ANALISIS PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM ABSENSI BERBASIS ELECTRONICS FINGER PRINT

Transkripsi

1 ANALISIS PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM ABSENSI BERBASIS ELECTRONICS FINGER PRINT UNTUK MENGUKUR TINGKAT PRESENSI PEGAWAI STUDI KASUS: UNIT SDM POLITEKNIK TELKOM Eka Widhi Yunarso Program Studi Manajemen Informatika, Jurusan Teknologi Informasi, Politeknik Telkom Jl. Telekomunikasi, Ters. Buah Batu, Bandung, 40257, Indonesia Tel.: , ABSTRAK Politeknik Telkom adalah sebuah institusi pendidikan vokasional dibidang ICT dengan jumlah mahasiswa sebanyak 2500 orang dalam tiga program studi. Jumlah mahasiswa yang sangat banyak menuntut sumber daya manusia dalam jumlah yang banyak, baik itu tenaga akademik (dosen) maupun tenaga penunjang akademik (pegawai). SDM Politeknik Telkom sebagai unit di lingkungan Politeknik Telkom yang menaungi dosen dan pegawai dituntut untuk dapat memenuhi harapan mahasiswa sebagai customer, dalam hal pelayanan jasa. Akan tetapi unit SDM dihadapkan pada suatu permasalahan sulitnya mengetahui apakah dosen atau pegawai tersebut berada dilokasi untuk memberikan pelayanan yang diharapkan oleh para mahasiswa. Permasalahan tersebut berimbas pada sulitnya melakukan pengukuran presensi atau tingkat kehadiran dosen dan pegawai sebagai salah satu indikator penilaian kinerja dosen dan pegawai dan tidak tercapainya target rencana kerja unit SDM Politeknik Telkom dalam pencapaian nilai kerja unit. Metoda perancangan dan implementasi yang digunakan dalam penelitian ini adalah menggunakan SDLC (Software Development Life Cycle) dengan model prototyping yang merupakan pengembangan dari model waterfall, dimana model ini sangat membantu pengguna untuk memutuskan fitur atau fungsi apa saja yang mungkin harus dikembangkan lebih lanjut atau ditambahkan hingga sistem mencapai tahapan pengembangan final. Tujuan penelitian ini adalah bagaimana melakukan analisis perancangan Sistem Absensi Berbasis Electronics Finger Print dan implementasi sistem tersebut dengan metode prototyping, sebagai jawaban atas permasalahan yang terjadi di unit SDM Politeknik Telkom. Hasil yang diharapkan adalah unit SDM Politeknik Telkom dapat melakukan monitoring presensi dosen dan pegawai di lingkungan Politeknik Telkom agar proses pelayanan terhadap mahasiswa dapat berjalan sesuai dengan Tridharma Perguruan Tinggi. Kata kunci: Electronics Finger Print, SDM Politeknik Telkom PENDAHULUAN Latar Belakang Pada awalnya di Politeknik Telkom presensi bukanlah suatu yang mutlak untuk dilakukan pengukuran. Jumlah mahasiswa yang semula hanya berjumlah sekitar 300-an orang di tahun 2007 hanya membutuhkan SDM dosen dan pegawai administrasi sekitar 30 orang. Dengan jumlah yang relatif sedikit tidak menyulitkan bagi unit SDM dalam

2 melakukan kontrol SDM, walaupun tidak ada sistem yang berjalan saat itu. Seiring dengan bertambahnya jumlah mahasiswa saat ini yang mencapai 2500 orang dalam tiga program studi menuntut adanya jumlah SDM yang banyak pula, baik itu untuk dosen maupun pegawai administrasi. Terpenuhinya jumlah SDM dosen dan pegawai administrasi menimbulkan masalah baru dimana unit SDM sulit untuk mengetahui apakah dosen maupun pegawai administrasi tersebut hadir atau tidak di kampus untuk menjalankan fungsinya dalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa. Permasalahan tersebut berimbas pada sulitnya mengukur presensi atau tingkat kehadiran dosen maupun pegawai sebagai salah satu indikator penilaian kinerja dosen dan pegawai dan tidak tercapainya target Rencana Kerja Unit (RKU) SDM dalam mencapai nilai kerja unit. Oleh karena itu unit SDM membutuhkan solusi untuk mengukur presensi dosen dan pegawai administrasi melalui sistem absensi berbasis electronics finger print. Tujuan 1) Melakukan analisis perancangan sistem absensi berbasis electronics finger print untuk mengetahui apakah dosen maupun pegawai administrasi hadir di kampus. 2) Melakukan implementasi sistem absensi berbasis electronics finger print untuk mengukur presensi atau tingkat kehadiran dosen maupun pegawai administrasi. Rumusan Masalah 1) Bagaimana melakukan analisis perancangan sistem absensi berbasis electronics finger print untuk mengetahui apakah dosen maupun pegawai administrasi hadir di kampus? 2) Bagaimana melakukan implementasi sistem absensi berbasis electronics finger print untuk mengukur presensi atau tingkat kehadiran dosen maupun pegawai administrasi? Metodologi Penelitian Metode yang dilakukan dalam melakukan penelitian ini adalah menggunakan SDLC (Software Development Life Cycle) dengan model prototyping yang merupakan pengembangan dari model waterfall. Prototype adalah sebuah contoh implementasi sistem yang memiliki keterbatasan, akan tetapi sistem tersebut telah memiliki fungsi-fungsi utama dari kebutuhan sistem yang diajukan oleh pengguna. Setelah prototype selesai dibangun, maka akan dikirimkan kepada pengguna untuk dilakukan suatu evaluasi. Prototype sangat membantu pengguna untuk memutuskan fitur atau fungsi apa saja yang mungkin harus dikembangkan lebih lanjut atau ditambahkan hingga sistem mencapai tahapan pengembangan final. C-11-2

3 Gambar 1. Model Prototyping LANDASAN TEORI Sistem Informasi Manajemen (SIM) Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian yang sering terjadi adalah transaksi perubahan dari suatu nilai atau data. Data adalah fakta berupa angka, karakter, simbol, gambar, tanda-tanda, isyarat, tulisan, suara, dan bunyi yang merepresentasikan keadaan sebenarnya yang selanjutnya digunakan sebagai masukan suatu sistem. Menurut Jerry Fith Gerald; sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan sistem informasi adalah kumpulan data di dalam sebuah basis data menggunakan model dan media teknologi informasi digunakan di dalam pengambilan keputusan bisnis sebuah organisasi. Keluaran dari sistem informasi itu sendiri adalah berupa informasi. Menurut Raymond Mcleod; Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Sedangkan Burch dan Strater, menyatakan: informasi adalah pengumpulan atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau keterangan. Jadi secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya tergabung dalam suatu entitas organisasi formal, seperti Departemen atau Lembaga suatu Instansi Pemerintahan yang dapat dijabarkan menjadi Direktorat, Bidang, Bagian sampai pada unit terkecil di bawahnya. Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan terjadi di masa yang akan datang tentang organisasi tersebut. C-11-3

4 Basis Data Basis data adalah kumpulan dari item data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya yang diorganisasikan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu, tersimpan di perangkat keras komputer dan dengan perangkat lunak untuk melakukan manipulasi untuk kegunaan tertentu. Basis data diperlukan karena: 1. Salah satu komponen penting dalam sistem informasi, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi. 2. Menentukan kualitas informasi: akurat, tepat pada waktunya dan relevan. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. 3. Mengurangi duplikasi data (data redudancy). 4. Hubungan data dapat ditingkatkan (data relatability). 5. Mengurangi pemborosan tempat simpanan luar. Kehadiran Kehadiran pegawai merupakan salah satu item dari Time Management yang berjalan di Human Capital Management. Pihak manajemen organisasi seperti Rumah Sakit, Hotel, Pabrik, dan tentunya Politeknik Telkom membutuhkan data kehadiran yang akurat untuk mengetahui kedisiplinan karyawan atau pegawainya. Monitoring kehadiran (absensi) karyawan dalam suatu organisasi merupakan data awal untuk proses selanjutnya yang menyangkut kompensasi, kinerja, dan efektifitas organisasi. Beberapa Organisasi dalam memantau kehadiaran karyawan/pegawai telah menggunakan sistem absensi secara elektronik dan terpusat, namun demikian masih banyak Organisasi yang menggunakan sistem absensi manual. Organisasi yang menggunakan sistem absensi manual sering kali mengalami kesulitan dalam mengontrol laporan harian kehadiran pegawai, selain itu sistem absensi manual membuka peluang terjadinya kesalahan dan ketidak akuratan data absensi karyawan, apalagi jika terjadi kecurangan dalam pengisian data absensi pegawai. METODA DAN DISKUSI Metode yang dilakukan dalam melakukan penelitian ini adalah menggunakan SDLC (Software Development Life Cycle) dengan model prototyping yang merupakan pengembangan dari model waterfall. Prototype adalah sebuah contoh implementasi sistem yang memiliki keterbatasan, akan tetapi sistem tersebut telah memiliki fungsi-fungsi utama dari kebutuhan sistem yang diajukan oleh pengguna. Setelah prototype selesai dibangun, maka akan dikirimkan kepada pengguna untuk dilakukan suatu evaluasi. Prototype sangat membantu pengguna untuk memutuskan fitur atau fungsi apa saja yang mungkin harus dikembangkan lebih lanjut atau ditambahkan hingga sistem mencapai tahapan pengembangan final. C-11-4

5 Gambaran Umum Sistem Kehadiran (Sistem Absensi E-Finger Print) Unit SDM Manajemen Politeknik Telkom Record Data SDM Input Data SDM Data Absensi SDM Daftar Absensi Melakukan Absensi Update Data SDM Rekap Data Absensi Rekap Absensi Cetak Laporan Absensi Menerima Laporan Absensi Laporan Absensi Gambar 2. Proses Absensi yang Diusulkan Melalui Sistem Absensi E-Finger Print Desain Sistem Diagram Konteks Gambar 3. Diagram Konteks Sistem Absensi Berbasis E-Finger Print C-11-5

6 Hasil Implementasi Beberapa kelebihan dengan menggunakan Sistem Absensi Sidik Jari secara elektronik antara lain adalah : 1) tidak dapat melakukan manipulasi kehadiran, artinya seorang pegawai hanya dapat melakukan absensi untuk dirinya sendiri dan tidak dapat diwakilkan kepada pegawai lainnya. 2) Laporan kehadiran dan keterlambatan dapat dicetak dengan menggunakan printer. 3) Pihak manajemen dengan mudah dan cepat dapat mengetahui prosentase kehadiran pegawai. 4) Sistem bersifat fleksibel dan mudah dalam pengoperasian alat. 5) Dapat dengan mudah mendeteksi keterlambatan kehadiran pegawai karena peralatan menggunakan sistem on-line yang terhubung dengan komputer. 6) Pihak manajemen Organisasi dapat secara langsung memantau kehadiran pegawai secara rutin dan otomatis dari jarak jauh menggunakan fasilitas internet. 7) Rekaman data kehadiran karyawan dapat digabungkan dengan sistem informasi kepegawaian pemerintahan atau yayasan KESIMPULAN Dari hasil analisis dan implementasi Sistem Absensi Berbasis E-Finger Print di lingkungan Politeknik Telkom dapat disimpulkan bahwa: 1) Sistem Absensi Berbasis E-Finger Print mampu memberikan solusi dalam mengatasi permasalahan unit SDM dalam melakukan monitoring kehadiran pegawai di lingkungan Politeknik Telkom. 2) Sistem Absensi Berbasis E-Finger Print mampu memberikan solusi bagi unit SDM dalam melakukan rekapitulasi presensi atau kehadiran pegawai di lingkungan Politeknik Telkom, berikut dengan laporan pendukungnya. 3) Rekapitulasi presensi pegawai yang dihasilkan Sistem Absensi Berbasis E-Finger Print memberikan solusi bagi unit SDM dalam mencapai salah satu target kerja unit sesuai Rencana Kerja Unit (RKU) SDM, yaitu monitoring dan evaluasi kehadiran pegawai. DAFTAR PUSTAKA [1] Efrain Turban, Dorothy Leidner, Ephraim McLean, James Wetherbe (2008). Information Technology for Management: Transforming Organizations in the Digital Economy, 6th Edition. India : Wiley India Pvt Ltd. [2] Indrajit, Eko. R. (2006). Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Jakarta: Elex Media Komputindo. [3] Leman, (1998). Metodologi Pengembangan Sistem Informasi. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. [4] Perumpalath, Binoy P.; Labib, Ashraf W. (2005). Modelling Business Process: An Integrated Approach. Portsmouth Business School. [5] Irmansyah Faried, (2003). Pengantar Database, IlmuKomputer.com. C-11-6