REENGINEERING PROSES REGISTRASI AKADEMIK DENGAN AKTIVASI RENCANA STUDI Studi Kasus : Politeknik Telkom

Transkripsi

1 REENGINEERING PROSES REGISTRASI AKADEMIK DENGAN AKTIVASI RENCANA STUDI Studi Kasus : Politeknik Telkom Heriyono Lalu Politeknik Telkom Jln. Telekomunikasi Ters. Buah Batu Bandung hll@politekniktelkom.ac.id ; menggerhilir23@gmail.com. ABSTRAK Registrasi mahasiswa selalu menjadi hajatan rutin yang harus dilakukan oleh sivitas akademika perguruan tinggi termasuk Politeknik Telkom, dimana di dalamnya berkolaborasi antara kegiatan akademik dan kegiatan administratif yang melibatkan banyak peran mulai dari mahasiswa, dosen wali, staf administrasi, bank, sampai pada pengambil keputusan. Masalah okupansi ruang, perwalian mahasiswa, perubahan status mahasiswa, kesediaan mengajar dosen, dan penjadwalan perkuliahan akan menjadi kompleks ketika dihadapkan pada prilaku mahasiswa, karena sistem registrasi eksisting menuntut peran aktif mahasiswa. Ketika mahasiswa tidak berperan aktif, maka keseluruhan proses bisa terganggu, dan salah satu indikasinya adalah pelanggaran terhadap kalender akademik yang sudah direncanakan. Proses eksisting ini dapat dipandang sebagai proses dengan sistem dorong, dimana peran mahasiswa akan mendorong berjalannya proses-proses berikutnya sampai pada proses utama (perkuliahan). Dalam tulisan ini diusulkan penggantian atau reengineering proses dengan sistem tarik, dan melibatkan peran teknologi informasi sehingga proses registrasi akademik khususnya bagi perguruan tinggi dengan student body besar menjadi lebih mudah, dan efektif baik secara akademik maupun administratif. Proses baru ini pada dasarnya adalah membalik proses eksisting yang diharapkan memberikan optimalitas proses dan juga meningkatkan service of excellence institusi pendidikan tinggi. Kata kunci: Registrasi akademik, rekayasa proses, sistem informasi, service of excellence. PENDAHULUAN Latar Belakang Seiring bertambahnya jumlah student body Politeknik Telkom dari 359 tahun 2007 menjadi pada tahun 2009 menjadikan volume kegiatan registrasi akademik Politeknik Telkom sebagai sebuah aktivitas berat di Politeknik Telkom. Ketergantungan pada aktivitas yang dilakukan oleh mahasiswa sangat tinggi, namun tidak dapat dikontrol secara optimal oleh pengelola. Permasalahan yang timbul dalam proses registrasi menjadi begitu terasa ketika memasuki proses utama kegiatan akademik yaitu perkuliahan. Keterlambatan proses registrasi menjadi penyebab keterlambatan proses perkuliahan.

2 Keharusan mahasiswa untuk melakukan perwalian membuat beban dosen selama proses registrasi menjadi berat, walupun secara mayoritas, mahasiswa yang datang tidak membawa permasalahan akademik atau prestasi belajar. Hal ini membuat waktu dosen terbuang untuk melayani pengesahan (tanda tangan) dan cukup berat untuk menjalankan fungsi tridharma dan pengembangan institusi. Lebih jauh adalah adanya proses perubahan rencana studi yang lebih bersifat sebagai pemadam kebakaran penyelesaian masalah kelas bentrok dan penggantian mata kuliah karena kelas yang tidak layak untuk diselenggarakan. Identifikasi Masalah 1. Proses registrasi yang lama baik dilayanan akademik maupun layanan keuangan, terutama saat terjadi masalah dengan input mata kuliah; a. Mahasiswa yang salah input b. Beban dosen wali yang harus melakukan approval terhadap ratusan mahasiswa dan harus melakukan pemeriksaan data mata kuliah terinput yang mencapai sks. c. Ketergantungan terhadap kondisi jaringan yang harus optimal mengingat lalu lintas data pada proses registrasi. 2. Ketergantungan pada keaktifan mahasiswa baik secara finansial dan akademik, sementara mahasiswa tidak dapat dikontrol secara optimal. 3. Keterlambatan atau gangguan proses perkuliahan seperti sosialisasi jadwal kuliah dan perubahan kalender akademik. 4. Proses perkuliahan menjadi tidak efesien, dan pada kasus tertentu tidak efektif terkait jumlah peserta per kelas. 5. Proses registrasi berulang dengan adanya proses perubahan rencana studi. Kondisi Eksisting dan Tinjauan Pustaka Business Process Reengineering Rekayasa ulang proses dapat dikatakan sebagai suatu kegiatan meninggalkan prosedurprosedur lama dan mencari prosedur baru yang dapat memberikan nilai tambah kepada stakeholder proses, baik dari segi efisiensi maupun kualitas, serta membuang segala sesuatu yang dapat menyebabkan proses tidak efisien. James Peppard & Philips Rowland membagi rekayasa ulang proses bisnis kedalam 2 pendekatan, yaitu : 1. Pendekatan rekayasa ulang secara sistematis (systematic redesign) 2. Pendekatan rekayasa ulang secara total (clean sheet approach) Peppard & Philips menguraikan kegiatan-kegiatan pendekatan rekayasa ulang secara sistematis sebagai berikut : 1. Menghapus aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah; 2. Penyederhanaan mekanisme dan prosedur; 3. Mengintegrasikan mekanisme dan prosedur; 4. Otomatisasi. Semua kegiatan di atas sering disebut dengan istilah ESIA ( Eliminate, Simplify, Integrated, Automate) Competitive Advantage dengan Teknologi Informasi Terdapat empat kekuatan di dunia yang telah mengubah lingkungan bisnis, pertama adalah ekonomi global, kedua adalah knowledge base ekonomi, yang ketiga adalah A-12-2

3 transformasi perusahaan bisnis, dan yang keempat adalah digitalisasi (teknologi informasi). Keempat hal tersebut dapat menjadi sebuah keunggulan dan keunikan (uniqueness) dalam persaingan dan pelayanan. Selain itu, sistem informasi yang diimplementasikan dalam proses bisnis, dapat menjadikan proses bisnis sebagai sebuah keunggulan bersaing, yaitu dengan memberikan pelayanan yang lebih baik dari pesaing. Peran lain yang diberikan oleh sistem informasi terkait dengan proses bisnis adalah: a. Teknologi informasi (TI) menghadirkan proses baru; b. TI memungkinkan kerjasama menjadi lebih dekat; c. TI memungkinkan terjadinya integrasi proses bisnis. Proses Eksisting Registrasi Akademik Politeknik Telkom Secara umum, terdapat 9 proses yang harus dijalani sebelum terselenggaranya proses perkuliahan secara rutin. Proses-proses tersebut adalah: 1. Perwalian dan penentuan mata kuliah yang akan diambil 2. Penentuan kewajiban pembayaran mahasiswa 3. Pembayaran biaya pendidikan baik yang lunas maupun mencicil 4. Input mata kuliah melalui sistem informasi akademik 5. Approval atau reset hasil inputan mata kuliah oleh dosen wali 6. Perencanaan perkuliahan dan penjadwalan yang di dalamnya berisi pengaturan sumber daya seperti ruangan, dosen, kelas, fasilitas layanan, dan waktu pelaksanaan perkuliahan dan praktikum. 7. Sosialisasi dan persiapan perkuliahan berupa rapat koordinasi dosen maupun pengumuman jadwal perkuliahan. 8. Perkuliahan awal sebelum PRS 9. Perubahan rencana studi terutama bagi mahasiswa yang mengalami bentrok mata kuliah. 10. Perkuliahan rutin. Tujuan Penelitian Penelitian ini dimaksudkan untuk menghasilkan proses yang lebih efektif dan lebih efesien dalam proses registrasi akdemik dengan lebih mengoptimalkan penggunaan teknologi informasi. METODA REENGINEERING PROSES Pendekatan yang dilakukan dalam rekayasa ulang proses adalah sistematic redesign, yang didahului oleh identifikasi masalah dan analisa proses eksisting. Guna memastikan rekayasa ulang yang dilakukan tidak lepas dari esensi proses dan layanan yang ingin diberikan, maka dilakukan kajian core process untuk melihat kepentingan organisasi terhadap proses dan sasaran strategis yang ingin dicapai baik secara akademik maupun administratif. Kedua hal ini, dan berdasarkan studi literatur yang dilakukan, dibuat rekayasa ulang proses dengan: Pemecahan proses untuk membuang atau memindahkan proses Pengelompokan proses akademik dan administratif Penjadwalan proses sebagai sebuah aliran Pendefinisian posisi dukungan IT A-12-3

4 Gambar 1 Metoda Rekayasa Proses Registrasi Menjadi Aktivasi Rencana Studi Berdasarkan hasil rekayasa yang dilakukan, disusun proses baru yang diberi nama Aktivasi Rencana Studi yaitu sebuah proses akreditasi dengan mengoptimalkan peran sistem informasi, sehingga mahasiswa pada saat proses registrasi hanya mengaktifkan rencana studi yang sudah ada. HASIL DAN DISKUSI Pemecahan Proses (eliminate) Secara core process, registrasi akademik sebenarnya adalah pendataan dosen, mahasiswa, dan saranan prasarana yang akan atau berhak terlibat dalam proses perkuliahan berikutnya berdasarkan standar akademik dan administratif yang ada. Dari sembilan tahapan proses eksisting yang ada, dapat dilakukan pemecahan proses sehingga terdapat 3 (tiga) proses saja dalam proses registrasi akademik. Ketiga proses diatas dapat digambarkan sebagai berikut: Gambar 2 Proses Aktivasi Rencana Studi (Registrasi Mahasiswa) A-12-4

5 Pengelompokan Proses (integrated) Setelah pemisahan proses registrasi akademik yang eksisting dilakukan, proses yang telah terpisah tersebut dikelompokkan menjadi 2 (dua) proses utama, yaitu: a. Proses akademik (perkuliahan), yaitu proses pembentukan, monitoring dan evaluasi, serta pemenuhan beban belajar mahasiswa dengan metode dan sistem pembelajaran yang telah disepakati. b. Proses registrasi (aktivasi rencana studi) seperti digambarkan pada gambar 2. c. Proses administratif (layanan) yang dapat diakses oleh mahasiswa setiap saat. Pengelompokan proses digambarkan sebagai berikut: Gambar 3 Pengelompokan Proses (integrated) 1. Proses perwalian digabungkan dengan proses perkuliahan sejalan dengan metode pembelajaran Comence System (coaching, mentoring, counseling) yang berlaku di Politeknik Telkom. 2. Perubahan rencana studi yaitu perpindahan kelas menjadi proses layanan harian, karena adanya sistem paket yang dijalankan di Politeknik, maka persentase mahasiswa yang bentrok kelas menjadi sangat minim. 3. Proses input mata kuliah, pembuatan kelas mahasiswa, approval dosen wali, dan penjadwalan dilakukan secara otomatis oleh sistem informasi. Khusus untuk penjadwalan, dimungkinkan terjadinya perubahan secara manual oleh petugas. Penjadwalan Proses (simplicity) Kemudahan dalam proses aktivasi rencana studi harus didukung oleh penjadwalan proses yaitu: 1. Proses perwalian dan perubahan paket perkuliahan ditutup berbarengan dengan berakhirnya masa perkuliahan, yaitu sebelum dilakukan ujian akhir semester. 2. Dosen telah menginputkan kesediaan mengajar untuk semester berikutnya kedalam sistem informasi berbarengan dengan berakhirnya semester aktif. 3. Data ruangan, kalender akademik, dan kurikulum, telah diinputkan jauh-jauh hari sebelumnya kedalam sistem walaupun dapat diedit setiap saat. 4. Batas akhir pengajuan cuti atau pengunduran diri mahasiswa adalah pada saat berakhirnya ujian akhir semester. 5. Administrasi akademik melakukan generate jadwal dan perubahan manual pada jadwal pada masa ujian akhir semester berlangsung, berbarengan dengan generate kewajiban pembayaran. 6. Pengumuman dan jadwal pembayaran aktivasi rencana studi diumumkan pada saat penyelenggaraan ujian. A-12-5

6 7. Pembayaran dan pencetakan kartu akademik dilakukan pada saat jeda antar semester. Berdasarkan penjadwalan yang dilakukan, maka terdapat beberapa prinsip simplicity yang diterapkan dalam proses aktivasi rencana studi (registrasi), yaitu: a. Paket perkuliahan telah disiapkan sebelumnya, sehingga apa yang dilakukan oleh mahasiswa dapat dikatakan sebagai membeli paket perkuliahan yang didalamnya telah tersedia beban studi dan jadwal perkuliahan. b. Sistem yang digunakan menjadi sistem tarik, yaitu perkuliahan telah siap didalam sistem, sehingga mahasiswa tinggal mengaktifkan paket yang sudah ada melalui pembayaran. c. Proses pendataan berlangsung setiap saat dimana saja dan kapan saja (sistem tersebar), kemudian ditutup pada jadwal tertentu. Pendefinisian Peran Teknologi Informasi (automated) Dalam proses aktivasi rencana studi, peran teknologi informasi menjadi sangat penting dalam pendataan, integrasi data, dan melakukan generate informasi baru dari data yang diinputkan melalui instrumen online. Beberapa peran yang dilakukan oleh sistem informasi adalah: 1. Generate paket dari kurikulum yang diinputkan 2. Generate kelas dengan memperhatikan gender, distribusi IPK, dan asal daerah. 3. Pendataan kelas, dosen, kurikulum, fasilitas, dan kalender akademik dimana saja dan kapan saja. 4. Generate jadwal kuliah dimana saja dan kapan saja. 5. Generate kewajiban pembayaran dan perubahan status mahasisw menjadi aktif setelah data pembayaran atau skenario pembayaran cicilan diinputkan. 6. Pencetakan kartu akademik mahasiswa yang telah berisi jadwal kuliah, dosen pengajar, beban studi yang harus dijalani, termasuk di dalamnya jadwal pembagian fasilitas dan layanan kampus, status mahasiswa, status pembayaran, dan kalender akademik. 7. Laporan pada dosen tentang jadwal kuliah, ruang kosong, dan informasi lain saat yang dibutuhkan saat pelaksanaan perkuliahan. KESIMPULAN Dengan diterapkannya proses aktivasi rencana studi, maka kemudahan dan efektifitas layanan registrasi (service of excellence) dapat diwujudkan, yaitu: 1. Dari sisi mahasiswa, proses aktivasi adalah melakukan pembayaran saja, kemudian dapat melihat atau mencetak kartu akademik setiap saat dimana saja. 2. Bagi pengelola program, memudahkan dalam perencanaan dan pengendalian sumber daya yang digunakan akibat sistem tarik yang diterapkan. Sistem tarik yaitu, telah dibuatnya paket pembelajaran terlebih dahulu sebelum mahasiswa melakukan pembayaran. 3. Dengan menerapkan sistem informasi, beberapa proses penting dapat dialihkan pengejaannya menjadi pekerjaan elektronik yang dapat meningkatkan kecepatan dan efesiensi proses. 4. Secara umum, proses aktivasi rencana studi relatif terhadap proses lainnya digambarkan sebagai berikut: A-12-6

7 DAFTAR PUSTAKA Gambar 4 Aktivasi Rencana Studi Relatif Terhadap Proses Akademik Harrington, H. (1991). Business Process Improvement. New York: McGraw-Hill, Inc. (n.d.). (n.d.). (n.d.). & 2010, J. (n.d.). 57%3Areengineering-rekayasa-ulang-prosesbisnis&option=com_content&Itemid=15. (n.d.). (n.d.). (n.d.). (n.d.). Laudon, K. C. (2005). Sistem Informasi Manajemen : Mengelola Perusahaan Digital. Yogyakarta: ANDI. Tata Sutabri, S. K. (2004). Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI. Triwahyuni, A. K. (2005). Pengenalan Teknologi Informasi. Yogyakarta: ANDI. A-12-7