KARAKTERISTIK ORGANISASI

Transkripsi

1 KARAKTERISTIK ORGANISASI MANFAAT ORGANISASI ORGANISASI DAN MANAJEMEN Oleh Merkuria Karyantina,SP.,MP. 1. Memiliki tujuan tertentu 2. Memiliki orang-orang 3. Mengembangkan struktur agar anggota dapat melaksanakan pekerjaan dengan mudah 4. Memiliki sistem dan prosedur Organisasi : suatu pengaturan orang-orang yang sengaja untuk mencapai tujuan tertentu 1. Mengubah kehidupan masyarakat 2. Sebagai penuntun pencapaian tujuan 3. Menawarkan karier 4. Sebagai cagar ilmu pengetahuan DEFINISI MANAJEMEN 1. Harold Koontz & Cyril O Donnel, manajemen adl usaha utk mencapai suatu tujuanb tertenti melalui kegiatan orang lain. Manajer : mengkoordinir sejumlah aktivitas org lain yg meliputi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian 2. R.Kelly, suatu proses khas yg terdiri dari tindakantindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian yg dilakukan utk menentukan serta mencapai sasaran yg telah ditentukan melalui pemanfaatan Sumber daya 3. James F. Stoner : proses perencanaan, pengorganisasian dan penggunaan SD organisasi lainnya agar mencapai tjuan organisasi yg telah ditetapkan Dalam organisasi/manajemen tidak hanya dituntut untuk mengejar TUJUAN SEMATA, tetapi bagaimana tujuan bisa dicapai dengan cara Efektif Efisien

2 ARTI MANAJEMEN 1. Proses kegiatan 2. Suatu ilmu dan seni 3. Profesi (menggunakan keahlian tertentu) 4. Kumpulan orang untuk mencapai tujuan FUNGSI MANAJEMEN (Henry Fayol) 1. Perencanaan : menentukan tujuan serta sasaran yg ingin dicapai 2. Pengorganisasian : pemberian perintah, pengalokasian SD serta pengaturan kegiatan secara terkoordinir utk menerapkan rencana 3. Pengarahan : menumbuhkan semangat pd karyawan agar dapat bekerja keras dan giat serta membimbing mereka dalam melaksanakan rencana 4. Pengendalian : melihat apakah kegiatan organisasi sudah sesuai dengan rencana BIDANG-BIDANG MANAJEMEN 1. Bidang Pemasaran, aspek yang dikaji Perencanaan produk Penetapan harga Mengembangkan periklanan Memiloih saluran distribusi 2. Bidang Keuangan : mengatur kebutuhan finansial. Tugas utama : mencari sumber pendanaan dan mengalokasikan dana yg diperoleh Bidang Operasional : mengatur kegiatan yg diperlukan bagi terselenggaranya proses produksi. Tugas utama Perencanaan produk Perencanaan luas produksi Perencanaan lokasi pabrik Perencanaan layout mesin-mesin Perencanaan bahan baku Perencanaan tenaga kerja Pengawasan kualitas 4. Bidang Sumber Daya Manusia, meliputi Penarikan tenaga kerja yg berkualita mengembangkan Tenaga kerja yg berkualitas mempertahankan tenaga kerja yg berkualitas, mengelola penahanan dan pergantian, penilaian kinerja MANAJEMEN DAN MANAJER Oleh Merkuria Karyantina,SP.,MP

3 Manajer : Setiap orang yg mempunyai tanggung jawab atas bawahan dan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya KLASIFIKASI : 1. Menurut tingkatannya dalam organisasi a. Manajer puncak (top) b. Manajer madya (middle) c. Manajer bawah (first line) 2. Menurut sifat aktivitasnya (fungsi dalam organisasi) a. Manajer-manajer umum b. Manajer fungsi (marketing, SDM, Keuangan dll) TINGKATAN 1. First-line manajer : memimpin dan mengawasi tenaga operasional (supervisor, kepala departemen, mandor) 2. Middle manajer : mengawasi beberapa unit kerja dan menerapkan rencana sesuai dengan tujuan dan tingkatan yg lebih tinggi (kepala klinik, dekan, manajer pabrik) 3. Top manajer : menetapkan tujuan, strategi dan kebijakan perusahaan umum, yg kemudian diterjemahkan lebih spesifik olej manajer bawahnya (chief executive officer, president & vice president) Manajer Fungsional : mempunyai tanggung jawab hanya atas satu unit kegiatan organisasi Manajer Umum : mengatur, mengawasi dan bertanggung jawab atas satuan kerja keseluruhan/divisi operasi yang mencakup semua/beberapa kegiatan-kegiatan fungsional satuan kerja PERAN PERAN MANAJER (Henry Mintzberg, 1960) 1. Peran Interpersonal Melaksanakan tugas yg melibatkan semua karyawan di dalam & luar organisasi Memelihara jaringan hubungan luar 2. Peran informasional Menerima, mengumpulkan dan menyebarkan informasi

4 3. Peran memutuskan Mengawali & mengawasi proyek baru Menangani gangguan Bertanggung jawab untuk membagi SDM Mendiskusikan dan tawar menawar dengan kelompok lain KETRAMPILAN MANAJER : : kemampuan menerjemahkan pengetahuan ke dalam praktek sehingga tercapai tujuan yg diinginkan 1. Ketrampilan teknis : menggunakan keahlian khusus dalam tugas 2. Ketranpilan kemanusiaan : bekerjasama dengan orang lain 3. Ketrampilan konseptual : melihat situasi secara luas serta mampu memecahkan persoalan TUGAS-TUGAS MANAJER 1. Bekerja dengan dan melalui orang lain 2. Memadukan dan menyeimbangkan tujuan yg saling bertentangan & menetapkan prioritas 3. Bertanggung jawab & mempertanggungjawabkan 4. Harus berpikir secara analitis & konseptual 5. Mediator 6. Politisi 7. Diplomat 8. Mengambil keputusan sulit SEJARAH DAN TEORI MANAJEMEN Oleh Merkuria Karyantina,SP.,MP. I. MANAJEMEN ILMIAH Dimulai akhir abad yang lalu : mencari & mengembangkan cara-cara baru utk mengelola suatu perusahaan PERAN MANAJER 1. Pentingnya peranan manajer dalam menggerakkan & meningkatkan produktivitas perusahaan 2. Pengangkatan & pemanfaatan tenaga kerja dengan persyaratannya 3. Tanggung jawab kesejahteraan pegawai 4. Kondisi yg cukup utk meningkatkan produktivitas kerja

5 5. Menentukan pilihan kebijakan perusahaan 6. Reformis dalam memperbarui persyaratan kerja, kondisi kerja, hari standar kerja 7. Tanggung jawab thd kesejahteraan karyawan 8. Pembagian kerja di antara pegawai PENCETUS 1. Robert Owen ( ) : peranan SDM sbg kunci keberhasilan perusahaan 2. Charles Babage ( ) : Pembagian Tenaga Kerja (spesialisasi) 3. Frederick W.Taylor : semakin tinggi prestasi kerja, akan semakin tinggi upah yang diterima 4. Henry L.Gant ( ) : Kerjasama manajer-karyawan, seleksi ilmiah pegawai, sistem bonus Sumbangan : 1.Peningkatan produktivitas didukung oleh sistem pembagian kerja, spesialisasi 2.Efisiensi kerja Keterbatasan : 1.Penggunaan teknologi mengurangi penggunaan Tenaga Kerja 2.Tenaga kerja kurang mendapat perhatian sosial II. MANAJEMEN KLASIK 1. Henry Fayol ( ) : Bapak Manajemen Operasional. Kelompok tugas : technical, commercial, financial, security, Akuntansi, Tugas manajerial 2. James D.Mooney, kaidah dalam menetapkan organisasi : koordinasi, prinsip skalar, Prinsip fungsional (pendelegasian), prinsip staff 3. Mary Parker Follet ( ) : mekanisme dimana individu beraneka ragam dapat menggabungkan bakat yg dimiliki utk mencapai sesuatu yg lebih baik 4. Chaster I.Barnard ( ) : bawahan menerima perintah hanya bila mereka memahami dan mampu serta berkeinginan utk menuruti atasan III. PENDEKATAN HUBUNGAN MANUSIA Dimulai sejak 1930, pupoler tahun 1950 an : manajemen yg banyak memberikan perhatian thd hubungan kemanusiaan kepada karyawan Pendapat : di tempat kerja orang berusaha utk memuaskan kebutuhan sosialnya, memberikan reaksi atas tekanan dari kelompok serta berusaha memenuhi kebutuhan pribadi

6 Mayo dkk menyimpulkan : 1. Suasana kelompok, pekerja saling menciptakan hubungan sosial yg mendukung 2. Pengawasan lebih partisipatif Sumbangan : 1.Perhatian thd para karyawan akan memberikan keuntungan 2.Perhatian manajer thd proses kelompok utk melengkapi perhatian thd masingmasing karyawan scr individu Keterbatasan ; 1. Perbaikan kondisi kerja dan kepuasan karyawan tidak menghasilkan peningkatan produktivitas yg relevan 2. Lingkungan sosial hanya salah satu dari beberapa faktor yg mempengaruhi produktivitas IV. PENDEKATAN MANAJEMEN MODERN V. PENDEKATAN SISTEM MANAJEMEN PERKEMBANGAN TEORI MANAJEMEN Anggapan : manusia memiliki kebutuhan yg beraneka ragam dan mengalami perubahan yg begitu cepat shg tidak ada satu cara/pendekatan yg dapat digunakan pd seluruh situasi Konsep utama 1. Teori Perilaku : individu per individu, antar kelompok-kelompok individu. Antar kelompok sosial 2. Teori Kuantitatif (management science), dpt dipertanggungjawabkan keilmiahannya Manajemen dipandang sbg suatu sistem terbuka yg berinteraksi dg lingkungannya Lingkungan merupakan tempat asal sumber daya sekaligus umpan balik dari pelanggan 1. Dominan 2. Divergence : berkembang melalui jalurnya sendiri 3. Convergence : aliran mjd sepaham 4. Sintesa : berintegrasi 5. Proliferation : muncul lebih banyak aliran

7 MANAJEMEN DAN LINGKUNGANNYA Oleh : Merkuria Karyantina,SP.,MP. Lingkungan organisasi : kekuatan-kekuatan yang mempengaruhi (langsung/tidak langsung) thd kinerja organisasi Lingkungan menurut Robbins & Coulter (1999) : lingkungan merujuk pada lembaga / kekuatan yg berada di luar organisasi tsb dan secara potensial mempengaruhi kinerja organisasi LINGKUNGAN EKSTERNAL LANGSUNG Kekuatan yg berada di luar kemampuan/kendali perusahaan yg mempengaruhi scr langsung thd kinerja organisasi dan manajemen 1. Pemasok 2. Pelanggan (keinginan berbeda-beda) 3. Lembaga keuangan 4. Pesaing 5. Pemerintah LINGKUNGAN UMUM PERUSAHAAN LINGKUNGAN INTERNAL PERUSAHAAN HUBUNGAN LINGKUNGAN DAN ORGANISASI Lingkungan berpengaruh scr tidak langsung thd kinerja organisasi & hampir semua organisasi dipengaruhi oleh lingkungan tsb 1. Demografi (struktur umur, peluang kerja) 2. Ekonomi (pendapatan) 3. Alam 4. Politik (kebijakan pemerintah) 5. Sosial & budaya Kekuatan yg ada dalam organisasi itu sendiri & sifatnya dapat dikontrol oleh manajemen 1. Pekerja/karyawan (perbedaan kepentingan) 2. Dewan komisaris 3. Pemegang saham James D.Thomson : Tingkat perubahan (stabil, dinamis) Tingkat homogenitas (sederhana, kompleks)

8 Strategi menghadapi perubahan lingkungan dan ketidakpastian : 1. Penyesuaian thd perubahan lingkungan 2. Pemantauan lingkungan scr tidak langsung 3. Mempengaruhi lingkungan langsung MANAJEMEN DAN GLOBALISASI Manajer tidak hanya bekerja dlm lingkungan internal dan eksternal domestik, tetapi jg mempertimbangkan pengaruh kekuatan global. Unsur pokok agar bs kompetitif dlm ekonomi global : 1. Strategi, struktur dan persaingan perusahaan 2. Kondisi permintaan 3. Faktor kondisi 4. Industri terkait dan pendukung PERENCANAAN Oleh : Merkuria Karyantina,SP.,MP Merupakan salah satu fungsi yg memegang peran yg sangat penting dan bahkan sangat menentukan dalam mencapai tujuan organisasi HAKIKAT & PENTINGNYA PERENCANAAN Hakikat : Pemilihan saat ini thd kondisi masa depan yang kita kehendaki, beserta langkah-langkah yg kita perlukan untuk mewujudkan kondisi tsb Perencanaan diartikan : suatu proses menetapkan tujuan dan sasaran, menentukan pilihan-pilihan tindakan yang akan dilakukan, & mengkaji cara-cara terbaik untuk mencapai tujuan masa depan yg telah ditetapkan sebelumnya Aspek perencanaan : 1.Menyangkut masa yg akan datang 2.Menyangkut tindakan 3.Memiliki serangkaian tindakan pd masa yg akan datang yg akan diambil oleh perencana Perencanaan yang baik merupakan cermin dari manajemen yg baik. Manajemen dan organisasi yang baik inilah yg menjanjikan hasil yang baik

9 PERANAN PERENCANAAN 1. mengkoordinirkan usaha-usaha 2. Mengatasi perubahan 3. Pengembangan manajer 4. Pengembangan standar kerja 5. Perencanaan mengurangi ketidakpastian JENIS PERENCANAAN 1. Perencanaan Jangka Panjang (strategis) dan jangka pendek (operasional) 2. Perencanaan Strategis (alokasi SD, tujuan organisasi) dan Perencanaan Operasional (produksi, pemasaran) 3. Perencanaan sekali pakai (anggaran, proyek, program) dan perencanaan tetap (kebijakan, prosedur, atura) PROSES PENYUSUNAN PERENCANAAN 1. Merumuskan misi dan tujuan. Misi mengidentifikasi bidang usaha organisasi 2. Memahami keadaan saat ini 3. Mempertimbangkan faktor pendukung dan penghambat tercapainya tujuan 4. Menyusun rencana, kegiatan utk mencapai tujuan Dalam perencanaan terkandung suatu aktivitas ttt yg saling berkaitan utk mencapai tujuan yg telah ditetapkan PENDEKATAN DALAM PERENCANAAN 1. Pendekatan perencanaan inside-out dan outsidein Perencanaan inside-out : memfokuskan pd apa yg telah dilakukan namun mengusahakan utk melakukan yg terbaik yg dpt dilakukan Perencanaan outside-in :mencoba menganalisa lingkungan eksternal & membuat perencanaan utk mengeksploitasi kesempatan dan meminimisasi permasalahan yang terjadi 2. Pendekatan perencanaan top-down dan bottom-up. 3. Perencanaan kontingensi : meliputi perencanaan alternatif yg menyebabkan tindakan yg dapat diterapkan dan saat perencanaan orisinil tidak sesuai karena perubahan keadaan EFEKTIVITAS PERENCANAAN Hambatan dalam pengembangan rencana yg efektif : 1. Penolakan dari dalam diri perencana terhadap penetapan tujuan dan pembuatan rencana utk mencapainya 2. Keengganan yg lazim dari para anggota organisasi/karyawan utk menerima rencana karena perubahan yang akan ditimbulkan

10 MANAJEMEN STRATEGIK Oleh : Merkuria Karyantina,sp.,mp. Misi Perusahaan : pernyataan/rumusan umum yang luas dan bersifat tahan lama, tentang keinginan/maksud organisasi PT. ANTAKOWISENA PT. ANTAKOWISENA berdiri sejak tahun 1990, adalah perusahaan perdagangan alat pertanian dan produk-produk pendukung pertanian seperti : Benih Tanaman/ sayuran, Pupuk, Pestisida, Polybag, Karung Plastik dan power sprayer serta peralatan dan perlengkapan pertanian lainnya. Visi Perusahaan: Menjadi Partner Terbaik Bagi Masyarakat Pertanian Untuk Mencapai Kesejahteraan yang berkesinambungan. Misi Perusahaan: Memberikan Solusi Terbaik Penyediaan Sarana Agro Input Pertanian, Perikanan, Peternakan, Perkebunan dan Kehutanan PT PELABUHAN INDONESIA II (PERSERO) SUCOFINDO Tujuan Perusahaan : VISI PERUSAHAAN Pelayanan dan kepuasan pelanggan sebagai kata kunci seluruh aktivitas perusahaan harus menjadi budaya dan etika setiap elemen perusahaan dalam pelaksanaan tugasnya, sebagaimana yang tercermin dalam visi dan misi perusahaan MISI PERUSAHAAN Mewujudkan visi perusahaan melalui peningkatan realisasi komitmen perusahaan kepada mitra, pelanggan, kepentingan nasional, pemilik, masyarakat pelabuhan, dan anggota perusahaan. Misi Perusahaan Mengurangi risiko pelanggan dalam kegiatan perdagangan, investasi dan industri dengan memastikan kesesuaian terhadap standard, hukum dan peraturan yang berlaku. Visi Perusahaan Menjadi Perusahaan inspeksi, testing dan jasa terkait lainnya yang terkemuka di kawasan ASEAN. Menjadi mitra bisnis dalam mitigasi risiko, dengan mengutamakan pemenuhan komitmen dan kualitas pelayanan yang dapat diandalkan Memiliki karyawan dan pegawai yang professional, berpengetahuan serta bermutu yang dihargai dengan baik Memberikan nilai yang optimal kepada pemegang saham dan memperoleh pendapatan di atas rata-rata industri Menentukan apa yang harus dilakukan Mengembangkan rencana yang efektif Menentukan sasaran Menilai hasilnya

11 JENJANG PENGAMBILAN KEPUTUSAN 1. Tingkat korporasi (dewan direksi dan eksekutif kepala) 2. Strategi kompetitif 3. Tingkat fungsional PROSES MANAJEMEN STRATEGI : 1. Analisis lingkungan : mengidentifikasi peluang yg harus segera mendapat perhatian serius 2. Misi dan Tujuan Perusahaan : 3. Perumusan strategi, sejumlah tindakan yg teritegrasi dan terkoordinasi yg diambil utk mendayagunakan kompetensi inti serta memperoleh keunggulan bersaing 4. Penerapan strategi, strategi pengelolaan bermacam-macam S.D. organisasi dan manajemen yg mengarahkan & mengendalikan pemanfaatan sumber daya perusahaan Evaluasi dan pengendalian, membandingkan antara hasil-hasil yg diperoleh dengan tingkat pencapaian tujuan Tujuan organisasi : sesuatu yg ingin dicapai dengan segala kemampuan yang dimiliki oleh organisasi tersebut. Fungsi : 1. Landasan operasional bagi kegiatan organisasi 2. Tolok ukur/pedoman dalam menilai keberhasilan FAKTOR YG MEMPENGARUHI PERUMUSAN TUJUAN 1. Tujuan-tujuan perusahaan sebelumnya 2. Sumber-sumber yg dimiliki perusahaan 3. Sistem penilaian dari eksekutif puncak 4. Kekuatan dalam lingkungan

12 JENIS-JENIS TUJUAN PERUSAHAAN 1. Profitabilitas 2. Produktivitas 3. Posisi bersaing 4. Pengembangan karyawan 5. Kepemimpinan Teknologi 6. Tanggung jawab sosial MANAJEMEN BY OBJECTIVE (MBO) Metode penetapan tujuan secara partisipatif (Peter Drucker The Practice of Management) Pedoman : 1. Saling bertemu dan membahas sasaran 2. Menetapkan sasaran yg akan dicapai 3. Saling bertemu (evaluasi) Hal yang diperhatikan 1. Penetapan tujuan puncak (dapat diukur dan jelas) 2. Komitmen manajemen puncak 3. Partisipasi 4. Review prestasi 5. komunikasi Keunggulan MBO : 1. Proses evaluasi dapat disamakan melalui pemusatan pd tujuan tertentu 2. Komunikasi yg baik 3. Konsentrasi pd tujuan 4. Kejelasan kegiatan 5. Membantu perencanaan 70 12