NOTULEN RAPAT PERSIAPAN AKREDITASI PENGADILAN NEGERI BANGIL HARI : RABU, TANGGAL : 21 SEPTEMBER 2016

Transkripsi

1 NOTULEN RAPAT PERSIAPAN AKREDITASI PENGADILAN NEGERI BANGIL HARI : RABU, TANGGAL : 21 SEPTEMBER 2016 Hari / Tanggal : Rabu, 21 September 2016 Waktu : Pukul WIB - selesai Tempat : Ruang Sidang Candra Acara : Rapat Persiapan Akreditasi Rapat dipimpin oleh Ketua Pengadilan Negeri Bangil dan dihadiri oleh 11 (sebelas) orang terdiri dari Wakil Ketua, Panitera, Sekretaris, Para Panmud dan Para Kasubbag. 1. Pembentukan Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri (PMPN) Bontang dengan susunan sebagai berikut : NO NAMA SEBAGAI 1 Dr. Gutiarso, SH., MH Ketua Tim Penjaminan Mutu 2 Yamto Susena, SH.,MH Quality Manager Representative (QMR) 3 Aswin Arief, SH.MH. Internal Auditor A.Rico Sitanggang, SH.M.Kn Ricki Zulkarnaen, SH I Ketut Martawan, SE.SH.M.Hum 4 Ida Sulistyawati, SH. Koordinator Tim Survey Kepuasan Pelanggan 5 Suwandi, SH.MH. Anggota Tim Nur Khalim, SH.MM. Survey Kepuasan Moch. Yasin, SH. Pelanggan Halaman 1

2 Diyanto Wardoyo, SH. 6 Suyoto, SH. Koordinator Tim Document Control 7 ROHMANA HANIK, SH. Anggota Tim AGUS RIYANTO, SH. Document Control BUDI WALUYO, SH. Uraian Tugas Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri adalah sebagai berikut : 1. KETUA TIM PENJAMINAN MUTU PENGADILAN NEGERI (PMPN) : a. Mengupayakan dan menjamin agar lingkungan kerjanya terkendali. b. Menetapkan Kebijakan Mutu serta Sasaran Mutu di Pengadilan Negeri. c. Memastikan Kebijakan dan Sasaran Mutu dipahami dan diterapkan di seluruh bagian. d. Mengkomunikasikan kepada seluruh jajaran Pengadilan mengenai pentingnya memenuhi standar pelayanan serta ketentuan maupun peraturan yang berlaku. e. Memastikan tersedianya Sumber Daya yang diperlukan. f. Memastikan bahwa persyaratan pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan tujuan pencapaian kepuasan pelanggan g. Membuat uraian tugas, tanggung jawab dan wewenang dengan dibantu oleh bagian kepegawaian. h. Mengupayakan agar komunikasi dengan bawahannya dipastikan berjalan lancar. i. Top Manager memfasilitasi dilakukannya Rapat Tinjauan Manajemen setiap 6 bulan sekali untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifan yang berkesinambungan penerapan sistem manajemen mutu. Halaman 2

3 j. Berkoordinasi dengan TAPM Badilum dalam menjalankan tugasnya. 2. QUALITY MANAGER REPRESENTATIVE (QMR) : a. Bertanggung jawab langsung kepada Ketua Tim Penjaminan Mutu PN. b. Sebagai penanggung jawab kegiatan Internal Audit c. Memastikan sistem dokumentasi berjalan dengan baik. d. Mengembangkan sistem manajemen mutu sesuai persyaratan standar. e. Menjamin sistem dilaksanakan secara efektif pada semua fungsi dan berkesinambungan. f. Mengupayakan peningkatkan kesadaran/pemahaman pegawai dalam sistem manajemen mutu g. Membina hubungan dengan pihak eksternal untuk hal-hal yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu. h. Mengusulkan pelatihan-pelatihan yang diperlukan oleh pegawai/hakim. i. Melakukan komunikasi mutu kepada seluruh pegawai/hakim. j. Membuat laporan kepada Ketua Tim Penjaminan Mutu PN tentang kinerjatim Penjaminan Mutu PN sebagai bahan koreksi/perbaikan. 3. TIM AUDIT INTERNAL : a. Melakukan audit internal untuk memastikan sistem manajemen mutu diimplementasikan secara efektif danhasilnya sesuai dengan yang telah direncanakan secara sistematis, objektif, terencana dan terdokumentasi serta mengedepankan integritas dan independensi. Halaman 3

4 b. Membuat rencana audit dengan mempertimbangkan tingkat kepentingan dan kekritisan unit yang akan diaudit c. Melakukan audit sesuai dengan prosedur audit yang telah ditetapkan, yaitu 6 bulan sekali. d. Mengevaluasi efektivitas hasil audit terdahulu. e. Melaporkan hasil audit internal kepada Management Representative. 4. TIM SURVEI KEPUASAN PELANGGAN : 1. Mengidentifikasi dan memahami persyaratan yang diminta oleh setiap pelanggan. 2. Tim survey kepuasan pelanggan bertanggungjawab untuk mengkomunikasikan kepada seluruh staf unit mengenai persyaratan pelanggan. 3. Melakukan survei kepuasan pelanggan secara periodik. 4. Menganalisis hasil survei sebagai rekomendasi perbaikan. 5. Membuat laporan hasil survei kepuasan pelanggan dan melaporkannya kepada Top Manager dan Management Representative. 2. Dalam menuju Akreditasi, Pengadilan Negeri Bangil masih banyak kekurangan yang harus dibenahi antara lain : a. Parkir sepeda motor agar ditertibkan dan disediakan ruang khusu di sisi sebelah timur. b. Parkir kendaraan Roda 4 agar dibuat garis pembatas dan dislot untuk bagian depan gedung sebelah kiri merupakan Parkir Ketua dan Wakil Ketua dan sebelah kanan merupakan parkir Panitera dan Sekretaris, Sedangkan didepan gedung kantor eks taman merupakan parkir tamu dan sebelah timur merupakan parkir karyawan/hakim dan disediakan khusus parkir untuk Mobil tahanan. c. Area smoking area telah disediakan khusus berjajar dengan area parkir sepeda motor, dan dibuatkan banner larangan merokok di tempat selain yang telah ditentukan/disediakan. Halaman 4

5 d. Disetiap ruangan agar tidak ada lagi asbak atau pegawai yang merokok di dalam ruangan. e. Area ruang tunggu publik agar segera diselesaikan dan diberi penanda agar pengunjung ataupun pihak berperkara mengetahui. f. Semua ruang terbuka harus ditulisi No Smoking. g. Pembuatan banner Pengadilanmu dan Pengadilanku adalah Pengadilan Kita Bersama. Jaga Harkat dan Martabat... dan Ayo kerja, ayo berubah. Hanya satu kata berubah atau Punah h. Agar dibuat SK Mediator yang terdiri dari 5 orang hakim, SK Hakim Anak, SK Team Penegakan Disiplin, SK Team Baperjakat. i. Dalam website agar disiapkan aplikasi form pengajuan gugatan sederhana secara elektronik. j. Setiap hari jumat jam istirahat siang agar piket meja informasi agar diganti tenaga kontrak/honorer perempuan agar tidak kososng, menghormati pegawai laki-laki yang hendak menunaikan sholat jumat. k. Team Inovasi agar dibentuk Ketua Pengadilan Negeri Bangil, Bangil, 21 September 2016 Quality Manager Representative, Dr. GUTIARSO, SH., MH NIP YAMTO SUSENA,SH., MH NIP Notulis Rapat, WAWAN PRIHIDAYANTO NIP Halaman 5