Aplikasi Excel 2007 untuk Perkantoran Iskandar Zulkarnain dan Yunita Syahfitri

Transkripsi

1 Aplikasi Excel 2007 untuk Perkantoran Iskandar Zulkarnain dan Yunita Syahfitri Abstrak Microsoft Excel 2007 adalah salah satu program aplikasi spreadsheet canggih yang populer dan terbaru serta banyak digunakan dikalangan perkantoran. Excel biasanya digunakan sebagai program aplikasi system informasi sederhana yang menyediakan fasilitas untuk melakukan perhitungan atau pengambilan informasi secara berulang-ulang. Misalnya untuk penyimpanan data penjualan, pembelian dan lain-lain. Selain itu excel 2007 menyediakan fasilitias untuk keperluan financial seperti perhitungan angsuran dan bunga bank. Kata Kunci: excel, perkantoran, spreadsheet A. PENDAHULUAN 1. Data sort Mengurutkan data merupakan fasilitas yang sering digunakan dan Excel 2007 mempunyai fasilitas untuk mengurutkan data secara cepat. Langkah-langkahnya adalah : Pilih sel atau range yang akan diurutkan, lalu klik menu data, Sort. Pilih judul kolom dari data yang akan diurutkan pada kotak Sort By. Pilih metode pengurutan, Ascending atau Descending, pada kotak Then By, pilih judul kolom yang akan diurutkan pada tahap ke 2, pilih juga metodenya kemudian klik OK. 2. Subtotal Ketika mengurutkan data, Excel memungkinkan untuk menjumlahkan nilai di dalam suatu kelompok data. Fasilitas seperti ini disebut sebagai Subtotal. Sebelum melakukan penghitungan dengan subtotal, urutkan terlebih dahulu berdasarkan kelompok data yang akan dibuat subtotalnya. Klik menu Data, SubTotals. Pilih kelompok data yang akan menjadi referensi subtotal pada kotak At Each Change In, pilih fungsi subtotal dari kotak Use Function, pilih data yang ingin di subtotal pada kotak Add Subtotal, klik OK 3. Autofilter Agar Excel hanya menampilkan record yang memenuhi kriteria tertentu, harus menyaring list tersebut. Ada beberapa metode yang bisa dipakai, dua diantaranya yaitu : AutoFilter dan Custom AutoFilter. Perbedaannya, pada metode Custom AutoFilter dapat mendefinisikan sendiri kriteria penyaringan data 4. Advance Filter Metode Advanced Filter dipakai apabila database cukup kompleks, terdiri atas puluhan field dan ratusan record. Pada prinsipnya membuat sebuah range data berisi kriteria record yang diinginkan, kemudian excel akan mencari data pada list yang sesuai dengan kriteria tersebut. Buatlah sebuah range berisi kriteria record yang dicari. Kemudian sisipkan beberapa baris baru diatas list yang sudah ada. Salinlah semua nama field dan record paling atas ke baris yang baru Anda sisipkan. Kosongkan record tersebut, kemudian ketikkan data yang ingin Anda cari pada tiap 375

2 field. Klik Menu Data, Filter, Advanced Filter, pada bagian Action terdapat dua pilihan : Filter the List in Place digunakan bila hasil penyaringan data ingin ditampilkan pada list yang sudah ada dan copy to Another Location digunakan apabila hasil penyaringan data ingin ditampilkan pada lokasi yang berbeda 5. Fungsi Statistik dalam Database a. Menghitung nilai total. =Dsum(Database,Field,Kriteria) b. Mengitung nilai rata-rata. =Daverage(Database,Field,Kriteria) c. Menghitung jumlah data. =DCount(Database,Field,Kriteria) d. Menghitung nilai maximum. =Dmax(Database,Field,Kriteria) e. Menghitung nilai minimum. =Dmin(Database,Field,Kriteria) f. Menghitung Nilai Total sesuai kriteria =SumIF(Range,Criteria,Sum Range) g. Menghitung nilai minimum. =CountIf(Range,Kriteria) Keterangan : Database : Blok seluruh sumber data Field : Penentuan penghitungan data Kriteria : Kriteria penghitungan data B. GRAFIK, DIAGRAM, PIVOT TABLE DAN PIVOT CHART 1. Grafik Bagi kebanyakan orang, akan lebih mudah memahami data yang dipresentasikan dalam bentuk grafik daripada deretan angka-angka tabel yang panjang. Excel menyediakan fasilitas yang sangat lengkap untuk membuat aneka bentuk grafik.untuk membuat sebuah grafik dapat Anda lakukan dengan cara berikut : Blok seluruh tabel sumber yang akan dijadikan grafik, kemudian klik Group Chart Pilih jenis grafik yang diinginkan, lalu OK Untuk mengubah Format, Desain dan Layout grafik dapat diatur pada Tab Ribbon Gambar 1 Grafik 2. Diagram Salah satu penambahan yang terjadi didalam Microsoft Excel 2007 ini adalah disediakannya fasilitas untuk membuat objek diagram, dimana dengan penambahan fasilitas ini memungkinkan 2

3 untuk membuat objek diagram seperti : Pembuatan struktur organisasi, yang mana untuk pembuatannya dapat dilakukan dengan mengklik Tab Insert, Klik icon Shapes 3. Pivot Table Dengan menggunakan fasilitas Pivot Table kita dapat membuat tabel pelengkap yang akan mempermudah dalam menganalisa data dengan tanpa mengganggu dan mempengaruhi data atau tabel aslinya. Pada Pivot Tabel tersebut dapat dilakukan penyaringan data, penghitungan sub total baik dengan menggunakan kriteria ataupun secara keseluruhan dari data yang ada Gambar 2 contoh pivot table 4. Pivot Chart Pivot Chart ini pada prinsipnya adalah kelanjutan dari Pivot Table karena hasil dari Pivot Table tersebutlah yang kemudian dijadikan Pivot Chart. Sehingga perubahan-perubahan yang terjadi pada Pivot Table akan mempengaruhi Pivot Chartnya Gambar 3 Pivot chart 3

4 C. FINANCIAL 1. Perhitungan Angsuran a. Perhitungan Bunga Menurun Perhitungan bunga kredit sistem Sliding atau model Adjusted Rate Mortage akan menghasilkan bunga yang semakin menurun, dengan demikian angsuran pinjaman dari periode ke periode juga akan menurun. Perhitungan bunga didasarkan pada saldo pinjaman yang semakin mengecil, secara matematis dapat dihitung dengan rumus sebagai berikut : =(Saldo Pinjaman x Bunga Per Tahun)/12 b. Perhitungan Bunga Tetap Perhitungan bunga kredit sistem Flat atau model Constant Payment Mortage menghasilkan angsuran pinjaman yang tetap dari periode ke periode (bulan). Hal ini dikarenakan bunga dihitung tetap dari pokok pinjaman awal, secara matematis dapat dihitung dengan rumus sebagai berikut : =(Saldo Pinjaman awal x Bunga Per Tahun)/12 c. Perhitungan Bunga Efektif Besar Angsuran Pinjaman dengan perhitungan bunga efektif adalah tetap (seperti sistem Flat), tetapi cicilan pokok pinjaman menaik dan bunga perbulan menurun (seperti sistem sliding). Perhitungan angsuran pinjaman dengan metode ini berbeda dengan yang telah dijelaskan sebelumnya. Excel telah menyediakan fungsi untuk menghitung pokok pinjaman, bunga pinjaman, besarnya cicilan pada waktu tertentu pada perhitungan bunga efektif yaitu : PPMT (Principle Payment) digunakan untuk menghitung pokok pinjaman dari suatu pembayaran angsuran dengan bunga efektif. =PPMT(Rate,Per,Nper,Pv,Fv,Type) IPMT (Interest Payment) digunakan untuk menghitung bunga atau bagian pembayaran angsuran pada tingkat suku bunga efektif. =IPMT(Rate,Per,Nper,Pv,Fv,Type) PMT (Payment) digunakan untuk menghitung pembayaran angsuran dengan bunga efektif selama periode waktu tertentu =PPMT(Rate,Per,Nper,Pv,Fv,Type) Keterangan : PV : Nilai saat ini FV : Nilai dimasa depan PMT : Payment(Cicilan) Nper : Periode (n) Rate : Tingkat suku bunga 4

5 2. Contoh kasus Keterangan Soal: Tampilan table angsuran pinjaman dibuat otomatis sesuai dengan jangka waktu pinjam, dengan ketentuan sebagai berikut : Bulan ke(hanya diisi pertama) diisi dengan perintah jika jangka waktu pinjam =0,biarkan isian sel kosong, jika tidak diisi dengan angka 1 Bulan(hanya isian pertama) diisi dengan bulan sesuai tanggal pinjam,jika isian pada sel Bulan Ke tidak kosong Pokok pinjaman (hanya isian pertama) diisi jika alamat sel Bulan Ke tidak kosong dengan ketentuan sama dengan pokok pinjaman pada alamat sel Cicilan Pokok Pinjaman. Cicilan Pokok Pinjaman, kolom ini diisi jika alamat sela Angsuran Ke tidak kosong,rumus untuk pengisian berdasarkan perhitungan pokok pinjaman dibagi jangka waktu pinjaman Bunga pinjaman diisi dengan jika alamat sel Bulan Ke tidak kosong, rumus untuk pengisian hasil perkalian antara Pokok pinjaman dengan bunga pinjaman per tahun. Selanjutnya hasil bagi dengan angka 12. Angsuran per Bulan diisi dengan jika alamat pada sel Bulan Ke tidak kosong, kolom ini diisi dengan penjumlahan data cicilan pokok pinjaman dengan bunga. Saldo Pokok Pinjaman, kolom ini diiisi jika alamat sel bulan Ke tidak kosong. Rumus untuk mengisi adalah pokok pinjaman dikurangi dengan Cicilan Pokok Pinjaman yang dimulai dari alamat sel Cicilan Pokok Pinjaman. Bulan Ke(untuk isian bulan kedua dan sesudahnya), kolom ini diisi jika alamat sel Bulan Ke tidak kosong.rumus untuk pengisian otomatis adalah jika jangka waktu pinjaman lebih besar atau sama dengan isian pada bulan ke 1.Isikan angka pada bulan ke 1 ditambah 1,jika tidak alamat sel dikosongkan. Pokok pinjaman (hanya untuk isian bulan kedua dan sesudahnya),kolom ini diisi jika alamat sel Bulan Ke tidak kosong, diisi dengan saldo pokok pinjaman bulan sebelumnya. Saldo Pokok Pinjaman pada baris berikutnya dihasilkan dari pengurangan Pokok pinjaman dengan Cicilan Pokok Pinjaman 5

6 Keterangan Soal: Pengisian untuk angsuran pinjaman dengan perhitungan bunga tetap ini adalah sama seperti pengisian angsuran pinjaman dengan perhitungan bunga menurun, letak perbedaan dari kedua soal ini adalah : Pengisian pada kolom bunga dihasilkan dari jika Bulan Ke Kosong, maka isi dengan kosong, jika tidak maka dihasilkan dari Pokok Pinjaman dibagi dengan Jangka Waktu Pinjam yang telah diabsolutkan. 6

7 Keterangan Soal: Pengisian untuk kolom Bulan Ke dan Bulan adalah sama dengan angsuran pinjaman dengan perhitungan bunga menurun dan perhitungan bunga tetap. Pokok pinjaman baris pertama diisi dengan jika Bulan ke 0, isi dengan kosong, jika tidak maka dihasilkan dari Pokok Pinjaman awal. Untuk baris berikutnya diisi dengan Saldo Pokok Pinjaman Terakhir (baris sebelumnya) Kolom Cicilan Pokok Pinjaman diisi dengan menggunakan rumus PPMT Kolom Bunga diisi dengan menggunakan IPMT Kolom Angsuran Per Bulan diisi dengan menggunakan rumus PMT Saldo Pokok Pinjaman diisi dengan jika Bulan ke Kosong, maka isi dengan kosong, jika tidak maka diisi dengan Pokok Pinjaman dikurang Cicilan Pokok Pinjaman. D. Break Even Point (BEP) Break Even Point (Titik Impas) dalam suatu produk dapat dihitung dengan pendekatan matematis didapatkan hasil dalam satuan unit dan satuan mata uang (rupiah), formula yang digunakan adalah : BEP (unit)=biaya Tetap/(Harga jual per unit biaya variable per unit) 7

8 Contoh soal : Sebuah perusahaan merencanakan untuk memproduksi suatu barang sebanyak unit, biaya tetap diperkirakan sebesar Rp ,- dan Total Biaya Variabel untuk memproduksi barang sebesar Rp ,- Jika harga jual ditetapkan sebesar Rp ,- berapakah titik impas atau Break Even Point (BEP) dalam unit dan rupiah. 1) Total Penjualan merupakan hasil perkalian antara Jumlah Produk dengan Harga Jual Per Unit. 2) Biaya Variabel per Unit merupakan hasil pembagian antara Total Biaya Variabel dengan Total Penjualan. 3) BEP Dalam Unit adalah Biaya Tetap dibagi dengan hasil pengurangan antara Harga Jual Per Unit dengan Biaya Variabel Per Unit. 4) BEP Dalam Rupiah adalah Biaya Tetap dibagi dengan hasil pengurangan 1 dengan Biaya Variabel Dibanding penjualan. Sebuah perusahaan memiliki satu unit mesin untuk memproduksi barang secara missal, dengan data sebagai berikut : Biaya Tetap (Fixed Cost) sebesar Rp ,- Biaya Variabel(Variabel cost) sebesar 7500,- per unit Harga Jual (Sales) sebesar Rp ,- per unit Kapasitas Maksimum unit 8

9 Penjualan (Rupiah) dihasilkan dari perkalian Harga Jual dengan Penjualan Unit. Biaya Variabel dihasilkan dari Perkalian Biaya Vaariabel dengan Penjualan Unit. Biaya Total dihasilkan dari Penjumlahan Biaya Variabel dengan Biaya Tetap Laba(Rugi) dihasilkan dari Pengurangan Penjualan Rupiah dengan Biaya Total 9

10 Tabel hasil: E. DAFTAR PUSTAKA AR. Rizky, 2008, Tutorial Praktis Microsoft Office Word 2007, Bandung: YRAMA WIDIA. Denta A., 2006, EXCEL untuk Akuntansi Managemen dan Keuangan, Yogyakarta: Penerbit Andi. MADCOMS, 2007, Microsoft Excel 2007, Yogyakarta: ANDI. Retna G., Belajar Cepat Microsoft Excel 2007, Yogyakarta: ANDI. Risky ilham firmansyah, 2005, Kunci sukses dengan Excel 2003, Surabaya: penerbit Indah. 10