BAB 2 MICROSOFT SHORT CLASS (EXCEL)

Transkripsi

1 BAB 2 MICROSOFT SHORT CLASS (EXCEL) Pengenalan Microsoft Excel Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation yang dapat dijalankan pada Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Microsoft Excel ini memiliki banyak fungsi dan kegunaan diantaranya yaitu : 1. Untuk membuat laporan keuangan akuntansi. 2. Untuk keperluan administrasi sebuah instansi. 3. Untuk mengurutkan beragam data baik pengolah angka maupun kata. 4. Untuk melakukan perhitungan otomatis dengan menggunakan rumus dan logika. 2.2 Sejarah Singkat Microsoft Excel Pada tahun 1982, Microsoft membuat sebuah program spreadsheet yang menjadi cikal bakal lahirnya Excel. Program ini dinamai Multiplan, yang merupakan program sangat populer dalam sistem operasi CP/M (kecuali sistem MS/DOS yang memiliki Lotus 1-2-3). Mengingat ada saingan, Microsoft tidak tinggal diam. Mereka mulai mengembangkan program spreadsheet baru yang disebut dengan Excel. Pada tahun 1985, versi pertama Excel dirilis untuk Macintosh sedangkan pada November 1987 versi kedua Excel muncul untuk sistem Windows. 1 P a g e Excel pada Macintosh 1985 Karena Lotus terlambat terjun ke pasar program spreadsheet Windows, pada akhirnya Excel menggeser posisi Lotus dalam pasar program spreadsheet(1988). Hal inilah yang

2 kemudian menjadikan Microsoft sebagai salah satu perusahaan pengembang software komputer pribadi yang handal dan professional. Microsoft lambat laun terus mengembangkan program pengolah angka ini dengan mengupdate versi dari tahun ke tahun. Versi terbaru dari Excel untuk Windows saat ini yaitu Excel 2013 (versi 15), sedangkan untuk Mac OS adalah Excel for Mac. Excel pada Windows 1987 Pada awal peluncurannya, nama excel menjadi perdebatan antara Microsoft dengan perusahaan lain yang juga memiliki program dengan nama Excel. Dan pada akhirnya Microsoft mengakhiri tuntutan tersebut dengan mengubah nama menjadi Microsoft Excel dalam rilis pers dan dokumen Microsoft. Namun pada kenyataannya, hal ini diabaikan oleh Microsoft. Microsoft bahkan membeli Excel dari perusahaan yang menuntut sebelumnya. Karena itulah penggunaan nama Excel tidak menjadi masalah lagi. Sebagai singkatan program Excel, microsoft sering menggunakan huruf XL. Excel juga menyediakan keunggulan antarmuka dibanding program spreadsheet pendahulunya namun esensinya masih sama dengan VisiCalc (software spreadsheet yang terkenal pertama kali). Sejak tahun 1993, Excel sudah memiliki bahasa pemrograman Visual Basic for Application yang menambah kemampuan Excel dalam menambah fungsi yang didefinisikan oleh pengguna untuk dipergunakan dalam worksheet. Di versi berikutnya, Excel menambah IDE (Integrated Development Environment) untuk bahasa VBA Excel. IDE ini akan memudahkan kalangan programmer untuk membuat sebuah program. 2 P a g e

3 VisiCalc 1987 Hingga saat ini, versi terbaru adalah Microsoft Excel 2016 yang termasuk dalam bagian Microsoft Office System. Tampilan Microsoft Excel P a g e

4 2.3 Halaman kerja dan Komponen Microsoft Excel Berkenalan denga Halaman Kerja Microsoft Excel Halaman Kerja Microsoft Excel Office Button adalah tombol yang terdiri dari perintah-perintah standar seperti membuka workbook, menyimpan workbook, mencetak workbook dan sebagainya Quick Access Toolbars adalah toolbar yang berisi sejumlah penting yang dapat ditambahkan sesuai kelompoknya Tab Menu adalah bagian yang berbentuk tabulasi yang berisi sejumlah perintah sesuai keperluan Formula Bar adalah baris rumus untuk menampilkan isi sel yang sedang aktif atau untuk menulis rumus perhitungan data Cells/sel adalah perpotongan antara baris dan kolom Baris mengacu pada posisi baris untuk sebuah sel atau range Kolom mengacu pada posisi kolom untuk sebuah sel atau range Tab Worksheet adalah tab halaman kerja (worksheet) View Shortcut adalah bagian fasilitas untuk mengatur penampilan workbook, seperti page break preview, page layout dan normal Zoom Slider adalah bagian fasilitas untuk mengatur media tampilan workbook (memperbesar atau memperkecil) 2.4 Toolbar pada Microsoft Excel Lembar kerja Microsoft Excel 2007 memiliki menu tab yang dapat digunakan untuk membantu pekerjaan Anda secara cepat. Tab-tab menu tersebut adalah Tab Home, Insert, Page Layout, Formula, Data, Review, dan View. Di setiap tab terdapat kumpulan toolbar-toolbar 4 P a g e

5 Toolbar merupakan kotak yang berisi tombol-tombol untuk mempercepat proses pekerjaan yang Anda lakukan. Umumnya tombol-tombol ini dikenal dengan istilah shorcut sebagai perintah cepat/jalan pintas dari sebuah pilihan menu. Microsoft Excel 2007 memiliki tab menu berikut. 1) TAB HOME Tab home berisikan perintah-perintah standar (dasar). Elemen tab Home terdiri dari submenu berikut. a) Clipboard Kegunaan dari submenu clipboard adalah untuk menampung/ menyimpan data sementara hasil copy atau hasil pemotongan data. Dalam submenu ini terdapat perintah-perintah dalam bentuk ikon (tombol). b) Font Submenu Font terdiri dari kumpulan beberapa tombol seperti pada tabel berikut. c) Alignment Submenu Alignment terdiri dari ikon (tombol) seperti pada tabel berikut. 5 P a g e

6 d) Number Submenu number terdiri dari ikon (tombol) seperti pada tabel berikut. e) Styles Submenu Styles terdiri dari ikon (tombol) seperti pada tabel berikut. f) Cells Submenu Cells terdiri dari ikon (tombol) seperti yang ditunjukkan pada tabel berikut. g) Editing Submenu Editing terdiri dari ikon (tombol) seperti yang ditunjukkan pada tabel berikut. 2) TAB INSERT 6 P a g e

7 Tab ini digunakan untuk memasukkan instruksi-instruksi ke dalam lembar kerja seperti pembuatan tabel, memasukkan gambar, modelmodel grafik, membuat link, serta memasukkan simbol-simbol. Tab ini terdiri dari komponen-komponen sebagai berikut. a) Tables Nama dan fungsi submenu Tables terdiri dari ikon (tombol) seperti yang ditunjukkan pada tabel berikut. b) Illustrations Nama dan fungsi submenu Illustrations terdiri dari ikon (tombol) seperti yang ditunjukkan pada tabel berikut. c) Chart Digunakan untuk membuat grafik dengan berbagai model. d) Text digunakan untuk membuat tex box, menyisipkan header and footer, membuat huruf indah, menyisipkan objek, dan menyisipkan symbol 7 P a g e

8 e) Hyperlink Digunkan untuk menyisipkan Link pada Lembar kerja 3) TAB PAGE LAYOUT Tab page Layout digunakan untuk mengatur data, bagian dari tab ini adalah sebagai berikut. a) Themes digunakan untuk mengatur pewarnaan, tata letak, dan efek huruf. b) Page Setup digunakan untuk mengatur batas tepi kertas (margin), model dokumen (orientasi kertas), mengatur ukuran kertas (size), mengatur area pencetakan (print area), mengatur penggalan halaman (page break), memberi background dokumen, dan mencetak/memberi judul tabel. 8 P a g e

9 c) Scale to fit digunakan untuk mengatur lebar, tinggi, serta skala kolom atau baris secara otomatis. d) Sheet Option digunakan untuk menampilkan garis bantu serta heading suatu data. e) Arrange digunakan untuk mengatur tata letak gambar serta perataan, group, dan rotasi gambar. 4) TAB FORMULA digunakan untuk memasukkan rumus (fungsi logika, fungsi text, format keuangan, fungsi tanggal, dan waktu). 5) TAB DATA Tab data digunakan untuk memasukkan data eksternal, merefresh data. Pada bagian Sort dan Filter digunakan untuk mengurutkan dan memfilter/menyaring data. Di bagian Data Tools 9 P a g e

10 digunakan untuk membuat teks berkolom, sedangkan pada bagian Outline digunakan untuk proses grup dan melepas grup suatu data serta membuat subtotal. 6) TAB REVIEW Tab Review digunakan untuk mengeja kesalahan tata bahasa, pemberian komentar, serta penguncian data (keamanan data). 7) TAB VIEW Tab View digunakan untuk melihat tampilan lembar kerja, mengatur ukuran tampilan lembar kerja dalam layar, serta pengaturan jendela lembar kerja 2.5 FORMULA PADA MICROSOFT EXCEL Microsoft Office Excel memang dikenal dengan penggunaan rumus-rumus atau formula dalam lembar kerjanya. Penggunaan rumus yang efektif akan memudahkan Anda dalam membuat laporan pekerjaan dengan menggunakan MS Excel. Formula atau rumus MS Excel adalah keunggulan tersendiri untuk aplikasi ini, dengan kemampuannya dalam mengolah data melalui perhitungan matematis yang sangat beragam fungsinya. Sebelum mengenal rumus-rumus excel 2007, hal pertama yang perlu Anda ketahui adalah bagaimana menuliskan rumus excel agar bisa benar FORMULA DASAR Cara 1: Menulis rumus dengan mengetikkan angka langsung 1. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus akan ditampilkan 2. Pada formula bar, ketikkan = , lalu tekan tombol enter. 10 P a g e

11 Note : Menulis rumus dengan cara ini cukup mudah kalau rumusnya sederhana dan pendek serta angkanya tetap. Cara 2: Menulis rumus dengan menggunakan alamat sel 1. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus ditampilkan 2. Pada formula bar, ketikkan = C4+C5, lalu tekan tombol enter. Note : Menulis rumus dengan cara ini sangat bermanfaat jika datanya sering berubah. Cara 3: Menulis rumus dengan bantuan mouse 1. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus akan ditampilkan 2. Ketikkan =, kemudian pilih dan klik sel C4 3. Ketik +, kemudian pilih dan klik sel C5 4. Tekan tombol enter 11 P a g e

12 Note : Menulis rumus dengan cara ini sangat dianjurkan karena memperkecil kemungkinan salah ketik alamat sel OPERATOR MATEMATIKA YANG SERING DIGUNAKAN (RUMUS DASAR) Rumus merupakan bagian terpenting dari Program Excel ini, karena setiap tabel dan dokumen yang Kita ketik akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi. MS Excel memang sangat diunggulkan dalam menampung data-data yang bersifat numerik. Maka dari itu, di dalam MS Excel pun terdapat Operator dasar Matematika dan ini biasanya disebut sebagai rumus standar. Operator matematika yang akan sering digunakan dalam Rumus Microsoft Excel adalah sebagai berikut: No Operator Fungsi Contoh Penggunaan 1 + (ikon plus) Penjumlahan =A1+A2 2 - (ikon minus) Pengurangan =A3-A4 3 * (ikon bintang) Perkalian =A5*A6 4 / (ikon garis Pembagian =A7/A8 miring) 5 ^ (ikon caret) Pangkat =A9^2 (angka berapapun yang berada di cell A9 akan dipangkat 2 6 % (ikon persen) Prosentase =A1*10% (gunakan sesuai dengan kebutuhan) RUMUS/ FORMULA YANG SERING DIGUNAKAN DI MICROSOFT EXCEL Dalam Microsoft Excel, terdapat banyak rumus / fungsi untuk mengolah data. Agar kinerja lebih cepat dalam penyelesaian pembuatan file alangkah baiknya kita mengenal formula praktis yang sudah disediakan oleh excel. Tetapi pada pertemuan berikut Kita cukup membahas rumus excel dasar yang paling sering digunakan dalam pengolahan data. 12 P a g e

13 1. SUM Fungsi SUM, ini fungsi yang paling dasar dan dikuasai oleh user Excel. Fungsi ini berguna untuk penjumlahan. Dengan pemisah (,), kamu bisa menjumlahkan angka per kolom. Sedangkan jika dengan pemisah (:) kamu bisa menjumlahkan angka dalam satu range, missal dalam satu deret kolom A. 2. COUNT Fungsi COUNT, penulisan fungsinya hampir sama dengan SUM hanya saja fungsinya untuk menghitung jumlah angka dalam suatu range, baris maupun kolom. Ingat, menghitung jumlah, bukan menjumlahkan. COUNT ini hanya menghitung jumlah angka yang ada, jadi karakter selain angka tidak akan masuk dalam hitungan. 13 P a g e

14 3. AVERAGE Fungsi AVERAGE digunakan untuk menghitung nilai rata-rata dari kumpulan angka dalam suatu range. Sejenis dengan SUM dan COUNT, fungsi paling dasar. 4. MIN, MAX MAX berfungsi untuk mencari nilai tertinggi dalam suatu range. MIN berfungsi untuk sebaliknya yaitu, mencari nilai terkecil. 14 P a g e

15 5. CONCATENATE CONCATENATE berfungsi untuk menggabungkan karakter dalam beberapa sel menjadi satu sel. 6. LEFT, MID, RIGHT LEFT berfungsi untuk memisahkan karakter dalam satu sel yang diawali dari karakter yang paling kiri. MID berfungsi untuk memisahkan karakter dalam satu sel yang bisa dimulai dengan karakter di tengah. RIGHT berfungsi untuk memisahkan karakter dalam satu sel yang diawali dari karakter yang paling kanan. 7. VLOOKUP, HLOOKUP VLOOKUP berfungsi untuk mencari dan membandingkan data pada table referensi secara vertical, dengan mengacu pada data pada kolom paling kiri. Sedangkan HLOOKUP juga memiliki fungsi yang sama, hanya saja bedanya HLOOKUP dilakukan secara horizontal dengan mengacu pada data baris paling atas. Ini sangat membantu ketika kamu mengerjakan dan menggabungkan 2 data yang berbeda dengan dasar referensi yang sama. Bingung?? Lihat contoh dibawah ini. 15 P a g e

16 8. IF Fungsi IF sangat sering digunakan dalam fungsi logika. Misalnya, kamu menghitung target penjualan, jika berhasil menjual diatas GBP maka terget tercapai, selain itu maka tidak tercapai targetnya. Percayalah, IF adalah mutlak hukumnya untuk dikuasai karena pasti akan sering berjumpa dengan kasus semacam itu. 16 P a g e

17 2.6 LATIHAN Untuk latihan akan dipersiapkan oleh instruktur. 17 P a g e