SIMDIKLAT TM. Copyright SIMDIKLAT PPPPTK BOE Malang. All Rights Reserved.

Transkripsi

1 Copyright SIMDIKLAT PPPPTK BOE Malang. All Rights Reserved.

2 Table of contents Introduction Pengaturan Data Master Pengaturan Data Instansi Pengaturan Data Pejabat Pengaturan Dokumen untuk Registrasi Manajemen Kelas di Server Buat Akun Operator Buat Kelas Kunci Kelas Pengaturan Kelas Diklat Unduh Kelas Pengaturan data Sertifikat Pengaturan Pejabat Pengaturan ADM Berkas Pengaturan Calon Peserta Pengisian Peserta Manual Pengisian Data Calon Peserta dari Database Registrasi Peserta Berkas Administrasi Presensi Cetak Presensi Peserta Isi Presensi Peserta Dokumen Pendukung Verifikasi Data Peserta Diklat Tanda Terima Sertifikat Surat Pengembalian ID Card Biodata Peserta Isi Pre-Post Test Isi Nilai Akhir Sertifikat Buat Nomor Sertifikat Cetak Sertifikat Cetak Surat Keterangan Upload ke Server Laporan FAQ / 47

3 Introduction SIMDIKLAT Tatap Muka adalah sebuah sistem pendukung dalam pengelolaan data administratif dan kesekretariatan pelaksanaan program diklat dengan konsep Single Entry Multiple Output dalam kegiatan Guru Pembelajar moda Tatap Muka tahun Beberapa kegiatan yang dapat dikelola menggunakan SIMDIKLAT adalah: 1) Diklat Narasumber Nasional 2) Diklat Instruktur Nasional 3) Diklat Guru Pembelajar Moda Tatap Muka (diselenggarakan oleh Dinas Pendidikan Kab./Kota) Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dapat menjalankan dengan nyaman: a) Matikan antivirus, terutama SMADAV, karena mengenali salah satu komponen dari sebagai virus. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: What is a Help Authoring tool? 1. Pengaturan Data Master Pengaturan data master, terletak pada tab Menu MASTER Dimana didalamnya terdapat beberapa sub menu, yaitu: 1. Pengaturan Data Instansi 2. Pengaturan Data Pejabat 3. Pengaturan Dokumen untuk Registrasi Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create iphone documentation 1.1. Pengaturan Data Instansi Pengaturan data instansi dibutuhkan pada dokumen output, seperti header pada absensi, dll. Pada menu Tab Master, pilih sub menu Setting Instansi akan muncul form isian detil instansi 3 / 47

4 isikan: a) Nama Instansi pilih akan muncul daftar list instansi 4 / 47

5 i pilih salah satu instansi kemudian tekan tombol iv) b) Nama Pendek (bila dibutuhkan, boleh dikosong c) Jenis Instansi pilih tombol dropdown menu muncul jenis instansinya i pilih salah satu d) Propinsi pilih dropdown menu muncul daftar Provinsi i pilih salah satu e) Kab./Kota pilih dropdown menu maka akan muncul daftar Kab./Kota 5 / 47 untuk menyimpan pilihan

6 i pilih salah satu f) g) h) j) Alamat Instansi Telepon, fax Laman Web Instansi No. lap. keuangan Mata Anggaran keluaran i tekan simpan untuk menyimpan perubahan Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create PDF Help documents 1.2. Pengaturan Data Pejabat Pengaturan data pejabat diperlukan untuk dokumen output, yaitu nama pejabat penandatangan pengesahan dokumen, dll. masuk sub menu Data Pejabat akan muncul form isian pejabat dimana di bagian bawah adalah list daftar pejabat yang telah dientry kan. 6 / 47

7 i pilih menu untuk menambahkan data pejabat, kemudian isikan, data pada form, berupa: a) NIP b) Nama Lengkap c) Jabatan d) Gol/Ruang pilih dropdown menu muncul list i pilih salah satu e) Tugas pilih dropdown menu muncul list List ini merupakan list daftar dimana nanti pejabat bersangkutan akan dibubuhkan nama dan nipnya untuk keperluan pengesahan pada dokumen keluaran. i iv) bila telah diisikan bila ingin melakukan perubahan terhadap data yang sudah ada, dan jangan lupa untuk melakukan penyimpanan setiap perubahan data yang dilakukan dengan tombol v) v. bila ingin membatalkan setiap input data baru maupun perubahan yang dilakukan terhadap data yang sudah ada. untuk menghapus data yang telah ada. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: iphone web sites made easy 1.3. Pengaturan Dokumen untuk Registrasi Isian pada menu ini digunakan untuk bukti serah terima pada saat registrasi, baik itu dokumen perjalanan, penyerahan ATK, maupun dokumen-dokumen serah terima lainnya. Pilih sub menu 7 / 47

8 muncul form isian i pilih menu untuk menambahkan dokumen-dokumen apa saja yang diserah terimakan nantinya a) isikan nama dokumen b) pilih jenis dokumen dengan menekan dropdown menu apakah dokumen tersebut dokumen/item yang diserahkan peserta kepada panitia (SERAH) ataukah dokumen/item yang diserahkan panitia kepada peserta (TERIMA) iv) tombol bila telah diisikan v) tombol bila ingin melakukan perubahan terhadap data yang sudah ada, dan jangan lupa untuk melakukan penyimpanan setiap perubahan data yang dilakukan dengan tombol 8 / 47.

9 v tombol bila ingin membatalkan setiap input data baru maupun perubahan yang dilakukan terhadap data yang sudah ada. v tombol untuk menghapus data yang telah ada. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easy to use tool to create HTML Help files and Help web sites 2. Manajemen Kelas di Server Pada menu ini dilakukan pembuatan kelas di server untuk membuat id kelas secara unik, sehingga pada kegiatan ini diperlukan koneksi internet. Manajemen kelas di server adalah untuk diklat NS dan IN Pilih Menu KELAS terdapat dua sub menu a) Manajemen Operator b) Manajemen Kelas di Server Terdapat beberapatingkatan pengguna (user) pada ini, yaitu: KEWENANGAN No. LEVEL PENGGUNA MANAJEMEN PENGGUNA MANAJEMEN KELAS di SERVER UNDUH KELAS 1. ADMIN ya ya ya 2. OPERATOR tidak tidak ya Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easy CHM and documentation editor 2.1. Buat Akun Operator Pada menu ini, pembuatannya ada pada server pusat, sehingga memerlukan koneksi internet pilih menu akan muncul peringatan koneksi internet\ 9 / 47

10 i pilih bila telah dipastikan koneksi internet tersambung iv) masukkan user dan password admin Institusi v) v klik akan muncul list operator v menu untuk menambah operator a) akan muncul form isian 10 / 47

11 b) isikan: nama lengkap[ nama login i password iv) level akses, dengan memilih dari dropdown menu v) pilih operator v isikan v no hp vi tekan untuk merekam data baru. vi menu untuk melakukan perubahan terhadap data operator yang sudah ada pada list a) pilih operator pada list b) tekan c) lakukan perubahan pada form d) tekan ix) tekan untuk merekam perubahan data. untuk menghapus data operator. Menghapus operator yang telah di plot ke dalam 11 / 47

12 kelas, mengakibatkan kelas tidak memiliki operator, sehingga harus di plot ulang operator pada kelas tsb oleh admin institusi agar dapat dikelola kembali Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured EBook editor 2.2. Buat Kelas Pembuatan kelas di server pusat bertujuan agar tidak ada duplikasi kelas nantinya. Terdapat status pilih sub menu Manajemen Kelas di Server muncul peringatan koneksi internet i pastikan koneksi internet berjalan dengan baik, kemudian tekan iv) login sebagai ADMIN Institusi v) bila berhasil login, akan muncul list daftar kelas yang telah dibuat 12 / 47

13 v Untuk menambahkan kelas baru, pilih menu v Isikan form kelas baru, dimana: a) Kapasitas peserta merupakan kelipatan 20, b) sumber pembiayaan berasal dari: vi pilih tombol bila telah selesai ix) muncul form pengisian berikutnya 13 / 47

14 x) Pada form kedua pembuatan kelas, drop down yang muncul sesuai dengan batasan yang telah ditentukan, kemudian isikan: a) Jenis diklat b) Jenjang materi c) mata pelajaran d) tampil list modul yang dapat diambil 14 / 47

15 pilih modul yang akan diambil, sesuai dengan yang telah ditentukan untuk diklat narasumber, maupun diklat IN, maka modul yang diambil dapat dikosongkan e) x pilih bila form kedua telah terisi x akan tampil form ketiga, yaitu pejabat yang akan bertanda tangan di sertifikat dan di struktur program xi pengaturan nama penjab penandatangan ini, ada pada 1.2. Pengaturan Data Pejabat a) untuk mengisikan penandatangan sertifikat, pilih, akan muncul list data pejabat b) begitu juga pengisian penandatangan struktur program c) isikan operator penanggungjawab kelas, pilih dibuat pada sesi 2.1.Buat Akun Operator 15 / 47 maka akan tampil list operator yang telah

16 d) pilih bila telah diisi form tsb xiv) form keempat adalah detil pelaksanaan diklat, mulai tanggal, dan lokasi kegiatan diklat xv) pilih bila telah dilengkapi data pada semua form. xv dan kini kelas baru telah muncul pada list kelas 16 / 47

17 xv Pilih menu untuk melakukan perubahan data kelas yang telah dibuat a) pilih salah satu kelas, kemudian pilih tombol b) akan muncul form seperti isian pembuatan kelas, hanya saja sudah terdapat data kelas c) ubah dan simpan. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free EPub and documentation generator 2.3. Kunci Kelas Penguncian kelas dilakukan untuk menandai bahwa kelas siap untuk diunduh oleh operator, dimana yang berhak untuk melakukan adalah akun admin institusi. Sehingga, sebelum sebuah kelas dikunci oleh admin, maka operator tidak dapat mengunduh kelas tersebut. masih di menu login sebagai ADMIN i Tampil list kelas 17 / 47

18 iv) pilih pada nama kelas yang dipilih untuk dikunci pada kelompok Status Kelas:BUKA, kemudian tekan tombol v) bila berhasil akan berpindah pada kelompok status kelas : KUNCI Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Write EPub books for the ipad 3. Pengaturan Kelas Diklat Pengaturan kelas diklat merupakan kelas yang telah dibuat di server diunduh di lokal, terletak pada tab Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create Qt Help files 3.1. Unduh Kelas Unduh kelas memerlukan koneksi internet, untuk mengunduh kelas yang telah dibuat sebelumnya di Manajemen Kelas di Server. pilih import kelas dari server 18 / 47

19 muncul dialog box konfirmasi i login menggunakan akun operator sebagai penjab kelas yang telah diassign di sesi buat kelas iv) jika berhasil maka akan muncul list kelas yang menjadi tanggungjawab operator v) pilih kelas yang akan diunduh dengan mencentang v kemudian tekan, bila berhasil akan muncul konfirmasi, bahwa unduh telah selesai. v tutup, vi masuk ke menu 19 / 47

20 ix) maka akan ada kelas yang barusaja diunduh pada list daftar kelas di sisi kiri form. x) kita masih dapat melakukan koreksi data kelas dengan menekan tombol terdapat bula beberapa data yang dapat dilakukan koreksi, diantaranya: a) b) c) d) e) tab menu diklat tab menu sertifikat tab menu pejabat tab menu administrasi berkas SPD calon peserta Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easy to use tool to create HTML Help files and Help web sites 3.2. Pengaturan data Sertifikat masuk ke menu Setting Kelas Diklat, pada tab KELAS 20 / 47

21 pilih kelas dari list kelas yang telah diunduh melalui proses Unduh Kelas, i masuk ke tab iv) pilih v) pilih pada Nama Kepala UPT dan Penandatangan Struktur Program v maka akan tampil list data pejabat yang telah diatur pada Pengaturan Data Pejabat 21 / 47

22 v pilih nama pejabat pada list, kemudian tekan vi kemudian tekan Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Single source CHM, PDF, DOC and HTML Help creation 3.3. Pengaturan Pejabat Pilih kelas diklat pilih tab i pilih iv) koreksi pada form pejabat 22 / 47

23 v) pilih, untuk memilih data pejabat tang telah diinputkan pada Pengaturan Data Pejabat v tampil list pejabat v pilih nama pejabat, kemudian tekan tombol 23 / 47

24 vi kemudian tekan tombol untuk menyimpan perubahan Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free EPub producer 3.4. Pengaturan ADM Berkas pilih tab 24 / 47

25 isikan berkas sesuai dengan kebutuhan, dimana data pejabat Dinas Kab/Kota digunakan untuk mencetak SPD daerah Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create Web Help sites 3.5. Pengaturan Calon Peserta Untuk melakukan input atau plot peserta ke dalam kelas, terdapat dua model: 1. Pengisian Peserta Manual input peserta manual dilakukan pada diklat Narasumber Nasional (NS), dikarenakan kemungkinan banyak narasumber yang bukan sebagai PTK, sehingga tidak terdapat pada data DAPODIK KEMDIKBUD. 2. Pengisian Peserta dari Database Plot di server berdasarkan data guru yang terdapat di DAPODIK KEMDIKBUD Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free EPub producer Pengisian Peserta Manual pada menu pilih nama kelas di kolom kiri, pilih tab i kemudian pilih tombol, maka akan tampil form isi peserta manual 25 / 47

26 a) pada GP moda NS, digunakan metode ini, b) namun pada GP moda IN, melakukan import peserta dari SIGELAR. iv) pilih tombol peserta v) tombol, sehingga form input aktif dan dapat mulai untuk melakukan input data untuk menyimpan perubahan v tombol untuk melakukan koreksi terhadap data yang telah ada. v Disediakan menu Export dan import untuk mempermudah dalam pengisian data peserta ini, melalui file excel a) menu untuk mengeluarkan data berupa file excel b) menu untuk melakukan import peserta masal dari data pada excel, pastikan menggunakan template export untuk memasukkan data peserta masal vi Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free iphone documentation generator Pengisian Data Calon Peserta dari Database ==on progress== Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Generate EPub ebooks with ease 3.6. Registrasi Peserta Registrasi peserta dilakukan saat peserta datang, sehingga persiapan sampai dengan data peserta adalah sebelum kegiatan dimulai. 26 / 47

27 pilih menu tampil form registrasi kosong i pilih untuk memilih peserta dari daftar yang telah kita buat sebelumnya baik manual maupun dari SIGELAR. iv) maka tampil daftar peserta v) pilih peserta kemudian tekan tombol v tampil form registrasi dengan data yang telah terisi 27 / 47

28 v isikan Status Peserta vi dan isikan status kehadirannya ix) list di bagian bawah adalah dokumen serahterima yang telah disetting sebelumnya pada pengaturan dokumen untuk registrasi. x) pilih dan centang pada list dokumen serahterima, sebagai bukti dokumen mana yang telah diserahterimakan dan belum. x klik tombol untuk mencetak lembar bukti serahterima dokumen. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured Help generator 4. Berkas Administrasi Pada tab menu berkas terdapat beberapa dokumen yang dapat dicetak, 28 / 47

29 1) Presensi 2) Dokumen Pendukung a) Verifikasi data peserta diklat b) Tanda terima sertifikat c) Surat Pengembalian d) ID Card e) Biodata 3) Isi Pre-Post Test 4) Isi Nilai Akhir 5) Sertifikat a) Buat nomor sertifikat b) Cetak sertifikat c) Cetak surat keterangan Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Single source CHM, PDF, DOC and HTML Help creation 4.1. Presensi Pencetakan presensi peserta 1. Cetak dokumen presensi 2. Isikan presensi peserta Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Produce Kindle ebooks easily Cetak Presensi Peserta Cetak Presensi pilih tab pilih sub menu i tampil form cetak presensi, pada tab 29 / 47

30 iv) pilih print order by, menentukan nanti list peserta diurutkan berdasarkan urutan saat registrasi, ataukah nama, ataukah nama+gelar v) setting cetak presensi untuk berapa hari v kemudian cetak dokumen presensi 30 / 47

31 v Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Write ebooks for the Kindle Isi Presensi Peserta Pengisian Presensi pilih tab pilih sub menu i pilih kelasnya iv) pindahkan ke tab 31 / 47

32 v) isikan Created with the Personal Edition of HelpNDoc: What is a Help Authoring tool? 4.2. Dokumen Pendukung Untuk Mencetak dokumen pendukung, masuk ke menu tampil form 32 / 47

33 i pilih kelas di list sebelah kiri, kemudian pilih dokumen yang akan dicetak Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured EPub generator Verifikasi Data Peserta Diklat Dokumen verifikasi data peserta diklat masuk ke menu tampil form 33 / 47

34 i pilih kelas di list sebelah kiri, kemudian pilih dokumen yang akan dicetak iv) pilih VERIFIKASI DATA PESERTA DIKLAT, kemudian v) Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easy EBook and documentation generator Tanda Terima Sertifikat Cetak Tanda Terims Sertifikat Dokumen verifikasi data peserta diklat masuk ke menu 34 / 47

35 tampil form i pilih kelas di list sebelah kiri, kemudian pilih dokumen yang akan dicetak iv) pilih TANDA TERIMA SERTIFIKAT, kemudian 35 / 47

36 Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Produce Kindle ebooks easily Surat Pengembalian Cetak Surat Pengembalian Dokumen verifikasi data peserta diklat masuk ke menu tampil form 36 / 47

37 i pilih kelas di list sebelah kiri, kemudian pilih dokumen yang akan dicetak iv) pilih SURAT PENGEMBALIAN, kemudian 37 / 47

38 Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Create help files for the Qt Help Framework ID Card Cetak ID Card Dokumen verifikasi data peserta diklat masuk ke menu tampil form i pilih kelas di list sebelah kiri, kemudian pilih dokumen yang akan dicetak iv) pilih ID CARD atau ID CARS V.2, kemudian a) ID CARD 38 / 47

39 b) ID CARD V.2 Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Write EPub books for the ipad Biodata Peserta Cetak ID Card Dokumen verifikasi data peserta diklat masuk ke menu tampil form 39 / 47

40 i pilih kelas di list sebelah kiri, kemudian pilih dokumen yang akan dicetak iv) pilih BIODATA, kemudian 40 / 47

41 Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free iphone documentation generator 4.3. Isi Pre-Post Test Isi Pre-Post Test pilih tab pilih sub menu i tampil list peserta 41 / 47

42 iv) input pretest dan postest v) Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create Help documents 4.4. Isi Nilai Akhir Isi Nilai Akhir pilih tab pilih sub menu i tampil form 42 / 47

43 iv) isikan nilai v) kemudian tekan untuk mendapatkan hasil peserta lulus atau tidak Created with the Personal Edition of HelpNDoc: iphone web sites made easy 4.5. Sertifikat Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free help authoring environment Buat Nomor Sertifikat Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Single source CHM, PDF, DOC and HTML Help creation Cetak Sertifikat Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Produce Kindle ebooks easily Cetak Surat Keterangan Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Create help files for the Qt Help Framework 5. Upload ke Server Upload data per kelas ke server masuk ke tab menu 43 / 47

44 pilih menu i pastikan koneksi internet baik iv) login menggunakan akun operator penanggungjawab kelas v) tampil list kelas v centang v pilih kelas yang akan diunggah untuk mengunggah 44 / 47

45 Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Create help files for the Qt Help Framework 6. Laporan ==dalam proses== Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Write EPub books for the ipad FAQ Frequently Ask Question 1) Urutan peserta pada presensi adalah urutan pada saat peserta registrasi, pada saat tekan tombo simpan, aplikasi akan mencatat tanggal sistem. a) Bagaimana bila terdapat perbaikan pada berkas, pada kasus peserta terlambat mengumpulkan, sehingga harus menambah centang dan print ulang dokumen registrasi? Jawab: lakukan centang dan print ulang tandaterima registrasi tanpa menekan tombol save, karena aplikasi akan otomatis melakukan penyimpanan perubahan centang pada dokumen serahterima. karena, pada saat ditekan tombol save, sistem akan merekan waktu saat itu, sehingga, urutan presensi peserta tsb, menjadi di paling akhir. b) 2) Mengapa pada saat cetak pada menu registrasi peserta muncul peringatan 45 / 47

46 Jawab: Cek pada form registrasi, apakah sudah melakukan setting pada master data registrasi, 3) Bagaimana apabila dalam satu kelas terdapat lebih dari satu mapel guru? Jawab: Untuk kelas yang terdiri lebih dari satu mapel, telah diakomodir oleh aplikasi, tinggal merubah data manual pada data pesertanya saja, perhatikan pada menu ubah peserta manual pilih tab pilih menu i pada tampilan form Setting Kelas di atas, pilih tab iv) pilih tombol 46 / 47

47 v) perhatikan pada saat kita melakukan koreksi ataupun tambah peserta baru, perhatikan pada dropdown mapel, maka sudah dapat dilakukan editing sesuai dengan kebutuhan penggabungan mapel tsb. 4) Bagaimana POST-TEST itu dihitung? Jawab: di bawah ini adalah tabel perhitungan NA, sehingga, sistem menghitung secara langsung apakah peserta ini lulus atau tidak,atau dalam range kriteria nilai yang mana, sesuai dengan tabel berikut: Jenis Diklat Narasumber Pengampu Instruktur Nasional Mentor Guru Pembelajar Tatap Muka guru kelas Guru Pembelajar Tatap Muka guru mapel Guru Pembelajar Tatap Muka guru BK Guru Pembelajar Tatap Muka guru kejuruan Nilai Minimal Kriteria 80Lulus 80Lulus 70Lulus 70Lulus range BS/B/C/K/KS range BS/B/C/K/KS range BS/B/C/K/KS range BS/B/C/K/KS Hitung NA NA = [{(NS x 40%) + (NK x 60%)} x 70%] + [TA NA = [{(NS x 40%) + (NK x 60%)} x 70%] + [TA NA = [{(NS x 40%) + (NK x 60%)} x 70%] + [TA NA = [{(NS x 40%) + (NK x 60%)} x 70%] + [TA NA = [{(NS x 40%) + (NK x 60%)} x 40%] + [TA NA = [{(NS x 40%) + (NK x 60%)} x 40%] + [TA NA = [{(NS x 40%) + (NK x 60%)} x 40%] + [TA NA = [{(NS x 40%) + (NK x 60%)} x 60%] + [TA NS = nilai sikap; NK = nilai ketrampilan; TA 5) Bagaimana dengan import nilai melalui excel, bagi pengaturan region yang berbeda, sehingga berakibat antara penulisan pemisah pembilang ribuan dengan titik ataupun koma? Jawab: Penulisan disesuaikan dengan apa setting pada aplikasi excel, karena aplikasi SIMDIKLAT dapat mengenali kedua model penulisan tsb, asalkan itulah setting dari excel. 6) Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free EBook and documentation generator 47 / 47