MEMBUAT DAFTAR NILAI DENGAN MS EXCEL

Transkripsi

1 MEMBUAT DAFTAR NILAI DENGAN MS EXCEL LAY OUT MASUKKAN KEGIATAN-1 Buatlah lay uot masukkan daftar nilai seperti di bawah ini: Pendahuluan Bagi seorang guru mengelola nilai adalah suatu tugas yang wajib dijalani. Nilai yang harus diperoleh antara lain: 1. Nilai ulangan harian (NH) 2. Nilai tugas (TG) bobotnya sama dengan NH 3. Nilai tengah semester (MID) 4. Nilai akhir semester (NAS) Kemudian nilai-nilai tersebut diolah untuk mendapatkan nilai rapot Sebelum kita lanjutkan ketikkan lebih dahulu lay out masukkan seperti disamping Caranya sebagai berikut A1: PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA (Maksudnya ketikkan tulisan PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA di sel A1) Mari kita lanjutkan A2: DINAS PENDIDIKAN A3: SD NEGERI 3 JOGJA A4: Jln Kenari Indah No 88 Telp (0274) Yogyakarta A6: DAFTAR NILAI DAN SETERUSNYA SESUSAIKAN LETAK SELNYA

2 MEMPERCANTIK DAFTAR NILAI BAGAIMANA MEMBUAT DAFTAR NILAI SEPERTI DI SAMPING? 1. Untuk menengahkan tulisan PEMEINTAH KOTA YOGYAKARTA blok sel A1 sampai L1 kemudian Klik Merge and Center 2. Coba cara tersebut dipergunakan untuk menengahkan tulisan DINAS PENDIDIKAN, SD NEGERI 3 JOGJA, Jln Kenari Indah No 88., DAFTAR NILAI 3. Untuk memperbesar ukuran hurtuf SD NEGERI 3 JOGJA, caranya sebagai berikut: Klik tulisan tersebut kemudian klik Font Size dan pilih ukuran 16

3 TYPE DATA DALAM MS EXCEL Pada umumnya data dalam Ms Excel dibagi menjadi 4 yaitu 1. Data berbentuk text (huruf) Cara mengetikkan langsung pada alamat sel yang dituju Jika data berbentuk numerik (angka/bilangan), dan akan didefinisikan menjadi text, maka cara pengetikan harus diawali dengan tanda Contohnya: Data berbentuk numerik Cara mengetikkan langsung pada alamat sel yang dituju, secara default angka akan diletakkan di posisi rapat kanan pada kolom tersebut Contohnya Operasi hitung dalam Ms Excel OPERASI MATEMATIKA MS EXCEL Contoh Ms Excel Penjumlahan =2+3 Pengurangan =6-3 Perkalian X * 3x4 =3*4 Pembagian : / 12:2 =12/2 Perpangkatan Bilangan ^ 3 4 =3^4 pangkat ditulis diatas bilangan pokok Akar... =sqrt( ) 16 =sqrt(16) 3. Data berbentuk waktu Data ini berupa angka juga namun merupakan gabungan beberapa angka dengan karakter titik dua (:), misalnya 12:01. Kita bisa meambahkan sampai satuan detik, AM atau PM misalya 12:01:37AM Untuk mengetikkan numerik bilangan bulat, tidak diperkenankan memberi tanda titik. Contohnya mengetikkan (dua ribu tiga ratus empat puluh lima) maka cara pengetikkannya langsung 2345, tidak diberi titik Untuk data numerik bilangan desimal, kita harus melihat setting Ms Excelnya, Ada yang menggunakan tanda koma adalah koma, ada yang menggunakan tanda koma adalah titik. Ceklah setting Ms Excel yang Anda pergunakan Contohnya: 3,14 ada juga Ms excel Data berbentuk tanggal Jenis dataini mirip dengan data waktu, hanya berbeda pada karakter yang dipakai yaitu garis miring (\) atau garis hubung (-). Misalnya 11\23\2007 artinya tanggal 23 bulan 11 tahun 2007 atau Pada data berbentuk numerik ini, kita dapat melakukan operasi Matematik, hanya saja lambangnya operasi agak berbeda

4 MEMASUKKAN FORMULA DAN FUNGSI Memasukkan formula/ rumus Formula/ rumus merupakan perintah pengoperasian sel (yang menggandung data tentunya). Formula merupakan unsur penting dalam Excel, sebab dengan formula ini kita bisa melakukan proses perhitungan data. Contoh formula =C5+F2 artinya Ms Excel diperintah untuk melakukan proses penjumlahan isi sel C5 dengan isi sel F2 dan hasilnya disimpan pada sel yang sedang aktif. Untuk menuliskan formula harus diawali tanda = (sama dengan) Memasukkan fungsi Fungsi adalah formula yang telah terdefinisi dan disiapkan oleh Ms Excel. Dengan adanya fungsi ini kita tidak perlu lagimenuliskan formula yang bisa jadi panjang. Sebagai gantinya cukup menuliskan nama fungsinya saja. Untuk menuliskan fungsi harus diawali tanda = (sama dengan) FUNGSI-FUNGSI UNTUK PEMBULATAN Fungsi Round(Number,number digit) FUNGSI Contoh pemakaian Keterangan =ROUND(A7:0) =ROUND(A7:1) ROUND =ROUND(A7:2) Contoh: Isi data di sel A7 dibulatkan ke satuan (tanpa desimal) Isi data di sel A7 dibulatkan ke satu digit di belakang koma Isi data di sel A7 dibulatkan kedua digit di belakang koma Isi data di sel A7 dibulatkan ke puluhan =ROUND(A7:-1) = ROUND(A7:-2) Isi data di sel A7 dibulatkan ke ratusan FUNGSI-FUNGSI YANG SERING DIGUNAKAN DALAM PENGOLAHAN DATA NILAI SISWA FUNGSI Contoh pemakaian Keterangan AVERAGE =AVERAGE(A7:G5) Menghitung rata-rata nilai dari isi sel A7 sampai denga G5 MAX =MAX(A1:A7) Mencari nilai tertinggi data dari sel A1 sampai dengan A7 MIN =MIN(A1:A7) Mencari nilai terendah data dari sel A1 sampa dengan A7 SUM =SUM(B2:B15) Mencari jumlah data numerik dari sel B2 sampai dengan B15 STDEV =STDEV(B2:B15) Mencari standar deviasi dari populasi data dari B2 sampai dengan B15 MEDIAN =NEDIAN(A1:A20) Mencari nilai tengah dari kumpulan data dari A1 sampai dengan A20 FUNGSI ROUNDUP(NUMBER;DIGIT) Fungsi ini digunakan untuk pembulatan ke atas FUNGSI ROUNDDOWN(NUMBER,DIGIT) Fungsi ini digunakan untuk pembulatan ke bawah FUNGSI INT(NUMBER) Fungsi ini digunakan untuk mengambil bilangan yang bulat saja/ bagian desimal langsung dihilangkan

5 KEGIATAN -2 Ketikkan Lay out masukkan seperti di bawah ini (buka file yang pernah dibuat pada KEGIATAN-1) Tugas: 1. Cari nilai rata-rata dari NH 1, NH2, NH 3, TG 1, TG 2 2. Nilai murni dihitung dengan rumus 2 rata + 1 mid + 2 NAS 5 3. N Rapot dibulatkan ke satuan 4. Carilah nilai tertinggi, nilai terendah, nilai ratarata, standar deviasi NH 1, NH 2, NH 3, TG 1, TG 2, RATA, MID, NAS, N MURNI, N RAPOT 5. Simpanlah file kerja anda dengan nama kegiatan2 diikuti nama anda

6 LAY OUT KELUARAN KEGIATAN -2 Jika data yang dimasukkan benar dan rumus benar maka hasilnya sebagai berikut Keterangan: Standar deviasi untuk nilai interval dapat diambil sebagai berikut: 1. Akan baik apabila nilainya kurang dari 15 dengan rata-rata tinggi 2. Akan sangat jelek apabila kurang dari 15 dan rata-rata sangat rendah

7 MEMBUAT RANGKING MURID/ MENYORTIR DATA Walau KTSP tidak mengisyaratkan data/ nilai siswa harus disortir tetapi kita sebagai guru selayaknya mengetahui kemampuan siswa secara individu dibandingkan dengan siswa lain. Program Ms Excel menyediakan fasilitas sortir Dalam melakukan pengurutan kita harus memilih field mana yang kita pakai sebagai acuan. Artinya, field terpilih itulah yang akan diurutkan sedangkan field lainnya mengikuti. Contoh: Jika kita akan membuat rangking pada KEGIATAN-2 maka field terpilihnya sebagai kunci adalah N Rapot. Pilihan field oleh Ms Excel di sediakan 3 jenjang. Jika ada siswa yang N Rapotnya sama, sebagai field 2 adalah N Murni. Jika N Rapot sama dan N Murni sama maka field-3nya adalah NAS. Jenis-jenis pengurutan: 1. Urutan menaik (Ascending) menggunakan record dari awal hingga akhir, misalnya dari A ke Z atau dari 1 ke 100 (record yang memiliki field yang kosong akan berada di depan field yang ada isinya). 2. Urutan menurun (Descending) mengurutkan record dengan cara dari akhir ke awal atau dari Z ke A atau dari 100 ke 1 (record yang memiliki field yang kosong akan berada di akhir field yang ada isinya) Nanti akan kita praktikkan pada kegiatan -3 MENYARING DATA Pada saat kita bekerja dengan database yang berukuran besar, kadang-kadang kita perlu menyaring hanya record tertenu saja yang akan ditampilkan. Record lainnya untuk sementara disembunyikan. Untuk keperluan ibi Ms Excel menyediakan fasilitas Autofilter. Dimana letaknya Autofilter itu? Letaknya ada di menu Data> filter> Autofilter Nanti akan kita praktikkan dikegiatan -4 FUNGSI IF Fungsi ini sangat penting untuk pengambilan suatu keputusan berdasarkan suatu kriteria logika tertentu Cara penulisan fungsi if adalah sebagai berikut: =IF(logical_test;[Value if True];[Value if False]) Maksudnya: Jika logical tes bernilai benar maka akan dikerjakan perintah pada [Value if True] dan jika salah maka akan dikerjakan perintah pada [Value if False] Contoh: =IF (A1<70; TIDAK TUNTAS ; TUNTAS ) Artinya jika BENAR nilai di A1 kurang dari 70 maka TIDAK TUNTAS Jika TIDAK BENAR nilai di A1 kurang dari 70 maka TUNTAS LOGICAL TEST JENIS-JENIS LOGICAL TEST Contoh KETERANGAN < A1 < 70 Isi sel A1 lebih kecil 70 bernilai Benar <= A1<=70 Isi sel A1 lebih kecil atau samadengan 70 bernilai Benar > A1>70 Isi sel A1 lebih besar 70 bernilai Benar >= A1>=70 Isi sel A1 lebih besar atau samadengan 70 bernilai Benar <> A1<>70 Isi sel A1 tidak samadengan 70 bernilai Benar OR OR(A1<70;A1>80) Isi Sel A1< 70 atau A1>70 bernilai benar AND AND(A1>60;A1<80) Isi Sel 60<A1<80 bernilai benar NOT NOT(A1<60) Isi Sel A1 Tidak lebih kecil dari 60 bernilai benar ARTINYA SAMA SAJA DENGAN A1>=60 Nanti akan kita praktikkan pada kegiatan-5

8 KEGIATAN-3 (MENYORTIR DATA) LAY OUT MASUKKAN Buka file Kegiatan -3 (FILE>OPEN>PILIH FILE YANG AKAN DIBUKA> OPEN) Tugas Rangkinglah hasil nilai di samping secara descending dengan field-1 N Rapot, Field-2 N Murni, Field-3 NAS /

9 Langkah-langkahnya 1. Blok dari A1 sampai dengan L29 (Data ini yang akan di putar/ di rangking)

10 2. Klik Data> Sort 3. Klik Sort akan muncul sebagai berikut Pada Sort by pilih Column L dan Klik Descending (Field-1) 4. Then by pilih Column K dan Klik Descending (Field-2) 5. Then by pilih Column J dan Klik descending (Field-3) 6. Bila perlu pada my data range has pilih No header row 7. Klik OK Hasilnya seperti berikut

11 Nah sekarang di M9 ketik Ragking Kemudian dari M10 sampai dengan M29 ketik 1, 2 dst Selanjutnya berilah bordernya Untuk mengembalikan menurut nomor Absen siswa caranya sortirlah dengan field-1 No Absen (Column A) dengan urutan Ascending dan field-2 then by pilihlah None, field-3 then by pilih None juga. Dipersilakan untuk latihan mandiri Simpanlah dengan perintah File> Save As> beri nama file Kegiatan-3 Hasilnya seperti berikut

12 Hasil Akhir sebagai berikut:

13 KEGIATAN-4 (MENYARING DATA) Bukalah File kegiatan-3 1. Klik no baris 9 (tanda anak panah) 2. Klik data > Filter> Autofilter Seperti berikut

14 Hasilnya sebagai berikut: 1. Akan muncul segitiga hitam pada setiap kolom pada baris terpilih 2. Coba klik pada segitiga N Raport dan klik Custom akan muncul sebagai berikut 3. Nah disini akan muncul fungsi logical lagi 4. Jika kita pilih equals dan kita pilih 76 maka, siswa yang dimunculkan adalah siswa yang memiliki nilai sama dengan Pilihlah OK 6. Lihat hasilnya 7. Untuk melihat hasil keseluruhan klik segitiga pada N Rapot dan pilih (All) 8. Simpanlah dengan cara Klik File> File save as beri nama Kegiatan-4 Anda dapat berkeatif disini dengan tidak hanya equals, coba pilih yang lain dengan Mengklik tanda panah disebelah kanan equals. Gunakan And atau Or Misalnya Anda ingin melihat siswa yang memiliki N Rapot dari 70 sampai dengan 80 maka perintahnya is greater than or equal to 70 Klik And is les than or equal to 80

15 KEGIATAN -5 Lay Out Masukan Seorang guru akan melaporkan nilai Matematika pada Walikelas Ketentuan: 1. Buatlah lay out masukan seperti di samping 2. KKM=75 3. Pada kolom keterangan akan TUNTAS jika nilai seorang siswa memiliki KKM 75 atau lebih, jika tidak siswa tersebut dinyatakan TIDAK TUNTAS 4. Tentukan nilai tertinggi 5. Tentukan nilai terendah 6. Tentukan nilai rata-rata kelas 7. Tentukan Standar deviasi BANTUAN: Untuk membuat baris A10 sampai dengan D10 ada blok warna abu-abu caranya sebagai berikut - Blok A10 sampai dengan D10 - Klik Fill color pada menu bar - Klik pada panah hitam, kemudian pilih warna abu-abu Untuk mengisi kolom keterangan, dipergunakan fungsi if Ketikan di D11 formula fungsi =if(c11>=75; TUNTAS ; TIDAK TUNTAS ) SELAMAT MENCOBA

16 LAY OUT KELUARAN SEBAGAI BERIKUT MEMBUAT LAGGER Sebelumnya marilah kita perenalkan fungsi COUNTIF Fungsi COUNTIF dipergunakan untuk menghitung data yang memenuhi kriteria tertentu Cara menulisnya sebagai berikut =COUNTIF(Alamat range; Kriteia) Cotohnya =COUNTIF(A1:A5; <75 ) artinya memerintahkan Ms Excel untuk menghitung nilai yang kurang dari 75 dari sel A1 sampai dengan A5

17 KEGIATAN-6 BAGAIMANA KITA BISA MENGHITUNG DAFTAR SEPERTI ITU? BUATLAH LAY OUT MASUKKAN SEPERTI BERIKUT INI

18 BANTUAN RUMUS DI E10 ADALAH =IF(D10<$D$9; TT ; T ) Maksudnya jika nilai agama di D10 kurang dari 70 maka anak tersebut Tidak Tuntas Cobalah untuk yang lain Seorang anak tidak naik kelas jika memiliki nilai tidak tuntas lebih dari empat Rumus di R10 adalah =IF(COUNTIF(D10:Q10;"TT") >4;"TIDAK";"NAIK") Banyaknya anak yang tidak tuntas per bidang studi dicari dengan rumus di E26 adalah =COUNTIF(E10:E24;"TT")

19 MODUL MICROSOFT EXCEL UNTUK PENILAIAN KTSP ( SERI 1) OLEH : NGATIJAN, S.Pd ( Pak TJ ) PEMERINTAH KOTA PROVINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA TAHUN 2007

20