PIAGAM KOMITE AUDIT (AUDIT COMMITTEE CHARTER)

Transkripsi

1 PIAGAM KOMITE AUDIT (AUDIT COMMITTEE CHARTER) PT. BANK MESTIKA DHARMA, Tbk

2 Kata Pengantar Komite Audit merupakan komite yang membantu tugas Dewan Komisaris dalam melaksanakan fungsinya terutama dalam meningkatkan kualitas laporan keuangan, efektivitas pengendalian internal atas pengelolaan bank, dan ketaatan terhadap Undang-Undang serta peraturan yang berlaku, sehingga diperlukan Piagam Komite Audit (Audit Committee Charter) sebagai landasan atau pedoman bagi Komite Audit, dalam rangka menjaga dan mengamankan kegiatan bisnis Bank. Selain itu, juga untuk mendukung efektivitas kinerja Dewan Komisaris dalam melakukan tugas dan tanggungjawabnya khususnya di bidang audit. Piagam Komite Audit merupakan dokumen formal sebagai bentuk wujud komitmen dari Komisaris dan Direksi dalam usaha menciptakan kondisi pengawasan yang baik dalam Bank. Piagam Komite Audit yang telah disahkan akan menjadi acuan bagi Komite Audit dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya. 1

3 BAB I PENDAHULUAN Landasan Hukum Pasal 1 Bank wajib memiliki Komite Audit yang berlandaskan pada berbagai ketentuan umum yang berlaku, yakni: Keputusan Ketua Badan Pengawas Pasar Modal Dan Lembaga Keuangan Nomor KEP-643/BL/2012 tentang Pembentukan dan Pedoman Pelaksanaan Kerja Komite Audit. Peraturan Bank Indonesia Nomor 8/4/PBI/2006 Tentang Pelaksanaan Good Corporate Governance bagi Bank Umum. Peraturan Bank Indonesia Nomor 8/14/PBI/2006 Tentang Perubahan atas Peraturan Bank Indonesia Nomor 8/4/PBI/2006 Tentang Pelaksanaan Good Corporate Governance bagi Bank Umum. Surat Edaran Bank Indonesia Nomor 15/15/DPNP tahun 2013 tentang Pelaksanaan Good Corporate Governance bagi Bank Umum. Umum Pasal 2 1. Piagam Komite Audit Bank beserta perubahannya di kemudian hari disusun dan ditetapkan dengan Keputusan Komisaris sebagai pedoman bagi Komite Audit agar dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya, Komite Audit mempunyai acuan kerja yang jelas dan Komite Audit dapat bekerja secara independen, obyektif, 2

4 mandiri dan transparan serta dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan peraturan yang berlaku. 2. Bank wajib memuat Piagam Komite Audit dan informasi lainnya yang diwajibkan pada laman (website) bank. BAB II TUGAS, TANGGUNGJAWAB, DAN WEWENANG KOMITE AUDIT Bagian Pertama Tugas dan Tanggungjawab Komite Audit Pasal 3 Komite Audit bertanggungjawab kepada Dewan Komisaris. Secara umum Komite Audit berfungsi memberikan rekomendasi dalam rangka mendukung efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggungjawab Dewan Komisaris khususnya di bidang audit. Dalam menjalankan fungsinya, Komite Audit memiliki tugas dan tanggungjawab sebagai berikut: a. Membantu Dewan Komisaris memantau dan mengevaluasi perencanaan audit; b. Melakukan penelaahan atas pelaksanaan pemeriksaan oleh auditor internal dan mengawasi pelaksanaan tindak lanjut oleh Direksi atas temuan auditor internal; c. Membantu Dewan Komisaris memantau dan mengevaluasi kesesuaian pelaksanaan audit oleh Kantor Akuntan Publik dengan standar audit yang berlaku; 3

5 d. Melakukan penelaahan atas informasi keuangan yang akan dikeluarkan Bank kepada publik dan/atau pihak otoritas antara lain laporan keuangan, proyeksi, dan laporan lainnya terkait dengan informasi keuangan Bank; e. Memberikan rekomendasi mengenai penunjukan Akuntan Publik dan Kantor Akuntan Publik kepada Dewan Komisaris untuk disampaikan kepada Rapat Umum Pemegang Saham (Akuntan Publik dan Kantor Akuntan Publik wajib terdaftar di Bank Indonesia); f. Membantu Dewan Komisaris menyusun laporan-laporan yang dibutuhkan; g. Melakukan penelaahan atas ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan yang berhubungan dengan kegiatan Bank; h. Memberikan pendapat independen dalam hal terjadi perbedaan pendapat antara Manajemen dan Akuntan Publik atas jasa yang diberikannya; i. Menelaah pengaduan yang berkaitan dengan proses akuntansi dan pelaporan keuangan Bank; j. Menelaah dan memberikan saran kepada Dewan Komisaris terkait dengan adanya potensi benturan kepentingan; dan k. Menjaga kerahasiaan dokumen, data dan informasi Bank. 4

6 Bagian Kedua Wewenang Komite Audit Pasal 4 Dalam melaksanakan tugasnya Komite Audit mempunyai wewenang sebagai berikut: a. Mengakses dokumen, data, dan informasi Bank tentang karyawan, dana, aset, dan sumber daya yang diperlukan; b. Berkomunikasi langsung dengan Direksi, karyawan dan pihak yang menjalankan fungsi audit internal, manajemen risiko, dan akuntansi terkait tugas dan tanggungjawab Komite Audit; c. Melibatkan pihak independen di luar anggota Komite Audit yang diperlukan untuk membantu pelaksanaan tugasnya (jika diperlukan); dan d. Melakukan kewenangan lain yang diberikan oleh Dewan Komisaris. BAB III KOMPOSISI, STRUKTUR, DAN PERSYARATAN KEANGGOTAAN KOMITE AUDIT Bagian Pertama Komposisi dan Struktur Komite Audit Pasal 5 1. Anggota Komite Audit diangkat dan diberhentikan oleh Dewan Komisaris. 2. Komite Audit diketuai oleh Komisaris Independen. 3. Jumlah anggota Komite Audit paling kurang 3 (tiga) orang, yang terdiri dari seorang Komisaris Independen, seorang Pihak Independen yang memiliki keahlian di bidang 5

7 keuangan atau akuntansi, dan seorang dari Pihak Independen yang memiliki keahlian di bidang hukum atau perbankan. 4. Anggota Komite Audit yang berasal dari Pihak Independen dapat merangkap jabatan sebagai Pihak Independen anggota Komite lainnya maksimal 2 (dua) komite pada Bank yang sama, Bank lain, dan/atau perusahaan lain. 5. Ketua Komite Audit hanya dapat merangkap jabatan sebagai Ketua Komite paling banyak pada 1 (satu) Komite lainnya pada Bank yang sama. Bagian Kedua Persyaratan Keanggotan Komite Audit Pasal 6 Persyaratan Keanggotaan Komite Audit antara lain : 1. Paling kurang 51% (lima puluh satu persen) anggota Komite Audit adalah Komisaris Independen dan Pihak Independen; 2. Anggota Komite Audit wajib memiliki integritas yang tinggi, kemampuan, pengetahuan dan pengalaman yang memadai sesuai dengan bidang pekerjaannya, serta mampu berkomunikasi dengan baik; 3. Anggota Komite Audit wajib memahami laporan keuangan, bisnis bank khususnya yang terkait dengan kegiatan bank, proses audit, manajemen risiko dan peraturan perundang-undangan di bidang Pasar Modal serta peraturan perundang-undangan terkait lainnya; 4. Anggota Komite Audit wajib mematuhi Kode Etik Komite Audit yang ditetapkan oleh Dewan Komisaris Bank; 6

8 5. Anggota Komite Audit wajib memiliki akhlak dan moral yang baik; 6. Anggota Komite Audit dilarang berasal dari anggota Direksi, baik pada bank yang sama maupun pada bank lain; 7. Anggota Komite Audit bukan merupakan orang dalam Kantor Akuntan Publik, Kantor Konsultan Hukum, Kantor Jasa Penilai Publik atau pihak lain yang memberi jasa assurance, jasa non assurance, jasa penilai dan/atau jasa konsultasi lain kepada Bank dalam waktu 6 (enam) bulan terakhir; 8. Dalam hal anggota Komite Audit memperoleh saham Bank baik langsung maupun tidak langsung akibat suatu peristiwa hukum, maka saham tersebut wajib dialihkan kepada pihak lain dalam jangka waktu paling lama 6 (enam) bulan setelah diperolehnya saham tersebut; 9. Anggota Komite Audit tidak memiliki hubungan keuangan, kepengurusan, kepemilikan saham dan/atau hubungan keluarga dengan Dewan Komisaris, Direksi dan/atau Pemegang Saham Pengendali atau hubungan dengan Bank, yang dapat mempengaruhi kemampuannya untuk bertindak independen; 7

9 BAB IV TATA CARA, PROSEDUR KERJA, DAN RAPAT KOMITE AUDIT Bagian Pertama Tata Cara dan Prosedur Kerja Komite Audit Pasal 7 Prosedur Kerja Komite Audit mencakup 4 hal yakni: 1. Program kerja tahunan yang dilaksanakan Komite Audit mencakup: Evaluasi tahunan kinerja auditor internal Evaluasi perencanaan Audit Tahunan Evaluasi terhadap pelaksanaan audit oleh auditor internal Evaluasi terhadap temuan Bank Indonesia dan auditor internal Evaluasi terhadap tindak lanjut atas temuan Kantor Akuntan Publik, Bank Indonesia, dan auditor internal oleh Direksi Evaluasi kesesuaian pelaksanaan audit oleh Kantor Akuntan Publik dengan standar audit yang berlaku. Memberikan rekomendasi untuk perencanaan audit oleh auditor internal dan rekomendasi kepada Dewan Komisaris 2. Pelaksanaan kerja Komite Audit Berdasarkan agenda tahunan Komite Audit, pelaksanaan kerja dilakukan melalui evaluasi dan rapat-rapat dengan prosedur sebagai berikut: 8

10 Membuat dan melaksanakan perencanaan pertemuan Komite Audit yang berisikan jadwal pertemuan, frekuensi pertemuan dalam tahun berjalan ataupun hal-hal/topik yang akan dibahas dalam pertemuan tersebut. Komite Audit menghadiri rapat dengan auditor internal. Materi yang akan dievaluasi disampaikan kepada Komite Audit dalam bentuk hardcopy sebelum rapat diselenggarakan. Setelah melakukan evaluasi, Komite Audit menyampaikan saran, masukan, ataupun rencana penyelesaian terhadap pembahasan yang dilakukan kepada Dewan Komisaris. Penyampaian kepada Dewan Komisaris dapat dilakukan secara lisan ataupun tertulis oleh Ketua Komite Audit dalam rapat Dewan Komisaris. Hasil rapat Komite Audit dituangkan dalam notulen rapat Komite Audit. 3. Monitoring Monitoring oleh Komite Audit yaitu dengan melakukan pembahasan terhadap hasil rapat Komite Audit yang dilakukan sebelumnya dan evaluasi terhadap tindak lanjut oleh Direksi atas temuan auditor internal, Kantor Akuntan Publik, Bank Indonesia dan Otoritas Jasa Keuangan. 4. Pelaporan Kegiatan Komite Audit wajib membuat laporan kepada Dewan Komisaris atas setiap penugasan yang diberikan; 9

11 Komite Audit wajib membuat laporan tahunan pelaksanaan kegiatan Komite Audit yang diungkapkan dalam Laporan Tahunan Bank. Bank wajib menyampaikan kepada Otoritas Jasa Keuangan informasi mengenai pengangkatan dan pemberhentian anggota Komite Audit dalam jangka waktu paling lama 2 (dua) hari kerja setelah pengangkatan atau pemberhentian. Informasi tersebut juga dicantumkan dalam Laporan Penilaian Sendiri (Self Assesment) Pelaksanaan Good Corporate Governance yang disampaikan kepada pihak otoritas pengawas perbankan. Informasi mengenai pengangkatan dan pemberhentian tersebut wajib dimuat dalam laman (website) Bank. Bagian Kedua Rapat Komite Audit Pasal 8 1. Rapat Komite Audit diselenggarakan paling kurang satu kali dalam 3 (tiga) bulan atau sesuai dengan kebutuhan Bank; 2. Rapat Komite Audit hanya dapat dilaksanakan apabila dihadiri oleh paling kurang 51% (lima puluh satu per seratus) dari jumlah anggota termasuk seorang Komisaris Independen dan Pihak Independen; 3. Keputusan rapat Komite Audit diambil berdasarkan musyawarah mufakat. Dalam hal tidak terjadi musyawarah mufakat, pengambilan keputusan dilakukan berdasarkan suara terbanyak; 10

12 4. Setiap rapat Komite Audit dituangkan dalam risalah rapat dan didokumentasikan dengan baik, termasuk apabila terdapat perbedaan pendapat (dissenting opinions), yang ditandatangani oleh seluruh anggota Komite Audit yang hadir dan disampaikan kepada Dewan Komisaris; dan 5. Segala keputusan dalam rapat Komite Audit bersifat mengikat bagi seluruh anggota Komite Audit. Bagian Ketiga Ketentuan tentang penanganan pengaduan atau pelaporan sehubungan dugaan pelanggaran terkait pelaporan keuangan Pasal 9 Jika terdapat temuan dan atau pengaduan dugaan pelanggaran pelaporan keuangan; Komite Audit memastikan bahwa investigasi yang independen telah dijalankan atas hal tersebut dan tindak lanjut telah dilaksanakan secara memadai. Bagian Keempat Waktu Kerja Pasal 10 Komite Audit wajib menyediakan waktu yang cukup untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab secara optimal. 11

13 Bagian Kelima Etika Kerja Pasal Sesama anggota Komite Audit harus saling menghormati, berkoordinasi, bekerja secara profesional, independen dan transparan; 2. Anggota Komite Audit harus menghindari terjadinya konflik kepentingan di dalam menjalankan tugasnya. Jika konflik kepentingan terjadi maka konflik tersebut wajib diungkapkan; 3. Anggota Komite Audit dilarang melakukan tindakan yang menguntungkan kepentingan pribadi;dan 4. Anggota Komite Audit harus menjaga kerahasiaan informasi atau jabatan yang dijalankannya. BAB V Masa Tugas Komite Audit Pasal Anggota Komite Audit diangkat dan diberhentikan oleh Dewan Komisaris. 2. Masa tugas anggota Komite Audit tidak boleh lebih lama dari masa jabatan Dewan Komisaris sebagaimana diatur dalam Anggaran Dasar dan dapat dipilih kembali hanya untuk 1 (satu) periode berikutnya. 12

14 Penutup Pasal 13 Audit Committee Charter / Piagam Komite Audit ini berlaku efektif pada tanggal ditetapkan untuk dilaksanakan oleh seluruh anggota Komite Audit. Ditetapkan di : Medan Pada tanggal : 11 September 2013 Oleh : Dewan Komisaris PT. Dharma, Tbk. 13

15 Lampiran Piagam Komite Audit Pasal Demi Pasal Pasal 1 Keputusan Ketua Badan Pengawas Pasar Modal Dan Lembaga Keuangan Nomor KEP-643/BL/2012 mencakup antara lain : Ketentuan mengenai pembentukan dan pedoman pelaksanaan kerja Komite Audit yang diatur dalam Peraturan Nomor IX.I.5 Mewajibkan memuat piagam Komite Audit (Audit Committee Charter) dan informasi lainnya yang diwajibkan pada laman (website) Bank dalam jangka waktu paling lama satu tahun sejak berlakunya keputusan. Komite audit yang telah dimiliki Bank sebelum berlakunya Keputusan ini, tetap berlaku dan dalam jangka waktu paling lama satu tahun wajib menyesuaikan dengan ketentuan Komite Audit yang diatur dalam Lampiran Keputusan ini. Dengan ditetapkannya Keputusan ini, maka Keputusan Ketua Badan Pengawas Pasar Modal Nomor Kep-29/PM/2004 tanggal 24 September 2004 tentang Pembentukan dan Pedoman Pelaksanaan Kerja Komite Audit dicabut dan dinyatakan tidak berlaku. Peraturan Bank Indonesia Nomor 8/4/PBI/2006 Tentang Pelaksanaan Good Corporate Governance bagi Bank Umum, pada pasal 12 mengatur tentang pembentukan komite komite pada Bank, struktur dan keanggotan Komite, pelaksanaan tugas dan tanggung jawab komite secara efektif, dan komite komite wajib menyusun pedoman dan tata tertib kerja komite. 14

16 Pada Surat Edaran Nomor 15/15/DPNP tahun 2013 tentang Pelaksanaan Good Corporate Governance bagi Bank Umum diatur tentang pembentukan komite komite pada Bank, struktur dan keanggotan Komite, penyusunan pedoman dan tata tertib kerja komite, dan rapat komite. Komite Audit melakukan tugasnya secara profesional dan independen untuk membantu dan memperkuat fungsi Dewan Komisaris dalam melakukan pengawasan atas laporan keuangan, pemeriksaan, pengendalian internal dan proses implementasi tata kelola oleh Dewan Direksi dalam mengelola bank. Pasal 2 Yang dimaksud dengan informasi lainnya yang wajib dimuat pada laman (website) bank adalah informasi mengenai pengangkatan dan pemberhentian Komite Audit (dalam jangka waktu paling lama 2 (dua) hari setelah pengangkatan atau pemberhentian). Pasal 3 Huruf (a) sampai (l) Pasal 4 Huruf (a) sampai (d) 15

17 Pasal 5 Ayat (1) Ayat (2) Ayat (3) Ayat (4) Hal tersebut dapat dipenuhi apabila yang bersangkutan : 1. Memenuhi seluruh kompetensi yang dipersyaratkan; 2. Memenuhi kriteria independensi; 3. Mampu menjaga rahasia Bank; 4. Memperhatikan kode etik yang berlaku; dan 5. Tidak mengabaikan pelaksanaan tugas dan tanggung jawab sebagai anggota Komite. Ayat (5) Pasal 6 Ayat (1) Anggota Komite Audit wajib memiliki paling kurang satu anggota yang berlatar belakang pendidikan dan keahlian di bidang akuntansi dan/atau keuangan dan di bidang hukum dan/atau perbankan. 16

18 Anggota Komite Audit yang berasal dari Pihak Independen dinilai memiliki keahlian di bidang keuangan atau akuntansi apabila memenuhi kriteria : a) memiliki pengetahuan di bidang keuangan dan/atau akuntansi; dan b) memiliki pengalaman kerja paling kurang 5 (lima) tahun di bidang keuangan dan/atau akuntansi; Anggota Komite Audit yang berasal dari Pihak Independen dinilai memiliki keahlian di bidang hukum atau perbankan apabila memenuhi kriteria : a) memiliki pengetahuan di bidang hukum dan/atau perbankan; dan b) memiliki pengalaman kerja paling kurang 5 (lima) tahun di bidang hukum dan/atau perbankan; Ayat (2) Anggota Komite Audit menggunakan pengetahuan, keahlian, dan pengalaman yang dimillikinya dalam pekerjaannya. Juga senantiasa meningkatkan keahliannya, kompetensi, dan efektivitas serta kualitas secara terus menerus melalui pendidikan dan pelatihan, baik yang diselenggarakan dalam internal bank ataupun pihak eksternal bank. Pengangkatan anggota Komite audit harus berdasarkan keahlian yang dimiliki atau latar belakang pendidikan yang dimiliki dalam bidang akuntansi / keuangan ataupun dalam bidang hukum atau perbankan, serta harus memiliki pengalaman kerja paling kurang 5 (lima) tahun di bidangnya. Ayat (3) Ayat (4) 17

19 Ayat (5) Ayat (6) Mantan anggota Direksi atau Pejabat Eksekutif Bank atau pihak-pihak yang mempunyai hubungan dengan Bank yang dapat mempengaruhi kemampuannya untuk bertindak independen tidak dapat menjadi Pihak Independen sebagai anggota Komite Audit pada Bank sebelum menjalani masa tunggu (cooling off) selama 6 (enam) bulan. Ketentuan masa tunggu (cooling off) untuk menjadi Pihak Independen tidak berlaku bagi mantan anggota Direksi atau Pejabat Eksekutif yang tugasnya hanya melakukan fungsi pengawasan paling kurang 6 (enam) bulan. Ayat (7) Ayat (8) Ayat (9) Anggota Komite Audit tidak memiliki hubungan keuangan keluarga sampai dengan derajat kedua dengan Dewan Komisaris, Direksi dan/atau Pemegang Saham Pengendali. Yang juga dikategorikan ke dalam tindakan yang bersifat independen yaitu : 18

20 a) Bukan merupakan orang yang bekerja atau mempunyai wewenang dan tanggung jawab untuk merencanakan, memimpin, mengendalikan, atau mengawasi kegiatan Bank dalam waktu 6 (enam) bulan terakhir;dan b) Tidak mempunyai saham baik langsung maupun tidak langsung pada Bank. Pasal 7 Ayat (1) Ayat (2) Topik pembahasan mencakup namun tidak terbatas pada laporan keuangan dan lainnya yang terkait dengan informasi keuangan perusahaan, Akuntan Independen, audit internal dan lainnya. Ayat (3) Ayat (4) Laporan tahunan pelaksanaan kegiatan Komite Audit yang diungkapkan dalam Laporan Tahunan Bank mencakup hal-hal sebagai berikut : a) Komposisi Komite Audit, termasuk nama, jabatan, dan status independensinya; b) Tujuan dan ruang lingkup kerja Komite Audit; c) Jumlah rapat Komite Audit tahun berjalan dan rincian kehadiran setiap anggota Komite Audit; dan 19

21 d) Ringkasan pelaksanaan tugas dan tanggung jawab Komite Audit selama tahun berjalan meliputi tetapi tidak terbatas pada : i) Pelanggaran yang dilakukan oleh bank terhadap ketentuan peraturan perundang undangan yang berlaku (jika ada); ii) Kekeliruan / kesalahan dalam penyiapan laporan keuangan, pengendalian internal dan independensi auditor perusahaan (jika ada); iii) Penelaahan pelaksanaan total paket kompensasi Direksi dan Komisaris sesuai dengan yang ditetapkan dalam rapat Umum Pemegang Saham; dan iv) Kesimpulan atau pendapat. Mengenai prosedur pengangkatan maupun pemberhentian anggota Komite Audit adalah berdasarkan Keputusan Rapat Dewan Komisaris dengan memperhatikan rekomendasi dari Komite Audit dan Komite Remunerasi dan Nominasi. Pasal 8 Ayat (1) Ayat (2) Ayat (3) Apabila pengambilan keputusan dalam rapat Komite Audit tidak terjadi musyawarah mufakat, maka ditempuh dengan cara voting dengan prinsip 1 (satu) orang 1 (satu) suara. 20

22 Ayat (4) Ayat (5) Segala keputusan hasil rapat diterima dan dilaksanakan oleh seluruh anggota Komite. Hasil keputusan rapat dan rekomendasi wajib disampaikan kepada Dewan Komisaris secara lisan pada rapat Dewan Komisaris dan didokumentasikan dalam notulen rapat. Pasal 9 Pasal 10 Pasal 11 Ayat (1) Ayat (2) Menghindari aktivitas yang bertentangan dengan kepentingan Bank (Conflict of Interests) atau yang mengakibatkan tidak dapat melakukan tugas kewajiban secara obyektif dan senantiasa harus mempertahankan sikap bebas (Independent). Ayat (3) 21

23 Ayat (4) Bersikap hati-hati, menghargai nilai dan kepemilikan dari informasi yang dimiliki dan atau yang diterima, menjaga informasi yang diperoleh berkaitan dengan jabatan / pelaksanaan tugasnya dan profesi, serta tidak boleh menggunakan informasi untuk mendapatkan keuntungan pribadi atau untuk hal-hal yang dapat merugikan Bank. Pasal 12 Piagam Komite Audit ini berlaku efektif sejak tanggal ditetapkan dan secara berkala akan dievaluasi sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan kompleksitas dan usaha Bank. 22