederhana berbentuk kotak agar jadwal tersebut gampang dimengerti secara visual. Slide Bisnis yang Efektif dan Powerful - 3

4 4. Menjelaskan instruksi secara visual Jika Anda ingin menjelaskan instruksi misalnya bagaimana menggunakan software tertentu atau bagaimana cara menggunakan sesuatu, maka gunakanlah gambar. Untuk kasus menjelaskan instruksi software, ambil screenshoot untuk bagian yang ingin dijelaskan dan zoom pada bagian tertentu yang menjadi penekanan. Ini akan membantu audiens Anda memahami konteks keseluruhan sekaligus apa yang perlu dia lakukan selanjutnya. 5. Menggunakan kuadran untuk perbandingan cepat Kuadran sangat baik digunakan untuk melakukan perbandingan. Terutama jika perbandingan yang Anda lakukan menggunakan kriteria yang bisa memiliki beberapa kombinasi. Tampilkan kriteria-kriteria tersebut yang disusun pada sumbu vertikal dan horizontal. Sedangkan tiap kuadran akan menjadi bagian yang merupakan kombinasi antara kriteria yang satu dengan lainnya. Ini akan sangat memudahkan menjelaskan perbedaan dan persamaan dari setiap kuadran yang dibahas. Slide Bisnis yang Efektif dan Powerful - 4

5 Menyajikan Data Secara Visual Anda tentu sering berhadapan dengan data baik berupa angka, persentase ataupun bentuk data lainnya. Terkadang kita terjebak untuk menampilkan data apa adanya sehingga terlihat kurang menarik. Berikut beberapa alternatif dari kasus berbeda bagaimana menampilkan data dengan visual. 1. Menampilkan data dengan shape berulang Salah satu cara menampilkan data dengan visual yang kuat adalah menggunakan shape tertentu seperti lingkaran atau kotak dan mengulangnya sesuai jumlah data yang dijelaskan. Cara ini memang sedikit lebih sulit dan memakan waktu membuatnya. Tapi efek visual dan dramatis-nya akan jauh lebih kuat. Gunakan cara ini sebagai alternatif pengganti tabel yang terkadang membosankan untuk ditampilkan apa adanya. 2. Menggunakan Dashboard untuk informasi cepat Sebagai seorang manajer, Anda perlu membuat laporan singkat perkembangan sebuah proyek atau aktivitas. Cara terbaik menjelaskan perkembangan tersebut adalah menggunakan dashboard, yakni penjelasan visual cepat yang membantu audiens mengetahui status dari setiap aktivitas. Hanya dengan melihat sekilas, mereka dengan cepat bisa mengetahui perkembangannya. 3. Menggunakan peta untuk menunjukkan data Jika Anda ingin menjelaskan data yang berkaitan dengan wilayah geografis tertentu, pertimbangkan untuk menggunakan peta. Alasannya peta membantu secara visual untuk membayangkan lokasi yang sedang Anda jelaskan datanya. Jadi audiens tidak hanya melihat tulisan dan angka-angka, melainkan secara mental mereka bisa membayangkan lokasinya. Slide Bisnis yang Efektif dan Powerful - 5

6 4. Menampilkan kesimpulan dari sebuah data Ada dua cara menampilkan kesimpulan dari sebuah data. Cara pertama adalah menampilkan seluruh data dalam grafik yang mudah dipahami lalu memberi penekanan pada informasi tertentu. Contoh ini ditunjukkan pada slide berikut di mana warna berbeda digunakan untuk menjelaskan data tertentu. Cara kedua Anda bisa langsung fokus pada informasi tunggal yang ingin ditekankan. Cara kedua ini cocok jika Anda tidak perlu membuat perbandingan dengan data lainnya. 5. Menggunakan shape untuk membandingkan data Ada cara mudah dan cepat menunjukkan perbandingan data secara visual tanpa harus menggunakan grafik. Cara itu adalah menggunakan shape seperti kotak yang diperbandingan antara keadaan sebelum dan sesudah. Pastikan Anda membuat shape secara proporsional sesuai nilai data aktual agar informasi yang Anda tampilkan tidak terdistorsi. Ini cara cepat dan Anda tidak perlu secara khusus membuat grafik terlebih dahulu yang biasanya akan memakan lebih banyak waktu. Slide Bisnis yang Efektif dan Powerful - 6

7 Tabel yang Bermakna Presentasi bisnis tentu tidak bisa lepas dari tabel. Tabel dan Excel sudah menjadi bahasa komunikasi bisnis yang lazim dipakai dalam berbagai situasi. Jika Anda perlu menampilkan sebuah tabel dalam slide presentasi Anda, berikut adalah contohcontoh agar tabel yang tampilkan lebih baik dan memberikan makna buat audiens. 1. Menyederhanakan data dalam sebuah tabel Jika Anda hendak menyajikan sebuah tabel dalam presentasi, jangan copy paste langsung dari Excel tanpa diedit terlebih dahulu. Tabel di Excel biasanya untuk keperluan analisis sehingga panjang, lengkap dan mendalam. Adapun tabel di PowerPoint untuk keperluan visual menjelaskan informasi penting tertentu. Jadi, agar tabel Anda tampil visual, sederhanakan tabel tersebut, pilih hanya kolom-kolom yang relevan, buat kolom terlihat dengan jelas, dan tekankan pada bagian data tertentu yang menjadi inti pembahasan. 2. Memberi penekanan pada informasi tertentu Sebagai presenter yang ingin menjelaskan data dalam tabel, Anda tentu sudah paham betul akan data yang Anda bahas. Namun ingat, audiens baru melihat tabel tersebut untuk pertama kalinya. Karena itu, mereka belum tentu bisa dengan cepat menarik sebuah kesimpulan, sebuah cerita, sebuah informasi penting dari tabel. Jika tabel Anda memiliki informasi tertentu yang khas, beri penekanan pada informasi tersebut sehingga secara visual audiens bisa dengan cepat melihat dan memahaminya. 3. Membuat perbandingan menggunakan tabel Salah satu fungsi tabel adalah untuk menunjukkan perbandingan. Jika Anda ingin membandingkan informasi dengan kriteria-kriteria tertentu, bentuk tabel akan sangat baik untuk melihat perbedaan dari data yang dibandingkan untuk masing-masing kriteria. Tempatkan kriteria pada kolom pertama dan buat kriteria tersebut sederhana dan jelas Slide Bisnis yang Efektif dan Powerful - 7

8 sehingga audiens dengan cepat memahami perbandingan yang Anda lakukan. 4. Menyederhanakan data laporan keuangan Buat Anda yang bekerja di bidang keuangan, akuntansi atau perbankan tentu sering berhadapan dengan data-data laporan keuangan. Banyak presenter meng-copy langsung laporan keuangan lengkap dan menampilkannya di PowerPoint. Cara ini sangat tidak efektif karena data tidak terbaca sama sekali. Tugas Anda adalah membuat data keuangan tersebut lebih menonjol, menarik, dan membantu audiens menangkap informasi penting di balik angka. Caranya adalah dengan menyederhanakan data keuangan tersebut hanya pada data yang penting saja. Ini akan membuat data tersebut tampil lebih visual. 5. Menciptakan kontras antara dua data dalam sebuah tabel Tabel bisa digunakan untuk membandingkan dua buah data. Misalkan Anda punya informasi lengkap dari sebuah tabel namun sebenarnya keperluan Anda adalah membandingkan dua data di dalamnya. Untuk mencapai tujuan tersebut, Anda bisa menampilkan keseluruhan tabel agar audiens memahami konteks besar data yang ditampilkan lalu memberi penekanan pada dua data yang ingin diperbandingkan. Penekanan bisa dengan memberi warna berbeda pada baris atau kolom data tersebut. Dengan cara ini, secara visual audiens diajak fokus membandingkan kedua data tersebut. Adapun data lainnya berfungsi memberi konteks bagaimana posisi kedua data yang dibandingkan terhadap data lainnya. Slide Bisnis yang Efektif dan Powerful - 8

9 Diagram dan SmartArt Sebuah presentasi bisnis tidak pernah lepas dari proses, tahapan, ataupun hirarki. Untuk itu diperlukan diagram dan SmartArt. Berikut adalah contoh bagaimana menggunakan diagram dan SmartArt sesuai keperluan Anda dalam menjelaskan sebuah ide. 1. Menjelaskan proses linier dengan diagram sederhana Jika Anda hendak menjelaskan sebuah proses, gunakanlah diagram. Diagram membantu audiens secara visual melihat tahapan dari setiap proses serta hubungan antara proses yang satu dengan proses yang lain. Diagram dapat dibuat dengan mudah menggunakan shape kotak dan mengisi teks di dalamnya. Cara lain adalah Anda membuat shape kotak dan membuat teks secara terpisah lalu digabungkan. Jangan lupa berikan tanda panah untuk memberikan petunjuk visual antara proses yang satu dengan yang lain. 2. Menjelaskan proses berkesinambungan Diagram juga bisa Anda pakai untuk menjelaskan proses yang berkesinambungan, yakni sebuah proses yang berawal dari tahapan tertentu kemudian akan berulang kembali dari proses awal demikian seterusnya. Agar secara visual audiens mudah memahami apa yang Anda jelaskan sebagai proses berkesinambungan, gunakan diagram yang melingkar. Dengan demikian, setelah seluruh tahapan dijalani, proses tersebut akan berulang kembali dari awal. 3. Menampilkan struktur organisasi Jika Anda ingin menunjukkan hirarki jabatan dari sebuah organisasi, maka tidak ada yang paling tepat selain menampilkan struktur organisasi. Untuk membuatnya, Anda bisa menggunakan SmartArt yang terkait dengan hirarki atau struktur. Dengan cara ini, Anda akan mudah untuk menambah dan mengurangi jabatanjabatan yang hendak diperbandingkan. Pastikan setiap kotak jabatan memiliki bentuk dan ukuran yang konsisten sehingga struktur organisasi tampil profesional. Slide Bisnis yang Efektif dan Powerful - 9

10 4. Menunjukkan tahapan proses pengambilan keputusan Salah satu manfaat diagram adalah Anda bisa menunjukkan tahapan dari sebuah proses pengambilan keputusan. Audiens akan bisa melihat opsi dari setiap keputusan yang diambil dan kelanjutannya. Dengan cara ini audiens bisa melihat apa konsekuensi keputusan sebelumnya terhadap keputusan selanjutnya. Untuk memudahkan audiens, beri visual berbeda pada tiap titik di mana keputusan harus diambil. 5. Diagram beririsan (Venn) Anda masih ingat diagram Venn yang diajarkan waktu sekolah dulu? Manfaat diagram Venn adalah Anda bisa menunjukkan irisan dari sebuah konsep dengan konsep lainnya. Anda pun bisa berkreasi dengan pilihan lain ketika ingin menjelaskan bahwa suatu konsep adalah irisan dari banyak bagian lainnya seperti yang ditunjukkan pada contoh ini. Slide Bisnis yang Efektif dan Powerful - 10

11 Grafik Bisnis yang Powerful Grafik adalah bahasa bisnis untuk data. Anda perlu menggunakan grafik karena secara visual grafik lebih baik daripada data mentah. Berikut adalah contoh yang memberikan Anda panduan memilih grafik yang tepat untuk situasi tertentu dan bagaimana membuat grafik tersebut kuat sekaligus mampu memberikan cerita di balik data. 1. Menjelaskan perbandingan data dengan grafik kolom Grafik kolom sangat baik digunakan untuk menunjukkan perbandingan data. Grafik kolom pas digunakan jika data yang hendak dibandingkan tidak terlalu banyak. Sehingga antara kolom yang berjajar mudah dibandingkan satu sama lain. Grafik kolom juga pilihan yang tepat jika Anda hendak menunjukkan tren untuk data yang tidak terlalu banyak misalnya pada contoh ini. Jangan lupa berikan penekanan khusus pada data yang menjadi fokus dengan memberi warna berbeda dan keterangan tambahan. 2. Menunjukkan fluktuasi/tren dengan grafik garis (line) Grafik garis paling cocok digunakan untuk menampilkan tren data dalam kurun waktu tertentu yang relatif panjang misalnya dalam contoh ini data selama setahun yang dibagi menjadi 12 bulan (12 poin data). Jika Anda menjelaskan grafik garis, fokus utama bukanlah nilai masing-masing data, melainkan tren dan arah data secara keseluruhan. Walaupun demikian, Anda bisa memberikan penekanan pada data tertentu yang dianggap penting misalnya data tertinggi dan terendah. 3. Membandingkan urutan data dengan grafik batang (bar) Jika Anda ingin membuat perbandingan dengan jumlah data yang banyak (lebih dari 10), maka grafik batang adalah pilihan yang tepat. Keunggulan grafik batang dibandingkan grafik kolom untuk data banyak adalah Anda bisa memberi keterangan pada setiap batang dalam posisi horizontal. Ini membantu audiens membaca dan memahami data. Slide Bisnis yang Efektif dan Powerful - 11

12 Agar grafik batang Anda powerful, jangan lupa urutkan dahulu data tersebut dari tinggi ke rendah sehingga audiens dengan cepat dan mudah membuat perbandingan. Jangan lupa beri penekanan pada data kunci yang yang ingin difokuskan. 4. Menunjukkan perubahan pangsa pasar dengan grafik kue (pie) Grafik kue paling tepat digunakan untuk menunjukkan porsi atau persentase suatu bagian terhadap keseluruhan. Karena itu jenis grafik ini sangat cocok jika membicarakan tentang pangsa pasar. Grafik kue akan efektif jika data yang ditampilkan tidak terlalu banyak sehingga audiens mudah melihat porsi masing-masing data. Untuk penekanan pada data tertentu, beri visual berbeda dan tampilkan potongan kue tersebut sedikit terpisah dari data keseluruhan seperti contoh ini. 5. Menunjukkan hubungan antar komponen data dengan grafik kolom Salah satu penerapan grafik kolom adalah untuk melakukan perbandingan antar komponen. Jika Anda ingin menunjukkan dampak dari satu komponen terhadap komponen lainnya, gunakanlah grafik kolom seperti yang dicontohkan ini. Dengan demikian, audiens bisa melihat nilai data masing-masing komponen dan nilai total dari interaksi keseluruhan komponen tersebut. Slide Bisnis yang Efektif dan Powerful - 12