Transkripsi

1

2

3

4

5

6 UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA 1

7 TATACARA PENGURUSAN STOR UTeM KANDUNGAN Tajuk Perenggan Muka Surat PENDAHULUAN Definisi Stor 2 1 Definisi Stok 3 1 Kategori Stor Objektif Pengurusan Stor 5 2 Fungsi Stor Pengurusan Organisasi Stor Fungsi Bahagian Utama Stor Pengurusan Kawalan Stor Katalog Memberi Kumpulan Paras Stok/Prestasi Stor Laporan Kedudukan Stok 33 9 Tafsiran TATACARA PENGURUSAN STOR UTeM (TPS) BAB A PENERIMAAN BAB B MEREKOD STOK BAB C PENYIMPANAN BAB D PENGELUARAN BAB E PEMERIKSAAN BAB F KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN BAB G PELUPUSAN BAB H KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA i

8 KANDUNGAN BORANG-BORANG NAMA BORANG MUKA SURAT KEW.PS-1 BORANG TERIMAAN BARANG-BARANG 43 (BTB) KEW.PS-2 BORANG LAPORAN TERIMAAN BARANG- 44 BARANG KEW.PS-3 KAD KAWALAN STOK 45 KEW.PS-4 KAD PETAK 46 KEW.PS-5 SENARAI DAFTAR KAD KAWALAN STOK 47 KEW.PS-6 TAMBAHAN BARANG-BARANG STANDARD 48 KEW.PS-7 PENENTUAN KUMPULAN STOK 49 KEW.PS-8 BORANG LAPORAN TERIMAAN BARANG- 50 BARANG KEW.PS-9 SENARAI STOK BERTARIKH LUPUT 51 KEW.PS-10 BORANG PERMOHONAN STOK 52 KEW.PS-11 LAPORAN KEDUDUKAN STOK KEW.PS-12 LAPORAN PEMERIKSAAN / VERIFIKASI STOR 55 KEW.PS-13 LAPORAN TAHUNAN KESELURUHAN PENGURUSAN STOR KEW.PS-14 LAPORAN TAHUNAN VERIFIKASI STOR 58 KEW.PS-15 PENYATA PELARASAN STOK 59 KEW.PS-16 PERAKUAN AMBIL ALIH 60 KEW.PS-17 LAPORAN PELUPUSAN STOK BERNILAI 61 RENDAH KEW.PS-18 LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN STOK 62 KEW.PS-19 LAPORAN HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK 63 BERNILAI RENDAH KEW.PS-20 LAPORAN TAHUNAN KEHILANGAN DAN 64 HAPUS KIRA STOK LAMPIRAN A GLOSERI ISTILAH 65 LAMPIRAN B KETERANGAN DAN KEGUNAAN GAS 66 iii

9 PENDAHULUAN 1. Tatacara Pengurusan Stor ini adalah tatacara bagi menguruskan stor Universiti Teknikal Malaysia Melaka (UTeM) meliputi:- Definisi Stor Bab A - Penerimaan; Bab B - Merekod Stok; Bab C - Penyimpanan; Bab D - Pengeluaran; Bab E - Pemeriksaan; Bab F - Keselamatan dan Kebersihan; Bab G - Pelupusan; dan Bab H - Kehilangan dan Hapus Kira 2. Tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok. Definisi Stok 3. Stok bermaksud barang-barang belum guna (selain aset tetap) dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubat-ubatan, alat ganti, keselamatan, makmal, bengkel, dapur, sukan, pertanian, latihan, penyiaran, domestik, dokumen atau buku yang dikawal dan sebagainya. Kategori Stor UTeM 4. Stor dibahagikan kepada tiga (3) kategori iaitu:- Stor Pusat (Primer) (i) (ii) Stor yang menyedia, mengurus dan membekal barang-barang kepada Stor Utama (Sekunder) atau Stor Unit (Tertier) di Pusat Tanggungjawab (PTj). Antara contoh Stor Pusat ialah Stor Pusat Alatulis, Pejabat Bendahari. Stor Utama (Sekunder) (i) (ii) Stor di PTj yang menyedia, mengurus dan membekal barang-barang untuk kegunaan jabatan, bahagian, makmal atau unit di setiap PTj. Antara contoh Stor Utama ialah Stor Bekalan Pejabat atau Stor Bekalan Pakai Habis Makmal di PTj. 1

10 (c) Stor Unit (Tertier) (i) (ii) Stor di PTj yang menyimpan dan membekal barang-barang untuk keperluan jangka pendek atau guna terus bagi tujuan operasi dan penyelenggaraan kepada pengguna akhir. Antara contoh Stor Unit ialah stor pejabat, bengkel, klinik, makmal, asrama dan unitunit kecil lain seumpamanya. Objektif Pengurusan Stor 5. Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan bagi memastikan:- Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan; dan Kualiti stok sentiasa terjamin dengan cara memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam simpanan. Fungsi Stor 6. Fungsi stor ialah memberi perkhidmatan bekalan kepada pelanggan dengan melaksanakan tugastugas berikut:- (c) (d) (e) (f) (g) (h) Menerima barang-barang yang dipesan dengan mengesah dan memperaku serahan barangbarang oleh pembekal; Menyimpan stok mengikut kaedah dan lokasi-lokasi yang ditetapkan dengan menggunakan ruang stor secara optimum; Menjaga dan menyelenggara stok supaya sentiasa dalam keadaan baik dan boleh digunakan; Menyedia dan mengemaskini Katalog dan kod barang-barang; Menyelenggara rekod-rekod bagi setiap transaksi keluar masuk stok secara tepat, teratur dan kemaskini; Merancang dan mengurus penokokan stok bagi memastikan kedapatan stok mengikut paras yang ditetapkan; Mengendali pembungkusan dan penghantaran stok kepada pelanggan; Menjalankan pemeriksaan bagi mengesan dan mengenalpasti sebarang kelemahan yang menyebabkan berlaku perselisihan stok, stok rosak, usang, luput tempoh penggunaan dan tidak bergerak; 2

11 (i) (j) (k) Menyediakan sistem kawalan keselamatan dan kebakaran serta penyelenggaraan kebersihan stor; Mengambil tindakan pelupusan ke atas stok yang usang/obselete, rosak, luput tempoh penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak atau melebihi keperluan supaya prestasi stor tidak terjejas dan mengelakkan pembaziran ruang penyimpanan; dan Menguruskan tindakan hapus kira ke atas stok yang hilang. Pengurusan Organisasi Stor 7. Organisasi sesebuah Stor Pusat atau Utama hendaklah seberapa praktik mempunyai tiga (3) bahagian utama iaitu:- (c) Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun; Bahagian Terimaan; Bahagian Simpanan, Bungkusan dan Penghantaran. 8. Bagi Stor Utama dan Stor Unit yang tidak dapat mempraktikkan ketiga tiga bahagian utama seperti di para 7, maka aktiviti tersebut boleh dijalankan secara berpusat mengikut bilangan pegawai yang bersesuaian dengan bebanan tugas bagi stor tersebut. Fungsi Bahagian Utama Stor 9. Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun (BBKA) menjalankan empat (4) aktiviti seperti berikut:- Pembekalan Merancang dan menguruskan bekalan stok untuk keperluan pelanggan. Kawalan Stok (i) (ii) Menyedia dan mengemaskini Katalog dan Kod barang-barang; Menyemak dan menentukan bahawa setiap Borang Pesanan Pengeluaran Stok (BPPS) adalah teratur dan betul; (iii) Menentukan kuantiti stok yang akan dikeluarkan; (iv) Merekodkan penerimaan dan pengeluaran; (v) Menentukan dan menguruskan kuantiti penokokan stok; (vi) Menguruskan pemeriksaan stok; 3

12 (vii) Menguruskan pelupusan stok; (viii) Menguruskan kehilangan dan hapus kira stok; dan (ix) Menyediakan Laporan Suku Tahun dan Tahunan Pengurusan Stor. (c) (d) Akaun Bertanggungjawab mengurus akaun dan kewangan stor Pangkalan Data Bertanggungjawab mengawal selia data dan penyediaan rekod keseluruhan. 10. Bahagian Terimaan (BT) bertanggungjawab untuk memeriksa dan menerima barang-barang daripada pembekal dengan memastikan langkah-langkah yang ditetapkan dalam tatacara ini dipatuhi sebelum mengesahkan penerimaan. 11. Bahagian Simpanan (BS), Bahagian Bungkusan dan Penghantaran (BBH) Bertanggungjawab ke atas penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran stok seperti berikut:- (c) (d) Mengendali dan menyelenggara stok semasa dalam simpanan; Mencatatkan penerimaan dan pengeluaran di Kad Petak; Memastikan keselamatan dan kebersihan stor/stok terpelihara; dan Menjalankan urusan pengiraan stok. Pengurusan Kawalan Stok 12. Kawalan Stok adalah bertujuan memastikan stok pada paras keperluan yang sesuai dapat disediakan untuk memenuhi keperluan pelanggan pada setiap masa. Bagi tujuan tersebut penggunaan ruang simpanan, kos memesan, harga pembelian dan modal yang terlibat hendaklah diambil kira supaya stok berlebihan dan pembaziran dapat dielakkan. 13. Pengurusan kawalan stok yang cekap dan berkesan dapat memberikan faedah-faedah berikut:- (c) (d) (e) Ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan pemesan dapat dipenuhi; Penggunaan modal yang lebih ekonomik serta kurangnya wang terikat dalam bentuk stok; Perhatian lebih tertumpu kepada barang-barang yang tinggi kadar pengeluarannya; Stok yang tidak bergerak, tamat tempoh penggunaan, rosak dan usang dapat dikurangkan; dan Ruang simpanan dapat dioptimumkan. 4

13 Katalog 14. Katalog bermaksud satu senarai barang-barang standard dalam pegangan Stor Pusat dan Stor Utama yang mengandungi maklumat-maklumat lengkap mengenai nombor kod, perihal barang dan unit pengukuran. 15. Stor Unit hendaklah menyediakan satu senarai barang-barang yang terdapat dalam pegangannya. 16. Katalog hendaklah disediakan oleh Stor Pusat dan Stor Utama untuk:- Diedarkan kepada pemesan bagi tujuan pemesanan stok; dan Menstandardkan barang-barang yang disimpan supaya bilangan penjenisan barang yang serupa dapat dikurangkan. 17. Barang-barang baru yang hendak dimasukkan ke dalam Katalog sebagai barang standard hanya boleh dilakukan selepas mendapat kelulusan daripada Pegawai Katalog/Stor dengan mematuhi perkara-perkara berikut:- Permohonan hendaklah dikemukakan menggunakan borang Tambahan Barang-Barang Standard KEW.PS-6 berasaskan: (i) (ii) Tiada barang pengganti yang memuaskan dalam stok; Barang baru yang ditambah adalah lebih ekonomik dari segi penggunaan dan kos; dan (iii) Barang-barang yang kerap digunakan dalam jangkamasa yang agak lama berpandukan rekod-rekod stor. (c) Borang Tambahan Barang-Barang Standard KEW.PS-6 hendaklah disediakan dalam tiga (3) salinan. Salinan asal dan kedua dikemukakan kepada BBKA manakala salinan ketiga hendaklah disimpan. Pegawai bertanggungjawab di BBKA hendaklah membuat keputusan sama ada:- (i) (ii) Menjadikan barang-barang tersebut sebagai barang-barang standard; atau Memesan dan membelinya untuk permintaan itu sahaja; atau (iii) Memberitahu pemohon bahawa terdapat barang-barang lain dalam Katalog yang boleh digunakan sebagai pengganti; atau (iv) Menolak dan memulangkan permohonan tersebut. 5

14 18. Barang-barang yang hendak dikeluarkan daripada Katalog hendaklah mematuhi langkah-langkah berikut: (c) (d) Pembelian stok yang seakan-akan atau yang hampir serupa dengannya hendaklah dihentikan pembeliannya dan dikeluarkan dari Katalog tersebut; Kelulusan Pegawai Melulus hendaklah diperolehi sebelum stok lama dikeluarkan daripada Katalog dengan memastikan baki stok dihabiskan dan tindakan menokok stok tidak dilakukan; Stok yang mempunyai kadar pusingan penggunaan yang rendah tetapi bernilai tinggi hendaklah dikeluarkan daripada Katalog; dan Barang-barang yang dibeli untuk projek pembangunan atau projek-projek khas tidak perlu dimasukkan ke dalam Katalog. Memberi Kumpulan Stok 19. Stor Pusat dan Stor Utama hendaklah membahagikan stok bagi barang-barang standard seperti berikut:- Kumpulan A mengandungi 30% daripada stok yang disimpan yang mempunyai nilai pembelian tahunan tertinggi; dan Kumpulan B mengandungi 70% bakinya. 20. Tindakan berikut hendaklah diambil dalam menentukan kumpulan A dan B kepada stok iaitu:- (c) (d) (e) Semua stok yang disimpan hendaklah disenaraikan mengikut seksyen seperti seksyen alat tulis, alat ganti, makmal, elektrik, bahan kimia, ubat-ubatan dan seumpamanya dan butiran maklumat stok dilengkapkan di borang Penentuan Kumpulan Stok KEW.PS-7; Stok hendaklah disenaraikan mengikut nilai pembelian bagi tempoh dua (2) tahun lepas; Daripada senarai itu, 30% daripada stok yang mempunyai nilai pembelian tahunan tertinggi hendaklah dimasukkan ke dalam Kumpulan A dan selebihnya, 70% ke dalam Kumpulan B; Kajian semula ke atas pembahagian Kumpulan A dan Kumpulan B hendaklah dilakukan pada setiap permulaan tahun. Apabila nilai pembelian stok bertambah atau berkurangan, Pegawai yang menguruskan stor hendaklah menentukan kumpulan baru bagi stok berkenaan; dan Pegawai yang menguruskan stor hendaklah memberi tumpuan kepada stok dalam Kumpulan A bagi tujuan mengurangkan stok bernilai tinggi disimpan berlebihan. 6

15 Paras Stok 21. Paras stok adalah jumlah stok yang perlu disimpan pada satu-satu masa dan ditentukan seperti berikut:- (c) Paras Stok Maksimum ialah kuantiti stok tertinggi yang di simpan pada satu-satu masa. Paras Menokok Stok ialah kuantiti stok yang menunjukkan telah sampai masa untuk memesan stok baru kerana baki stok yang ada hanya cukup untuk menampung pengeluaran dalam tempoh pesanan dan serahan. Paras Stok Minimum ialah kuantiti stok terendah yang di simpan pada satu-satu masa. 22. Dalam menentukan paras stok, kadar penggunaan bulanan adalah dikira dengan mengambil purata pengeluaran bagi dua belas (12) bulan terakhir sebelum bulan pesanan baru dibuat. 23. Paras stok bagi barang-barang yang dibeli di pasaran tempatan atau diperolehi dari Stor Pusat dengan tempoh serahannya tidak melebihi satu (1) bulan, stok yang harus disimpan pada satu-satu masa adalah seperti berikut:- (i) (ii) (iii) Kuantiti Stok Maksimum- 3 bulan penggunaan Angka Menokok Stok-2 bulan penggunaan Kuantiti Stok Minimum-1 bulan penggunaan 24. Bagi stor yang mempunyai ruang yang terhad dan tidak dapat mempraktikkan penentuan paras stok di Para 22 dan 23 maka penentuan paras stok hendaklah ditentukan secara optimum di antara stok dengan ruang. Jika tempoh serahan melebihi satu (1) bulan, Pegawai yang menguruskan stor boleh menentukan formula yang sesuai untuk meminda paras stok. 25. Stok bagi item kritikal seperti vaksin, ubat-ubatan atau seumpamanya tidak perlu ditetapkan parasnya, tetapi hendaklah dipastikan stok sentiasa kedapatan dan tidak disimpan melebihi tarikh luput. 26. Bagi barang-barang yang diimport, paras stok yang boleh disimpan pada sesuatu masa adalah mengikut kesesuaian ruang setelah mengambilkira tempoh serahan, nilai dan kepentingannya. Walau bagaimanapun, stok maksima tidaklah boleh melebihi dua belas (12) bulan penggunaan kecuali dengan kelulusan Ketua PTj. 27. Paras stok hendaklah dikaji semula apabila:- Berlaku perubahan tempoh serahan bekalan bagi mengelakkan kehabisan stok; Stok yang dikeluarkan kurang daripada empat (4) kadar pusingan; 7

16 (c) (d) Membuat pesanan baru; atau Berlaku kecemasan atau keadaan yang memerlukan stok berlebihan seperti kejadian wabak, bencana alam dan sebagainya. Sekiranya keadaan pulih semula, paras stok hendaklah mengikut paras asal yang telah ditetapkan. 28. Barang-barang yang mahal dan boleh dibeli di pasaran tempatan tidaklah perlu distok kecuali jika terdesak. Pemesanan hendaklah dibuat hanya apabila diperlukan. 29. Pemesanan pertama kali bagi barang-barang baru hendaklah dibuat sekadar keperluan sahaja, sehingga angka pemesanan sebenar ditentukan. 30. Paras stok barang-barang standard di Stor Pusat hendaklah berdasarkan pengeluaran sekurangkurangnya dua belas (12) bulan terakhir dan atas anggaran keperluan masa hadapan. Perhatian rapi mengenai paras stok hendaklah dibuat supaya tidak berlaku kehabisan stok. 31. Pegawai yang menguruskan stor perlu mengurus penokokan stok apabila stok berada di paras menokok bagi memastikan stok dapat dibekal kepada pengguna terakhir dan tidak putus bekalan. Prestasi Stor 32. Prestasi sesebuah stor boleh diukur melalui:- Kadar Pusingan Stok; (i) Kadar Pusingan Stok hendaklah dibuat pengiraan setiap suku tahun dan setiap tahun mengikut jumlah nilai stok; (ii) Semua Stor Pusat dan Stor Utama perlu mencapai sekurang-kurangnya empat (4) kadar pusingan; (iii) Stor yang diuruskan dengan baik merupakan stor yang mencapai kadar pusingan tertinggi dan dapat membekalkan stok dengan kerap kepada pengguna; (iv) Stok yang aktif adalah stok yang dikeluarkan empat (4) kadar pusingan dan ke atas dalam setahun manakala yang kurang daripada empat (4) kadar pusingan adalah stok tidak aktif; (v) Stok tidak aktif hendaklah dikaji semula parasnya supaya stok tidak menjadi usang dan tidak bergerak. Stok usang/tidak bergerak adalah stok yang tidak dikeluarkan selepas 2 tahun dari tarikh penerimaannya; dan (vi) Stok yang dibeli untuk projek pembangunan atau projek-projek khas tidak perlu diambilkira semasa menyediakan kadar pusingan stok. Paras Simpanan; 8

17 Stor yang menyimpan stok tidak melebihi paras yang ditetapkan kecuali stok untuk keperluan darurat atau kecemasan seperti vaksin ular dan racun adalah stor yang baik. (c) Paras Perkhidmatan; Stor yang berjaya memenuhi semua pesanan adalah stor yang mencapai paras perkhidmatan yang baik. Laporan Kedudukan Stok 33. Ketua PTj di Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit hendaklah menyediakan Laporan Kedudukan Stok KEW.PS-11 setiap suku tahun dan mengemukakan kepada Unit Rekod Aset dan Stor Bekalan Pejabat untuk dilaporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAU). Bendahari hendaklah menandatangani Laporan Kedudukan Stok KEW.PS-11 bagi tahun semasa yang telah lengkap dan mengemukakan kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya. Tafsiran 34. Bagi memastikan dan memudahkan Tatacara ini dipatuhi dan dilaksanakan secara teratur, maka beberapa istilah yang digunakan dalam Tatacara ini diberikan tafsiran melalui Glosari Istilah di Lampiran A. 35. Istilah dan perkataan yang digunakan dalam Tatacara Pengurusan Stor UTeM hanyalah bagi maksud pengurusan stor UTeM sahaja. 9

18 BAB A - PENERIMAAN 36. Pegawai Penerima ialah sesorang yang memohon barang tersebut dan pengesahan perlu dilakukan oleh Pegawai Penerima setelah barang tersebut diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji. 37. Sekiranya barang-barang stor tersebut perlu diperakukan penerimaannya, Pegawai Pengesah yang memiliki kepakaran yang bertauliah perlu membuat pengesahan terhadap barang-barang tersebut. Objektif 38. Proses penerimaan dilaksanakan untuk memastikan perkara-perkara berikut dipenuhi: (c) Memastikan setiap barang-barang stor yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan; Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan; dan Memastikan barang-barang stor diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan. Peraturan Penerimaan Daripada Pembekal 39. Semua barang-barang hendaklah diterima melalui stor. Barang-barang yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan. Pemeriksaan dan pengesahan teknikal ke atas barang-barang yang diterima hendaklah dilakukan oleh Pegawai Bertauliah apabila perlu, mengikut kaedah yang bersesuaian. 40. Pegawai Penerima hendaklah dengan segera menyemak terlebih dahulu barang yang diterima daripada pembekal dengan mengambil langkah-langkah seperti berikut: Memastikan barang-barang diterima secara fizikal berserta dokumen yang diperlukan (jika berkenaan) seperti:-pesanan Tempatan; (ii) Nota atau bil serahan; (iii) Inbois; (iv) Dokumen Kontrak; (v) Kad Jaminan; (vi) Nota/Senarai Pembungkusan; (vii) Perakuan Kualiti daripada pembekal; (viii) Certificate Of Origin bagi barang import; (ix) Surat Jaminan pengambilan balik bagi barang yang mempunyai had tempoh; atau (x) Dokumen-dokumen lain yang berkaitan. (c) Barang-barang hendaklah diperiksa secara dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta oleh Pegawai Penerima. Mengesah kuantiti sebenar yang diterima dengan segera di atas pesanan rasmi atau sistem elektronik atau apa-apa dokumen lain yang berkenaan bagi tujuan pembayaran. 10

19 (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) (k) (l) Sekiranya pengesahan penerimaan tidak dapat dilakukan dengan serta-merta (Pegawai Penerima/Pemohon tiada) maka dokumen penerimaan tersebut hendaklah dicop : Diterima dengan syarat ia disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji. Penerimaan barang-barang daripada pembekal hendaklah menggunakan Borang Terimaan Barang-Barang (BTB) KEW.PS-1 yang disediakan oleh Pegawai Penerima dan diperakukan oleh Pegawai Pengesah. KEW.PS-1 hendaklah disediakan dalam dua (2) salinan oleh StorPusat atau Stor Utama. Salinan pertama adalah untuk tujuan pembayaran manakala satu salinan lagi dikemukakan kepada Pegawai yang menguruskan stor untuk tujuan rekod dan simpanan. Pegawai yang menguruskan stor perlu memastikan proses penerimaan stok dilakukan serta merta sebaik sahaja ianya dihantar oleh pembekal. Bagi Stor Unit, penerimaan barang-barang daripada pembekal hendaklah direkodkan terus di Kad Petak. Sekiranya terdapat kerosakan, kuantiti kurang atau lebih dan tidak mematuhi spesifikasi hendaklah direkodkan di KEW. PS-2. Pegawai Penerima hendaklah menyemak salinan Pesanan Tempatan serta Nota Hantaran daripada pembekal dan mencatatkan di ruang No. Rujukan Penerimaan di KEW.PS-1. KEW.PS-2 hendaklah disediakan dalam dua (2) salinan dan ditandatangani oleh Pegawai Penerima. Salinan pertama hendaklah dikemukakan kepada pembekal atau agen penghantaran mengikut mana yang berkenaan dengan serta merta. Salinan kedua disimpan oleh Stor untuk rujukan. Pengujian Kualiti 41. Kualiti barang-barang yang diterima melalui pembelian dari sesuatu kontrak hendaklah menepati spesifikasi dalam perjanjian. Pegawai Penerima hendaklah memastikan perkara-perkara berikut dipatuhi: (c) (d) Pengesahan kualiti oleh pengilang/pembekal; Sampel barang yang telah diterima hendaklah dihantar ke agensi teknikal untuk diuji (jika perlu) Barang-barang yang tidak menepati kualiti hendaklah dikembalikan; dan Menuntut penggantian semula mengikut terma kontrak. 11

20 Penerimaan Di Luar Kawasan Stor 42. Penerimaan di luar kawasan stor hendaklah dilaksanakan dalam keadaan berikut:- Ukuran atau keadaan fizikal barang tidak sesuai diserahkan di kawasan stor; dan Mengikut syarat penyerahan barang yang dipersetujui seperti penyerahan di tapak projek dan sebagainya. Peraturan Penerimaan Daripada Stor Pusat/Utama 43. Penerimaan barang-barang daripada Stor Pusat atau Stor Utama perlulah mematuhi langkahlangkah seperti berikut:- (c) Pegawai Penerima Stor Utama hendaklah memastikan barang-barang diterima daripada Stor Pusat disertakan salinan Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok yang telah diluluskan; Pegawai Penerima di Stor Unit hendaklah memastikan barang-barang diterima daripada Stor Pusat atau Stor Utama disertakan dengan salinan Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok yang telah diluluskan; Pegawai Penerima hendaklah menyemak dan mengesahkan barang-barang yang diterima sama seperti yang dipesan; dan Barang-Barang Yang Dikembalikan Oleh Stor Penerima 44. Stor Pusat atau Stor Utama boleh menerima barang-barang yang dikembalikan oleh pemesan dengan mengambil tindakan berikut:- Direkodkan semula dalam Kad Kawalan Stok dan Kad Petak asal sebagai stok belum guna; dan Bagi stok separa guna hendaklah direkod menggunakan borang yang disediakan oleh stor bagi tujuan kawalan keluar-masuk. Pelabelan Barang-Barang Diterima 45. Pegawai Penerima di Stor Pusat dan Stor Utama hendaklah melabelkan semua bekas menyimpan barang bagi memudahkan penyimpanan. 12

21 Penerimaan Barang-Barang Import Di Tempat Pendaratan 46. Pegawai Penerima hendaklah memastikan:- (c) Bungkusan barang-barang berkenaan tidak mempunyai sebarang tanda kerosakan atau terusik; Sekiranya terdapat tanda tersebut, bungkusan itu hendaklah dibuka dan diperiksa dengan serta-merta di hadapan agen penghantaran atau wakilnya dan hendaklah dibandingkan dengan butir-butir yang terdapat dalam inbois atau nota hantaran/pembungkusan; dan Jika barang-barang tersebut didapati berlaku kerosakan atau kehilangan atau tidak cukup bekal dan sebagainya yang berlaku ke atas konsainan yang diterima, sijil kerosakan hendaklah diperolehi daripada pembekal. Penerimaan Barang-Barang Mudah Terbakar Atau Kimia 47. Barang-barang mudah terbakar atau kimia yang diterima hendaklah dihantar terus ke stor barangbarang mudah terbakar atau kimia untuk disimpan. Tuntutan 48. Tuntutan berkaitan penerimaan barang-barang yang rosak, tidak cukup bekal, berkualiti rendah, kehilangan dan sebagainya hendaklah merujuk kepada syarat-syarat perjanjian dan Arahan Perbendaharaan yang berkuatkuasa. 13

22 BAB B - MEREKOD STOK 49. Semua jenis stor hendaklah merekodkan stok yang diterima dengan menggunakan kad yang telah ditetapkan bagi tujuan:- (c) Mengetahui kedudukan stok simpanan; Memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat; dan Mengawal paras stok. Jenis-Jenis Rekod 50. Semua stok yang diterima oleh stor hendaklah direkodkan oleh Pegawai yang menguruskan stor dengan mematuhi penggunaan rekod seperti berikut:- Penggunaan rekod hendaklah mengikut jenis stor iaitu; (i) (ii) (ii) Kad Kawalan Stok KEW.PS-3 di Stor Pusat dan Stor Utama, Kad Petak KEW.PS-4 di Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit dan Sekiranya Stor Unit membuat perolehan sendiri bagi barangan stor tersebut, Kad Kawalan Stok KEW.PS-3 perlu disediakan di Stor Unit tersebut. Kad Kawalan Stok dan Kad Petak boleh dicetak sendiri dengan menggunakan format yang sama; 51. Butiran Maklumat Bahagian A No. Kad Bilangan Kad bermula dengan 1 Perihal Stok Keterangan Stok (c) No. Kod No Kod bagi stok (d) Unit Pengukuran Penjodoh bilangan seperti buah batang, bilah dan sebagainya (e) Kumpulan Kumpulan A atau Kumpulan B (f) Gerakan Aktif atau Tidak Aktif (g) Lokasi Gudang/Seksyen, Baris, Rak, Tingkat diberi tanda pengenalan menggunakan abjad atau huruf atau kedua-duanya sekali. (h) Paras Stok Kuantiti stok maksimum 3 bulan penggunaan Angka Menokok Stok- 2 bulan penggunaan Kuantiti Stok Minimum 1 bulan Penggunaan 14

23 (i) Pembelian/Terimaan Stok Suku Tahun Suku Tahun Pertama Sehingga 31 Mac Suku Tahun Kedua Sehingga 30 Jun Suku Tahun Ketiga Sehingga 30 September Suku Tahun Keempat Sehingga 31 Disember (j) Keluaran Stok Suku Tahun Suku Tahun Pertama Sehingga 31 Mac Suku Tahun Kedua Sehingga 30 Jun Suku Tahun Ketiga Sehingga 30 September Suku Tahun Keempat Sehingga 31 Disember (k) Pembelian/Terimaan Stok Mulai 1 Januari hingga 31 Disember Tahunan (l) Keluaran Stok Tahunan Mulai 1 Januari hingga 31 Disember Bahagian B Tarikh Tarikh Terimaan/Keluaran Diterima daripada/dikeluarkan Kepada Nama PTj atau Pembekal Terimaan Barang/ Borang Pesanan dan Pengeluaran Stok (c) Terima/Keluar Diterima daripada Pembekal/ Stor Pusat/ Stor Utama/ Stor Unit (nama stor) (d) Terimaan Kuantiti dibeli/ Diterima, harga seunit dan jumlah harga (e) Keluaran Kuantiti dikeluarkan dan jumlah harga keluaran (f) Baki Baki kuantiti selepas terimaan atau keluaran (g) Jumlah Jumlah Harga bagi baki kuantiti (h) T/T Pegawai yang menguruskan stor Tandatangan Pegawai yang menguruskan stor 52. Butiran maklumat di Kad Petak hendaklah direkod dengan lengkap dan tepat yang menunjukkan perkara-perkara berikut:- No. Kad; Rujukan Kawalan Stok; (c) No. Kod Stok; (d) Perihal Stok; (e) Kumpulan; (f) Lokasi; (g) Pemohon/ Pembekal ; (h) Kuantiti diterima, dikeluar dan baki; dan (i) Tandatangan Pegawai yang menguruskan stor 15

24 Penempatan Kad Petak 53. Kad Petak hendaklah ditempatkan bersama stok. 54. Kad Petak bagi stok bahan-bahan kimia, mudah terbakar dan stok yang disimpan diruang sejuk beku hendaklah disimpan di tempat yang berasingan. Tatacara Merekod 55. Setiap penerimaan direkodkan dengan pen dakwat merah dan pengeluaran direkodkan dengan pen dakwat hitam atau biru di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak. 56. Semua Kad Kawalan Stok dan Kad Petak hendaklah dikemaskini setiap kali transaksi penerimaan dan pengeluaran. 57. Satu Kad Kawalan Stok dan Kad Petak digunakan untuk merekod satu item stok dengan mengikut nombor kad yang berturutan. 58. Senarai Daftar Kad Kawalan Stok KEW.PS-5 hendaklah disediakan. 59. Pindaan atau pemadaman pada rekod tidak dibenarkan. Sekiranya apa-apa pembetulan diperlukan, langkah-langkah berikut perlu dipatuhi: (c) Angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan sahaja; Angka yang betul ditulis di bahagian atas angka asal; dan Pembetulan ditandatangan ringkas oleh Pegawai yang menguruskan stor. Penggunaan Rekod Melalui Sistem Elektronik 60. Sistem merekod/melapor secara elektronik hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan seperti berikut:- Format yang sama hendaklah diguna pakai; dan Dikemaskini dan dicetak dari semasa ke semasa. Rekod Komponen/Alat Ganti Yang Masih Boleh Guna 61. Komponen atau alat ganti yang telah diluluskan pelupusan melalui kaedah tukar ganti (cannibalize) hendaklah dimasukkan ke dalam stok untuk penempatan sementara sebelum dipasang kepada peralatan lain yang sama jenis/kegunaannya. Satu senarai Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan Kad Petak (KEW.PS-4) berasingan hendaklah disediakan bagi tujuan rekod. 16

25 Rekod Bagi Peralatan/Perabot/Kelengkapan di Stor Upacara 62. Setiap peralatan/perabot/kelengkapan yang disimpan di dalam stor perlu direkodkan dengan tepat bagi memastikan kuantiti yang disimpan mencukupi dengan jumlah asal pembelian. 63. Satu senarai daftar barangan yang terdapat di dalam stor tersebut perlu disedia oleh Pegawai yang menguruskan stor tersebut dan ianya perlu dikemaskini dari masa ke semasa sekiranya terdapat sebarang pertambahan ataupun pengurangan barang. 17

26 BAB C PENYIMPANAN 64. Stor hendaklah mengamalkan konsep 5s iaitu sisih, susun, sapu, seragam dan sentiasa amal. Amalan ini dipraktiskan supaya stok tidak mudah rosak, senang dikeluarkan dan penggunaan ruang yang optimum. Susun Atur 65. Ruang stor hendaklah digunakan sepenuhnya dengan mengambilkira faktor keselamatan, kemudahan pengeluaran, verifikasi dan kekemasan stor. 66. Stor perlu mempunyai susun atur yang sistematik dan praktik untuk membolehkan aktiviti pengurusan stor berjalan dengan lancar, selamat, mudah dan menjimatkan masa. 67. Susun atur perlu mengambilkira penggunaan ruang untuk memudahkan kakitangan dan alat pengendalian barang-barang bergerak dengan selamat. 68. Rak-rak yang sesuai atau boleh diubahsuai hendaklah digunakan bagi penyimpanan barangbarang mengikut jenis, disusun pada setiap rak, tingkat, petak atau arah supaya teratur dan kemas. 69. Penyimpanan stok di rak pada tingkat paling atas hendaklah mempunyai jarak 50cm daripada siling bagi tujuan keselamatan. Lokasi Dan Letakan Stok 70. Lokasi stok hendaklah diwujudkan bagi memudahkan penyimpanan, pengeluaran dan pemeriksaan. Tindakan berikut perlu diambil:- Carta lokasi stok perlu disediakan dan dikemaskini dari semasa ke semasa; dan Lokasi stok hendaklah direkodkan di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak. 71. Stor hendaklah mengamalkan Letakan Stok Tetap. Jika tidak dipraktikkan maka Letakan Stok Sementara dibenarkan dalam keadaan berikut:- (c) Stok yang akan dikeluarkan terus kepada pemesan; Stok yang baru diterima belum sempat disusun; atau Ruang yang terhad disebabkan oleh kuantiti, ukuran, dan berat. 72. Letakan Stok Sementara hendaklah diberikan tanda pengenalan mengenai perihal stok supaya memudahkan penyimpanan atau pengeluarannya. 18

27 Penyimpanan Stok 73. Menggunakan ruang simpanan secara optimum. 74. Menyusun dengan cara teratur agar tidak menghalang kerja-kerja pemunggahan oleh kakitangan dan alat pengendalian barang. 75. Menyusun bagi memudahkan kerja-kerja pengeluaran secara Masuk Dahulu Keluar Dahulu (MDKD). 76. Menyimpan di tempat penyimpanan yang sesuai dengan mengambilkira jenis stok tertentu seperti berikut:- (c) Bilik hawa dingin atau peti sejuk untuk stok yang memerlukan suhu yang rendah; Ruang yang bersiling untuk mengurangkan hawa panas; dan Ruang yang kering dan mempunyai laluan angin bagi mengelakkan stok tertentu menjadi keras 77. Penyimpanan stok secara amnya bergantung kepada jenisnya dan ruang stor yang ada, tertakluk kepada pekara-perkara berikut:- Ruang stor hendaklah dibahagikan kepada seksyen atau kumpulan barang seperti Seksyen Bahan Kimia, Alat Ganti, Alat Tulis, Alatan Makmal dan sebagainya. Setiap seksyen atau kumpulan hendaklah diberi tanda pengenalan menggunakan susunan abjad atau nombor atau kedua-duanya sekali seperti berikut:- (i) (ii) setiap para melintang diberi satu huruf; dan setiap jalur kotak (tegak) diberi satu nombor. *Contoh: Liquid paper botol terletak di Seksyen B, rak nombor 2, para B dan kotak nombor 2. *Lokasi Liquid Paper botol ialah di B-2B Stok memerlukan cara penyimpanan yang berbeza berdasarkan kepada jenis, bahan kandungan atau pembuatannya dan keadaan fizikalnya. Peraturan-peraturan penyimpanan yang ditetapkan dalam manual penggunaan hendaklah dipatuhi bagi mengekalkan kualiti stok. 19

28 Stok Dalam Bekas Asal 79. Stok dalam bekas asal seperti bungkusan, kotak, tin, peti dan sebagainya hendaklah dikekalkan penyimpanannya dalam bekas asalnya dengan memastikan label dapat dilihat. 80. Setiap bekas itu hendaklah mengandungi hanya stok yang mempunyai kod dan rupa bentuk yang sama. Barang-barang Tercerai 81. Barang-barang tercerai hendaklah dimasukkan ke dalam bekas yang berukuran standard. 82. Disimpan mengikut bilangan atau unit yang memudahkan pengeluaran. 83. Barang-barang tercerai yang tidak boleh dibungkus hendaklah disusun dengan kemas. Barang-barang Berharga Dan Menarik 84. Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang selamat di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab atau pegawai yang diberi kuasa. 85. Arahan Keselamatan hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak berlakunya kehilangan atau kerosakan. 86. Pengeluaran hendaklah dibuat sendiri oleh pegawai yang diberi kuasa melainkan dalam hal-hal tertentu sahaja. 87. Penyimpanan dadah berbahaya, racun dan bahan psikotropik hendaklah mematuhi peraturan penyimpanan di bawah Peraturan Dadah Berbahaya 1952 dan Peraturan Racun 1952 dan Peraturan Bahan Psikotropik Stok berunsur keselamatan seperti alat-alat persenjataan, peta-peta dan seumpamanya hendaklah disimpan mengikut Peraturan Keselamatan yang ditetapkan. Stok Yang Mudah Terjejas Akibat Hawa Panas Dan Lembab 89. Stok yang boleh terjejas akibat hawa panas dan lembab hendaklah disimpan dalam bilik atau tempat berhawa dingin atau peti sejuk yang suhu dan kelembapannya boleh dikawal. 90. Stok yang tidak tahan lembab hendaklah disimpan dalam bilik kering atau nyah-lembapan. 20

29 Stok Yang Tahan Kepada Cuaca Panas Dan Hujan 91. Stok yang tahan kepada cuaca panas, hujan dan sukar dialih hendaklah disimpan di tempat lapang yang berpagar. Stok Barang-barang Berat 92. Stok barang-barang berat hendaklah disimpan di rak paling bawah bagi tujuan keselamatan. 93. Susunan atau tindanan barang tidak terlalu tinggi dan faktor-faktor berikut hendaklah diambil kira:- (c) (d) Senang dikendali dan memudahkan pengeluaran stok mengikut sistem MDKD; Kemungkinan peti-peti di lapisan bawah ditindih oleh peti yang lebih berat; Barang-barang tersebut mudah dijilat api; Memudahkan pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi; dan (e) Susunan atau lapisan yang paling selamat adalah setinggi di antara dua (2) hingga tiga (3) meter, melainkan jika fork lift digunakan 94. Susunan atau tindanan stok barang hendaklah diselang-selikan supaya lebih kukuh. 95. Landasan, belantan atau palet hendaklah diletakkan di bawah susunan atau tindanan barangbarang untuk mengelak daripada bersentuh dengan lantai secara langsung supaya dapat memberi ruang udara dan mengurangkan kemungkinan kerosakan kerana penindihan. 96. Landasan, belantan atau palet hendaklah diatur dengan jarak yang sesuai bagi memastikan barang-barang yang disusun atau ditindan tidak tergelunsur atau tergelincir. 97. Ruangan di antara tindanan hendaklah cukup luas untuk dijadikan lorong bekerja atau berjalan dan juga sebagai laluan kecemasan jika berlaku kebakaran. 98. Ukuran palet yang sesuai hendaklah digunakan untuk menindan barang-barang bagi mengelak pembaziran ruang. 99. Barang-barang hendaklah ditindan seberapa tinggi yang boleh dan tidak membahayakan keselamatan pekerja jika menggunakan alat pengendalian barang seperti fork lift atau kren. Stok Bertarikh Luput 100. Pegawai yang menguruskan stor hendaklah memberitahu pegawai pembeli supaya mengarahkan pihak pembuat atau pembekal melabelkan tarikh luput stok. 21

30 101. Tarikh luput stok hendaklah dicatatkan di kotak, bekas atau bungkusannya bagi memudahkan Pegawai yang menguruskan stor mengenalpasti dan memantau semua stok bertarikh luput Sistem MDKD hendaklah dilaksanakan dalam penyimpanan stok Jika sistem MDKD tidak dapat dilaksanakan, maka label MDKD KEW.PS-8 hendaklah dilekatkan dikotak atau bekas barang tersebut Sistem MDKD tidak terpakai sekiranya terdapat stok yang masuk kemudian tetapi tarikh luput tempohnya lebih awal daripada stok yang masuk dahulu Senarai Stok Bertarikh Luput KEW.PS-9 hendaklah disediakan oleh Pegawai yang menguruskan stor dengan merekodkan kuantiti stok bertarikh luput dalam bulan yang sama Kedudukan stok hendaklah dikemaskini di KEW.PS-9 dalam tempoh enam (6) bulan sebelum tamat tarikh luput dalam minggu pertama setiap bulan dengan mencatatkan baki stok dan tarikh dikemaskini. Contoh: stok yang tarikh luputnya dalam bulan Julai 2011 hendaklah dikemaskini dalam minggu pertama bulan Januari Sekiranya stok tidak dapat dihabiskan dalam tempoh enam (6) bulan sebelum tamat tarikh luput, tindakan berikut hendaklah diambil ke atas stok tersebut:- (c) (d) Mengemukakan satu senarai kepada Stor Pusat atau Stor Utama supaya dapat ditawarkan kepada stor-stor lain yang memerlukannya; atau Mengeluarkan bagi tujuan latihan, pengembangan, pembangunan dan seumpamanya; atau Memulangkan kepada pembekal tertakluk kepada syarat-syarat perjanjian; atau Melupuskan mengikut peraturan pelupusan yang sedang berkuat kuasa. Stok Bahan Kimia Dan Mudah Terbakar Melabel Bekas 108. Bekas-bekas yang mengandungi bahan kimia atau bahan mudah terbakar hendaklah diberi tanda pengenalan secukupnya Tanda pengenalan hendaklah dilabel dengan terang pada bekas-bekas tersebut menggunakan dakwat yang tidak mudah padam 22

31 110. Bekas-bekas yang mengandungi bahan kimia dan bahan mudah terbakar hendaklah dilabelkan untuk menunjukkan jenis kandungannya dan langkah-langkah keselamatan perlu diambil semasa mengendalikannya. Contoh: jika kalsium karbid digunakan, bekasnya hendaklah dilabelkan atau menggunakan simbol keselamatan seperti berikut: BAHAYA MUDAH TERBAKAR SIMPAN DI TEMPAT KERING KANDUNGAN MUNGKIN MENGELUARKAN GAS BERACUN MUDAH TERBAKAR JIKA LEMBAB 111. Bahan kimia yang berlainan jenis hendaklah disimpan dalam bekas yang berasingan. Bekas-bekas tersebut hendaklah ditegakkan dan diluarnya hendaklah ditanda seperti berikut: MUDAH PECAH INI SEBELAH ATAS atau simbol TOP Penyimpanan Stok Perabot/Peralatan Majlis 112. Setiap Perabot/Peralatan Majlis yang disimpan di dalam stor perlu direkodkan kuantitinya bagi tujuan rekod dan pemantauan Setiap pergerakan stok tersebut perlu direkodkan pada Daftar Pergerakan Aset dan Inventori KEW.PA-6 bagi memudahkan pengawalan pergerakan dan pemantauan terhadap stok tersebut mengikut Tatacara Pengurusan Aset UTeM Penyimpanan Perabot/Peralatan Majlis tersebut hendaklah disusun dengan kemas dan teratur mengikut kategori bagi memudahkan pengambilan dan pengiraan stok. 23

32 Stok Bahan Kimia dan Mudah Terbakar 115. Semua bahan kimia atau bahan mudah terbakar dalam bentuk cecair, gas, hablur dan serbuk yang mudah terbakar, mengkakis serta melecur hendaklah disimpan di stor berasingan, lengkap dengan alat pencegah kebakaran dan alat bantuan rawatan kecemasan Semua jenis asid hendaklah disimpan jauh daripada stok mudah terbakar atau stok yang boleh terjejas akibat wapnya dan dielakkan dari tersentuh logam atau air kerana ia akan bertindakbalas Cecair di dalam tong yang sangat mudah terbakar (pada suhu kurang dari 23ºC) hendaklah dialas tinggi dari paras lantai supaya senang dilihat jika bocor dan bertujuan mencegah kebakaran Minyak petrol dan diesel dalam kuantiti pukal hendaklah disimpan jauh dari bangunan stor dan jika perlu ia disimpan dalam tangki bawah tanah Stok barang keselamatan seperti peluru, bahan letupan atau seumpamanya perlu ditempatkan di bangunan berasingan yang mempunyai ciri-ciri keselamatan mengikut arahan semasa yang berkuatkuasa. Pengendalian 120. Pengendalian stok mudah terbakar dan bahan kimia seperti memunggah, membuka, membungkus, mengangkut dan seumpamanya hendaklah dilakukan dengan berhati-hati Cecair yang mudah meruap seperti astilin, karbon dioksida, hidrogen, nitrogen, petrol, alkohol, ether, spirit dan seumpamanya hendaklah disimpan didalam bekas ditutup rapat kerana ia mudah terbakar dan boleh segera sejat atau keras jika terdedah kepada udara Bahan mudah terbakar seperti kalsium karbid, berilium, kalsium fosfat dan seumpamanya hendaklah disimpan di tempat yang kering, mempunyai peredaran udara dan dijauhkan dari api dan air kerana mudah terbakar serta jika terkena air boleh mengeluarkan gas yang memabukkan. 24

33 123. Bahan kimia seperti kalsium klorida, soda api, karbon tetraklorida, kalium hidroksida, kuprum sulfat, ammonia klorida dan lain-lain termasuk racun dan baja hendaklah disimpan ditempat yang mempunyai peredaran udara, dingin dan kering kerana jika terkena air, ia akan rosak dan mengeluarkan bahang panas. Platform kayu hendaklah digunakan untuk mengalas bekas-bekas tersebut Jika berlaku kebocoran pada bekas-bekas, tin atau tong yang boleh dikesan dari bau gas, pemeriksaan serta merta hendaklah dilakukan. Bekas yang rosak hendaklah dikeluarkan dari stor dan dikembalikan kepada pembekal Semasa mengendalikan bahan tersebut langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi:- Pakaian Keselamatan yang diluluskan hendaklah digunakan; Bahan kimia yang mengeluarkan wap yang memabukkan hendaklah dituang atau digunakan di luar bangunan. Arah tiupan angin hendaklah diambilkira; (c) Pengeluaran bahan kimia hendaklah dibuat dalam bekas asalnya yang belum dibuka. Sekiranya pengeluaran dibuat secara agihan, pendedahan bekas-bekas tersebut hendaklah sesingkat mungkin; dan (d) Semua peraturan penggunaan dan keselamatan yang ditetapkan oleh pengeluar hendaklah dipatuhi. Gas Mampat Dalam Tabung 126. Gas yang tersimpan dalam tabung secara mampat hendaklah dikawal rapi kerana ada di antaranya yang memabukkan, boleh membakar atau mudah terbakar seperti oksigen, hidrogen, nitrogen atau sebagainya Tabung besi waja yang berisi gas mampat hendaklah disimpan di tempat yang dingin dan kering serta ditutup dengan Coir Jacket jika ada. 25

34 128. Tabung gas tersebut hendaklah:- (c) dilindungi daripada bahang panas; jauhkan dari minyak, geris atau bahan-bahan yang mudah terbakar; dan elakkan daripada terhempas atau pecah apabila mengendali atau mengangkutnya kerana boleh mengakibatkan ia meletup dan membahayakan Injap tabung berkenaan juga hendaklah ditutup dengan penutupnya. Tabung yang diterima tanpa penutup injap hendaklah dilaporkan kepada pembekal dengan segera Tabung-tabung tersebut hendaklah dilekat dan dikuncikan tegak ke dinding. Penerimaan Dan Pengeluaran Stok Mudah Terbakar Dan Bahan Kimia 131. Stok mudah terbakar dan bahan kimia yang diterima hendaklah dihantar terus ke stor bahan mudah terbakar untuk disimpan Pengeluaran stok mudah terbakar dan bahan kimia hendaklah dibuat daripada tempat simpanannya sahaja, dibawah penyeliaan seorang Pegawai yang menguruskan stor. Penyelenggaraan Stok 133. Stok perlu disenggara dari semasa ke semasa supaya sentiasa dalam keadaan baik dan boleh guna. Bagi tujuan tersebut langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi:- Menyapu minyak tertentu untuk mengelakkan karat; Mengekalkan bungkusan asal untuk mengelakkan debu; dan (c) Menyembur ubat serangga untuk mengawal serangan dari serangga Stok bagi barang yang mempunyai ciri-ciri keselamatan hendaklah mematuhi peraturan atau arahan semasa yang sedang berkuat kuasa. 26

35 D PENGELUARAN Kebenaran Pengeluaran Stok 135. Pengeluaran stok di semua stor hendaklah mendapat kebenaran Pegawai yang menguruskan stor atau pegawai yang diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua PTj. Sistem Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu 136. Pengeluaran stok hendaklah mengikut sistem Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD) dengan memastikan stok yang diterima dahulu dikeluarkan dahulu. Sistem pengeluaran yang cekap dan teratur dapat mengelakkan perkara-perkara berikut:- Pengeluaran tanpa kebenaran; Pengeluaran yang tidak mengikut kuantiti dan tidak seperti yang dipesan; dan (c) Stok yang telah lama disimpan tidak dikeluarkan. Permohonan Stor 137. Semua pesanan kepada Stor Unit hendaklah menggunakan Borang Permohonan Stok (BPS) KEW.PS KEW.PS-10 hendaklah disediakan oleh pemohon dalam satu (1) salinan. Bagi permohonan yang melibatkan kegunaan pelajar, borang tersebut hendaklah dicetak menggunakan borang berwarna hijau Stor hendaklah mengambil tindakan ke atas KEW.PS-10 yang diterima seperti berikut:- (c) (d) Mendaftarkan KEW.PS-10 dan memberi nombor permohonan; Menentukan kuantiti pengeluaran; Mendapatkan kelulusan pengeluaran; dan Mencatatkan pengeluaran di Kad Petak 27

36 Pesanan Stok Yang Tidak Dapat Dibekalkan 140. Sekiranya pesanan disahkan tidak dapat dibekalkan oleh Stor Pusat, stor pemesan hendaklah membuat perolehan mengikut tatacara perolehan semasa yang berkuatkuasa Stor pemesan perlu menyertakan bersama borang permohonan yang tidak diluluskan semasa membuat perolehan stok tersebut Manakala bagi stok yang tidak sediakan oleh Stor Pusat, permohonan bagi stok tersebut perlu dikemukakan menggunakan KEW.PS-6. Pengeluaran Stok 143. Stok hanya boleh dikeluarkan atas pemesanan dengan permohonan yang dimohon dan disahkan oleh Pemohon dan Pengesah yang telah dinamakan oleh Ketua PTj itu sendiri Pegawai yang menguruskan stor hendaklah menurunkan tandatangan dan tarikh pada KEW.PS Stok yang dikeluarkan hendaklah mengikut kuantiti yang diluluskan. Barang-Barang Gunahabis 146. Barang-barang yang kerap digunakan atau mudah rosak atau mudah haus atau bernilai rendah atau tidak ekonomi dikesan satu persatu atau mengikut aturan manual penggunaannya yang dikeluarkan untuk bekalan pejabat, makmal, asrama, institusi latihan, domestik, sukan, bengkel, pertanian, penyelidikan, pameran, keselamatan, latihan dan seumpamanya yang dikeluarkan terus kepada pengguna adalah barang-barang guna habis. Barang-barang guna habis adalah seperti alat pengira, pen-drive, gunting, stapler, alatan pembedahan, jarum, tabung uji, penunu bunsen, alatan bengkel, alatan pemutar, wayar, peluru, pisau, parang, tali, bahan-bahan pameran, cadar, kostum, tuala, gelas, bakul sampah, pinggan mangkuk atau sudu atau garpu dan seumpamanya. 28

37 Kawalan Keluar-Masuk Barang-Barang Gunahabis 147. Barang-barang gunahabis yang dikeluarkan bagi tujuan gunasama hendaklah disimpan semula setelah selesai penggunaannya Borang kawalan keluar masuk barang-barang guna habis hendaklah disediakan mengikut format PTj sebagai rekod penggunaan. Sekiranya barang-barang ini tidak boleh digunakan atau tidak diperlukan dan mempunyai nilai jualan hendaklah dijual secara jualan sisa stok atau barang-barang terpakai setelah mendapat kelulusan Ketua Pusat Tanggungjawab. Hasil jualan tersebut hendaklah dikreditkan dalam Akaun Hasil Universiti. Jualan Sisa Stok atau Barang-Barang Terpakai 149. Sisa stok atau barang terpakai yang mempunyai nilai jualan atau hasil daripada lebihan pembelajaran, kajian, penyelidikan, penyelenggaraan, latihan, program pembangunan dan pameran hendaklah dijual setelah mendapat kelulusan Ketua Pusat Tanggungjawab Penjualan sisa barang terpakai hendaklah dilaksanakan seperti berikut:- Bagi barang terpakai yang berkuantiti kecil yang beratnya kurang daripada satu (1) ribu kilogram (1,000kg) boleh dijual secara jualan terus kepada mana-mana syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang membeli barang-barang lusuh (perlu permit); atau Bagi barang terpakai yang mempunyai permintaan tinggi dipasaran atau beratnya melebihi satu (1) ribu kilogram (1,000kg) hendaklah mengikut Tatacara Pengurusan Aset UTeM yang berkuatkuasa atau arahan lain yang dikeluarkan dari semasa ke semasa Hasil jualan hendaklah diserahkan kepada Unit Terimaan dan Kewangan untuk dikreditkan dalam Akaun Hasil Universiti. 29

38 Produk Yang Dihasilkan Melalui Stok 152. Produk yang dihasilkan bagi tujuan program pembangunan, latihan, kajian dan penyelidikan, pengembangan dan seumpamanya seperti barang-barang kraf tangan, pameran, hiasan, landskap, peralatan mekanikal, elektrik, elektronik dan lain-lain hendaklah direkod secara berasingan oleh PTj. Bagi produk yang tidak mematuhi standard piawaian, ia tidak boleh didaftarkan sebagai aset Universiti Semua produk yang mempunyai nilai jualan hendaklah disenaraikan terlebih dahulu sebelum dijual. Kelulusan jualan terus hendaklah diperolehi daripada Ketua PTj mengikut harga yang ditetapkan oleh PTj Hasil jualan hendaklah diserahkan kepada Unit Terimaan dan Kewangan untuk dikreditkan dalam Akaun Hasil Universiti. 30

39 BAB E PEMERIKSAAN 155. Pemeriksaan perlu dijalankan dari semasa ke semasa untuk mengesan dan mengenalpasti kelemahan-kelemahan yang menyebabkan stok berlebihan, berkurangan, rosak, usang, luput tempoh dan sebagainya supaya tindakan susulan dapat diambil Pemeriksaan dibahagikan kepada tiga (3) jenis iaitu:- (c) Pengiraan Stok; Pemeriksaan Stok; dan Verifikasi Stor Pengiraan Stok 157. Pengiraan stok hendaklah dilaksanakan di Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit secara terus menerus sepanjang tahun. Ketua PTj hendaklah memastikan perkara-perkara berikut dipatuhi: Pegawai yang menguruskan stor hendaklah melaksanakan pengiraan stok apabila berlaku transaksi penerimaan dan pengeluaran bagi memastikan baki stok fizikal sentiasa bertepatan dengan rekod; dan Setelah pengiraan dilakukan, satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Petak dan hendaklah ditandatangani serta ditarikhkan oleh Pegawai yang menguruskan stor. Pemeriksaan Stok 158. Pemeriksaan Stok hendaklah dilaksanakan di Stor Pusat dan Stor Utama. Ketua PTj hendaklah melantik pegawai-pegawai yang tidak terlibat dengan stor yang diperiksa. Pemeriksaan yang dijalankan hendaklah mematuhi perkara-perkara berikut:- Pemeriksaan dilaksanakan sekali (1) setahun ke atas semua stok secara 100% mulai 1 Oktober tahun semasa; 31

40 Semasa pemeriksaan dilaksanakan tiada sebarang transaksi dibenarkan kecuali dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa; (c) Setelah pemeriksaan dilakukan, satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Kawalan Stok dan hendaklah ditandatangani serta ditarikhkan oleh Pegawai Pemeriksa. (d) Stok yang diperiksa hendaklah disenaraikan dalam Laporan Pemeriksaan/ Verifikasi Stor KEW.PS-12; (e) KEW.PS-12 tersebut hendaklah disimpan untuk disemak dandisahkan oleh Pegawai Pemeriksa/Pemverifikasi Stor; dan (f) Mengambil tindakan ke atas laporan hasil pemeriksaan stok. Verifikasi Stor 159. Verifikasi stor hendaklah dilaksanakan selepas pemeriksaan stok oleh Pegawai Pemeriksa di Stor Pusat dan Stor Utama sekurang-kurangnya satu (1) tahun sekali sebelum berakhir pada 31 Disember. Tujuan verifikasi stor adalah seperti berikut:- Mengesahkan ketepatan rekod-rekod dan stok secara seratus peratus (100%) bagi menentukan jumlah stok fizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan Stok; Memastikan pelarasan stok diambil tindakan; (c) Memastikan stok lebih atau usang atau tidak boleh guna atau rosak atau tidak bergerak atau hampir luput tempoh penggunaan diambil tindakan pelupusan; (d) Memastikan stok kurang atau susut disebabkan dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat atau seumpamanya diambil tindakan hapus kira; (e) Melengkapkan semua butiran maklumat dan mengesahkan KEW.PS-12; dan 32

41 (f) Melaporkan pengurusan stor secara keseluruhan iaitu organisasi stor, kawalan stok, penerimaan, merekod, penyimpanan, pengeluaran, pengiraan/ pemeriksaan/ verifikasi, keselamatan/kebersihan, pelupusan, kehilangan/hapus kira dan nilai stok dengan menggunakan Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor KEW.PS-13. Pelantikan Pemeriksa/Pemverifikasi Stor 160. Bendahari adalah bertanggungjawab melantik pegawai-pegawai yang sesuai untuk menjalankan Pemeriksaan/Verifikasi Stor di peringkat Universiti Ketua PTj adalah bertanggungjawab melantik pegawai-pegawai yang sesuai untuk menjalankan Pemeriksaan/Verifikasi Stor di peringkat PTj. Tempoh Pelantikan 162. Pemeriksa/Pemverifikasi Stor dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh pelantikan tidak melebihi dua (2) tahun. Keanggotaan Pemeriksa/Pemverifikasi Stor 163. Keanggotaan Pemeriksa/Pemverifikasi Stor hendaklah terdiri daripada:- Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai; Pegawai tidak bertugas di stor yang di verifikasi; (c) Pegawai mempunyai pengetahuan atau berpengalaman dalam pengurusan stor; dan (d) Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional serta Gred 27 dan ke atas atau yang setaraf. Tugas-tugas Pemeriksa/Pemverifikasi Stor 164. Pemeriksa/Pemverifikasi Stor hendaklah membuat lawatan ke Stor masing-masing berasaskan kepada program/jadual verifikasi yang disediakan. 33

42 165. Pemeriksa/Pemverifikasi Stor hendaklah menyemak semua stok yang disenaraikan di KEW.PS-12 (Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor) dan melengkapkan serta mengesahkan butiran maklumat disenarai tersebut seterusnya mengemukakan kepada Ketua PTj Pemeriksa/Pemverifikasi stor hendaklah mengira dan merekodkan baki fizikal stok dan kemudiannya mengesahkan ketepatan rekod sebenar dengan Kad Kawalan Stok Menentukan tiada berlaku sebarang transaksi stok semasa verifikasi dilaksanakan Pemeriksa/Pemverifikasi Stor hendaklah menyediakan KEW.PS-13 dan mengemukakan kepada Ketua Pusat Tanggungjawab. Tanggungjawab Ketua Pusat Tanggungjawab 169. Ketua PTj hendaklah mengambil tindakan ke atas syor pindahan, pelupusan, hapus kira atau pelarasan stok yang dinyatakan dalam KEW.PS-12 seperti berikut:- Syor pindahan stok dikemukakan kepada Bendahari untuk kelulusan; Syor pelupusan dan hapus kira hendaklah diambil tindakan dengan merujuk kepada Bab G dan Bab H; dan (c) Syor pelarasan stok (kekurangan atau lebihan) disebabkan silap pengiraan di KEW.PS-15 hendaklah diluluskan oleh Ketua PTj Ketua PTj hendaklah menyemak, mengesah, mengesyorkan penambahbaikan dan mengemukakan KEW.PS-12 dan KEW.PS-13 kepada Unit Rekod Aset dan Stor Bekalan Pejabat bagi mendapat kelulusan Bendahari Ketua PTj hendaklah mengambil tindakan ke atas syor penambahbaikan setelah mendapat kelulusan Bendahari di KEW.PS Ketua PTj hendaklah melaksanakan pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa. 34

43 Pelarasan Stok 173. Pegawai yang menguruskan stor hendaklah mengambil tindakan pelarasan stok apabila terdapat stok berlebihan atau berkurangan disebabkan silap pengiraan semasa pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi stor dilakukan dengan menggunakan Penyata Pelarasan Stok KEW.PS KEW.PS-15 hendaklah dikemukakan untuk kelulusan Ketua PTj Pegawai yang menguruskan stor hendaklah merekod transaksi pelarasan stok diruangan Terima bagi stok lebih atau diruangan Keluar bagi stok kurang pada Kad Kawalan Stok (Bahagian B) dan Kad Petak serta ditandatangan. Tanggungjawab Unit Rekod Aset dan StorBekalan Pejabat 176. Unit Rekod Aset dan Stor Bekalan Pejabat hendaklah menyemak KEW.PS-12, KEW.PS-13 dan menyediakan Laporan Tahunan Verifikasi Stor KEW.PS-14 untuk perakuan dan tandatangan Bendahari Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor KEW.PS-13 dan Laporan Tahunan Verifikasi Stor KEW.PS-14 hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya. Mengambil Alih Tugas Stor 178. Apabila berlaku pertukaran diantara Pegawai yang menguruskan stor tindakan berikut hendaklah diambil:- Menyedia Perakuan Ambil Alih KEW.PS-16 dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh mengambil alih stor; Membuat semakan di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak secara seratus peratus (100%) bagi memastikan baki stok adalah sama dengan fizikal stok; (c) Perakuan Beri Alih KEW.PS-16 hendaklah disediakan dan ditandatangani oleh kedua-dua pegawai berkenaan dengan disahkan oleh PTj; dan 35

44 (d) Pegawai yang menguruskan stor yang mengambil alih tugas stor hendaklah melakukan tindakan pelarasan stok di para 175, jika terdapat stok lebih atau kurang. 36

45 BAB F KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN 179. Keselamatan dan kebersihan stor hendaklah sentiasa diberi perhatian oleh Ketua PTj dengan mematuhi Arahan Keselamatan Universiti Stor hendaklah mempunyai sistem kawalan keselamatan yang sesuai, mencukupi dan berkesan bagi memastikan keselamatan stor dan stok terpelihara Stor hendaklah terhindar daripada bahaya banjir atau bahang matahari dan juga selamat daripada ancaman makhluk perosak Ketua PTj hendaklah menyediakan ruang pejabat yang sesuai bagi Pegawai yang menguruskan stor dan lokasinya berhampiran dengan stor Stor hendaklah mempunyai sistem peredaran udara seperti pemasangan alat penghawa dingin, exhaust fan atau kipas angin Stor hendaklah digunakan untuk menyimpan stok barang-barang belum guna dan tidak dijadikan tempat penyimpanan barang-barang rosak, usang dan sebagainya Penyelenggaraan stor dan stok hendaklah dilaksanakan dari semasa ke semasa. Kawalan Kebakaran 186. Stor perlu dilengkapkan dengan sistem kawalan kebakaran yang sesuai dan memadai seperti fire alarm, smoke detector, water sprinkler dan lain-lain Alat-alat pemadam api seperti fire extinguisher dan hose reel perlu ditempatkan di kawasan strategik dan diperiksa oleh Jabatan Perkhidmatan Bomba dan Penyelamat mengikut peraturan yang berkuatkuasa Mempamerkan plan lantai yang menunjukkan arah keluar masuk dan pemasangan tanda KELUAR (EXIT). 37

46 189. Mempamerkan tanda-tanda amaran seperti Dilarang Merokok, Mudah Terbakar dan sebagainya Ketua PTj hendaklah merujuk kepada Jabatan Perkhidmatan Bomba dan Penyelamat bagi mendapatkan pandangan dan nasihat dalam mematuhi kawalan kebakaran Mengaturkan latihan mengawal kebakaran kepada Pegawai-Pegawai yang menguruskan stor. Kebersihan 192. Ketua PTj hendaklah memastikan stor sentiasa bersih dan teratur supaya kualiti stok terjamin Kawalan pencegahan serangga perosak hendaklah dilaksanakan secara berkala. 38

47 BAB G PELUPUSAN 194. Pelupusan hendaklah dilaksanakan ke atas stok yang didapati rosak, luput tempoh penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak, melebihi keperluan dan disyorkan selepas pengiraan stok, pemeriksaan stok atau verifikasi stor Pelupusan stok hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan Aset UTeM yang sedang berkuat kuasa kecuali Pelupusan Stok Bernilai Rendah. Pelupusan Stok Bernilai Rendah 196. Pelupusan stok yang bernilai rendah hendaklah dilaksanakan bagi stok yang nilai perolehan asalnya tidak lebih daripada sepuluh ribu ringgit (RM10,000) bagi nilai agregatnya dalam satu permohonan Ketua PTj hendaklah melantik dua (2) orang pegawai daripada Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau Gred 27 dan ke atas atau yang setaraf bagi membuat pemeriksaan stok yang hendak dilupuskan (Jawatankuasa Pelupusan Aset Universiti sedia ada). Pegawai yang dilantik hendaklah yang tidak terlibat secara langsung menguruskan stok berkenaan Pemeriksaan dilaksanakan dengan menggunakan borang Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah KEW.PS Pegawai Pemeriksa hendaklah mencatatkan keadaan stok serta memberi syor kaedah pelupusan yang sesuai untuk kelulusan Kuasa Melulus Pegawai yang menguruskan stor hendaklah mengemaskini Kad Kawalan Stok (Bahagian B) dan Kad Petak di ruang keluar dan di ruang baki. Kuasa Melulus Pelupusan Stok Bernilai Rendah 201. Kuasa Melulus pelupusan stok bernilai rendah adalah seperti berikut: a. Stor Pusat - Bendahari UTeM; b. Stor Utama dan Stor Unit Ketua PTj. 39

48 Perakuan Pelupusan (PEP) 202. Perakuan Pelupusan (PEP) tidak diperlukan bagi semua pelupusan stok. Urusetia Pelupusan 203. Urusetia Pelupusan adalah seperti berikut: a. Unit Rekod Aset dan Stor Bekalan Pejabat adalah bertanggungjawab sebagai Urusetia Pelupusan bagi pelupusan Stor Pusat b. Stor Utama dan Stor Unit berada di bawah tanggungjawab PTj. Jualan Sisa Stok atau Barang-Barang Terpakai 204. Sisa stok atau barang terpakai yang mempunyai nilai jualan atau hasil daripada lebihan pembelajaran, kajian, penyelidikan, penyelenggaraan, latihan, program pembangunan dan pameran hendaklah dijual setelah mendapat kelulusan bagi melupuskannya Penjualan sisa barang terpakai hendaklah dilaksanakan seperti berikut:- Bagi barang terpakai yang berkuantiti kecil yang beratnya kurang daripada satu (1) ribu kilogram (1000kg) boleh dijual secara jualan terus kepada mana-mana syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang membeli barang-barang lusuh (perlu permit); atau Bagi barang terpakai yang mempunyai permintaan tinggi dipasaran atau beratnya melebihi satu (1) ribu kilogram (1000kg) hendaklah mengikut Tatacara Pengurusan Aset yang berkuatkuasa atau arahan lain yang dikeluarkan dari semasa ke semasa Hasil jualan hendaklah diserahkan kepada Unit Kewangan dan Terimaan untuk dikreditkan dalam Akaun Hasil Universiti Laporan Tahunan Pelupusan Stok 207. Bendahari hendaklah mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Stok KEW.PS-18 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac pada tahun berikutnya. 40

49 BAB H KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA 208. Hapus Kira Kehilangan Stok hendaklah dilaksanakan apabila berlaku kecurian, kebakaran, bencana alam, kesusutan dan seumpamanya dengan mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan Aset UTeM yang sedang berkuat kuasa kecuali Kekurangan Stok Yang Bernilai Rendah. Kekurangan Stok Yang Bernilai Rendah 209. Stok yang bernilai rendah bermaksud jumlah nilai keseluruhan perolehan asalnya tidak lebih daripada dua ratus lima puluh ringgit (RM250) yang kekurangannya disebabkan oleh kesusutan akibat dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat, meruap atau kemerosotan/kekurangan yang tidak dapat dielakkan Kekurangan stok tersebut bukan disebabkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam. Kuasa Melulus Hapus Kira Kekurangan Stok 211. Kuasa Melulus hapus kira kekurangan stok adalah seperti berikut: a. Stor Pusat Bendahari b. Stor Utama dan Stor Unit - Ketua PTj Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok 212. Pegawai yang menguruskan stor hendaklah menyediakan Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok KEW.PS-19 dengan merujuk di ruangan syor oleh Pegawai Pemeriksa/Pemverifikasi stor di KEW.PS KEW.PS-19 hendaklah disahkan oleh Ketua PTj sebelum dikemukakan kepada Kuasa Melulus iaitu Bendahari untuk kelulusan Hapus Kira Pegawai yang menguruskan stor hendaklah mengemaskini Kad Kawalan Stok (Bahagian B) dan Kad Petak di ruang keluar dan di ruang baki. 41

50 215. Laporan Polis, Laporan Awal dan Laporan Akhir tidak diperlukan bagi kes kekurangan stok yang bernilai rendah kecuali sesuatu kehilangan melibatkan jenayah. Urusetia Kehilangan Dan Hapus Kira Stok 216. Unit Rekod Aset dan Stor Bekalan Pejabat adalah bertanggungjawab sebagai Urusetia Kehilangan dan Hapus Kira Stok. Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok 217. Universiti hendaklah melaporkan kesemua kes kehilangan dan hapus kira stok dengan menggunakan Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok KEW.PS KEW.PS-20 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15Mac pada tahun berikutnya. 42

51 KEW.PS-1 BORANG TERIMAAN BARANG-BARANG (BTB) (Tatacara Pengurusan Stor 43) (Disediakan dalam 2 salinan oleh Pegawai Penerima) No. Rujukan BTB:. Nama dan Alamat Pembekal: Butir-butir Bungkusan: Butir-butir Penghantaran: No. Pesanan Kerajaan: Tarikh: No. Kod Perihal Barang-barang Unit Kuantiti Harga Pengukuran Dipesan Diterima Seunit Jumlah Catatan Nota:.... Kegunaan di Stor Pusat/Stor Utama (2 Salinan) (Tandatangan Pegawai Penerima) Nama: (Tandatangan Pegawai Pengesah) Nama: Salinan 1 - Simpanan Stor Salinan 2 - Proses Pembayaran Jawatan: Cop: Tarikh: Jawatan: Cop: Tarikh: 43

52 KEW.PS-2 BORANG LAPORAN TERIMAAN BARANG-BARANG (Tatacara Pengurusan Stor 43) (Disediakan dalam 2 salinan oleh Pegawai Penerima) Nama dan Alamat Pembekal/ No. dan Tarikh Butir-butir Butir-Butir Butir-butir Agen Penghantaran Pesanan Kerajaan Pengangkutan Penghantaran Bungkusan No. Ruj. Penerimaan No. Kod Perihal Barang Kuantiti Harga (RM) Sebab-sebab Penolakan Dipesan Diterima Kurang/Lebih Ditolak Seunit Jumlah Pegawai Penerima Akuan Terima Pembekal/ Agen Penghantaran. Disahkan barang-barang ini diterima untuk tindakan atas sebab-sebab berikut: Nama: Nama: Jawatan: Kuantiti Ditolak Tarikh: Tarikh: Kuantiti Kurang Cop Syarikat: Cop: Kuantiti Lebih.... Salinan 1 Kepada Pembekal/ Agen Penghantaran Salinan 2 Untuk simpanan Stor 44

53 KEW.PS-3 KAD KAWALAN STOK (Tatacara Pengurusan Stor 53) PERIHAL STOK KOD STOK MINIMA BULAN/TAHUN LOKASI STOK MAKSIMA BAKI KUANTITI KEW.PS-3 No. MENOKOK BAKI JUMLAH BIL TARIKH DETAIL TERIMAAN KELUARAN BAKI SEUNIT JUMLAH SEUNIT JUMLAH JUMLAH KUANTITI KUANTITI KUANTITI (RM) (RM) (RM) (RM) (RM) JUMLAH 45

54 KEW.PS-4 KAD PETAK (Tatacara Pengurusan Stor 53) PERIHAL STOK LOKASI STOK UNIT UKURAN PTj MINIMA MAKSIMA MENOKOK BAKI BIL TARIKH NO. RUJUKAN BUTIRAN TERIMAAN KELUARAN BAKI 46

55 KEW.PS-5 SENARAI DAFTAR KAD KAWALAN STOK (Tatacara Pengurusan Stor 61) Bil. No. Kad No. Kod Perihal Stok Tandatangan Pegawai Stor Dan Tarikh 47

56 KEW.PS-6 1. Perihal barang: 2. Kegunaan: 3. Tarikh mula diguna: 4. Tempoh penggunaan: 5. Tamat tempoh penggunaan: TAMBAHAN BARANG-BARANG STANDARD (Tatacara Pengurusan Stor 18) (diisi dalam 3 salinan) No. Rujukan: Jika barang-barang yang dicadang bertujuan menggantikan stok sedia ada, nyatakan perihal stok tersebut: 7. Nama pembuat/ agen / pembekal: 8. Harga seunit/unit pengukuran:. (Tandatangan Pemohon) Nama: Jawatan: Cop: Tarikh:. (Tandatangan Ketua PTj) Nama: Jawatan: Cop: Tarikh:. Kepada Pegawai Melulus (Seksyen Kawalan Stok): Keputusan: Permohonan disokong/tidak disokong Jika tidak disokong nyatakan sebab Permohonan diluluskan/tidak diluluskan Jika tidak lulus nyatakan sebab. (Pegawai Katalog/Stor) (Ketua Seksyen Kawalan Stok) Nama : Jawatan : Cop : Tarikh : 48

57 PENENTUAN KUMPULAN STOK (Tatacara Pengurusan Stor 21) KEW.PS-7 Seksyen *: Jumlah Nilai Pembelian Bagi Purata Nilai Peratusan 2 Tahun Lepas Pembelian [ c ] x 100 Kumpulan [ a+b ] 2 Bil. No. Kod Perihal Stok (%) Barang (RM) (RM) A atau B (c) (d) = JUMLAH KESELURUHAN Catatan: Kumpulan A = 30% Kumpulan B = 70% *Seksyen stok seperti Seksyen Alat Tulis, Elektrik, Alat Ganti, Makmal, Bahan Kimia dan Ubat-Ubatan 49

58 KEW.PS-8 LABEL MASUK-DAHULU-KELUAR DAHULU (MDKD) (Tatacara Pengurusan Stor 105) PERIHAL STOK: NO. KOD: TARIKH DIBUAT: NO. LOKASI STOK: TARIKH LUPUT: NO. PEMBUAT/PENGENALAN: TARIKH DITERIMA: 50

59 KEW.PS-9 SENARAI STOK BERTARIKH LUPUT (Tatacara Pengurusan Stor 107) Pusat Tanggungjawab/Makmal: Kategori Stor: Bulan: Baki Stok Bagi 6 Bulan Sebelum Tamat Tempoh Luput Bil. Perihal Stok No. Lokasi Kuantiti Tarikh *(Kuantiti dan tarikh kemaskini) Kod Stok Terimaan Luput bulan bulan bulan bulan bulan bulan Catatan * Dikemaskini kuantiti dan tarikh oleh Pegawai Stor dalam bulan yang sama 51

60 KEW.PS-10 PEJABAT BENDAHARI UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA PERMOHONAN PENGELUARAN ALATULIS DARI STOR BEKALAN PEJABAT No. Siri :... Tarikh:.... Bahagian/ Fakulti :... Maklumat Pemohon Maklumat Kelulusan Bil Nama Barang Tujuan Kegunaan Baki stok di PTj Kuantiti Mohon Unit Ukuran Kuantiti Lulus Petunjuk PERAKUAN PEMOHON PENGESAH PENERIMA Nama : Jawatan : Telefon : Tarikh : Nama : Jawatan : Telefon : Tarikh : Nama : Jawatan : Telefon : Tarikh : UNIT REKOD ASET & BEKALAN PEJABAT KELULUSAN REKOD & KAWALAN STOR UTAMA Nama : Jawatan : Telefon : Tarikh : Tarikh direkodkan : Tandatangan Tarikh dikeluarkan Tandatangan SUKUAN : Petunjuk (P) : P Diluluskan Sepenuhnya K Stok dalam kawalan (Pembelian sedang diuruskan) T Tiada stok (sila minta kembali) 52

61 KEMENTERIAN/JABATAN : KATEGORI STOR : LAPORAN KEDUDUKAN STOK TAHUN.. (Tatacara Pengurusan Stor 33) KEW.PS-11 KEDUDUKAN STOK Sedia Ada Pembelian Pengeluaran Stok Semasa KADAR PUSINGAN STOK TAHUN Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah Bilangan Bilangan Bilangan Bilangan SEMASA Nilai Stok Nilai Stok Nilai Stok Nilai Stok Stok Stok Stok Stok (RM) (RM) (RM) (RM) c (i) (ii) (iii) (c) (i+ii)-(iii) d = (a+b)-(c) [(a + d) 2] Baki Bawa Hadapan Suku Tahun Pertama Suku Tahun Kedua Suku Tahun Ketiga Suku Tahun Keempat Nilai Tahunan Baki Stok Akhir Tahun.. : Kadar Pusingan Stok Tahunan adalah: Disediakan Oleh: Diperakukan oleh: (Tandatangan Pegawai Stor) (Tandatangan Ketua PTj) Nama: Nama: Jawatan: Jawatan: Tarikh: Tarikh: Cop : Cop : 53

62 LAPORAN KEDUDUKAN STOK TAHUN 2009 KEW.PS-12 Contoh Pengiraan KEW.PS-13 (Pengiraan tidak perlu ditunjukkan semasa mengemukakan laporan. Helaian ini hanya panduan kepada pengguna mengenai pengiraan) KEDUDUKAN STOK Sedia Ada Pembelian Pengeluaran Stok Semasa KADAR PUSINGAN STOK TAHUN Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah Bilangan Bilangan Bilangan Bilangan (Suku Tahun) SEMASA Nilai Stok Nilai Stok Nilai Stok Nilai Stok Stok Stok Stok Stok (RM) (RM) (RM) (RM) c Baki Bawa Hadapan (i) (ii) (iii) (c) (i+ii)-(iii) d = (a+b)-(c) [(a + d) 2] Baki Stok Akhir Tahun 2008 : 100 5,000 (5, ,000) 7,500 Suku Tahun ( ) (150) 100 5, , ,500 (7,500) [(5, ,500) 2] Pertama = 50 = 2,500 = 2.00 (2,500+9,000) 10,300 Suku Tahun ( ) (180) 50 2, , ,300 (10,300) [(2, ,200) 2] Kedua = 20 =1,200 =5.56 (1, ,000) 6,000 Suku Tahun ( ) (100) 20 1, , ,000 (6,000) [(1, ,200) 2] Ketiga =20 =1,200 =5.00 (1, ,000) 20,800 Suku Tahun ( ) (300) 20 1, , ,800 (20,800) [(1, ,400) 2] Keempat =120 =8,400 = ,600 Nilai Tahunan , ,600 Kadar Pusingan Stok Tahunan adalah: [(5, ,400) 2] Nota : Jumlah Nilai Stok adalah merujuk kepada jumlah harga pembelian asal bagi semua Stok diruangan Terimaan di Kad Kawalan Stok (Bahagian B) Kadar Pusingan Stok Tahunan = Jumlah Nilai Stok Pengeluaran Tahunan (Baki Stok Akhir Tahun Lepas + Baki Stok Akhir Tahun Semasa) 2 =

63 ... Kementerian/Jabatan: LAPORAN PEMERIKSAAN / VERIFIKASI STOR TAHUN... (Tatacara Pengurusan Stor 184 dan 185) KEW.PS-12 DIISI OLEH PEGAWAI STOR DIISI OLEH PEGAWAI PEMERIKSA DIISI OLEH PEMVERIFIKASI Penemuan Keadaan Stok Kuantiti Stok Kuantiti Stok (usang/rosak/tidak digunakan lagi/ No. Kad Kos tidak aktif/ luput tempoh/ dll) Syor/Cadangan Kawalan Perihal Stok Seunit Baki di Baki di (lupus/hapus kira/ pelarasan stok/ Stok (RM) Fizikal Kad Fizikal Kad pindahan stok) Stok Kawalan Lebih Kurang Stok Kawalan Lebih Kurang Kuantiti Justifikasi Stok Stok JUMLAH Dilengkapkan oleh Pegawai Pemeriksa Dilengkapkan oleh Pegawai Pemverifikasi Tandatangan: Tandatangan: Tandatangan: Tandatangan: Nama Pemeriksa: Nama Pemeriksa: Nama Pemverifikasi: Nama Pemverifikasi: Jawatan: Jawatan: Jawatan: Jawatan: PTj: PTj: PTj: PTj: Tarikh Pelantikan: Tarikh Pelantikan: Tarikh Pelantikan: Tarikh Pelantikan: Tarikh Pemeriksaan: Tarikh Pemeriksaan: Tarikh Verifikasi: Tarikh Verifikasi: Stok di No.Kad disyorkan untuk kelulusan. (DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN)* (Tandatangan Ketua PTj) (Tandatangan Bendahari) Nama: Jawatan: Tarikh: * Sila potong yang berkenaan Nama: Jawatan: Tarikh: Cop : 55

64 KEW.PS-13 LAPORAN TAHUNAN KESELURUHAN PENGURUSAN STOR TAHUN. (Tatacara Pengurusan Stor 185) Kementerian/Jabatan: Kategori Stor: Pengesahan dan Penemuan dan Bil Pemverifikasi Syor Pemverifikasi Syor Penambahbaikan Ulasan Oleh Ketua Jabatan 1. Organisasi Stor 2. Keselamatan/ Kebersihan 3. Kawalan Stok 4. Proses Penerimaan 5. Penyelenggaraan Rekod 6. Proses Penyimpanan 7. Proses Pengeluaran 8. Proses Pelupusan 56

65 Pengesahan dan Penemuan dan Bil Pemverifikasi Syor Pemverifikasi Syor Penambahbaikan Ulasan Oleh Ketua Jabatan 9. Proses Hapus Kira 10. Hasil Pengiraan/ Pemeriksaan/ Verifikasi 11. Nilai Keseluruhan Stok Disimpan (RM) 12. Lain-lain Penemuan Disediakan Oleh Pegawai Pemverifikasi Stor: Nama Pemverifikasi 1: Nama Pemverifikasi 2: Jawatan: Jawatan: PTj: PTj: Tarikh Lantikan: Tarikh Lantikan: Tarikh Verifikasi: Tarikh Verifikasi: Ulasan Bendahari:... (Tandatangan Bendahari) Nama : Jawatan: Tarikh: Cop: 57

66 KEW.PS-14 Pusat Tanggungjawab: LAPORAN TAHUNAN VERIFIKASI STOR TAHUN. (Tatacara Pengurusan Stor 195) Bil. Bahagian/Jabatan Kategori Stor Tarikh Verifikasi Nilai Keseluruhan Stok Disimpan (RM) JUMLAH KESELURUHAN NILAI STOK DISIMPAN Disediakan Oleh Unit Rekod Aset & Stor Bekalan Pejabat : Diperakukan oleh: (Tandatangan) (Tandatangan Ketua PTj) Nama : Nama : Jawatan: Jawatan: Tarikh : Tarikh : Cop : 58

67 KEW.PS-15 Pusat Tanggungjawab: Kategori Stor: PENYATA PELARASAN STOK (Tatacara Pengurusan Stor 198) Tarikh Penemuan Kekurangan Lebihan No. Kad Harga (Pengiraan/ Justifikasi Bil. Perihal Stok Kawalan Seunit Pemeriksaan/ Nilai Nilai silap pengiraan Stok (RM) Kuantiti Kuantiti Verifikasi) (RM) (RM) Disediakan oleh: (DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN)* (Tandatangan Pegawai Stor) (Tandatangan Ketua PTj) Nama: Nama: Jawatan: Jawatan: Jabatan: Jabatan Tarikh: Tarikh: * Sila potong yang berkenaan 59

68 Kementerian/Jabatan: Kategori Stor: PERAKUAN AMBIL ALIH (Tatacara Pengurusan Stor 203) KEW.PS-16 No. Kad Harga Kad Kawalan Stok Baki Fizikal Stok Kuantiti Fizikal Stok Keadaan Stok Bil. Kawalan Perihal Stok Seunit (usang/rosak/tidak digunakan lagi/ Stok (RM) Kuantiti Nilai (RM) Kuantiti Nilai (RM) Lebih Kurang tidak aktif/ luput tempoh/ dll) JUMLAH: Tindakan pelarasan akan diambil seperti di perenggan 194 Tatacara Pengurusan Stor: Disahkan Oleh: (Tandatangan Pegawai yang menyerah tugas stor) (Tandatangan Pegawai yang mengambilalih stor) (Tandatangan Ketua PTj) Nama: Nama: Nama: Jawatan: Jawatan: Jawatan: Tarikh: Tarikh: Tarikh: Cop : 60

69 Pusat Tanggungjawab: Kategori Stor: LAPORAN PELUPUSAN STOK BERNILAI RENDAH (Tatacara Pengurusan Stor 225) KEW.PS-17 Bil. No. Kod Perihal Stok Tarikh Tempoh Nilai Perolehan (RM) Justifikasi Syor Kuantiti Terima Simpanan Seunit Jumlah Pelupusan Kaedah Pelupusan JUMLAH: Pegawai Pemeriksa 1: Pegawai Pemeriksa 2: Keputusan Kuasa Melulus: Diluluskan pelupusan stok yang disenaraikan mengikut.... kaedah berikut:- Nama: Nama:.. Jawatan: Jawatan:.. PTj: PTj: Tarikh: Tarikh: Cop : Cop : Tandatangan: Nama: Jawatan: Tarikh: Cop : 61

70 Pusat Tanggungjawab: LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN STOK TAHUN... (Tatacara Pengurusan Stor 231) KEW.PS-18 Jumlah Nilai Bil Bahagian/Jabatan Perolehan (RM) Hasil Pelupusan Jumlah Nilai Perolehan Stok (RM) (RM) Jualan Pindahan Musnah Kaedah Lain Disediakan Oleh Unit Rekod Aset & Stor Bekalan Pejabat: Diperakukan oleh: (Tandatangan Bendahari) (Tandatangan) Nama : Nama : Jawatan: Jawatan: Tarikh : Tarikh : Cop Kementerian/Jabatan: Nota : Laporan ini hendaklah dihantar ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikut 62

71 LAPORAN HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK BERNILAI RENDAH KEW.PS-19 Pusat Tanggungjawab: (Tatacara Pengurusan Stor 233 dan 236) No. Kad Perihal Kehilangan Syor Oleh Bil. Kawalan Perihal Stok Nilai Perolehan (RM) Kuantiti Sebab Dihapuskira Pegawai Pemverifikasi Stok Seunit Jumlah Jumlah : Disediakan oleh Pegawai Stor: Disahkan oleh Ketua PTj: Keputusan Kuasa Melulus: Diluluskan/Tidak Diluluskan*.... Nama: Nama:. Jawatan: Jawatan: Nama: Jabatan: Jabatan: Jawatan: Tarikh: Tarikh: Tarikh: Cop : * Sila potong yang berkenaan 63

72 LAPORAN TAHUNAN KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA STOK TAHUN (Tatacara Pengurusan Stor 241) KEW.PS-20 Pusat Tanggungjawab : Nilai Tarikh Tarikh Bil. Bahagian /Jabatan Perihal Stok Kuantiti Perolehan Sebab Kehilangan Kehilangan (RM) Hapuskira JUMLAH Disediakan Oleh Unit Rekod Aset & Stor Bekalan Pejabat: Diperakukan oleh: (Tandatangan) (Tandatangan Bendahari) Nama : Nama : Jawatan : Jawatan: Tarikh : Tarikh : Cop: 64